Fälle

Seit dem 01.12.2023 (MIA-Version 5.2.0-6) ist das neue Modul “Fallakte” für alle Vereine aktiv. 

Fälle werden im Tree im linken Bereich der Seite aufgelistet (siehe folgende Grafik). Durch Klick auf das Pfeil-Symbol, welches vor der Fallbezeichnung angezeigt wird, wird der Fall geöffnet und die untergeordneten Seiten eingeblendet. In der obersten Ebene wird das Fall-Deckblatt mit allgemeinen Informationen angezeigt.

Fälle mit dem Status “abgeschlossen” werden in der Liste der Fälle standardmäßig nicht angezeigt. Mithilfe der Checkbox “Abgeschlossene Fälle ausblenden” können abgeschlossene Fälle in der Liste angezeigt werden. Abgeschlossene Fälle werden vor und nach der Fallbezeichnung mit " ** " gekennzeichnet. Die Ziffer hinter der Bezeichnung der Checkbox zeigt die Gesamtanzahl der vorhandenen abgeschlossenen Fälle an.

Wird das Beratungsthema ausgewählt, wird es als Defaultwert in das Feld “Bezeichnung” übertragen und kann dann noch bearbeitet werden. Wird das Feld “Bezeichnung” vollständig geleert, werden die je Verein zugeordneten Textbausteine zur Auswahl aufgelistet.

Die folgende Tabelle listet alle Schaltflächen mit Icon/Symbol, Bezeichnung und Beschreibung auf.

Icon	Bezeichnung	Beschreibung
	Neuen Fall erstellen	Dieser Button legt einen neuen Fall an. Die folgenden Daten werden bereits vorbelegt und können anschließend bearbeitet werden. Bezeichnung: Neuer Fall Datum: Tagesdatum Status: neu (wird ab dem ersten Speichern automatisch auf Status “offen” gesetzt) Mietobjekt: aktuelle private Erstwohnung Berater: Stammberater, sofern vorhanden
	Dokument/E-Mail zum Fall hinzufügen	Der Button ist aktiv, wenn die E-Mail oder der Anhang im Register “Dokumente” angezeigt werden (Checkbox “in Dokumente anzeigen”). Öffnet die Liste der Dokumente und E-Mails der jeweiligen Register. Durch Klick auf die Bezeichnung, wird die Vorschau aufgerufen. Durch Klick auf die leere Checkbox wird das Dokument/die E-Mail zur Anzeige im jeweiligen Fall ausgewählt. Durch Klick auf die gesetzte Checkbox wird die Anzeige aufgehoben.
	Neues Dokument erstellen	Öffnet den Dialog zur Erstellung eines neuen Office4MIA-Dokuments. Das Dokument wird automatisch dem ausgewählten Fall zugeordnet.
	Neue E-Mail verfassen	Öffnet den Dialog zur Erstellung einer neuen E-Mail. Der Entwurf bzw. die E-Mail wird automatisch dem ausgewählten Fall zugeordnet.
	Schreiben drucken/archivieren	Öffnet den Druckdialog in dem eine Vorlage zur Erstellung eines neuen Dokuments ausgewählt und gedruckt oder als PDF-Dokument gespeichert werden kann. Durch Setzen der Checkbox “Schreiben archivieren” wird das Dokument automatisch im Register “Dokumente” des Mitglieds gespeichert.
	Neue Aufgabe erstellen	Öffnet den Dialog zur Erstellung einer neuen Aufgabe zum ausgewählten Fall.
	Alle zugeordneten Dokumente/E-Mails als .zip	Mit diesem Button können alle dem ausgewählten Fall zugeordneten Dokumente und E-Mails als .zip-Datei heruntergeladen werden. Hinweis Dem Fall zugeordnete E-Mail-Entwürfe werden nicht berücksichtigt.
	Dokument hochladen	Öffnet den Dialog zur Angabe der Detaildaten zum Dokument sowie die Upload-Funktion. Nach dem Upload ist das Dokument automatisch dem ausgewählten Fall zugeordnet.
	Metadaten zum Dokument/E-Mail anzeigen	Zeigt die Detailangaben zum Dokument oder zur E-Mail an. Zusätzlich kann in diesem Dialog das Dokument durch Upload überschrieben/ersetzt werden.
	Dokument runterladen	Lädt das Dokument im Originalformat herunter.
	Vorschau anzeigen	Öffnet die Vorschau des Dokuments in einem neuen Browsertab in großem Format.
/	Speichern	Speichert den aktuellen Stand des ausgewählten Falls.
/	Verwerfen	Verwirft alle Änderungen bis zum Zeitpunkt des letzten Speicherns.
/	Fall löschen	Löscht den ausgewählten Fall mit vorheriger Sicherheitsrückfrage. Ein gelöschter Fall kann nicht wiederhergestellt werden. Der Button “Fall löschen” ist aktiv, wenn der Rolle des Bearbeiters das Recht “FALLLOESCH” zugeordnet ist.
	Dem Mietobjekt zugeordnete Dokumente…	In der Liste werden alle Dokumente aus dem Register “Dokumente” angezeigt und Dokumente, die dem Mietobjekt des ausgewählten Falls zugeordnet sind, sind mit einem grünen Häkchen markiert und werden gruppiert auf der ersten Seite oben angezeigt. Achtung Die Änderung ist nicht Fallbezogen, sondern bezieht sich auf das Mietobjekt. Wenn also Dokumente zu einem Mietobjekt neu zugeordnet oder entfernt werden, wird das auch die Ansicht weiterer Fälle mit gleichem Mietobjekt betreffen.

