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Import/Export

1: Import PR

2: Export AboDaten

3: Export RSV

4: Übersicht Dateien

5: Dokumenteingang-Scanordner

1 - Import PR

Dateien einlesen

Um eine Datei mit Postrückläufern zu verarbeiten legen Sie zuerst einen Datensatz für die Datei an, indem Sie ‘Einfügen’ und dann ‘Datei auswählen’ klicken. Im Dateiauswahlfenster, dass sich automatisch öffnet, wählen Sie die Datei mit den Rückläufern aus und klicken danach auf ‘Speichern’.

Hinweis

Wenn der neue Eintrag mit dem Dateinamen danach nicht angezeigt wird, konnte die Datei nicht gelesen werden. Vermutlich liegt sie nicht im richtigen Format vor. Wenden Sie sich in diesem Fall bitte an uns oder an die Post.

Wenn Sie die Datei im alten Format (erkennbar an der Endung ‘.txt’) von der Post erhalten haben, muss sie mit dem Premiumadresskonverter ins neue Format übertragen werden. Sie finden den Konverter hier und eine geeignete Konfigurationsdatei hier. Die Anleitung zur Bedienung des Konverters entnehmen Sie bitte der Dokumentation der Post.

Mit dem Button ‘Daten in MIA importieren’ werden die Datensätze in der oberen Tabelle Datei ausgewählten Datei zur Verarbeitung übernommen. Nach dem Import erhalten Sie eine Meldung und sehen die Datensätze in der unteren Tabelle.

Daten bearbeiten

In der oberen Tabelle werden die importierten Dateien angezeigt.

In den Tabellen der Register werden ALLE bisher importierten Datensätze ALLER Dateien angezeigt. Standardmäßig werden alle unbearbeiteten Datensätze angezeigt. Durch Setzen der Checkbox “alle anzeigen” werden alle Datensätze angezeigt.

Es wird empfohlen, die importierten Dateien nach der Verarbeitung regelmäßig zu löschen. Dadurch verbessert sich die Performance der Seite und es kann nicht zu Verwechslung mit alten Datensätzen kommen.

E-Mail an Auswahl

Um Personen mit hinterlegter E-Mail-Adresse zu benachrichtigen, klicken Sie auf den Button “E-Mail an Auswahl”. Das folgende Fenster wird angezeigt:

Der Betreff der E-Mail kann frei vergeben werden. Damit ist es möglich, je Rücklaufgrund E-Mails mit unterschiedlichen Inhalten zu versenden. In der Listbox “Vorlage” werden alle E-Mails zur Auswahl angeboten, die in der Vorlagenverwaltung als “Verwendung in” “HTML Mailbody” zugeordnet haben.

Weiterverarbeitung der Postrückläufer

In dieser Maske sehen Sie im oberen Bereich zwei Tabellen. In der Oberen werden die importierten Datensätze angezeigt, in der unteren das dazu passende Mitglied bzw. die Person, die eine Zeitung abonniert hat.

Zwischen den Tabellen wird der in der Datei angegebene Rücklaufgrund angezeigt.

Im Bereich ‘Bestandsdaten der Wohnanschrift’ wird die aktuell in MIA hinterlegte Wohnanschrift des Mitglieds bzw. der Person angezeigt. Wenn eine von der Wohnanschrift abweichende Abo-Adresse eingetragen ist (Reiter ‘Abo-MZ’), wird sie im Abschnitt ‘Bestandsdaten der Abo-Anschrift’ angezeigt. Rechts unten sehen Sie die Adresse des Mietobjekts von Typ ‘private Erstwohnung’.

Wenn eine Nachsendeadresse geliefert wurde, wird sie im Bereich ‘Nachsendedaten’ angezeigt.

Umzug

Wenn es sich bei dem Abonnenten um ein Mitglied handelt und keine abweichende Aboadresse eingetragen ist, muss neben der neuen Wohnanschrift auch ein neues Mietobjekt angelegt werden. Dieser Vorgang wird mit dem Button ‘Umzug’ gestartet. Danach öffnet sich ein Fenster, in dem die Daten des neuen Mietobekts angezeigt werden.

Der RSV-Status des alten Mietobjekts wird als Vorgabe eingetragen, wenn das alte Mietobjekt versichert war, wird das Häkchen auch für das neue gesetzt.

Für jede Person, die der Mitglieschaft zugeordnet ist und die ebenfalls die neue Adresse erhalten soll, muss in der Spalte Übernehmen durch Doppelklick markiert werden.

Durch Klick auf ‘Ausführen’ wird der Umzug abgeschlossen.

Wohnanschrift übernehmen

Wenn eine Nachsendeadresse angezeigt wird, kann sie mit dem Button ‘Wohnanschrift übernehmen’ in die Wohnanschrift der Person bzw. des Mitglieds übernommen werden. Diese Option ist nur dann sinnvoll, wenn es sich bei der Person entweder nicht um ein Mitglied oder um eine der Mitgliedschaft zugeordnete Person handelt (z. B. ein Partnermitglied, dass an einer anderen Adresse wohnt als das Mitglied).

