Finanzen

• 1: Schnellbuchung
• 2: Rechnungen
• 3: Mahnungen
• 4: Gerichtliches Mahnverfahren (Modul)
• 5: Lastschriften
• 6: Rücklastschriften
• 7: Gutschriften
• 8: Kontenblatt
• 9: Saldenlisten
• 10: Buchungsjournal
• 11: Ausbuchung
• 12: Ausschlüsse (Modul)
• 13: Prüfroutinen
• 14: OP-Liste
• 15: Detailbuchungen
• 16: Export Inkasso

1 - Schnellbuchung

Mit der dieser Funktion können gleichartige Buchungen, wie z. B. Überweisungsgutschriften von Mitgliedern auf einem Kontoauszug der Bank, schnell verbucht werden.

In den Feldern im Abschnitt ‘Allgemeine Daten’ werden Buchungskonto, Buchungstext und ggf. eine Belegnummer (Nr. des Kontoauszuges) eingetragen.

Beispiel:

In den Feldern unten wird eine Mitgliedsnummer eingtragen. Durch Klick auf Suchen (oder mit der Tastenfolge ‘Tabulator’ - ‘Leertaste’) wird die Mitgliedsnummer gesucht und Daten des Mitglieds angezeigt.

Tragen Sie nun den Betrag ein (bei Forderungen mit vorgestelltem -) und klicken Sie auf Buchen. Wenn Sie lieber mit der Tastatur arbeiten können Sie auch hier wieder mit der Tastenfolge ‘Tabulator’ - ‘Leertaste’ arbeiten.

Danach springt der Cursor wieder in das Eingabefeld für die Mitgliedsnummer und Sie können die nächste Buchung durchführen.

2 - Rechnungen

Rechnungslauf

Um einen Rechnungslauf zu starten, tragen Sie ein Rechnungsdatum ein und klicken auf den Button “Rechnungslauf durchführen”. Danach wird ein Hinweis angezeigt, dass der Lauf gestartet wurde und Sie eine Benachrichtigung erhalten, wenn er fertig ist. Sie können den Status des Vorgangs unter “Administration -> Serverjobs” prüfen.

Wenn nur für einen Teil der Mitglieder Rechnungen erstellt werden sollen, können Sie den Mitgliedsnummern- oder PLZ-Bereich in die entsprechenden Felder eintragen:

Mit Klick auf den Button “Suchen” werden die entsprechenden Mitglieder angezeigt. In der Tabelle werden alle Mitglieder angezeigt, die Rechnungszahler sind (Zahlungsart Rechnung ist zum Mitglied hinterlegt) und einen negativen Saldo (bzw. den in den Systemeinstellungen hinterlegten Mindestsaldo) haben.

Weiterhin kann in den Systemeinstellungen hinterlegt werden, ob alle Mitglieder oder nur Mitglieder mit aktiver Mitgliedschaft berücksichtigt werden sollen und ob alle offenen Positionen oder nur alle bisher nicht in Rechnung gestellten Positionen relevant sind.

Übersicht

In der oberen Tabelle sehen Sie eine Übersicht über alle Rechnungsläufe. In den Tabellen darunter sehen Sie die einzelnen Rechnungen und die jeweils in Rechnung gestellten Positionen.

Mit dem Button ‘Export’ können die Daten eines Rechnungslaufs exportiert und in Excel geöffnet werden.

Storno

3 - Mahnungen

Mahnlauf

Auswahl der anzumahnenden Mitglieder

Geben Sie in die Felder ‘Mitgliedsnummer von’ und ‘bis’ die Mitgliedsnummern ein, für die Mahnungen erstellt werden sollen. Wenn Sie keine Mitgliedsnummern eintragen wird der Mahnlauf für alle Mitglieder durchgeführt. Angemahnt werden immer alle offenen Posten.

Mahnungen werden nach den folgenden Voraussetzungen erstellt:

Für die erste Mahnung (Mitglied hat aktuell keine Mahnstufe)

• Das Datum der frühesten noch offenen Buchung liegt länger zurück liegt als in der Mahnstufe eingestellt ist
• Der offene Saldo überschreitet den Mindesbetrag für die Mahnstufe

Für die darauffolgenden Mahnungen

• Das Datum der letzten in MIA generierten Mahnung liegt länger zurück als in der Mahnstufe eingestellt ist
• Der offene Saldo eines Mitglieds überschreitet den in der Mahnstufe eingestellten Mindestbetrag

Starten des Mahnlaufs

Tragen Sie das Datum ein, dass auf die Mahnungen gedruckt werden soll und klicken Sie auf ‘Mahnlauf durchführen’. Dadurch wird der Mahnlauf im Hintergrund gestartet. Wenn er fertig ist erhalten Sie eine Meldung.

Die fertigen Mahnungen können über den Serverdruck (unter Administration) ausgedruckt werden.

Vorbereiten des Mahnungssystems von MIA

Die Administration der Mahnstufen ist hier beschrieben.

Übersicht

Storno

Unter “Finanzen -> Mahnungen -> Storno” können Mahnläufe storniert werden.

