Register Person/Mitglied

• 1: Kopfzeile
• 2: Info
• 3: Person
• 4: Termine
• 5: ZV
• 6: Mitgliedschaft
• 7: Beitragsklassen
• 8: Konto
• 9: Mietobjekte
• 10: RSV
• 11: RS-Fälle
• 12: Fälle
• 13: Beratungen
• 14: Dokumente
• 15: Abo
• 16: E-Mails
• 17: Aufgaben
• 18: BA
• 19: Vertikales Menü

1 - Kopfzeile

Die Kopfzeile beginnt am linken Rand mit der Anzeige der Mitgliedsnummer. Rechts daneben wird in Klammern die Rolle des Mitgliedes in der Mitgliedschaft angezeigt, wobei (H) für Hauptmitglied, (P) für Partnermitglied und (L) für leistungsempfangsberechtigte Person steht. Durch einen Bindestrich getrennt schließen sich Titel, Name, Vorname und die Wohnanschrift an.

Rechts neben den persönlichen Informationen ist das Feld Saldo angeordnet. Dieses Feld zeigt immer den aktuellen Saldo des Mitgliedskontos an. Liegt der Saldo des Mitgliedskontos im negativen Bereich, wird der Hintergrund orange dargestellt. Ist das Konto ausgeglichen oder ein Guthaben vorhanden, wird der Hintergrund grau dargestellt.

An das Saldofeld schließt sich auf der rechten Seite ein Bereich mit unterschiedlichen Icons an. Im Folgenden wird die Bedeutung der Icons erläutert.

-Wird das rote Fähnchen angezeigt, sind Wiedervorlagen zur angezeigten Person vorhanden. Wenn Sie den Mousezeiger auf das rote Fähnchen bewegen, wird Ihnen in einem Tooltip die Anzahl der vorhandenen Wiedervorlagen angezeigt.

 - Dieses Icon wird angezeigt, wenn die Wohnanschrift oder die Versandadresse ungültig ist.

 - Die Anzeige dieses Icons bedeutet, dass für diese Person eine Aufnahmesperre festgelegt wurde.

 - Wird dieses Icon angezeigt, ist der Schutz der Personendaten gewünscht.

 - Dieses Icon steht für die bestehende Mitgliedschaft der angezeigten Person.

 - Dieses Icon wird angezeigt, wenn eine Rechtschutzversicherung ohne Konflikte vorhanden ist.

 - Dieses Icon wird angezeigt, wenn eine Rechtschutzversicherung mit Konflikten vorhanden ist. Ein Konflikt stellt zum Beispiel ein fehlender Name oder Vorname dar.

 - Wird dieses Icon angezeigt, bedeutet dies, dass für die angezeigte Person ein aktuelles Abonnement der Mitgliederzeitung vorhanden ist.

2 - Info

Beschreibung

In dieser Maske werden die Informationen zur Hauptmitgliedschaft angezeigt werden.
Ausnahme: Im Bereich “Persönliche Daten” werden immer die Daten der ausgewählten Person angezeigt (Hauptmitglied, Partnermitglied/er oder Leistungsempfangsberechtigte Person/en). 

In der Info-Maske können die Daten zur jeweils aufgerufenen Person und Mitgliedschaft nur eingesehen werden. Änderungen können hier nicht vorgenommen werden!

Persönliche Daten

Überblick über die Angaben der ausgewählten Person (H, P, L mit folgenden Angaben:

• ggf. Firmenbezeichnung
• Anrede
• Titel
• Name
• Vorname
• Geburtsdatum
• Tel. privat
• Tel. dienstl.
• Faxnr.
• Mobiltelefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Memofeld für besonders wichtige Informationen zur Person
• In dem Bereich unterhalb des Feldes “Onlinezugang” werden ggf. die für die ausgewählte Person gesetzten Kennzeichner angezeigt (Kennzeichner aus Register “Person”). 
• Onlinezugang: Je nach Status, können die folgenden Zustände angezeigt werden:
  • aktiv
  • kein Zugang vorhanden
  • vom Verein gesperrt
  • gesperrt, zu viele Fehlversuche (Um den Zugang wieder zu aktivieren, kann das Mitglied auf der Website einfach einen neuen Onlinezugang beantragen. Verraten Sie NIEMALS einem (angeblichen) Mitglied am Telefon der schriftlich, welche persönlichen Daten in MIA hinterlegt sind, um evtl. Missbrauch durch Unbefugte zu verhindern bzw. stellen Sie sicher, dass es sich wirklich um die richtige Person handelt.)
  • noch nicht aktiviert

Daten Hauptmitglied

Überblick über folgende Angaben zur Hauptmitgliedschaft: 

• Datum Eintritt:
  wird bei der Mitgliederfassung festgelegt - das Eintrittsdatum kann im Falle einer Fehleingabe nachträglich geändert werden. 

• Grund für Eintritt:
  wird bei der Mitgliederfassung festgelegt 

• Datum Austritt:
  wird nach Eingabe Kündigung angezeigt 

• Grund für Austritt:
  wird bei Erfassung der Kündigung festgelegt 

• Datum der Archivierung der aufgerufenen Mitgliedsdaten

• Art der Mitgliedschaft:
  z.B. Ehrenmitgliedschaft, Schnuppermitgliedschaft etc.

• _Memo_feld für besonders wichtige Informationen zur Mitgliedschaft 

• In dem Bereich unterhalb des _Memo_feldes werden ggf. für die Mitgliedschaft gesetzte Kennzeichner angezeigt. 

Zugeordnete Personen

Name und Vorname von zugeordneten aktiven Personen (Partnermitglieder, vom Mitglied bevollmächtigte Personen). Ehemalige oder zukünftige Zuordnungen werden nicht angezeigt.

• Wechsel zwischen den zugeordneten Personen per Klicken auf den Pfleil-Button möglich 

Termine Hauptmitglied

• Liste mit Kurzübersicht über die letzten Termine des Mitgliedes (max. die letzten 4)

• Termine können hier als wahrgenommen markiert werden, wodurch automatisch eine neue Beratung angelegt wird (Beratungen werden noch automatisch bis 01.07.2024 angelegt) 

Mietobjekt (Private Erstwohnung) Hauptmitglied

• Adresse inkl. Adresszusätze des aktuellen Mietobjektes

Info: Beim Mietobjekt handelt es sich um die Mietsache, die beratungs- oder/und rechtsschutzrelevant ist. Es kann sich hierbei im Einzelfall auch um eine andere Adresse handeln, als die Postanschrift.

Die Postanschrift ist immer in der Kopfzeile von MIA zu finden (ganz oben im Datensatz des jeweiligen Mitgliedes).

Achtung: Im Bereich Mietobjekt (Private Erstwohnung) der Hauptmitgliedschaft werden nur als Private Erstwohnung klassifizierte Mietobjekte angezeigt. Adressdaten von als Gerwerbe, Private Zweitwohnungen o. ä. klassifizierten Mietobjekten werden hier nicht angezeigt.

• Beginn/Ende Rechtsschutzversicherung

  Achtung

  Hier wird stets das Beginndatum des aktuellen Mietobjektes (Private Erstwohnung) angezeigt, nicht der Beginn der RSV zur Person (z. B. nach Umzug)!
   

Die Icons zeigen an, ob die aktuelle private Erstwohnung mindestens einer bestehenden Verwaltungseinheit zugeordnet ist.

( )

( ) Das blaue Icon zeigt an, dass die aktuelle private Erstwohnung mindestens einer bestehenden Verwaltungseinheit zugeordnet ist.

( ) Das graue Icon zeigt an, dass die aktuelle private Erstwohnung keiner bestehenden Verwaltungseinheit zugeordnet ist.

Beratungsdaten Hauptmitglied

Übersicht über Daten der letzten Beratung der Hauptmitgliedschaft

• Letzte Berat.:
  Datum der zuletzt für die Hauptmitgliedschaft vergebenen Beratung

• Berater:
  Name des Beraters, der die zuletzt für die Hauptmitgliedschaft vergebene Beratung durchgeführt hat

• _Beratungen:
  _Anzahl aller für die Hauptmitgliedschaft vergebenen Beratungen

• Schriftsätze:
  Anzahl aller (keine Unterscheidung zwischen Verwaltungs- und Beratungsschreiben) in MIA unter der Dokumente-Maske hinterlegten Schriftsätze

• Stammberater:
  Name des der Hauptmitgliedschaft zugeordneten Stammberaters (Die Zuordnung eines Stammberaters kann entweder bei der Mitgliedererfassung oder später über die Mitgliedschaft-Maske erfolgen. 

• Stammort:
  Bezeichnung des der Hauptmitgliedschaft zugeordneten Stammberatungsortes (bei Vereinen mit mehreren Beratungsstandorten/Geschäftsstellen - Die Zuordnung eines Stammortes kann entweder bei der Mitgliedererfassung oder später über die Mitgliedschaft-Maske erfolgen. 

• Letzte Papierakte:
  Datum der Anlage der letzten Papierakte zur Mitgliedschaft

• Aktenzeichen:
  Aktenzeichen der letzten Papierakte (Die Vergabe eines Aktenzeichens kann z. B. in größeren Vereinen als Hilfe bei der Orientierung in der Aktenablage verwendet werden.)

Kontodaten Hauptmitglied

• aktuelle BK:
  aktuelle der Hauptmitgliedschaft zugeordnete Beitragsklasse

• Zahlungsart:
  aktuelle für die Hauptmitgliedschaft gültige Zahlungsart (z. B. Rechnung, Lastschrift, Bar etc.)

• Saldo:
  aktueller Saldo der Hauptmitgliedschaft

  Achtung

  Wichtig für Vereine, in denen die zugeordnete Person nicht beitragsfrei ist:
  In der Kopfzeile in MIA (ganz oben) wird - anders als unter diesem Punkt - immer das Saldo der ausgewählten Person

• Mahnstufe:
  aktuelle Mahnstufe in Bezug auf die Hauptmitgliedschaft 

• Mahnung vom:
  Datum der letzten, in Bezug auf die Hauptmitgliedschaft versandten Mahnung (bei Auslösen Mahnlauf in MIA)

• Mahnsperre:
  Anzeige, ob für die Hauptmitgliedschaft eine Mahnsperre eingerichtet wurde (gesetztes Häkchen = Mahnsperre gesetzt, fehlendes Häkchen = keine Mahnsperre vorhanden)

• Mahnverfahren:
  Anzeige, ob für die Hauptmitgliedschaft ein gerichtliches Mahnverfahren initiiert wurde
  (gesetztes Häkchen = gerichtliches Mahnverfahren initiiert, fehlendes Häkchen = keine gerichtliches Mahnverfahren initiiert )

• Verarbeitungssperre:
  Anzeige, ob Verarbeitungssperre für Hauptmitgliedschaft besteht 

  Das Setzen einer Verarbeitungssperre nimmt das Hauptmitglied von allen automatisierten Prozessen, wie z. B. Sollstellung, Mahnlauf etc., aus.

Drucken-Button

• Ausdruck bestimmter Schreiben/Unterlagen über den Button “Ducken”

  Die Vorlagen müssen zuvor entsprechend über “Administration -> Anwendung -> Vorlagen” und mit “Verwendung in” = “Druck aus Reg. Info” angelegt worden sein.

Arbeitsabläufe

Wechsel zwischen Hauptmitglied und zugeordneter Personen

• mit dem Pfeil-Button kann zwischen Hauptmitglied und zugeordneten Personen gewechselt werden

  das Feld   zeigt an, wieviele Personen aktuell zugeordnet sind und um welche Zuordnung es sich handelt

Je nach Auswahl werden die Daten des jeweiligen Mitgliedes in der “Info”-Maske angezeigt.

Abkürzungserklärung:

H – Hauptmitglied
P – Partnermitglied
L – leistungsberechtigte Person

Drucken

1.  Drucken-Button betätigen

2. Zu druckendes Dokument auswählen (Stammblatt, Kündigungsbestätigung, …)

3. „archivieren“ anklicken, wenn gewünscht (das Dokument wird dann gespeichert und im Register “Dokumente” angezeigt)

4. Bestätigen mit Drucken-Button (für Druckerauswahl) oder Button “PDF öffnen”

Termin wahrgenommen

Wird ein Termin als wahrgenommen markiert, wird 

1. bis 01.07.2024 eine neue Beratung angelegt und
2. ein Hinweis an den Berater des Termins gesendet, sofern dies in den Systemeinstellungen (Administration -> Systemeinstellungen und Termin -> InfoAnBerater = 1 und/oder InfoAnBeraterHinweis =1) eingeschaltet wurde.

Beide Funktionen werden auch ausgeführt, wenn im Register “Termin” der Button “wahrgenommen” angeklickt wird.

Voraussetzungen: Die Checkbox “wahrg.” ist nur aktiv, wenn den Beratungsthemen die entsprechenden DMB-Beratungsthemen zugeordnet wurden (Menü: Administration-> Anwendung-> Beratungsthemen) und der Rolle des Benutzers das Recht “PERSINFOBE” zugeordnet ist. 

1. Checkbox bei “wahrg.” anklicken

2. Pop-up-Fenster zur Eingabe des Hinweises für den Berater öffnet sich (sofern dies in den Systemeinstellungen eingeschaltet wurde)

   - Hier kann eine Information für den Rechtsberater eingegeben werden, die sich wiederum als Pop-up-Fenster auf dessen Bildschirm öffnet.
   - Diese Information wird nicht als Notiz zum Termin gespeichert.

3. Speichern

4. Termin ist nun als wahrgenommen markiert und Berater erhält den Hinweis (Das Pop-Up-Fenster dem Berater angezeigt, wenn der Termin am Tag des Termins auf wahrgenommen gesetzt wird. Weiterhin erfolgt die Benachrichtigung den Berater frühestens 15 Minuten vor Beginn des Termins.)

3 - Person

Beschreibung

Hier werden die Daten der Person (H, P, L) angezeigt, die über die Info-Maske ausgewählt wurde bzw. über eine Suche oder das Doppelpfeil-Icon aufgerufen wurde.

persönliche Daten

Hier sind folgende persönliche Daten zum Mitglied hinterlegt, die an dieser Stelle auch geändert werden können:

• Name der Firma

• Rechtsform (muss angegeben werden, wenn das Modul “Gerichtliches Mahnverfahren” verwendet wird)

• Anrede

• Name, Vorname

  Achtung

  Da eine Änderung des Namens (z. B. bei Heirat) Auswirkungen auf mögliche Verwaltungsabläufe (z. B. EMA-Anfragen) hat, kann vor einer entsprechenden Änderung in den Mitgliedsdaten auch ein Nachweis (z. B. Vorlage Ausweis, Zusendung einer Ausweiskopie o. ä.) vom Verein angefordert werden.
  Auf Grund der juristischen Auswirkungen einer Namensänderung wird in MIA eine solche stets protokolliert. Das Protokoll zur jeweiligen Mitgliedschaft ist über den Button mit dem Smiley-Icon (im senkrechten Menü rechts) möglich.

• Titel

• Geburtsdatum

• Geschlecht des Mitgliedes

• PersonID.

  Hinweis

  Jeder Person, die in MIA erfasst wird, wird bei Erfassung eine PersonID zugeordnet, die hier einsehbar ist. PersonIDs sind grundsätzlich nicht änderbar.

Kontaktdaten

Hier sind folgende Kontaktdaten des Mitgliedes hinterlegt, die an dieser Stelle auch geändert werden können:

• Telefonnummern (privat, mobil, dienstlich)

• Faxnummer

• E-Mail-Adresse

• Auswahl der bevorzugten Kommunikationsart (Brief, E-Mail, Online-Portal etc.)

• Eingabemöglichkeit der bevorzugten Anrufzeiten

Postanschrift

Hier ist die Postadresse des Mitgliedes inkl. evtl. erfasster Adresszusätze hinterlegt, an die standardmäßig jegliche Post zugestellt wird. Änderungen sind an dieser Stelle möglich.

Die Postadresse kann von der Adresse des hinterlegten Mietobjektes abweichen. Das Mietobjekt ist die Adresse, die für die Rechtsberatung und ggfs. die Rechtsschutzversicherung relevant ist. Eine vom Mietobjekt abweichende Postadresse kann zum Beispiel bei längeren Auswärtsaufenthalten des Mitgliedes eingetragen werden (z. B. bei einer Kur).

Über den    - Button (“Adresse in Google Maps anzeigen…” rechts neben dem Ort) kann die eingetragene Adresse in Google-Maps angezeigt werden.

Weitere Daten

Hier können in Bezug auf das Mitglied vertretungsberechtigte Personen inkl. deren Stellung (z. B. gesetzlicher Vertreter, Mutter, Jugendamt o. ä.) eingegeben werden (z. B. bei Vormundschaft, gesetzlich bestellter Betreuung etc.).

Memofeld zur Person

Memofeld für besonders wichtige Informationen zur Person (z. B. Hinweise zur Vermeidung von Verwechslungen hinsichtlich des Verwandtschaftsgrades von Haupt- und Partnermitglied o. ä.).

zusätzliche Informationen

1. oberer Bereich der “Person”-Maske

• Schutz der Personendaten gewünscht:
  Häkchen setzen, wenn absoluter Schutz der Personendaten (über den üblichen Datenschutz hinaus) vom Mitglied gewünscht wird
  evtl. entsprechende Memo unter Angabe des Grundes verfassen, weshalb der Schutzstatus hinterlegt wurde (z. B. Missbrauch mgl. durch unbefugte Dritte etc.)

  Hinweis

  Mitgliedschaften, die mit Schutz der Personendaten gewünscht markiert wurden, werden in der Kopfzeile mit 

  gekennzeichnet. Der Schriftzug Schutz der Personendaten gewünscht wird zusätzlich rot angezeigt.

• Aufnahmesperre:
  anwendbar z. B. nach Ausschluss wegen offener Beiträge

  Hinweis

  Mitgliedschaften, die mit Aufnahmesperre markiert wurden, werden in der Kopfzeile mit dem Icon 

   gekennzeichnet. Der Schriftzug Aufnahmesperre wird zusätzlich rot angezeigt.

2. mittlerer Bereich der “Person”-Maske

• Adresse ungültig:
  manuelle Nutzung:
  Häkchen setzen nach Eingang von Postrückläufern

  automatisierte Nutzung:
  Häkchen wird automatisch gesetzt, wenn bei der Verarbeitung einer in MIA hochgeladenen Postrückläuferdatei der entsprechende Button betätigt wird, dass die betreffende Adresse als ungültig markiert werden soll.

  Wenn eine Adresse als ungültig markiert ist, erfolgt für dieses Mitglied:

  • keine Erstellung automatisch generierter Schreiben (Mahnung, Rechnung etc.)
  • kein Versand der Mieterzeitung.

  VORTEILE:

  • Durch diese Markiermöglichkeit können zusätzliche Postrückläufer und damit unnötige Portokosten vermieden werden.
  • Über die Erweiterte Suche können alle Mitgliedschaften, die über dieses Feld markiert wurden, aufgerufen und in eine Excel-Liste exportiert werden.

  Mitgliedschaften, die mit Adresse ungültig markiert wurden (manuell oder automatisch), werden in der Kopfzeile mit   gekennzeichnet.

• EMA:
  Anwendungsmöglichkeit bei Mitgliedern, für die eine EMA-Anfrage versendet wurde oder versendet werden soll

  Es ist kein Automatismus hinterlegt und das Setzen des Häkchens hat keine Auswirkungen auf den Programmablauf.

  Über die Erweiterte Suche können alle Mitgliedschaften, die über dieses Feld markiert wurden, aufgerufen und in eine Excel-Liste exportiert werden.

3. rechter Bereich der “Person”-Maske

• Zuordnung einer Kontaktart zu einer in MIA erfassten Person/Firma
  • Darlehensgeber (nur bei aktiven Modul “Bauanteile”)
  • Hausverwaltung
  • Vermieter
  • Anwalt
  • Kontakt (z. B. bevollmächtigte, beauftragte Person)
  • Mitarbeiter
  • Berater

• Newsletter

  Hier kann markiert werden, ob das Mitglied den Bezug eines etwaig vom Verein angebotenen Newsletters gebucht hat.

  Es ist kein Automatismus hinterlegt und das Setzen des Häkchens hat keine Auswirkungen auf den Programmablauf.

  Über die Erweiterte Suche können alle Mitgliedschaften, die über dieses Feld markiert wurden, aufgerufen und in eine Excel-Liste exportiert werden.

4. unterer Bereich der “Person”-Maske

• Ehrung verliehen (inkl. Datumsangabe)

  Es ist kein Automatismus hinterlegt und das Setzen des Häkchens hat keine Auswirkungen auf den Programmablauf.

  Über die Erweiterte Suche können alle Mitgliedschaften, die über dieses Feld markiert wurden, aufgerufen und in eine Excel-Liste exportiert werden.

weitere Funktionen

Arbeitsabläufe

Änderung der Daten

1. Feld mit zu ändernden Daten anklicken
2. darin befindliche Daten löschen
3. neue Daten (Personendaten, Kontaktdaten, Postanschrift o. ä.) eingeben
4. Änderung mit “Speichern” hinterlegen

Vertretungsberechtigte Person

1. Schritt: Person zuordnen:

   • Dreipunkte - Button neben dem Feld Vertretungsber. Person anklicken
   • Namen oder Mitgliedsnummer der vertretungsberechtigten Person in Suchfeld eingeben
   • Button “Suchen” drücken
   • vertretungsberechtigte Person aus der darunter erscheinenden Liste heraussuchen und anklicken
   • Speichern mit Klick auf Button “Übernehmen”

2. Schritt: Stellung des Vertreters zuordnen:

   • Auswahlliste neben dem Feld “Stellung Vertreter” öffnen
   • Stellung des Vertreters auswählen
   • Eingabe mit “Speichern” bestätigen

Memo verfassen

1. … - Button neben dem Memofeld im unteren Bereich betätigen
2. Memotext einfügen (hinter dem Usernamen)
3. mit  Übernehmen-Button speichern und schließen

Schutz der Personendaten

1. Haken in Checkbox neben Schutz der Personendaten gewünscht  setzen
2. Eingabe mit Button “Speichern” abschließen

Aufnahmesperre

1. Haken in Checkbox neben Aufnahmesperre  setzen
2. Eingabe mit  “Speichern” abschließen

Adresse als ungültig

1. Haken in Checkbox neben Adresse ungültig setzen
2. Eingabe mit  “Speichern” abschließen

EMA-Anfrage

1. Haken in Checkbox neben Aufnahmesperre setzen
2. Eingabe mit  “Speichern” abschließen

Anwendungsmöglichkeiten:

1. Nach eingereichten Anfragen beim Einwohnermeldeamt bzgl. der aktuellen Adressdaten zu Mitgliedern kann die entsprechende Mitgliedschaft über diesen Arbeitsschritt gekennzeichnet werden. Auf diese Weise ist stets ersichtlich, dass bereits eine EMA-Anfrage gestellt wurde. Doppelte Anfragen und damit einhergehende unnötige Mehrkosten werden so vermieden.

2. Nach dem Eingang von mehreren Postrückläufern können die Mitgliedschaften, bei denen eine Einwohnermeldeamtsanfrage gestellt werden soll, mit diesem Arbeitsschritt markiert werden. Auf diese Weise können alle entsprechend markierten Mitgliedschaften über die Erweitere Suche gefiltert und als Tabelle in Excel exportiert werden. Hierdurch wird mehr Übersichtlichkeit erreicht und eine zügige Abarbeitung von vielen EMA-Anfragen möglich.

Ehrenverleihung

1. Haken in Ceckbox neben Ehrung verliehen  setzen
2. Datum der Ehrenverleihung eingeben
3. Eingabe mit  “Speichern” abschließen

Mitglied/Person/Firma klassifizieren

Um eine Person oder eine Firma im Reiter Mietobjekte als Hausverwalter, Vermieter usw. zuordnen zu können, muss das Häkchen in die entsprechende Checkbox gesetzt werden.

