Lastschriften

Durchführen von SEPA-Lastschriftläufen

Anlegen der neuen Lastschrift

Um einen neuen Lastschriftlauf anzulegen, klicken Sie auf den Button “Neuer Lauf”. Daraufhin öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie nach dem Ausführungsdatum der Lastschrift gefragt werden. Nachdem Sie eines eingegeben haben und auf “Ausführen” klicken, wird der neue Lastschriftlauf angelegt. Dabei werden alle Mitgliedskonten von Lastschriftzahlern überprüft. Liegt der Saldo unter dem in der Systemeinstellung eingestellten Wert (Parameter “LastschriftMin”) wird für das Mitglied, oder den abweichenden Beitragszahler, eine Lastschrift erstellt.

Dabei werden der einzuziehende Betrag und die Positionen vermerkt, die mit der Lastschrift ausgeglichen werden. Eine Buchung im Mitgliedskonto wird noch nicht vorgenommen.

Das Anlegen des neuen Lastschriftlaufes erfolgt im Hintergrund, Sie können in MIA weiter arbeiten. Sobald der Lauf angelegt ist, werden Sie benachrichtigt.

Lauf bearbeiten

Nach Klick auf den Button “Lauf bearbeiten” wird eine Übersicht über alle Lastschriften des gewählten Laufes angezeigt. Sie können eine Lastschrift suchen und aus dem Lauf entfernen.

Das kann z. B. dann sinnvoll sein, wenn ein Mitglied bekannt gibt, dass sein Konto nicht gedeckt ist oder seine Bankverbindung sich geändert hat. Damit können Kosten für Lastschriftrückläufer vermieden werden.

Ein Lastschriftlauf kann nur solange bearbeitet werden, bis er exportiert wurde. Ist der Status “vollständig exportiert” oder “teilweise exportiert”, kann eine Lastschrift aus einem Lauf nicht mehr zurückgenommen werden. Sollte eine Bearbeitung dennoch nötig sein, kann der LS-Lauf annulliert werden.

SEPA-Vorbenachrichtigungen erstellen

Die Vorbenachrichtigungen werden nach Klick auf den Button “Vorbenachrichtig. erstellen” erstellt. Die Erstellung wird im Hintergrund ausgeführt. Nach Fertigstellung wird die folgende Meldung angezeigt:

Bei Kontoinhabern, für die in der Mandatsverwaltung (Register Zahlungsverkehr) als Kommunikationsweg “Brief” eingetragen ist, wird eine PDF-Datei erstellt und im Serverdruck bereitgestellt. Bei Kontoinhabern, für die als Kommunikationsweg ‘E-Mail’ eingetragen ist, wird je nach Einstellung eine E-Mail erstellt und das Dokument aus der .odt-Vorlage als PDF-Datei als Anhang beigefügt oder eine E-Mail ohne das PDF-Dokument als Anhang.

1. E-Mail mit SEPA-Vorbenachrichtigung als Anhang wird verschickt wenn es in der Vorlagenverwaltung keine oder keine gültige html-Vorlage für die SEPA-Vorbenachrichtigung gibt. In diesem Fall wird in die E-Mail zur Vorbenachrichtigung der Wert des Systemparameters “SepaMailBody” (Administration-> Systemeinstellungen und Finanzen-> Lastschrift) eingefügt.

2. E-Mail ohne SEPA-Vorbenachrichtigung als Anhang wird verschickt wenn es in der Vorlagenverwaltung eine gültige html-Vorlage für die SEPA-Vorbenachrichtigung gibt.

Der Versand der E-Mails erfolgt nach dem Start der Funktion ohne weitere Nachfrage. Im Protokoll (Register Person -> Button “Protokoll”) des Mitglieds wird dazu ein Eintrag vorgenommen.

Lauf löschen

Mit dieser Funktion kann ein Lauf, der noch nicht exportiert oder annulliert wurde, gelöscht werden. Alle zugehörigen Einträge werden damit entfernt.

Lauf exportieren

Um die Lastschrift-Datei(en) im xml-Format für die Bank zu erstellen, klicken Sie auf den Button “Lauf exportieren”. Durch den Export werden die Haben-Buchungen in den Mitgliedskonten geschrieben. Die Erstellung der Datei läuft im Hintergrund, sobald der Vorgang abgeschlossen ist, erfolgt eine Benachrichtigung.

Export im Format “pain.008.001.02”

Erstlastschriften (FRST) und Folgelastschriften (RCUR) werden getrennt in separte Dateien exportiert. Die Dateien werden nach der Fertigstellung des Exports im Verzeichnis MIA-Daten/bank bereit gestellt (hier entsteht eine bereinigte Datei ohne Sonderzeichen). Alternativ können Sie die Lastschriftdateien auch in MIA im Menü unter “Administration -> Import/Export -> Übersicht Dateien” herunterladen (diese Datei enthält ggf. Sonderzeichen).

