Dokumente

Beschreibung

Hier können Dokumente zum jeweiligen Mitglied hinterlegt, erstellt, bearbeitet und eingesehen werden.

Die Dokumente-Maske als elektronische Akte des Mitgliedes
In der Dokumente-Maske können alle Unterlagen zur Mitgliedschaft, Beratung oder Organisation hinterlegt werden und sind damit für jeden Mitarbeiter einsehbar.

Voraussetzung:

Dem jeweiligen Mitarbeiter müssen die entsprechenden Rechte für:

das Register Dokumente die Nutzung bestimmter Buttons (z. B. Löschen) zugewiesen werden, damit das Register und die Funktionen angezeigt werden und genutzt werden können.

Hier hinterlegte Unterlagen können über die Dokumente-Maske:

• bearbeitet werden
• heruntergeladen werden
• an weitere Mitgliedschaften verteilt werden (z. B. BKA-Belege mit Gültigkeit für mehrere Mitglieder)
• gedruckt werden
• verschoben werden
• dupliziert werden
• mit sofort einsehbaren Kommentaren versehen werden
• für das Mitglied über den Online-Zugriff mit persönlichem Login bereitgestellt werden Nur möglich, wenn das Zusatz-Modul MIAOnline freigeschaltet ist.
• gelöscht werden
• etc.

Erstellung von Aufgaben für Mitarbeiter oder Gruppen zu bestimmten Dokumenten (z. B. bei Posteingang, Prüfung von Rechtsberaterschreiben etc.) Sortiermöglichkeit beim Hinterlegen von Unterlagen durch Nutzung von Dokument-Kategorien

Damit stellt das Register “Dokumente” die elektronische Akte des Mitgliedes dar.

Wie werden Dokumente im Register “Dokumente” hochgeladen/gespeichert?
Dokumente wie selbst erstellte oder eingescannte Schreiben, Bilder o. ä. können über folgende Wege im Register “Dokumente” gespeichert werden:

• Einscannen in zugewiesenen Scanner-Ordner auf lokalem PC, danach manuelles Hochladen über Dokumente-Maske
• Einscannen in Dokument-Eingang in MIA, hierüber Verteilung an gewünschtes Mitglied

Informationen zu Dokumentkategorien

Was ist eine Dokumentkategorie?

Hierbei handelt es sich um eine Art Dateiordner innerhalb der Dokumente-Maske, dem nur ganz bestimmte Dateien zugeordnet werden.

Beispiel:
Die Ablage von sämtlichen Rechnungen des Mitgliedes erfolgt in der Dokumentkategorie Finanzen.

Was passiert, wenn keine Dokumentkategorien in MIA hinterlegt sind?

• Alle in MIA hinterlegten Dokumente werden unter der systemseitig vorgegebenen Kategorie sonstige Dokumente abgelegt.
• Die Differenzierungsmöglichkeiten der Dateien beschränken sich auf die Suche nach Datum oder einem ggf. zugeordneten Mietobjekt.

Das ist möglich, wenn verschiedene Dokumentkategorien in MIA hinterlegt sind:

Alle in MIA hinterlegten Dokumente können manuell bzw. automatisch bestimmten Dokumentkategorien zugeordnet werden.

Erläuterung:

manuell: beim Hochladen/Einscannen/Zuweisen von Dateien zu einer Mitgliedschaft in den jeweiligen Metadaten des Dokuments

automatisch: bei Erstellung von bestimmten Läufen (Rechnungslauf, Mahnlauf, Ausschlusslauf etc.) Hierbei werden die Dateien (z. B. die Rechnungen) automatisch mit der zur Vorlage eingestellten Dokumentkategorie gespeichert.

Vorteile:

• klare Unterscheidung von Dateien zu verschiedenen Themengebieten ist möglich (z. B. Organisatorisches, Beratungsrelevantes, Finanzen, RSV etc.)
• schnelleres und gezieltes Suchen von bestimmten Dateien nach Dokumentkategorie
• Transparenz für alle Mitarbeiter
• Zeitersparnis

Wie baut man eine sinnvolle Dokumentkategorie-Struktur auf?