1. Haken in zutreffendes Kästchen setzen
2. Eingabe mit  “Speichern” abschließen

Empfang Newsletter

1. Haken in Checkbox Newsletter  setzen
2. Eingabe mit  “Speichern” abschließen

Kennzeichner Person

Mit dem Kennzeichner kann eine Person individuell markiert werden.  Die Zuordnung mehrerer Kennzeichner ist möglich.

1. Person kennzeichnen:

   • Button “Kennzeichner…” klicken (rechts unten in der Maske)
   • gewünschtes Symbol aus der Tabelle Verfügbare Kennzeichner zur Person (rechts) auswählen
     (ausgewähltes Objekt ist blau hinterlegt)
   • mit dem  < - Button Kennzeichner der Person zuordnen
   • mit Button “Zurück” in die Personen-Maske zurückkehren
   • der gewählte Kennzeichner wird wie folgt angezeigt:
     1. Info-Maske: unterhalb des Memofeldes im Bereich Persönliche Daten (oben links)
     2. Person-Maske: im oberen rechten Bereich

2. Kennzeichner entfernen:

   • Button “Kennzeichner…” klicken (rechts unten in der Maske)
   • gewünschtes Symbol aus der Tabelle Zugeordnete Kennzeichner zur Person (links) auswählen
     (ausgewähltes Objekt ist blau hinterlegt)
   • mit dem  > - Button Kennzeichner für Person entfernen
   • mit Button “Zurück” in die Personen-Maske zurückkehren
   • der Kennzeichner ist nun gelöscht und wird nicht mehr angezeigt

Die als Personen-Kennzeichner zur Auswahl stehenden Symbole müssen zunächst vom Verein festgelegt und in der Administration unter Anwendung - Knz. Personen hinterlegt werden.
Alle Vereine können beliebig viele Kennzeichner hinterlegen.

Person als Mitglied anlegen

1. Datensatz der erfassten Person aufrufen
2. Button “Mitgl. anlegen” anklicken
3. Maske Mitgliedschaft zu bestehender Person anlegen öffnet sich
   Alle bereits in MIA zur Person hinterlegten Daten werden in dieser Maske angezeigt.
4. alle fehlenden Daten eingeben (z. B. bevorzugte Kommunikation, RSV, Stammberater, etc.)
5. Zahlungsart und Beitragsklassengruppe auswählen
6. Checkbox Sofortzahlung ggfs. setzen (wenn Beitrag bei Abschluss der Mitgliedschaft sofort entrichtet wurde)
7. mit Anklicken des Buttons “Übernehmen” abschließen
8. erfasster Person wurde nun eine eigene Mitgliedschaft zugeordnet

Etikett erstellen

1. Button “Etikett erst.”  drücken
2. Auswahl treffen, ob Etikett mit oder ohne MG-Nummer ausgedruckt werden soll
   (gewünschte Option anklicken)
3. Button “Ausführen”  anklicken
4. Datei wird im PDF-Format je nach Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden
5. über die Druckfunktion ausdrucken

Protokoll

1. Button “Protokoll…”  klicken
2. Übersicht wird angezeigt
3. Über Drücken des Button “Export” kann die Protokollübersicht in Excel geöffnet werden.
4. Rückkehr zur Person-Maske über Drücken des Button “Zurück”

Übersicht aller Zuordnungen der Person

1. Button “Zuordnungen” anklicken

2. tabellarische Auflistung aller Zuordnungen, die zur aufgerufenen Person für andere Mitgliedschaften hinterlegt sind
   (als abweichender Kontoinhaber, gesetzlicher Vertreter, Vermieter usw.)

3. Rückkehr zur Person-Maske über Anklicken des Zurück - Buttons

Person löschen

1. Button “Löschen” anklicken
2. Abfragefenster öffnet sich
3. Bestätigung mit Drücken des Ja - Buttons

Die Option Person löschen kann nur genutzt werden, wenn:

• die zu löschende Person in MIA nicht als Mitglied geführt wird

• alle Zuordnungen der zu löschenden Person (z. B. als Kontakt, abweichender Beitragszahler, Vermieter, Rechtsanwalt o. ä.) vor dem Löschen entfernt wurden

• keine Termine für die zu löschende Person hinterlegt sind

• betrifft das Modul “Bauanteile”: Personen mit Bauanteilen können nicht gelöscht werden

Datenauskunft

1. Button “Datenauskunft” anklicken
2. Datenauskunft wird im PDF-Format je nach Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden
3. über die Druckfunktion ausdrucken

Kennzeichner zur Person

Kennzeichner sind vom Verein frei definierbare Symbole, um beliebige Eigenschaften zur Mitgliedschaft darzustellen. Zugeordnete Kennzeichen werden rechts oben unter dem Hilfelink untereinander angeordnet.

Um einen neuen Kennzeichner hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche “Kennzeichner…”. Die neu geöffnete Maske enthält zwei Tabellen. Die linke Tabelle listet alle bereits zugeordneten Kennzeichner zur Mitgliedschaft auf. Die rechte Tabelle listet alle verfügbaren Kennzeichner auf. Um einen verfügbaren Kennzeichner zuzuordnen, markieren Sie den gewünschten Kennzeichner durch Klick in die erste Spalte der zweiten Tabelle. Anschließend betätigen Sie die Pfeil-Schaltfläche “<”, welche den Kennzeichner in die linke Tabelle überträgt. Um einen zugeordneten Kennzeichner zu entfernen, markieren Sie den gewünschten Kennzeichner durch Klick in die erste Spalte der linken Tabelle und betätigen dann die Pfeil-Schaltfläche “>”, welche den Kennzeichner aus der Zuordnung entfernt. Mit der Schaltfläche “»” haben Sie die Möglichkeit alle zugeordneten Kennzeichner gleichzeitig zu entfernen. Um zurück in die Maske Mitgliedschaft zu gelangen, betätigen Sie die Schaltfläche “Zurück”.

4 - Termine

Beschreibung

Übersicht über alle (vergangenen und zukünftigen) Termine der Person

In der Tabelle werden alle Termine der aufgerufenen Person (mitgliedschaftsübergreifend) angezeigt.

Informationen und Änderungsmöglichkeiten zu Terminen:

• Listenübersicht: Alle Termine zur Person
• Weitere Informationen zu den Terminen mit Änderungsmöglichkeiten
• Termine bearbeiten
• Laufzettel - Was ist das?

Alle Termine zur Person

Überblick über alle vergangenen und zukünftigen Termine, die zur ausgewählten Person gebucht wurden mit folgenden Angaben:

• Datum des Termins
• Uhrzeit des Termins
• Termin wahrgenommen - Checkbox gesetzt - wahrgenommen, Checkbox nicht gesetzt - nicht wahrgenommen
• Name des Beraters
• Beratungsort - für Vereine mit mehreren Beratungsstellen
• Beratungsart - z. B. persönlich, telefonisch, Email etc.
• Beratungsthema - z. B. Wohnungsmängel, Betriebskosten, allgemeine Vertragsangelegenheiten etc.
• Termintyp - z. B. Beratungstermin, Vorort-Termin etc.
• Kurztitel - Hier kann kurz umrissen werden, worum es im Termin genau gehen soll (z. B. Check BKA-Belege, Prüfung Mietvertrag, Heizungsausfall etc.).
• Notiz - nutzbar z. B. für Zusammenfassung der Beratung durch den Rechtsberater oder zum hinterlegen von wichtigen Hinweisen zum Termin

Weitere Informationen zu den Terminen mit Änderungsmöglichkeiten

Unterhalb der Listenübersicht Alle Termine zur Person werden folgende Details zum jeweils ausgewählten Termin (nach Anklicken blau hinterlegt) angezeigt.

• Kurztitel - kann hier nachträglich eingetragen/geändert werden

• Datum / Uhrzeit - kann hier nachträglich nicht geändert werden (ABER siehe Ausnahme in Infobox unten)

• Termintyp - kann hier nachträglich nicht geändert werden

• Beratunsort - kann hier nachträglich nicht geändert werden

• Berater - kann hier nachträglich nicht geändert werden

• Beratungsart - kann hier nachträglich ausgewählt/geändert werden

• Beratungsthema - kann hier nachträglich ausgewählt/geändert werden

• Notiz - kann hier nachträglich eingetragen/geändert werden

Termine bearbeiten

• Termin wahrgenommen
  Über diesen Button kann ein Termin als wahrgenommen gekennzeichnet werden.

• Termin verschieben
  Hier kann ein bereits vergebener Termin auf einen anderen Zeitpunkt verschoben werden, ohne eine Löschung des Termins vornehmen zu müssen.
  Beim Verschieben eines Termines wird die Beratungsart nicht übernommen! Diese nach Verschieben einfach nachträglich wieder auswählen und speichern.

• Termin löschen
  Hier kann ein Termin, der entfernt werden soll, gelöscht werden. Der Button “Termin löschen” ist inaktiv, wenn der Rolle des Anwenders das Recht “TERMNILOESCH” zugeordnet wurde.

Laufzettel - Was ist das?

Ein Laufzettel kann als Arbeitsmittel genutzt werden, um die Aktualität der persönlichen Daten der Mitglieder im Rahmen eines persönlichen Beratungstermins überprüfen zu können.
Auf diese Weise kann ein großer Teil des Datenbestandes auf einfache Weise aktuell gehalten werden.

Verwendungsbeispiele:

1. Der Laufzettel kann beispielsweise bei Erscheinen des Mitgliedes grundsätzlich mit der Bitte ausgehändigt werden, etwaige Änderungen der persönlichen Daten auf dem Laufzettel festzuhalten und das ausgefüllte Dokument an die Sachbearbeiter/innen im Büro zurück zu reichen.

2. Für Vereine, die keine separaten Bürokräfte am Beratungsstandort beschäftigen, kann der Laufzettel in Vorbereitung des Beratungstages ausgedruckt und jeder Akte beigefügt werden.
   Der Rechtsberater kann das Dokument so jedem anwesenden Mitglied vorlegen und die Hinterlegung der Änderungen der persönlichen Daten im System kann im Nachgang erfolgen. 

Der Laufzettel kann in der Administration unter Anwendung - Vorlagen an die Bedürfnisse des jeweiligen Vereins angepasst werden.

Modul Rezepte

Der Button “Rezepte…” wird nur angezeigt, wenn das Modul freigeschaltet ist. Der Button ist aktiv, wenn der Rolle des Anwenders das Recht “REZEPTBEARB” zugeordnet ist.

In der Seite “Rezepte” ist der Button “Mitglied informieren (E-Mail)” aktiv, wenn eine gültige Vorlage vorhanden ist und wenn zum Mitglied eine E-Mailadresse hinterlegt ist. Wenn nach Klick auf den Button die Meldung “Beim Erstellen oder Versenden der E-Mail ist ein Fehler aufgetreten. Bitte wenden Sie sich an Ihren Administrator!” angezeigt wird, kann das sehr unterschiedliche Ursachen haben, daher ist die Meldung allgemein gehalten. Eine mögliche Ursache kann sein, dass die E-Mailadresse zum Mitglied nicht dem Schema einer korrekten E-Mailadresse entspricht, also im Aufbau fehlerhaft ist. Eventuell konnte die System-E-Mail erstellt, aber nicht verschickt werden. Dann lässt sich der E-Mail-Entwurf über “Administration-> E-Mails-> Übersicht E-Mailversand” und dem Button “E-Mail versenden” nach Korrektur der Ursache versenden. Konnte die E-Mail erfolgreich versendet werden, wird der Button inaktiv, die Checkbox “Mitglied informiert” ist gesetzt und die E-Mail wird im Register E-Mails angezeigt.

Arbeitsabläufe

Änderung Termindetails

1. gewünschten Termin in Übersicht anklicken (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt) - Details zum jeweils ausgewählten Termin werden im unteren Bereich angezeigt
2. Änderung vornehmen - Editierbar sind nur weiß hinterlegte Felder (Kurztitel, Beratungsart, Beratungsthema und Notiz).
3. Button “Speichern” anklicken

Termin wahrgenommen

1. gewünschten Termin in Übersicht anklicken (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt) - Details zum jeweils ausgewählten Termin werden im unteren Bereich angezeigt
2. Button “Termin wahrgenommen” anklicken
3. Termin wird als wahrgenommen gekennzeichnet:
   • Häkchen in Checkbox in Spalte “wahrgen.” wird gesetzt
   • Button “Termin wahrgenommen” wird ausgegraut

Termin verschieben

1. gewünschten Termin in Übersicht anklicken (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt) - Details zum jeweils ausgewählten Termin werden im unteren Bereich angezeigt

2. Button “Termin verschieben” anklicken

3. Die folgende Maske wird angezeigt

4. Filter zum gewünschten Termin je nach Bedarf eingrenzen, z. B.

   Button “Suchen” anklicken

   • Datumsbereich in dem nach Terminen gesucht werden soll
   • Anfangszeit des gewünschten Termins
   • Berater bei dem Termin stattfinden soll
   • Beratungsart
   • Beratungsort

   Hinweis

   Über die vorkonfigurierten Filter (Tageszeit, Kalenderwochen, Tage) werden freie Termine in dem jeweiligen Zeitfenster angezeigt.
   Über Anklicken des Buttons 

   werden alle genutzten Filter gelöscht.

5. Liste freier Termine wird angezeigt 

6. gewünschten Termin in Spalte “Auswahl” anklicken (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt und mit  X  gekennzeichnet)

7. mit Anklicken des Buttons “Übernehmen” abschließen

Termin löschen

1. gewünschten Termin in Übersicht anklicken (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt) - Details zum jeweils ausgewählten Termin werden im unteren Bereich angezeigt
2. Button  “Termin löschen” anklicken
3. folgende Maske wird angezeigt
   
4. mit Klicken auf “Ja” bestätigen

Der Button “Termin löschen” ist inaktiv, wenn der Rolle des Anwenders das Recht “TERMNILOESCH” zugeordnet wurde.

Laufzettel drucken

1. gewünschten Termin in Übersicht anklicken (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt) - Details zum jeweils ausgewählten Termin werden im unteren Bereich angezeigt
2. Button  “Laufzettel drucken” anklicken
3. das Dokument wird als PDF heruntergeladen
    

   Hinweis

   Je nach verwendetem Browser (Firefox, Chrome, Internet-Explorer etc.) muss das PDF-Dokument nach dem Herunterladen per Doppelklick geöffnet werden oder dieser Vorgang erfolgt automatisch.

   Die Vorlage des Laufzettels kann über die Administration-> Anwendung-> Vorlagen individuell an die Bedürfnisse des jeweiligen Vereins angepasst werden.

Bestätigung per E-Mail versenden

(verfügbar ab MIA-Version 5.4.0 und neuem MIAO-Backend)

Button “Bestätigung per E-Mail versenden” klicken und mit “Ja” Bestätigen

Der Button ist aktiv wenn eine E-Mail-Adresse zum Mitglied hinterlegt ist und die E-Mail-Vorlage im Katalog “Beratungsarten” zugeordnet werden.

5 - ZV

Beschreibung

Hier werden die Daten des Zahlungsverkehrs angezeigt, die für die Person (H, P, L) gespeichert wurden.

Rechnungs- und Mahnungsadresse

Hier kann eine Adresse hinterlegt/eingesehen werden, an die sämtliche Rechnungen, Zahlungserinnerungen und Mahnschreiben für die Mitgliedschaft gesendet werden sollen.

Die Rechnungs- und Mahnungsadresse:

• kann sich von dem für die Mitgliedschaft hinterlegten Mietobjekt (Register “Mietobjekte”) und/oder der hinterlegten Postanschrift (Register “Person”) unterscheiden
• wird, wenn für die Mitgliedschaft hinterlegt, automatisch als Adresse verwendet bei:
  • Rechnungs- oder Mahnläufen
  • Ausdruck von Rechnungen
  • Ausdruck von Quittungen.

Weitere Daten

Hier können folgende weitere Daten hinterlegt/eingesehen werden:

• Zahlungsart:
  Hier kann die aktuelle Zahlungsart für die Mitgliedschaft eingesehen oder aber geändert werden, z. B. von Rechnung auf Lastschrift.

• Virtuelle Kontonr.:
  Mit der virtuellen Kontonummer, die jedem Mitglied jeweils zugeordnet wird, können sämtliche Zahlungseingänge oder Rücklastschriften für alle Mitgliedskonten vollautomatisch erfasst und zugeordnet werden. Eine manuelle Nachbearbeitung ist nicht mehr nötig.
  Voraussetzung für die Nutzung der Virtuellen Kontonummer ist allerdings die Bereitstellung einer gesonderten Bankleitzahl für den Verein durch die Bank. Dies erfolgt auf Grund der Endlichkeit vergebbarer Bankleitzahlen jedoch nur ab einem sehr hohen Jahresumsatz und ist daher nur für sehr große Vereine nutzbar.

• Abw. Beitragszahler:
  Hier kann bezüglich des Lastschrifteinzuges für die Mitgliedschaft eine Kontoverbindung eingegeben/eingesehen werden, die nicht dem Mitglied gehört.
  Anwendungsbeispiel: bei Zahlung des Mitgliedsbeitrages durch Eltern des Mitgliedes

Mandatsverwaltung

Hier sind alle Informationen zu SEPA-Lastschrift-Mandaten zu finden, die zur Mitgliedschaft hinterlegt sind und waren. Die Erfassung der Kontoverbindung, von der der Lastschrifteinzug bzgl. der Mitgliedschaft erfolgen soll, wird hier vorgenommen.

links: Liste aller SEPA-Lastschrift-Mandate (gültig und ungültig), die für die Mitgliedschaft hinterlegt sind mit folgenden Angaben:

• Mandatsreferenz
• Mandatstyp (einmalig oder wiederkehrend)
• Gültig von
• Gültig bis

rechts:  Anzeige folgender Details zum jeweils ausgewählten SEPA-Lastschrift-Mandat:

Übersicht Buttons:

Modul “MIAOnline”

Regeln zu SEPA-Lastschriftmandaten bei Antragsannahme zu einer bestehenden Person

In den folgenden Fällen werden bei Annahme des Mitgliedsantrags zu einer bereits bestehenden Person neue Lastschriftmandate mit den Daten aus dem Antrag angelegt:

1. Wenn die best. Person noch kein Mandat hat
2. Wenn die best. Person ein abgelaufenes Mandat hat
3. Wenn die Bankverbindung im Antrag von der Bankverbindung des aktuellen Mandats zur best. Person abweicht

In den folgenden Fällen wird kein neues Mandat angelegt - das best. Mandat bleibt gültig:

1. Wenn im Antrag keine Bankverbindung angegeben wurde
2. Wenn die Bankverbindung im Antrag mit der vorhandenen Bankverbindung der best. Person übereinstimmt

Arbeitsabläufe

Rechnungs- und Mahnungsadresse einfügen

Weicht die Rechnungs- und Mahnungsadresse von der Postanschrift des Mitglieds ab, kann diese hier angegeben werden. Für Rechnungen und Mahnungen wird dann die hier angegebene Adresse verwendet.

1. Häkchen unter Rechnung/Mahnung an Postanschrift entfernen
2. Adressdaten aufnehmen
3. Button “Speichern” klicken

Rechnungs- und Mahnungsadresse ungültig

1. Häkchen der Checkbox “Adresse ungültig” setzen
2. Button “Speichern” drücken

Zahlungsart ändern

1. Listbox “Zahlungsart” öffnen
2. gewünschte Zahlungsart auswählen
3. Button “Speichern” drücken

abw. Kontoinhaber/ Beitragszahler

1. auf …-Button neben “Abw. Beitragszahler” klicken

2. Fenster “Person zuordnen” wird angezeigt

3. Name oder Mitgliedsnummer der Person eingeben, von deren  Konto der Beitrag für die ausgewählte Mitgliedschaft  eingezogen werden soll

4. Button “Suchen” drücken

5. gewünschte Person aus der darunter erscheinenden Liste heraussuchen und anklicken
   (ausgewählte Person ist blau hinterlegt)

6. Button “Übernehmen” klicken, um Auswahl zu übernehmen

7. Button “Speichern” drücken

   Nachdem der Abw. Beitragszahler der Mitgliedschaft zugeordnet wurde, muss das SEPA-Lastschriftmandat (Bankverbindung) bei dieser Person angelegt werden, falls noch nicht vorhanden

Daten des abw. Beitragszahlers einsehen

1. auf Button “»” neben Abw. Beitragszahler klicken
2. Datensatz der Person, die als abweichender Beitragszahler erfasst ist, wird angezeigt

abw. Beitragszahler löschen

1. auf Button “X” neben Abw. Beitragszahler klicken
2. Sicherheitsabfrage wird angezeigt
3. Bestätigung mit Ja
4. Button “Speichern” drücken

Neues Mandat anlegen

1. auf Button “Neues Mandat” klicken

2. die nun editierbaren Felder ausfüllen:

   • Mandatstyp: aus der Listbox gewünschten Mandatstyp auswählen
   • Gültig von: Datum Gültigkeitsbeginn des SEPA-Lastschrift-Mandates
   • Unterschrieben am: Datum der Ausstellung des SEPA-Lastschrift-Mandates
   • IBAN: 22-stellige IBAN (ab Version 5.1.4 kann die IBAN zur besseren Lesbarkeit mit Leerzeichen eingegeben werden)
   • BIC: international standardisierter Bank-Code 
   • Kommunikation: aus der Listbox gewünschten Informationsweg über bevorstehende Lastschrift auswählen

3. Button “Speichern” drücken

   SEPA-Lastschrift-Mandate, deren Gültigkeitsbeginn in der Zukunft liegen, werden bis zum Gültigkeitseintritt zunächst als ungültig angezeigt. 

   Mit Beginn der Gültigkeit wird das SEPA-Lastschrift-Mandat automatisch als gültig angezeigt.

Mandat beenden

1. Datum der Beendigung des SEPA-Lastschrift-Mandates im Feld Befristet bis eingeben
2. Datum der Kündigung des SEPA-Lastschrift-Mandates im Feld Gekündigt am eingeben
3. Button “Speichern” drücken

Mandat löschen

Ein Mandat kann nur gelöscht werden, solange es noch nicht genutzt wurde, d. h. keine Einzüge mit diesem Mandat vorgenommen wurden.

1. auf Button “Mandat löschen” klicken
2. Sicherheitsabfrage-Fenster wird angezeigt
3. Bestätigung mit klicken des Buttons “Ja”

Dokument hochladen

(zum Hinterlegen des dazugehörigen SEPA-Lastschriftmandates)

1. auf Button “Dok. hochladen” klicken
2. hochzuladenes Dokument (eingescanntes SEPA-Lastschrift-Mandats des Mitgliedes) auswählen
3. auf Button “Öffnen” klicken
4. Button “Speichern” drücken

Dokument anzeigen

1. auf Button “Dok. anzeigen” klicken

2. Datei wird im PDF-Format je nach Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden

3. Datei wird als PDF angezeigt

Bestätigungen drucken/versenden

Alle hier auswählbaren Schreiben müssen zunächst vom Verein erstellt und in der Administration unter Anwendung > Vorlagen hinterlegt werden.

Bestätigung drucken (Versand per Post):

1. auf Button “Bestätigungen” klicken

2. folgendes Fenster wird angezeigt:
   

3. Auswahl des Felds “Vorlage” öffnen und zu druckendes Schreiben auswählen

4. auf Button “Ausführen” klicken

5. Datei wird im PDF-Format je nach Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden.

6. Das PDF-Dokument kann über die Druckfunktion des Browsers ausgedruckt werden.
   Das Dokument wird automatisch in MIA archiviert und ist in der Dokument-Maske jederzeit einseh- und erneut ausdruckbar.

