Person

Beschreibung der Seite

Änderungsmöglichkeiten der Mitgliedsdaten

mögliche Änderungen:

• persönliche Daten
• Kontaktdaten
• Postanschrift
• Weitere Daten
• Memofeld zur Person
• zusätzliche Informationen
• sonstige Funktionen

Hier werden immer die Angaben der Person (H, P, L) angezeigt, die über die Info-Maske ausgewählt wurde.

persönliche Daten

Hier sind folgende persönliche Daten zum Mitglied hinterlegt, die an dieser Stelle auch geändert werden können:

• Name der Firma

• Rechtsform (muss angegeben werden, wenn das Modul “Gerichtliches Mahnverfahren” verwendet wird)

• Anrede

• Name, Vorname

  Achtung

  Da eine Änderung des Namens (z. B. bei Heirat) Auswirkungen auf mögliche Verwaltungsabläufe (z. B. EMA-Anfragen) hat, kann vor einer entsprechenden Änderung in den Mitgliedsdaten auch ein Nachweis (z. B. Vorlage Ausweis, Zusendung einer Ausweiskopie o. ä.) vom Verein angefordert werden.
  Auf Grund der juristischen Auswirkungen einer Namensänderung wird in MIA eine solche stets protokolliert. Das Protokoll zur jeweiligen Mitgliedschaft ist über den Button mit dem Smiley-Icon (im senkrechten Menü rechts) möglich.

• Titel

• Geburtsdatum

• Geschlecht des Mitgliedes

• PersonID.

  Hinweis

  Jeder Person, die in MIA erfasst wird, wird bei Erfassung eine PersonID zugeordnet, die hier einsehbar ist. PersonIDs sind grundsätzlich nicht änderbar.

Kontaktdaten

Hier sind folgende Kontaktdaten des Mitgliedes hinterlegt, die an dieser Stelle auch geändert werden können:

• Telefonnummern (privat, mobil, dienstlich)

• Faxnummer

• E-Mail-Adresse

• Auswahl der bevorzugten Kommunikationsart (Brief, E-Mail, Online-Portal etc.)

• Eingabemöglichkeit der bevorzugten Anrufzeiten

Postanschrift

Hier ist die Postadresse des Mitgliedes inkl. evtl. erfasster Adresszusätze hinterlegt, an die standardmäßig jegliche Post zugestellt wird. Änderungen sind an dieser Stelle möglich.

Die Postadresse kann von der Adresse des hinterlegten Mietobjektes abweichen. Das Mietobjekt ist die Adresse, die für die Rechtsberatung und ggfs. die Rechtsschutzversicherung relevant ist. Eine vom Mietobjekt abweichende Postadresse kann zum Beispiel bei längeren Auswärtsaufenthalten des Mitgliedes eingetragen werden (z. B. bei einer Kur).

Über den    - Button (“Adresse in Google Maps anzeigen…” rechts neben dem Ort) kann die eingetragene Adresse in Google-Maps angezeigt werden.

Weitere Daten

Hier können in Bezug auf das Mitglied vertretungsberechtigte Personen inkl. deren Stellung (z. B. gesetzlicher Vertreter, Mutter, Jugendamt o. ä.) eingegeben werden (z. B. bei Vormundschaft, gesetzlich bestellter Betreuung etc.).

Memofeld zur Person

Memofeld für besonders wichtige Informationen zur Person (z. B. Hinweise zur Vermeidung von Verwechslungen hinsichtlich des Verwandtschaftsgrades von Haupt- und Partnermitglied o. ä.).

zusätzliche Informationen (einsehbar/anklickbar)

1. oberer Bereich der “Person”-Maske

• Schutz der Personendaten gewünscht:
  Häkchen setzen, wenn absoluter Schutz der Personendaten (über den üblichen Datenschutz hinaus) vom Mitglied gewünscht wird
  evtl. entsprechende Memo unter Angabe des Grundes verfassen, weshalb der Schutzstatus hinterlegt wurde (z. B. Missbrauch mgl. durch unbefugte Dritte etc.)

  Hinweis

  Mitgliedschaften, die mit Schutz der Personendaten gewünscht markiert wurden, werden in der Kopfzeile mit 

  gekennzeichnet. Der Schriftzug Schutz der Personendaten gewünscht wird zusätzlich rot angezeigt.

