Voraussetzung
„Mail4MIA“ ist ein Zusatzmodul und muss für die Nutzung freigeschaltet werden.
Vorbereitung:
Systemeinstellungen (Parameter) konfigurieren:
| Parameter | Beschreibung |
|---|---|
| Mail4MIAWebServiceURL | URL des Mail4MIA-WebServices |
| Mail4MIAEingAnzTage | E-Mail-Eingang: Anzahl der Tage, die für die Berechnung des Datums “Empfang ab” vom aktuellen Tagesdatum abgezogen werden |
| EMailsNurZumH | Alle E-Mails eines Partnermitglieds werden zum Hauptmitglied hinterlegt |
| Mail4MIABetreff | Dynamisch generierter Betreff für zu versendende E-Mails Mögliche Platzhalter: [Mitgliedsnummer], [Name], [PersonID], [Betreff], [Beraterkürzel] Beispiel: [[Mitgliedsnummer]-[Name]-[PersonID]-[Beraterkürzel]] [Betreff] |
| EMailsInDokumente | Steuert, ob die Checkbox “E-Mail in Dokumente anzeigen” automatisch gesetzt wird (0 = Checkbox wird nicht autom. gesetzt, 1 = Checkbox wird autom. gesetzt) |
Rechte zuordnen:
Das Recht „MAIL4MIA“ muss den gewünschten Rollen zur Freischaltung der Funktion Posteingang und E-Mail-Register zur Mitgliedschaft zugeordnet werden.
Zur Administration von Mail4MIA (E-Mail-Konten, E-Mail-Vorlagen, Formulare) muss das Recht „MAIL4MIA_ADM“ zugeordnet werden.
Administration E-Mail-Konten
Im oberen Bereich der Seite können neue E-Mailkonten erfasst und bestehende bearbeitet werden.
| Feldbezeichnung | Beschreibung |
|---|---|
| Bezeichnung | frei wählbare Bezeichnung des E-Mailkontos (wird z.B. in der Listbox “Konto” im E-Maileingang angezeigt) |
| E-Mail-Adresse | E-Mailadresse des zu synchronisierenden Kontos |
| Bezeichnung zus. als Absender verwenden |
frei wählbare Bezeichnung, die zusätzlich vor die E-Mailadresse gesetzt wird |
| Namen des angem. Benutzers zus. als Absender verwenden |
setzt den Namen des angemeldeten Benutzers (Ersteller der E-Mail) zusätzlich vor die E-Mailadresse |
| Hinweis: Ist das Textfeld leer und die Checkbox nicht aktiviert, wird ausschließlich die E-Mailadresse an den Empfänger übertragen, ohne eine Bezeichnung. |
|
| Synchronisation ab | Da E-Mailkonten meist bereits seit Jahren bestehen, kann mit dieser Checkbox angegeben werden, ab welchem Datum E-Mails vom Server abgerufen werden sollen |
| Zuständigkeit | Hiermit wird eingestellt, ob es sich bei dem jeweiligen E-Mailkonto um ein Gemeinschaftskonto oder ein persönliches Konto handelt. Diese Einstellung wirkt sich auf die zählweise der Anzeige der neuen E-Mails im Menü aus (persönliche oder Gruppen-E-Mails). Nähere Hinweise unter: E-Mail-Eingang |
| Zust. Stammberater automatisch zuordnen |
Ist diese Checkbox gesetzt, wird eine E-Mail vom Mitglied direkt dem zuständigen Stammberater angezeigt. Voraussetzungen: 1. die E-Mailadresse des Mitglieds muss in MIA zum Mitglied gespeichert sein 2. der Stammberater muss zum Mitglied eingetragen sein 3. der Rolle des Stammberaters muss das Recht “Verwendung von Mail4MIA” zugeordnet sein |
| aktiv | Hiermit kann das E-Mailkonto aktiv/inaktiv gesetzt werden. |
Register Mitarbeiter
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Mitarbeiter | In der Listbox werden alle aktiven Mitarbeiter zur Auswahl angeboten. |
| aktiv | Mit dieser Checkbox kann die Zuordnung des ausgewählten Mitarbeiters zum ausgewählten Konto deaktiviert werden |
| Datum von | Zeitpunkt ab dem der ausgewählte Mitarbeiter Zugriff auf das ausgewählte Konto haben darf. Eignet sich zusammen mit “Datum bis” zum Beispiel für Vertretungen während der Abwesenheit eines anderen Mitarbeiters. |
| Datum bis | Zeitpunkt bis wann der ausgewählte Mitarbeiter Zugriff auf das ausgewählte Konto haben darf. |
Register Zugangsdaten
Die folgenden Angaben erhalten Sie von Ihrem E-Mail-Provider. Sie können diese Daten auch aus einem evtl. bereits installierten E-Mail-Client (MS-Outlook, Thunderbird, …) aus den Verbindungseinstellungen zur jeweiligen E-Mail-Adresse (Konto) ablesen.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Servername (Eingang) | Name des E-Mail-Eingangsservers |
