Administration

• 1: Mitarbeiter/Nutzer
• 1.1: Rechte/Rollen
• 2: Anwendung
• 2.1: Adressdatenkorrektur
• 2.2: Benachrichtigungsstufen
• 2.3: Textbausteine
• 2.4: Beratungsarten
• 2.5: Vorlagen
• 3: Beraterkalender
• 4: Import/Export
• 4.1: Import PR
• 4.2: Export AboDaten
• 4.3: Export RSV
• 4.4: Übersicht Dateien
• 4.5: Dokumenteingang-Scanordner
• 5: Stammdaten Verein
• 6: Systemeinstellungen
• 7: Systemmeldungen
• 8: E-Mail
• 9: Serverdruck
• 10: Finanzen
• 10.1: Beitragsklassen
• 10.2: BK-Gruppen
• 10.3: Konten
• 10.4: Rücklastgründe
• 10.5: Sollstellungsläufe
• 10.6: Mahnstufen
• 10.7: Zahlungsarten
• 10.8: Zahlungspläne
• 11: Archivierung
• 12: Serverjobs
• 13: Online Protokollierung
• 14: Zugänge Telefonanlage
• 15: Aufgabe wiederherstellen
• 16: Zuständigkeitsänderung
• 17: Übersicht Dokumenteingang
• 18: camt54-Dateien einlesen

1 - Mitarbeiter/Nutzer

Mitarbeiter/Nutzer erfassen

In nur wenigen Schritten kann in MIA ein neuer Mitarbeiter/Nutzer (Administration -> Mitarbeiter/Nutzer -> Erfassen) angelegt werden. Technisch gesehen wird in MIA eine Person angelegt, die dann die Eigenschaft “Mitarbeiter” bekommt.

1. Dublettenprüfung
   Nach der Eingabe von Name und Vorname und dem Klick auf “Prüfen” wird eine Dublettenprüfung durchgeführt. Sollte es in MIA bereits eine oder mehrere Personen mit dem identischen Namen/Vornamen geben, werden diese in einer separaten Maske aufgelistet. Hier kann der Anwender dann entscheiden, ob trotz der Dublette(n) eine neue Person mit dem angegebenen Namen/Vornamen angelegt werden soll.
   Sollte der neue Mitarbeiter/Nutzer auch Mitglied im Verein sein/werden, sollte eine zweite Person angelegt werden, damit bei Verwendung der Module “Mail4MIA” und “MIAOnline” zwischen privaten und dienstlichen E-Mail-Konten unterschieden (wg. Mitgliedskommunikation, Benachrichtigen über neue Beratungsanfragen usw.) werden kann.

2. Eingabe der Daten
   Hier können alle gewünschten Daten (persönliche Daten, Postanschrift, Kontaktdaten) zum Mitarbeiter/Nutzer erfasst werden. Pflichtfelder sind lediglich Name und Vorname, daher sind diese nach der Dublettenprüfung auch schreibgeschützt. Alle anderen Felder können optional gefüllt werden. Teilweise können diese Daten später als Textmarken in Vorlagen zur Erstellung von Schreiben verwendet werden.

3. Eingabe weiterer Eigenschaften

   Im Bereich “Weitere Daten” muss festgelegt werden, ob es sich bei dem Mitarbeiter um einen Berater handelt und ob der Mitarbeiter bzw. Berater aktiv ist. Dies hat Auswirkung auf die Anzeige des Mitarbeiters/Nutzers in den einzelnen Masken! In der Regel werden nur aktive Mitarbeiter/Nutzer als Bearbeiter zur Auswahl angeboten, manchmal ausschließlich aktive Berater. Außerdem kann ein Mitarbeiterkürzel angegeben werden, welches auch als Textmarke in Vorlagen zur Erstellung von Schreiben verwendet werden kann. Wenn es sich bei dem neu angelegten Mitarbeiter/Nutzer um einen Berater handelt, kann hier noch die Standard-Beratungsdauer und der Beratungsort angegeben werden. Diese Angaben werden u.a. für den Beraterkalender bzw. für die Generierung von Terminblöcken benötigt.

4. Zugangsdaten anlegen
   Um dem neuen Mitarbeiter/Nutzer auch das Anmelden in MIA zu ermöglichen, müssen über den Button “Zugang anlegen” die individuellen Zugangsdaten erfasst werden.