4 - Gerichtliches Mahnverfahren (Modul)

Das automatisierte gerichtliche Mahnverfahren mit MIA…

Die Grundvoraussetzungen schaffen

Freischaltung des Moduls „Gerichtliches Mahnverfahren“

Um das Modul „Gerichtliches Mahnverfahren“ freischalten zu lassen, wenden Sie sich bitte an die DES - DMB EDV-Service GmbH. Nach Aktivierung des Moduls sind im Menü unter „Finanzen -> Mahnungen“ die Menüpunkte „Mahnverf. beantr.“ und „Mahnverf. bearb.“ verfügbar.

Systemeinstellungen konfigurieren

Im Menü unter „Administration -> Systemeinstellungen“ müssen neben Angaben zum jeweils zuständigen Mahn- und Prozessgericht auch die Kennziffer und die EDA ID eingetragen werden.

Das automatisierte gerichtliche Mahnverfahren ist inzwischen in allen Bundesländern eingeführt worden. Wenn sie noch nicht über eine Kennziffer für den elektronischen Datenaustausch verfügen, können sie diese beim jeweils zuständigen Amtsgericht kostenlos beantragen.

Im Menü unter „Administration -> Systemeinstellungen -> Module -> Ger. Mahnverfahren“ müssen vier Systemparameter eingestellt werden.

1. gEDAmin - untere Grenze für die Generierung der EDA ID genau dreistellig
2. gEDAmax - obere Grenze für die Generierung der EDA ID genau dreistellig
3. GKBetrag - Gerichtskosten, mit welchem das Mitgliedskonto bei einem gerichtlichem Mahnverfahren belastet wird (z.B. -32.00)
4. GKKonto - Konto, auf welches die Gerichtskosten gebucht werden (z.B. 1000)

gEDAmin und gEDAmax werden bei Erhalt der Kennziffer mitgeteilt. Wenn bereits gerichtliche Mahnverfahren mit Angabe der EDA ID durchgeführt wurden, muss für gEDAmin die nächstgrößere ID in MIA eingetragen werden.

Konten richtig konfigurieren

Im Menü unter „Administration -> Finanzen -> Konten“ müssen den Konten „Forderungstyp“ und „Forderungsart“ korrekt zugeordnet werden.

Dies ist notwendig, damit MIA automatisch Haupt- und Nebenforderungen ermitteln und unterscheiden kann.

Beispiel: Für das Konto „Beitrag“ wird der Forderungstyp „Forderungskonto“ und die Forderungsart „Mitgliedsbeitrag (Hauptforderung)“ zugeordnet. Ist ein Konto „EMA-Gebühren“ vorhanden, wird der Forderungstyp „Forderungskonto“ und die Forderungsart „Auskunftskosten (Nebenforderung)“ zugeordnet. Für das Konto Mahngebühr, wird der Forderungstyp „Forderungskonto“ und die Forderungsart „Mahnkosten (Nebenforderung)“ zugeordnet.

Mahnstufen richtig setzen

Im Menü unter „Administration -> Finanzen -> Mahnstufen“ muss eine Mahnstufe mit der entsprechenden Checkbox als „letzte Mahnstufe“ gekennzeichnet werden.

Die Durchführung

Neues Mahnverfahren beantragen

Im Menü unter „Finanzen -> Mahnungen-> Mahnverf. beantr.“ die Maske „Gerichtlichen Mahnbescheid erstellen“ öffnen. Im ersten Schritt kann hier vorerst nur der Button „Suche relevante Mitgliedschaften“ ausgeführt werden. Die Suche kann je nach Anzahl der Mitgliedschaften mehrere Minuten andauern und während dieser Zeit kann der ausführende Anwender keine anderen Aktionen in MIA durchführen.

Sofern relevante Mitgliedschaften gefunden wurden, werden diese in der oberen Tabelle angezeigt und die weiteren vier Buttons werden aktiv. Nun können die gewünschten Mitgliedschaften einzeln (durch Klick in die Tabellenspalte „Auswahl“) dem Mahnbescheid hinzugefügt werden. Alternativ können durch Klick auf den Button „Alle auswählen“ alle aufgelisteten Mitgliedschaften dem Mahnbescheid zugeordnet werden.

Durch Markieren einer Mitgliedschaft in der Tabelle, werden in der Tabelle links unten alle offenen Positionen aufgelistet. Es ist möglich, durch Klick auf die Pfeilbuttons einzelne oder alle Positionen in die Tabelle „Zu berücksichtigende“ rechts unten zu übertragen. Alternativ können auch alle offenen Positionen aller ausgewählten Mitgliedschaften durch Klick auf den Button „Alle Positionen der Auswahl übernehmen“ übertragen werden.

Nachdem alle gewünschten Mitgliedschaften und Positionen ausgewählt wurden, klicken Sie auf den Button „Mahnbescheid erstellen“. Auch dieser Vorgang kann je nach Datenmenge einige Minuten andauern. Anschließend wird automatisch die Maske „Gerichtlichen Mahnbescheid Nr. xx prüfen“ angezeigt. Der erstellte Mahnbescheid hat nun den Status „Entwurf“ und wird auch im Menü unter „Finanzen -> Mahnungen -> Mahnverf. bearb.“ aufgeführt und kann so jederzeit mit dem letzten Bearbeitungsstand wieder aufgerufen werden.

Mahnverfahren bearbeiten

Im Menü unter „Finanzen -> Mahnungen-> Mahnverf. bearb.“ die Maske „Übersicht der gerichtlichen Mahnbescheide“ öffnen. Gewünschten Mahnbescheid suchen/markieren und mit Klick auf den Button „Mahnbescheid bearbeiten“ öffnen.