Grundsätzlich ist der Aufbau einer detaillierten Struktur der Dokumentkategorien wichtig. Denn diese ermöglicht eine klare Differenzierung der hinterlegten Dateien, was im Arbeitsalltag eine enorme Zeitersparnis darstellen kann. Doch der Aufbau einer solchen Struktur sollte zunächst gut durchdacht werden, damit diese schlussendlich für alle Mitarbeiter praktikabel wird.

Die folgenden Punkte sollten berücksichtigt werden:

• Welche Arten von Dokumenten sollen im Register “Dokumente” gespeichert werden?
• In welche Kategorien können die einzelnen Dokumente gruppiert werden?
• Welche Dokumente sollen welcher Kategorie zugeordnet werden?
• Wie soll das Format des Dokument-Titels aufgebaut sein, in dem die Dokumente abgelegt werden?
• Welche Mitarbeiter sollen mit den hinterlegten Dokumenten arbeiten?
• Mit welcher Unterteilung der Dokumente lässt sich im Arbeitsalltag sowohl für die Verwaltung als auch in der Beratung gut umgehen?

Dokument-Vorschau (Standard)
Im Register “Dokumente” gespeicherte Text-Dateien können im Vorschaufenster (rechter Bereich) als PDF angezeigt werden. Hierfür muss das gewünschte Dokument einfach per Klick ausgewählt werden. Die PDF-Vorschau wird dann angezeigt.

Standard Vorschau:

Hier am Beispiel der Nutzung von Chrome als Web-Browser. (Warnung) Bei Nutzung anderer Web-Browser können die Funktionen möglicherweise differieren.

• alle Text-Dateien werden als PDF-Vorschau angezeigt
• Ansicht kann gedreht werden (im Uhrzeigersinn)
• Zoom-Optionen
• Dokument kann:
  • über Druck-Funktion ausgedruckt werden
  • heruntergeladen werden

Welche Datei-Formate können in der Dokumente-Maske hinterlegt werden?
Grundsätzlich können die meisten Dokument- oder Bild-Formate im Register “Dokumente” hochgeladen werden.

Dateien in den Formaten jpeg, jpg, bmp, pdf und txt können direkt vom Browser selbst angezeigt werden. Alle anderen Formate werden von einem Hintergrundprogramm (Dokumentconverter) so konvertiert, dass sie als PDF-Vorschau angezeigt werden können.

Was tun, wenn ein Dokument in der Vorschau nicht oder nicht korrekt angezeigt wird?
Manchmal werden im Register “Dokumente” Dateien nicht oder nicht korrekt im Vorschau-Fenster angezeigt.

Grund:
Der sog. PDF-Konverter, der im Hintergrund arbeitet und für alle hochgeladenen Dateien eine PDF-Vorschau erstellt, kann ein Format nicht oder nicht korrekt in eine PDF-Vorschau übertragen. Das betreffende Dokument wird in diesen Fällen nicht bzw. nicht in seiner ursprünglichen Form angezeigt.

Aber:
Das hinterlegte Dokument bleibt in seiner ursprünglichen Form trotz der fehlenden bzw. falschen Darstellung selbstverständlich erhalten.

Das Dokument, für das die PDF-Vorschau fehlt oder nicht korrekt angezeigt wird, kann über folgende Wege dennoch in seiner ursprünglichen Form eingesehen werden:

1. Druckvorschau (vom Browser) nutzen:
   Hier wird ein Dokument immer exakt so angezeigt, wie es ausgedruckt wird.

2. Download-Funktion nutzen:
   Hierüber wird das Dokument in seiner ursprünglichen Form auf den eigenen PC heruntergeladen und kann hier mit dem jeweiligem Programm geöffnet werden.