6 - Mitgliedschaft

Beschreibung

Daten Mitgliedschaft

Im oberen Bereich werden folgende Daten zur Mitgliedschaft der ausgewählten Person angezeigt:

Angaben Beratung

Hier sind folgende Informationen zur Beratung einseh- bzw. änderbar, die dem Mitglied zugeordnet sind:

• Beratungsstandort
  Vereine mit mehreren Beratungsstandorten können ihren Mitgliedern in diesem Feld einen Stammberatungsort zuweisen. Ist ein Stammberatungsort hinterlegt, werden bei der Suche nach freien Terminen für das Mitglied diese dann automatisch entsprechend gefiltert angezeigt.

• Berater
  In diesem Feld kann dem Mitglied ein Stammberater zugewiesen werden. Ist ein Stammberater hinterlegt, werden bei der Suche nach freien Terminen für das Mitglied diese dann automatisch entsprechend gefiltert angezeigt.

Vorverein

Hier werden ausschließlich im Falle von Ummeldungen eines Mitgliedes von einem Mieterverein zu einem anderen folgende Daten zu dem Verein hinterlegt, von dem das Mitglied übernommen wurde:

• Name des Mietervereins, von dem das Mitglied übernommen wird
• End-Datum des Rechtsschutzversicherungsschutzes beim abgebenden Verein

Hinweis:

Vorschlag Verwaltungsablauf Ummeldung:

1. abgebender Verein meldet aufnehmendem Verein die Ummeldeabsicht des scheidenden Mitgliedes unter Angabe folgender Daten:aufnehmender Verein sucht Kontakt zum aufzunehmenden Mitglied
   • Name und aktuelle Anschrift des Mitgliedes (möglichst inkl. Kontaktdaten wie Telefonnummer, Emailadresse etc.)
   • Datum bis zu dem der Mitgliedsbeitrag bezahlt wurde
   • ob Rechtsschutz über den Verein besteht und wann dieser endet
2. Beitritt im aufnehmenden Verein wird vollzogen
3. aufnehmender Verein meldet abgebenden Verein den Vollzug der Übernahme des Mitgliedes unter Angabe:
   • zu welchem Datum das Mitglied übernommen wurde
   • ab welchem Datum ein etwaiger Rechtsversicherungsschutz über den aufnehmenden Verein einsetzt

Folgendes ist beim aufnehmenden Mieterverein durchzuführen:

• prüfen, ob:
  • Beitrittserklärung unterschrieben und im Original vorliegt
  • Zahlungen etwaig noch zu begleichender Mitgliedsbeiträge für das laufende Jahr mit dem Mitglied geklärt sind
• in MIA:

  • Mitglied als Neumitglied erfassen

  • Daten des Vorvereins in MIA hinterlegen

  • etwaiges SEPA-Mandat erfassen

  • fehlerhafte Sollstellung korrigieren (z. B. wenn MG im Vorverein alle Beiträge bis 31.12. beglichen hat)

  • Zahlungsplan in Beitragsklasse-Maske unter Zahlungsplan (individuell) anpassen, um fehlerhafte Sollstellung im Folgejahr zu vermeiden

Beispiel:

in MIA hinterlegte Berechnungsweise des Beitrages (wird als Zahlungsplan (Default) zur jeweiligen Beitragsklasse unter Administration - Finanzen - Beitragsklassen festgelegt):

• 1. Jahr: voller Beitrag für 12 Monate (Zeitjahr)
• 2. Jahr: anteiliger Beitrag für restliche Monate bis Ende des Jahres (ab Beitrittsmonat)
• ab 3. Jahr: kalenderjährige Berechnung des Beitrages

Bei einer Ummeldung kommt es bei diesem Zahlungsplan im Folgejahr zu einer anteiligen Berechnung des Beitrages ab Beitrittsmonat.

Soll der Beitrag im Folgejahr jedoch voll berechnet werden (01.01. bis 1.12.), muss nach erfolgter Aufnahme des umgemeldeten MG der individuelle Zahlungsplan für den Beitrag in der Beitragsklassen-Maske angepasst werden.

Hierfür ist unter Administration -> Finanzen -> Zahlungspläne einmalig ein entsprechender Zahlungsplan für Ummeldung (auch benutzbar für PzuH) anzulegen, der die Berechnung des vollen Beitrages ab dem 2. Jahr vorsieht. Danach kann dieser als individueller Zahlungsplan ausgewählt werden.

• abgebenden Verein schriftlich informieren:
  • zu welchem Datum das Mitglied übernommen wurde
  • ab welchem Datum ein etwaiger Rechtsversicherungsschutz über den aufnehmenden Verein einsetzt

 Folgendes ist beim abgebenden Mieterverein durchzuführen:

• Mitgliedschaft des umgemeldeten Mitgliedes nach positiver Rückmeldung des aufnehmenden Vereins in MIA beenden

  • als Beendigungsgrund Ummeldung auswählen
  • Bei bestehender Rechtsversicherungsschutz über den Verein, Mitgliedschaft zu dem Zeitpunkt beenden, zu dem der RSV-Schutz beim Verein endet.

• etwaige SEPA-Mandate in ZV-Maske beenden

Memo Mitgliedschaft

Hier können wichtige Informationen zur Mitgliedschaft hinterlegt werden.

Zugeordnete Personen

Hier können der Mitgliedschaft Personen als Partnermitglied oder zusätzliche Person zugeordnet werden.

Partnermitglied

• muss in der selben Mietsache wohnen, wie das Hauptmitglied
• kann die Mitgliedschaft in Bezug auf die Rechtsberatung im selben Umfang wahrnehmen, wie das Hauptmitglied selbst

  Hinweis

  Die Bedingungen der Beendigung einer Partnermitgliedschaft ist abhängig von den Vorgaben der jeweiligen Vereinssatzung

zusätzliche Person

• kann als Kontakt angelegt werden
• kann nur bei entsprechender Bevollmächtigung durch das Mitglied (schriftliche Vollmacht) Rechtsberatung bzgl. der mietrechtlichen Belange des Mitgliedes wahrnehmen
  z. B. bei Abwesenheit des Mitgliedes durch Urlaub bzw. Verhinderung des Mitgliedes etc.

Bezeichnung	Erklärung
Archiv-Stopp	Ist in dieser Checkbox ein Häkchen gesetzt, wird die Mitgliedschaft von allen Archivläufen grundsätzlich ausgeschlossen.
Archiv. zurückn.	Mit dieser Funktion kann eine bereits erfolgte Archivierung des Datensatzes der Mitgliedschaft rückgängig gemacht werden.
Ausweis drucken	Über diese Funktion kann ein Mitgliedsausweis ausgedruckt werden. Dieser kann nach den Wünschen des jeweiligen Vereins individuell gestaltet werden. Hinweis Die Vorlage für den Ausweis muss zunächst vom Verein entsprechend über die Administration in MIA als Vorlage erstellt werden. 2. Der zu verwendende Drucker muss von den technischen Mitarbeitern zunächst in MIA eingebunden werden, bevor dieser benutzt werden kann.
Eintritt ändern	Über diesen Button kann das Eintrittsdatum für eine Mitgliedschaft nachträglich geändert werden. Hinweis Bei Benutzung dieser Funktion wird nur das Eintrittsdatum des Mitglieds geändert.  Die Beginn-Daten von: - Mietobjekten - RSV - Beitragsklassen usw. werden nicht automatisch mit geändert. Diese Angaben sind daher zu prüfen und ggfs. manuell anzupassen!
Kennzeichner…	Über diesen Button kann die Zuordnung von Symbolen als Kennzeichnung bzgl. einer Mitgliedschaft erfolgen. Die Zuordnung mehrerer Kennzeichner für eine Mitgliedschaft ist möglich. In der Erweiterten Suche können Mitgliedschaften nach Mitgliedschaft-Kennzeichnern  gefiltert werden. Hinweis Die als Mitgliedschaft-Kennzeichner auswählbaren Symbole müssen zunächst vom Verein festgelegt und in der Administration über Anwendungen > Knz. Mitgliedschaft hochgeladen werden. Achtung Die Vorgaben des Datenschutzes sind zu beachten! - Bei dem Hochladen von Bildern und Icons bitte auf Urheberrechte achten!
Kündig. zurückn.	Mit dieser Funktion kann eine bereits beendete Mitgliedschaft wieder reaktiviert werden. Hinweis Aus Nachweisgründen sollte die Rücknahme einer Kündigung schriftlich erfolgen. Vorschläge 1. Mitglied legt formloses Schreiben mit Rücknahme der Kündigung seiner Mitgliedschaft vor 2. Rücknahmewunsch der Kündigung wird vom Mitglied per Unterschrift auf einem vom Verein erstellten Vordruck bestätigt
Mitgl. beenden	Über diesen Button kann die Mitgliedschaft beendet werden.  Bei der Beendigung einer Mitgliedschaft sollte die Einhaltung folgender Vorgaben des jeweiligen Vereins stets überprüft werden: - Form der Kündigung, die vom Verein akzeptiert wird (mündliche/schriftliche Kündigung, Kündigung per Fax oder E-Mail etc.) - satzungsgemäße Kündigungsfrist. Etwaig bestehende SEPA-Lastschriftmandate werden mit der Beendigung der Mitgliedschaft nicht  automatisch mit beendet. Diese müssen separat über im Register “ZV” beendet werden. Zuvor ist zu prüfen, ob die Person in einer anderen Mitgliedschaft als abw. Beitragszahler eingetragen ist.
P übernimmt H	Mit dieser Funktion kann die Beitragspflicht der Hauptmitgliedschaft auf das dazugehörige beitragsfreie Partnermitglied übertragen werden, z. B. wenn das Hauptmitglied verstorben ist. Bei Trennung/WG-Partner-Wechsel etc. ist das Einverständnis des bisherigen Hauptmitglieds einzuholen. Vorteil: keine Unterbrechung bei RSV Wurde “P übernimmt H” durchgeführt, sind beide Mitgliedschaften (die beendete und die neue Hauptmitgliedschaft) mit dem   - Icon gekennzeichnet. Dieser Kennzeichner wird im Register “Info” unterhalb des Bereiches Daten zur Hauptmitgliedschaft angezeigt. Über Anklicken dieses Kennzeichners kann zwischen beiden Mitgliedschaften gewechselt werden. Hinweis: Die Vorgaben der jeweiligen Vereinssatzung sind beim Durchführen dieser Funktion stets zu beachten, da diese entscheiden, inwiefern “P übernimmt H” angewendet werden kann. Beispiele für Satzungsregelungen: - bei Tod eines Hauptmitgliedes setzt Partnermitglied seine Mitgliedschaft automatisch in eigener Hauptmitgliedschaft fort - bei Tod des Hauptmitgliedes kann Partnermitglied entscheiden, ob es seine Mitgliedschaft als Hauptmitglied fortsetzen möchte - etc. Zudem sollte der Zeitpunkt, zu dem “P übernimmt H” durchgeführt wird, vom Verein festgelegt werden (z. B. Sterbedatum des einstigen Hauptmitgliedes oder Tag der Kenntnis über Versterben des einstigen Hauptmitgliedes). Vorschlag Verwaltungsablauf P zu H: 1. Partnermitglied möchte Mitgliedschaft als Hauptmitgliedschaft fortsetzen 2. evtl. bestehende offene Salden vom übernehmenden Mitglied ausgleichen lassen und in der “alten” Mitgliedschaft verbuchen 3. Übernahmewunsch vorsorglich schriftlich bestätigen lassen und aktuelle Satzung aushändigen 4. Übernahme in MIA mit dem Button “P übernimmt H” durchführen 5. evtl. neuen Mitgliedsausweis erstellen Über “P zu H wird dem übernehmenden Mitglied eine neue Mitgliedsnummer zugeordnet. 6. Änderungen im Datenbestand des neuen Hauptmitgliedes vornehmen: - Beitragsklassen zuordnen - ggf. neue Adresse - SEPA-Lastschrift-Mandat anlegen - Zahlungsart auswählen - Basisdokumente wie z.B. Mietvertrag verteilen - Terminvergabe
RSV anlegen	Mit dieser Funktion kann eine Rechtsschutzversicherung für die Mitgliedschaft in wenigen Schritten angelegt werden. Der RSV-Beginn wird hierbei gleichsam für Mitglied und Mietobjekt übernommen. Hinweis: Hier kann neben der Rechtsschutzversicherung über den Rahmenvertrag des Vereins mit der DMB-RSV auch z. B. die eigene private Mietrechtsschutzversicherung des Mitgliedes hinterlegt werden. Alle hier zur Auswahl stehenden Rechtsschutzversicherungen müssen zunächst vom Verein im Katalog in der Administration unter Anwendung -> Versicherungen hinterlegt werden.
RSV beenden	Mit dieser Funktion kann die für die Mitgliedschaft geltende Rechtsschutzversicherung in wenigen Schritten beendet werden. Das RSV-Ende wird hierbei gleichsam für Mitglied und Mietobjekt übernommen. Hinweis: Tatsächlich beendet werden kann hier lediglich die Rechtsschutzversicherung des DMB-RSV-Rahmenvertrages. Andere für die Mitgliedschaft hinterlegte Rechtsschutzversicherungen, wie beispielsweise eigene private Mietrechtsschutzversicherung des Mitgliedes, können hier lediglich als beendet gekennzeichnet werden. Eine tatsächliche Beendigung einer solchen privaten RSV ist stets durch den Vertragspartner selbst (z. B. Mitglied) vorzunehmen.
Speichern	zum Abspeichern jeglicher Änderungen betätigen
Sperre Online-Termine	Über diese Checkbox kann eine Mitgliedschaft von der Möglichkeit ausgenommen werden, sich über ein persönliches Login auf der Vereins-Website Termine zur Rechtsberatung eigenständig buchen zu können.
Sperre Onlinezugang	Über diese Checkbox kann eine Mitgliedschaft von der Möglichkeit ausgenommen werden: - sich ein persönliches Login auf der Vereins-Website einrichten zu können - sich über ein bereits vergebenes Login auf der Vereins-Website einloggen zu können.
Verarbeitungssperre	Ist in dieser Checkbox ein Häkchen gesetzt, wird die Mitgliedschaft von allen automatisierten Prozessen (z. B. Sollstellung, Rechnungslauf, Mahnlauf, Archivlauf etc.) grundsätzlich ausgeschlossen.
Verwerfen	Über diesen Button können Aktionen jederzeit abgebrochen werden. Eingegebene Daten gehen beim Betätigen dieses Buttons verloren.

Arbeitsabläufe

Daten ändern

Weiß hinterlegte Felder sind mit dem folgenden Arbeitsablauf editierbar.

1. gewünschte Daten eingeben
2. Button “Speichern” klicken

Geworben von

Werber hinterlegen:

1. ‘…’- Button rechts neben “Geworben von” anklicken
2. Eingabe-Maske öffnet sich
   
3. Name oder MG-Nr. der Person eingeben, die Mitglied geworben hat
4. Button “Suchen” klicken
5. Suchergebnisse werden angezeigt
6. gewünschte Person markieren (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt)
7. Button “Übernehmen” anklicken
8. Person, die MG geworben hat ist nun in Mitgliedschaft-Maske hinterlegt
   

Werber entfernen:

1. ‘x’ - Button rechts neben dem Feld Geworben von betätigen
2. Werber wird direkt entfernt, es erfolgt keine vorherige Rückfrage

Daten des Werbers aufrufen:

1. ‘»’ - Button rechts neben dem Feld Geworben von betätigen
2. Weiterleitung zum Datensatz des Werbers erfolgt

Aktenzeichen

1. Aktenzeichen eingeben
2. Speichern - Button betätigen

Stammberatungsort/-berater

1. gewünschten Stammberatungsort bzw. Stammberater aus der jeweiligen Listbox auswählen

2. Speichern - Button betätigen

   Achtung

   Hier auswählbare Beratungsstandorte bzw. Berater müssen zunächst in der Administration in den entsprechenden Katalogen angelegt werden.
   Beratungsstandorte: Administration - Anwendung - Standorte
   Berater: Administration - Mitarbeiter/Nutzer - Erfassen

Angaben Vorverein

Hier wird bei einer Ummeldung vermerkt, von welchem Verein das Mitglied übernommen wurde und bis wann es dort über den Verein ggfs. rechtsschutzversichert ist.

1. Namen des Vereins eingeben, von dem das Mitglied übernommen wurde
2. Datum eingeben, bis zu dem das Mitglied über den Vorverein rechtsschutzversichert ist
3. Speichern - Button betätigen

Memo Mitgliedschaft

Hier hinterlegte Informationen zur Mitgliedschaft werden in der Info-Maske im dortigen Memofeld des Bereiches Daten zur Hauptmitgliedschaft  angezeigt.

1. ‘…’ - Button rechts neben Memofeld anklicken

2. Eingabe-Maske für Memofeld öffnet sich

   Hinweis

   Beim Öffnen wird systemseitig automatisch das aktuelle Tagesdatum und der Name des Bearbeiters hinterlegt.

3. Memotext eingeben
   Es sollte darauf geachtet werden, lediglich sachliche Informationen zum Mitglied einzutragen!

4. mit Anklicken des Buttons “Übernehmen” bestätigen

Personen zuordnen

Personen können hier einer Mitgliedschaft als Partner-Mitglied oder als zusätzliche Person (z. B. Kontakt, bevollmächtigte Person) zugeordnet werden.

Hinweis: Hauptmitglieder können in anderen Mitgliedschaften nicht als Partnermitglied oder zusätzl. Person zugeordnet werden.

1. Button “Person zuordnen” anklicken
2. Eingabe-Maske öffnet sich
   
3. Namen der zuzuordnenden Person eingeben
4. Button “Prüfen” anklicken
   Es wird geprüft, ob die Person bereits in MIA bekannt ist.

Ab Arbeitsschritt 5. bitte je nach Variante weiter verfahren!

Variante 1: Person ist noch nicht in MIA erfasst:

  5. Name und Vorname werden automatisch in die unten stehenden Felder übernommen

  6. Art der Zuordnung per Klick festlegen (Partnermitglied oder zusätzl. Person)

  7. restliche Daten einfügen (Anrede, Titel, Geburtsdatum)

  8. Datum des Eintritts auswählen

  9. Häkchen bei RSV ggfs. entfernen
      Das Häkchen darf nur dann gesetzt bleiben, wenn die zugeordnete Person rechtsschutzrelevant ist.

10. mit  Übernehmen bestätigen

Variante 2: Person ist bereits in MIA erfasst:

  5. Liste auswählbarer Personen wird angezeigt

  6. gewünschte Person auswählen (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt)
      

  7. Person übernehmen - Button anklicken
      Falls die zuzuordnende Person nicht in der Liste aufgeführt wird, kann diese über den Button “Neue Person erfassen” erfasst werden.

  8. Art der Zuordnung per Klick festlegen (Partnermitglied oder zusätzl. Person)

  9. Datum des Eintritts auswählen

10. Häkchen bei RSV ggfs. entfernen
          Das Häkchen darf nur dann gesetzt bleiben, wenn die zugeordnete Person rechtsschutzrelevant ist.

11. mit Button “Übernehmen” bestätigen

zugeordnete Person entfernen

1. Person auswählen (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt)
   
2. Button “Person entfernen” anklicken
3. Datum der Beendigung der Zuordnung im Datumsfeld neben Austritt eingeben
   
4. mit  “Übernehmen” bestätigen

Archiv-Stopp

Mit Archiv-Stopp markierte Mitgliedschaften sind vom Archivlauf ausgenommen.

Archiv-Stopp setzen:

1. Häkchen in Checkbox “Archiv-Stopp” über Anklicken setzen

2. Button “Speichern” betätigen

Archiv-Stopp entfernen:

1. Häkchen in Checkbox Archiv-Stopp über Anklicken entfernen

2.  Button “Speichern” betätigen

Verarbeitungssperre

Durch Setzen der Verarbeitungssperre werden Mitgliedschaften von sämtlichen automatisierten Abläufen in MIA (z. B. Sollstellung, Rechnungslauf, Mahnlauf, ger. Mahnverfahren etc.) ausgeschlossen.

Verarbeitungssperre setzen:

1. Häkchen in Checkbox “Verarbeitungssperre” über Anklicken setzen

2.  Button “Speichern” betätigen

Verarbeitungssperre entfernen:

1. Häkchen in Checkbox “Verarbeitungssperre” über Anklicken entfernen

2.  Button “Speichern” betätigen

Sperre Online-Termine

Sperre Online-Termine setzen:

1. Häkchen in Checkbox “Sperre Online-Termine” über Anklicken setzen

2.  Button “Speichern” betätigen

Sperre Online-Termine entfernen:

1. Häkchen in Checkbox “Sperre Online-Termine” über Anklicken entfernen

2.  Button “Speichern” betätigen

Sperre Onlinezugang

Sperre Onlinezugang setzen:

1. Häkchen in Checkbox “Sperre Onlinezugang” über Anklicken setzen

2.  Button “Speichern” betätigen

Sperre Onlinezugang entfernen:

1. Häkchen in Checkbox “Sperre Onlinezugang” über Anklicken entfernen

2.  Button “Speichern” betätigen

Kennzeichner Mitgliedschaft

1. Mitgliedschaft kennzeichnen:

   • Button “Kennzeichner…” betätigen
   • gewünschtes Symbol aus der Tabelle Verfügbare Kennzeichner zur Mitgliedschaft (rechts) auswählen
   • ausgewählten Kennzeichner mit Anklicken des  > - Buttons der Mitgliedschaft zuordnen
   • mit Anklicken des Buttons “Zurück” in die Mitgliedschaft-Maske zurückkehren
   • der gewählte Kennzeichner wird wie folgt angezeigt:
     1. Register “Info”: unterhalb des Memofeldes im Bereich Daten zur Hauptmitgliedschaft
     2. Register “Mitgliedschaft”: im oberen rechten Bereich unter dem Hilfelink

2. Kennzeichner entfernen:

   • Button “Kennzeichner…” betätigen
   • gewünschtes Symbol aus der Tabelle Zugeordnete Kennzeichner zur Mitgliedschaft (links) auswählen
   • mit Anklicken des  > - Buttons ausgewählten Kennzeichner für Mitgliedschaft entfernen
   • mit Anklicken des Buttons “Zurück” in die Mitgliedschaft-Maske zurückkehren
   • der Kennzeichner wird nicht mehr angezeigt

Ausweis drucken

• Variante 1: über Drucken-Button 
• Variante 2: über PDF öffnen-Button 

Variante 1: über Button “Drucken”

1. Button “Ausweis drucken” anklicken

2. Auswahl der zu verwendenden Vorlage ggfs. anpassen

   Hinweis

   gewünschten Drucker durch Anklicken auswählen
   
   - Die Vorlage für den Ausweis muss zunächst vom Verein in der Administration in MIA unter Anwendung > Vorlagen als Vorlage hinterlegt werden.
   Die Ausweis-Vorlage kann an die Bedürfnisse des jeweiligen Vereins angepasst werden.
   
   - Der zu verwendende Drucker muss zunächst in MIA eingebunden werden, bevor dieser benutzt werden kann.

3. über Anklicken des  Buttons “Drucken” Druck auslösen

   

Variante 2: über Button “PDF öffnen”

1. Button “Ausweis drucken” anklicken

2. Fenster Ausweis drucken öffnet sich

   

3. Auswahl der zu verwendenden Vorlage ggfs. anpassen

   Hinweis

   • Die Vorlage für den Ausweis muss zunächst vom Verein in der Administration in MIA unter Anwendung > Vorlagen als Vorlage hinterlegt werden.
     Die Ausweis-Vorlage kann an die Bedürfnisse des jeweiligen Vereins angepasst werden.
   • Der zu verwendende Drucker muss zunächst in MIA eingebunden werden, bevor dieser benutzt werden kann.