So lange sich ein Mahnbescheid im Status „Entwurf“ oder „Fehlerhaft“ befindet, können die Daten der Mitglieder in den unteren Registern bearbeitet werden. Durch Klick auf den Button „Löschen“ können auch jetzt noch die in der Tabelle markierten Mitgliedschaften einzeln aus dem Mahnbescheid entfernt werden. Der komplette ger. Mahnbescheid wird gelöscht, wenn auch die letzte noch vorhandene Mitgliedschaft aus dem Mahnbescheid entfernt wird. Anschließend sind die Mitgliedschaften und alle Positionen für einen neuen Lauf wieder verfügbar.

Ein im Entwurf befindlicher ger. Mahnbescheid kann ohne Durchführung der Prüfung nicht exportiert werden, der Button „Exportieren“ ist so lange inaktiv.

Durch Klick auf den Button „Prüfen“ wird die Prüfung der Daten nach den Richtlinien des austomatisierten gerichtlichen Mahnverfahrens durchgeführt.

Werden bei der Überprüfung der Daten Fehler festgestellt, erhält der ger. Mahnbescheid den Status „Fehlerhaft“. Nun müssen die Fehler bereinigt werden.

Ein sehr häufiger Fehler ist z.B. eine fehlende Anrede des Mitglieds. Die Anrede kann im Register „Antragsgegner“ hinzugefügt werden. (Tipp: Vervollständigen Sie nach Erstellung/Export des ger. Mahnbescheids die Anrede auch im Register Stammdaten. Die im Register „Antragsgegner“ erfassten Daten werden nicht dauerhaft zum Mitglied gespeichert, sondern „nur“ zu diesem Mahnbescheid.)

Nachdem alle aufgelisteten Fehler bearbeitet wurden, wird erneut die Prüfung ausgeführt. Wenn alle Fehler behoben wurden, erhält die jeweilige Mitgliedschaft den Status „Geprüft“. Wenn alle Mitgliedschaften den Status „Geprüft“ erreicht haben, wird der Button „Exportieren“ aktiv.

Durch Klick auf den Button „Exportieren“ wird das Fenster „EDA-Kennziffer prüfen und exportieren“ aufgerufen. Prüfen und korrigieren Sie ggf. die „neue EDA-Kennziffer“, da diese nicht doppelt verwendet werden darf. Stimmt die Kennziffer mit einer zuvor bereits eingereichten Kennziffer überein, wird das zuständige Gericht den neuen Mahnbescheid abweisen.

Nachdem eine Dopplung ausgeschlossen wurde, klicken Sie auf den Button „Weiter“. Anschließend wird ein Windows-Dialog aufgerufen. Speichern Sie die Datei und übertragen Sie diese in gewohnter Weise an Ihr zuständiges Gericht.

Allgemeine Hinweise zum gerichtlichen Mahnverfahren

Haupt- und Nebenforderungen

§ 690 Abs. 1 Nr. 3 ZPO regelt:
Haupt- und Nebenforderungen sind gesondert und einzeln zu bezeichnen und sind daher in der Administration korrekt zu konfigurieren.

Die anderen Nebenforderungen sind nach ihrer Art aufgeschlüsselt. Auskünfte sind z.B. Kosten für die Einwohnermeldeamtsanfrage, Handelsregisterauskunft, Gewerberegisterauskunft u.ä.

Die Gerichts- und Prozessvertreterkosten werden vom Amtsgericht errechnet und in den Mahnbescheid aufgenommen; diese Kosten dürfen vom Antragsteller nicht selbst eingetragen werden.

Nebenforderungen

Hier können insbesondere durch den Verzug des Antragsgegners entstandene vorgerichtliche Kosten angegeben werden.

Auslagen des Antragstellers für dieses Verfahren

Hier sind nur andere Auslagen des Antragstellers anzugeben, und zwar nur solche, die in unmittelbarem Zusammenhang mit der Vorbereitung und Durchführung des Mahnverfahrens stehen und zur zweckentsprechenden Rechtsverfolgung notwendig sind.

(Quelle: https://www.mahngerichte.de/verfahrenshilfen/ausfuellbeispiele/)

5 - Lastschriften

Durchführen von SEPA-Lastschriftläufen

Anlegen der neuen Lastschrift

Um einen neuen Lastschriftlauf anzulegen, klicken Sie auf den Button “Neuer Lauf”. Daraufhin öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie nach dem Ausführungsdatum der Lastschrift gefragt werden. Nachdem Sie eines eingegeben haben und auf “Ausführen” klicken, wird der neue Lastschriftlauf angelegt. Dabei werden alle Mitgliedskonten von Lastschriftzahlern überprüft. Liegt der Saldo unter dem in der Systemeinstellung eingestellten Wert (Parameter “LastschriftMin”) wird für das Mitglied, oder den abweichenden Beitragszahler, eine Lastschrift erstellt.

Dabei werden der einzuziehende Betrag und die Positionen vermerkt, die mit der Lastschrift ausgeglichen werden. Eine Buchung im Mitgliedskonto wird noch nicht vorgenommen.

Das Anlegen des neuen Lastschriftlaufes erfolgt im Hintergrund, Sie können in MIA weiter arbeiten. Sobald der Lauf angelegt ist, werden Sie benachrichtigt.