Buttons und ihre Funktion

Button	Erklärung
Filter zurücksetzen	Über diesen Button kann ein genutzter Suchfilter auf den Ausgangswert zum Zeitpunkt des Öffnens der Maske zurückgesetzt werden. Nach dem Zurücksetzen eines Suchfilters werden alle für das Mitglied hinterlegten Dokumente automatisch nach dem Filter geordnet angezeigt, der in den Systemeinstellungen als Standard eingerichtet ist.
Suchen	Über diesen Button kann eine Suchfunktion geöffnet werden. Hiermit können Dokumente gezielt nach folgenden Merkmalen gesucht werden: - Dokumentkategorie - Thema/Titel - Schlagworte - Beratungskategorie
Verteilen	Über diesen Button können Unterlagen, die für ein Mitglied in dessen Dokumenten hinterlegt wurden, zusätzlich in den Dokumenten weiterer Mitglieder hinterlegt werden. Ein Dokument kann beliebig vielen Mitgliedschaften zusätzlich zugeordnet werden. Bei einem verteilten Dokument kann von mehreren Mitgliedschaften aus auf ein Dokument zugegriffen werden. Achtung: Wird ein verteiltes Dokument gelöscht, wird dieses aus den Dokumenten aller Mitgliedschaften entfernt, an die es verteilt wurde. Auch der Datensatz des Mitgliedes, von dem aus das Dokument ursprünglich verteilt wurde, ist hiervon betroffen. Ab der MIA-Version 5.0.0 wird ein verteiltes Dokument bei jedem Mitglied als eigene Kopie mit eigenen Metadaten angelegt.
Dokument verschieben	Mithilfe dieses Buttons kann ein Dokument in den Datensatz eines anderen Mitgliedes verschoben werden. Diese Funktion dient als einfache Korrekturmöglichkeit, wenn ein Dokument versehentlich einem falschen Mitglied zugeordnet wurde.
Dokument hochladen	Über diesen Button kann ein neues Dokument in MIA hochgeladen und damit der elektronischen Akte des Mitgliedes zugefügt werden.
Dokument in neuem Tab anzeigen	Über diesen Button kann eine Vorschau des Dokuments/Bildes in einem separaten Browser-Tab geöffnet werden.
Dokument herunterladen
Dokument bearbeiten	Ohne die Nutzung des Zusatz-Moduls Office4MIA wird über diese beiden Buttons das gleiche Fenster aufgerufen, das die sog. Metadaten des jeweils ausgewählten Dokuments umfasst.
Metadaten	Was sind Metadaten? Bei den sog. Metadaten handelt es sich um Merkmale zu einem Dokument, wie z. B. Titel/Thema, Erstellungsdatum o. ä.
Dokument duplizieren	Über diesen Button können Dokumente dupliziert werden.
Aufgabe erstellen	Über diesen Button kann eine Aufgabe zum ausgewählten Dokument erstellt werden für: einen bestimmten Mitarbeiter (Bearbeiter): - Die Aufgabe wird für einen einzelnen Mitarbeiter hinterlegt und nach Speichern in dessen Aufgabenliste angezeigt. - Auswählbar sind alle in MIA erfassten Mitarbeiter. (Erfassung von Mitarbeitern über Administration -> Mitarbeiter/Nutzer -> erfassen) Die Erinnerungsfunktion ist nutzbar. Mit dieser wird der ausgewählte Mitarbeiter zu einem festgelegten Zeitpunkt per Pop-up-Fenster an die Erledigung der Aufgabe erinnert. einen bestimmten Mitarbeiterkreis (Gruppe): - Die Aufgabe wird für eine Gruppe von Mitarbeitern hinterlegt und nach Speichern in deren Aufgabenlisten angezeigt. - Auswählbar sind alle in MIA erfassten Gruppen. (Erfassung von Gruppen über Administration -> Mitarbeiter/Nutzer -> Rollen)
Dokument löschen	Über diesen Button können bereits für das Mitglied hinterlegte Dokumente gelöscht werden.
Dokument wiederherstellen	Über diesen Button können gelöschte Dokumente wiederhergestellt werden.

Was bedeuten die einzelnen Kennzeichnungen (Icons) vor den Dokument-Titeln?
Die Kennzeichnung erfolgt über sogenannte Icons, die direkt vor dem entsprechenden Dokument-Titel angezeigt werden.

