Ausbuchung offener Forderungen
Mit der Funktion “Ausbuchung” unter “Finanzen -> Ausbuchung” lassen sich Beiträge eines Forderungskontos oder Restbeträge in Mitgliedskonten über alle Forderungen schnell und übersichtlich ausbuchen.
Die Funktion ist für Fälle gedacht, in denen offene Forderungen nicht weiter verfolgt werden sollen, z. B.:
- uneinbringliche Forderungen
- Kleinbeträge mit unverhältnismäßig hohem Bearbeitungsaufwand
- Forderungen nach erfolglosem Mahn- oder Inkassoverfahren
- interne Bereinigungen nach buchhalterischer Prüfung
Beim Ausbuchen wird die offene Forderung auf dem Mitgliedskonto durch eine Gegenbuchung neutralisiert und auf das gewählte Buchungskonto umgebucht.
Wichtig Die Funktion bucht immer den vollständigen offenen Saldo der ausgewählten Forderung aus. Eine Teil-Ausbuchung einzelner Beträge ist über diese Maske nicht möglich.
Suche nach offenen Forderungen
Im oberen Bereich der Maske wird festgelegt, welche offenen Forderungen für die Ausbuchung berücksichtigt werden sollen.
Filtermöglichkeiten
Saldo von / bis
Grenzt die Auswahl anhand des offenen Mitgliedskontosaldos ein.
Standardmäßig werden negative Salden angezeigt, da diese offene Forderungen darstellen.
Beispiel:
-10,00 bis -0,01
zeigt offene Forderungen zwischen 0,01 € und 10,00 €.
Buchungsdatum von / bis
Begrenzt die Auswahl auf Forderungen innerhalb eines bestimmten Buchungszeitraums. Damit können beispielsweise gezielt ältere Forderungen bearbeitet werden.
Mitgliedsnr. von / bis
Einschränkung auf einen bestimmten Bereich von Mitgliedsnummern. Geeignet für die gezielte Bearbeitung einzelner Mitgliedschaften.
Mahnstufe
Filter nach aktueller Mahnstufe. So können beispielsweise nur Forderungen berücksichtigt werden, die bereits mehrfach angemahnt wurden.
Mahnbescheidlauf
Filtert Forderungen nach Beteiligung am Mahnbescheidverfahren.
Inkassolauf
Filtert Forderungen nach Beteiligung an einem Inkassoverfahren.
Konto
Einschränkung auf das ausgewählte Buchungskonto.
Status Mitgliedschaft
Filter nach Status (aktiv, inaktiv, archiviert) der Mitgliedschaft.
Suchen
Startet die Abfrage mit den gewählten Filtern.
Trefferliste
Die Ergebnisliste zeigt alle offenen Forderungen, die den gewählten Kriterien entsprechen.
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Mitgliedsnr. | Nummer der Mitgliedschaft |
| Saldo | aktueller offener Saldo |
| Name / Vorname | Mitglied |
| Mahnstufe | aktuelle Mahnstufe des Mitglieds |
| Auszubuchender Betrag | vollständig auszubuchender offener Betrag |
| Konten | betroffene Buchungskonten |
Summenfelder
Unterhalb der Trefferliste werden angezeigt:
- Summe der auszubuchenden Beträge
- Anzahl der Ausbuchungen
Diese Werte dienen der Kontrolle vor der eigentlichen Buchung.
Forderungen ausbuchen
Im unteren Bereich werden die Buchungsparameter für die Ausbuchung festgelegt.
Buchungstext
Freitext für den Buchungseintrag. Der Text erscheint später als Buchungstext im Mitgliedskonto.
auf Buchungskonto
Festlegung des Zielkontos für die Gegenbuchung. Hier wird das Konto ausgewählt, auf das die ausgebuchten Forderungen umgebucht werden. Die verfügbaren Konten hängen von der Finanzkonfiguration des Vereins ab.
Kennzeichner
Optionaler zusätzlicher Filter für bestimmte Forderungsarten oder Buchungskonstellationen. Die konkrete Nutzung hängt von der eingesetzten Vereinskonfiguration ab.
Forderungen ausbuchen
Startet die Verarbeitung.
Dabei:
- wird der vollständige offene Saldo der ausgewählten Forderung ausgebucht
- die offene Forderung auf dem Mitgliedskonto neutralisiert
- die Gegenbuchung auf das gewählte Buchungskonto erzeugt
Nach erfolgreicher Verarbeitung gilt die Forderung als ausgebucht.
Achtung
Dieser Vorgang erzeugt echte Buchungen und sollte vor Ausführung sorgfältig geprüft werden.
Liste ausgebuchter Forderungen erstellen
Dieser Bereich dient der Dokumentation bereits durchgeführter Ausbuchungen.
Buchungsdatum
Auswahl des Datums der Buchung.
auf Buchungskonto
Optional Einschränkung auf ein bestimmtes Zielkonto.
Ausgebuchte Forderungen exportieren
Erstellt eine Excelliste aller Ausbuchungen entsprechend der gewählten Filter.