Lauf bearbeiten

Nach Klick auf den Button “Lauf bearbeiten” wird eine Übersicht über alle Lastschriften des gewählten Laufes angezeigt. Sie können eine Lastschrift suchen und aus dem Lauf entfernen.

Das kann z. B. dann sinnvoll sein, wenn ein Mitglied bekannt gibt, dass sein Konto nicht gedeckt ist oder seine Bankverbindung sich geändert hat. Damit können Kosten für Lastschriftrückläufer vermieden werden.

Ein Lastschriftlauf kann nur solange bearbeitet werden, bis er exportiert wurde. Ist der Status “vollständig exportiert” oder “teilweise exportiert”, kann eine Lastschrift aus einem Lauf nicht mehr zurückgenommen werden. Sollte eine Bearbeitung dennoch nötig sein, kann der LS-Lauf annulliert werden.

SEPA-Vorbenachrichtigungen erstellen

Die Vorbenachrichtigungen werden nach Klick auf den Button “Vorbenachrichtig. erstellen” erstellt. Die Erstellung wird im Hintergrund ausgeführt. Nach Fertigstellung wird die folgende Meldung angezeigt:

Bei Kontoinhabern, für die in der Mandatsverwaltung (Register Zahlungsverkehr) als Kommunikationsweg “Brief” eingetragen ist, wird eine PDF-Datei erstellt und im Serverdruck bereitgestellt. Bei Kontoinhabern, für die als Kommunikationsweg ‘E-Mail’ eingetragen ist, wird je nach Einstellung eine E-Mail erstellt und das Dokument aus der .odt-Vorlage als PDF-Datei als Anhang beigefügt oder eine E-Mail ohne das PDF-Dokument als Anhang.

1. E-Mail mit SEPA-Vorbenachrichtigung als Anhang wird verschickt wenn es in der Vorlagenverwaltung keine oder keine gültige html-Vorlage für die SEPA-Vorbenachrichtigung gibt. In diesem Fall wird in die E-Mail zur Vorbenachrichtigung der Wert des Systemparameters “SepaMailBody” (Administration-> Systemeinstellungen und Finanzen-> Lastschrift) eingefügt.

2. E-Mail ohne SEPA-Vorbenachrichtigung als Anhang wird verschickt wenn es in der Vorlagenverwaltung eine gültige html-Vorlage für die SEPA-Vorbenachrichtigung gibt.

Der Versand der E-Mails erfolgt nach dem Start der Funktion ohne weitere Nachfrage. Im Protokoll (Register Person -> Button “Protokoll”) des Mitglieds wird dazu ein Eintrag vorgenommen.

Lauf löschen

Mit dieser Funktion kann ein Lauf, der noch nicht exportiert wurde, gelöscht werden. Alle zugehörigen Einträge werden damit entfernt.

Lauf exportieren

SEPA-Lastschriften werden unterschieden nach Erst-, Einzel-, Folge- und Letztlastschriften. Für diese Lastschrifttypen gelten unterschiedlich lange Einreichfristen bei der Bank. 

Um den Vereinen größtmögliche Flexibilität zu geben, können die Lastschriften der einzelnen Typen getrennt exportiert werden.

Im Auswahlfeld “Lastschrift Typ” wählen Sie den Lastschrifttyp, den Sie exportieren wollen und starten den Export durch Klick auf den gleichnamigen Button.

Beim Export werden die Haben-Buchungen in den Mitgliedskonten vorgenommen.

Sie werden benachrichtigt wenn der Export abgeschlossen wurde. Die Lastschriftdateien werden spätestens ca. zwei Minuten nach der Fertigstellung des Exports im Verzeichnis MIA-Daten/bank bereit gestellt. Alternativ können Sie die Lastschriftdateien auch in MIA im Menü unter “Administration -> Import/Export -> Übersicht Dateien” herunterladen. 

Lauf annullieren

Ist der Lastschriftlauf vollständig exportiert und dennoch fehlerbehaftet (z.B. falsches Datum in Konto oder Lastschriftdatum) können die zuletzt vorgenommenen Schritte in „Lastschrift-Läufe verwalten“ durch Klick auf den Button „Export annullieren“ zurückgenommen werden.

Alle Haben-Buchungen in den Mitgliedskonten werden entfernt.

Der dazugehörende Lastschriftlauf kann jetzt wieder bearbeitet oder auch gelöscht werden.

Die Mitgliedskonten stehen wieder im Soll und ein neuer Lastschriftlauf kann angestoßen werden.

Ist der Lastschriftlauf nicht vollständig, also nur teilweise exportiert, finden Sie den Fehler unter „Administration/Import-Export/Übersicht Dateien“. Hier wird beim entsprechenden Lastschriftlauf in der Spalte “Fehler” ein Häkchen gesetzt und der Eintrag ist in rot vorgenommen.

Durch Anklicken dieser Zeile kann ein Fehlerprotokoll durch Klick auf den gleichnamigen Button geöffnet werden.

Sollten Sie dazu Hilfestellung benötigen, melden Sie sich beim MIA-Support.

Prüfen der Mitgliedsdaten

Wenn Sie prüfen wollen, ob die Salden der Mitgliedskonten plausibel sind, können Sie vor der Durchführung eines Lastschriftlaufes die Funktion “Saldenliste” (im Menü unter Finanzen -> Saldenliste) aufrufen.