4. Button  “PDF öffnen” anklicken

5. Datei wird im PDF-Format je nach Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden

6. über die Druckfunktion des Browsers ausdrucken

Datum Eintritt ändern

1. Button “Eintritt ändern” anklicken
2. Änderungsmaske öffnet sich
   
3. korrektes Eintrittsdatum ins Feld “Neues Eintrittsdatum” einfügen
   
4. mit Anklicken des Buttons  “Ausführen” Änderung übernehmen

Mitgliedschaft beenden

1. Button “Mitgl. beenden” betätigen

2. Maske Mitgliedschaft beenden öffnet sich

   

3. im Feld Kündigungsdatum Datum der Kündigung eingeben (z. B. Posteingangsdatum der Kündigung)

   Hinweis

   Dieses Feld ist automatisch mit dem aktuellen Tagesdatum vorbelegt und muss ggfs. geändert werden.

4. im Feld Mitgliedschaftsende Datum eingeben, zu dem die Mitgliedschaft enden soll

   Dieses Feld ist automatisch mit dem Datum vorbelegt, dass für MIA laut der administrativen Einstellung als berechnetes Kündigungsdatum in Frage kommt.

   In der Administration unter Systemeinstellungen > Person/Mitglied können diese Einstellungen an die Bedürfnisse des Vereins angepasst werden.

5. Kündigungsgrund auswählen

   Die hier auswählbaren Kündigungsgründe müssen zunächst in der Administration unter Anwendung > Kündig.-gründe hinterlegt werden.

   Es ist eine statistische Auswertung aller Kündigungen nach Kündigungsgründen über Statistiken > Mitgliederbestand > Abgänge möglich.

6. im Feld Zahlungsart ggfs. die für die Mitgliedschaft hinterlegte Zahlungsart ändern (z. B. von Lastschrift auf Rechnung)

7. im Feld Kündigungsbestätigung drucken Liste aller zur Verfügung stehenden Vorlagen öffnen

   Hier auswählbare Vorlagen müssen zunächst vom Verein in der Administration in MIA unter Anwendung > Vorlagen als Vorlage erstellt werden.

8. gewünschte Vorlage durch Anklicken auswählen

9. mit Anklicken des Buttons “Übernehmen” Mitgliedschaft beenden

10. Kündigungsbestätigung wird automatisch im PDF-Format erzeugt

    Die Datei wird je nach benutztem Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden und kann hiernach über die Druckfunktion des Browsers ausgedruckt werden.

    Die Kündigungsbestätigung wird automatisch im Register “Dokumente” in MIA gespeichert.

Kündigung zurücknehmen

1. Button “Kündig. zurückn.” betätigen

2. Maske zur Kündigungsrücknahme öffnet sich

   

3. mit Anklicken des Buttons “Übernehmen” Kündigungsrücknahme abschließen

Archivierung rückgängig machen

1. Button “Archiv. zurückn.” anklicken

2. Sicherheitsabfrage “Soll die Archivierung wirklich zurückgenommen werden?” wird angezeigt. Anschließend mit Klick auf Button “Ja” bestätigen.

RSV beenden

• 1. Button “RSV beenden” drücken

  2. Eingabe-Maske wird geöffnet

  3. Datum im Feld “RSV beenden zum” überprüfen und ggf. anpassen

     Hinweis

     Das Datum im Feld “RSV beenden zum” wird als Ende-Datum für RSV Person und RSV Mietobjekt übernommen. Daher überprüfen, ab welchem Datum der jeweilige Rechtsschutz tatsächlich beendet werden soll. Vorbelegt ist dieses Datumsfeld automatisch mit dem Tagesdatum.

  4. Button “Übernehmen” drücken

RSV anlegen

1. Button “RSV anlegen” drücken
2. Eingabe-Maske wird geöffnet
3. Datum im Feld “RSV anlegen zum” überprüfen und ggf. anpassen

   Hinweis

   Das Datum im Feld “RSV anlegen zum” wird als Beginn-Datum für RSV Person und RSV Mietobjekt übernommen. Daher überprüfen, ab welchem Datum der jeweilige Rechtsschutz tatsächlich beginnen soll. Vorbelegt ist dieses Feld automatisch mit dem Tagesdatum.
4. Button “Übernehmen” drücken

P zu H

1. Hauptmitgliedschaft aufrufen, deren Beitragspflicht übernommen werden soll

2. hier folgendes überprüfen und im Datensatz des verstorbenen Hauptmitgliedes ggfs. anpassen:

   zur Info-Maske wechseln

   • offene Salden vom übernehmenden Mitglied begleichen lassen und diese verbuchen
   • hat das aktuelle/verstorbene Hauptmitglied zuletzt an anderer Adresse gewohnt, diese ändern
   • SEPA-Lastschriftmandat des aktuellen/verstorbenen Hauptmitgliedes - falls vorhanden - in ZV-Maske beenden
   • evtl. Fehler korrigieren (z. B. Schreibfehler in Adresse o. ä.)

   Achtung

   Alle anderen Änderungen zum übernehmenden Mitglied (z. B. neues SEPA-Mandat, neue Adresse durch Umzug nach Auflösung des gemeinsamen Hausstandes oder Tod des Hauptmitgliedes, Terminvergabe) werden im Datensatz des neuen Hauptmitgliedes durchgeführt!

3. zur Info-Maske wechseln

4. das übernehmende Partnermitglied mit Anklicken des » - Buttons aufrufen

5. Datensatz des Partnermitgliedes wird nun angezeigt

6. ins Register “Mitgliedschaft” wechseln

7. Button “P übernimmt H” anklicken

8. P zu H-Maske öffnet sich

   • Daten von aktuellem und neuem Hauptmitglied (HM) werden automatisch angezeigt
   • Kündigungsgrund (des aktuellen HM) auswählen, z. B. verstorben
   • Austrittsdatum einsetzen
     Als Übernahmedatum wird automatisch der Folgetag eingesetzt.

     Achtung

     Welches Datum als Austrittsdatum bei P zu H eingetragen wird, ist vereinsintern zu klären (Todestag - auch rückwirkend - oder Tag der Kenntniserlangung).
     
     Es ist ratsam, die gleiche Regelung anzuwenden, die der jeweilige Verein in Bezug auf die Beendigung von Mitgliedschaften im Todesfall des Mitgliedes (auch bei nachträglichem Bekanntwerden) festgelegt hat.

9. Button “Übernehmen” betätigen

10. Prozessfenster öffnet sich

11. Register “Info” des neuen Hauptmitgliedes wird geöffnet

    Hinweis

    Das neue Hauptmitglied erhält eine neue Mitgliedsnummer. In den Datensatz des neuen Hauptmitgliedes werden lediglich die Daten aus der “alten” Mitgliedschaft übertragen, die dort dem Partnermitglied (P) zugeordnet waren. Vom Hauptmitglied der “alten” Mitgliedschaft werden nur folgende Daten übertragen:
    
    - Informationen aus Maske Beratungen

12. erforderliche Änderungen im Datensatz des neuen Hauptmitgliedes vornehmen, z. B.:mit “Speichern” bestätigen

    • Zahlungsart auswählen/korrigieren
    • ggfs. Adresse ändern, falls übernehmendes Mitglied umgezogen ist (z. B. nach Auflösung des gemeinsamen Hausstandes oder Tod des Hauptmitgliedes)
    • ggfs. neues SEPA-Lastschriftmandat anlegen 
    • ggfs. Termin vergeben
    • Ab MIA-Version 5.0.0 Beitragsklassen anlegen

7 - Beitragsklassen

Beschreibung

Hier werden jeweils die Daten zur Beitragsklasse der Person (H, P, L) angezeigt, die über die Info-Maske zuvor ausgewählt wurde.

Verfügbare Beitragsklassen

Im linken Bereich des Registers “Beitragsklassen” wird eine tabellarische Auflistung aller verfügbaren (wählbaren) Beitragsklassen angezeigt. Aus dieser Übersicht kann eine Beitragsklasse für ein Mitglied ausgewählt und zugeordnet werden.

Angezeigt werden folgende Angaben zur jeweiligen Beitragsklasse:

• Name der Beitragsklasse
• der Beitragsklasse zugewiesene ID-Kennziffer
• Beitragshöhe in €

Unterhalb der tabellarischen Auflistung aller verfügbaren Beitragsklassen werden folgende Details zur jeweils ausgewählten Beitragsklasse angezeigt (nach Anklicken blau hinterlegt):

• gültig von/bis
• bebuchtes Bestandskonto
• der standardmäßig zugeordnete Zahlungsplan
• eine evtl. eingerichtete Folgebeitragsklasse.

Zugeordnete Beitragsklassen

Im rechten Bereich der Beitragsklassen-Maske wird angezeigt, welche Beitragsklasse der Mitgliedschaft zugeordnet bzw. bis wann diese gültig ist. Hier können folgende Angaben angepasst werden:

• gültig ab / gültig bis:
  Eingabe von Gültigkeitsbeginn und -ende der zugeordneten Beitragsklassen, z. B. bei Änderung der Beitragsklasse

• Zahlungsplan (individuell):
  zur individuellen Umstellung eines einzelnen Mitgliedes, z. B. auf Halbjahreszahler o. ä.

  Achtung

  Die Felder gültig ab und gültig bis steuern, ab welchem Datum MIA die zugeordnete Beitragsklasse bzw. den zugeordneten Zahlungsplan (individuell) berücksichtigen soll.
  
  gültig ab:
  Eine Sollstellung zur jeweiligen Beitragsklasse erfolgt stets ab 00:00 Uhr des Tages, der für diese unter gültig ab eingetragen wurde.
  
  gültig bis:
  Nach Erreichung des unter gültig bis eingegebenen Datums erfolgt bzgl. der dazugehörigen Beitragsklasse keine Sollstellung mehr.
  
  Um nicht gewünschte oder ausbleibende Sollstellungen beim Zuordnen von Beitragsklassen zu vermeiden, muss bei der Zuordnung/Änderung von Beitragsklassen immer der in der Administration entsprechend hinterlegte Zahlungsplan beachtet werden.

Arbeitsabläufe und Beschreibung Register Beitragsklassen

Arbeitsabläufe

Beitragsklasse zuordnen

1. gewünschte Beitragsklasse in Übersicht Verfügbare Beitragsklassen (links) anklicken
   Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt.

   

2. mit Anklicken des > - Buttons Beitragsklasse zuordnen

3. zugewiesene Beitragsklasse erscheint im rechten Fenster Zugeordnete Beitragsklassen

   

4. in Details zur Beitragsklasse (unterhalb der Übersicht Zugeordnete Beitragsklassen) Gültigkeitsbeginn eingeben.

   automatische Vorbelegung mit Tagesdatum
   

5. ggfs. im Feld Zahlungsplan (individuell) Anpassung vornehmen (z. B. bei Ummeldung, P zu H etc.)

6. mit Button “Speichern” abschließen

Im Feld Zahlungsplan wird der Zahlungsplan angezeigt, der der jeweiligen Beitragsklasse in der Administration fest zugewiesen wurde. Diese Information ist hier nicht änderbar.

Beitragsklasse ändern

Wird verwendet, wenn für ein Mitglied eine andere Beitragsklasse ab einem bestimmten Zeitpunkt zugeordnet werden soll (z. B. Wechsel von Beitragsklasse ohne RSV auf Beitragsklasse mit RSV).

1. “alte” Beitragsklasse zum gewünschten Datum beenden

   • Als Datum des Gültigkeitsablaufes der “alten” Beitragsklasse kann z. B. das Datum gewählt werden, bis zu dem der Mitgliedsbeitrag entrichtet wurde.

2. “neue” Beitragsklasse zuordnen mit Button “Speichern” abschließen

   • als Gültigkeitsdatum der “neuen” Beitragsklasse Folgetag nach Enddatum “alter” Beitragsklasse wählen

Gültigkeit der Beitragsklasse ändern

Anwendung bei Änderung der Beitragsklasse für das Mitglied bzw. zur Korrektur von fehlerhaften Eingaben

1. gewünschte Beitragsklasse in Übersicht Zugeordnete Beitragsklassen (rechts) anklicken
   Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt.
   

2. gewünschtes Datum im Feld gültig von bzw. gültig bis eingeben
   

3. mit Button “Speichern” abschließen

Zahlungsplan (individuell) ändern

Anwendung bei individueller Anpassung des Zahlungsintervalls eines Mitgliedes

1. gewünschte Beitragsklasse in Übersicht Zugeordnete Beitragsklassen (rechts) anklicken
   Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt.
   

2. durch Klicken auf Pfeil-Button neben dem Feld Zahlungsplan (individuell) Auswahl öffnen

   Alle hier auswählbaren Zahlungspläne müssen zunächst in der Administration unter Finanzen > Zahlungspläne eingerichtet werden. Jeder Verein kann beliebig viele Zahlungspläne hinterlegen.

3. gewünschten Zahlungsplan durch Anklicken auswählen

4. mit Button “Speichern” abschließen

Beitragsklasse beenden

1. gewünschte Beitragsklasse in Übersicht Zugeordnete Beitragsklassen (rechts) anklicken
   Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt.

   

2. in den Details zur Beitragsklasse (unterhalb der Übersicht Zugeordnete Beitragsklassen) gewünschtes End-Datum im Feld gültig bis einsetzen

   

3. mit Button “Speichern” abschließen

Beitragsklasse entfernen

1. gewünschte Beitragsklasse in Übersicht Zugeordnete Beitragsklassen (rechts) anklicken
   Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt.

   

2. mit Anklicken des < - Buttons zugeordnete Beitragsklasse entfernen

3. zugewiesene Beitragsklasse erscheint wieder als verfügbar im linken Fenster Verfügbare Beitragsklassen (links)

   

4. mit Betätigen des Buttons “Speichern” abschließen

Benutzung der Sortierfunktion

1. Alle bereits vorhandenen Sortierungen entfernen (markiert mit dem Pfeil-Symbol) .
   Hierfür so oft auf die jeweilige  Spaltenüberschrift (Beitragsklasse, ID, Betrag) klicken, bis das Pfeil-Symbol nicht mehr angezeigt wird.
2. Nun das Feld auswählen, nach dem die Liste auf- oder absteigend sortiert werden soll.
   Hier so oft auf die Spaltenüberschrift (z. B. Betrag) klicken, bis hier das  gewünschte Symbol erscheint

Die Übersichten Verfügbare Beitragsklassen und Zugeordnete Beitragsklassen können nach allen Spaltenüberschriften (Beitragsklasse, ID, Betrag) sortiert werden.

Die Sortierung erfolgt je nach Auswahl auf- bzw. absteigend:

• Beitragsklasse: alphabetisch
• ID: nummerisch
• Betrag: nummerisch.

8 - Konto

Beschreibung

Übersicht zu Zahlungen, Sollstellung und mahnungsrelevanten Daten im Mitgliedskonto.

Hier werden jeweils die Konto-Daten der aufgerufenen Person (H, P) angezeigt.

Der Button “Speichern” ist aktiv, wenn der Rolle des Benutzers das Recht “FINBEARB” zugeordnet ist.

Mahnverfahren

Im oberen Bereich der Konto-Maske können Information zum Mahnstatus bearbeitet werden:

• Mahnsperre bis:
  Hier kann ein Datum eingegeben werden, bis zu dem eine Mahnsperre für das Mitglied gelten soll.
  Das bedeutet, das Mitglied wird bis zum Ablauf dieses Datums vom Mahnlauf ausgeschlossen (z. B. bei Ratenzahlern).

  Die Eingabe eines Datums in diesem Feld bewirkt eine zeitlich begrenzte Mahnsperre.

  Beachten Sie:
  Ist die befristete Mahnsperre abgelaufen, wird das Datum und das Häkchen der Checkbox “Mahnsperre” automatisch gelöscht und die Mitgliedschaft beim nächsten Mahnlauf wieder berücksichtigt.

  Das Setzen des Häkchens in der Checkbox “Mahnsperre” schaltet das Datumsfeld für die Eingabe frei.

  Das Setzen der Checkbox “Mahnsperre” ohne Angabe eines Datums im Feld “Mahnsperre bis” bewirkt, dass das Mitglied dauerhaft nicht in Mahnläufen berücksichtigt wird.

• Mahnungsnr.
  Wird ein Mahnlauf in MIA ausgelöst, wird jeder einzelnen Mahnung eine Kennnummer zugewiesen. Das ist die sogenannte Mahnungsnummer, die an dieser Stelle einsehbar ist.

• Mahndatum

  Hier wird das Datum des Mahnschreibens angezeigt, das im Rahmen des letztes Mahnlaufes für das Mitglied erstellt wurde.

  Nach Durchführung eines Mahnlaufes werden für alle Mitglieder, die im Mahnlauf berücksichtigt wurden, Mahnschreiben erstellt. Diese sind über die Administration unter Serverdruck > Druckaufträge als Massendruck ausdruckbar. Die Schreiben werden zudem im Register “Dokumente” angezeigt.

  Die Vorlagen für die jeweiligen Mahnschreiben können in der Administration unter Anwendung > Vorlagen vom Verein individuell gestaltet werden.

• Mahnstufe

  Hier wird die aktuelle Mahnstufe der Mitgliedschaft angezeigt, die durch den letzten Mahnlauf gesetzt wurde.

  Die Mahnstufe kann über den Pfeil-Button “Korrektur der Mahnstufe” manuell verändert werden. Der Button ist aktiv, wenn der Rolle des Benutzers das Recht “FINADMIN” zugeordnet ist.

  In der Administration unter Finanzen > Mahnstufen kann jeder Verein die gewünschten Mahnstufen samt deren Parameter (z. B. Mindestbetrag, Mahngebühr, Folgemahnstufe etc.) individuell festlegen.

• Checkboxen:

Mahnung stornieren

Über diesen Button kann die letzte Mahnung für das ausgewählte Mitglied einzeln storniert werden.

Wird eine Mahnung über diesen Button storniert, wird automatisch:

1. a. die Mahnstufe auf die vor dem letzen Mahnlauf gesetzte Stufe zurückgesetzt (z. B. von Mahnstufe 3 auf 2)
   b. die letzte Mahnung im Register “Dokumente” gelöscht.

Der Button ist aktiv, wenn der Rolle des Benutzers das Recht “FINADMIN” zugeordnet ist.

Mitgliedskonto

1. tabellarische Übersicht über alle Sollstellungen und Zahlungseingänge, die zur ausgewählten Mitgliedschaft gebucht wurden, mit folgenden Angaben:

• Buchungstext
  Der Buchungstext wird bei Eingabe einer neuen Buchung hinterlegt und ist in dieser Spalte einsehbar.
  Nachträgliche Änderungen am Buchungstext nach Abspeicherung der Buchung sind möglich.

• Datum
  Das Buchungsdatum wird bei Eingabe einer neuen Buchung hinterlegt und ist in dieser Spalte einsehbar.
  Eine nachträgliche Änderung des Buchungsdatums nach Abspeicherung der Buchung ist nicht möglich.

• Soll/Haben
  Der jeweilige Betrag, der im Mitgliedskonto ins Soll oder als Guthaben gebucht werden soll, wird bei Eingabe einer neuen Buchung hinterlegt und ist in dieser Spalte einsehbar.
  Eine nachträgliche Änderung des Betrages (Soll oder Haben) nach Abspeicherung der Buchung ist nicht möglich.

  Die Anzeige von Soll und Haben kann je nach Belieben entweder in einer gemeinsamen Spalte erfolgen oder aber aufgeteilt in zwei Spalten. Die entsprechende Einstellung ist vom Verein in der Administration unter Systemeinstellungen > Finanzen vorzunehmen.

• Konto
  Das zu bebuchende Konto wird bei Eingabe einer neuen Buchung ausgewählt und ist nach Abschluss der Buchung in dieser Spalte einsehbar.
  Eine nachträgliche Änderung des Kontos nach Abspeicherung der Buchung ist nicht möglich.

• Belegnummer
  Eine Belegnummer kann jeder Buchung, die im Mitgliedskonto vorgenommen wird, zugeordnet werden.
  Nachträgliche Änderungen der Belegnummer nach Abspeicherung der Buchung sind möglich.

2. weitere Informationen zu den Buchungen mit Änderungsmöglichkeiten

Unterhalb der tabellarischen Übersicht zum Mitgliedskonto werden die einzelnen Angaben zur jeweils ausgewählten Buchung angezeigt. Hier können die Angaben in den editierbaren Feldern bei Bedarf geändert werden.

Alle grau hinterlegten Felder sind nicht nachträglich editierbar. Ist in diesen eine Angabe falsch, muss die betreffende Buchung zunächst gelöscht und dann nochmals neu mit den richtigen Angaben vorgenommen werden.
Buchungen können nur von den Mitarbeitern gelöscht werden, die die entsprechenden administrativen Rechte besitzen.

Über den Info-Button, der sich rechts neben dem Feld mit dem Buchungsdatum befindet, können zusätzliche Informationen zur Buchung angezeigt werden (z. B. Buchungszeitpunkt, Buchungsauslöser etc.).

3. Funktions-Buttons (Bereich rechts neben der tabellarischen Übersicht)

Details zur Buchung

In dieser tabellarischen Übersicht unten links in der Konto-Maske wird angezeigt, in welcher Höhe Einnahmen welchen Konten zugewiesen wurden (Verteilung).

Wurde eine Einnahme nicht der gewünschten Soll-Buchung zugewiesen, kann dies manuell über den Button “Detailbuchung bearbeiten” korrigiert werden.

Arbeitsabläufe

Mahnsperre einrichten

1. durch Anklicken der Checkbox Mahnsperre  Häkchen setzen

   

2. gewünschtes Datum im Feld Mahnsperre bis einsetzen

   Hinweis

   Führen Sie Schritt 2 NUR dann durch, wenn die zu setzende Mahnsperre zeitlich begrenzt werden soll.
   Wird in diesem Feld kein Datum eingegeben, gilt die Mahnsperre unbefristet.

3. mit Anklicken des Buttons “Speichern” abschließen

   

Mahnsperre entfernen

1. durch Anklicken der Checkbox “Mahnsperre” Häkchen entfernen

   

2. mit Anklicken des Buttons “Speichern” abschließen

Mahnung stornieren

1. Button “Mahnung stornieren” anklicken
2. Sicherheitsabfrage wird angezeigt
3. mit Anklicken des Ja-Buttons bestätigen
4. Bestätigung wird angezeigt
5. mit OK bestätigen

Mit Abschluss der Stornierung der letzten Mahnung wird automatisch:

1. die Mahnstufe auf die vor dem Mahnlauf gesetzte Stufe zurückgesetzt (z. B. von Mahnstufe 3 auf 2)
2. die letzte Mahnung in der Dokumenten-Maske gelöscht und eine im Konto eingebuchte Mahngebühr wird gelöscht

Der Button ist aktiv, wenn der Rolle des Benutzers das Recht “FINADMIN” zugeordnet ist.

Mahnstufe manuell ändern

Nur verwenden, wenn der Ablauf des nachfolgenden Mahnlaufs verändert werden soll.

Für Mahnung zurücknehmen, weil die Mahnung sich evtl. mit einer Zahlung überschnitten hat, oder das Mitglied nicht gemahnt werden sollte, immer Punkt 4 (Stornierung Mahnstufe) verwenden.

1. Button “Korrektur der Mahnstufe”   betätigen

2. Eingabefenster öffnet sich

3. gewünschte Mahnstufe auswählen

   

4. Mahnungsdatum eingeben
   Dieses Datum wird als Datum der letzten Mahnung angezeigt.

5. mit Button “Übernehmen” bestätigen

Der Button ist aktiv, wenn der Rolle des Benutzers das Recht “FINADMIN” zugeordnet ist.