• Aufnahmesperre:
  anwendbar z. B. nach Ausschluss wegen offener Beiträge

  Hinweis

  Mitgliedschaften, die mit Aufnahmesperre markiert wurden, werden in der Kopfzeile mit dem Icon 

   gekennzeichnet. Der Schriftzug Aufnahmesperre wird zusätzlich rot angezeigt.

2. mittlerer Bereich der “Person”-Maske

• Adresse ungültig:
  manuelle Nutzung:
  Häkchen setzen nach Eingang von Postrückläufern

  automatisierte Nutzung:
  Häkchen wird automatisch gesetzt, wenn bei der Verarbeitung einer in MIA hochgeladenen Postrückläuferdatei der entsprechende Button betätigt wird, dass die betreffende Adresse als ungültig markiert werden soll.

  Wenn eine Adresse als ungültig markiert ist, erfolgt für dieses Mitglied:

  • keine Erstellung automatisch generierter Schreiben (Mahnung, Rechnung etc.)
  • kein Versand der Mieterzeitung.

  VORTEILE:

  • Durch diese Markiermöglichkeit können zusätzliche Postrückläufer und damit unnötige Portokosten vermieden werden.
  • Über die Erweiterte Suche können alle Mitgliedschaften, die über dieses Feld markiert wurden, aufgerufen und in eine Excel-Liste exportiert werden.

  Mitgliedschaften, die mit Adresse ungültig markiert wurden (manuell oder automatisch), werden in der Kopfzeile mit   gekennzeichnet.

• EMA:
  Anwendungsmöglichkeit bei Mitgliedern, für die eine EMA-Anfrage versendet wurde oder versendet werden soll

  Es ist kein Automatismus hinterlegt und das Setzen des Häkchens hat keine Auswirkungen auf den Programmablauf.

  Über die Erweiterte Suche können alle Mitgliedschaften, die über dieses Feld markiert wurden, aufgerufen und in eine Excel-Liste exportiert werden.

3. rechter Bereich der “Person”-Maske

• Zuordnung einer Kontaktart zu einer in MIA erfassten Person/Firma
  • Darlehensgeber (nur bei aktiven Modul “Bauanteile”)
  • Hausverwaltung
  • Vermieter
  • Anwalt
  • Kontakt (z. B. bevollmächtigte, beauftragte Person)
  • Mitarbeiter
  • Berater

• Newsletter

  Hier kann markiert werden, ob das Mitglied den Bezug eines etwaig vom Verein angebotenen Newsletters gebucht hat.

  Es ist kein Automatismus hinterlegt und das Setzen des Häkchens hat keine Auswirkungen auf den Programmablauf.

  Über die Erweiterte Suche können alle Mitgliedschaften, die über dieses Feld markiert wurden, aufgerufen und in eine Excel-Liste exportiert werden.

4. unterer Bereich der “Person”-Maske

• Ehrung verliehen (inkl. Datumsangabe)

  Es ist kein Automatismus hinterlegt und das Setzen des Häkchens hat keine Auswirkungen auf den Programmablauf.

  Über die Erweiterte Suche können alle Mitgliedschaften, die über dieses Feld markiert wurden, aufgerufen und in eine Excel-Liste exportiert werden.

sonstige Funktionen

Arbeitsabläufe innerhalb der Seite

Übersicht Arbeitsabläufe

1. Änderung persönlicher Daten
2. Zuordnung vertretungsberechtigter Person
3. Memo verfassen
4. besonderen Schutz der Personendaten markieren
5. Aufnahmesperre markieren
6. Adresse als ungültig markieren
7. Markierung bei erfolgter bzw. zu erfolgender EMA-Anfrage setzen
8. Markierung bei Ehrenverleihung
9. Mitglied/Person/Firma klassifizieren
10. Empfang Newsletter markieren
11. Person kennzeichnen/Kennzeichner entfernen
12. erfasste Person als Mitglied anlegen
13. Etikett erstellen
14. Protokoll einsehen/exportieren
15. Übersicht aller Zuordnungen der Person in anderen Mitgliedschaften
16. Person löschen
17. Datenauskunft für Mitglied erstellen

1. Änderung der Daten

1. Feld mit zu ändernden Daten anklicken
2. darin befindliche Daten löschen
3. neue Daten (Personendaten, Kontaktdaten, Postanschrift o. ä.) eingeben
4. Änderung mit “Speichern” hinterlegen

2. Zuordnung vertretungsberechtigter Person

1. Schritt: Person zuordnen:

   • Dreipunkte - Button neben dem Feld Vertretungsber. Person anklicken
   • Namen oder Mitgliedsnummer der vertretungsberechtigten Person in Suchfeld eingeben
   • Button “Suchen” drücken
   • vertretungsberechtigte Person aus der darunter erscheinenden Liste heraussuchen und anklicken
   • Speichern mit Klick auf Button “Übernehmen”

