Finanzen

• 1: Beitragsklassen
• 2: BK-Gruppen
• 3: Konten
• 4: Rücklastgründe
• 5: Sollstellungsläufe
• 6: Mahnstufen
• 7: Zahlungsarten
• 8: Zahlungspläne

1 - Beitragsklassen

Der Katalog der Beitragsklassen und der zugehörige Zahlungsplan sind Grundlage für erfolgreiche und richtige Sollstellungsläufe in den Mitgliedskonten. 

Für jede Beitragsklasse wird eine

-      ID,

-      eindeutige Bezeichnung der Beitragsklasse (wichtig für Selektion in der Erweiterten Suche),

-      ein Betrag,

-      evtl. schon ein Zahlungsplan (wenn überwiegend für diese BKL gültig)

-      Gültigkeitsdatum von – bis (frei = ohne Ende Datum),

-      ein Ertragskonto, (bitte Kontenverzeichnis beachten!)

-      evtl. eine Folgebeitragsklasse

definiert.

Auch wird festgelegt, ob die Beitragsklasse im Register (Mitgliedschaft) angezeigt werden soll und ob die Beitragsklasse einen RSV-Anteil beinhaltet. (Wichtig für die Prüfroutinen).

Beitragserhöhung / neue Beitragsklasse - Was ist in MIA zu tun?

• Der Zahlungsplan (unter Administration-> Finanzen-> Zahlungspläne)

Soll mit der Änderung des  Sollstellungsbetrages auch der Zahlungsplan geändert werden, empfiehlt es sich, zuerst den neuen Zahlungsplan zu erstellen, der mit der Änderung des Sollstellungsbetrages einher gehen soll.

• Die Beitragsklasse (unter Administration-> Finanzen-> Beitragsklassen)

Um zu einem bestimmten Datum von einer in die andere Beitragsklasse wechseln zu können, gehen Sie wie folgt vor:

• Durch Einfügen erstellen Sie eine neue Beitragsklasse, gültig ab dem gewünschten Datum, zu dem diese BKL frühestens Verwendung finden soll.
• Für den Fall, dass sich mit der Beitragsklasse auch der Zahlungsplan ändert, wählen Sie den neu erstellten Zahlungsplan hier aus oder wählen Sie einen bisherigen, gültigen Zahlungsplan.
• Dann wechseln Sie zur bisherigen Beitragsklasse, die ersetzt werden soll und beenden diese im Feld gültig bis mit Eintrag des letztmöglichen Tages der Verwendung.
• Im Feld Folgebeitragsklasse tragen Sie die neue Beitragsklasse ein, die Sie zuvor erstellt haben.

Die Umstellung von der alten auf die neue BKL wird automatisch durch MIA am Morgen des letzten Gültigkeitstages der “alten Beitragsklasse” durchgeführt. Dabei wird die “alte” BKL zum Mitglied beendet und die “neue” BKL dem Mitglied zugeordnet.

Ändern sich mehrere Beitragsklassen ist dieser Vorgang für jede BKL auszuführen.

Bei Beitragsklassen, denen der Zahlungsplan „einmalig“ zugeordnet ist, gibt es keine Folgebeitragsklasse.

• Beitragsklassengruppe (unter Administration-> Finanzen-> Beitragsklassengruppen)

Da sich die Verwendung der bisherigen BKL-Gruppe mit der Einführung der neuen BKL-Gruppe überschneiden kann, ist es erforderlich, eine oder auch mehrere, neue BKL-Gruppen anzulegen.

Hier können Sie analog bisheriger BKL-Gruppen vorgehen und neue Gruppen anlegen.

Damit haben Sie die Möglichkeit, bei der Erfassung von Mitgliedschaften, die erst im neuen Gültigkeitszeitraum beginnen, die entsprechende neue BKL-Gruppe auszuwählen und die richtige Sollstellung vorzunehmen.

2 - BK-Gruppen

Über diese Einstellungen lassen sich Beitragsklassen in Gruppen zusammenfassen, um Sollstellungen in einem Schritt ausführen zu lassen.