Kontoauszug erstellen

1. Button “Kontoauszug” anklicken
2. Übersicht über alle Soll- und Habenbuchungen wird als Excel-Datei heruntergeladen und je nach Browser im Bearbeitungsprogramm automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden
3. evtl. Anpassungen der Darstellung und ein Ausdruck der  Datei kann nun erfolgen

Der Button ist aktiv, wenn der Rolle des Benutzers das Recht “FINBEARB” zugeordnet ist.

Rechnung erstellen

Eine Rechnung wird immer über den gesamten offenen Betrag der Mitgliedschaft erstellt.

1. Button “Rechnung erst.” anklicken
2. Abfragefenster wird angezeigt
3. Button “Ausführen” anklicken
4. Datei wird im PDF-Format je nach Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden
5. über die Druckfunktion ausdrucken

Der Button ist aktiv, wenn der Rolle des Benutzers das Recht “FINBEARB” zugeordnet ist.

Quittung erstellen

1. zu quittierenden Guthabenbetrag durch Anklicken auswählen (Auswahl ist blau hinterlegt)
2. Button “Quittung drucken” anklicken
3. Druckdialog wird aufgerufen
   
4. gewünschte Vorlage und Drucker auswählen
5. Drucken oder PDF öffnen

Salden anzeigen

1. Button “Salden anzeigen” anklicken

2. tabellarische Übersicht aller Soll- und Haben-Beträge wird angezeigt

   

3. Rückkehr zur Konto-Maske mit Anklicken des Buttons “Schließen”

Soll/Haben-Buchung in einem Schritt

1. Button “Soll/Haben” anklicken

2. Buchungsfenster öffnet sich
   

3. Buchungsdatum ggfs. anpassen
   voreingestellt angezeigt wird immer das Tagesdatum

4. zu buchenden Betrag eingeben
   ohne Minus-Zeichen voran

5. Unter dem Abschnitt Sollbuchung nun das gewünschte Konto auswählen.
   

6. gewünschtes Forderungskonto durch Anklicken auswählen

7. Buchungstext eingeben, z. B. Schreibgebühr

8. Unter dem Abschnitt Habenbuchung nun das Konto je nach Einnahmeart (Kasse, Bank) auswählen.
   

9. gewünschtes Bestandskonto durch Anklicken auswählen

10. Buchungstext eingeben, z. B. Schreibgebühr
    

11. mit Anklicken des Buttons “Buchen” abschließen

Der Button ist aktiv, wenn der Rolle des Benutzers das Recht “FINBEARBSH” zugeordnet ist.

Belegnummer ändern

1. Buchung, bei der Belegnummer geändert werden soll, in tabellarischer Übersicht des Mitgliedskontos markieren
2. gewünschte Nummer ins Feld “Belegnummer” eingeben
3. Änderung mit Anklicken des Buttons “Speichern” abschließen

Buchungstext ändern

1. Buchung, bei der Buchungstext geändert werden soll, in tabellarischer Übersicht des Mitgliedskontos markieren
2. gewünschten Text ins Feld “Buchungstext” eingeben/korrigieren
3. Änderung mit Anklicken des Buttons “Speichern” abschließen

neue Buchung

1. Button “Neue Buchung” anklicken

2. die Eingabefelder unterhalb der tabellarischen Übersicht des Mitgliedskontos werden aktiv
   

3. Buchungsdatum ggfs. anpassen
   voreingestellt angezeigt wird immer das Tagesdatum

4. zu bebuchendes Konto auswählen

   

5. Belegnummer eingeben

6. zu buchenden Betrag eingeben

   Achtung

   Sollbuchungen müssen mit einem Minus voran eingegeben werden (z. B. -5,00).
   Habenbuchungen werden ohne zusätzliche Zeichen eingegeben (z. B. 5,00).

7. Buchungstext eingeben, z. B. Schreibgebühr

8. mit Anklicken des Buttons “Speichern” Buchung abschließen

Der Button ist aktiv, wenn der Rolle des Benutzers das Recht “FINBEARB” zugeordnet ist.

Buchung löschen

1. zu löschende Buchung in tabellarischer Übersicht des Mitgliedskontos markieren
   
2. Button “Löschen” anklicken
3. Sicherheitsabfrage-Fenster wird angezeigt
4. mit Klick auf “Ja” bestätigen

Der Button ist aktiv, wenn der Rolle des Benutzers das Recht “FINADMIN” zugeordnet ist.

zusätzliche Informationen zur Buchung

1. gewünschte Buchung in  tabellarischer Übersicht des Mitgliedskontos markieren

2. Button “Info” anklicken
   

3. Fenster mit Informationen zur ausgewählten Buchung öffnet sich
   

4. Zurück zur Konto-Maske mit Klick auf Button “Schließen”

Detailbuchungen bearbeiten

1. gewünschte Haben-Buchung in tabellarischer Übersicht des Mitgliedskontos markieren

2. die Verteilung der Haben-Buchung auf bestimmte Soll-Buchungen ist im Bereich Details zur Buchung unten links in der Konto-Maske zu finden
   

3. um diese Verteilung zu ändern Button “Detailbuchungen bearbeiten” anklicken

4. Eingabefenster öffnet sich

   

5. nun zunächst die aktuelle Verteilung löschen:nachdem die Verteilung gelöscht ist, muss die tabellarische Übersicht der Verteilung (ganz unten im Fenster) leer sein

   • zugewiesene Soll-Buchung (tabellarische Übersicht ganz unten im Fenster) anklicken
   • dann Button “Löschen” anklicken
   • Sicherheitsabfrage-Fenster erscheint
   • mit Ja bestätigen
   • alle weiteren Verteilungen auf diesem Wege löschen

6. 

7. nun neue Verteilung mit Anklicken des Buttons “Neue Verteilung” beginnen

8. mögliche Soll-Buchungen, denen die Haben-Buchung zugewiesen werden kann, werden im Feld zu bebuchende Position angezeigt

   

9. Auswahl per Klick auf die Listbox “zu bebuchende Position” öffnen und gewünschte Soll-Buchung per Klick auswählen

10. zum Abschließen der neuen Verteilung auf Button “Speichern” klicken

11. zurück zur Konto-Maske mit Button “Schließen”

Der Button ist aktiv, wenn der Rolle des Benutzers das Recht “FINADMIN” zugeordnet ist.

Benutzung der Sortierfunktion

1. Alle bereits vorhandenen Sortierungen entfernen (markiert mit dem Pfeil-Symbol) .
   Hierfür so oft auf die jeweilige  Spaltenüberschrift (Beitragsklasse, ID, Betrag) klicken, bis das Pfeil-Symbol nicht mehr angezeigt wird.
2. Nun das Feld auswählen, nach dem die Liste auf- oder absteigend sortiert werden soll.
   Hier so oft auf die Spaltenüberschrift (z. B. Betrag) klicken, bis hier das  gewünschte Symbol erscheint

Die Übersicht Mitgliedskonto kann nach allen Spaltenüberschriften (Buchungstext, Datum, Soll, Haben, Konto, Belegnummer) sortiert werden.

Die Sortierung erfolgt je nach Auswahl auf- bzw. absteigend:

• Buchungstext: alphabetisch
• Datum: chronologisch
• Soll, Haben, Konto, Belegnummer: nummerisch.

9 - Mietobjekte

Beschreibung

Übersicht über alle Mietobjekte

Was ist das Mietobjekt?

Als Mietobjekt wird in MIA die Anschrift derjenigen Mietsache des Mitgliedes hinterlegt:

• für die die Rechtsberatung erfolgen soll
• die ggfs. rechtsschutzrelevant sein soll.

Das Mietobjekt wird für die Mitgliedschaft hinterlegt, nicht für eine Person. Wird eine Partnermitgliedschaft aufgerufen, kann hier ein “eigenes” Mietobjekt angelegt werden, welches nicht beim Hauptmitglied angezeigt wird. Bei Leistungsberechtigten Personen besteht diese Möglichkeit nicht.

Übersicht über alle hinterlegten Mietobjekte

Tabellarischer Überblick über alle vergangenen, aktuellen und zukünftigen Mietobjekte zur ausgewählten Mitgliedschaft mit folgenden Angaben:

• Mietobjektart
  Hier wird angezeigt, um welches Mietobjekt es sich handelt (private Erstwohnung, private Zweitwohnung, gewerbliches Objekt, Garage)

• Beschreibung

• Anschrift
  Hier wird die Adresse mit Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort angezeigt. Etwaig hinterlegte Adresszusätze sind hier nicht aufgeführt.

• gültig von / gültig bis
  Datum, ab dem bzw. bis zu dem das angegebene Mietobjekt als ‘aktuell gültig’ in MIA geführt wird.

• Objektnr.

zusätzliche Informationen zu den Mietobjekten

Unterhalb der Tabelle der Mietobjekte werden folgende Details zum jeweils ausgewählten Mietobjekt angezeigt.

Die Änderung folgender Angaben sind hier möglich:

• gültig von / gültig bis
• Art (Mietobjektart)
• Beschreibung
• Baujahr
• Wohnfläche (in m²)
• Objektanschrift
  Hier können evtl. Eingabe- bzw. Schreibfehler korrigiert werden bzw. fehlende Daten nachgetragen werden.

Kontaktdaten zum Mietobjekt

Hier können den jeweiligen Mietobjekten die entsprechenden Ansprechpartner zugeordnet werden:

• Hausverwaltung
• Vermieter
• Kontakte (Rechtsanwälte, Jobcenter o. ä.)

sonstige Funktionen

Im rechten Bereich des Registers befinden sich Buttons, deren Funktionen nachstehend näher erläutert werden.

Arbeitsabläufe

Benutzung der Sortierfunktion

Alle bereits vorhandenen Sortierungen entfernen (markiert mit dem Pfeil-Symbol). Hierfür so oft auf die jeweilige Spaltenüberschrift (Beitragsklasse, ID, Betrag) klicken, bis das Pfeil-Symbol nicht mehr angezeigt wird. Nun das Feld auswählen, nach dem die Liste auf- oder absteigend sortiert werden soll. Hier so oft auf die Spaltenüberschrift (z. B. Betrag) klicken, bis hier das gewünschte Symbol erscheint.

Die Mietobjekte-Übersicht kann nach allen Spaltenüberschriften (Mietobjektart, Beschreibung, Anschrift, gültig von, gültig bis, Objektnr.) sortiert werden.

Die Sortierung erfolgt bei gültig von/ gültig bis chronologisch, bei allen anderen Spalten alphabetisch je nach Auswahl auf- bzw. absteigend.

Mietobjekte bearbeiten/erfassen

1. gewünschtes Mietobjekt in der Übersicht markieren (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt) Details zum jeweils ausgewählten Mietobjekt werden im unteren Bereich angezeigt

2. gewünschte Änderung/ Eingabe vornehmen

3. mit Button “Speichern” abschließen

Erfassen eines Kontaktes zum Mietobjekt

1. gewünschtes Mietobjekt in Übersicht markieren Details zum jeweils ausgewählten Mietobjekt werden im unteren Bereich angezeigt

   2. im Bereich Kontaktdaten zutreffende Zeile der zu hinterlegenden Kontaktart aussuchen

   3. den Dreipunkte-Button “…” rechts neben der gewünschten Kontakt-Art anklicken Im weiteren Beispiel wählten wir die Zuordnung des Vermieters.

      Hinweis

      Hinweis: Bei der Zuordnung des Kontaktes ist darauf zu achten, die Daten der Hausverwaltung, des Vermieters oder der anderen Kontakte stets im jeweils dafür vorgesehenen Feld zu hinterlegen, da so auch die entsprechende Kontaktart in MIA zugewiesen wird.

2. Fenster “Person zuordnen” wird angezeigt

3. im Feld Firmenname, Vor- und Nachname den gewünschten Vermieter eingeben

4. Button “Suchen” drücken

Ab Arbeitsschritt 7. bitte je nach Variante weiter verfahren!

Variante 1: Kontakt (hier Vermieter) ist noch nicht in MIA erfasst:

7. gewünschter Vermieter wird nicht in der Übersicht angezeigt

8. Button “Erfassen” anklicken

9. Maske “Person zuordnen” wird angezeigt

10. Vor- und Nachnamen bzw. Firmenbezeichnung des Vermieters eingeben

11. Button “Prüfen” anklicken

12. der zuvor eingegebene Name bzw. die Firmenbezeichnung werden automatisch in die Erfassungsmaske übernommen

    Durch die vorherige Wahl der gewünschten Kontaktart (Arbeitsschritt 2 und 3) ist an dieser Stelle bereits automatisch hinterlegt, ob es sich hier um einen Vermieter, eine Hausverwaltung oder einen sonstigen Kontakt handelt. Diese Felder sind hier nicht mehr änderbar.

13. weitere Daten einfügen (Anrede, Titel, Adressdaten, Telefonnummer, Faxnummer, Email etc.)

14. mit Button “Übernehmen” bestätigen

15. der Vermieter ist nun als Person in MIA erfasst und für das Mietobjekt des Mitgliedes als solcher hinterlegt

Variante 2: Kontakt (hier Vermieter) ist bereits in MIA erfasst:

7. Liste auswählbarer Vermieter wird angezeigt

Achtung: Hier werden nur die in MIA erfassten Personen/Firmen angezeigt, deren Datensatz auch als Vermieter gekennzeichnet ist (Personen-Maske).

8. gewünschten Vermieter in Übersicht per Anklicken auswählen

9. Button “Übernehmen” anklicken, um den ausgewählten Vermieter dem Mietobjekt zuordnen

10. der Vermieter ist nun für das Mietobjekt des Mitgliedes als solcher hinterlegt

Entfernen eines hinterlegten Kontaktes zum Mietobjekt

1. gewünschtes Mietobjekt in Übersicht markieren Details zum jeweils ausgewählten Mietobjekt werden im unteren Bereich angezeigt

2. im Bereich “Kontaktdaten” zutreffende Zeile der zu entfernenden Kontaktart aussuchen

3. hier den Button “X” rechts neben der gewünschten Kontakt-Art anklicken

4. der Kontakt wird entfernt

Neues Mietobjekt für Mitgliedschaft hinterlegen

Diese Funktion wird NUR zum Anlegen eines zusätzlichen Mietobjektes genutzt (z. B. private Zweitwohnung, Garage, Gewerbe).

Eine Adressänderung nach Umzug des Mitgliedes (Änderung des Mietverhältnisses) ist dagegen ausschließlich über den Button “Umzug” vorzunehmen!

1. Button “Neues Mietobjekt” anklicken

2. Daten zum gewünschten Mietobjekt eingeben

3. mit Anklicken des Buttons “Speichern” abschließen

Mietobjekt löschen

Dieser Button ist nur dann aktiv, wenn zum Mietobjekt weder Beratungen noch Dokumente oder Rechtsschutzversicherung vorhanden sind.

1. zu löschendes Mietobjekt in tabellarischer Übersicht durch Anklicken markieren
2. Button “Löschen” anklicken
3. Sicherheitsabfrage-Fenster öffnet sich
4. mit “Ja” bestätigen

Adresse nach Umzug des Mitgliedes ändern

1. Button “Umzug” anklicken

2. Umzug-Maske wird angezeigt

3. ggfs. Kontaktdaten ändern

4. Daten des neuen Mietverhältnisses des Mitgliedes eingeben

5. ggfs. Häkchen entfernen in der Checkbox “RSV zum neuen Mietobjekt anlegen”

6. in der tabellarischen Übersicht Objektanschrift als Postanschrift werden alle der Mitgliedschaft zugeordneten Personen angezeigt

   • hier diese in der Spalte Übernehmen mit X gekennzeichnet lassen, denen die neue Adresse zugeordnet werden soll
   • bei Personen, denen die neue Adresse NICHT zugeordnet werden soll, die X - Markierung in der Spalte Übernehmen durch Anklicken entfernen, sodass - - Markierung erscheint

7. Änderung mit Drücken des Buttons “Ausführen” abschließen

8. Das neue Mietobjekt ist nun hinterlegt und wird ab dem Datum des Gültigkeitsbeginns als gültige Adresse hinterlegt. Ab diesem Zeitpunkt erfolgt auch die entsprechende Anzeige in der Kopfzeile des Datensatzes.

9. Objekthistorie einsehen/exportieren

   1. Button “Objekthistorie” anklicken
   2. eine Übersicht über alle Mitglieder, für die diese Anschrift hinterlegt ist/war, wird angezeigt
   3. über Anklicken des Buttons “Export” kann die Übersicht in eine Excel-Datei exportiert werden
   4. Datei wird nach abgeschlossenem Download entweder automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden

10 - RSV

Beschreibung

Die folgende Tabelle listet alle Felder und deren Bedeutung auf:

1. Abkürzungserklärung:

   • PE - Private Erstwohnung
   • PZ - Private Zweitwohnung
   • GW - Gewerbe
   • GA - Garage

2. Beginn bzw. Ende des versicherten Mietobjektes sollten nach Möglichkeit immer das Datum des Beginns bzw. des Endes des entsprechenden Mietverhältnisses des Mitglieds sein.

Änderungsmöglichkeiten mit Beispielen

Arbeitsabläufe

RSV erfassen

• über RSV-Maske

Schritt 1: Bereich RSV-Daten Personen

• 1. Mitglied im Bereich Personen in Liste auswählen (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt)

  2. gewünschten Zeitraum in Liste im Bereich RSV-Daten Personen auswählen (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt)

  3. Button “Einfügen” im Bereich RSV-Daten Personen drücken

  4. Beginn-Datum eingeben
     

  5. Versicherungsunternehmen auswählen

     Hinweis

     Andere Versicherungsunternehmen als die DMB-RSV müssen zunächst in der Administration unter Anwendung > Versicherungen hinterlegt werden, um hier auswählbar zu sein.

  6. Button “Anlegen” drücken

Schritt 2: Bereich RSV-Daten Mietobjekte

• 1. Mietobjekt im Bereich Mietobjekte in Liste auswählen (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt)

  2. gewünschten Zeitraum in Liste im Bereich RSV-Daten Mietobjekte auswählen (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt)

  3. Button “Einfügen” im Bereich RSV-Daten Mietobjekte drücken

  4. Beginn-Datum ist bereits automatisch mit dem Beginn-Datum der RSV Person hinterlegt
     

  5. Versicherungsunternehmen auswählen

     Hinweis

     Andere Versicherungsunternehmen als die DMB-RSV müssen zunächst in der Administration unter Anwendung > Versicherungen hinterlegt werden, um hier auswählbar zu sein.

  6. Button “Anlegen” drücken

• über Register “Mitgliedschaft”

  1. Button “RSV anlegen” drücken

  2. Eingabe-Maske wird geöffnet
     

  3. Datum im Feld “RSV anlegen zum” überprüfen

     Info

     Das Datum im Feld “RSV anlegen zum” wird als Beginn-Datum für RSV Person und RSV Mietobjekt übernommen. Daher überprüfen, ab welchem Datum der jeweilige Rechtsschutz tatsächlich beginnen soll. Vorbelegt ist dieses Datumsfeld automatisch mit dem Tagesdatum.

  4. Button “Übernehmen” drücken

RSV beenden

• über RSV-Maske

• 1. Mitglied im Bereich Personen in Liste auswählen (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt)

  2. gewünschten Zeitraum in Liste im Bereich RSV-Daten Personen auswählen (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt)

  3. Ende-Datum im Bereich RSV-Daten Personen eingeben
     

  4. Button “Speichern” drücken

  5. Hinweis wird angezeigt:
     

  6. Button “OK” drücken

• _über Mitgliedschaft-Maske
  _

  1. Button “RSV beenden” drücken

  2. Eingabe-Maske wird geöffnet

  3. Datum im Feld “RSV beenden zum” überprüfen

     Info

     Das Datum im Feld “RSV anlegen zum” wird als Beginn-Datum für RSV Person und RSV Mietobjekt übernommen. Daher überprüfen, ab welchem Datum der jeweilige Rechtsschutz tatsächlich beginnen soll. Vorbelegt ist dieses Datumsfeld automatisch mit dem Tagesdatum.

  4. Button “Übernehmen” drücken

RSV Storno

Schritt 1: Bereich RSV-Daten Mietobjekte

1. Mietobjekt im Bereich Mietobjekte in Liste auswählen (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt)
2. gewünschten Zeitraum in Liste im Bereich RSV-Daten Mietobjekte auswählen (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt)
3. Button “Storno” im Bereich RSV-Daten Mietobjekte betätigen
4. Hinweis “Soll die Versicherung wirklich storniert werden?”
5. Bestätigen mit “Ja” 

Schritt 2: Bereich RSV-Daten Personen

1. Mitglied im Bereich Personen in Liste auswählen (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt)
2. gewünschten Zeitraum in Liste im Bereich RSV-Daten Personen auswählen (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt)
3. Button “Storno” im Bereich RSV-Daten Personen betätigen
4. Hinweis “Soll die Versicherung wirklich storniert werden?”
5. Bestätigen mit “Ja”

11 - RS-Fälle

Beschreibung

In der RS-Fall-Maske können alle für eine Mitgliedschaft an die DMB-Rechtsschutzversicherung (im Folgenden kurz: DMB-RSV) gemeldeten Schadensfälle erfasst werden.

Tabelle Rechtsschutzfälle

Folgende Spalten werden in der Tabelle angezeigt:

• Deckungsanfrage
  Hier wird das Datum angezeigt, an dem die Deckungsanfrage vom Verein an die Rechtsschutzversicherung des Vereins (z. B. DMB-RSV) versendet wurde.

• Schadensnummer
  Wird bei Eingang der Schadensmeldung von der Rechtsschutzversicherung des Vereins angelegt und dem Verein mit der Rückmeldung mitgeteilt (Zusage/Ablehnung).

• Vertretender Anwalt
  Angabe des Rechtsbeistandes des Mitgliedes, der dieses im gewählten Fall vor Gericht vertritt

• Verf.ausgang (gewonnen)
  Information, inwiefern das gewählte Gerichtsverfahren gewonnen wurde (Angabe in %)

• Streitwert
  Höhe des Streitwertes (kann ggfs. den Anlagen der Schadensmeldung entnommen werden)

• Gesamtkosten
  Höhe der Gesamtkosten für das entsprechende Gerichtsverfahren

• Zusage/Ablehnung
  Angabe, ob die Rechtsschutzversicherung des Vereins im gewählten Fall eine Zusage oder Ablehnung bzgl. der entsprechenden Deckungsanfrage erteilt hat

• Gerichtl. AZ
  Angabe des Aktenzeichens, unter dem der gewählte Fall bei Gericht geführt wird (kann ggfs. den Anlagen der Schadensmeldung entnommen werden)
  
  

Felder Rechtsschutzfälle

Informationen zu den Rechtsschutzfällen mit Eingabe- bzw. Änderungsmöglichkeiten

Unterhalb der Tabelle werden die Details zum jeweils ausgewählten RS-Fall angezeigt. Hier können später bekannt werdende Details (z. B. gerichtliches Aktenzeichen, Streitwert, Verfahrensausgang o. ä.) auch nachträglich erfasst/geändert werden.

Folgende Details werden zum jeweils ausgewählten RSV-Fall angezeigt:

• Deckungsanfrage mit Datumsfeld
  Datum an dem der Verein die Schadensmeldung an die Rechtsschutzversicherung des Vereins, z. B. DMB-RSV versendet hat

• Schadensnummer
  Wird bei Eingang der Schadensmeldung von der Rechtsschutzversicherung des Vereins angelegt und dem Verein mit der Rückmeldung mitgeteilt (Zusage/Ablehnung).

• Selbstkosten
  Selbstbeteiligungskosten (Die Höhe der Selbstbeteiligung ist im Gruppenvertrag des jeweiligen Vereins für alle Mitglieder geregelt.)