Nach Zeitpunkten, an denen Sie die Sollstellung von Beiträgen erwarten - z. B. für Jahres-, Quartals- oder Halbjahres-Zahler - können Sie außerdem die Funktion unter Administration -> Finanzen -> Sollstellungsläufe aufrufen. Dort erhalten Sie eine Übersicht über alle Sollstellungsläufe und die dabei vorgenommenen Buchungen.

Weiterhin sollte spätestens vor dem Export der Lastschriften eine Prüfung der Mandate (Finanzen -> Mandatsprüfung) durchgeführt werden. Damit werden die Mitglieder ermittelt, bei denen wegen ungültiger Mandate keine Lastschrift eingezogen werden kann.

Vorbereiten von Lastschriftläufen

Zur Vorbereitung sollten Sie folgende Einstellungen vornehmen bzw. prüfen:

• Prüfen ob unter Administration -> Systemeinstellungen die aktuelle IBAN und BIC des Kontos eingetragen sind, über das Sie die Lastschrift abwickeln wollen.
• Ebenfalls in Systemeinstellungen sollte im Parameter ‘gKontoBank’ die Nummer des Kontos in MIA stehen, auf das die Lastschriften gebucht werden sollen. Im Parameter ‘LSBuchText’ können Sie den Buchungstext festlegen, der bei der Lastschriftbuchung im Mitgliedskonto verwendet wird.
• Auch der Parameter “LastschriftMin” in den Systemeinstellungen sollte gesetzt/geprüft werden.

Die Grundvoraussetzungen sind damit geschaffen.

Zusätzlich ist zu entscheiden, ob Sie eine Vorbenachrichtigung versenden wollen. Dieser Schritt ist in MIA optional. Wenn Sie die Vorbenachrichtigungen versenden wollen, sind weitere Schritte zur Vorbereitung notwendig:

• Im Menü unter Administration -> Anwendung -> Vorlagen muss die Vorlage für die SEPA-Vorbenachrichtigung angepasst werden. Das geschieht mit OpenOffice oder einer aktuellen Version von MS-Word. Ein Muster und eine Übersicht der verfügbaren Textmarken finden Sie hier.

• In den Systemeinstellungen muss

  • im Parameter ‘SepaMailAdresse’ die Adresse eingetragen werden, die als Absenderadresse in der E-Mail stehen soll.
  • im Parameter ‘SepaMailBetreff’ wird der Text eingetragen, der in der Betreffzeile der E-Mails stehen soll.
  • im Parameter ‘SepaMailBody’ wird der Text eingetragen, der im Textkörper der E-Mails stehen soll. Der Text kann mehrzeilig sein. Beispiel:
    Sehr geehrtes Mitglied,
    in den nächsten Tagen buchen wir vereinbarungsgemäß von Ihrem Konto ab. Details finden Sie im Anhang.
    Ihr Mieterbund

• Um die Mails versenden zu können müssen von uns in MIA die Zugangsdaten für einen Postausgangsserver eingetragen werden. MIA unterstützt SMTP-Server, die Verbindung erfolgt über Port 25. In Ihrer Netzwerkkonfiguration bzw. Firewall muss ggf. die Verbindung zu dem Server freigeschaltet werden. Falls Sie keinen Postausgangsserver haben oder der vorhandene nicht genutzt werden kann, stellen wir Ihnen gerne einen zur Verfügung.

Fehlerprotokoll

Wenn der Export eines Lastschriftlaufs nicht erfolgreich war, also unter Administration -> Serverjobs als Ergebnis “Fehler bei der Xml Validierung für Erstlastschrift” und/oder “Fehler bei der Xml Validierung für Folgelastschrift” angezeigt wird, ist das Fehlerprotokoll zu prüfen. 

1. Dazu die Seite unter “Administration -> Import/Export -> Übersicht Dateien” aufrufen. 

2. Hier die fehlerhafte Datei markieren (Typ = Lastschrift, in Spalte “Fehler” ist die Checkbox gesetzt und der Datensatz wird rot dargestellt). 

3. Anschließend den Button “Fehlerprotokoll” klicken und die Datei herunterladen. (meist (je nach Einstellung des Browsers) wird die Datei in den Downloadordner abgelegt)

4. Fehlerprotokoll im Browser oder einem Texteditor öffnen

   Eine Meldung besteht aus je zwei öffnenden und schließenden ERROR-Tags:  
   \<error>cvc-pattern-valid: Value 'xxxxxxxxxxx' is not facet-valid with respect to pattern '[A-Z]{6,6}[A-Z2-9][A-NP-Z0-9]([A-Z0-9]{3,3}){0,1}' for type 'BICIdentifier'.\</error>

   \<error>cvc-type.3.1.3: The value 'xxxxxxxxxxx' of element 'BIC' is not valid.\</error>

   “…element BIC ist not valid.” bedeutet, dass die dort angegebene BIC von der Prüfung als falsch erkannt wird.

5. Um den Export durchführen zu können, kann man nun das oder die Mitglieder aus dem Lastschriftlauf herausnehmen und die Daten später korrigieren.

Um die Mitglieder mit den fehlerhaften BICs oder IBANs zu finden, kann man über die Standardsuche nach IBAN und über die erweiterte Suche nach BIC suchen. Für die so ermittelten Mitglieder ist die Lastschrift aus dem aktuellen Lastschriftlauf zurückzunehmen. Anschließend kann der Export erneut gestartet werden.

