Ausbuchung

Ausbuchung offener Forderungen

Mit der Funktion “Ausbuchung” unter “Finanzen -> Ausbuchung” lassen sich Beiträge eines Forderungskontos oder Restbeträge in Mitgliedskonten über alle Forderungen schnell und übersichtlich ausbuchen.

Die Funktion ist für Fälle gedacht, in denen offene Forderungen nicht weiter verfolgt werden sollen, z. B.:

• uneinbringliche Forderungen
• Kleinbeträge mit unverhältnismäßig hohem Bearbeitungsaufwand
• Forderungen nach erfolglosem Mahn- oder Inkassoverfahren
• interne Bereinigungen nach buchhalterischer Prüfung

Beim Ausbuchen wird die offene Forderung auf dem Mitgliedskonto durch eine Gegenbuchung neutralisiert und auf das gewählte Buchungskonto umgebucht.

Wichtig Die Funktion bucht immer den vollständigen offenen Saldo der ausgewählten Forderung aus. Eine Teil-Ausbuchung einzelner Beträge ist über diese Maske nicht möglich.

Suche nach offenen Forderungen

Im oberen Bereich der Maske wird festgelegt, welche offenen Forderungen für die Ausbuchung berücksichtigt werden sollen.

Filtermöglichkeiten

Saldo von / bis

Grenzt die Auswahl anhand des offenen Mitgliedskontosaldos ein. Standardmäßig werden negative Salden angezeigt, da diese offene Forderungen darstellen.

Beispiel:

-10,00 bis -0,01

zeigt offene Forderungen zwischen 0,01 € und 10,00 €.

Buchungsdatum von / bis

Begrenzt die Auswahl auf Forderungen innerhalb eines bestimmten Buchungszeitraums. Damit können beispielsweise gezielt ältere Forderungen bearbeitet werden.

Mitgliedsnr. von / bis

Einschränkung auf einen bestimmten Bereich von Mitgliedsnummern. Geeignet für die gezielte Bearbeitung einzelner Mitgliedschaften.

Mahnstufe

Filter nach aktueller Mahnstufe. So können beispielsweise nur Forderungen berücksichtigt werden, die bereits mehrfach angemahnt wurden.

Mahnbescheidlauf

Filtert Forderungen nach Beteiligung am Mahnbescheidverfahren.

Inkassolauf

Filtert Forderungen nach Beteiligung an einem Inkassoverfahren.

Konto

Einschränkung auf das ausgewählte Buchungskonto.

Status Mitgliedschaft

Filter nach Status (aktiv, inaktiv, archiviert) der Mitgliedschaft.

Suchen

Startet die Abfrage mit den gewählten Filtern.

Trefferliste

Die Ergebnisliste zeigt alle offenen Forderungen, die den gewählten Kriterien entsprechen.

Spalte	Bedeutung
Mitgliedsnr.	Nummer der Mitgliedschaft
Saldo	aktueller offener Saldo
Name / Vorname	Mitglied
Mahnstufe	aktuelle Mahnstufe des Mitglieds
Auszubuchender Betrag	vollständig auszubuchender offener Betrag
Konten	betroffene Buchungskonten

Summenfelder

Unterhalb der Trefferliste werden angezeigt:

• Summe der auszubuchenden Beträge
• Anzahl der Ausbuchungen

Diese Werte dienen der Kontrolle vor der eigentlichen Buchung.

Forderungen ausbuchen

Im unteren Bereich werden die Buchungsparameter für die Ausbuchung festgelegt.

Buchungstext

Freitext für den Buchungseintrag. Der Text erscheint später als Buchungstext im Mitgliedskonto.

auf Buchungskonto

Festlegung des Zielkontos für die Gegenbuchung. Hier wird das Konto ausgewählt, auf das die ausgebuchten Forderungen umgebucht werden. Die verfügbaren Konten hängen von der Finanzkonfiguration des Vereins ab.

Kennzeichner

Optionaler zusätzlicher Filter für bestimmte Forderungsarten oder Buchungskonstellationen. Die konkrete Nutzung hängt von der eingesetzten Vereinskonfiguration ab.

Forderungen ausbuchen

Startet die Verarbeitung.
Dabei:

• wird der vollständige offene Saldo der ausgewählten Forderung ausgebucht
• die offene Forderung auf dem Mitgliedskonto neutralisiert
• die Gegenbuchung auf das gewählte Buchungskonto erzeugt

Nach erfolgreicher Verarbeitung gilt die Forderung als ausgebucht.

Achtung
Dieser Vorgang erzeugt echte Buchungen und sollte vor Ausführung sorgfältig geprüft werden.

Liste ausgebuchter Forderungen erstellen

Dieser Bereich dient der Dokumentation bereits durchgeführter Ausbuchungen.

Buchungsdatum

Auswahl des Datums der Buchung.

auf Buchungskonto

Optional Einschränkung auf ein bestimmtes Zielkonto.

Ausgebuchte Forderungen exportieren

Erstellt eine Excelliste aller Ausbuchungen entsprechend der gewählten Filter.