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Arbeitsabläufe Register “Konto”

Übersicht Arbeitsabläufe

1. Benutzung der Sortierfunktion in der Übersicht Mitgliedskonto
2. Mahnsperre einrichten
3. Mahnsperre entfernen
4. Mahnung stornieren
5. Mahnstufe manuell ändern
6. Kontoauszug erstellen
7. Rechnung für Mitglied erstellen
8. Quittung für Mitglied erstellen
9. Salden anzeigen
10. Soll/Haben-Buchung in einem Schritt durchführen
11. Belegnummer ändern
12. Buchungstext ändern
13. neue Buchung vornehmen
14. Buchung löschen
15. zusätzliche Informationen zur Buchung aufrufen
16. Detailbuchungen bearbeiten

1. Benutzung der Sortierfunktion in der Übersicht Mitgliedskonto

1. Alle bereits vorhandenen Sortierungen entfernen (markiert mit dem Pfeil-Symbol) .
   Hierfür so oft auf die jeweilige  Spaltenüberschrift (Beitragsklasse, ID, Betrag) klicken, bis das Pfeil-Symbol nicht mehr angezeigt wird.
2. Nun das Feld auswählen, nach dem die Liste auf- oder absteigend sortiert werden soll.
   Hier so oft auf die Spaltenüberschrift (z. B. Betrag) klicken, bis hier das  gewünschte Symbol erscheint

Die Übersicht Mitgliedskonto kann nach allen Spaltenüberschriften (Buchungstext, Datum, Soll, Haben, Konto, Belegnummer) sortiert werden.

Die Sortierung erfolgt je nach Auswahl auf- bzw. absteigend:

• Buchungstext: alphabetisch
• Datum: chronologisch
• Soll, Haben, Konto, Belegnummer: nummerisch.

2. Mahnsperre einrichten

1. durch Anklicken der Checkbox Mahnsperre  Häkchen setzen

   

2. gewünschtes Datum im Feld Mahnsperre bis einsetzen

   Hinweis

   Führen Sie Schritt 2 NUR dann durch, wenn die zu setzende Mahnsperre zeitlich begrenzt werden soll.
   Wird in diesem Feld kein Datum eingegeben, gilt die Mahnsperre unbefristet.

3. mit Anklicken des Buttons “Speichern” abschließen

   

3. Mahnsperre entfernen

1. durch Anklicken der Checkbox “Mahnsperre” Häkchen entfernen

   

2. mit Anklicken des Buttons “Speichern” abschließen

4. Mahnung stornieren

1. Button “Mahnung stornieren” anklicken

2. Sicherheitsabfrage wird angezeigt

3. mit Anklicken des Ja-Buttons bestätigen

4. Bestätigung wird angezeigt

5. mit OK bestätigen

Mit Abschluss der Stornierung der letzten Mahnung wird automatisch:

1. die Mahnstufe auf die vor dem Mahnlauf gesetzte Stufe zurückgesetzt (z. B. von Mahnstufe 3 auf 2)
2. die letzte Mahnung in der Dokumenten-Maske gelöscht und eine im Konto eingebuchte Mahngebühr wird gelöscht

5.  Mahnstufe manuell ändern

Nur verwenden, wenn der Ablauf des nachfolgenden Mahnlaufs verändert werden soll.

Für Mahnung zurücknehmen, weil die Mahnung sich evtl. mit einer Zahlung überschnitten hat, oder das Mitglied nicht gemahnt werden sollte, immer Punkt 4 (Stornierung Mahnstufe) verwenden.

1. Button “Korrektur der Mahnstufe”   betätigen

2. Eingabefenster öffnet sich

3. gewünschte Mahnstufe auswählen

   

4. Mahnungsdatum eingeben
   Dieses Datum wird als Datum der letzten Mahnung angezeigt.

5. mit Button “Übernehmen” bestätigen

6. Kontoauszug erstellen

1. Button “Kontoauszug” anklicken
2. Übersicht über alle Soll- und Habenbuchungen wird als Excel-Datei heruntergeladen und je nach Browser im Bearbeitungsprogramm automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden
3. evtl. Anpassungen der Darstellung und ein Ausdruck der  Datei kann nun erfolgen

7. Rechnung für Mitglied erstellen

Eine Rechnung wird immer über den gesamten offenen Betrag der Mitgliedschaft erstellt.

