Fragen & Antworten

Anleitung fehlerfreie Darstellung csv-Dateien Excel

Anleitung zur fehlerfreien Darstellung von csv-Dateien aus MIA mit Excel

1. Die in MIA erzeugte x.csv Datei Speichern! (nicht Öffnen)

2. EXCEL öffnen, neues Dokument, unter Register DATEN das ICON ‘Aus text’ klicken

3. “Getrennt” auswählen

4. Festlegen, ab welcher Zeile die Datei in die neue Tabelle eingefügt werden soll,

   (die Zeile mit den Feldüberschriften miteinbeziehen!)

5. Häkchen setzen bei “Die Daten haben Überschriften”, “Weiter” klicken

6. Trennzeichen “Semikolon” Häkchen setzen, “Weiter” klicken

7. In der Datenvorschau horizontal scrollen auf die Spalte „PLZ“, Spalte auswählen und

   “Text” anstelle von “Standard” wählen (für die Anzeige der 0 an der ersten Stelle der PLZ),

   die Spalte “Hausnummer” auswählen und „Text“ anstelle von „Standard“ wählen,

8. “Fertigstellen” klicken

Jetzt ist die Darstellung der Zeichen in der Tabelle korrekt.

Browser-Update - Website blockiert Download

Browser-Update - unsichere Website blockiert Download von Dokumenten

Wenn nach einem Update des Browsers keine Dokumente mehr aus MIA heruntergeladen werden können bzw. der Download blockiert wird, kann MIA in den Einstellungen als vertrauenswürdige Seite eingestellt werden. Im Folgenden eine Anleitung am Beispiel von Google-Chrome:

Warum wird MIA als unsichere Webseite eingestuft?

Die Hersteller der Webbrowser haben in den letzten Monaten Sicherheitshinweise implementiert, um die Nutzer besser vor Gefahren zu schützen. Da MIA aktuell noch nicht mit dem https-Protokoll läuft, werden Downloads blockiert. Da MIA aber in einem nicht öffentlichen Netzwerk läuft, kann MIA als vertrauenswürdige Seite hinterlegt werden. Die Umstellung von MIA von http nach https ist derzeit in der Umsetzung.

Einrichtung des Dokumenteneingangs

Der Dokumenteneingang ist eine Schnittstelle zu Scannern, die eingelesene Dokumente in einem Netzwerkordner ablegen können. Diese Dokumente müssen im PDF-Format abgelegt werden.

Ideal sind lesbare PDF-Dateien, in denen der Text so gespeichert ist, dass man ihn markieren und kopieren kann. Diese Dokumente werden von der geplanten Volltextsuche mit durchsucht.

Der Netzwerkordner, in dem der Scanner die Dateien ablegt, muss so freigegeben werden, dass er in MIA eingebunden werden kann. Also genauso, wie der MIA-Datenordner. die Freigabedaten müssen uns mitgeteilt werden, damit wir sie in MIA entsprechend einbinden können.

Wenn das geschehen ist können die eingescannten Dokumente im Dokumenteingang in MIA  den Mitgliedern zugeordnet werden.

Vereine, die MIA im Rechenzentrum der DES betreiben, können sich zur Einrichtung des Dokumenteingangs an die MIA-Hotline wenden.

Einrichtung von MIA-Online

Mit der neuen Online-Schnittstelle von MIA können eine Reihe von Diensten auf der Website des Vereins angeboten werden.
Damit können beispielsweise:

Interessenten:

• online Mitgliedschaft beantragen

Mitglieder:

• Termine buchen
• Termine löschen
• Beratungsanfragen stellen und ihre Dokumente hochladen
• die Antworten der Berater einsehen
• vom Verein bereitgestellte Dokumente herunterladen
• Adressänderungen und neue Bankverbindungen melden
• Mitgliedskonto einsehen
• Kontaktdaten ändern
• Zugangsdaten anfordern.