   Achtung: Passwörter müssen den Passwortrichtlinien entsprechen, also mindestens 8 Zeichen lang sein, Groß- und Kleinbuchstaben, mindestens ein Sonderzeichen und eine Zahl enthalten. Login-Namen dürfen maximal 20 Zeichen lang sein und keine Umlaute enthalten.

5. Speichern der Daten

   Nach dem Eintragen der Daten kann über den Button “Speichern” die Person als Mitarbeiter/Nutzer in MIA angelegt werden. Ein Klick auf “Abbrechen” verwirft die Daten, es wird keine Person in MIA angelegt.

Nach dem Anlegen des neuen Mitarbeiters/Nutzers muss noch die Zuordnung der Rechte/Rollen erfolgen, da dieser sonst nach der erfolgreichen Anmeldung kein Menü in MIA sehen würde.

Mitarbeiter/Nutzer bearbeiten

Nutzer in Rolle

In der oberen Tabelle können Sie einen Benutzer auswählen, dem Sie dann in der Tabelle unten rechts die für seine Arbeit benötigten Rollen zuweisen können. Eine verfügbare, das heißt dem Benutzer noch nicht zugewiesene Rolle kann in der Tabelle unten rechts ausgewählt und mit Klick auf den Button -> zugewiesen werden.

Rollen bündeln verschiedene Rechte, die ein Anwender im Rahmen seiner Arbeit benötigt.

Rechte/Rollen

Die Liste der verfügbaren Rechte auf das Anwendungsmenü finden Sie hier.

Eine Liste der Rechte auf einzelne Buttons finden Sie hier.

1.1 - Rechte/Rollen

Rechte Anwendungsmenü

Die folgende Tabelle listet alle Menüpunkte (oben waagerecht) mit dem zur Anzeige notwendigen Recht auf:

Die folgende Tabelle (nach Ebenen strukturiert) listet alle Menüpunkte mit dem zur Anzeige notwendigen Recht auf:

Rechte auf Buttons in Seiten/Registern

2 - Anwendung

2.1 - Adressdatenkorrektur

Administration Adressdatenkorrektur

Suche

Die Suche mit %-Zeichen ist möglich.

2.2 - Benachrichtigungsstufen

Administration Benachrichtigungsstufen Onlineberatungen

Durch Klick auf Button “Einfügen” wird ein neuer Datensatz in der Tabelle “Modell” hinzugefügt. Das Eingabefeld “Modell” ist ein Pflichtfeld und muss mit einer frei wählbaren Modellbezeichnung belegt werden.

Es kann immer nur ein Modell aktiv sein.

Die Checkbox “Benachrichtigungen versenden” steuert sowohl den E-Mail-Versand für neue Beratungen und Nachrichten als auch die Erinnerungen an die Berater nach Annahme einer Beratung.

Konfiguration zur Ermittlung des zuständigen Beraters für neue Beratungen und neue Nachrichten:

Der Zeitraum (in Minuten) nach dem ein Berater/eine Gruppe benachrichtigt wird, kann direkt in den Tabellenspalten “Zuständig nach” beider Tabellen eingetragen werden.

Um Benachrichtigungsstufen auszulassen bzw. zu überspringen kann für die Zeit in Minuten “-1” angegeben werden. Damit wird die jeweilige Stufe abgeschaltet.

2.3 - Textbausteine

Im oberen Bereich der Seite werden neue Textbausteine angelegt und bestehende Textbausteine gepflegt.

Im unteren Bereich kann über die Zuordnung eingestellt werden, in welchen Auswahllisten in MIA Textbausteine zur Auswahl angeboten werden sollen.

Die folgende Tabelle beinhaltet die Seiten und Felder, in denen je Zuordnung zum Thema, die Vorschläge angezeigt werden:

2.4 - Beratungsarten

In dieser Maske können neue Beratungsarten erfasst und bestehende Beratungsarten bearbeitet werden.

2.5 - Vorlagen

Administration Vorlagen

Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung basiert auf einem Beispiel im odt-Format.

neue Vorlagen erstellen:

1. Vorbereitung des Dokuments lokal - neues Dokument lokal mit OpenOffice erstellen; Achtung: niemals Inhalte aus Microsoft-Word-Dokumenten in die neue OpenOffice-Vorlage kopieren!