1. Button “Rechnung erst.” anklicken

2. Abfragefenster wird angezeigt

3. Button “Ausführen” anklicken

4. Datei wird im PDF-Format je nach Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden

5. über die Druckfunktion ausdrucken

8. Quittung für Mitglied erstellen

1. zu quittierenden Guthabenbetrag durch Anklicken auswählen (Auswahl ist blau hinterlegt)
2. Button “Quittung drucken” anklicken
3. Druckdialog wird aufgerufen
   
4. gewünschte Vorlage und Drucker auswählen
5. Drucken oder PDF öffnen

9. Salden anzeigen

1. Button “Salden anzeigen” anklicken

2. tabellarische Übersicht aller Soll- und Haben-Beträge wird angezeigt

   

3. Rückkehr zur Konto-Maske mit Anklicken des Buttons “Schließen”

10. Soll/Haben-Buchung in einem Schritt durchführen

1. Button “Soll/Haben” anklicken

2. Buchungsfenster öffnet sich
   

3. Buchungsdatum ggfs. anpassen
   voreingestellt angezeigt wird immer das Tagesdatum

4. zu buchenden Betrag eingeben
   ohne Minus-Zeichen voran

5. Unter dem Abschnitt Sollbuchung nun das gewünschte Konto auswählen.
   

6. gewünschtes Forderungskonto durch Anklicken auswählen

7. Buchungstext eingeben, z. B. Schreibgebühr

8. Unter dem Abschnitt Habenbuchung nun das Konto je nach Einnahmeart (Kasse, Bank) auswählen.
   

9. gewünschtes Bestandskonto durch Anklicken auswählen

10. Buchungstext eingeben, z. B. Schreibgebühr
    

11. mit Anklicken des Buttons “Buchen” abschließen

Ein Abbruch des Buchungsprozesses ist jederzeit über Anklicken des Buttons “Abbrechen” möglich.

11. Belegnummer ändern

1. Buchung, bei der Belegnummer geändert werden soll, in tabellarischer Übersicht des Mitgliedskontos markieren

2. gewünschte Nummer ins Feld “Belegnummer” eingeben

3. Änderung mit Anklicken des Buttons “Speichern” abschließen

12. Buchungstext ändern

1. Buchung, bei der Buchungstext geändert werden soll, in tabellarischer Übersicht des Mitgliedskontos markieren

2. gewünschten Text ins Feld “Buchungstext” eingeben/korrigieren

3. Änderung mit Anklicken des Buttons “Speichern” abschließen

13. neue Buchung vornehmen

1. Button “Neue Buchung” anklicken

2. die Eingabefelder unterhalb der tabellarischen Übersicht des Mitgliedskontos werden aktiv
   

3. Buchungsdatum ggfs. anpassen
   voreingestellt angezeigt wird immer das Tagesdatum

4. zu bebuchendes Konto auswählen

   

5. Belegnummer eingeben

6. zu buchenden Betrag eingeben

   Achtung

   Sollbuchungen müssen mit einem Minus voran eingegeben werden (z. B. -5,00).
   Habenbuchungen werden ohne zusätzliche Zeichen eingegeben (z. B. 5,00).

7. Buchungstext eingeben, z. B. Schreibgebühr

8. mit Anklicken des Buttons “Speichern” Buchung abschließen

Ein Abbruch des Buchungsprozesses ist jederzeit über Anklicken des Buttons “Verwerfen” möglich.