Fall-Dokumentation

Um eine Fall-Notiz zu erstellen, klicken Sie auf den Butten “Neue Fall-Notiz”.

Um die Inhalte der bestehenden Beratungen der Fall-Dokumentation zuzuordnen, wechseln Sie in das Register “Beratungen” und ordnen den gewünschten Fall zu:

Die Beratungsinformationen werden dann als Aktennotiz in der Fall-Dokumentation angezeigt:

Mit dem Pfeilsymbol kann die jeweilige Notiz geöffnet oder geschlossen werden.

Bei Verwendung des Moduls “MIAOnline” zu beachten:

Werden einer Nachricht (Entwurf) Dokumente zugeordnet, bei denen die Checkboxen “online abrufbar” und/oder “finalisiert” nicht gesetzt sind, wird ein rotes Achtung-Icon als Hinweis angezeigt.

Durch versenden der Nachricht an das Mitglied, werden die Checkboxen “online abrufbar” und/oder “finalisiert” automatisch gesetzt!

Die folgende Tabelle listet alle Schaltflächen mit Icon/Symbol, Bezeichnung und Beschreibung aus der Fall-Dokumentation auf:

Icon	Bezeichnung	Beschreibung
	Fall-Notiz bearbeiten	Aktiviert bei Gesprächs- und Aktennotizen den Bearbeiten-Modus.
	Daten aus Termin übernehmen	Gibt es zum aktuellen Tagesdatum einen Termin zum ausgewählten Mitglied, können die Daten aus diesem Termin automatisch in die Gesprächsnotiz übernommen werden.
	Fall-Notiz löschen	Mit diesen Button kann bei Gesprächs- und Aktennotizen die Fall-Notiz gelöscht werden, wenn der Rolle des Nutzers das Recht “FALLLOESCH” zugeordnet ist.
	Fallberater eintragen	Mit Hilfe dieses Buttons kann der zum Fall hinterlegte Berater zur Fall-Notiz eingetragen werden.

Mietobjekt

Hier werden ausgewählte Daten des zugeordneten Mietobjektes angezeigt. Eine Bearbeitung ist hier nicht möglich.

Verfügbar ab Version 5.4.0 und dem neuen MIA-Online: In diesem Bereich kann zum ausgewählten Fall mit dem Button “Zugangscode generieren” ein Zugangscode für den Vermieter und/oder die Hausverwaltung erstellt werden. Dieser zum Fall und zur Person eindeutige Code kann dem Vermieter und der Hausverwaltung des zugeordneten Mietobjektes mitgeteilt werden. Mit diesem Code ist es dem Inhaber möglich, über die Online-Postbox Dokumente zum Fall an den Verein zu senden. Der Eingang solcher Dokumente wird in der Fall-Dokumentation als neue Aktennotiz angezeigt und es wird eine Fall-Nachricht erstellt. Die Zuordnung und Benachrichtigung erfolgt gemäß des im MIA-Online eingestellten Benachrichtigungsplan.

Mit dem Button “Zugangscode löschen” kann ein bestehender Code entfernt werden. Anschließend ist die Übertragung von Dokumenten über die Postbox nicht mehr möglich. Der Code kann jederzeit erneut generiert und damit der Zugang wieder freigeschaltet werden.

Beratungen

Listet alle dem Fall zugeordneten Beratungen auf. Die Zuordnung einer Beratung zum Fall erfolgt im Register “Beratungen” und dem Drei-Punkte-Button (siehe Bild):

Eine Beratung kann immer nur einem Fall zugeordnet werden. Fällen können jedoch mehrere unterschiedliche Beratungen zugeordnet werden.

Eine Bearbeitung der “normalen Beratungen” ist hier nicht möglich. Ausschließlich Onlineberatungen können hier bearbeitet werden.

Dokumente/E-Mails

Listet alle dem Fall zugeordneten Dokumente und E-Mails auf. Dokumente, die mit dem Kennzeichen  “BKA” (Betriebskostenabrechnung) versehen wurden, werden immer oben angezeigt, alle anderen Dokumente in chronologischer Reihenfolge darunter. 

Deckungsanfrage

Zeigt die dem Fall zugeordneten Deckungsanfragen der Mitgliedschaft im Bearbeitungsmodus an.

Aufgaben

Zeigt alle dem Fall zugeordneten Aufgaben zur Bearbeitung an.