2. Überlegen, welche Daten im neuen Dokument benötigt werden und auf dieser Grundlage die Datenquelle bestimmen (den Hilfelink in der Seite „Administration-> Anwendung-> Vorlagen“ anklicken, dann den Link mit der gewünschten Datenquelle öffnen) und die dort angegebenen Textmarken verwenden. Hinweis: Es ist nicht möglich Textmarken aus unterschiedlichen Datenquellen in einem Dokument zu mischen!

3. Fertige Dokumentvorlage in MIA hochladen:
   
   3.1. Im Menü “Administration-> Anwendung-> Vorlagen“ öffnen
   
   3.2. Button „Neue odt-Vorlage“ klicken, Bezeichnung eintragen, Datenquelle (die in Schritt 2 gewählte) auswählen, “Verwendung in“ auswählen (bei einem Dokument, welches im Rechnungslauf verwendet werden soll z.B. „Rechnung“ auswählen), Checkbox „gültig“ setzen, Button „Vorlage importieren“ klicken und Vorlage von lokal suchen/auswählen, Button „Speichern“ klicken -> fertig

Hinweis: In MIA gibt es Vorlagen, die eindeutig sein müssen. Beispielsweise darf es immer nur eine Vorlage für das “Rücklastschriftschreiben” geben. Geprüft wird beim Speichern die Angabe “Verwendung in”. Es darf also immer nur ein Rücklastschriftschreiben mit Verwendung in “RuecklastschriftDruck” geben, andernfalls erscheint eine Fehlermeldung. Wird für solche Vorlagen eine neue Vorlage erstellt, muss für die alte Vorlage “Verwendung in” auf “Kein Eintrag” gesetzt werden, um speichern zu können.

vorhandene Vorlagen bearbeiten:

1. Im Menü “Administration-> Anwendung-> Vorlagen” öffnen

2. zu bearbeitende Vorlage in der Tabelle markieren und prüfen/merken, welche Datenquelle dieser Vorlage zugeordnet (Listbox „Datenquelle”) ist

3. Button „Vorlage exportieren“ klicken und Vorlage lokal speichern, dann mit OpenOffice öffnen

4. den Hilfelink in der Seite „Administration-> Anwendung-> Vorlagen“ anklicken, dann den Link mit der Datenquelle aus Schritt 2 öffnen

5. die Vorlage lokal wie gewünscht bearbeiten; alle Textmarken der zugeordneten Datenquelle, also der Liste aus Schritt 4 können verwendet werden

6. die bearbeitete Vorlage nun wieder in MIA hochladen; also wieder Schritt 1, dann die Vorlage markieren und nun Button „Vorlage importieren“ klicken und die aktualisierte Vorlage von lokal hochladen -> „Speichern“ klicken -> fertig

Zur Sammlung der verfügbaren Datenquellen und deren Textmarken gelangen Sie hier.

Erweiterte Funktionen in Vorlagen

In der anhängenden Datei sind weitere Funktionen beschrieben, die in den Druckvorlagen genutzt werden können.

📄 Dokument als PDF herunterladen

Hinweis: Die Kennzeichner für z.B. Empty, NotEmpty, Repeat, usw. können nicht für die globalen Feldkennzeichner (Textmarken mit ? beginnend) verwendet werden.

3 - Beraterkalender

Diese Maske dient der Erstellung und Verwaltung von Vorlagen für die Terminblockgenerierung der Berater im Beratungskalender.

Vorlagen

Aufbau und Funktion

Mit der Listbox “Name, Vorname (Kürzel)” und dem Feld “Vorlagebezeichnung” im oberen Bereich der Seite

kann in der darunter stehenden Tabelle gefiltert werden. Damit können z.B. schnell alle Vorlagen eines Beraters angezeigt oder nach einer bestimmten Vorlagebezeichnung gesucht werden.

Um eine neue Vorlage zu erstellen, klicken Sie im oberen Bereich der Maske auf den Button “Einfügen”. Füllen Sie bitte mindestens die Pflichtfelder Name, Vorname und Vorlagebezeichnung aus. Setzen Sie den Status der Vorlage mit dem Radio-Button auf aktiv, damit sie in der Maske Beratungskalender vorbereiten angezeigt wird. Anschließend klicken Sie auf den Button “Speichern”. Das Setzen der Checkbox “Standard” bewirkt, dass die Vorlage in der Maske “Beraterkalender vorbereiten” zum jeweiligen Berater bereits vorausgewählt wird.