14. Buchung löschen

1. zu löschende Buchung in tabellarischer Übersicht des Mitgliedskontos markieren

   

2. Button “Löschen” anklicken

3. Sicherheitsabfrage-Fenster wird angezeigt

4. mit Klick auf “Ja” bestätigen

15. zusätzliche Informationen zur Buchung aufrufen

1. gewünschte Buchung in  tabellarischer Übersicht des Mitgliedskontos markieren

2. Button “Info” anklicken
   

3. Fenster mit Informationen zur ausgewählten Buchung öffnet sich
   

4. Zurück zur Konto-Maske mit Klick auf Button “Schließen”

16. Detailbuchungen bearbeiten

1. gewünschte Haben-Buchung in tabellarischer Übersicht des Mitgliedskontos markieren

2. die Verteilung der Haben-Buchung auf bestimmte Soll-Buchungen ist im Bereich Details zur Buchung unten links in der Konto-Maske zu finden
   

3. um diese Verteilung zu ändern Button “Detailbuchungen bearbeiten” anklicken

4. Eingabefenster öffnet sich

   

5. nun zunächst die aktuelle Verteilung löschen:nachdem die Verteilung gelöscht ist, muss die tabellarische Übersicht der Verteilung (ganz unten im Fenster) leer sein

   • zugewiesene Soll-Buchung (tabellarische Übersicht ganz unten im Fenster) anklicken
   • dann Button “Löschen” anklicken
   • Sicherheitsabfrage-Fenster erscheint
   • mit Ja bestätigen
   • alle weiteren Verteilungen auf diesem Wege löschen

6. 

7. nun neue Verteilung mit Anklicken des Buttons “Neue Verteilung” beginnen

8. mögliche Soll-Buchungen, denen die Haben-Buchung zugewiesen werden kann, werden im Feld zu bebuchende Position angezeigt

   

9. Auswahl per Klick auf die Listbox “zu bebuchende Position” öffnen und gewünschte Soll-Buchung per Klick auswählen

10. zum Abschließen der neuen Verteilung auf Button “Speichern” klicken

11. zurück zur Konto-Maske mit Button “Schließen”

Beschreibung Register “Konto”

Übersicht zu Zahlungen, Sollstellung und mahnungsrelevanten Daten im Mitgliedskonto

• Mahnverfahren
• Mitgliedskonto
• Details zur Buchung

Hier werden jeweils die Konto-Daten der Person (H, P) angezeigt, die über die _Info-_Maske zuvor ausgewählt wurde.

Mahnverfahren

Im oberen Bereich der Konto-Maske können Information zum Mahnstatus bearbeitet werden:

• Mahnsperre bis:
  Hier kann ein Datum eingegeben werden, bis zu dem eine Mahnsperre für das Mitglied gelten soll.
  Das bedeutet, das Mitglied wird bis zum Ablauf dieses Datums vom Mahnlauf ausgeschlossen (z. B. bei Ratenzahlern).

  Die Eingabe eines Datums in diesem Feld bewirkt eine zeitlich begrenzte Mahnsperre.

  Beachten Sie:
  Ist die befristete Mahnsperre abgelaufen, wird das Datum und das Häkchen der Checkbox “Mahnsperre” automatisch gelöscht und die Mitgliedschaft beim nächsten Mahnlauf wieder berücksichtigt.

  Das Setzen des Häkchens in der Checkbox “Mahnsperre” schaltet das Datumsfeld für die Eingabe frei.

  Das Setzen der Checkbox “Mahnsperre” ohne Angabe eines Datums im Feld “Mahnsperre bis” bewirkt, dass das Mitglied dauerhaft nicht in Mahnläufen berücksichtigt wird.

• Mahnungsnr.
  Wird ein Mahnlauf in MIA ausgelöst, wird jeder einzelnen Mahnung eine Kennnummer zugewiesen. Das ist die sogenannte Mahnungsnummer, die an dieser Stelle einsehbar ist.

• Mahndatum

  Hier wird das Datum des Mahnschreibens angezeigt, das im Rahmen des letztes Mahnlaufes für das Mitglied erstellt wurde.

  Nach Durchführung eines Mahnlaufes werden für alle Mitglieder, die im Mahnlauf berücksichtigt wurden, Mahnschreiben erstellt. Diese sind über die Administration unter Serverdruck > Druckaufträge als Massendruck ausdruckbar. Die Schreiben werden zudem im Register “Dokumente” angezeigt.

  Die Vorlagen für die jeweiligen Mahnschreiben können in der Administration unter Anwendung > Vorlagen vom Verein individuell gestaltet werden.

• Mahnstufe

  Hier wird die aktuelle Mahnstufe der Mitgliedschaft angezeigt, die durch den letzten Mahnlauf gesetzt wurde.