Übersicht

Um die Mitglieder mit den fehlerhaften BICs oder IBANs zu finden, kann man über die Standardsuche nach IBAN und über die erweiterte Suche nach BIC suchen. Für die so ermittelten Mitglieder ist die Lastschrift aus dem aktuellen Lastschriftlauf zurückzunehmen. Anschließend kann der Export erneut gestartet werden.

Diese Maske listet in der oberen Tabelle alle bisher durchgeführten Lastschriftläufe mit den Ausführungsdetails und der Gesamtsumme auf. 

Die Tabelle unten links zeigt alle Vorbenachrichtigungen zum oben ausgewählten Lastschriftlauf, sofern diese erstellt wurden.

Die Tabelle unten rechts listet die Anzahl der einzelnen Lastschrifttypen (Erstlastschrift/Folgelastschrift/Einmallastschrift) des oben ausgewählten Laufes sowie den Status auf.

Mit dem Button “Export nach Excel” kann eine Tabelle mit den Spalten Mitgliedsnummer, Name/Vorname, Betrag, Lastschrifttyp, Status der Lastschrift, Mandatsreferenznummer und dem Status der Vorbenachrichtigung im Format .xlsx exportiert werden.

6 - Rücklastschriften

RLS importieren

In dieser Maske können Rücklastschriften, die in camt54-Dateien als Detallierung zum Kontoauszug geliefert werden, auf die jeweiligen Mitgliedskonten verbucht werden.

Das Einlesen der camt54-Dateien ist hier beschrieben.

RLS manuell verbuchen

In dieser Maske können Rücklastschriften manuell verbucht werden.

7 - Gutschriften

In dieser Maske können Überweisungsgutschriften, die in camt54-Dateien als Detallierung zum Kontoauszug geliefert werden, auf die jeweiligen Mitgliedskonten verbucht werden.

Vorbereitung

Bevor Dateien eingelesen werden sollten einige Anpassungen in den Systemeinstellungen vorgenommen werden.

Parameter ‘GSRegExp’

Mit diesem Parameter wird ein Suchmuster festgelegt, mit dessen Hilfe MIA versucht die Mitgliedsnummer im Verwendungszweck einer Gutschrift zu finden.

Wenn Ihr Verein z. B. Mitgliedsnummern mit 5 und 6 Stellen vergibt sieht das Muster so aus: [0-9]{5,6}

Bei 5-stelligen Nummern würde das Muster so aussehen: [0-9]{5,5}

Parameter ‘GSRegExpMNr’

Wenn Sie ein komplexeres Suchmuster im Parameter GSRegExp angeben, können Sie im Parameter GSRegExpMNr ein Muster angeben, mit dem innerhalb des Ergebisses dessen suchen können, was mit GSRegExp gefunden wurde.

Ist z. B. in GSRegExp das Muster ‘AB[0-9]{6,6}CD angegeben, so findet MIA alle 6-stelligen Nummern, die von AB und CD eingerahmt werden. Also z. B. AB123456CD oder AB654321CD. Mit dem Muster [0-9]{5,5} in Parameter GSRegExpMNr kann im zweiten Schritt die eigentliche Mitgliedsnummer extrahiert werden.

Parameter ‘GSKonto’

Mit diesem Parameter legen Sie das Konto fest, auf das die Gutschriften verbucht werden sollen. Im Normalfall ist das das Bankkonto, auf das die Gutschriften eingegangen sind.

Parameter ‘GSBuchText’

Mit dem Parameter wird der Buchungstext bestimmt, der in den Mitgliedskonten für die Gutschriften eingetragen wird.

Einlesen der Dateien

Das Einlesen der Dateien ist hier beschrieben.

Verarbeiten der Gutschriften

Nach dem Einlesen einer Datei wird die Verarbeitung automatisch gestartet. In der Spalte Status können Sie den Stand der Bearbeitung einer Datei erkennen:

• in Bearbeitung – erfolgreich importiertes Dokument wird autom. verarbeitet, eine manuelle Weiterverarbeitung ist momentan nicht möglich
• aktiv – Dokument wurde erfolgreich importiert und kann manuell weiterverarbeitet werden
• inaktiv – beim Importieren/Verarbeiten des Dokuments ist ein Fehler aufgetreten, eine Weiterverarbeitung ist nicht möglich
• abgeschlossen – Verarbeitung abgeschlossen, keine offenen Buchungen mehr

8 - Kontenblatt

9 - Saldenlisten

Mit den Saldenlisten können die Salden von Mitgliedern aufgelistet werden. Dabei kann nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden:

• Mitgliedsnummer: In den Feldern ‘Mitgliedsnr. von’ und ‘bis’ können Sie Mitglieder eines bestimmten Nummernkreises suchen. Wenn Sie die Felder leer lassen werden alle Mitglieder aufgelistet.
• In den Feldern ‘Saldo Mitgliedskonto von’ und ‘bis’ können Sie nach den Mitgliedern filtern, die einen bestimmten Saldo haben. Bitte geben Sie den kleineren Wert in das Feld ‘Saldo Mitgliedskonto von’ ein. Wenn Sie also nur Salden zwischen -200€ und -10€ sehen wollen (weil z. B. der Mindestbetrag für die Rechnungsstellung 10€ ist), geben Sie die Werte bitte in dieser Reihenfolge und mit Vorzeichen ein. Wenn Sie die Felder leer lassen werden alle Salden aufgelistet.
• Zahlungsart: Wenn Sie nur die Liste der Rechnungszahler haben wollen, wählen Sie bitte im Feld ‘Zahlungsart’ den entsprechenden Eintrag.