Arbeitsabläufe

Dokument suchen

1. Button “Suchen” (Icon Lupe) anklicken
2. Fenster Dokumente suchen öffnet sich
3. gewünschte Suchkriterien eingeben (Dokumentkategorie, Titel, Schlagworte, Beratungskategorie) Die Recherchefelder “Thema/Titel” und “Schlagworte” suchen nach Enthaltensein.
4. mit Anklicken des Buttons “Übernehmen” Suche starten
5. gewünschtes Dokument wird wie folgt angezeigt:

• Übersicht (links): Dokument-Titel
• Vorschaufenster (rechts): Dokument-Ansicht

Filter zurücksetzen

1. Filter zurücksetzen-Button anklicken
2. Filter wird zurückgesetzt/geleert

   Hinweis

   In der Übersicht werden wieder alle für das Mitglied hinterlegten Dokumente angezeigt.

   Die Sortierung erfolgt automatisch nach dem Parameter, das in den Systemeinstellungen unter Dokumente als Standard eingestellt ist.

Dokument anzeigen/auswählen

1. gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
2. ausgewähltes Dokument wird im Vorschaufenster (rechts) angezeigt

Zugeordneten Fall aufrufen

Unter der Liste der E-Mails werden in einem separaten Feld die ggf. zugeordneten Fälle aufgelistet. Durch Klick auf den Doppelpfeil wird das Register “Fälle” aufgerufen und die ausgewählte E-Mail direkt in der Fallstruktur angezeigt.

Dokument verteilen

1. gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen

2. Button “Verteilen” anklicken

3. Fenster zum Verteilen des Dokumentes öffnet sich

4. Mitgliedsnummer des Mitgliedes im Feld “Mitgliedsnr.” eingeben, in dessen Datensatz das Dokument auch hinterlegt werden soll

5. Suche nach MG mit Anklicken des Buttons “Prüfen” auslösen

6. Suchergebnis wird in tabellarischer Übersicht angezeigt (im Bereich Zusätzlich an andere Mitgliedschaft anhängen)

7. gewünschtes MG in Liste anklicken

8. mit Anklicken des Buttons “Übernehmen” Dokument in ausgewählter Mitgliedschaft hinterlegen

Hinweis

In der tabellarischer Übersicht im Bereich Dokument ist folgenden Mitgliedschaften zugeordnet wird angezeigt, welchen Mitgliedschaften das Dokument zugeordnet ist:

Dokument verschieben

1. Button “Dokument verschieben” anklicken

2. Fenster Dokument verschieben öffnet sich

3. Mitgliedsnummer (oder Namen/Firmenbezeichnung) des Mitgliedes eingeben, zu dem das Dokument verschoben werden soll und mit Anklicken des Buttons “Suchen” bestätigen.

4. Das gewünschte Mitglied wird nun in der tabellarischen Übersicht angezeigt.

5. Falls gewünscht Mietobjekt durch Anklicken zuordnen. Auswahl muss nach Anklicken mit X gekennzeichnet sein.

6. Falls gewünscht, Aufgabe bzgl. Bearbeitung des Dokuments für einen einzelnen Mitarbeiter oder eine bestimmte Gruppe hinterlegen.

Vollständig ausgefüllte Maske auf Richtigkeit prüfen und mit Anklicken des Buttons “Übernehmen” Vorgang abschließen

7. Das Dokument wird nun in der Dokumente-Maske des Mitglieds angezeigt, zu dem dieses verschoben wurde.
8. Alle Metadaten werden beim Verschieben vollständig übernommen.

Dokument hochladen

1. Button anklicken
2. Fenster Dokument hochladen öffnet sich
3. hier alle erforderlichen Daten eingeben:
   • Erstellungs- sowie Eingangdatum eingeben

     Hinweis

     Im Feld Erstellungsdatum wird nach dem Öffnen automatisch das aktuelle Tagesdatum angezeigt. Dieses Datum ist jedoch änderbar.
     
     In der tabellarischen Übersicht (links in der Dokumente-Maske) wird als Datum zum jeweiligen Dokument immer das Erstellungsdatum angezeigt, NICHT das Eingangsdatum.
   • Titel des Dokumentes eingeben

     Hinweis

     Eine klare und einheitliche Struktur der Namensvergabe an hochgeladene Dateien erleichtert es allen Mitarbeitern, das jeweils gewünschte Dokument bei Bedarf schnell zu finden und aufrufen zu können. So kann noch mehr Zeit gespart werden:

     Über Anklicken des Pfeil-Buttons

     können auch fertige Textbausteine einfach per Klick in das Feld eingefügt werden. Diese können hiernach um zusätzliche Angaben vervollständigt werden.