• geplante Kosten
  veranschlagte Gesamtkosten für das Gerichtsverfahren

• Klagetyp
  aktiv = Klage wurde von MG erhoben; passiv = MG wurde verklagt

• Berater Name Rechtsberater, der das MG zum Thema im Verein beraten hat

• Beratungsthema
  Thema der Beratung; individueller Katalog je Verein

• Beratungskategorie
  Thema, zu dem das MG beraten wurde; da die Beratungskategorie nicht mehr neu vergeben werden kann, dient das Feld nur noch zur Ansicht älterer Angaben und ist deshalb inaktiv

• Vertr. Anwalt
  Angabe des Rechtsbeistandes, der das Mitglied im gewählten Fall vor Gericht vertritt

• Gericht
  Angabe des Gerichtes, bei dem der Fall verhandelt wird

• Gerichtl. AZ
  Angabe des Aktenzeichens, unter dem der gewählte Fall bei Gericht geführt wird (kann ggfs. den Anlagen der Schadensmeldung entnommen werden)

• Bemerkung
  Hier können zusätzliche wichtige Informationen zum Gerichtsfall hinterlegt werden.

• Fall
  Bezeichnung des zugeordneten Falls; kann über den Drei-Punkte-Button zugeordnet oder mit dem x-Button entfernt werden

• Mietobjekt
  Angabe des Mietobjektes, zu dem der Rechtsstreit geführt wird

• Zusage/Absage mit Datumsfeld
  Angabe, ob die Rechtsschutzversicherung des Vereins im gewählten Fall eine Zusage oder Ablehnung bzgl. der entsprechenden Deckungsanfrage erteilt hat

• Streitwert in EUR
  Höhe des Streitwertes (kann ggfs. den Anlagen der Schadensmeldung entnommen werden)

• Verfahrensausgang (gewonnen) in %
  Information, inwiefern das Verfahren gewonnen wurde (Angabe in %)

• Verfahrensausgang am mit Datumsfeld
  Angabe wann das Verfahren entschieden wurde

• Vergleich (Checkbox)
  Information, ob Rechtsstreit per Vergleich beigelegt wurde

Buttons und ihre Funktion

Arbeitsabläufe

Neuen Rechtsschutzfall anlegen

• Button “Rechtschutzfall anlegen” klicken
• Die Eingabefelder unterhalb der tabellarischen Übersicht sind nun zur Eingabe freigegeben
• alle vorhandenen Informationen in die Maske eingeben
• mit Button “Speichern” abschließen

Informationen zu Rechtsschutzfall bearbeiten

• gewünschten Rechtsschutzfall in Liste auswählen
• die vorhandenen Informationen in die entsprechenden Felder eingeben
• Änderung mit Button “Speichern” abschließen

Kostenaufteilung für RSV-Fall hinterlegen

(Eingabe der vom MG zu tragenden Verfahrenskosten)

• gewünschten Rechtsschutzfall in Liste auswählen

• Button “Kosten” betätigen

• Maske zur Erfassung der Kostenaufteilung wird angezeigt

• um die vom Mitglied zu tragende Kosten einzugeben, zunächst den Button “Einfügen” anklicken

• Die Felder im unteren Bereich können nun bearbeitet werden

• Datum, Kostenhöhe eingeben

• Auswahl des Kostentyps über Klick auf die Listbox öffnen

• gewünschten Kostentyp durch Anklicken auswählen

• mit Button “Speichern” hinzufügen

• über Anklicken des Buttons “Schließen” zum Register “RS-Fälle” zurückkehren

• In der tabellarischen Übersicht sind in der Spalte Gesamtkosten nun die vom Mitglied zu tragenden Gesamtkosten für das entsprechende Gerichtsverfahren zu finden.

Rechtsschutzfall löschen

• gewünschten Rechtsschutzfall in Liste auswählen
• Button “Löschen” betätigen
• ausgewählter RSV-Fall wird gelöscht

12 - Fälle

Beschreibung

Seit dem 01.12.2023 (MIA-Version 5.2.0-6) ist das neue Modul “Fallakte” für alle Vereine aktiv. 

Fälle werden im Tree im linken Bereich der Seite aufgelistet (siehe folgende Grafik). Durch Klick auf das Pfeil-Symbol, welches vor der Fallbezeichnung angezeigt wird, wird der Fall geöffnet (aufgeklappt) und die untergeordneten Seiten eingeblendet. In der obersten Ebene wird das Fall-Deckblatt mit allgemeinen Informationen angezeigt.

Fälle mit dem Status “abgeschlossen” werden in der Liste der Fälle standardmäßig nicht angezeigt. Mithilfe der Checkbox “Abgeschlossene Fälle ausblenden” können abgeschlossene Fälle in der Liste angezeigt werden. Abgeschlossene Fälle werden vor und nach der Fallbezeichnung mit " ** " gekennzeichnet. Die Ziffer hinter der Bezeichnung der Checkbox zeigt die Gesamtanzahl der vorhandenen abgeschlossenen Fälle an.

Fälle mit dem Status “neu” werden im Onlineportal (Modul MIAOnline) den Mitgliedern nicht angezeigt. Nur Fälle mit den Status “offen” und “abgeschlossen” werden angezeigt.

Wird das Beratungsthema ausgewählt, wird es als Defaultwert in das Feld “Bezeichnung” übertragen und kann dann noch bearbeitet werden. Wird das Feld “Bezeichnung” vollständig geleert, werden die je Verein zugeordneten Textbausteine zur Auswahl aufgelistet.

Die folgende Tabelle listet alle Schaltflächen mit Icon/Symbol, Bezeichnung und Beschreibung auf.

Icon	Bezeichnung	Beschreibung
	Neuen Fall erstellen	Dieser Button legt einen neuen Fall an. Die folgenden Daten werden bereits vorbelegt und können anschließend bearbeitet werden. Bezeichnung: Neuer Fall Datum: Tagesdatum Status: neu (wird ab dem ersten Speichern automatisch auf Status “offen” gesetzt) Mietobjekt: aktuelle private Erstwohnung Berater: Stammberater, sofern vorhanden Fälle mit dem Status “neu” werden im Onlineportal (Modul MIAOnline) den Mitgliedern nicht angezeigt.
	Dokument/E-Mail zum Fall hinzufügen	Der Button ist aktiv, wenn die E-Mail oder der Anhang im Register “Dokumente” angezeigt werden (Checkbox “in Dokumente anzeigen”). Öffnet die Liste der Dokumente und E-Mails der jeweiligen Register. Durch Klick auf die Bezeichnung, wird die Vorschau aufgerufen. Durch Klick auf die leere Checkbox wird das Dokument/die E-Mail zur Anzeige im jeweiligen Fall ausgewählt. Durch Klick auf die gesetzte Checkbox wird die Anzeige aufgehoben.
	Neues Dokument erstellen	Öffnet den Dialog zur Erstellung eines neuen Office4MIA-Dokuments. Das Dokument wird automatisch dem ausgewählten Fall zugeordnet.
	Neue E-Mail verfassen	Öffnet den Dialog zur Erstellung einer neuen E-Mail. Der Entwurf bzw. die E-Mail wird automatisch dem ausgewählten Fall zugeordnet.
	Schreiben drucken/archivieren	Öffnet den Druckdialog in dem eine Vorlage zur Erstellung eines neuen Dokuments ausgewählt und gedruckt oder als PDF-Dokument gespeichert werden kann. Durch Setzen der Checkbox “Schreiben archivieren” wird das Dokument automatisch im Register “Dokumente” des Mitglieds gespeichert.
	Neue Aufgabe erstellen	Öffnet den Dialog zur Erstellung einer neuen Aufgabe zum ausgewählten Fall.
	Alle zugeordneten Dokumente/E-Mails als .zip	Mit diesem Button können alle dem ausgewählten Fall zugeordneten Dokumente und E-Mails als .zip-Datei heruntergeladen werden. Hinweis Dem Fall zugeordnete E-Mail-Entwürfe werden nicht berücksichtigt.
	Dokument hochladen	Öffnet den Dialog zur Angabe der Detaildaten zum Dokument sowie die Upload-Funktion. Nach dem Upload ist das Dokument automatisch dem ausgewählten Fall zugeordnet.
	Metadaten zum Dokument/E-Mail anzeigen	Zeigt die Detailangaben zum Dokument oder zur E-Mail an. Zusätzlich kann in diesem Dialog das Dokument durch Upload überschrieben/ersetzt werden.
	Dokument runterladen	Lädt das Dokument im Originalformat herunter.
	Vorschau anzeigen	Öffnet die Vorschau des Dokuments in einem neuen Browsertab in großem Format.
/	Speichern	Speichert den aktuellen Stand des ausgewählten Falls.
/	Verwerfen	Verwirft alle Änderungen bis zum Zeitpunkt des letzten Speicherns.
/	Fall löschen	Löscht den ausgewählten Fall mit vorheriger Sicherheitsrückfrage. Ein gelöschter Fall kann nicht wiederhergestellt werden. Der Button “Fall löschen” ist aktiv, wenn der Rolle des Bearbeiters das Recht “FALLLOESCH” zugeordnet ist.
	Dem Mietobjekt zugeordnete Dokumente…	In der Liste werden alle Dokumente aus dem Register “Dokumente” angezeigt und Dokumente, die dem Mietobjekt des ausgewählten Falls zugeordnet sind, sind mit einem grünen Häkchen markiert und werden gruppiert auf der ersten Seite oben angezeigt. Achtung Die Änderung ist nicht Fallbezogen, sondern bezieht sich auf das Mietobjekt. Wenn also Dokumente zu einem Mietobjekt neu zugeordnet oder entfernt werden, wird das auch die Ansicht weiterer Fälle mit gleichem Mietobjekt betreffen.

Fall-Dokumentation

Um eine Fall-Notiz zu erstellen, klicken Sie auf den Butten “Neue Fall-Notiz”.

Um die Inhalte der bestehenden Beratungen der Fall-Dokumentation zuzuordnen, wechseln Sie in das Register “Beratungen” und ordnen den gewünschten Fall zu:

Die Beratungsinformationen werden dann als Aktennotiz in der Fall-Dokumentation angezeigt:

Mit dem Pfeilsymbol kann die jeweilige Notiz geöffnet oder geschlossen werden.

Bei Verwendung des Moduls “MIAOnline” zu beachten:

Werden einer Nachricht (Entwurf) Dokumente zugeordnet, bei denen die Checkboxen “online abrufbar” und/oder “finalisiert” nicht gesetzt sind, wird ein rotes Achtung-Icon als Hinweis angezeigt.

Durch versenden der Nachricht an das Mitglied, werden die Checkboxen “online abrufbar” und/oder “finalisiert” automatisch gesetzt!

Die folgende Tabelle listet alle Schaltflächen mit Icon/Symbol, Bezeichnung und Beschreibung aus der Fall-Dokumentation auf:

Icon	Bezeichnung	Beschreibung
	Fall-Notiz bearbeiten	Aktiviert bei Gesprächs- und Aktennotizen den Bearbeiten-Modus.
	Daten aus Termin übernehmen	Gibt es zum aktuellen Tagesdatum einen Termin zum ausgewählten Mitglied, können die Daten aus diesem Termin automatisch in die Gesprächsnotiz übernommen werden.
	Fall-Notiz löschen	Mit diesen Button kann bei Gesprächs- und Aktennotizen die Fall-Notiz gelöscht werden, wenn der Rolle des Nutzers das Recht “FALLLOESCH” zugeordnet ist.
	Fallberater eintragen	Mit Hilfe dieses Buttons kann der zum Fall hinterlegte Berater zur Fall-Notiz eingetragen werden.

Mietobjekt

Hier werden ausgewählte Daten des zugeordneten Mietobjektes angezeigt. Eine Bearbeitung ist hier nicht möglich.

Verfügbar ab Version 5.4.0 und dem neuen MIA-Online: In diesem Bereich kann zum ausgewählten Fall mit dem Button “Zugangscode generieren” ein Zugangscode für den Vermieter und/oder die Hausverwaltung erstellt werden. Dieser zum Fall und zur Person eindeutige Code kann dem Vermieter und der Hausverwaltung des zugeordneten Mietobjektes mitgeteilt werden. Mit diesem Code ist es dem Inhaber möglich, über die Online-Postbox Dokumente zum Fall an den Verein zu senden. Der Eingang solcher Dokumente wird in der Fall-Dokumentation als neue Aktennotiz angezeigt und es wird eine Fall-Nachricht erstellt. Die Zuordnung und Benachrichtigung erfolgt gemäß des im MIA-Online eingestellten Benachrichtigungsplan.

Mit dem Button “Zugangscode löschen” kann ein bestehender Code entfernt werden. Anschließend ist die Übertragung von Dokumenten über die Postbox nicht mehr möglich. Der Code kann jederzeit erneut generiert und damit der Zugang wieder freigeschaltet werden.

Beratungen

Listet alle dem Fall zugeordneten Beratungen auf. Die Zuordnung einer Beratung zum Fall erfolgt im Register “Beratungen” und dem Drei-Punkte-Button (siehe Bild):

Eine Beratung kann immer nur einem Fall zugeordnet werden. Fällen können jedoch mehrere unterschiedliche Beratungen zugeordnet werden.

Eine Bearbeitung der “normalen Beratungen” ist hier nicht möglich. Ausschließlich Onlineberatungen können hier bearbeitet werden.

Dokumente/E-Mails

Listet alle dem Fall zugeordneten Dokumente und E-Mails auf. Dokumente, die mit dem Kennzeichen  “BKA” (Betriebskostenabrechnung) versehen wurden, werden immer oben angezeigt, alle anderen Dokumente in chronologischer Reihenfolge darunter. 

Deckungsanfrage

Zeigt die dem Fall zugeordneten Deckungsanfragen der Mitgliedschaft im Bearbeitungsmodus an.

Aufgaben

Zeigt alle dem Fall zugeordneten Aufgaben zur Bearbeitung an.

13 - Beratungen

Das Register “Beratungen” wird seit der Umstellung auf die Fall-Akte nur noch lesend geöffnet. Es können keine neuen Beratungen mehr erfasst oder bestehende Beratungen geändert werden.

Bis zur Umstellung auf das neue MIAOnline-Portal (30.06.2025) können hier ausschließlich weiterhin die Onlineberatungen bearbeitet werden.

Das alte Modul “MIAOnline” wird am 30.06.2025 abgeschaltet. Sollte ein Verein bis zu diesem Zeitpunkt nicht auf das neue Modul umgestellt haben, können sich Mitglieder mit Onlinezugang nicht mehr in den Mitgliederbereich verbinden und es können auch keine neuen Onlinemitgliedschaften oder Onlinezugänge beantragt werden. Sollten Sie betroffen sein, setzen Sie sich per Ticket mit der DES in Verbindung.

14 - Dokumente

Beschreibung

Hier können Dokumente zum jeweiligen Mitglied hinterlegt, erstellt, bearbeitet und eingesehen werden.

Die Dokumente-Maske als elektronische Akte des Mitgliedes
In der Dokumente-Maske können alle Unterlagen zur Mitgliedschaft, Beratung oder Organisation hinterlegt werden und sind damit für jeden Mitarbeiter einsehbar.

Voraussetzung:

Dem jeweiligen Mitarbeiter müssen die entsprechenden Rechte für:

das Register Dokumente die Nutzung bestimmter Buttons (z. B. Löschen) zugewiesen werden, damit das Register und die Funktionen angezeigt werden und genutzt werden können.

Hier hinterlegte Unterlagen können über die Dokumente-Maske:

• bearbeitet werden
• heruntergeladen werden
• an weitere Mitgliedschaften verteilt werden (z. B. BKA-Belege mit Gültigkeit für mehrere Mitglieder)
• gedruckt werden
• verschoben werden
• dupliziert werden
• mit sofort einsehbaren Kommentaren versehen werden
• für das Mitglied über den Online-Zugriff mit persönlichem Login bereitgestellt werden Nur möglich, wenn das Zusatz-Modul MIAOnline freigeschaltet ist.
• gelöscht werden
• etc.

Erstellung von Aufgaben für Mitarbeiter oder Gruppen zu bestimmten Dokumenten (z. B. bei Posteingang, Prüfung von Rechtsberaterschreiben etc.) Sortiermöglichkeit beim Hinterlegen von Unterlagen durch Nutzung von Dokument-Kategorien

Damit stellt das Register “Dokumente” die elektronische Akte des Mitgliedes dar.

Wie werden Dokumente im Register “Dokumente” hochgeladen/gespeichert?
Dokumente wie selbst erstellte oder eingescannte Schreiben, Bilder o. ä. können über folgende Wege im Register “Dokumente” gespeichert werden:

• Einscannen in zugewiesenen Scanner-Ordner auf lokalem PC, danach manuelles Hochladen über Dokumente-Maske
• Einscannen in Dokument-Eingang in MIA, hierüber Verteilung an gewünschtes Mitglied

Informationen zu Dokumentkategorien

Was ist eine Dokumentkategorie?

Hierbei handelt es sich um eine Art Dateiordner innerhalb der Dokumente-Maske, dem nur ganz bestimmte Dateien zugeordnet werden.

Beispiel:
Die Ablage von sämtlichen Rechnungen des Mitgliedes erfolgt in der Dokumentkategorie Finanzen.

Was passiert, wenn keine Dokumentkategorien in MIA hinterlegt sind?

• Alle in MIA hinterlegten Dokumente werden unter der systemseitig vorgegebenen Kategorie sonstige Dokumente abgelegt.
• Die Differenzierungsmöglichkeiten der Dateien beschränken sich auf die Suche nach Datum oder einem ggf. zugeordneten Mietobjekt.

Das ist möglich, wenn verschiedene Dokumentkategorien in MIA hinterlegt sind:

Alle in MIA hinterlegten Dokumente können manuell bzw. automatisch bestimmten Dokumentkategorien zugeordnet werden.

Erläuterung:

manuell: beim Hochladen/Einscannen/Zuweisen von Dateien zu einer Mitgliedschaft in den jeweiligen Metadaten des Dokuments

automatisch: bei Erstellung von bestimmten Läufen (Rechnungslauf, Mahnlauf, Ausschlusslauf etc.) Hierbei werden die Dateien (z. B. die Rechnungen) automatisch mit der zur Vorlage eingestellten Dokumentkategorie gespeichert.

Vorteile:

• klare Unterscheidung von Dateien zu verschiedenen Themengebieten ist möglich (z. B. Organisatorisches, Beratungsrelevantes, Finanzen, RSV etc.)
• schnelleres und gezieltes Suchen von bestimmten Dateien nach Dokumentkategorie
• Transparenz für alle Mitarbeiter
• Zeitersparnis

Wie baut man eine sinnvolle Dokumentkategorie-Struktur auf?

Grundsätzlich ist der Aufbau einer detaillierten Struktur der Dokumentkategorien wichtig. Denn diese ermöglicht eine klare Differenzierung der hinterlegten Dateien, was im Arbeitsalltag eine enorme Zeitersparnis darstellen kann. Doch der Aufbau einer solchen Struktur sollte zunächst gut durchdacht werden, damit diese schlussendlich für alle Mitarbeiter praktikabel wird.

Die folgenden Punkte sollten berücksichtigt werden:

• Welche Arten von Dokumenten sollen im Register “Dokumente” gespeichert werden?
• In welche Kategorien können die einzelnen Dokumente gruppiert werden?
• Welche Dokumente sollen welcher Kategorie zugeordnet werden?
• Wie soll das Format des Dokument-Titels aufgebaut sein, in dem die Dokumente abgelegt werden?
• Welche Mitarbeiter sollen mit den hinterlegten Dokumenten arbeiten?
• Mit welcher Unterteilung der Dokumente lässt sich im Arbeitsalltag sowohl für die Verwaltung als auch in der Beratung gut umgehen?

Dokument-Vorschau (Standard)
Im Register “Dokumente” gespeicherte Text-Dateien können im Vorschaufenster (rechter Bereich) als PDF angezeigt werden. Hierfür muss das gewünschte Dokument einfach per Klick ausgewählt werden. Die PDF-Vorschau wird dann angezeigt.

Standard Vorschau:

Hier am Beispiel der Nutzung von Chrome als Web-Browser. (Warnung) Bei Nutzung anderer Web-Browser können die Funktionen möglicherweise differieren.

• alle Text-Dateien werden als PDF-Vorschau angezeigt
• Ansicht kann gedreht werden (im Uhrzeigersinn)
• Zoom-Optionen
• Dokument kann:
  • über Druck-Funktion ausgedruckt werden
  • heruntergeladen werden

Welche Datei-Formate können in der Dokumente-Maske hinterlegt werden?
Grundsätzlich können die meisten Dokument- oder Bild-Formate im Register “Dokumente” hochgeladen werden.

Dateien in den Formaten jpeg, jpg, bmp, pdf und txt können direkt vom Browser selbst angezeigt werden. Alle anderen Formate werden von einem Hintergrundprogramm (Dokumentconverter) so konvertiert, dass sie als PDF-Vorschau angezeigt werden können.

Was tun, wenn ein Dokument in der Vorschau nicht oder nicht korrekt angezeigt wird?
Manchmal werden im Register “Dokumente” Dateien nicht oder nicht korrekt im Vorschau-Fenster angezeigt.

Grund:
Der sog. PDF-Konverter, der im Hintergrund arbeitet und für alle hochgeladenen Dateien eine PDF-Vorschau erstellt, kann ein Format nicht oder nicht korrekt in eine PDF-Vorschau übertragen. Das betreffende Dokument wird in diesen Fällen nicht bzw. nicht in seiner ursprünglichen Form angezeigt.

Aber:
Das hinterlegte Dokument bleibt in seiner ursprünglichen Form trotz der fehlenden bzw. falschen Darstellung selbstverständlich erhalten.

Das Dokument, für das die PDF-Vorschau fehlt oder nicht korrekt angezeigt wird, kann über folgende Wege dennoch in seiner ursprünglichen Form eingesehen werden:

1. Druckvorschau (vom Browser) nutzen:
   Hier wird ein Dokument immer exakt so angezeigt, wie es ausgedruckt wird.

2. Download-Funktion nutzen:
   Hierüber wird das Dokument in seiner ursprünglichen Form auf den eigenen PC heruntergeladen und kann hier mit dem jeweiligem Programm geöffnet werden.