Damit Interessenten und Mitglieder Ihres Vereines diese Funktionen der MIA-Online-Schnittstelle auf  Ihrer Website nutzen können, müssen einige Einstellungen und Vorbereitungen vorab vom Verein bzgl. folgender Funktionen in MIA durchgeführt werden:

1. Anträge auf Mitgliedschaft

(Online-Mitgliedschaft)

Um Antragstellern die Kosten für die Mitgliedschaft im Antrag anzeigen zu können, müssen folgende Schritte vorgenommen werden:

1.  in Administration unter Finanzen > BK-Gruppen mindestens eine Beitragsklassengruppe durch Setzen des Häkchens im Feld Online für den Online-Abruf freigeben (siehe Screenshot unten)
   

   Hinweis

   Wenn ein Verein Neumitgliedern die RSV optional anbietet, müssen zwei BK-Gruppen für den Online-Antrag freigegeben und die entsprechenden Preise eingetragen werden.

   Achtung

   Die BK-Gruppe, die den Mitgliedsbeitrag inkl. RSV enthält, muss zusätzlich durch Setzen des Häkchens im Feld RSV gekennzeichnet werden.
2. einmalige Aufnahmegebühr im Feld einmaliger Betrag in EUR eingeben (siehe Screenshot unten)
3. jährlich fälliger Beitrag im Feld jährlicher Betrag in EUR eingeben (siehe Screenshot unten)
4. Änderungen mit ‘speichern’ abschließen

2. Online-Buchung/Absage von Terminen

(nur für Mitglieder)

Mit der Online-Schnittstelle können Mitglieder auf der Website des Vereins bequem Termine buchen oder absagen. Damit diese Funktion genutzt werden kann, müssen:

Schritt 1: Terminvorschläge online anzeigbar machen

1. Möglichkeit: Einstellung über die Kalendervorlagen:

• Termin per Klick auswählen (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt)
• Häkchen im Feld Online buchbar setzen
• mit ‘Speichern’ abschließen

2. Möglichkeit: Einstellung beim Einfügen einzelner Terminblöcke (Administration -> Beraterkalender -> Vorbereiten)

• Daten des anzulegenden Terminblocks eingeben (Datum, Uhrzeit von/bis, Art, Ort, Dauer)
• Häkchen im Feld “Online buchbar” setzen
• mit ‘Speichern’ abschließen

Schritt 2: Beratungsarten freigeben

1. Administration > Anwendung > Beratungsarten
2. gewünschte Beratungsart per Klick auswählen (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt)
3. Häkchen im Feld online auswählbar setzen
4. mit ‘Speichern’ abschließen

Schritt 3: Systemeinstellungen anpassen

Die Anpassung der Systemeinstellungen erfolgt unter Administration > Systemeinstellungen > Module > MIA-Online

1. Wie viele Termine soll das Mitglied online buchen können?

• Parameter OnlineTerminMaximum: Hier kann eingestellt werden, wie viele Termine ein Mitglied online buchen kann.

  Hinweis

  Vor- bzw. Standardeinstellung: 1 Termin

  Ist die Vor- bzw. Standeinstellung hinterlegt, kann der nächste Termin vom Mitglied erst dann gebucht werden, wenn kein offener Termin in der Zukunft mehr vorhanden ist.

• Parameter OnlineTerminAbsVorlauf: Hier kann eingestellt werden, wie viele Stunden ein Termin vor dessen Beginn noch abgesagt werden kann.

• Parameter OnlineTermineVoraus: Hier kann festgelegt werden, in welchem Zeitraum ein Mitglied Termine buchen kann.

3. Dokumente übermitteln

(nur für Mitglieder)

Mit der Online-Schnittstelle für MIA können Dokumente kostengünstig und rechtssicher über die Website des Vereins an Mitglieder übermittelt werden. Dabei muss jedes Dokument für den Abruf freigegeben werden. Dies ist einzeln oder automatisch möglich.

1. Möglichkeit: Dokumente einzeln manuell freigeben:

• Dokumente-Maske auswählen
• gewünschtes Dokument in der Übersicht (links) auswählen (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt)
• Button ‘Bearbeiten’ anklicken
• Bearbeitungsfenster öffnet sich
• Häkchen im Feld Online abrufbar setzen
• mit  ‘Speichern’ abschließen

2. Möglichkeit: Dokumente automatisch freigeben:

In der Administration kann einer bestimmten Vorlage, mit der ein Dokument erstellt wird, die Onlinefreigabe zugewiesen werden.  So wird jedes Dokument, dass mit dieser Vorlage erstellt wird, automatisch online für das jeweilige Mitglied freigegeben.