     Beispiel:

     • Auswahl Textbaustein: “BKA-Belege”
       
     • Vervollständigung um Jahreszahl “2018”
       
     • fertiger Text: “BKA-Belege 2018”
       
       Jeder Verein kann in der Administration unter Anwendungen > Textbausteine beliebig viele Vorlagen hinterlegen.

• im Feld Dokumentenkategorie durch Anklicken des Pfeil-Buttons Auswahl aller verfügbaren Dokumentenkategorien öffnen und gewünschte durch Anklicken auswählen
• falls erforderlich Kommentar zum Dokument bzw. Schlagworte oder Bearbeitungshinweise eingeben

4. mit Anklicken der entsprechenden Checkboxen festlegen, ob das Dokument: online vom Mitglied über dessen persönliches Login abrufbar sein soll inhaltlich nicht mehr veränderbar sein soll

5. auf Button “Dokument” klicken, um Hochladen des gewünschten Dokuments zu initiieren

6. Dateiauswahl-Fenster öffnet sich, über das die gewünschte Datei gesucht und durch Doppelklick oder durch Markieren und Klick auf “Öffnen” ausgewählt werden kann

7. grünes Häkchen hinter Button “Dokument” zeigt an, dass Dokument erfolgreich hochgeladen wurde

8. durch Klick auf Button “Speichern” abschließen

9. das Dokument ist nun in MIA hinterlegt und der gewünschten Dokumentkategorie zugeordnet

Dokument in separatem Browser-Tab anzeigen

1. gewünschtes Dokument auswählen
2. Button “Auge-Icon” anklicken
3. Dokument wird als PDF in separatem Browser-Tab angezeigt

Dokument herunterladen

Variante 1: Download der Datei im Ursprungsformat über Button “Dokument herunterladen”

1. gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
2. Button “Dokument herunterladen” anklicken, um Download zu starten
3. Download wird durchgeführt
4. nach Abschluss wird die Datei im Ursprungsformat je nach Browser und dessen Einstellungen: automatisch geöffnet oder muss durch Anklicken des Dateinamens im Anzeigefenster geöffnet werden
5. Datei steht nun zur Weiterverarbeitung auf dem lokalen PC zur Verfügung

Dokument bearbeiten

1. gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
2. Button “Metadaten des Dokuments bearbeiten” anklicken
3. Fenster “Dokument bearbeiten” öffnet sich
4. gewünschte Daten einsehen oder ggfs. eingeben bzw. ändern, z. B.:

• Änderung eines Datums
• textliche Änderung des Titels
• Änderung der Dokumentkategorie
• Einfügen/Bearbeiten/Entfernen eines Kommentars
• Entfernen/Bearbeiten/Hinzufügen von Schlagworten
• Entfernen/Bearbeiten/Hinzufügen von Bearbeitungshinweisen
• Setzen/Entfernen der Markierung in Checkbox Online abrufbar
• Setzen/Entfernen der Markierung in Checkbox finalisiert
• Zuordnen eines anderen Dokuments

5. Änderungen mit Anklicken des Buttons “Speichern” hinterlegen

Dokument duplizieren

1. gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
2. Button “Dokument duplizieren” anklicken, um Duplikat vom gewünschten Dokument zu erstellen
3. Fenster Vorhandenes Dokument duplizieren öffnet sich
4. ggfs. Änderungen der Metadaten des Dokuments in der Maske Detailangaben vornehmen
5. Änderung mit Button “Speichern” abschließen
6. ggfs. über Maske Aufgabe erstellen Aufgabe für bestimmten Mitarbeiter oder Gruppe hinterlegen
7. Änderung mit Button “Speichern” abschließen
8. mit Button “Schließen” beenden
9. das Duplikat des gewünschten Dokuments inkl. aller Eingaben/Änderungen ist nun erstellt und in der tabellarischen Übersicht aller Dokumente (linke Seite) aufgeführt