10 - Buchungsjournal

11 - Ausbuchung

Mit der Funktion “Ausbuchung” unter “Finanzen -> Ausbuchung” lassen sich Beiträge eines Forderungskontos oder Restbeträge in Mitgliedskonten über alle Forderungen schnell und übersichtlich ausbuchen.

Durch Angabe des Saldobetrages und des Zeitraums lassen sich Mahnstufen und Mahnbescheid, Auswahl eines Kontos (z.B. Mahnkosten) oder auch aller offenen Forderungen zudem noch der Status der Mitgliedschaft einschränken.

Durch Klick auf SUCHEN wird eine Übersicht erstellt, unter der Tabelle steht die Summe aller auszubuchenden Beträge und die Anzahl der Ausbuchungen.

Eine Entnahme einzelner Einträge ist nicht möglich.

Ggf. müssten im Mitgliedskonto Änderungen vorgenommen werden, um einzelne Einträge nicht zu verarbeiten (z.B. für die Verarbeitungsdauer eine Verarbeitungssperre setzten).

Zeigt die Tabelle die gewünschten Ausbuchungen/Konten an, wird im Bereich “Forderungen ausbuchen” die Beträge, wie in der Tabelle oben angezeigt, in die Konten gebucht und, sofern hinterlegt, ein Kennzeichner im Bereich Info und Mitgliedschaft angezeigt. Die Forderungen werden zum Tagesdatum ausgebucht, eine Auswahl des Buchungsdatum ist nicht möglich.

Sind die Ausbuchungen durchgeführt, lassen sich über Datum und Buchungsdatum pro Konto separat oder auch über alle Konten eine xlsx-Liste erstellen, die dann für die Buchhaltung die erforderliche Grundlage bildet.

Ebenso möglich wäre eine Auswertung des Vorgangs über die Anwendung Finanzen Geldfluss.

12 - Ausschlüsse (Modul)

Mit dem Modul ‘Ausschlusslauf’ können Mitglieder selektiert werden, die bestimmte Kriterien erfüllen und dann in einem Lauf ausgeschlossen werden. Die ausgeschlossenen Mitglieder werden mit einem Kennzeichen markiert. Ausschlussschreiben werden nur dann erstellt und automatisch zum Mitglied hinterlegt, wenn eine Vorlage mit “Verwendung in Ausschluss” vorhanden ist und die Dokumentvorlage auf “gültig” gesetzt ist. 

Ab MIA-Version 4.0.0-5 kann ein Ausschlusslauf auch mit dem aktuellen Tagesdatum durchgeführt werden. Zuvor war die Durchführung ausschließlich in der Zukunft möglich.

Vorbereitung

Recht zuordnen

Ein Mitarbeiter, der die Funktion nutzen können soll, muss einer Rolle zugewiesen sein, die das Recht ‘Ausschlusslauf’ beinhaltet.

Um dieses Recht einer Rolle zuzuweisen rufen Sie ‘Administration - Mitarbeiter/Nutzer - Rollen’ auf und wählen die entsprechende Rolle. In der Tabelle unten links sehen Sie die noch nicht zugewiesenen Rechte. Markieren Sie das Recht ‘Ausschlusslauf’ und klicken Sie auf den Button ‘->’.

Unter dem Menüpunkt ‘Administration - Mitarbeiter/Nutzer - Nutzer in Rolle’ können Sie die Rolle den Mitarbeitern zuordnen, die die Funktion nutzen sollen.

Systemeinstellung

In der Systemeinstellung (Menüpunkt ‘Administration - Systemeinstellungen’) finden Sie die Parameter, mit denen der Ausschlusslauf gesteuert wird:

Vorlage 

Die Druckvorlage für die Schreiben, die für die ausgeschlossenen Mitglieder erstellt werden, wird unter ‘Administration - Anwendung - Vorlagen’ bearbeitet. Ein Muster der Vorlage wurde bei der Installation hinterlegt. Dieses kann an Ihre Anforderungen angepasst werden.

Damit die Dokumentvorlage für den Ausschlusslauf verwendet wird, muss als Verwendung in “Ausschluss” verwendet werden. Als Datenquelle bietet sich “StammdatenDruck” an, da hier sicher alle benötigten Daten enthalten sind.

Der Ausschlusslauf kann auch durchgeführt werden, wenn kein Dokument zum Ausschlusslauf vorhanden ist oder wenn die Dokumentvorlage auf “nicht gültig” gesetzt ist. Diese Vorgehensweise eignet sich für Vereine, die nicht automatisch Ausschlussdokumente erstellen wollen.

Durchführung

13 - Prüfroutinen

Mandatsprüfung

Diese Prüfung ermittelt Lastschriftzahler ohne Mandate und Lastschriftzahler mit ungültigem Mandat.

Ist ein abweichender Beitragszahler zugeordnet, wird ausschließlich dieses Mandat geprüft.

Die folgende Tabelle listet alle Returncodes und deren Bedeutung auf:

Prüfung RSV und Beitragsklassen

Es lassen sich Mitgliedschaften abfragen, die

1. der RSV gemeldet wurden, aber keine entsprechende Beitragsklasse zugeordnet haben oder
2. die eine Beitragsklasse mit RSV haben, im Register RSV aber keine Versicherung eingetragen haben.