• Administration - Anwendung - Vorlagen
• gewünschtes Dokument in der Übersicht (links) auswählen (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt)
• auf der rechten Seite werden nun die Details zur ausgewählten Vorlage angezeigt
• hier das Häkchen im Feld Online abrufbar setzen
• mit  ‘Speichern’ abschließen

Das passiert, wenn ein Dokument für den Online-Abruf  freigegeben wurde:

1. Das Mitglied erhält automatisch eine Email mit der Information, dass ein neue Dokument bereitgestellt wurde.

   Achtung

   Die Vorlage für die Informations-Email (MIA-Online Neues Dokument) kann in der Administration unter Anwendung > Vorlagen an die Bedürfnisse jedes Vereines individuell angepasst werden.
2. Das Mitglied kann sich in seinem persönlichen Bereich einloggen.
3. Hier kann das Mitglied das bereitgestellte Dokument herunterladen.

Wie erkenne ich in MIA, dass ein Dokument online bereitgestellt wurde oder ob das Mitglied dieses abgerufen hat?

Anhand folgender Icons, die zusätzlich in der Dokumente-Maske angezeigt werden, kann schnell nachvollzogen werden, inwiefern ein Dokument online bereitgestellt bzw. abgerufen wurde:

	Das Dokument ist nicht zum Abruf über die Website freigegeben
	Das Dokument wurde freigegeben
	Das Dokument wurde vom Mitglied abgerufen
	Das Dokument ist als gelöscht markiert und in den Papierkorb verschoben

Mitglieder

Umzug - Änderung welcher Adressen?

Welche Adressen werden beim Umzug geändert?

Es wird die Wohnanschrift (Register Person) geändert und die Anschrift des Mietobjektes, wobei ein neues Mietobjekt angelegt wird.

Archivlauf - wer wird archiviert?

Aktuell werden nur ehemalige Mitglieder archiviert! Personen, die zu keiner Zeit eine Mitgliedschaft begründet hatten, werden nicht im Archivlauf berücksichtigt.

Werden archivierte Personen direkt gelöscht?

Nein, eine Archivierung wird in zwei Schritten durchgeführt. Im ersten Schritt werden alle relevanten Mitglieder mit einem Kennzeichen versehen, so dass diese sich zwar weiterhin in der Datenbank befinden, aber nur noch für Anwender mit einem gesonderten Recht sichtbar sind. Im zweiten Schritt werden die als archiviert gekennzeichneten Mitglieder, nach einem vom Verein festgelegten Zeitraum gelöscht.

Vorlage für Druck aus Infomaske?

Wie kann ich eine Vorlage für den Druck aus der Infomaske anlegen?

1. Rufen Sie ‘Administration / Anwendung / Vorlagen’ auf

2. Klicken Sie im Abschnitt odt-Vorlage auf ‘Neue Vorlage’ und füllen Sie die Felder oben aus

   

   Im Feld ‘Bezeichnung’ tragen Sie eine Bezeichnung Ihrer Wahl ein. Der Teil in Klammern in meinem Beispiel dient nur der leichteren Verwaltung der Vorlagen.
   Als Datenquelle können Sie LaufzettelDruck, StammdatenDruck oder AdressEtikett verwenden. Wählen Sie die Datenquelle, die die benötigten Platzhalter enthält. Die Liste der Platzhalter finden Sie hier.
   

3. Erstellen Sie eine Vorlage mit OpenOffice oder einer aktuellen Version von Microsoft Word, mit der odt-Dateien bearbeitet werden können. Wichtig ist dabei, dass Sie bei der Erstellung der Vorlage die Platzhalter für die gewählte Datenquelle nutzen.

