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Arbeitsabläufe Maske Dokumente

Benutzung der Sortierfunktion in der Dokument-Übersicht (links)

In dem Feld oberhalb der Übersicht aller zur Mitgliedschaft erfassten Dokumente, wird angezeigt, nach welchem Parameter geordnet diese aktuell angezeigt werden. Hier können auch andere Filter ausgewählt werden, um die Sortierung der Übersicht zu ändern (z. B. nach Eingangsdatum, nach Mietobjekten o. ä.).

1. im Auswahlfeld Auswahl mit Klick auf Button öffnen

2. gewünschten Filter auswählen Auswahl wird farbig hinterlegt und durch Anklicken in das Auswahlfeld übernommen

3. Übersicht wird entsprechend des gewählten Filters geordnet angezeigt

Dokument suchen

1. Button “Suchen” (Icon Lupe) anklicken
2. Fenster Dokumente suchen öffnet sich
3. gewünschte Suchkriterien eingeben (Dokumentkategorie, Titel, Schlagworte, Beratungskategorie) Die Recherchefelder “Thema/Titel” und “Schlagworte” suchen nach Enthaltensein.
4. mit Anklicken des Buttons “Übernehmen” Suche starten
5. gewünschtes Dokument wird wie folgt angezeigt:

• Übersicht (links): Dokument-Titel
• Vorschaufenster (rechts): Dokument-Ansicht

Suchfilter zurücksetzen

1. Filter zurücksetzen-Button anklicken
2. Filter wird zurückgesetzt/geleert

   Hinweis

   In der Übersicht werden wieder alle für das Mitglied hinterlegten Dokumente angezeigt.

   Die Sortierung erfolgt automatisch nach dem Parameter, das in den Systemeinstellungen unter Dokumente als Standard eingestellt ist.

Dokument anzeigen/auswählen

1. gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
2. ausgewähltes Dokument wird im Vorschaufenster (rechts) angezeigt

Zugeordneten Fall aufrufen

Unter der Liste der E-Mails werden in einem separaten Feld die ggf. zugeordneten Fälle aufgelistet. Durch Klick auf den Doppelpfeil wird das Register “Fälle” aufgerufen und die ausgewählte E-Mail direkt in der Fallstruktur angezeigt.

Dokument verteilen

1. gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen

2. Button “Verteilen” anklicken

3. Fenster zum Verteilen des Dokumentes öffnet sich

4. Mitgliedsnummer des Mitgliedes im Feld “Mitgliedsnr.” eingeben, in dessen Datensatz das Dokument auch hinterlegt werden soll

5. Suche nach MG mit Anklicken des Buttons “Prüfen” auslösen

6. Suchergebnis wird in tabellarischer Übersicht angezeigt (im Bereich Zusätzlich an andere Mitgliedschaft anhängen)

7. gewünschtes MG in Liste anklicken

8. mit Anklicken des Buttons “Übernehmen” Dokument in ausgewählter Mitgliedschaft hinterlegen

Hinweis

In der tabellarischer Übersicht im Bereich Dokument ist folgenden Mitgliedschaften zugeordnet wird angezeigt, welchen Mitgliedschaften das Dokument zugeordnet ist:

Dokument verschieben

1. Button “Dokument verschieben” anklicken

2. Fenster Dokument verschieben öffnet sich

3. Mitgliedsnummer (oder Namen/Firmenbezeichnung) des Mitgliedes eingeben, zu dem das Dokument verschoben werden soll und mit Anklicken des Buttons “Suchen” bestätigen.

4. Das gewünschte Mitglied wird nun in der tabellarischen Übersicht angezeigt.

5. Falls gewünscht Mietobjekt durch Anklicken zuordnen. Auswahl muss nach Anklicken mit X gekennzeichnet sein.

6. Falls gewünscht, Aufgabe bzgl. Bearbeitung des Dokuments für einen einzelnen Mitarbeiter oder eine bestimmte Gruppe hinterlegen.

Vollständig ausgefüllte Maske auf Richtigkeit prüfen und mit Anklicken des Buttons “Übernehmen” Vorgang abschließen

7. Das Dokument wird nun in der Dokumente-Maske des Mitglieds angezeigt, zu dem dieses verschoben wurde.
8. Alle Metadaten werden beim Verschieben vollständig übernommen.