Um dem 14-Tage-Muster einen neuen Zeitblock hinzuzufügen, markieren Sie erst in der oberen Tabelle den gewünschten Berater, dann den Wochentag der linken Tabelle und dann auf den Button “Einfügen”. Tragen Sie die Beratungsuhrzeit von/bis im Format hh:mm in die zugehörigen Eingabefelder ein und klicken Sie anschließend auf den Button “Speichern”. Es ist auch möglich an einem Tag mehrere Zeitblöcke zu erfassen, um z.B. Pausen einzuplanen:

Das Setzen der Checkbox “darf in freie Termine verplant werden” bewirkt, dass die generierten Terminblöcke in der Maske “Freie Beratungstermine” (im Menü unter Termine/Beratungen-> Freie Termine) angezeigt werden.

Durch das Setzen der Checkbox “Online buchbar” werden die generierten Terminblöcke (bei aktivem MIAOnline-Modul) auf der Vereinswebseite den Mitgliedern in der Terminsuche angezeigt/angeboten.

Sollte eine gewünschte Art noch nicht in der Listbox erscheinen, können zusätzliche Beratungsarten unter “Administration -> Anwendung -> Beratungsarten” hinzugefügt werden.

Vorlage duplizieren

Ab MIA-Version 5.1.5 ist es möglich Vorlagen inkl. 14-Tage-Muster zu duplizieren. Dazu wählen Sie die gewünschte Vorlage aus und klicken anschließend den Button “duplizieren”. Die neue Vorlage erhält die Bezeichnung “Kopie von Vorlagenbezeichnung”. Die Kopie wird mit Status Inaktiv und nicht als Standard erstellt. Bevor eine Vorlage als neue Standardvorlage gekennzeichnet werden kann, muss das Häkchen der Checkbox zur bisherigen Standardvorlage entfernt werden, da es immer nur eine Standardvorlage geben darf.

MIAOnline

Vorbereiten

In der Maske “Beratungskalender vorbereiten” können Terminblöcke für einen Zeitraum oder für Einzeltage generiert werden.

Im ersten Schritt muss der/müssen die Berater ausgewählt werden, indem in der Spalte “Auswahl” das X gesetzt wird:

Sollen die Terminblöcke für einen Zeitraum generiert werden, kann in der Tabelle nur jeweils ein Berater ausgewählt werden, da die zum Berater hinterlegte Vorlage (14-Tage-Muster) verwendet wird. Sollen Termine für einzelne Tage generiert werden, können auch mehrere Berater ausgewählt werden.

Terminblöcke für einen Zeitraum generieren:

1. Markieren des gewünschten Beraters durch Setzen des X in der Spalte “Auswahl”
2. Datum von/bis des zu generierenden Zeitraumes eintragen
3. gewünschte Vorlage des Beraters auswählen
4. Button “Generieren” klicken

Zur sofortigen Überprüfung werden direkt nach dem Generieren die Terminblöcke in der Tabelle im Bereich “Kontrollübersicht” im unteren Teil der Maske angezeigt.

Terminblöcke für Einzeltage generieren:

1. Den oder die Berater durch Setzen des X in der Spalte “Auswahl” markieren
2. Datum, Uhrzeit von/bis, Art, Ort, Dauer eintragen/auswählen sowie die Checkboxen “darf in freie Termine verplant werden” und “Online buchbar” beachten
3. Button “Einfügen” klicken

Zur sofortigen Überprüfung werden direkt nach dem Generieren die Terminblöcke in der Tabelle im Bereich “Kontrollübersicht” im unteren Teil der Maske angezeigt.

Erscheint die Meldung “Mindestens einer der ausgewählten Mitarbeiter hat keine Standard-Dauer eingetragen!” muss dies unter “Administration -> Mitarbeiter/Nutzer -> Bearbeiten” zum betroffenen Mitarbeiter korrigiert werden.

MIAOnline

Blöcke löschen

Mit dieser Funktion können Terminblöcke gelöscht werden. Durch Setzen des X in der Spalte “Auswahl” kann ein oder mehrere Berater ausgewählt werden.

Die vorhandenen Terminblöcke können mit den Feldern Datum von/bis, Uhrzeit von bis und Beratungsort gefiltert werden.