| Port (Eingang) | Port des E-Mail-Eingangsservers (z.B. 993) |
| Verschlüsselung (Eingang) | Die Art der Transportverschlüsselung (keine, SSL, STARTTLS) des E-Mail-Eingangsservers |
| Benutzer (Eingang) | Benutzername des E-Mail-Kontos |
| Passwort (Eingang) | Passwort des E-Mail-KontosAchtungPasswörter dürfen keine Umlaute enthalten! |
| Wiederholung (Eingang) | Erneute Eingabe Passwort des E-Mail-Kontos |
| Passwort hinterlegt (Eingang) | Zeigt an, ob ein Passwort zum E-Mail-Konto hinterlegt ist. Wenn die Checkbox leer angezeigt wird, wurde noch kein Passwort zum Konto gespeichert. Mit dem Button “Testen” können die gespeicherten Zugangsdaten zum E-Mail-Eingangsserver getestet werden. Sind die Daten korrekt, erscheint die Meldung “Der Test war erfolgreich”: 
|
| Servername (Ausgang) | Name des E-Mail-Ausgangsservers |
| Port (Ausgang) | Port des E-Mail-Ausgangsservers (z.B. 465) |
| Verschlüsselung (Ausgang) | Die Art der Transportverschlüsselung (keine, SSL, STARTTLS) des E-Mail-Ausgangsservers |
| Zugangsdaten wie E-Mail-Eingang |
Wenn sich Benutzername und Passwort für den Postausgangs-Server nicht vom Posteingangs-Server unterscheiden, kann diese Checkbox gesetzt werden und die Daten müssen nicht erneut eingegeben werden. |
| Benutzer (Ausgang) | Benutzername des E-Mail-Kontos |
| Passwort (Ausgang) | Passwort des E-Mail-KontosAchtungPasswörter dürfen keine Umlaute enthalten! |
| Wiederholung (Ausgang) | Erneute Eingabe Passwort des E-Mail-Kontos |
| Passwort hinterlegt (Ausgang) | Zeigt an, ob ein Passwort zum E-Mail-Konto hinterlegt ist. Wenn die Checkbox leer angezeigt wird, wurde noch kein Passwort zum Konto gespeichert oder die Checkbox “Zugangsdaten wie E-Mail-Eingang” wurde gesetzt. Mit dem Button “Testen” können die gespeicherten Zugangsdaten zum E-Mail-Ausgangsserver getestet werden. Sind die Daten korrekt, erscheint die Meldung “Der Test war erfolgreich” und Sie erhalten eine E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse: 
|
Register Ordner
In der Tabelle werden nach Klick auf den Button “Ordner aktualisieren” alle auf dem E-Mail-Server bestehenden Ordner aufgelistet.
Um den allgemeinen Posteingangsordner des Kontos zu synchronisieren, setzen Sie die Checkbox bei “INBOX”.
Eventuell haben Sie einen Unterordner angelegt, in den alle für MIA relevanten E-Mails aus dem Posteingangsordner verschoben werden, dann synchronisieren Sie diesen Ordner.
Register Signatur
In diesem Register kann eine Signatur zum ausgewählten E-Mail-Konto erstellt und bearbeitet werden. Nach Klick auf den Button “Bearbeiten” wird ein xhtml-Editor aufgerufen:
Hinweis
Nach der Bearbeitung der Signatur müssen die Änderungen durch Klick auf den Button “Speichern” gespeichert werden!Wenn Sie auch eine persönliche E-Mail-Signatur eingerichtet haben, werden in einer neuen E-Mail sowie beim Antworten und Weiterleiten, beide Signaturen in den Entwurf übertragen. Dabei steht die persönliche Signatur immer über der Signatur des Kontos.
Besonderheit Office 365
Durch die Umsetzung von Sicherheitsrichtlinien in MS-Office 365 kam/kommt es zur Umstellung der Authentifizierungsmethode. Nutzer des MS-Office 365 können unter “Administration -> Mail4MIA -> Administration E-Mail-Konten” im Register “Zugangsdaten” die Authentifizierungsmethode auswählen.
Eine Anleitung zur korrekten Einrichtung/Konfiguration kann hier heruntergeladen werden:
📄 Anleitung als PDF herunterladenÜbersicht System-E-Mails
In der Tabelle werden alle automatisch generierten E-Mails (z.B. Terminerinnerungen, Zugangsdaten bei MIA-Online-Registrierung) mit dem jeweiligen Status des Versands aufgelistet.
Mit dem Button “E-Mail senden” können E-Mails mit Status “abgebrochen” oder “fehlerhaft” erneut versendet werden.
In der Tabelle werden KEINE E-Mails des Moduls “Mail4MIA” aufgelistet.
Ab Version 5.4.0: Mit dem neuen MIAOnline-Modul werden E-Mails, die nicht versendet werden können mit dem Status “Entwurf” angelegt und können versendet werden, wenn die Ursache behoben wurde.