Dokument hochladen

1. Button anklicken
2. Fenster Dokument hochladen öffnet sich
3. hier alle erforderlichen Daten eingeben:
   • Erstellungs- sowie Eingangdatum eingeben

     Hinweis

     Im Feld Erstellungsdatum wird nach dem Öffnen automatisch das aktuelle Tagesdatum angezeigt. Dieses Datum ist jedoch änderbar.
     
     In der tabellarischen Übersicht (links in der Dokumente-Maske) wird als Datum zum jeweiligen Dokument immer das Erstellungsdatum angezeigt, NICHT das Eingangsdatum.
   • Titel des Dokumentes eingeben

     Hinweis

     Eine klare und einheitliche Struktur der Namensvergabe an hochgeladene Dateien erleichtert es allen Mitarbeitern, das jeweils gewünschte Dokument bei Bedarf schnell zu finden und aufrufen zu können. So kann noch mehr Zeit gespart werden:

     Über Anklicken des Pfeil-Buttons

     können auch fertige Textbausteine einfach per Klick in das Feld eingefügt werden. Diese können hiernach um zusätzliche Angaben vervollständigt werden.

     Beispiel:

     • Auswahl Textbaustein: “BKA-Belege”
       
     • Vervollständigung um Jahreszahl “2018”
       
     • fertiger Text: “BKA-Belege 2018”
       
       Jeder Verein kann in der Administration unter Anwendungen > Textbausteine beliebig viele Vorlagen hinterlegen.

• im Feld Dokumentenkategorie durch Anklicken des Pfeil-Buttons Auswahl aller verfügbaren Dokumentenkategorien öffnen und gewünschte durch Anklicken auswählen
• falls erforderlich Kommentar zum Dokument bzw. Schlagworte oder Bearbeitungshinweise eingeben

4. mit Anklicken der entsprechenden Checkboxen festlegen, ob das Dokument: online vom Mitglied über dessen persönliches Login abrufbar sein soll inhaltlich nicht mehr veränderbar sein soll

5. auf Button “Dokument” klicken, um Hochladen des gewünschten Dokuments zu initiieren

6. Dateiauswahl-Fenster öffnet sich, über das die gewünschte Datei gesucht und durch Doppelklick oder durch Markieren und Klick auf “Öffnen” ausgewählt werden kann

7. grünes Häkchen hinter Button “Dokument” zeigt an, dass Dokument erfolgreich hochgeladen wurde

8. durch Klick auf Button “Speichern” abschließen

9. das Dokument ist nun in MIA hinterlegt und der gewünschten Dokumentkategorie zugeordnet

Dokument als PDF in separatem Browser-Tab anzeigen

1. gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
2. Button “Auge-Icon” anklicken
3. Dokument wird als PDF in separatem Browser-Tab angezeigt

Dokument herunterladen

Variante 1: Download der Datei im Ursprungsformat über Button “Dokument herunterladen”

1. gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
2. Button “Dokument herunterladen” anklicken, um Download zu starten
3. Download wird durchgeführt
4. nach Abschluss wird die Datei im Ursprungsformat je nach Browser und dessen Einstellungen: automatisch geöffnet oder muss durch Anklicken des Dateinamens im Anzeigefenster geöffnet werden
5. Datei steht nun zur Weiterverarbeitung auf dem lokalen PC zur Verfügung

Dokument bearbeiten

1. gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
2. Button “Metadaten des Dokuments bearbeiten” anklicken
3. Fenster “Dokument bearbeiten” öffnet sich
4. gewünschte Daten einsehen oder ggfs. eingeben bzw. ändern, z. B.:

• Änderung eines Datums
• textliche Änderung des Titels
• Änderung der Dokumentkategorie
• Einfügen/Bearbeiten/Entfernen eines Kommentars
• Entfernen/Bearbeiten/Hinzufügen von Schlagworten
• Entfernen/Bearbeiten/Hinzufügen von Bearbeitungshinweisen
• Setzen/Entfernen der Markierung in Checkbox Online abrufbar
• Setzen/Entfernen der Markierung in Checkbox finalisiert
• Zuordnen eines anderen Dokuments

