Zusatzmodule

Mit unseren Zusatzmodulen können Sie den Funktionsumfang von MIA individuell erweitern – exakt abgestimmt auf die Bedürfnisse Ihres Mietervereins. Ob Automatisierung, Kommunikation oder zusätzliche Verwaltungsprozesse: Die Module unterstützen Sie dabei, Ihre Arbeitsabläufe noch effizienter zu gestalten.

Allgemeine Informationen

• Preise: Für die zusätzlichen Aufwände gelten unsere Preise für Dienstleistungen unter https://mia-doku.des-mia.de/docs/preislistedienstleistungen/

Aktivierung & Support
Sie möchten eines der Zusatzmodule aktivieren oder haben Fragen zu einzelnen Funktionen?

• Wenn Sie bereits im MIA-System registriert sind, nutzen Sie bitte unser Ticketsystem https://mieterbund.zendesk.com für eine schnelle Bearbeitung.
• Wenn Sie noch keinen Zugang zum Ticketsystem haben, verwenden Sie bitte unser Kontaktformular unter https://www.dmb-des.de/contact.

Testversion verfügbar
Einige Zusatzmodule können Sie auf Wunsch vorab in einer Testumgebung ausprobieren. So haben Sie die Möglichkeit, Funktionen risikofrei kennenzulernen, bevor Sie sich für eine Aktivierung entscheiden. Sprechen Sie uns gerne an!

Persönliche Beratung
Sie sind sich nicht sicher, welches Modul für Ihren Verein sinnvoll ist? Gerne beraten wir Sie individuell – nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf!

Tel4MIA

Mit diesem Modul können die Daten eingehender Anrufer in MIA angezeigt werden, wenn die Nummer des Anrufers in MIA gespeichert ist. Für jeden Mitarbeiter des Vereins können beliebig viele Nebenstellennummern konfiguriert werden, so dass die Funktion auch dann nutzbar ist, wenn der Arbeitsplatz gewechselt wird.

Am rechten oberen Rand des Programmfensters gibt es einen Anzeigebereich mit einem Telefonsymbol.

Wenn das Modul freigeschaltet und mit Ihrer Telefonanlage verbunden ist, wird in diesem Bereich die Rufnummer und die Daten eines Anrufers angezeigt, wenn die Rufnummer des Anrufers in den Stammdaten vorhanden ist. Mit einem Klick auf den Doppelpfeil-Button “»” kann der Anwender bei Bedarf in die Mitgliedschaft/Peron springen. Die Anzeige des eingehenden Anrufs erfolgt in Echtzeit.

Werden mehrere Mitglieder/Personen mit der gleichen Rufnummer gefunden, werden diese in der Standardsuche zur Auswahl angeboten.

Der neu entwickelte Webservice kann grundsätzlich von jeder Telefonanlage angesprochen werden. Voraussetzung dafür ist, dass die Telefonanlage in der Lage sein muss, bei einem eingehenden Anruf eine URL aufrufen/ausführen zu können!

Diese URL hat folgende Syntax:
https://tel4mia.dmb-des.de/miaapi/telefon/eingehender_anruf/{anruf_an}/{anruf_von}?websocketpasswort={Passwort_aus_den_Systemeinstellungen}&vereinsnummer={4stellige_Vereinsnr}

Beispiel:
https://tel4mia.dmb-des.de/miaapi/telefon/eingehender_anruf/456/022199998562?websocketpasswort=1234567890&vereinsnummer=8053

Die Freischaltung dieses Moduls muss per Ticket beauftragt werden. Die Konfiguration des Moduls wird einmalig nach Aufwand berechnet. Wir stimmen die Einrichtung selbstverständlich mit Ihnen ab und sorgen dafür, dass das Modul optimal in Ihre bestehende Systemumgebung integriert wird.

Ausschluss von Mitgliedern

Dieses Modul unterstützt Sie beim ausschließen von Mitgliedern, die mit ihren Beitragszahlungen im Rückstand sind.

Die Kriterien, nach denen die auszuschließenden Mitglieder selektiert werden, werden einmalig in der Systemeinstellung festgelegt. Im Beispiel sollen alle Mitglieder ausgewählt werden, die mit mindestens 80,00 Euro im Rückstand sind und Mahnstufe 3 haben. Die Mitgliedschaften sollen zum 20.12. beendet werden. In den Systemeinstellungen wird außerdem festgelegt, mit welchem Kennzeichen die beendeten Mitgliedschaften versehen werden, um sie über die erweiterte Suche jederzeit selektieren zu können. Weiterhin wird der einzutragende Kündigungsgrund gewählt.