Nach Angabe der gewünschten Daten und Klick auf Button “prüfen” werden die relevanten Terminblöcke ermittelt. Die Tabelle im Bereich “Konflikte durch bestehende Termine” zeigt in den jeweiligen Spalten die Anzahl der ermittelten Terminblöcke an sowie die Anzahl der Konflikte.

Konflikte zeigen Terminblöcke im geprüften Zeitraum, zu denen bereits Termine vereinbart wurden. Durch Klick auf den Button “Konflikte anzeigen” wird die Terminliste mit den betroffenen Terminen aufgerufen, die hier nun bearbeitet werden können.

Durch Löschen von Terminblöcken werden KEINE Termine gelöscht! Termine müssen manuell bearbeitet (verschoben oder abgesagt) werden.

Terminblöcke können auch dann gelöscht werden, wenn es Konflikte gibt.

4 - Import/Export

4.1 - Import PR

Dateien einlesen

Um eine Datei mit Postrückläufern zu verarbeiten legen Sie zuerst einen Datensatz für die Datei an, indem Sie ‘Einfügen’ und dann ‘Datei auswählen’ klicken. Im Dateiauswahlfenster, dass sich automatisch öffnet, wählen Sie die Datei mit den Rückläufern aus und klicken danach auf ‘Speichern’.

Mit dem Button ‘Daten in MIA importieren’ werden die Datensätze in der oberen Tabelle Datei ausgewählten Datei zur Verarbeitung übernommen. Nach dem Import erhalten Sie eine Meldung und sehen die Datensätze in der unteren Tabelle.

Daten bearbeiten

In der oberen Tabelle werden die importierten Dateien angezeigt.

In den Tabellen der Register werden ALLE bisher importierten Datensätze ALLER Dateien angezeigt. Standardmäßig werden alle unbearbeiteten Datensätze angezeigt. Durch Setzen der Checkbox “alle anzeigen” werden alle Datensätze angezeigt.

Es wird empfohlen, die importierten Dateien nach der Verarbeitung regelmäßig zu löschen. Dadurch verbessert sich die Performance der Seite und es kann nicht zu Verwechslung mit alten Datensätzen kommen.

E-Mail an Auswahl

Um Personen mit hinterlegter E-Mail-Adresse zu benachrichtigen, klicken Sie auf den Button “E-Mail an Auswahl”. Das folgende Fenster wird angezeigt:

Der Betreff der E-Mail kann frei vergeben werden. Damit ist es möglich, je Rücklaufgrund E-Mails mit unterschiedlichen Inhalten zu versenden. In der Listbox “Vorlage” werden alle E-Mails zur Auswahl angeboten, die in der Vorlagenverwaltung als “Verwendung in” “HTML Mailbody” zugeordnet haben.

Weiterverarbeitung der Postrückläufer

In dieser Maske sehen Sie im oberen Bereich zwei Tabellen. In der Oberen werden die importierten Datensätze angezeigt, in der unteren das dazu passende Mitglied bzw. die Person, die eine Zeitung abonniert hat.

Zwischen den Tabellen wird der in der Datei angegebene Rücklaufgrund angezeigt.

Im Bereich ‘Bestandsdaten der Wohnanschrift’ wird die aktuell in MIA hinterlegte Wohnanschrift des Mitglieds bzw. der Person angezeigt. Wenn eine von der Wohnanschrift abweichende Abo-Adresse eingetragen ist (Reiter ‘Abo-MZ’), wird sie im Abschnitt ‘Bestandsdaten der Abo-Anschrift’ angezeigt. Rechts unten sehen Sie die Adresse des Mietobjekts von Typ ‘private Erstwohnung’.

Wenn eine Nachsendeadresse geliefert wurde, wird sie im Bereich ‘Nachsendedaten’ angezeigt.

Umzug

Wenn es sich bei dem Abonnenten um ein Mitglied handelt und keine abweichende Aboadresse eingetragen ist, muss neben der neuen Wohnanschrift auch ein neues Mietobjekt angelegt werden. Dieser Vorgang wird mit dem Button ‘Umzug’ gestartet. Danach öffnet sich ein Fenster, in dem die Daten des neuen Mietobekts angezeigt werden.