Für jede BKL-Gruppe ist eine

-      ID und

-      Bezeichnung der BKL-Gruppe anzulegen,

-      die entsprechenden Beitragsklassen aus dem verfügbaren Katalog beizuordnen,

-      die Beträge einzusetzen

und zu kennzeichnen, ob

3 - Konten

Über Administration Konten werden festgelegt:

• Kontonummer (nach Möglichkeit in Abstimmung mit einem für den Verein gültigen Kontenrahmen)

• Bezeichnung (Eindeutigkeit beachten)

• Kontotyp (Forderungs- oder Bestandskonto)

• Forderungsart (sh. hinterlegter Katalog) und

• Priorität (Wert der Verwendung bei Gutschriften, die im Konto verbucht werden; 1=hoch, aufsteigend geringer, 0= keine Priorisierung)

Systemeinstellungen beachten!

Unter Administration –> Systemeinstellungen –> Finanzen finden sich ebenso Einstellungen zu Konten und deren Verwendung, die identisch zu Kontendaten im Kontenverzeichnis sein müssen.

4 - Rücklastgründe

In dieser Maske kann für verschiedene Rücklastschriftgründe eingestellt werden, auf welche Zahlungsweise ein Mitglied umgestellt werden soll, wenn eine Lastschrift zurückbelastet wird. Außerdem kann ein Text hinterlegt werden, der in einem automatisch erstellten Schreiben als Textbaustein eingefügt wird.

In der Tabelle sind die heute bekannten Rücklastgründe enthalten. Im Verein muss entschieden werden, welche Zahlungsart eingestellt werden soll, wenn eine Rücklastschrift mit dem jeweiligen Grund verarbeitet wird. Dabei sollte bedacht werden, dass nicht alle Rücklastschriften vom Mitglied zu verantworten sind. Wenn ein technischer Rücklastgrund gemeldet wird (z. B. AG02) ist es ev. sinnvoller noch einmal eine Lastschrift durchzuführen.

Wenn Sie bei der Verarbeitung von Rücklastschriften Rücklastgründe sehen, die nicht in der Tabelle enthalten sind, können Sie selbst neue Einträge erstellen.

5 - Sollstellungsläufe

In dieser Maske wird eine Übersicht der von MIA automatisch durchgeführten Sollstellungsläufe dargestellt.

In der Tabelle oben sehen Sie die Liste der Sollstellungsläufe, mit der Anzahl der überprüften Mitgliedschaften und der Anzahl der tatsächlich durchgeführten Sollstellungen. Wenn Sie eine Zeile durch Klick in die schmale Spalte links markieren, sehen Sie in der Tabelle unten die einzelnen Sollstellungen.

Mit dem Button “Sollstellung rückgängig machen” können Sie den markierten Sollstellungslauf rückgängig machen. Alle Buchungen in den Mitgliedskonten werden dadurch wieder entfernt.

Mit dem Button “Buchungen der Sollstellung exportieren” können Sie die Buchungen der markierten Sollstellung in eine csv-Datei exportieren. Diese Datei können Sie z. B. mit Excel öffnen.

6 - Mahnstufen

Mahnungsvorlagen

Für jede Mahnstufe kann eine eigene Vorlage verwendet werden. Diese Vorlagen müssen im OpenOffice-Format unter Administration / Anwendung / Vorlagen angelegt werden. Als Datenquelle muss ‘MahnungsDruck’, als Vorlagentyp ‘Mahnung’ eingetragen werden.

Die Platzhalter für die Mahnungsvorlagen finden Sie hier.

Nach dem Anlegen oder Ändern von Mahnvorlagen müssen Sie sich ab- und wieder anmelden, damit die Vorlagen in anderen Funktionen genutzt werden können.

Mahnstufen

Unter Administration / Finanzen / Mahnstufen können die einzelnen Mahnstufen konfiguriert werden. Für jede Mahnstufe, die Mitgliedern zugeordnet ist muss auch in MIA eine Mahnstufe angelegt werden. Sie können über die erweitere Suche prüfen, welche Mahnstufen in den Mitgliedsdaten eingetragen sind.