Geprüft werden dabei nur zum Tagesdatum aktive Hauptmitgliedschaften. Zur Ermittlung, ob eine RSV-Meldung vorliegt, wird auf eine vorhandene Mietobjekt-RSV geprüft.

Grundlage für die Auswertung ist eine Parametrierung zu den Beitragsklassen, die jeder Verein individuell setzen muss. Dazu wurde in der Administration zu den Beitragsklassen die Checkbox „RSV“ hinzugefügt. Es müssen die Beitragsklassen mit einem Haken versehen werden, die RSV enthalten.

Das Ergebnis der Prüfung kann entweder exportiert werden oder an die Ergebnisliste angehängt werden.

14 - OP-Liste

Die “OP-Liste” bietet eine Funktion zur Ermittlung der offenen Posten zu einem bestimmten Stichtag. Mit den Datumsfeldern Buchungsdatum von/bis wird der Zeitraum der relevanten Forderungen angegeben. Mit dem Stichtag wird ermittelt, zu welchem Datum die Auswertung erfolgt. Damit kann beispielsweise geprüft werden, ob eine Forderung, die im Januar fällig war, im Juni noch offen ist.

Die folgenden Daten können nach Excel exportiert werden: 

Mitgliedschaftsnummer, Konto, Datum, Buchungstext, Betrag, Guthaben, Forderung

Auswertung Überzahlungen und Darstellung für Übernahme in die Finanzbuchhaltung

Viele Vereine haben mittels der “82.er-Anwendung” eine Zusatzauswertung der Überzahlungen in Mitgliedskonten für die Tagesbuchhaltung vorgenommen. Diese App steht nun nicht mehr zur Verfügung.

Eine Auswertung der Überzahlungen ist über die OP-Liste möglich. Die OP-Liste weist natürlich auch alle Soll- und Haben-Beträge aus, was bei Darstellung eines größeren Zeitraums oder einer Vielzahl von Tagesbuchungen zu einer unübersichtlichen Darstellung führen kann (siehe Bild).

Außerdem fehlt der OP-Liste die für eine schnelle Übersicht notwendige Summenbildung, was ohnehin einer Nachbearbeitung der Tabelle bedarf.

Mit Hilfe einer Pivot-Tabelle können Sie in nur 3 Schritten, wie auf dem folgenden Bild ersichtlich, die für die Tagesbuchhaltung nötige Auswertung darstellen und zu Ihren Unterlagen nehmen.

So erstellen Sie eine Pivot-Tabelle:

So lassen sich aus (fast) jeder MIA-Auswertung eigene Tabellen für individuelle Ergebnisse darstellen.

15 - Detailbuchungen

Auf dieser Seite besteht die Möglichkeit, die Summe von Beträgen aufzulisten, die vom ausgewählten Konto auf Forderungen des gewählten Stichtages gebucht wurden und das Ergebnis exportieren zu lassen.

Der Menüpunkt “Geldfluss” unter “Finanzen” wurde in “Detailbuchungen” umbenannt.

Anstelle von „Zeitraum von/bis“ steht nun eine Stichtagsauswertung zur Verfügung.

Ursache: Werden nach Verbuchen von Gutschriften oder Rücklastschriften Änderungen in den Mitgliedskonten, wie z.B. Stornobuchungen oder Gutschriften vorgenommen, welche zu Änderungen der Detailbuchungen führen, ist eine „nicht tageweise“ Auswertung unter Umständen nicht korrekt. Deshalb wurde die Möglichkeit der Auswertung auf das Stichtagsdatum begrenzt. Um eine korrekte Auswertung zu erhalten, ist zu empfehlen, diese unmittelbar nach verbuchter Gutschrift/Rücklastschrift zu er

16 - Export Inkasso

Lauf erstellen

Im oberen Bereich der Maske können säumige Mitgliedschaften mit den Filtern

• Mahnstufe
• Mitgliedsnummer von/bis
• Kennzeichen “Mahnverfahren”
• Kennzeichen “Mahnsperre”
• aktive/inaktive Mitgliedschaft

ermittelt und in einem Lauf zusammengefasst werden.

Lauf bearbeiten

In der unteren Tabelle werden alle Buchungen zum ausgewählten Lauf aufgelistet. Durch Markieren und Verwendung des Buttons “Buchung entfernen” können einzelne Positionen aus dem Lauf genommen werden.

Lauf exportieren

Durch Klick auf den Button “Lauf exportieren” wird ein neues kleines Fenster aufgerufen:

Hier kann aus der Listbox ein individueller Kennzeichner ausgewählt werden, der nach dem Export zur Mitgliedschaft angezeigt wird.

Weiterhin kann durch Setzen der Checkbox “Mahnverfahren” bewirkt werden, dass nach dem Export die Checkbox “Mahnverfahren” im Register “Konto” zu den Mitgliedschaften im Lauf gesetzt ist.

Durch Klick auf den Button “Exportieren” wird der folgende Hinweis angezeigt:

Nach Klick auf “OK” wird die Erstellung der Exportdatei im Hintergrund ausgelöst.

Sobald der Hintergrundprozess abgeschlossen ist, wird die folgende Benachrichtigung angezeigt:

Die erstellten .csv-Exporte werden unter “Administration-> Import/Export-> Übersicht Dateien” zum Download bereitgestellt.