Hinweis

Wenn Sie diese Funktion aufrufen obwohl keine Nachsendeadresse angezeigt wird erhalten Sie eine Fehlermeldung.

Abo-Adresse übernehmen

Dieser Button ist aktiv, wenn bei dem Mitglied im Reiter ‘Abo-MZ’ eine abweichende Lieferadresse eingetragen ist. Wenn eine Nachsendeadresse angegeben wurde kann diese durch Klick auf den Button in die Abo-Adresse übernommen werden.

Abo sperren - Adresse ungültig

Wenn keine Nachsendeadresse angegeben wurde und aus dem Rücklaufgrund ersichtlich ist, dass unter der angegebenen Adresse keine Zustellung möglich ist, kann das Abonnement gesperrt und die Wohnadresse des Mitglieds als ungültig markiert werden.

Manuell bearbeiten

Mit dem Button ‘Manuell bearbeiten’ können die angezeigten Daten manuell bearbeitet und dann in die Mitgliedsdaten übernommen werden. Das kann sinnvoll sein, wenn z. B. die Schreibweise einer Adresse geändert werden sollen.

Hinweis

Bei der manuellen Bearbeitung wird nur die Adresse der jeweiligen Person geändert, es wird kein neues Mietobjekt angelegt und keine Mietobjektadresse geändert.

Diese Funktion wird z. B. dann benötigt, wenn die Person nicht im Mietobjekt wohnt - was z. B. bei Gewerbemitgliedern vorkommen kann.

Status auf “bearbeitet” setzen

Wenn keine Übernahme einer Nachsendeadresse oder eine weitere Berarbeitung der Daten erforderlich ist, z. B. weil das Mitglied schon vorab die neue Adresse gemeldet hat, kann der Status der Rücklaufmeldung mit dem Button ‘Status auf bearbeitet setzen’ auf ‘bearbeitet’ gesetzt werden.

2 - Export AboDaten

Für den Versand der Verlagsmeldung wird ein Zugangstoken benötigt, welchen Sie einmalig in der Verlagsanwendung (VAN) erzeugen und in MIA eintragen müssen.

Gehen Sie bitte dazu wie folgt vor:

Loggen Sie sich in der Verlagsanwendung (https://verlag.mieterzeitung.de) ein.
Gehen Sie in den Programmpunkt “mein Verein”.
In dieser Maske finden Sie ganz unten ein Feld “WS-Token”.
Mit dem Schlüsselsymbol hinter diesem Feld können Sie eine zufällige Zeichenfolge (Token) generieren.
Kopieren Sie sich dieses Token bevor Sie die Maske speichern!
Speichern Sie die Daten der Eingabemaske.
Tragen Sie das kopierte Token in MIA in dem Systemparameter “VM_DMB_TOKEN” unter “Administration” -> “Systemeinstellungen” -> “Mieterzeitung” ein.
Speichern Sie die Daten (den eingetragenen Token) in den Systemeinstellungen.

Prüfen Sie bitte vor dem Export, ob der Systemparameter “AboEigeneVM” den korrekten Wert enthält. Dieser Parameter steuert die Art des Exportes:

0 = Standardverlagsmeldung (txt):
Altes TXT-Format, wird in der Regel nicht mehr verwendet.

1 = eigenen Verlagsmeldung aus Vorlagentabelle (csv):
Export für Vereine, die nicht mit dem DMB-Verlag zusammenarbeiten. Für den Export wird eine separate Vorlage verwendet, die individuell angepasst werden kann. Die in MIA erzeugte Verlagsmeldung kann über ‘Administration - Import/Export - Übersicht Dateien’ heruntergeladen werden.

2 = DMB-Verlagsmeldung (csv):
Export für Vereine, die mit dem DMB-Verlag zusammenarbeiten. Für den Export wird automatisch eine in MIA hinterlegte Standardvorlage verwendet. Der Versand der Datei erfolgt ebenfalls automatisch am Ende des Exports.

Vorgehen für die DMB-Verlagsmeldung:

Der Export der Daten für die Bestellung der Mieterzeitung beim DMB-Verlag wird mit dem Button ‘Verlagsmeldung exportieren’ gestartet.

Nach dem Start werden die Daten aller Abonnenten in eine Datei geschrieben, verschlüsselt und automatisch über das gesicherte MIA-Verwaltungsnetzwerk zum Verlag übertragen. Sie brauchen nach dem Klick auf den Button nichts weiter zu unternehmen. Bitte prüfen Sie am Ende der Verarbeitung den Status, ob die Meldung korrekt exportiert und verschickt werden konnte.

