Mitarbeiter/Nutzer

Mitarbeiter/Nutzer erfassen

In nur wenigen Schritten kann in MIA ein neuer Mitarbeiter/Nutzer (Administration -> Mitarbeiter/Nutzer -> Erfassen) angelegt werden. Technisch gesehen wird in MIA eine Person angelegt, die dann die Eigenschaft “Mitarbeiter” bekommt.

1. Dublettenprüfung
   Nach der Eingabe von Name und Vorname und dem Klick auf “Prüfen” wird eine Dublettenprüfung durchgeführt. Sollte es in MIA bereits eine oder mehrere Personen mit dem identischen Namen/Vornamen geben, werden diese in einer separaten Maske aufgelistet. Hier kann der Anwender dann entscheiden, ob trotz der Dublette(n) eine neue Person mit dem angegebenen Namen/Vornamen angelegt werden soll.
   Sollte der neue Mitarbeiter/Nutzer auch Mitglied im Verein sein/werden, sollte eine zweite Person angelegt werden, damit bei Verwendung der Module “Mail4MIA” und “MIAOnline” zwischen privaten und dienstlichen E-Mail-Konten unterschieden (wg. Mitgliedskommunikation, Benachrichtigen über neue Beratungsanfragen usw.) werden kann.

2. Eingabe der Daten
   Hier können alle gewünschten Daten (persönliche Daten, Postanschrift, Kontaktdaten) zum Mitarbeiter/Nutzer erfasst werden. Pflichtfelder sind lediglich Name und Vorname, daher sind diese nach der Dublettenprüfung auch schreibgeschützt. Alle anderen Felder können optional gefüllt werden. Teilweise können diese Daten später als Textmarken in Vorlagen zur Erstellung von Schreiben verwendet werden.

3. Eingabe weiterer Eigenschaften

   Im Bereich “Weitere Daten” muss festgelegt werden, ob es sich bei dem Mitarbeiter um einen Berater handelt und ob der Mitarbeiter bzw. Berater aktiv ist. Dies hat Auswirkung auf die Anzeige des Mitarbeiters/Nutzers in den einzelnen Masken! In der Regel werden nur aktive Mitarbeiter/Nutzer als Bearbeiter zur Auswahl angeboten, manchmal ausschließlich aktive Berater. Außerdem kann ein Mitarbeiterkürzel angegeben werden, welches auch als Textmarke in Vorlagen zur Erstellung von Schreiben verwendet werden kann. Wenn es sich bei dem neu angelegten Mitarbeiter/Nutzer um einen Berater handelt, kann hier noch die Standard-Beratungsdauer und der Beratungsort angegeben werden. Diese Angaben werden u.a. für den Beraterkalender bzw. für die Generierung von Terminblöcken benötigt.

4. Zugangsdaten anlegen
   Um dem neuen Mitarbeiter/Nutzer auch das Anmelden in MIA zu ermöglichen, müssen über den Button “Zugang anlegen” die individuellen Zugangsdaten erfasst werden.

   Achtung: Passwörter müssen den Passwortrichtlinien entsprechen, also mindestens 8 Zeichen lang sein, Groß- und Kleinbuchstaben, mindestens ein Sonderzeichen und eine Zahl enthalten. Login-Namen dürfen maximal 20 Zeichen lang sein und keine Umlaute enthalten.

5. Speichern der Daten

   Nach dem Eintragen der Daten kann über den Button “Speichern” die Person als Mitarbeiter/Nutzer in MIA angelegt werden. Ein Klick auf “Abbrechen” verwirft die Daten, es wird keine Person in MIA angelegt.

Nach dem Anlegen des neuen Mitarbeiters/Nutzers muss noch die Zuordnung der Rechte/Rollen erfolgen, da dieser sonst nach der erfolgreichen Anmeldung kein Menü in MIA sehen würde.

Mitarbeiter/Nutzer bearbeiten

Nutzer in Rolle

In der oberen Tabelle können Sie einen Benutzer auswählen, dem Sie dann in der Tabelle unten rechts die für seine Arbeit benötigten Rollen zuweisen können. Eine verfügbare, das heißt dem Benutzer noch nicht zugewiesene Rolle kann in der Tabelle unten rechts ausgewählt und mit Klick auf den Button -> zugewiesen werden.

Rollen bündeln verschiedene Rechte, die ein Anwender im Rahmen seiner Arbeit benötigt.

Rechte/Rollen

Die Liste der verfügbaren Rechte auf das Anwendungsmenü finden Sie hier.

Eine Liste der Rechte auf einzelne Buttons finden Sie hier.