Rechnungen

Rechnungslauf

Um einen Rechnungslauf zu starten, tragen Sie ein Rechnungsdatum ein und klicken auf den Button “Rechnungslauf durchführen”. Danach wird ein Hinweis angezeigt, dass der Lauf gestartet wurde und Sie eine Benachrichtigung erhalten, wenn er fertig ist. Sie können den Status des Vorgangs unter “Administration -> Serverjobs” prüfen.

Wenn nur für einen Teil der Mitglieder Rechnungen erstellt werden sollen, können Sie den Mitgliedsnummern- oder PLZ-Bereich in die entsprechenden Felder eintragen:

Mit Klick auf den Button “Suchen” werden die entsprechenden Mitglieder angezeigt. In der Tabelle werden alle Mitglieder angezeigt, die Rechnungszahler sind (Zahlungsart Rechnung ist zum Mitglied hinterlegt) und einen negativen Saldo (bzw. den in den Systemeinstellungen hinterlegten Mindestsaldo) haben.

Weiterhin kann in den Systemeinstellungen hinterlegt werden, ob alle Mitglieder oder nur Mitglieder mit aktiver Mitgliedschaft berücksichtigt werden sollen und ob alle offenen Positionen oder nur alle bisher nicht in Rechnung gestellten Positionen relevant sind.

Übersicht

In der oberen Tabelle sehen Sie eine Übersicht über alle Rechnungsläufe. In den Tabellen darunter sehen Sie die einzelnen Rechnungen und die jeweils in Rechnung gestellten Positionen.

Mit dem Button ‘Export’ können die Daten eines Rechnungslaufs exportiert und in Excel geöffnet werden.

Storno

Über diese Funktion kann ein bereits durchgeführter Rechnungslauf vollständig zurückgenommen werden.

Dabei werden alle durch den ausgewählten Rechnungslauf erzeugten Rechnungen (Dokumente) wieder gelöscht. Die Funktion dient dazu, fehlerhaft erzeugte Rechnungsläufe vollständig zurückzusetzen.

Typische Anwendungsfälle:

• falsches Rechnungsdatum verwendet
• falsche Mitglieder in den Rechnungslauf aufgenommen
• fehlerhafte Rechnungsvorlagen oder Rechnungseinstellungen verwendet

Das Rückgängigmachen eines Rechnungslaufs verändert keine Finanzbuchungen.

Nicht geeignet ist die Funktion, wenn:

• nur einzelne Rechnungen korrigiert werden sollen
• bereits Folgeprozesse auf Basis der Rechnungen durchgeführt wurden (z.B. Rechnungen verschickt)

Wichtig: Es wird immer der gesamte Rechnungslauf zurückgenommen. Eine Rücknahme einzelner Rechnungen innerhalb eines Rechnungslaufs ist nicht möglich.

Rechnungslauf suchen

Im oberen Bereich der Maske kann ein vorhandener Rechnungslauf ausgewählt oder gezielt gesucht werden.

Rechnungslauf
In der Liste werden vorhandene Rechnungsläufe mit ihrer Laufnummer und dem Rechnungsdatum zur Auswahl angezeigt.

Rechnungsdatum
Filtert Rechnungsläufe nach einem bestimmten Rechnungsdatum.

Name
Suche nach Rechnungen eines bestimmten Mitglieds. Die Eingabe von Vor- und Nachname erfolgt ohne Trennung durch Komma. Dieses Feld dient ausschließlich zur leichteren Identifikation des gewünschten Rechnungslaufs.

Mitgliedsnr.
Direkte Suche nach einer bestimmten Mitgliedschaft.

Button “Suchen”
Startet die Suche mit den angegebenen Kriterien.

Trefferliste

Die Ergebnisliste zeigt die Rechnungen des gefundenen Rechnungslaufs.

Spalte	Bedeutung
Rechnungslauf Nr.	Nummer des Rechnungslaufs
Rechnungsnr.	erzeugte Rechnungsnummer
Name	Name des Mitglieds
Mitgliedsnummer	zugehörige Mitgliedschaft
Status	aktueller Status der Rechnung
Datum	Rechnungsdatum

Status “Gültig”
Die Rechnung wurde ordnungsgemäß erzeugt und wurde noch nicht zurückgenommen.

Status “Zurückgenommen”
Die Rechnung wurde durch das Rückgängigmachen des Rechnungslaufs zurückgenommen.

Lauf rückgängig machen

Mit dem Button „Lauf rückgängig machen“ wird der ausgewählte Rechnungslauf vollständig zurückgesetzt. Dabei:

• werden alle im Rechnungslauf erzeugten Rechnungen (Dokumente) gelöscht
• der Status der Rechnungen auf „Zurückgenommen“ gesetzt
• der Rechnungslauf fachlich zurückgesetzt

Die Funktion wirkt immer auf den kompletten Rechnungslauf — unabhängig davon, welche Rechnung in der Trefferliste markiert ist.

Achtung:
Das Rückgängigmachen löscht alle im Rechnungslauf erzeugten Rechnungen dauerhaft und kann nicht rückgängig gemacht werden! Prüfen Sie daher vor der Ausführung sorgfältig, ob der richtige Rechnungslauf ausgewählt wurde.