Import PR
Dateien einlesen
Um eine Datei mit Postrückläufern zu verarbeiten legen Sie zuerst einen Datensatz für die Datei an, indem Sie ‘Einfügen’ und dann ‘Datei auswählen’ klicken. Im Dateiauswahlfenster, dass sich automatisch öffnet, wählen Sie die Datei mit den Rückläufern aus und klicken danach auf ‘Speichern’.
Hinweis
Wenn der neue Eintrag mit dem Dateinamen danach nicht angezeigt wird, konnte die Datei nicht gelesen werden. Vermutlich liegt sie nicht im richtigen Format vor. Wenden Sie sich in diesem Fall bitte an uns oder an die Post.
Wenn Sie die Datei im alten Format (erkennbar an der Endung ‘.txt’) von der Post erhalten haben, muss sie mit dem Premiumadresskonverter ins neue Format übertragen werden. Sie finden den Konverter hier und eine geeignete Konfigurationsdatei hier. Die Anleitung zur Bedienung des Konverters entnehmen Sie bitte der Dokumentation der Post.
Mit dem Button ‘Daten in MIA importieren’ werden die Datensätze in der oberen Tabelle Datei ausgewählten Datei zur Verarbeitung übernommen. Nach dem Import erhalten Sie eine Meldung und sehen die Datensätze in der unteren Tabelle.
Daten bearbeiten
In der oberen Tabelle werden die importierten Dateien angezeigt.
In den Tabellen der Register werden ALLE bisher importierten Datensätze ALLER Dateien angezeigt. Standardmäßig werden alle unbearbeiteten Datensätze angezeigt. Durch Setzen der Checkbox “alle anzeigen” werden alle Datensätze angezeigt.
Es wird empfohlen, die importierten Dateien nach der Verarbeitung regelmäßig zu löschen. Dadurch verbessert sich die Performance der Seite und es kann nicht zu Verwechslung mit alten Datensätzen kommen.
E-Mail an Auswahl
Um Personen mit hinterlegter E-Mail-Adresse zu benachrichtigen, klicken Sie auf den Button “E-Mail an Auswahl”. Das folgende Fenster wird angezeigt:
Der Betreff der E-Mail kann frei vergeben werden. Damit ist es möglich, je Rücklaufgrund E-Mails mit unterschiedlichen Inhalten zu versenden. In der Listbox “Vorlage” werden alle E-Mails zur Auswahl angeboten, die in der Vorlagenverwaltung als “Verwendung in” “HTML Mailbody” zugeordnet haben.
Weiterverarbeitung der Postrückläufer
In dieser Maske sehen Sie im oberen Bereich zwei Tabellen. In der Oberen werden die importierten Datensätze angezeigt, in der unteren das dazu passende Mitglied bzw. die Person, die eine Zeitung abonniert hat.
Zwischen den Tabellen wird der in der Datei angegebene Rücklaufgrund angezeigt.
Im Bereich ‘Bestandsdaten der Wohnanschrift’ wird die aktuell in MIA hinterlegte Wohnanschrift des Mitglieds bzw. der Person angezeigt. Wenn eine von der Wohnanschrift abweichende Abo-Adresse eingetragen ist (Reiter ‘Abo-MZ’), wird sie im Abschnitt ‘Bestandsdaten der Abo-Anschrift’ angezeigt. Rechts unten sehen Sie die Adresse des Mietobjekts von Typ ‘private Erstwohnung’.
Wenn eine Nachsendeadresse geliefert wurde, wird sie im Bereich ‘Nachsendedaten’ angezeigt.
Umzug
Wenn es sich bei dem Abonnenten um ein Mitglied handelt und keine abweichende Aboadresse eingetragen ist, muss neben der neuen Wohnanschrift auch ein neues Mietobjekt angelegt werden. Dieser Vorgang wird mit dem Button ‘Umzug’ gestartet. Danach öffnet sich ein Fenster, in dem die Daten des neuen Mietobekts angezeigt werden.
Der RSV-Status des alten Mietobjekts wird als Vorgabe eingetragen, wenn das alte Mietobjekt versichert war, wird das Häkchen auch für das neue gesetzt.
Für jede Person, die der Mitglieschaft zugeordnet ist und die ebenfalls die neue Adresse erhalten soll, muss in der Spalte Übernehmen durch Doppelklick markiert werden.
Durch Klick auf ‘Ausführen’ wird der Umzug abgeschlossen.
Wohnanschrift übernehmen
Wenn eine Nachsendeadresse angezeigt wird, kann sie mit dem Button ‘Wohnanschrift übernehmen’ in die Wohnanschrift der Person bzw. des Mitglieds übernommen werden. Diese Option ist nur dann sinnvoll, wenn es sich bei der Person entweder nicht um ein Mitglied oder um eine der Mitgliedschaft zugeordnete Person handelt (z. B. ein Partnermitglied, dass an einer anderen Adresse wohnt als das Mitglied).
Hinweis
Wenn Sie diese Funktion aufrufen obwohl keine Nachsendeadresse angezeigt wird erhalten Sie eine Fehlermeldung.Abo-Adresse übernehmen
Dieser Button ist aktiv, wenn bei dem Mitglied im Reiter ‘Abo-MZ’ eine abweichende Lieferadresse eingetragen ist. Wenn eine Nachsendeadresse angegeben wurde kann diese durch Klick auf den Button in die Abo-Adresse übernommen werden.
Abo sperren - Adresse ungültig
Wenn keine Nachsendeadresse angegeben wurde und aus dem Rücklaufgrund ersichtlich ist, dass unter der angegebenen Adresse keine Zustellung möglich ist, kann das Abonnement gesperrt und die Wohnadresse des Mitglieds als ungültig markiert werden.
Manuell bearbeiten
Mit dem Button ‘Manuell bearbeiten’ können die angezeigten Daten manuell bearbeitet und dann in die Mitgliedsdaten übernommen werden. Das kann sinnvoll sein, wenn z. B. die Schreibweise einer Adresse geändert werden sollen.
Hinweis
Bei der manuellen Bearbeitung wird nur die Adresse der jeweiligen Person geändert, es wird kein neues Mietobjekt angelegt und keine Mietobjektadresse geändert.
Diese Funktion wird z. B. dann benötigt, wenn die Person nicht im Mietobjekt wohnt - was z. B. bei Gewerbemitgliedern vorkommen kann.
Status auf “bearbeitet” setzen
Wenn keine Übernahme einer Nachsendeadresse oder eine weitere Berarbeitung der Daten erforderlich ist, z. B. weil das Mitglied schon vorab die neue Adresse gemeldet hat, kann der Status der Rücklaufmeldung mit dem Button ‘Status auf bearbeitet setzen’ auf ‘bearbeitet’ gesetzt werden.