4. Speichern Sie die Vorlage und laden Sie sie mit ‘Vorlage importieren’ in MIA hoch.

5. Klicken Sie auf ‘Speichern’

Wenn Sie nun in der Infomaske auf ‘Drucken’ klicken sehen Sie die neue Vorlage in der Auswahl

Wenn Sie eine neue Vorlage nicht gleich in der Auswahl sehen müssen Sie sich ab- (Logout) und wieder anmelden.

Einrichtung Grundkonfiguration MIA?

Wie richte ich die Grundkonfiguration von MIA ein?

1. Benutzer anlegen
   Bei der Konvertierung werden alle Benutzer angelegt, die im Vorprogramm schon eingerichtet waren, die Namen bestehen meist aus Ziffern oder Buchstabenkürzeln. Die Namen können voll ausgeschrieben eingetragen werden, das ist besser lesbar. In einigen Vereinen werden auch Berater als Benutzer angelegt. In diese Fällen muss geklärt werden, ob die Berater die Anwendung selbst nutzen sollen oder ob sie nur angelegt werden, damit in der Verwaltung für sie Termine und Beratungen eingetragen werden können. Noch aktive Berater bekommen ein Häkchen in den Checkboxen Aktiv und Berater und einen Eintrag in Termindauer.
   Bitte keine Benutzer löschen - es kann sein, dass sie z. B. Beratungen zugeordnet sind.

2. Benutzern Rollen zuordnen
   Jeder Benutzer braucht mindestens eine Rolle mit ein paar Basisrechten, die in ‘Nutzer in Rolle’ zugeordnet wird. Hat ein Benutzer keine Rolle passiert das was man jetzt in Saarbrücken sehen kann - der Benutzer bekommt kein Menü angezeigt sondern nur eine Fehlermeldung.
   Der MIA-Support kann Ihnen eine Liste von vorkonfigurierten Rollen einspielen wenn Sie das wünschen

Nach dem Einspielen der Datei gibt es eine Basisrolle. Sie enthält die minimal nötigen Rechte die ein Benutzer braucht um sich an MIA anmelden und ein paar grundlegende Funktionen nutzen zu können. Diese Rolle sollte jedem Anwender zugeordnet werden. Zusätzlich können dann weitere Rollen für Funktionen zugeordnet werden, die ein Anwender für seine Arbeit im Verein braucht.

3. Konten einrichten
   Unter ‘Administration - Finanzen - Konten’ müssen die Finanzkonten eingerichtet werden, die der Verein braucht. Bei der Konvertierung werden schon diverse Konten angelegt, zusätzliche können in beliebiger Zahl angelegt werden.

Dabei kann man sich an zwei Anforderungen orientieren:

1. Für jede Umsatzsteuerklasse, die der Verein berücksichtigen muss, sollte ein Konto angelegt sein. Damit können die Zahlen für die USt-Erklärung über die Kontenblätter abgerufen werden.
2. Für Auswertungen, die die Vereinsleitung braucht sollten entsprechende Konten angelegt werden. Wenn z. B. die Frage beantwortet werden soll, wie viel an Schreibgebühren berechnet wurde, oder wie viel Bankgebühren für Rücklastschriften angefallen sind, kann man das ebenfalls über Buchungen auf entsprechende Konten und Auswertung über Kontenblätter ganz leicht raus bekommen.

Die Kontonummern legt jeder Verein selbst fest - für MIA sind die Nummern gleichgültig. Zu beachten ist aber, dass die Bezeichnung der Konten als Vorgabe in Buchungen im Buchungstext eingetragen wird. Da sollte also was gewählt werden, was nachher auch auf Mahnungen oder Rechnungen stehen soll/darf.

4. Zahlungspläne
   Bei der Konvertierung werden Zahlungspläne angeleget, i. d. R. auch nur die, die in einem Verein wirklich gebraucht werden.
   Jeder Verein braucht einen Zahlungsplan für jährliche und einen für eine einmalige (Aufnahmegebühr) Fälligkeit. Viele Vereine haben zusätzlich Mitglieder die halb- oder vierteljährlich zahlen.

Wenn Sie Probleme bei der Konfiguration der Zahlungspläne habt melden Sie sich bitte beim MIA-Support.