Export, Übertragung und Verarbeitung:

Die folgenden vier Status werden je nach Ergebnis angezeigt:

Erstellung fehlgeschlagen
Erstellung erfolgreich, Übertragung fehlgeschlagen, Verarbeitung fehlgeschlagen
Erstellung erfolgreich, Übertragung erfolgreich, Verarbeitung unvollständig/korrigiert
Erstellung erfolgreich, Übertragung erfolgreich, Verarbeitung erfolgreich

Die Erstellung betrifft die Erstellung der Meldungsdatei in MIA. Die Übertragung beschreibt die Übergabe der Meldungsdatei von MIA an das Verlagsportal. Der Status für die Verarbeitung ist das Verarbeitungsergebnis im Verlagsportal selbst.

Hinweis

Wenn Status “Erstellung erfolgreich, Übertragung erfolgreich, Verarbeitung unvollständig/korrigiert” sollte im Verlagsportal geprüft werden, welche Personen/Mitglieder betroffen sind und die Fehler in MIA korrigieren.

Häufig auftretende Beispiele aus dem Protokoll in MIA:
“Korrigiert : Zeile 18 (AboID : 437) Keine E-Mail-Adresse angegeben, Person bekommt nur Print-Ausgabe”
“Abgelehnt : Zeile 26 (AboID : 505) Keine E-Mail-Adresse angegeben, keine Print-Ausgabe”

Ergebnis der Verarbeitung:
“Korrigiert” ist ein Hinweis, der Datensatz wird an den Verlag übergeben, die Mieterzeitung wird verschickt (trotzdem sollte die Datenlage geprüft und in MIA bereinigt werden; hier sind beide Checkboxen “Papier” und “Online” gesetzt)
“Abgelehnt” (ungültige Datensätze) ist ein Fehler, der Datensatz kann nicht an den Verlag übergeben werden, es wird keine Mieterzeitung verschickt.

3 - Export RSV

Vor dem Export der Vollmeldung müssen die Mitgliedsdaten geprüft und die Fehler bereinigt werden. Warnungen müssen für den Export nicht zwingend bereinigt werden.

Um eine Vollmeldung an die DMB-Rechtsschutzversicherung zu schicken, klicken Sie auf den Button “Export der Vollmeldung”.

Änderungsmeldungen werden in einem festen Intervall automatisch erzeugt und zur Versicherung übertragen. Wenn Sie eine Meldung wiederholen wollen, klicken Sie einmal auf den Button “Export der Änderungsmeldung”.

Unter dem Menüpunkt ‘Übersicht Dateien’ können Sie prüfen, ob die Meldungen korrekt erzeugt werden konnten. In diesem Fall ist in der Spalte ‘Fehler’ kein Häkchen zu sehen. Wird ein Fehler angezeigt, sollten die Prüfung der RSV-Daten gestartet und die Fehler beseitigt werden.

Vor allem die Erstellung einer Vollmeldung dauert einige Zeit. Den Status des Vorgangs können Sie unter Administration -> Serverjobs einsehen.

Mit dem “Doppelpfeil” in der ersten Spalte der oberen Tabelle kann das jeweilige Mitglied aufgerufen werden.

In der unteren Tabelle werden ausschließlich erfolgreich exportierte Meldungen angezeigt. Nicht erfolgreich exportierte Meldungen mit Fehlermeldung werden in den Serverjobs unter Administration -> Serverjobs angezeigt.

Gewerbliche Objekte werden von der DMB-RSV nicht versichert und sind aus diesem Grund (ab Version 5.3.1) auch nicht mehr im Export enthalten.

Achtung

Bei Vereinen mit einem eigenen Server (nicht MIA im Rechenzentrum) werden Fehler beim Hochladen der RSV-Meldungen nicht mehr an die DES gesendet, sondern als Admin-Meldung in MIA angezeigt. Es sollte je Verein mindestens einen Anwender mit dem Recht “ADMINFO” geben, der diese Warnungen überwacht:

4 - Übersicht Dateien

In dieser Maske erhalten Sie eine Übersicht über alle Dateien, die aus MIA exportiert oder in MIA importiert wurden. Diese Dateien werden immer in der Datenbank abgelegt und können mit dem Button “Datei öffnen” heruntergeladen und dann mit einem geeigneten Programm geöffnet werden.

Exportierte Dateien sind z. B. Lastschriftdateien und Verlagsmeldungen, Beispiele für importierte Dateien sind Dateien mit Lastschriftrückläufern oder Gutschriften.

Zu den Lastschriftdateien kann mit dem Button “Fehlerprotokoll” ein Datei mit Fehlermeldungen heruntergeladen werden, wenn bei der Erstellung und Validierung der Datei ein Fehler festgestellt wurde.

Um die Liste der in der Tabelle angezeigten Dateien zu aktualisieren klicken Sie auf den Button “Aktualisieren”

5 - Dokumenteingang-Scanordner

Link zum Dokumenteingang