  Die Mahnstufe kann über den Pfeil-Button “Korrektur der Mahnstufe” manuell verändert werden.

  In der Administration unter Finanzen > Mahnstufen kann jeder Verein die gewünschten Mahnstufen samt deren Parameter (z. B. Mindestbetrag, Mahngebühr, Folgemahnstufe etc.) individuell festlegen.

• Checkboxen:

• Mahnung stornieren

Über diesen Button kann die letzte Mahnung für das ausgewählte Mitglied separat storniert werden.

Wird eine Mahnung über diesen Button storniert, wird automatisch:

1. a. die Mahnstufe auf die vor dem letzen Mahnlauf gesetzte Stufe zurückgesetzt (z. B. von Mahnstufe 3 auf 2)
   b. die letzte Mahnung im Register “Dokumente” gelöscht.

Mitgliedskonto

1. tabellarische Übersicht über alle Sollstellungen und Zahlungseingänge, die zur ausgewählten Mitgliedschaft gebucht wurden, mit folgenden Angaben:

• Buchungstext
  Der Buchungstext wird bei Eingabe einer neuen Buchung hinterlegt und ist in dieser Spalte einsehbar.
  Nachträgliche Änderungen am Buchungstext nach Abspeicherung der Buchung sind möglich.

• Datum
  Das Buchungsdatum wird bei Eingabe einer neuen Buchung hinterlegt und ist in dieser Spalte einsehbar.
  Eine nachträgliche Änderung des Buchungsdatums nach Abspeicherung der Buchung ist nicht möglich.

• Soll/Haben
  Der jeweilige Betrag, der im Mitgliedskonto ins Soll oder als Guthaben gebucht werden soll, wird bei Eingabe einer neuen Buchung hinterlegt und ist in dieser Spalte einsehbar.
  Eine nachträgliche Änderung des Betrages (Soll oder Haben) nach Abspeicherung der Buchung ist nicht möglich.

  Die Anzeige von Soll und Haben kann je nach Belieben entweder in einer gemeinsamen Spalte erfolgen oder aber aufgeteilt in zwei Spalten. Die entsprechende Einstellung ist vom Verein in der Administration unter Systemeinstellungen > Finanzen vorzunehmen.

• Konto
  Das zu bebuchende Konto wird bei Eingabe einer neuen Buchung ausgewählt und ist nach Abschluss der Buchung in dieser Spalte einsehbar.
  Eine nachträgliche Änderung des Kontos nach Abspeicherung der Buchung ist nicht möglich.

• Belegnummer
  Eine Belegnummer kann jeder Buchung, die im Mitgliedskonto vorgenommen wird, zugeordnet werden.
  Nachträgliche Änderungen der Belegnummer nach Abspeicherung der Buchung sind möglich.

2. weitere Informationen zu den Buchungen mit Änderungsmöglichkeiten

Unterhalb der tabellarischen Übersicht zum Mitgliedskonto werden die einzelnen Angaben zur jeweils ausgewählten Buchung angezeigt. Hier können die Angaben in den editierbaren Feldern bei Bedarf geändert werden.

Alle grau hinterlegten Felder sind nicht nachträglich editierbar. Ist in diesen eine Angabe falsch, muss die betreffende Buchung zunächst gelöscht und dann nochmals neu mit den richtigen Angaben vorgenommen werden.
Buchungen können nur von den Mitarbeitern gelöscht werden, die die entsprechenden administrativen Rechte besitzen.

Über den Info-Button, der sich rechts neben dem Feld mit dem Buchungsdatum befindet, können zusätzliche Informationen zur Buchung angezeigt werden (z. B. Buchungszeitpunkt, Buchungsauslöser etc.).

3. Funktions-Buttons (Bereich rechts neben der tabellarischen Übersicht)

Details zur Buchung

In dieser tabellarischen Übersicht unten links in der Konto-Maske wird angezeigt, in welcher Höhe Einnahmen welchen Konten zugewiesen wurden (Verteilung).

Wurde eine Einnahme nicht der gewünschten Soll-Buchung zugewiesen, kann dies manuell über den Button “Detailbuchung bearbeiten” korrigiert werden.