5. Änderungen mit Anklicken des Buttons “Speichern” hinterlegen

Dokument duplizieren

1. gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
2. Button “Dokument duplizieren” anklicken, um Duplikat vom gewünschten Dokument zu erstellen
3. Fenster Vorhandenes Dokument duplizieren öffnet sich
4. ggfs. Änderungen der Metadaten des Dokuments in der Maske Detailangaben vornehmen
5. Änderung mit Button “Speichern” abschließen
6. ggfs. über Maske Aufgabe erstellen Aufgabe für bestimmten Mitarbeiter oder Gruppe hinterlegen
7. Änderung mit Button “Speichern” abschließen
8. mit Button “Schließen” beenden
9. das Duplikat des gewünschten Dokuments inkl. aller Eingaben/Änderungen ist nun erstellt und in der tabellarischen Übersicht aller Dokumente (linke Seite) aufgeführt

Aufgabe zum Dokument erstellen

1. gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
2. Button “Aufgabe zum Dokument erstellen” anklicken, um eine neue Aufgabe zum gewählten Dokument zu hinterlegen
3. Fenster Neue Aufgabe anlegen öffnet sich
4. Priorität wählen
5. auswählen, für welchen Mitarbeiter/Gruppe die Aufgabe hinterlegt werden soll
6. Unter dem Punkt Aufgabe auswählen, zu welcher Kategorie die Aufgabe erstellt wird. Voreinstellung hier: Dokumente (weil Aufgabe zu einem Dokument erstellt wird)
7. Zeitfenster eingeben, in dem die Aufgabe zu erledigen ist
8. ggfs. Erinnerungsfunktion aktivieren, indem das Häkchen in die Checkbox Erinnerung gesetzt wird

   Hinweis

   Die Erinnerungsfunktion kann nur für Aufgaben genutzt werden, die für einen einzelnen Benutzer angelegt werden. Bei Gruppen-Aufgaben ist diese Funktion nicht wählbar.
9. im Feld Notiz kurze, prägnante Beschreibung der Aufgabe hinterlegen
10. mit Button “Speichern” Aufgabe erstellen

Dokument löschen

1. gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
2. Button “Dokument löschen” anklicken

   Hinweis

   Dokumente können nur von Mitarbeitern gelöscht werden, deren Rolle das entsprechende Recht zugewiesen wurde.

Dokument-Ansicht drehen

1. gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen

2. den Mauszeiger auf der Dokument-Vorschau bewegen, um die Funktionsbuttons einzublenden

3. Button “Im Uhrzeigersinn um 90° drehen” so oft anklicken, bis gewünschte Ansicht erreicht ist.

Office4MIA

Mit dem Modul „Office4MIA“ können Textdokumente, Tabellenkalkulationen sowie Präsentationen erstellt und bearbeitet werden. Unterstützt werden alle gängigen Formate wie z.B. docx, xlsx, pptx, odt, ods, txt usw.

Voraussetzung:

„Office4MIA“ ist ein Zusatzmodul und muss für die Nutzung freigeschaltet werden.

Vorbereitung:

Systemeinstellungen konfigurieren:

Parameter SGNeuesDokument

Der Parameter steuert, ob bei der Erstellung eines neuen Dokuments die Checkbox „Schreibgebühr“ aktiv ist. Mit dem Wert 0 ist die Checkbox inaktiv, mit 1 ist sie aktiv.

O4M_AufgabeErstellen

Der Parameter steuert, ob die Checkbox “Aufgabe erstellen” standardmäßig gesetzt sein soll oder nicht.

Briefanrede einpflegen:

Briefanrede im Katalog “Anrede” (unter >Administration > Anwendung > Anreden) einpflegen, wenn diese Textmarke verwendet werden soll.

Dokumentvorlagen vorbereiten:

Unter „Administration-> Anwendung-> Vorlagen“ kann eine beliebige Anzahl von Dokumentvorlagen für Office4MIA vorbereitet werden. Die Datenquelle für Officedokumente ist der „Stammdatendruck“ und der Vorlagentyp „Office Vorlagen“. Zusätzlich zu den Textmarken aus der Datenquelle „Stammdatendruck“ können die folgenden drei Textmarken verwendet werden: Office4MIA-Vorlagen

Recht zuordnen:

Das Recht “OFFICE” muss den gewünschten Rollen zur Freischaltung der Funktion zugeordnet werden.