5. Beitragsklassen
   Bei der Konvertierung werden die Beitragsklassen angelegt, die im alten Programm da waren oder sich aus Einstellungen im alten Programm ergeben. Zusätzlich muss eine BK für die Aufnahmegebühr und ev. benötigte andere regelmäßige Zahlungen angelegt werden.
   Zu jeder BK muss ein existierendes (s. 3.) Finanzkonto (Forderungskonto) und ein Zahlungsplan eingetragen werden!
   Ev. müssen Sie sich ab- und wieder anmelden, damit Ihr die neuen oder geänderten Zahlungspläne angezeigt bekommt.

6. Beitragsklassengruppen (BK-Gruppen)
   BK-Gruppen steuern bei der Mitgliedserfassung die Zuordnung von Beitragsklassen für das neue Mitglied und die Sollbuchungen dazu im Mitgliedskonto. Sprecht bitte mit den Vereinen ab, welche BK-Gruppen gebraucht werden und welche davon die Standardgruppe sein soll. Die wird bei der Mitgliedserfassung dann automatisch vorgegeben und sorgt dafür, dass kein Mitglied ohne BK angelegt wird.
   Die Namen der BK-Gruppen sollten so gewählt werden, dass die Benutzer sie leicht wieder erkennen und sie aussagen, was sich dahinter verbirgt: Z. B. ‘1 - LS-Zahler mit RSV’

7. Systemeinstellungen
   Folgende Parameter müssen eingestellt bzw. kontrolliert werden:

• gRechnungsMin - Erklärung in der Maske (Beschreibung). Wichtig: Vor den Betrag muss ein - gesetzt werden (falls der Betrag nicht 0 ist) und ein Dezimalpunkt statt Komma gesetzt werden

• LastschriftMin - Erklärung in der Maske (Beschreibung). Wichtig: Vor den Betrag muss ein - gesetzt werden (falls der Betrag nicht 0 ist) und ein Dezimalpunkt statt Komma gesetzt werden

• gMIDmin und gMIDmax steuern die Vergabe der Mitgliedsnummern. Wenn die z. B. zwischen 45321 und 60000 vergeben werden sollen müssen diese beiden Werte eingetragen werden.

• gKontoBar - Nummer des Kassenkontos. Wichtig für Sofortzahlung bei der Mitgliedserfassung!

• gKontoBank - Nummer des Bankkontos. Wichtig z. B. bei Lastschriften

• KontoRLS - Konto auf das Rücklastschriften bei der Verarbeitung über die camt.054-Schnittstelle gebucht werden

• RLSBuchText - Da wird i. d. R. ‘Rücklastschrift’ eingetragen

• LSBuchText - Da wird i. d. R. ‘Lastschrift’ eingetragen 

• KontoRLSGebBank - Konto auf das bei der Verarbeitung über die camt.054-Schnittstelle die Gebühren ins Mitgliedskonto gebucht werden 

• KontoRLSGebVerein - Konto auf das bei der Verarbeitung über die camt.054-Schnittstelle die Gebühren ins Mitgliedskonto gebucht werden   , die der Verein zusätzlich für Rücklastschriften berechnet

• RLSGebVerein - Rücklastschriftgebühr die der Verein zusätzlich für Rücklastschriften berechnet (nur bei Verarbeitung über die camt-Schnittstelle)

• RLSBuchTextGebBank - Buchungstext der bei der Buchung von Rücklastgebühren ins Mitgliedskonto eingetragen wird.

• RLSBuchOhneGebTraeger - Steuert, ob bei der Verarbeitung von Rücklastschriften Bankgebühren auch bei fehlenden Kennzeichen in der camt-Datei verbucht werden.

In den Stammdaten des Vereins (Maske Systemeinstellungen unten) müssen mindestens die Vereinsnummer, BIC, IBAN und Gläubiger-ID eingetragen werden.

8 - Fertig
Der Anwender sollte sich nun mal ab- und wieder anmelden und kann nun arbeiten und Mitglieder erfassen.
Um die Einrichtung komplett abzuschließen müssen noch interne und ggf. Word4MIA-Vorlagen angepasst und ev. eingerichtet werden.