2. Schritt: Stellung des Vertreters zuordnen:

   • Auswahlliste neben dem Feld “Stellung Vertreter” öffnen
   • Stellung des Vertreters auswählen
   • Eingabe mit “Speichern” bestätigen

3. Memo verfassen

1. … - Button neben dem Memofeld im unteren Bereich betätigen
2. Memotext einfügen (hinter dem Usernamen)
3. mit  Übernehmen-Button speichern und schließen

4. besonderen Schutz der Personendaten markieren

1. Haken in Checkbox neben Schutz der Personendaten gewünscht  setzen
2. Eingabe mit Button “Speichern” abschließen

5. Aufnahmesperre markieren

1. Haken in Checkbox neben Aufnahmesperre  setzen
2. Eingabe mit  “Speichern” abschließen

6. Adresse als ungültig markieren

1. Haken in Checkbox neben Adresse ungültig setzen
2. Eingabe mit  “Speichern” abschließen

7. Markierung bei erfolgter bzw. zu erfolgender EMA-Anfrage setzen

1. Haken in Checkbox neben Aufnahmesperre setzen
2. Eingabe mit  “Speichern” abschließen

Anwendungsmöglichkeiten:

1. Nach eingereichten Anfragen beim Einwohnermeldeamt bzgl. der aktuellen Adressdaten zu Mitgliedern kann die entsprechende Mitgliedschaft über diesen Arbeitsschritt gekennzeichnet werden. Auf diese Weise ist stets ersichtlich, dass bereits eine EMA-Anfrage gestellt wurde. Doppelte Anfragen und damit einhergehende unnötige Mehrkosten werden so vermieden.

2. Nach dem Eingang von mehreren Postrückläufern können die Mitgliedschaften, bei denen eine Einwohnermeldeamtsanfrage gestellt werden soll, mit diesem Arbeitsschritt markiert werden. Auf diese Weise können alle entsprechend markierten Mitgliedschaften über die Erweitere Suche gefiltert und als Tabelle in Excel exportiert werden. Hierdurch wird mehr Übersichtlichkeit erreicht und eine zügige Abarbeitung von vielen EMA-Anfragen möglich.

8. Markierung bei Ehrenverleihung

1. Haken in Ceckbox neben Ehrung verliehen  setzen
2. Datum der Ehrenverleihung eingeben
3. Eingabe mit  “Speichern” abschließen

9. Mitglied/Person/Firma klassifizieren

Um eine Person oder eine Firma im Reiter Mietobjekte als Hausverwalter, Vermieter usw. zuordnen zu können, muss das Häkchen in die entsprechende Checkbox gesetzt werden.

1. Haken in zutreffendes Kästchen setzen
2. Eingabe mit  “Speichern” abschließen

10. Empfang Newsletter markieren

1. Haken in Checkbox Newsletter  setzen
2. Eingabe mit  “Speichern” abschließen

11. Person kennzeichnen/Kennzeichner entfernen

Mit dem Kennzeichner kann eine Person individuell markiert werden.  Die Zuordnung mehrerer Kennzeichner ist möglich.

1. Person kennzeichnen:

   • Button “Kennzeichner…” klicken (rechts unten in der Maske)
   • gewünschtes Symbol aus der Tabelle Verfügbare Kennzeichner zur Person (rechts) auswählen
     (ausgewähltes Objekt ist blau hinterlegt)
   • mit dem  < - Button Kennzeichner der Person zuordnen
   • mit Button “Zurück” in die Personen-Maske zurückkehren
   • der gewählte Kennzeichner wird wie folgt angezeigt:
     1. Info-Maske: unterhalb des Memofeldes im Bereich Persönliche Daten (oben links)
     2. Person-Maske: im oberen rechten Bereich

2. Kennzeichner entfernen:

   • Button “Kennzeichner…” klicken (rechts unten in der Maske)
   • gewünschtes Symbol aus der Tabelle Zugeordnete Kennzeichner zur Person (links) auswählen
     (ausgewähltes Objekt ist blau hinterlegt)
   • mit dem  > - Button Kennzeichner für Person entfernen
   • mit Button “Zurück” in die Personen-Maske zurückkehren
   • der Kennzeichner ist nun gelöscht und wird nicht mehr angezeigt

Die als Personen-Kennzeichner zur Auswahl stehenden Symbole müssen zunächst vom Verein festgelegt und in der Administration unter Anwendung - Knz. Personen hinterlegt werden.
Alle Vereine können beliebig viele Kennzeichner hinterlegen.