Aufgabe zum Dokument erstellen

1. gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
2. Button “Aufgabe zum Dokument erstellen” anklicken, um eine neue Aufgabe zum gewählten Dokument zu hinterlegen
3. Fenster Neue Aufgabe anlegen öffnet sich
4. Priorität wählen
5. auswählen, für welchen Mitarbeiter/Gruppe die Aufgabe hinterlegt werden soll
6. Unter dem Punkt Aufgabe auswählen, zu welcher Kategorie die Aufgabe erstellt wird. Voreinstellung hier: Dokumente (weil Aufgabe zu einem Dokument erstellt wird)
7. Zeitfenster eingeben, in dem die Aufgabe zu erledigen ist
8. ggfs. Erinnerungsfunktion aktivieren, indem das Häkchen in die Checkbox Erinnerung gesetzt wird

   Hinweis

   Die Erinnerungsfunktion kann nur für Aufgaben genutzt werden, die für einen einzelnen Benutzer angelegt werden. Bei Gruppen-Aufgaben ist diese Funktion nicht wählbar.
9. im Feld Notiz kurze, prägnante Beschreibung der Aufgabe hinterlegen
10. mit Button “Speichern” Aufgabe erstellen

Dokument löschen

1. gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
2. Button “Dokument löschen” anklicken

   Hinweis

   Dokumente können nur von Mitarbeitern gelöscht werden, deren Rolle das entsprechende Recht zugewiesen wurde.

Dokument-Ansicht drehen

1. gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen

2. den Mauszeiger auf der Dokument-Vorschau bewegen, um die Funktionsbuttons einzublenden

3. Button “Im Uhrzeigersinn um 90° drehen” so oft anklicken, bis gewünschte Ansicht erreicht ist.

Office4MIA

Mit dem Modul „Office4MIA“ können Textdokumente, Tabellenkalkulationen sowie Präsentationen erstellt und bearbeitet werden. Unterstützt werden alle gängigen Formate wie z.B. docx, xlsx, pptx, odt, ods, txt usw.

Voraussetzung:

„Office4MIA“ ist ein Zusatzmodul und muss für die Nutzung freigeschaltet werden.

Vorbereitung:

Systemeinstellungen konfigurieren:

Parameter SGNeuesDokument

Der Parameter steuert, ob bei der Erstellung eines neuen Dokuments die Checkbox „Schreibgebühr“ aktiv ist. Mit dem Wert 0 ist die Checkbox inaktiv, mit 1 ist sie aktiv.

O4M_AufgabeErstellen

Der Parameter steuert, ob die Checkbox “Aufgabe erstellen” standardmäßig gesetzt sein soll oder nicht.

Briefanrede einpflegen:

Briefanrede im Katalog “Anrede” (unter >Administration > Anwendung > Anreden) einpflegen, wenn diese Textmarke verwendet werden soll.

Dokumentvorlagen vorbereiten:

Unter „Administration-> Anwendung-> Vorlagen“ kann eine beliebige Anzahl von Dokumentvorlagen für Office4MIA vorbereitet werden. Die Datenquelle für Officedokumente ist der „Stammdatendruck“ und der Vorlagentyp „Office Vorlagen“. Zusätzlich zu den Textmarken aus der Datenquelle „Stammdatendruck“ können die folgenden drei Textmarken verwendet werden: Office4MIA-Vorlagen

Recht zuordnen:

Das Recht “OFFICE” muss den gewünschten Rollen zur Freischaltung der Funktion zugeordnet werden.

Neues Dokument mit Office4MIA zum Mitglied erstellen/bearbeiten:

Nach dem Öffnen einer Mitgliedschaft kann unabhängig vom angezeigten Register ein neues Officedokument erstellt werden. Mit dem Button „Neues Dokument erstellen“  in der rechten Menüleiste lässt sich Office4MIA öffnen. 

Direkt nach dem Aufruf der Seite ist vorerst nur das Register „Dokument erstellen“ aktiv.

