Termine/Beratungen

• 1: Freie Termine
• 2: Übersicht Fallnotizen
• 3: Beraterkalender
• 4: Meine Termine
• 5: Terminliste
• 6: Terminliste Empfang
• 7: Laufzettel
• 8: Versäumte Termine
• 9: Beraterwechsel

1 - Freie Termine

Anzeige freier Beratungstermine

Die/das zuletzt aufgerufene Person/Mitglied wird im Feld “Für” vorausgefüllt.

Anlegen neuer Beratungstermine

Bisher wurden nur Terminbestätigungen an Mitglieder versendet, wenn diese im Online-Portal einen Termin gebucht haben. Diese Funktion wurde mit der MIA-Version 5.4.0-13 auch für in MIA angelegte Termine umgesetzt. Diese Funktion ist erst mit Aktivierung des neuen MIAOnline-Moduls verfügbar, da die Vorlage dann im MIAO-Backend erst entsprechend umgesetzt werden kann.

Die im MIAO-Backend hinterlegte Vorlage muss dann in MIA im Katalog “Beratungsarten” noch der gewünschten Beratungsart zugeordnet werden, erst dann ist die Checkbox “Terminbestätigung versenden” aktiv.

Zudem muss zum Mitglied eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein, damit die Checkbox “Terminbestätigung versenden” aktiv ist.

2 - Übersicht Fallnotizen

Im oberen Bereich der Seite stehen Filter zur Einschränkung der Ergebnisse zu Verfügung.

In der Tabelle werden alle den Suchkriterien entsprechenden Fallnotizen aufgelistet.

Unter der Tabelle werden die Notizdetails angezeigt.

3 - Beraterkalender

Der Button “Neuer Termin” ist aktiv, wenn der Rolle des Benutzers das Recht “TERMERST” zugeordnet ist.

Der Button “Gesprächsnotiz erstellen” wird erst aktiv, wenn dem Termin ein Mitglied zugeordnet wird.

Der Button “Termin löschen” ist inaktiv, wenn der Rolle des Anwenders das Recht “TERMNILOESCH” zugeordnet wurde.

Um den Beratungskalender nutzen zu können, müssen folgende Schritte zur Vorbereitung durchgeführt werden.

1. Vorlagen für die Terminblockgenerierung der einzelnen Berater anlegen (im Menü unter Administration-> Beraterkalender-> Vorlagen). Detaillierte Informationen finden Sie hier: Administration Vorlagen für den Beratungskalender

2. Terminblöcke generieren (im Menü unter Administration-> Beraterkalender-> Vorbereiten). Detaillierte Informationen finden Sie hier: Vorbereiten

3. Optional: Farben der Beratungsarten für Block und Termin einstellen unter Administration-> Anwendung-> Beratungsarten. Die farbliche Abgrenzung empfiehlt sich, um im Beraterkalender schnell zwischen Blöcken und vergebenen Terminen und deren Arten unterscheiden zu können. Im Beispiel hellgrün = Terminblock persönlich, dunkelgrün = Termin persönlich, hellblau = Terminblock telefonisch, dunkelblau = Termin telefonisch:

4 - Meine Termine

Der Button “Termin löschen” ist inaktiv, wenn der Rolle des Anwenders das Recht “TERMNILOESCH” zugeordnet ist.

5 - Terminliste

Termine können nach

• Datum von/bis
• in der Zeit von/bis
• Beratungsort
• Berater
• TerminID

gefiltert werden.

Termin verschieben

Termin Markieren -> Button “Termin verschieben” klicken = öffnet eine neue Maske mit Anzeige aller freien Termine

Drucken

Termine nach Berater drucken

Durch Klick auf den Button wird die angezeigte Liste der Termine mit der Dokumentvorlage “TerminlisteBeraterDruck” erstellt und ein PDF-Dokument zum Download geöffnet.

Termine nach Standort drucken

Durch Klick auf den Button wird die angezeigte Liste der Termine mit der Dokumentvorlage “TerminlisteStandortDruck” erstellt und ein PDF-Dokument zum Download geöffnet.

6 - Terminliste Empfang

Der Button “Markierten Termin löschen” ist inaktiv, wenn der Rolle des Anwenders das Recht “TERMNILOESCH” zugeordnet wurde.

7 - Laufzettel

Mit dem Button “Drucken” wird der Druckdialog geöffnet. Hier werden alle in der Tabelle aufgelisteten Termine als einzelne Dokumente an den Drucker gesendet.

Mit dem Button “PDF-Export” kann der in der Tabelle markierte Termin einzeln als PDF-Dokument exportiert werden.

8 - Versäumte Termine

In diesem Bereich können Mitglieder kontaktiert werden, die Termine versäumt haben. Es werden alle Termine angezeigt, bei denen nicht das Kennzeichen “wahrgenommen” zum Termin gesetzt wurde. 

Durch Klick auf den Button “Schreiben erstellen” werden die Benachrichtigungen erstellt. Der Versandweg wird durch den eingestellten bevorzugten Kommunikationsweg im Register “Person” gesteuert. Bei Einstellung “Brief” werden Schreiben generiert und im Serverdruck abgelegt. Bei Einstellung “E-Mail” und vorhandener E-Mailadresse werden die E-Mails sofort versendet.

Die Dokumentvorlage für das Schreiben wird unter Administration -> Anwendung -> Vorlagen erstellt/bearbeitet. Terminversäumnisvorlagen müssen als “Verwendung in” den Wert “Schreiben Versäumnisgebühr Termine” erhalten, damit die Vorlage in dieser Funktion verwendet wird. Als Datenquelle muss “SchreibenTerminVDruck” gewählt werden. Es kann für ein Versäumnisschreiben nur eine Vorlage verwendet werden.

Unter Administration -> Systemeinstellungen können die folgenden Einstellungen zur Versäumnis-E-Mail vorgenommen werden:

9 - Beraterwechsel

Hier kann für Termine der Berater ausgetauscht werden.