Buttons und ihre Funktion

Button	Erklärung
Filter zurücksetzen	Über diesen Button kann ein genutzter Suchfilter auf den Ausgangswert zum Zeitpunkt des Öffnens der Maske zurückgesetzt werden. Nach dem Zurücksetzen eines Suchfilters werden alle für das Mitglied hinterlegten Dokumente automatisch nach dem Filter geordnet angezeigt, der in den Systemeinstellungen als Standard eingerichtet ist.
Suchen	Über diesen Button kann eine Suchfunktion geöffnet werden. Hiermit können Dokumente gezielt nach folgenden Merkmalen gesucht werden: - Dokumentkategorie - Thema/Titel - Schlagworte - Beratungskategorie
Verteilen	Über diesen Button können Unterlagen, die für ein Mitglied in dessen Dokumenten hinterlegt wurden, zusätzlich in den Dokumenten weiterer Mitglieder hinterlegt werden. Ein Dokument kann beliebig vielen Mitgliedschaften zusätzlich zugeordnet werden. Bei einem verteilten Dokument kann von mehreren Mitgliedschaften aus auf ein Dokument zugegriffen werden. Achtung: Wird ein verteiltes Dokument gelöscht, wird dieses aus den Dokumenten aller Mitgliedschaften entfernt, an die es verteilt wurde. Auch der Datensatz des Mitgliedes, von dem aus das Dokument ursprünglich verteilt wurde, ist hiervon betroffen. Ab der MIA-Version 5.0.0 wird ein verteiltes Dokument bei jedem Mitglied als eigene Kopie mit eigenen Metadaten angelegt.
Dokument verschieben	Mithilfe dieses Buttons kann ein Dokument in den Datensatz eines anderen Mitgliedes verschoben werden. Diese Funktion dient als einfache Korrekturmöglichkeit, wenn ein Dokument versehentlich einem falschen Mitglied zugeordnet wurde.
Dokument hochladen	Über diesen Button kann ein neues Dokument in MIA hochgeladen und damit der elektronischen Akte des Mitgliedes zugefügt werden.
Dokument in neuem Tab anzeigen	Über diesen Button kann eine Vorschau des Dokuments/Bildes in einem separaten Browser-Tab geöffnet werden.
Dokument herunterladen
Dokument bearbeiten	Ohne die Nutzung des Zusatz-Moduls Office4MIA wird über diese beiden Buttons das gleiche Fenster aufgerufen, das die sog. Metadaten des jeweils ausgewählten Dokuments umfasst.
Metadaten	Was sind Metadaten? Bei den sog. Metadaten handelt es sich um Merkmale zu einem Dokument, wie z. B. Titel/Thema, Erstellungsdatum o. ä.
Dokument duplizieren	Über diesen Button können Dokumente dupliziert werden.
Aufgabe erstellen	Über diesen Button kann eine Aufgabe zum ausgewählten Dokument erstellt werden für: einen bestimmten Mitarbeiter (Bearbeiter): - Die Aufgabe wird für einen einzelnen Mitarbeiter hinterlegt und nach Speichern in dessen Aufgabenliste angezeigt. - Auswählbar sind alle in MIA erfassten Mitarbeiter. (Erfassung von Mitarbeitern über Administration -> Mitarbeiter/Nutzer -> erfassen) Die Erinnerungsfunktion ist nutzbar. Mit dieser wird der ausgewählte Mitarbeiter zu einem festgelegten Zeitpunkt per Pop-up-Fenster an die Erledigung der Aufgabe erinnert. einen bestimmten Mitarbeiterkreis (Gruppe): - Die Aufgabe wird für eine Gruppe von Mitarbeitern hinterlegt und nach Speichern in deren Aufgabenlisten angezeigt. - Auswählbar sind alle in MIA erfassten Gruppen. (Erfassung von Gruppen über Administration -> Mitarbeiter/Nutzer -> Rollen)
Dokument löschen	Über diesen Button können bereits für das Mitglied hinterlegte Dokumente gelöscht werden.
Dokument wiederherstellen	Über diesen Button können gelöschte Dokumente wiederhergestellt werden.

Was bedeuten die einzelnen Kennzeichnungen (Icons) vor den Dokument-Titeln?
Die Kennzeichnung erfolgt über sogenannte Icons, die direkt vor dem entsprechenden Dokument-Titel angezeigt werden.

Arbeitsabläufe

Dokument suchen

1. Button “Suchen” (Icon Lupe) anklicken
2. Fenster Dokumente suchen öffnet sich
3. gewünschte Suchkriterien eingeben (Dokumentkategorie, Titel, Schlagworte, Beratungskategorie) Die Recherchefelder “Thema/Titel” und “Schlagworte” suchen nach Enthaltensein.
4. mit Anklicken des Buttons “Übernehmen” Suche starten
5. gewünschtes Dokument wird wie folgt angezeigt:

• Übersicht (links): Dokument-Titel
• Vorschaufenster (rechts): Dokument-Ansicht

Filter zurücksetzen

1. Filter zurücksetzen-Button anklicken
2. Filter wird zurückgesetzt/geleert

   Hinweis

   In der Übersicht werden wieder alle für das Mitglied hinterlegten Dokumente angezeigt.

   Die Sortierung erfolgt automatisch nach dem Parameter, das in den Systemeinstellungen unter Dokumente als Standard eingestellt ist.

Dokument anzeigen/auswählen

1. gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
2. ausgewähltes Dokument wird im Vorschaufenster (rechts) angezeigt

Zugeordneten Fall aufrufen

Unter der Liste der E-Mails werden in einem separaten Feld die ggf. zugeordneten Fälle aufgelistet. Durch Klick auf den Doppelpfeil wird das Register “Fälle” aufgerufen und die ausgewählte E-Mail direkt in der Fallstruktur angezeigt.

Dokument verteilen

1. gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen

2. Button “Verteilen” anklicken

3. Fenster zum Verteilen des Dokumentes öffnet sich

4. Mitgliedsnummer des Mitgliedes im Feld “Mitgliedsnr.” eingeben, in dessen Datensatz das Dokument auch hinterlegt werden soll

5. Suche nach MG mit Anklicken des Buttons “Prüfen” auslösen

6. Suchergebnis wird in tabellarischer Übersicht angezeigt (im Bereich Zusätzlich an andere Mitgliedschaft anhängen)

7. gewünschtes MG in Liste anklicken

8. mit Anklicken des Buttons “Übernehmen” Dokument in ausgewählter Mitgliedschaft hinterlegen

Hinweis

In der tabellarischer Übersicht im Bereich Dokument ist folgenden Mitgliedschaften zugeordnet wird angezeigt, welchen Mitgliedschaften das Dokument zugeordnet ist:

Dokument verschieben

1. Button “Dokument verschieben” anklicken

2. Fenster Dokument verschieben öffnet sich

3. Mitgliedsnummer (oder Namen/Firmenbezeichnung) des Mitgliedes eingeben, zu dem das Dokument verschoben werden soll und mit Anklicken des Buttons “Suchen” bestätigen.

4. Das gewünschte Mitglied wird nun in der tabellarischen Übersicht angezeigt.

5. Falls gewünscht Mietobjekt durch Anklicken zuordnen. Auswahl muss nach Anklicken mit X gekennzeichnet sein.

6. Falls gewünscht, Aufgabe bzgl. Bearbeitung des Dokuments für einen einzelnen Mitarbeiter oder eine bestimmte Gruppe hinterlegen.

Vollständig ausgefüllte Maske auf Richtigkeit prüfen und mit Anklicken des Buttons “Übernehmen” Vorgang abschließen

7. Das Dokument wird nun in der Dokumente-Maske des Mitglieds angezeigt, zu dem dieses verschoben wurde.
8. Alle Metadaten werden beim Verschieben vollständig übernommen.

Dokument hochladen

1. Button anklicken
2. Fenster Dokument hochladen öffnet sich
3. hier alle erforderlichen Daten eingeben:
   • Erstellungs- sowie Eingangdatum eingeben

     Hinweis

     Im Feld Erstellungsdatum wird nach dem Öffnen automatisch das aktuelle Tagesdatum angezeigt. Dieses Datum ist jedoch änderbar.
     
     In der tabellarischen Übersicht (links in der Dokumente-Maske) wird als Datum zum jeweiligen Dokument immer das Erstellungsdatum angezeigt, NICHT das Eingangsdatum.
   • Titel des Dokumentes eingeben

     Hinweis

     Eine klare und einheitliche Struktur der Namensvergabe an hochgeladene Dateien erleichtert es allen Mitarbeitern, das jeweils gewünschte Dokument bei Bedarf schnell zu finden und aufrufen zu können. So kann noch mehr Zeit gespart werden:

     Über Anklicken des Pfeil-Buttons

     können auch fertige Textbausteine einfach per Klick in das Feld eingefügt werden. Diese können hiernach um zusätzliche Angaben vervollständigt werden.

     Beispiel:

     • Auswahl Textbaustein: “BKA-Belege”
       
     • Vervollständigung um Jahreszahl “2018”
       
     • fertiger Text: “BKA-Belege 2018”
       
       Jeder Verein kann in der Administration unter Anwendungen > Textbausteine beliebig viele Vorlagen hinterlegen.

• im Feld Dokumentenkategorie durch Anklicken des Pfeil-Buttons Auswahl aller verfügbaren Dokumentenkategorien öffnen und gewünschte durch Anklicken auswählen
• falls erforderlich Kommentar zum Dokument bzw. Schlagworte oder Bearbeitungshinweise eingeben

4. mit Anklicken der entsprechenden Checkboxen festlegen, ob das Dokument: online vom Mitglied über dessen persönliches Login abrufbar sein soll inhaltlich nicht mehr veränderbar sein soll

5. auf Button “Dokument” klicken, um Hochladen des gewünschten Dokuments zu initiieren

6. Dateiauswahl-Fenster öffnet sich, über das die gewünschte Datei gesucht und durch Doppelklick oder durch Markieren und Klick auf “Öffnen” ausgewählt werden kann

7. grünes Häkchen hinter Button “Dokument” zeigt an, dass Dokument erfolgreich hochgeladen wurde

8. durch Klick auf Button “Speichern” abschließen

9. das Dokument ist nun in MIA hinterlegt und der gewünschten Dokumentkategorie zugeordnet

Dokument in separatem Browser-Tab anzeigen

1. gewünschtes Dokument auswählen
2. Button “Auge-Icon” anklicken
3. Dokument wird als PDF in separatem Browser-Tab angezeigt

Dokument herunterladen

Variante 1: Download der Datei im Ursprungsformat über Button “Dokument herunterladen”

1. gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
2. Button “Dokument herunterladen” anklicken, um Download zu starten
3. Download wird durchgeführt
4. nach Abschluss wird die Datei im Ursprungsformat je nach Browser und dessen Einstellungen: automatisch geöffnet oder muss durch Anklicken des Dateinamens im Anzeigefenster geöffnet werden
5. Datei steht nun zur Weiterverarbeitung auf dem lokalen PC zur Verfügung

Dokument bearbeiten

1. gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
2. Button “Metadaten des Dokuments bearbeiten” anklicken
3. Fenster “Dokument bearbeiten” öffnet sich
4. gewünschte Daten einsehen oder ggfs. eingeben bzw. ändern, z. B.:

• Änderung eines Datums
• textliche Änderung des Titels
• Änderung der Dokumentkategorie
• Einfügen/Bearbeiten/Entfernen eines Kommentars
• Entfernen/Bearbeiten/Hinzufügen von Schlagworten
• Entfernen/Bearbeiten/Hinzufügen von Bearbeitungshinweisen
• Setzen/Entfernen der Markierung in Checkbox Online abrufbar
• Setzen/Entfernen der Markierung in Checkbox finalisiert
• Zuordnen eines anderen Dokuments

5. Änderungen mit Anklicken des Buttons “Speichern” hinterlegen

Dokument duplizieren

1. gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
2. Button “Dokument duplizieren” anklicken, um Duplikat vom gewünschten Dokument zu erstellen
3. Fenster Vorhandenes Dokument duplizieren öffnet sich
4. ggfs. Änderungen der Metadaten des Dokuments in der Maske Detailangaben vornehmen
5. Änderung mit Button “Speichern” abschließen
6. ggfs. über Maske Aufgabe erstellen Aufgabe für bestimmten Mitarbeiter oder Gruppe hinterlegen
7. Änderung mit Button “Speichern” abschließen
8. mit Button “Schließen” beenden
9. das Duplikat des gewünschten Dokuments inkl. aller Eingaben/Änderungen ist nun erstellt und in der tabellarischen Übersicht aller Dokumente (linke Seite) aufgeführt

Aufgabe zum Dokument erstellen

1. gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
2. Button “Aufgabe zum Dokument erstellen” anklicken, um eine neue Aufgabe zum gewählten Dokument zu hinterlegen
3. Fenster Neue Aufgabe anlegen öffnet sich
4. Priorität wählen
5. auswählen, für welchen Mitarbeiter/Gruppe die Aufgabe hinterlegt werden soll
6. Unter dem Punkt Aufgabe auswählen, zu welcher Kategorie die Aufgabe erstellt wird. Voreinstellung hier: Dokumente (weil Aufgabe zu einem Dokument erstellt wird)
7. Zeitfenster eingeben, in dem die Aufgabe zu erledigen ist
8. ggfs. Erinnerungsfunktion aktivieren, indem das Häkchen in die Checkbox Erinnerung gesetzt wird

   Hinweis

   Die Erinnerungsfunktion kann nur für Aufgaben genutzt werden, die für einen einzelnen Benutzer angelegt werden. Bei Gruppen-Aufgaben ist diese Funktion nicht wählbar.
9. im Feld Notiz kurze, prägnante Beschreibung der Aufgabe hinterlegen
10. mit Button “Speichern” Aufgabe erstellen

Dokument löschen

1. gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
2. Button “Dokument löschen” anklicken

   Hinweis

   Dokumente können nur von Mitarbeitern gelöscht werden, deren Rolle das entsprechende Recht zugewiesen wurde.

Dokument-Ansicht drehen

1. gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen

2. den Mauszeiger auf der Dokument-Vorschau bewegen, um die Funktionsbuttons einzublenden

3. Button “Im Uhrzeigersinn um 90° drehen” so oft anklicken, bis gewünschte Ansicht erreicht ist.

Office4MIA

Mit dem Modul „Office4MIA“ können Textdokumente, Tabellenkalkulationen sowie Präsentationen erstellt und bearbeitet werden. Unterstützt werden alle gängigen Formate wie z.B. docx, xlsx, pptx, odt, ods, txt usw.

Voraussetzung:

„Office4MIA“ ist ein Zusatzmodul und muss für die Nutzung freigeschaltet werden.

Vorbereitung:

Systemeinstellungen konfigurieren:

Parameter SGNeuesDokument

Der Parameter steuert, ob bei der Erstellung eines neuen Dokuments die Checkbox „Schreibgebühr“ aktiv ist. Mit dem Wert 0 ist die Checkbox inaktiv, mit 1 ist sie aktiv.

O4M_AufgabeErstellen

Der Parameter steuert, ob die Checkbox “Aufgabe erstellen” standardmäßig gesetzt sein soll oder nicht.

Briefanrede einpflegen:

Briefanrede im Katalog “Anrede” (unter >Administration > Anwendung > Anreden) einpflegen, wenn diese Textmarke verwendet werden soll.

Dokumentvorlagen vorbereiten:

Unter „Administration-> Anwendung-> Vorlagen“ kann eine beliebige Anzahl von Dokumentvorlagen für Office4MIA vorbereitet werden. Die Datenquelle für Officedokumente ist der „Stammdatendruck“ und der Vorlagentyp „Office Vorlagen“. Zusätzlich zu den Textmarken aus der Datenquelle „Stammdatendruck“ können die folgenden drei Textmarken verwendet werden: Office4MIA-Vorlagen

Recht zuordnen:

Das Recht “OFFICE” muss den gewünschten Rollen zur Freischaltung der Funktion zugeordnet werden.

Neues Dokument mit Office4MIA zum Mitglied erstellen/bearbeiten:

Nach dem Öffnen einer Mitgliedschaft kann unabhängig vom angezeigten Register ein neues Officedokument erstellt werden. Mit dem Button „Neues Dokument erstellen“  in der rechten Menüleiste lässt sich Office4MIA öffnen. 

Direkt nach dem Aufruf der Seite ist vorerst nur das Register „Dokument erstellen“ aktiv.

Hier wird aus der Listbox eine Dokumentvorlage ausgewählt sowie der gewünschte Titel des Dokuments angegeben. Optional können Dokumentkategorie, Aktenstandort und das Datum „letze Papierakte“ angegeben werden. Wenn sich das Anschreiben auf ein zugeordnetes Mietobjekt bezieht, kann dies ausgewählt werden. Es werden alle zugeordneten Mietobjekte zur Auswahl angeboten. Je nach Auswahl des Mietobjekts, werden in der Listbox „Beratung“ alle Beratungen zum gewählten Mietobjekt aufgelistet.

Wird bzw. ist (je nach Systemeinstellung) die Checkbox „Schreibgebühr“ gesetzt, wird bzw. ist das Feld für den Betrag der Schreibgebühr eingeblendet. Als Standardwert wird hier die in den Systemeinstellungen angegebene Gebühr angezeigt und kann bei Bedarf überschrieben werden.

Im Bereich „Personen“ werden die Personen ausgewählt, an die sich das Dokument richtet (Spalte Auswahl) und die Anschrift, an die das Dokument adressiert sein soll (Spalte Anschrift verwenden). In der Spalte „Auswahl“ ist eine Mehrfachauswahl möglich, um mehrere Personen anschreiben zu können. Die Auswahl der vorgeschlagenen Personen setzt sich aus allen der Mitgliedschaft zugeordneten Personen zusammen. Aus der Spalte „Anschrift verwenden“ kann nur eine Andresse gewählt werden.

Die Reihenfolge der Briefanreden kann mit einer Einschränkung beeinflusst werden. Die Briefanrede der Person deren Anschrift ausgewählt wurde, steht immer oben in der Liste. Alle weiteren Briefanreden werden in der Reihenfolge hinzugefügt, in der sie ausgewählt werden.

In allen drei Feldern im Bereich „Textblöcke“ können die Adressen und Anreden bei Bedarf manuell nachbearbeitet werden.

Der Button „Zurücksetzen“ stellt die Standardwerte wieder her, wie sie beim Öffnen der Seite angezeigt werden.

Durch Klick auf den Button „Dokument erstellen“ wird das Dokument generiert und die weiteren Register zur Bearbeitung freigeschaltet.

Zudem wurde das Dokument gleichzeitig zum Mitglied gespeichert und kann über das Register „Dokumente“ angezeigt und bearbeitet werden.

Im Register „Dokument“ kann nun der Inhalt des Dokuments bearbeitet werden.

Der Aufbau und die Werkzeuge sind aus Ihnen bekannten Office-Anwendungen vertraut, sodass man sich schnell zurechtfindet.

Im Register „Detailangaben“ können die sogenannten Metainformationen wie z.B. Erstellungsdatum und Dokumenttitel bearbeitet werden.

Im Register „Aufgabe erstellen“ können Aufgaben zum ausgewählten Dokument erfasst werden.

Mit dem Button „Schließen“ wird die Seite ohne vorheriges Speichern geschlossen, wenn Office4MIA in der modalen Ansicht geöffnet wird (nicht bei Ansicht in zweitem Tab).

Das Dokument kann aus dem Register „Dokumente“ erneut mit dem Button „Dokument bearbeiten“   mit Office4MIA geöffnet werden. Die Bearbeitung eines Dokuments ist solange möglich, bis in den Detailangaben die Checkbox „finalisiert“ gesetzt wird. Anschließend ist das Register „Dokument“ nicht mehr aktiv und der Inhalt kann nicht mehr verändert werden. Die Checkbox „finalisiert“ sollte also erst nach Fertigstellung gesetzt werden und sichert den Stand, den ein Adressat erhalten hat.

Benutzung der Sortierfunktion in der Dokument-Übersicht (links)

In dem Feld oberhalb der Übersicht aller zur Mitgliedschaft erfassten Dokumente, wird angezeigt, nach welchem Parameter geordnet diese aktuell angezeigt werden. Hier können auch andere Filter ausgewählt werden, um die Sortierung der Übersicht zu ändern (z. B. nach Eingangsdatum, nach Mietobjekten o. ä.).

1. im Auswahlfeld Auswahl mit Klick auf Button öffnen

2. gewünschten Filter auswählen Auswahl wird farbig hinterlegt und durch Anklicken in das Auswahlfeld übernommen

3. Übersicht wird entsprechend des gewählten Filters geordnet angezeigt

15 - Abo

Beschreibung

Allgemeine Informationen

Hier zunächst einige der wichtigsten FAQ:

Was ist das Abo? Beim sogenannten Abo (Abonnement) handelt es sich um den regelmäßigen Bezug der Mieterzeitung des Deutschen Mieterbundes. Bei einem Abonnement kann es sich auch um den regelmäßigen Bezug einer Mieterzeitung handeln, die nicht vom DMB-Verlag, sondern vom Verein selbst herausgegeben wird.

Hinweise für Vereine mit eigener Mieterzeitung:

Die für den Versand notwendige Bestell-Datei kann in MIA erstellt und hieraus als csv-Datei exportiert werden. Jeder Verein kann in der Administration unter Anwendungen -> Vorlagen den Aufbau der Bestell-Datei selbst festlegen. In den Systemeinstellungen kann unter Mieterzeitung -> AboEigeneVM festgelegt werden, welche Verlagsmeldung exportiert wird.

1. Woran erkenne ich, dass ein Mitglied ein Abo über die Mieterzeitung hat?
   • wenn ein aktuell gültiges Abo besteht, wird in der Statuszeile ein Zeitungssymbol angezeigt
   • in der Abo-Maske sind Daten in folgenden Feldern hinterlegt:
     
     
2. Welche Möglichkeiten gibt es für das Mitglied, die Mieterzeitung zu beziehen?

• durch persönliche Abholung in der Geschäftsstelle des Vereins (Selbstabholer)
• per Briefpost (Papier)
• digital Link per E-Mail (Online)
  1. MG bekommt E-Mail mit Link zugesandt
  2. Link anklicken
  3. Mieterzeitung wird im Browser geöffnet und kann dort gelesen werden Im Archiv kann das Mitglied auch zurückliegende Ausgaben der Mieterzeitung lesen.

3. Wer versendet die Mieterzeitung an Mitglieder mit Abo Papier?
   Die Zustellung der Mieterzeitung an Mitglieder mit Abonnement in Papierform erfolgt per Direktversand durch den DMB Verlag. Vereine, die eine eigene Mieterzeitung herausgeben, organisieren deren Versand selbständig.

4. Was passiert, wenn die Mieterzeitung im Direktversand dem Mitglied auf Grund einer falschen Adresse nicht zugestellt werden kann?
   Postrückläufer beim Direktversand der Mieterzeitung werden von der Deutschen Post erfasst und den Vereinen vom DMB Verlag zusammengefasst in einer Datei zur Verfügung gestellt. Diese kann über das Verlagsportal (https://verlag.mieterzeitung.de) regelmäßig heruntergeladen und in MIA importiert werden. Die Login-Daten für das Verlagsportal können vom Verein beim DMB-Verlag abgefragt werden.

5. Kann die Mieterzeitung an eine abweichende Adresse gesendet werden?
   Ja, der Versand an eine von der Post-, Rechnungs- oder Mietobjektsadresse abweichende Anschrift kann für den Empfang der Mieterzeitung in MIA eingegeben werden. Es muss sich jedoch zwingend um eine Adresse innerhalb Deutschlands handeln.

6. Gibt es Voraussetzungen, die zu erfüllen sind, damit das Mitglied die Mieterzeitung online beziehen kann?
   Das Mitglied muss eine gültige E-Mail-Adresse für den Empfang der Benachrichtigungs-E-Mail angeben. Diese muss in MIA im Register “Person” hinterlegt werden.

7. Wie oft erscheint die Mieterzeitung?
   Die Mieterzeitung erscheint 6 Mal pro Jahr - also alle 2 Monate. Im Intranet des Deutschen Mieterbundes (https://intranet.mieterbund.de/infos/informationsdienste.html) werden in der Rubrik ID Organisation im Dezember folgende Daten für das komplette folgende Jahr veröffentlicht:

   • Erscheinungstermine der Mieterzeitung
     Datum, an dem die jeweilige Ausgabe der Mieterzeitung herausgegeben wird
   • Redaktionsschlusstermine für die Mieterzeitung
     Datum, bis zu dem alle Beiträge, die auf den Vereins- und Verbandsseiten der Mieterzeitung veröffentlicht werden sollen, eingereicht sein müssen.

Gültigkeitsangaben zum Abo
Hier werden folgende Eckdaten zur Gültigkeit des Abonnements des ausgewählten Mitgliedes über den Bezug der Mieterzeitung angezeigt:

Hinweis: Alle hier eingegebenen Änderungen greifen erst, sobald der Verein die nächste Meldung über die Abodaten an den DMB Verlag exportiert hat (Administration > Import/Export > Export AboDaten).

Zustellungsart der Mieterzeitung

Hier wird angezeigt, über welchen Zugangskanal das Mitglied die Mieterzeitung aktuell bezieht.

Folgende Zustellungsarten sind möglich:

• Selbstabholer
  MG holt die Mieterzeitung regelmäßig in Papierform direkt in der Vereinsgeschäftsstelle ab.