Die Mitglieder werden anschließend in der Tabelle angezeigt und die Auswahl kann bei Bedarf korrigiert werden

Alle gewählten Mitgliedschaften werden nach dem Start der Funktion beendet und mit den gewählten Kennzeichen und Ausschlussgründen versehen. Außerdem wird für jedes ausgeschlossene Mitglied ein Schreiben erstellt. Die Druckvorlage können Sie wie gewohnt in der Vorlagenverwaltung an Ihre Anforderungen anpassen.

Inkasso

Das Modul Inkasso beinhaltet folgende Funktionen

• Ermittlung säumiger Mitgliedschaften
• verschiedene Filtermöglichkeiten
• Export des Ergebnisses im Format .csv
• Markierung der exportierten Mitglieder mit individuellem Kennzeichner und/oder der Checkbox “Mahnverfahren”

Mail4MIA

Mit diesem Modul kann die komplette E-Mailkommunikation in MIA integriert werden. Eingehende Mails werden automatisch dem jeweiligen Mitglied zugeordnet, oder können manuell zugeordnet werden. Der zuständige Berater - oder eine Gruppe von Beratern - wird automatisch über eingegangene E-Mails informiert, wenn diese an ein zentrales Postfach geschickt wurden (z. B. rechtsberatung@mieterverein.de). Ausgehende E-Mails können in MIA verfasst werden, und werden ebenfalls automatisch in die elektronische Akte des Mitgliedes eingeordnet.

Ein weiterer Vorteil ist, dass für die Mitgliederkommunikation kein weiteres E-Mail-Programm benötigt wird. In Kombination mit dem Office-Modul muss auf dem Standardarbeitsplatz-PC keine weitere Software (außer ev. Diktiersoftware) installiert werden und es werden keine Dateien außerhalb von MIA gespeichert.

Nähere Informationen zur Einrichtung und Bedienung finden Sie unter den folgenden Links:

E-Mails
E-Mail-Eingang
Einrichtung Mail4MIA

Online-Funktion

Mit dem MIA-Online-Modul können Sie den Mitgliedern verschiedene Funktionen über die Website Ihres Vereins anbieten.

Folgende Funktionen stehen derzeit zur Verfügung:

• Mitgliedschaft beantragen
• Zugangsdaten beantragen (für bestehende Mitglieder)
• Termin vereinbaren (mit Bestätigungs-E-Mail)
• Termin absagen (mit Bestätigungs-E-Mail)
• Termine anzeigen
• Onlineberatungen anlegen, Dokumente hochladen, Antworten der Berater abrufen
• Ändern der Wohnanschrift (Umzug)
• AboMZ Versandanschrift ändern
• Neue Bankverbindung melden und eintragen
• Mitgliedskonto anzeigen
• Saldo des Mitgliedskontos anzeigen
• Freigegebene Dokumente anzeigen und herunterladen
• Anzeige persönlicher Daten (zur Kontrolle, damit Änderungen mitgeteilt werden können)
• Ändern der Rechnungs- und Mahnungsanschrift
• Passwort ändern

Welche dieser Funktionen auf der Website verfügbar sind, kann jeder Verein selbstständig im neuen MIAO-Backend konfigurieren und jederzeit anpassen.

Sie müssen keine weiteren technischen Maßnahmen zur Verbindung von MIA und Ihrer Website und zur Absicherung dieser Verbindung treffen. Der Datenaustausch zwischen MIA und Ihrer Website erfolgt über einen zentralen Kommunikationssyserver und das gesicherte MIA-Verwaltungsnetz.

PDF4MIA

Seitdem die Kommunikation mit den Mitgliedern verstärkt elektronisch stattfindet und die elektronische Akte immer mehr an Bedeutung gewinnt, wächst auch der Aufwand, der in den Vereinen bei der Verarbeitung der empfangenen Dokumente entsteht. In mehrseitigen PDF-Dokumenten stimmt die Reihenfolge der Seiten nicht, Seiten sind verdreht oder die Dokumente sind über mehrere Dateien verteilt usw. Bei einigen Vereinen nimmt die Bearbeitung solcher Dokumente mittlerweile mehrere Stunden pro Tag in Anspruch!

Aus diesem Grund haben wir das Modul “MIA-Vorschauoptimierung” zum neuen Modul “PDF4MIA” weiterentwickelt und dabei die Möglichkeiten der neuen Version der Software (Apryse) genutzt, die Basis des Moduls ist. Wir haben die bewährten Funktionen beibehalten und um die BEARBEITUNG von PDF-DATEIEN ergänzt! Damit kann das Vorschau-PDF der Originaldatei verändert bzw. optimiert und als „Vereinskopie" in MIA abgelegt werden.