Export im Format “pain.008.001.08” (ab MIA-Version 5.5.5 möglich)

Erstlastschriften (FRST) und Folgelastschriften (RCUR) werden zusammen in eine einzige Datei exportiert. Diese Datei wird nicht mehr im Dateisystem (geteiles Verzeichnis) abgelegt! Die Lastschrift-Datei muss manuell auf der Seite “Administration -> Import/Export -> Import-/Export-Dateien” heruntergeladen und bei der Bank eingereicht werden. Erlaubte Zeichen innerhalb der Lastschrift-Datei sind:

• Ziffern 0 bis 9
• kleine Buchstaben a bis z
• große Buchstaben A bis Z
• und folgende Sonderzeichen: :?,0 (+.)/

Für folgende Zeichen gelten besondere Ersetzungsregeln:

• Ä → A
• Ö → O
• Ü → U
• ä → a
• ö → o
• ü → u
• ß → ss
• & → +
• * → .
• $ → .
• % → .
• _ → -
• € → E

Alle anderen (Sonder-)Zeichen werden durch Punkte ersetzt.

HINWEIS! Sollte Ihre Bank ausdrücklich auf bestimmte, aktuell nicht erlaubte Sonderzeichen bestehen, nehmen Sie bitter per Ticket Kontakt mit uns auf.

Lauf annullieren

Ist der Lastschriftlauf vollständig exportiert und dennoch fehlerbehaftet (z.B. falsches Datum in Konto oder Lastschriftdatum) können die zuletzt vorgenommenen Schritte in „Lastschrift-Läufe verwalten“ durch Klick auf den Button „Export annullieren“ zurückgenommen werden.

Alle Haben-Buchungen in den Mitgliedskonten werden entfernt.

Der dazugehörende Lastschriftlauf kann jetzt wieder bearbeitet (für einzelne Mitglieder die Lastschrift zurückgenommen) oder auch vollständig gelöscht werden.

Die Mitgliedskonten stehen wieder im Soll und ein neuer Lastschriftlauf (mit den ausgenommenen Mitgliedschaften) kann angestoßen werden.

Ist der Lastschriftlauf nicht vollständig, also nur teilweise exportiert, finden Sie den Fehler unter „Administration/Import-Export/Übersicht Dateien“. Hier wird beim entsprechenden Lastschriftlauf in der Spalte “Fehler” ein Häkchen gesetzt und der Eintrag ist in rot vorgenommen.

Durch Anklicken dieser Zeile kann ein Fehlerprotokoll durch Klick auf den gleichnamigen Button geöffnet werden. Hier finden Sie ggf. Hinweise auf falsche Daten und können diese in den Mitgliedschaften bereinigen.

Prüfen der Mitgliedsdaten

Wenn Sie prüfen wollen, ob die Salden der Mitgliedskonten plausibel sind, können Sie vor der Durchführung eines Lastschriftlaufes die Funktion “Saldenliste” (im Menü unter Finanzen -> Saldenliste) aufrufen.

Nach Zeitpunkten, an denen Sie die Sollstellung von Beiträgen erwarten - z. B. für Jahres-, Quartals- oder Halbjahres-Zahler - können Sie außerdem die Funktion unter Administration -> Finanzen -> Sollstellungsläufe aufrufen. Dort erhalten Sie eine Übersicht über alle Sollstellungsläufe und die dabei vorgenommenen Buchungen.

Vor Erstellung eines Lastschrift-Laufes sollte eine Prüfung der Mandate (Finanzen -> Mandatsprüfung) durchgeführt werden. Damit werden die Mitglieder ermittelt, bei denen wegen ungültiger Mandate keine Lastschrift eingezogen werden kann.

Vorbereiten von Lastschriftläufen

Zur Vorbereitung sollten folgende Systemeinstellungen (Bereich Finanzen) vorgenommen bzw. geprüft werden:

• Parameter ‘gKontoBank’: Angabe der Konto-Nummer (aus dem MIA-Katalog Konten), auf welchem die Lastschriften beim Export gebucht werden sollen.
• Parameter ‘LSBuchText’: Angabe des Buchungstextes, der bei der Lastschriftbuchung im Mitgliedskonto verwendet wird. Der Buchungstext wird auch als Verwendungszweck in der Lastschrtift-Datei an die Bank übergeben.
• Parameter ‘LastschriftMin’: Angabe des Mindestsaldos, ab dem ein Mitglied bei der Lastschrifterstellung berücksichtig wird.
• Parameter ‘SepaPainVersion’: Angabe des Datenübertragungsformates für SEPA-Lastschriftenaufträge, wobei aktuell pain.008.001.02 oder pain.008.001.08 möcglich sind.

Die Grundvoraussetzungen sind damit geschaffen.

Zusätzlich ist zu entscheiden, ob Sie eine Vorbenachrichtigung versenden wollen und ob diese als E-Mail oder als Brief verschickt werden soll. Dieser Schritt ist in MIA optional. Wenn Sie die Vorbenachrichtigungen versenden wollen, sind weitere Schritte (Abhängig vom Versandweg) zur Vorbereitung notwendig:

• Im Menü unter Administration -> Anwendung -> Vorlagen muss die Vorlage für die SEPA-Vorbenachrichtigung angepasst werden. Das geschieht mit OpenOffice oder einer aktuellen Version von MS-Word. Ein Muster und eine Übersicht der verfügbaren Textmarken finden Sie hier.

