Person erfassen
Über diese Maske können neue Personen in MIA angelegt werden.
Ablauf der Personenerfassung
Die Anlage einer Person erfolgt in mehreren Schritten:
- Name und Vorname oder Firmenname eingeben
- Dublettenprüfung durchführen
- Personendaten erfassen
- Person speichern
Dublettenprüfung
Im oberen Bereich der Maske wird vor der Neuanlage geprüft, ob eine Person möglicherweise bereits im System existiert. Hierfür muss entweder Name und Vorname oder der Firmenname ausgefüllt werden. Die Dublettenprüfung hilft, doppelte Datensätze zu vermeiden und wird immer automatisch vor dem Anlegen einer neuen Person durchgeführt.
Im unteren Bereich erscheint ggf. eine Liste möglicher Treffer.
Option 1: Person oder Firma ist bereits in MIA erfasst
Klicken Sie in der Auflistung der Dublettenprüfung auf den Doppelpfeil (») am Anfang der Tabelle. Setzen Sie ihre Bearbeitung im Register „Person“ fort.
Hinweis
Wenn die Person bereits vorhanden ist, kann diese verwendet werden, anstatt eine neue Person anzulegen. Es sollte sichergestellt werden, dass es sich tatsächlich um die gewünschte Person handelt (weitere Prüfung z.B. Geburtsdatum, Anschrift, …).
Option 2: Person oder Firma ist noch nicht in MIA erfasst
Geben Sie die Daten zur Person oder Firma in die entsprechenden Eingabefelder ein.
Diese waren vor der Prüfung grau, nun sind sie weiß – also editierbar.
Nach der Prüfung sind die eingegebenen Daten für Name, Vorname oder Firmenname nicht mehr editierbar, bis sie die Daten mit Hilfe des Buttons „Übernehmen“ übernommen haben.
Weitere Person erfassen:
Durch Anklicken des Buttons „Weitere Person erfassen“ , können Sie weitere Personen oder Firmen prüfen und erfassen, die eingegebenen Daten bleiben erhalten und können später im Register „Person“ bearbeitet/angepasst werden.
Persönliche Daten
In diesem Bereich werden die Stammdaten der Person erfasst.
Postanschrift
Hier wird die Postanschrift der Person erfasst. MIA unterstützt die Eingabe durch eine integrierte Eingabehilfe für Adressen. Damit gewährleisten wir eine schnelle Datenerfassung und eine einheitliche Schreibweise von Adressen und damit eine bessere Qualität der Adressdaten. Diese Eingabehilfe ist an den schwarzen Dreiecken am rechten Rand der Eingabefelder (Postleitzahl, Ort und Straße) zu erkennen.
Funktionsweise der Eingabehilfe
Die Vorschläge basieren auf dem in MIA hinterlegten Straßenverzeichnis. Die Felder sind dabei logisch miteinander verknüpft.
PLZ / Ort
Nach Eingabe einer Postleitzahl werden nur noch die Orte vorgeschlagen, die im Straßenverzeichnis zu dieser PLZ hinterlegt sind.
Straße
Nachdem PLZ und Ort ausgewählt wurden, zeigt das Feld Straße nur noch Straßen an, die zu dieser PLZ-Ort-Kombination im Straßenverzeichnis vorhanden sind.
Dynamische Vorschlagsliste
Die Vorschlagsliste wird automatisch gefiltert, während Sie schreiben. Beispiel:
- Eingabe Al
- Vorschläge:
- Alte Ziegelei
- Alter Postweg
- Altsiedlerweg
Je mehr Zeichen eingegeben werden, desto kleiner und genauer wird die Vorschlagsliste.
Freie Eingabe ist weiterhin möglich
Die Vorschläge dienen ausschließlich als Eingabehilfe. Es ist jederzeit möglich:
- eine Adresse manuell einzugeben
- eine Adresse zu ergänzen
- eine Adresse zu korrigieren
Auch wenn eine Adresse nicht im Straßenverzeichnis vorhanden ist, kann sie problemlos gespeichert werden.
Anlegen als
Hier kann festgelegt werden, in welcher Rolle die Person verwendet wird. Mögliche Rollen:
- Darlehensgeber (Modul Bauanteile)
- Hausverwaltung
- Anwalt
- Vermieter
- Kontakt
Diese Rollen ermöglichen später die Zuordnung der Person innerhalb der Mietobjekte und der Mitgliedschaft. Eine Person kann auch ohne Rolle angelegt werden, wobei diese auch zu einem späteren Zeitpunkt noch zugeordnet bzw. eine zugeordnete Rolle nachträglich geändert werden kann.
Kontaktdaten
Hier können verschiedene Kommunikationsdaten hinterlegt werden.
Person speichern
Button weitere Person erfassen
Mit der Schaltfläche “Weitere Person erfassen” kann eine weitere Person mit derselben Postanschrift angelegt werden. Dies ist besonders hilfreich bei:
- Familienmitgliedern
- Wohngemeinschaften
- mehreren Ansprechpartnern einer Firma
Beim Anlegen einer weiteren Person:
- bleibt die Adresse erhalten
- wird nur die Person selbst neu erfasst
- erfolgt erneut eine Dublettenprüfung
Button Übernehmen
Speichert die neue Person. Nach dem Speichern wird die Person automatisch in MIA geöffnet.
Button Abbrechen
Bricht den Vorgang ohne Speicherung ab.