Straßenverzeichnis

Zur Verbesserung der Datenqualität kann bei der Adresseingabe eine Vorschlagsliste aktiviert werden. Nach der Eingabe der Postleitzahl wird der Ortsname vorgeschlagen und nach Eingabe der ersten drei Zeichen des Straßennamens erscheint eine Auswahlliste, aus der der gesuchte Straßenname gewählt werden kann.

Die Vorschläge werden auf Basis von Straßendaten erzeugt, die monatlich aktualisiert werden. Unsere Straßendatenbank beinhaltet alle Straßen in postalisch korrekter Schreibweise und die Zuordnung zu den jeweiligen Postleitzahlen.

Nach der Aktivierung dieses Moduls kann die Funktion sowohl in MIA, als auch auf Ihrer Homepage bei der Eingabe von Adressen im Beitrittsformular oder der Eingabe von neuen Wohnadressen im Bereich ‘Mein DMB’ aktiviert werden.

Um die Lizenz- und Betriebskosten zu decken, berechnen wir für die Nutzung ein monatliches Entgelt, abhängig von der Mitgliederzahl des Vereins.

Word4MIA-4.0

Word4MIA-4.0 ist ein Zusatzprogramm für MIA, das lokal auf jedem Arbeitsplatzrechner installiert wird, dazu gehört ein Modul in MIA. Es bildet die Verbindung zwischen Ihrer Textverarbeitung (Microsoft-Word oder LibreOffice) und der elektronischen Akte in MIA.

Dokumente in der elektronischen Akte von MIA, die mit Word4MIA-4.0 erstellt wurden, können dupliziert und/oder bearbeitet werden.

Eigene Vorlagen können mit Microsoft-Word (oder LibreOffice) erstellt werden und werden von Word4MIA-4.0 automatisch in MIA abgelegt.

Bitte laden Sie unter dem folgenden Link die zum Betriebssystem passende Installtionsdatei UND die Dokumentation runter:

https://75418.drive.exone.cloud/s/yRCkJRLeM8mCnPm

Folgen Sie anschließend der Anleitung der Dokumentation.

GoB

Das Modul “GOB” (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) verhindert, dass Buchungen in den Mitgliedskonten gelöscht werden können und ist für Vereine gedacht, die nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung arbeiten wollen/müssen.

Termin-Rezepte

Mit diesem Modul können Mitarbeiter des Vereins für Mitglieder “Termin-Rezepte” erstellen. In einem Rezept wird ein Zeitraum für den zu vereinbarenden Termin, das Mietobjekt, ein bestimmter Berater, die Beratungsart, der Beratungsstandort, das Beratungsthema und die Termindauer für das Mitglied vorgegeben. Die RezeptID kann dem Mitglied auf beliebige Weise übermittelt werden, MIA unterstützt dabei den Versand per Briefpost oder E-Mail. Mit der RezeptID kann das Mitglied im Onlineportal dann nur einen Termin buchen, der den Vorgaben entspricht. Ohne ein Rezept können keine Termine mehr gebucht werden. Alternativ kann sich das Mitglied an den Verein wenden, die RezeptID durchgeben und in der Maske “Freie Termine mit Rezept” werden werden nach Eingabe der RezeptID nur Termine angezeigt, die den Vorgaben entsprechen.

Postbox4MIA

Die Postbox4MIA ist das neue Portal für Dritte (Vermieter, Hausverwaltungen, Kontakte), welches Vereine auf ihrer Website einbinden können. Über dieses Portal können Dokumente inkl. einer Nachricht direkt zum Beratungsfall hochgeladen und auf sicherem Wege dem Verein übermittelt werden.

Um Dritte zum Upload zu berechtigen, müssen in MIA zum Fall Zugangscodes generiert und der gewünschten Person übermittelt werden.

Weitere Informationen finden Sie unter Register Fälle.

Schnittstelle zum digitalen Mitglieder- und Beraterassistenzsystem

Informationen über das Assistenzsystem und deren Kosten erhalten Sie direkt bei der Firma CODIAC KNOWLEDGE ENGINEERING GMBH https://codiac.com.

Konditionen

Zusätzlich berechnet die DES für die Einrichtung und Aufrechterhaltung des Betriebs der Schnittstelle einmalig 100,00 Euro und monatlich 150,00 Euro, jeweils zuzüglich 19% MwSt.