• Papier
  MG bekommt die Mieterzeitung regelmäßig direkt in Papierform per Post zugestellt von:

  DMB Verlag Verein mit eigener Mieterzeitung. Für die Zustellung der Mieterzeitung kann eine von den sonstigen in MIA hinterlegten Adressen abweichende Anschrift eingegeben werden.

  ACHTUNG: In MIA neu eingegebene Abonnements bzw. Änderungen der Zustelladresse finden erst nach dem Export der nächsten Meldung über die Abodaten an den DMB Verlag Beachtung (Administration > Import/Export > Export AboDaten). Der Export kann bis zum Meldeschluss beliebig oft wiederholt werden, beispielsweise wenn Adressänderungen vorgenommen wurden oder neue Mitglieder aufgenommen wurden.

• Online
  

  1. MG bekommt Email mit Link zugesandt

  2. Link anklicken

  3. Mieterzeitung wird im Browser geöffnet und dort gelesen werden

  Im Archiv kann das Mitglied auch zurückliegende Ausgaben der Mieterzeitung lesen.

Versandanschrift

Hier kann eine Anschrift eingegeben werden, die ausschließlich für die Zustellung der Mieterzeitung genutzt wird.

Diese Adresse kann von folgenden in MIA hinterlegten Adressen abweichen:

• Postadresse (Person-Maske)
• Mietobjektsadresse (Mietobjekte-Maske)
• Rechnungsadresse (ZV-Maske)

Als Versandadresse für die Zustellung der Mieterzeitung ist stets die in der Person-Maske hinterlegte Postadresse voreingestellt - zu erkennen an dem Häkchen in der Checkbox Versand an Postanschrift.

Hinweis: Die hier eingegebene Versandadresse für die Mieterzeitung kann über die Checkbox Adresse ungültig als ungültig markiert werden. Damit erfolgt kein weiterer Versand!

Eine zusätzliche Sperre muss nicht eingerichtet werden.

Selbes gilt, wenn die Zustellung der Mieterzeitung an die Postanschrift des Mitgliedes erfolgt: Ist diese in der Person-Maske als ungültig markiert, erfolgt ebenfalls kein weiterer Versand.

Grund: Beim Export der Verlagsmeldung werden Datensätze von Mitgliedern, deren jeweilige Adressen als ungültig markiert sind, nicht berücksichtigt, damit diese nicht als Postrückläufer zurückkommen.

Erläuterung Buttons:

Arbeitsabläufe

neues Abo anlegen

Neu in MIA hinterlegte Abos gelten nur für zukünftige Ausgaben der Mieterzeitung und werden erst ausgeführt, sobald der Verein die nächste Meldung über die Abodaten an den DMB Verlag exportiert hat (Administration > Import/Export > Export AboDaten).

Gültigkeitsbeginn eines Abos ändern

Alle eingegebenen Änderungen gelten nur für zukünftige Ausgaben der Mieterzeitung und greifen erst, sobald der Verein die nächste Meldung über die Abodaten an den DMB Verlag exportiert hat (Administration > Import/Export > Export AboDaten).

1. im Feld “Abo von” wird das aktuelle Beginn-Datum des Abos angezeigt
2. durch Eingabe auf gewünschtes Datum ändern
3. mit Button “Speichern” abschließen

Abo beenden

Alle eingegebenen Änderungen gelten nur für zukünftige Ausgaben der Mieterzeitung und greifen erst, sobald der Verein die nächste Meldung über die Abodaten an den DMB Verlag exportiert hat (Administration > Import/Export > Export AboDaten).

1. im Feld “Abo bis” End-Datum des Abos über die Mieterzeitung eingeben
2. mit Button “Speichern” abschließen

Abo sperren

Alle eingegebenen Änderungen gelten nur für zukünftige Ausgaben der Mieterzeitung und greifen erst, sobald der Verein die nächste Meldung über die Abodaten an den DMB Verlag exportiert hat (Administration > Import/Export > Export AboDaten).

Variante 1: Abo-Sperre ohne Befristung

Wird angewendet, wenn Zusendung der Mieterzeitung auf unbestimmte Zeit unterbrochen werden soll, z. B. nach Postrückläufern.

1. im Feld “Sperre von” gewünschtes Datum eingeben, ab dem der Versand der Mieterzeitung an das gewählte Mitglied unterbrochen werden soll

2. mit Button “Speichern” abschließen

Ist die Sperre nicht mehr notwendig, muss diese manuell entfernt werden. Eine automatische Löschung erfolgt nicht!

Variante 2: Abo-Sperre mit Befristung

Wird angewendet, wenn Zusendung der Mieterzeitung nur für einen bestimmten Zeitraum unterbrochen werden soll, z. B. bei Kur- oder Auslandsaufenthalten des Mitglieds.

1. im Feld “Sperre von” Datum eingeben, ab dem der Versand der Mieterzeitung unterbrochen werden soll

2. im Feld “Sperre bis” Datum eingeben, bis zu dem der Versand der Mieterzeitung unterbrochen bleiben soll

3. mit Button “Speichern” abschließen

Ist die befristete Sperre abgelaufen, wird der Datensatz beim nächsten Export der Abo-Daten an den DMB-Verlag wieder berücksichtigt. Eine automatische Löschung der Datumsfelder Sperre von und Sperre bis erfolgt jedoch nicht!

unbefristete Abo-Sperre aufheben

Alle eingegebenen Änderungen gelten nur für zukünftige Ausgaben der Mieterzeitung und greifen erst, sobald der Verein die nächste Meldung über die Abodaten an den DMB Verlag exportiert hat (Administration > Import/Export > Export AboDaten).

1. Datum im Feld “Sperre von” muss entfernt werden

2. hierfür Datum markieren und dann löschen

3. mit Button “Speichern” abschließen

4. Zum Schluss Status des Abos überprüfen, indem folgende Felder überprüft werden:

   • Abo von: Datum muss hinterlegt sein
   • Menge: Angabe muss hinterlegt sein
   • Zustellungsart: mindestens eine Variante muss ausgewählt sein

befristete Abo-Sperre entfernen

Alle eingegebenen Änderungen gelten nur für zukünftige Ausgaben der Mieterzeitung und greifen erst, sobald der Verein die nächste Meldung über die Abodaten an den DMB Verlag exportiert hat (Administration > Import/Export > Export AboDaten).

1. Datum im Feld “Sperre von” muss entfernt werden
2. hierfür Datum markieren und dann löschen
3. nun Datum im Feld Sperre bis entfernen
4. hierfür Datum markieren und dann löschen
5. Datumsfeld Sperre bis ist nun ebenfalls leer
6. mit Button “Speichern” abschließen
7. Zum Schluss Status des Abos überprüfen, indem folgende Felder überprüft werden:
   • Abo von: Datum muss hinterlegt sein
   • Menge: Angabe muss hinterlegt sein
   • Zustellungsart: mindestens eine Variante muss ausgewählt sein

Menge ändern

Alle eingegebenen Änderungen gelten nur für zukünftige Ausgaben der Mieterzeitung und greifen erst, sobald der Verein die nächste Meldung über die Abodaten an den DMB Verlag exportiert hat (Administration > Import/Export > Export AboDaten).

1. im Feld “Menge” muss die Zahl wie gewünscht anpasst werden
2. hierfür Zahl markieren und entfernen
3. die neue gewünschte Anzahl eingeben
4. mit Button “Speichern” abschließen

Zustellungsart ändern

Alle eingegebenen Änderungen gelten nur für zukünftige Ausgaben der Mieterzeitung und greifen erst, sobald der Verein die nächste Meldung über die Abodaten an den DMB Verlag exportiert hat (Administration > Import/Export > Export AboDaten).

1. im Bereich Zustellungsart ist die aktuell gültige Zustellungsvariante durch ein Häkchen in der dazugehörigen Checkbox markiert
2. Änderung durch Anhaken der Checkbox der gewünschten Zustellungsvariante vornehmen
3. mit Button “Speichern” abschließen

Versandanschrift hinterlegen

Alle eingegebenen Änderungen gelten nur für zukünftige Ausgaben der Mieterzeitung und greifen erst, sobald der Verein die nächste Meldung über die Abodaten an den DMB Verlag exportiert hat (Administration > Import/Export > Export AboDaten).

1. im Bereich Versandanschrift der Mieterzeitung ist voreingestellt ein Häkchen in der Checkbox Versand an Postanschrift gesetzt
2. dieses Häkchen zunächst durch Anklicken der Checkbox entfernen
3. nun Adressdaten des Mitgliedes in den entsprechenden Feldern hinterlegen Über den Button “Postanschrift kopieren” kann die Postadresse des Mitgliedes in die jeweiligen Felder übernommen werden. Auf diese Weise brauchen dann nur noch einzelne Daten abgeändert werden.
4. mit Button “Speichern” abschließen

Versandanschrift als ungültig markieren

Alle eingegebenen Änderungen gelten nur für zukünftige Ausgaben der Mieterzeitung und greifen erst, sobald der Verein die nächste Meldung über die Abodaten an den DMB Verlag exportiert hat (Administration > Import/Export > Export AboDaten).

1. im Bereich “Versandanschrift der Mieterzeitung” Häkchen in Checkbox Adresse “ungültig” setzen
2. mit Button “Speichern” abschließen

Es wird ausschließlich die Versandadresse für die Zustellung der Mieterzeitung ungültig gesetzt. Alle anderen in MIA hinterlegten Adressen, wie die des Mietobjektes bzw. die Post- oder Rechnungsadresse, bleiben weiterhin gültig.

Achtung!:

Ist die für die Zustellung der Mieterzeitung hinterlegten Adresse als ungültig markiert, erfolgt kein weiterer Versand! Eine zusätzliche Sperre muss nicht eingerichtet werden.

Selbes gilt, wenn die Zustellung der Mieterzeitung an die Postanschrift des Mitgliedes erfolgt: Ist diese im Register “Person” als ungültig markiert, erfolgt ebenfalls kein weiterer Versand.

Grund: Beim Export der Verlagsmeldung werden Datensätze von Mitgliedern, deren jeweilige Adressen als ungültig markiert sind, nicht berücksichtigt.

16 - E-Mails

Register E-Mails

Auf der linken Seite werden alle dem Mitglied zugeordneten E-Mails nach Eingangsdatum sortiert aufgelistet. Das Pfeil-Icon zeigt an, dass ein Anhang zur E-Mail vorhanden ist und kann darüber aufgeklappt werden.

–>

Durch Markieren einer E-Mail oder des Anhangs wird die Vorschau angezeigt, wenn ein für MIA lesbares Format vorliegt.

Unter der Liste der E-Mails werden in einem separaten Feld die ggf. zugeordneten Fälle aufgelistet. Durch Klick auf den Doppelpfeil wird das Register “Fälle” aufgerufen und die ausgewählte E-Mail direkt in der Fallstruktur angezeigt.

Mit dem Button „Anhang herunterladen“ können E-Mail-Anhänge lokal abgespeichert werden.

Mit dem Button   “Alle Anhänge der E-Mail als ZIP herunterladen” können alle Anhänge einer E-Mail in einem Schritt als .zip heruntergeladen werden können. Der Dateiname der .zip-Datei setzt sich zusammen aus der Mitgliedsnummer und der E-Mail-ID getrennt durch einen Unterstrich. In der Datei befindet sich ein Ordner mit gleicher Bezeichnung, wenn mehrere Anhänge vorhanden sind, sonst eine Datei. Sofern eine Vorschau (.pdf) in MIA vorhanden ist, wird diese heruntergeladen, sonst die Datei im Originalformat.

Mit der Checkbox „nur akt. Mitgliedschaft“ besteht die Möglichkeit, auch E-Mails anzuzeigen, die der Person zugeordnet sind, aber aus einer anderen Mitgliedschaft (z.B. frühere Partnermitgliedschaft ) stammen.

Mit der Checkbox „Text-Ansicht“ kann man zwischen der HTML-Ansicht und der reinen Textansicht umschalten.

E-Mail drucken

Mit dem Druckdialog besteht die Möglichkeit des Direktdrucks oder von der E-Mail ein PDF-Dokument zu erstellen. Anlagen sind im Druck zur E-Mail nicht enthalten und müssen separat gedruckt werden.

E-Mail-Vorschau

Für Dateien im Format .eml, .msg und .zip kann keine Vorschau erstellt werden.

Annotationen (PDF4MIA)

Dokumente aus MIA als Anhang zur E-Mail werden grundsätzlich ohne Annotationen versendet. Sollen Annotationen versendet werden, muss das jeweilige Dokument mit Annotationen heruntergeladen und bei der Erstellung einer neuen E-Mail manuell (Dokumente hochladen) als Anhang hinzugefügt werden.

Neue E-Mail erstellen

Register “Empfänger”

Beim Erstellen einer neuen E-Mail mit Mitgliedsbezug (Mitglied zugeordnet) wird das Mitglied immer als Empfänger (An) der E-Mail standardmäßig gesetzt und es wird auch immer direkt der E-Mail zugeordnet. Wird das Mitglied als E-Mail-Empfänger (Checkbox An, Cc oder Bcc) entfernt, bleibt die Zuordnung zum Mitglied bestehen. Ebenso verhält es sich bei weiteren E-Mail-Empfängern. Werden weitere Empfänger als An, Cc oder Bcc hinzugefügt, werden diese Personen/Mitglieder auch automatisch zugeordnet (sofern in MIA bekannt), die Zuordnung wird nicht wieder entfernt, wenn weitere Empfänger als An, Cc oder Bcc entfernt werden. Sollen die Zuordnungen zu weiteren Empfängern aufgehoben werden, kann dies im Register Zuordnungen erfolgen oder durch Löschen aus der Empfängerliste im Register Empfänger. Ebenso verhält es sich auch bei Antworten und Weiterleiten.

Das rote Ausrufezeichen “!” in der ersten Spalte zeigt an, dass es sich um eine inaktive Mitgliedschaft handelt. (ab Version 5.1.0)

Register “E-Mail”

Mit dem Systemparameter “Mail4MIABetreff” kann eingestellt werden, dass der Betreff automatisch durch MIA vorgeschlagen wird. Möglich sind folgende Daten: [Mitgliedsnummer], [Name], [PersonID], [Betreff], [Beraterkürzel], [FallID]

Die FallID wird nur generiert, wenn die Zuordnung eindeutig ist, also nur ein Fall (gleich, ob aus eigener Mitgliedschaft oder abweichender Mitgliedschaft) zugeordnet ist.

E-Mails aus Vorlage:

Der Inhalt einer E-Mail kann individuell geschrieben oder aus einer vordefinierten Vorlage generiert werden. E-Mail-Vorlagen werden im Menü unter “Administration-> Anwendung-> Vorlagen” angelegt und bearbeitet.

Register “Anhänge”

Für Formulare und manuell hochgeladene Dokumente kann aktuell keine Vorschau angezeigt werden. Dies wird in einer der nächsten Versionen möglich gemacht.

 Das Kennzeichen in der Tabelle “Bekannte Empfänger” zeigt an, dass das jeweilige Mitglied/ die jeweilige Person der E-Mail zugeordnet ist.

Es besteht die Auswahlmöglichkeit, Dokumente im Original-Dateiformat (.odt, .docx, …) oder als .pdf zu versenden. Soll z.B. ein .odt-Dokument versendet werden, setzt man die Checkbox über der Dokumentvorschau:

Hinweise zu Voraussetzungen und Einstellungen für die Verwendung von Mail4MIA finden Sie hier.

17 - Aufgaben

Wurde eine oder mehrere Aufgabe/n für eine Person angelegt, ist der Datensatz in der Kopfzeile mit dem  - Symbol gekennzeichnet.

Einsehbar sind hier:

• Priorität der Aufgabe (  - gering,   - normal, !  - hoch)

• Art der Aufgabe (Allgemein, Mitgliedschaft, Finanzen, Rückruf etc.)

  Hinweis

  Die hier auswählbaren Aufgabenarten müssen zunächst über Administration - Anwendung - Aufgabenarten in MIA hinterlegt worden sein. Hier gibt es voreingestellte Aufgabenarten, die von jedem Verein um beliebig viele Aufgabenarten erweitert werden können.

• Status der Aufgabe (Neu, Erl.)

• Datum und Uhrzeit des Beginns und des Zeitpunktes, bis zu dem die Aufgabe zu erledigen ist

• zugeordnete Dokumente (Markierung wenn Dok. hinterlegt:  )

• Bearbeiter bzw. Gruppe, die diese Aufgabe erledigen soll  

  Achtung

  1. Eine Aufgabe kann nur entweder einem einzelnen Bearbeiter oder einer Gruppe zugewiesen werden.

  2. Gruppen sind Rollenprofile mit speziell zugewiesenen Rechten, die bestimmten Mitarbeitern über Administration - Mitarbeiter/Nutzer - Nutzer in Rolle zugeordnet werden können.

  3. Die Aufgabe wird beim ausgewählten Mitarbeiter bzw. der ausgewählten Gruppe in der Aufgabenliste aufgeführt.

     • Die Aufgabenliste ist über Button “Aufgaben” (oberster Auswahlbereich von MIA) für jeden Mitarbeiter abrufbar.
     • Angezeigt werden alle Aufgaben, die dem Mitarbeiter selbst oder aber einer Gruppe, zu der der Mitarbeiter gehört, zugewiesen wurden.
     • Die Zahl in Klammern zeigt die Anzahl der offenen Aufgaben an.

Das Anlegen neuer Aufgaben bzgl. der aufgerufenen Person ist an dieser Stelle auch möglich.

Aufgabe erstellen/löschen

Aufgaben erstellen:

1. Button “Aufgaben…” klicken (rechts unten im Register “Person”)

2. Button “Einfügen” klicken, um neue Aufgabe zu erstellen

3. Maske zur Eingabe der neuen Aufgabe öffnet sich (unterer Bereich)
   die nun editierbaren Felder ausfüllen:

Feld	Beschreibung
Priorität	Priorität der Aufgabe wählen (Kennzeichnung in Übersicht: - gering,  - normal,   - hoch)
Bearbeiter bzw. Gruppe	Name des Bearbeiters wählen, für den die Aufgabe angelegt werden soll Name der Gruppe, für die die Aufgabe angelegt werden soll Soll eine Aufgabe einer Gruppe zugewiesen werden, im Feld “Bearbeiter” die Auswahl auf “Kein Eintrag” setzen, weil eine Aufgabe nur entweder einem einzelnen Bearbeiter oder einer Gruppe zugewiesen werden kann - nicht beiden gleichzeitig! Was sind Gruppen?: Gruppen sind Rollenprofile mit speziell zugewiesenen Rechten, die bestimmten Mitarbeitern über “Administration -> Mitarbeiter/Nutzer -> Nutzer in Rolle” zugeordnet werden können. Rollenprofile als Gruppe für den Bereich Aufgaben auswählbar machen: - Administration - Mitarbeiter/Nutzer - Rollen - gewünschte Rolle auswählen (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt - Häkchen bei Aufgabe zuordnen setzen - Speichern
Aufgabe	Thema der Aufgabe auswählen Die Aufgabenarten (z. B. Mitgliedschaft, Rückruf, Finanzen etc.) müssen zunächst über “Administration -> Anwendung -> Aufgabenarten” in MIA hinterlegt worden sein. Jeder Verein kann beliebig viele Aufgabenarten hinterlegen.
Beginn / um	Zeitpunkt, ab dem die Aufgabe erledigt werden soll
Erledigen bis / um	Zeitpunkt, bis zu dem die Erledigung der Aufgabe abgeschlossen sein soll
Zum Dokument	Hier kann der Aufgabe ein bestehendes Dokument zugeordnet werden. Ablauf: 1. … - Button betätigen 2. Dokument aus Übersicht auswählen 3. Button “Übernehmen” betätigen 4. Button “Speichern” betätigen Ein bereits zugeordnetes Dokument kann über das Drücken des x - Buttons wieder entfernt werden.
Notiz	nähere Beschreibung zur Aufgabe

5. mit  Button “Speichern” abschließen

6. mit  Button “Zurück” kehrt man zur Person-Maske zurück

Aufgaben löschen:

Jeder Mitarbeiter kann nur eigene Aufgaben löschen.

1. zu löschende Aufgabe in Übersicht anklicken

2. mit Anklicken des Button “Löschen” Aufgabe entfernen

18 - BA

19 - Vertikales Menü

Neue Aufgabe erstellen

Mit dem Button “Neue Aufgabe erstellen” kann eine Aufgabe zur geöffneten Person/Mitgliedschaft für einen Mitarbeiter oder eine Gruppe erstellt werden.

Neuen Rückruf erstellen

Mit dem Button “Neue Aufgabe Rückruf erstellen” können Aufgaben für geplante Rückrufe für einen Mitarbeiter oder eine Gruppe erstellt werden.

Zudem werden in der Eingabemaske auch folgende Übersichten angezeigt:

Alle Rückrufe zum Mitglied - tabellarische Übersicht über alle anstehenden, in Bearbeitung befindlichen und bereits erledigten Rückruf-Aufgaben

Alle unerledigten Aufgaben zum Bearbeiter/zur Gruppe - tabellarische Übersicht über alle eigenen noch anstehenden Rückruf-Aufgaben bzw. die der Gruppen, denen der MA angehört

Neues Dokument erstellen

Mit dem Button “Neues Dokument erstellen” kann ein neues Dokument mit Office4MIA für das gewählte Mitglied erstellt werden.

Vorlagen zur Erstellung von Dokumenten müssen in der Administration unter Anwendung -> Vorlagen angelegt werden.

Der Button ist aktiv, wenn das Modul “Office4MIA” freigeschaltet ist und ein Mitglied aufgerufen wurde. Zu Personen ohne Mitgliedschaft können keine Dokumente erstellt werden.

Neue E-Mail verfassen

Mit dem Button “Neue E-Mail verfassen” kann eine neue E-Mail erstellt werden.

Der Button ist aktiv, wenn das Modul “Mail4MIA” freigeschaltet ist und der Mitarbeiter einem aktiv E-Mail-Konto zugeordnet wurde.

Neues Rezept erfassen

Der Button “Neues Rezept erfassen” ist aktiv, wenn das Modul “Rezepte” freigeschaltet ist, dem Mitarbeiter das Recht “REZEPTBEARB” zugeordnet ist und eine Mitgliedschaft aufgerufen wurde. Zu Personen ohne Mitgliedschaft können keine Rezepte erstellt werden.

Übersicht ermittelter VE

Der Button “Übersicht ermittelter Verwaltungseinheiten” öffnet eine Liste der vorhandenen Verwaltungseinheiten (VE) zur Mitgliedschaft. In der unteren Tabelle werden zur oben ausgewählten VE alle offenen Fälle ALLER Mitglieder angezeigt.

Der Button ist aktiv, wenn mindestens ein Mietobjekt des Mitglieds einer Verwaltungseinheit zugeordnet ist.

Person/Mitglied einer Ergebnisliste hinzufügen

Mit dem Button “Mitgliedschaft/Person zu einer Ergebnisliste hinzufügen” kann die aufgerufene Person oder das Mitglied einer Ergebnisliste zugeordnet werden.

Archivierte Mitglieder können nicht einer Ergebnisliste zugeordnet werden.

Protokoll Onlineportal

Der Button “Protokoll Onlineportal” ist aktiv, wenn das Modul “MIAOnline” freigeschaltet ist. Es werden alle Aktivitäten des Mitglieds im Onlineportal aufgelistet.

Protokoll Person/Mitgliedschaft

Der Button “Protokoll” ist aktiv, wenn dem Mitarbeiter das Recht “PERSBEARB” zugeordnet ist. Es werden Aktivitäten aller Mitarbeiter und Services zur Person und allen Mitgliedschaften der aufgerufenen Person angezeigt.