Letzte Mahnstufe

Wenn ein Mitglied die letzte Mahnstufe erreicht hat, wird keine weitere Mahnung erstellt, das Mitglied bleibt auf dieser Mahnstufe. Anders als bei den niedrigeren Mahnstufen ist die Zuordnung einer Mahnungsvorlage optional - wenn eine Vorlage zugeordnet ist wird ein Schreiben erstellt, wenn nicht erfolgt keine weitere Aktion. Damit kann die letzte Mahnstufe zur Verwaltung der Mitglieder verwendet werden, für die das gerichtliche Mahnverfahren begonnen wird, oder bei denen die Beitreibung der Außenstände auf anderem Weg erfolgen soll. Anstelle einer Mahnung kann die zugeordnete Vorlage auch als Übergabe an ein Inkassobüro oder eine Anwaltskanzlei formuliert werden.

Beispiel:

Wenn in Ihrem Datenbestand Mahnstufen aus der alten Mitgliederverwaltung (MIS, PMV o. A.) vorhanden sind, müssen entsprechende Mahnstufen in MIA angelegt werden, damit MIA jeweils entscheiden kann, welche Aktionen beim jeweiligen Mitglied durchzuführen sind.

Bitte prüfen Sie vor dem ersten Mahnlauf, ob für alle im Datenbestand eingetragenen Mahnstufen auch Mahnstufen in MIA plus eine zusätzliche für das gerichtliche Mahnverfahren (s. Beispiel) angelegt sind. Sie können das mit der erweiterten Suche selber feststellen.

Wenn Sie mit MIA weniger Mahnstufen nutzen wollen, als in Ihrem Datenbestand vorhanden sind, können wir die Daten entsprechend anpassen.

Sollten Sie sich unsicher sein ob Ihre Konfiguration korrekt ist und zu Ihren Daten passt melden Sie sich bitte bei uns bevor Sie einen Mahnlauf starten.

Für jede Mahnstufe müssen folgende Daten eingetragen werden:

7 - Zahlungsarten

Administration Zahlungsarten

Hier kann die Bezeichnung der Zahlungsart und die Bezeichnung der Zahlungsart, die im Online-Modul angezeigt wird, angepasst werden.

8 - Zahlungspläne

In dieser Maske können verschiedene Zahlungspläne mit unterschiedlichen Regeln erstellt und geändert werden, mit denen die Sollstellung gesteuert wird.

Neben der Bezeichnung des Zahlungsplans kann die Regel gültig oder nicht gültig (leer) gesetzt werden.

Zu jedem Zahlungsplan ist die Fälligkeit im Eintrittsjahr und Folgejahre in unterschiedlichsten Möglichkeiten zu hinterlegen. Das Dropdown-Menü verweist auf die verschiedenen Einstellmöglichkeiten.

Ein Zahlungsplan kann auf verschiedene Arten verwendet werden:

• Einer Beitragsklasse wird ein Zahlungsplan zugeordnet, nach dem die Sollstellung bei allen Mitgliedern, die diese Beitragsklasse haben, gleich erfolgt.

(Administration / Finanzen / Beitragsklassen)

• Einer Beitragsklasse, die einem Mitglied zugeordnet ist, wird ein individueller Zahlungsplan zugeordnet. Damit kann z. B. ein Mitglied auf halbjährliche Zahlung umgestellt werden, auch wenn die  anderen Mitglieder die selbe Beitragsklasse bei jährlicher Zahlung haben. 
• Mitglieder, die von anderen Vereinen zu Ihnen wechseln und z. B. im Beitrittsjahr keinen Beitrag zahlen, können die selbe Beitragsklasse wie die anderen Mitglieder erhalten, aber über einen individuellen Zahlungsplan im ersten Jahr beitragsfrei gestellt werden.

(Reiter ‘Beitragsklassen’)

Konfiguration der Regeln

Um einen neuen Zahlungsplan zu erstellen klicken Sie auf den Button “Neue Regel” und tragen in das Feld rechts neben der Tabelle den gewünschten Namen des Zahlungsplans ein. Anschließend wählen Sie aus den Listboxen unter der Tabelle die entsprechenden Zeitpunkte und die Anteile der Jahresbeiträge aus und klicken dann auf den Button “Speichern”.

Im unteren Bereich stellen Sie die Regeln für das Beitrittsjahr, das zweite Jahr und die Jahre ab dem dritten Jahr der Mitgliedschaft ein.

 (Beispiel einer Regelkonfiguration)  

Beispiele

 (Beispiel für jährliche Zahlungsweise)   (Beispiel für eine einmalige Fälligkeit-Aufnahmebeitrag)

(Beispiel für Halbjahreszahlung ab Beitritt)