Der RSV-Status des alten Mietobjekts wird als Vorgabe eingetragen, wenn das alte Mietobjekt versichert war, wird das Häkchen auch für das neue gesetzt.

Für jede Person, die der Mitglieschaft zugeordnet ist und die ebenfalls die neue Adresse erhalten soll, muss in der Spalte Übernehmen durch Doppelklick markiert werden.

Durch Klick auf ‘Ausführen’ wird der Umzug abgeschlossen.

Wohnanschrift übernehmen

Wenn eine Nachsendeadresse angezeigt wird, kann sie mit dem Button ‘Wohnanschrift übernehmen’ in die Wohnanschrift der Person bzw. des Mitglieds übernommen werden. Diese Option ist nur dann sinnvoll, wenn es sich bei der Person entweder nicht um ein Mitglied oder um eine der Mitgliedschaft zugeordnete Person handelt (z. B. ein Partnermitglied, dass an einer anderen Adresse wohnt als das Mitglied).

Abo-Adresse übernehmen

Dieser Button ist aktiv, wenn bei dem Mitglied im Reiter ‘Abo-MZ’ eine abweichende Lieferadresse eingetragen ist. Wenn eine Nachsendeadresse angegeben wurde kann diese durch Klick auf den Button in die Abo-Adresse übernommen werden.

Abo sperren - Adresse ungültig

Wenn keine Nachsendeadresse angegeben wurde und aus dem Rücklaufgrund ersichtlich ist, dass unter der angegebenen Adresse keine Zustellung möglich ist, kann das Abonnement gesperrt und die Wohnadresse des Mitglieds als ungültig markiert werden.

Manuell bearbeiten

Mit dem Button ‘Manuell bearbeiten’ können die angezeigten Daten manuell bearbeitet und dann in die Mitgliedsdaten übernommen werden. Das kann sinnvoll sein, wenn z. B. die Schreibweise einer Adresse geändert werden sollen.

Status auf “bearbeitet” setzen

Wenn keine Übernahme einer Nachsendeadresse oder eine weitere Berarbeitung der Daten erforderlich ist, z. B. weil das Mitglied schon vorab die neue Adresse gemeldet hat, kann der Status der Rücklaufmeldung mit dem Button ‘Status auf bearbeitet setzen’ auf ‘bearbeitet’ gesetzt werden.

4.2 - Export AboDaten

Für den Versand der Verlagsmeldung wird ein Zugangstoken benötigt, welchen Sie einmalig in der Verlagsanwendung (VAN) erzeugen und in MIA eintragen müssen.

Gehen Sie bitte dazu wie folgt vor:

1. Loggen Sie sich in der Verlagsanwendung (https://verlag.mieterzeitung.de) ein.
2. Gehen Sie in den Programmpunkt “mein Verein”.
3. In dieser Maske finden Sie ganz unten ein Feld “WS-Token”.
4. Mit dem Schlüsselsymbol   hinter diesem Feld können Sie eine zufällige Zeichenfolge (Token) generieren. 
5. Kopieren Sie sich dieses Token bevor Sie die Maske speichern!
6. Speichern Sie die Daten der Eingabemaske.
7. Tragen Sie das kopierte Token in MIA in dem Systemparameter “VM_DMB_TOKEN” unter “Administration” -> “Systemeinstellungen” -> “Mieterzeitung” ein.
8. Speichern Sie die Daten (den eingetragenen Token) in den Systemeinstellungen.

Prüfen Sie bitte vor dem Export, ob der Systemparameter “AboEigeneVM” den korrekten Wert enthält. Dieser Parameter steuert die Art des Exportes:

0 = Standardverlagsmeldung (txt):
Altes TXT-Format, wird in der Regel nicht mehr verwendet.

1 = eigenen Verlagsmeldung aus Vorlagentabelle (csv):
Export für Vereine, die nicht mit dem DMB-Verlag zusammenarbeiten. Für den Export wird eine separate Vorlage verwendet, die individuell angepasst werden kann. Die in MIA erzeugte Verlagsmeldung kann über ‘Administration - Import/Export - Übersicht Dateien’ heruntergeladen werden.

2 = DMB-Verlagsmeldung (csv):
Export für Vereine, die mit dem DMB-Verlag zusammenarbeiten. Für den Export wird automatisch eine in MIA hinterlegte Standardvorlage verwendet. Der Versand der Datei erfolgt ebenfalls automatisch am Ende des Exports.