• In den Systemeinstellungen muss

  • im Parameter ‘SepaMailAdresse’ die Adresse eingetragen werden, die als Absenderadresse in der E-Mail stehen soll.
  • im Parameter ‘SepaMailBetreff’ wird der Text eingetragen, der in der Betreffzeile der E-Mails stehen soll.
  • im Parameter ‘SepaMailBody’ wird der Text eingetragen, der im Textkörper der E-Mails stehen soll. Der Text kann mehrzeilig sein. Beispiel:
    Sehr geehrtes Mitglied,
    in den nächsten Tagen buchen wir vereinbarungsgemäß von Ihrem Konto ab. Details finden Sie im Anhang.
    Ihr Mieterbund

• Um die Vorbenachrichtigung per E-Mail verschicken zu können, muss ein E-Mail-Konto (unter Administration - E-Mail - Administration E-Mail-Konten) eingerichtet sein. Dieses Konto muss mindestens für den E-Mail-Ausgang (smtp) konfiguriert sein und bei “Versand der E-Mails bei Lastschrift-Vorbenachrichtigungen” den Haken gesetzt haben.

Fehlerprotokoll

Wenn der Export eines Lastschriftlaufs nicht erfolgreich war, also unter Administration -> Serverjobs als Ergebnis “Fehler bei der Xml Validierung für Erstlastschrift” und/oder “Fehler bei der Xml Validierung für Folgelastschrift” angezeigt wird, ist das Fehlerprotokoll zu prüfen. 

1. Dazu die Seite unter “Administration -> Import/Export -> Übersicht Dateien” aufrufen. 

2. Hier die fehlerhafte Datei markieren (Typ = Lastschrift, in Spalte “Fehler” ist die Checkbox gesetzt und der Datensatz wird rot dargestellt). 

3. Anschließend den Button “Fehlerprotokoll” klicken und die Datei herunterladen. (meist (je nach Einstellung des Browsers) wird die Datei in den Downloadordner abgelegt)

4. Fehlerprotokoll im Browser oder einem Texteditor öffnen

   Eine Meldung besteht aus je zwei öffnenden und schließenden ERROR-Tags:  
   \<error>cvc-pattern-valid: Value 'xxxxxxxxxxx' is not facet-valid with respect to pattern '[A-Z]{6,6}[A-Z2-9][A-NP-Z0-9]([A-Z0-9]{3,3}){0,1}' for type 'BICIdentifier'.\</error>

   \<error>cvc-type.3.1.3: The value 'xxxxxxxxxxx' of element 'BIC' is not valid.\</error>

   “…element BIC ist not valid.” bedeutet, dass die dort angegebene BIC von der Prüfung als falsch erkannt wird.

5. Um den Export durchführen zu können, kann man nun das oder die Mitglieder aus dem Lastschriftlauf herausnehmen und die Daten später korrigieren.

Um die Mitglieder mit den fehlerhaften BICs oder IBANs zu finden, kann man über die Standardsuche nach IBAN und über die erweiterte Suche nach BIC suchen. Für die so ermittelten Mitglieder ist die Lastschrift aus dem aktuellen Lastschriftlauf zurückzunehmen. Anschließend kann der Export erneut gestartet werden.

Übersicht

Diese Maske listet in der oberen Tabelle alle bisher durchgeführten Lastschriftläufe mit den Ausführungsdetails auf. 

Die Tabelle unten links listet die Anzahl der einzelnen Lastschrifttypen (Erstlastschrift/Folgelastschrift/Einmallastschrift) des oben ausgewählten Laufes auf, der zum Zeitpunkt der Erstellung bestand.

Die Tabelle unten mittig zeigt alle Vorbenachrichtigungen zum oben ausgewählten Lastschriftlauf, sofern diese erstellt wurden.

Die Tabelle unten rechts listet die Anzahl der einzelnen Lastschrifttypen (Erstlastschrift/Folgelastschrift/Einmallastschrift) des oben ausgewählten Laufes auf, der zum Zeitpunkt des Exportes bestand, also der Stand, welcher in der Datei für die Bank enthalten ist.

Mit dem Button “Export nach Excel” kann eine Tabelle mit den Spalten Mitgliedsnummer, Name/Vorname, Betrag, Lastschrifttyp, Status der Lastschrift, Mandatsreferenznummer und dem Status der Vorbenachrichtigung im Format .xlsx exportiert werden.

Für Lastschriftläufe die mit dem alten Datenübertragungsformat (pain.008.001.02 - gültig bis 24.11.2025) werden seit MIA-Version 5.5.4 in der Tabelle “Übersicht der eingezogenen Lastschriften” Beträge nur mit 0,00 angezeigt, weil die Werte nach der Umstellung nicht ermittelt werden können.