Hier wird aus der Listbox eine Dokumentvorlage ausgewählt sowie der gewünschte Titel des Dokuments angegeben. Optional können Dokumentkategorie, Aktenstandort und das Datum „letze Papierakte“ angegeben werden. Wenn sich das Anschreiben auf ein zugeordnetes Mietobjekt bezieht, kann dies ausgewählt werden. Es werden alle zugeordneten Mietobjekte zur Auswahl angeboten. Je nach Auswahl des Mietobjekts, werden in der Listbox „Beratung“ alle Beratungen zum gewählten Mietobjekt aufgelistet.

Wird bzw. ist (je nach Systemeinstellung) die Checkbox „Schreibgebühr“ gesetzt, wird bzw. ist das Feld für den Betrag der Schreibgebühr eingeblendet. Als Standardwert wird hier die in den Systemeinstellungen angegebene Gebühr angezeigt und kann bei Bedarf überschrieben werden.

Im Bereich „Personen“ werden die Personen ausgewählt, an die sich das Dokument richtet (Spalte Auswahl) und die Anschrift, an die das Dokument adressiert sein soll (Spalte Anschrift verwenden). In der Spalte „Auswahl“ ist eine Mehrfachauswahl möglich, um mehrere Personen anschreiben zu können. Die Auswahl der vorgeschlagenen Personen setzt sich aus allen der Mitgliedschaft zugeordneten Personen zusammen. Aus der Spalte „Anschrift verwenden“ kann nur eine Andresse gewählt werden.

Die Reihenfolge der Briefanreden kann mit einer Einschränkung beeinflusst werden. Die Briefanrede der Person deren Anschrift ausgewählt wurde, steht immer oben in der Liste. Alle weiteren Briefanreden werden in der Reihenfolge hinzugefügt, in der sie ausgewählt werden.

In allen drei Feldern im Bereich „Textblöcke“ können die Adressen und Anreden bei Bedarf manuell nachbearbeitet werden.

Der Button „Zurücksetzen“ stellt die Standardwerte wieder her, wie sie beim Öffnen der Seite angezeigt werden.

Durch Klick auf den Button „Dokument erstellen“ wird das Dokument generiert und die weiteren Register zur Bearbeitung freigeschaltet.

Zudem wurde das Dokument gleichzeitig zum Mitglied gespeichert und kann über das Register „Dokumente“ angezeigt und bearbeitet werden.

Im Register „Dokument“ kann nun der Inhalt des Dokuments bearbeitet werden.

Der Aufbau und die Werkzeuge sind aus Ihnen bekannten Office-Anwendungen vertraut, sodass man sich schnell zurechtfindet.

Im Register „Detailangaben“ können die sogenannten Metainformationen wie z.B. Erstellungsdatum und Dokumenttitel bearbeitet werden.

Im Register „Aufgabe erstellen“ können Aufgaben zum ausgewählten Dokument erfasst werden.

Mit dem Button „Schließen“ wird die Seite ohne vorheriges Speichern geschlossen, wenn Office4MIA in der modalen Ansicht geöffnet wird (nicht bei Ansicht in zweitem Tab).

Das Dokument kann aus dem Register „Dokumente“ erneut mit dem Button „Dokument bearbeiten“   mit Office4MIA geöffnet werden. Die Bearbeitung eines Dokuments ist solange möglich, bis in den Detailangaben die Checkbox „finalisiert“ gesetzt wird. Anschließend ist das Register „Dokument“ nicht mehr aktiv und der Inhalt kann nicht mehr verändert werden. Die Checkbox „finalisiert“ sollte also erst nach Fertigstellung gesetzt werden und sichert den Stand, den ein Adressat erhalten hat.

Benutzung der Sortierfunktion in der Dokument-Übersicht (links)

In dem Feld oberhalb der Übersicht aller zur Mitgliedschaft erfassten Dokumente, wird angezeigt, nach welchem Parameter geordnet diese aktuell angezeigt werden. Hier können auch andere Filter ausgewählt werden, um die Sortierung der Übersicht zu ändern (z. B. nach Eingangsdatum, nach Mietobjekten o. ä.).

1. im Auswahlfeld Auswahl mit Klick auf Button öffnen

2. gewünschten Filter auswählen Auswahl wird farbig hinterlegt und durch Anklicken in das Auswahlfeld übernommen

3. Übersicht wird entsprechend des gewählten Filters geordnet angezeigt