Vorgehen für die DMB-Verlagsmeldung:

Der Export der Daten für die Bestellung der Mieterzeitung beim DMB-Verlag wird mit dem Button ‘Verlagsmeldung exportieren’ gestartet.

Nach dem Start werden die Daten aller Abonnenten in eine Datei geschrieben, verschlüsselt und automatisch über das gesicherte MIA-Verwaltungsnetzwerk zum Verlag übertragen. Sie brauchen nach dem Klick auf den Button nichts weiter zu unternehmen. Bitte prüfen Sie am Ende der Verarbeitung den Status, ob die Meldung korrekt exportiert und verschickt werden konnte.

Export, Übertragung und Verarbeitung:

Die folgenden vier Status werden je nach Ergebnis angezeigt:

• Erstellung fehlgeschlagen
• Erstellung erfolgreich, Übertragung fehlgeschlagen, Verarbeitung fehlgeschlagen
• Erstellung erfolgreich, Übertragung erfolgreich, Verarbeitung unvollständig/korrigiert
• Erstellung erfolgreich, Übertragung erfolgreich, Verarbeitung erfolgreich

Die Erstellung betrifft die Erstellung der Meldungsdatei in MIA. Die Übertragung beschreibt die Übergabe der Meldungsdatei von MIA an das Verlagsportal. Der Status für die Verarbeitung ist das Verarbeitungsergebnis im Verlagsportal selbst.

Häufig auftretende Beispiele aus dem Protokoll in MIA:
“Korrigiert : Zeile 18 (AboID : 437) Keine E-Mail-Adresse angegeben, Person bekommt nur Print-Ausgabe”
“Abgelehnt : Zeile 26 (AboID : 505) Keine E-Mail-Adresse angegeben, keine Print-Ausgabe”

Ergebnis der Verarbeitung:
“Korrigiert” ist ein Hinweis, der Datensatz wird an den Verlag übergeben, die Mieterzeitung wird verschickt (trotzdem sollte die Datenlage geprüft und in MIA bereinigt werden; hier sind beide Checkboxen “Papier” und “Online” gesetzt)
“Abgelehnt” (ungültige Datensätze) ist ein Fehler, der Datensatz kann nicht an den Verlag übergeben werden, es wird keine Mieterzeitung verschickt.

4.3 - Export RSV

Vor dem Export der Vollmeldung müssen die Mitgliedsdaten geprüft und die Fehler bereinigt werden. Warnungen müssen für den Export nicht zwingend bereinigt werden.

Um eine Vollmeldung an die DMB-Rechtsschutzversicherung zu schicken, klicken Sie auf den Button “Export der Vollmeldung”.

Änderungsmeldungen werden in einem festen Intervall automatisch erzeugt und zur Versicherung übertragen. Wenn Sie eine Meldung wiederholen wollen, klicken Sie einmal auf den Button “Export der Änderungsmeldung”.

Unter dem Menüpunkt ‘Übersicht Dateien’ können Sie prüfen, ob die Meldungen korrekt erzeugt werden konnten. In diesem Fall ist in der Spalte ‘Fehler’ kein Häkchen zu sehen. Wird ein Fehler angezeigt, sollten die Prüfung der RSV-Daten gestartet und die Fehler beseitigt werden.

Vor allem die Erstellung einer Vollmeldung dauert einige Zeit. Den Status des Vorgangs können Sie unter Administration -> Serverjobs einsehen.

Mit dem “Doppelpfeil” in der ersten Spalte der oberen Tabelle kann das jeweilige Mitglied aufgerufen werden.

In der unteren Tabelle werden ausschließlich erfolgreich exportierte Meldungen angezeigt. Nicht erfolgreich exportierte Meldungen mit Fehlermeldung werden in den Serverjobs unter Administration -> Serverjobs angezeigt.

Gewerbliche Objekte werden von der DMB-RSV nicht versichert und sind aus diesem Grund (ab Version 5.3.1) auch nicht mehr im Export enthalten.