12. erfasste Person als Mitglied anlegen

1. Datensatz der erfassten Person aufrufen
2. Button “Mitgl. anlegen” anklicken
3. Maske Mitgliedschaft zu bestehender Person anlegen öffnet sich
   Alle bereits in MIA zur Person hinterlegten Daten werden in dieser Maske angezeigt.
4. alle fehlenden Daten eingeben (z. B. bevorzugte Kommunikation, RSV, Stammberater, etc.)
5. Zahlungsart und Beitragsklassengruppe auswählen
6. Checkbox Sofortzahlung ggfs. setzen (wenn Beitrag bei Abschluss der Mitgliedschaft sofort entrichtet wurde)
7. mit Anklicken des Buttons “Übernehmen” abschließen
8. erfasster Person wurde nun eine eigene Mitgliedschaft zugeordnet

13. Etikett erstellen

1. Button “Etikett erst.”  drücken
2. Auswahl treffen, ob Etikett mit oder ohne MG-Nummer ausgedruckt werden soll
   (gewünschte Option anklicken)
3. Button “Ausführen”  anklicken
4. Datei wird im PDF-Format je nach Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden
5. über die Druckfunktion ausdrucken

14. Protokoll einsehen/exportieren

1. Button “Protokoll…”  drücken
2. Übersicht wird angezeigt
3. Über Drücken des Button “Export” kann die Protokollübersicht in Excel geöffnet werden.
4. Rückkehr zur Person-Maske über Drücken des Button “Zurück”

15. Übersicht aller Zuordnungen der Person in anderen Mitgliedschaften

1. Button “Zuordnungen” anklicken

2. tabellarische Auflistung aller Zuordnungen, die zur aufgerufenen Person für andere Mitgliedschaften hinterlegt sind
   (als abweichender Kontoinhaber, gesetzlicher Vertreter, Vermieter usw.)

3. Rückkehr zur Person-Maske über Anklicken des Zurück - Buttons

16. Person löschen

1. Button “Löschen” anklicken
2. Abfragefenster öffnet sich
3. Bestätigung mit Drücken des Ja - Buttons

Die Option Person löschen kann nur genutzt werden, wenn:

• die zu löschende Person in MIA nicht als Mitglied geführt wird

• alle Zuordnungen der zu löschenden Person (z. B. als Kontakt, abweichender Beitragszahler, Vermieter, Rechtsanwalt o. ä.) vor dem Löschen entfernt wurden

• keine Termine für die zu löschende Person hinterlegt sind

• betrifft das Modul “Bauanteile”: Personen mit Bauanteilen können nicht gelöscht werden

18. Datenauskunft für Mitglied erstellen

1. Button “Datenauskunft” anklicken

2. Datenauskunft wird im PDF-Format je nach Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden

3. über die Druckfunktion ausdrucken

Kennzeichner zur Person

Kennzeichner sind vom Verein frei definierbare Symbole, um beliebige Eigenschaften zur Mitgliedschaft darzustellen. Zugeordnete Kennzeichen werden rechts oben unter dem Hilfelink untereinander angeordnet.

Um einen neuen Kennzeichner hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche “Kennzeichner…”. Die neu geöffnete Maske enthält zwei Tabellen. Die linke Tabelle listet alle bereits zugeordneten Kennzeichner zur Mitgliedschaft auf. Die rechte Tabelle listet alle verfügbaren Kennzeichner auf. Um einen verfügbaren Kennzeichner zuzuordnen, markieren Sie den gewünschten Kennzeichner durch Klick in die erste Spalte der zweiten Tabelle. Anschließend betätigen Sie die Pfeil-Schaltfläche “<”, welche den Kennzeichner in die linke Tabelle überträgt. Um einen zugeordneten Kennzeichner zu entfernen, markieren Sie den gewünschten Kennzeichner durch Klick in die erste Spalte der linken Tabelle und betätigen dann die Pfeil-Schaltfläche “>”, welche den Kennzeichner aus der Zuordnung entfernt. Mit der Schaltfläche “»” haben Sie die Möglichkeit alle zugeordneten Kennzeichner gleichzeitig zu entfernen. Um zurück in die Maske Mitgliedschaft zu gelangen, betätigen Sie die Schaltfläche “Zurück”.