Neues Dokument mit Office4MIA zum Mitglied erstellen/bearbeiten:

Nach dem Öffnen einer Mitgliedschaft kann unabhängig vom angezeigten Register ein neues Officedokument erstellt werden. Mit dem Button „Neues Dokument erstellen“  in der rechten Menüleiste lässt sich Office4MIA öffnen. 

Direkt nach dem Aufruf der Seite ist vorerst nur das Register „Dokument erstellen“ aktiv.

Hier wird aus der Listbox eine Dokumentvorlage ausgewählt sowie der gewünschte Titel des Dokuments angegeben. Optional können Dokumentkategorie, Aktenstandort und das Datum „letze Papierakte“ angegeben werden. Wenn sich das Anschreiben auf ein zugeordnetes Mietobjekt bezieht, kann dies ausgewählt werden. Es werden alle zugeordneten Mietobjekte zur Auswahl angeboten. Je nach Auswahl des Mietobjekts, werden in der Listbox „Beratung“ alle Beratungen zum gewählten Mietobjekt aufgelistet.

Wird bzw. ist (je nach Systemeinstellung) die Checkbox „Schreibgebühr“ gesetzt, wird bzw. ist das Feld für den Betrag der Schreibgebühr eingeblendet. Als Standardwert wird hier die in den Systemeinstellungen angegebene Gebühr angezeigt und kann bei Bedarf überschrieben werden.

Im Bereich „Personen“ werden die Personen ausgewählt, an die sich das Dokument richtet (Spalte Auswahl) und die Anschrift, an die das Dokument adressiert sein soll (Spalte Anschrift verwenden). In der Spalte „Auswahl“ ist eine Mehrfachauswahl möglich, um mehrere Personen anschreiben zu können. Die Auswahl der vorgeschlagenen Personen setzt sich aus allen der Mitgliedschaft zugeordneten Personen zusammen. Aus der Spalte „Anschrift verwenden“ kann nur eine Andresse gewählt werden.

Die Reihenfolge der Briefanreden kann mit einer Einschränkung beeinflusst werden. Die Briefanrede der Person deren Anschrift ausgewählt wurde, steht immer oben in der Liste. Alle weiteren Briefanreden werden in der Reihenfolge hinzugefügt, in der sie ausgewählt werden.

In allen drei Feldern im Bereich „Textblöcke“ können die Adressen und Anreden bei Bedarf manuell nachbearbeitet werden.

Der Button „Zurücksetzen“ stellt die Standardwerte wieder her, wie sie beim Öffnen der Seite angezeigt werden.

Durch Klick auf den Button „Dokument erstellen“ wird das Dokument generiert und die weiteren Register zur Bearbeitung freigeschaltet.

Zudem wurde das Dokument gleichzeitig zum Mitglied gespeichert und kann über das Register „Dokumente“ angezeigt und bearbeitet werden.

Im Register „Dokument“ kann nun der Inhalt des Dokuments bearbeitet werden.

Der Aufbau und die Werkzeuge sind aus Ihnen bekannten Office-Anwendungen vertraut, sodass man sich schnell zurechtfindet.

Im Register „Detailangaben“ können die sogenannten Metainformationen wie z.B. Erstellungsdatum und Dokumenttitel bearbeitet werden.

Im Register „Aufgabe erstellen“ können Aufgaben zum ausgewählten Dokument erfasst werden.

Mit dem Button „Schließen“ wird die Seite ohne vorheriges Speichern geschlossen, wenn Office4MIA in der modalen Ansicht geöffnet wird (nicht bei Ansicht in zweitem Tab).

Das Dokument kann aus dem Register „Dokumente“ erneut mit dem Button „Dokument bearbeiten“   mit Office4MIA geöffnet werden. Die Bearbeitung eines Dokuments ist solange möglich, bis in den Detailangaben die Checkbox „finalisiert“ gesetzt wird. Anschließend ist das Register „Dokument“ nicht mehr aktiv und der Inhalt kann nicht mehr verändert werden. Die Checkbox „finalisiert“ sollte also erst nach Fertigstellung gesetzt werden und sichert den Stand, den ein Adressat erhalten hat.