Achtung

Bei Vereinen mit einem eigenen Server (nicht MIA im Rechenzentrum) werden Fehler beim Hochladen der RSV-Meldungen nicht mehr an die DES gesendet, sondern als Admin-Meldung in MIA angezeigt. Es sollte je Verein mindestens einen Anwender mit dem Recht “ADMINFO” geben, der diese Warnungen überwacht:

4.4 - Übersicht Dateien

In dieser Maske erhalten Sie eine Übersicht über alle Dateien, die aus MIA exportiert oder in MIA importiert wurden. Diese Dateien werden immer in der Datenbank abgelegt und können mit dem Button “Datei öffnen” heruntergeladen und dann mit einem geeigneten Programm geöffnet werden.

Exportierte Dateien sind z. B. Lastschriftdateien und Verlagsmeldungen, Beispiele für importierte Dateien sind Dateien mit Lastschriftrückläufern oder Gutschriften.

Zu den Lastschriftdateien kann mit dem Button “Fehlerprotokoll” ein Datei mit Fehlermeldungen heruntergeladen werden, wenn bei der Erstellung und Validierung der Datei ein Fehler festgestellt wurde.

Um die Liste der in der Tabelle angezeigten Dateien zu aktualisieren klicken Sie auf den Button “Aktualisieren”

4.5 - Dokumenteingang-Scanordner

Link zum Dokumenteingang

5 - Stammdaten Verein

CAMT54

Zur CAMT54-Verarbeitung müssen IBAN, BIC und die Gläubiger-ID ausgefüllt werden.

Gerichtliches Mahnverfahren

Zur Nutzung des Moduls “Gerichtliches Mahnverfahren” müssen alle Angaben im rechten Bereich erfasst werden:

Weitere Informationen zu Voraussetzungen für das gerichtliche Mahnverfahren erhalten Sie unter dem folgenden Link: Gerichtliches Mahnverfahren beantragen

6 - Systemeinstellungen

7 - Systemmeldungen

Neuen Hinweis oder neue Warnung erstellen:

Durch Klick auf den Button mit dem grünen Pluszeichen   wird die Maske zur Erstellung einer neuen Meldung aufgerufen:

Wählen Sie die Art (Hinweis/Warnung) der gewünschten Meldung, tragen ein Thema und den Inhalt der eigentlichen Meldung ein und klicken anschließend auf den Button “Speichern”. Neue Meldungen werden den Benutzern sofort angezeigt. Dafür wird dann im Menü entweder das Icon mit der Glühbirne oder das Ausrufezeichen   angezeigt.

Mit dem grünen Häkchen  neben der oberen Tabelle können ausgewählte Meldungen für alle Benutzer auf gelesen gesetzt werden. In der unteren Tabelle bewirkt der Klick auf das grüne Häkchen, Meldungen einzeln je Benutzer auf gelesen zu setzen.

Mit dem Button  , neben der unteren Tabelle, kann die in der oberen Tabelle angezeigte Meldung ebenfalls für alle Benutzer auf gelesen gesetzt werden.

8 - E-Mail

Voraussetzung

„Mail4MIA“ ist ein Zusatzmodul und muss für die Nutzung freigeschaltet werden.

Vorbereitung:

Systemeinstellungen (Parameter) konfigurieren:

Rechte zuordnen:

Das Recht „MAIL4MIA“ muss den gewünschten Rollen zur Freischaltung der Funktion Posteingang und E-Mail-Register zur Mitgliedschaft zugeordnet werden.

Zur Administration von Mail4MIA (E-Mail-Konten, E-Mail-Vorlagen, Formulare) muss das Recht „MAIL4MIA_ADM“ zugeordnet werden.

Administration E-Mail-Konten

Im oberen Bereich der Seite können neue E-Mailkonten erfasst und bestehende bearbeitet werden.

Register Mitarbeiter

Register Zugangsdaten

Die folgenden Angaben erhalten Sie von Ihrem E-Mail-Provider. Sie können diese Daten auch aus einem evtl. bereits installierten E-Mail-Client (MS-Outlook, Thunderbird, …) aus den Verbindungseinstellungen zur jeweiligen E-Mail-Adresse (Konto) ablesen.

Feld	Beschreibung
Servername (Eingang)	Name des E-Mail-Eingangsservers
Port (Eingang)	Port des E-Mail-Eingangsservers (z.B. 993)
Verschlüsselung (Eingang)	Die Art der Transportverschlüsselung (keine, SSL, STARTTLS) des E-Mail-Eingangsservers
Benutzer (Eingang)	Benutzername des E-Mail-Kontos
Passwort (Eingang)	Passwort des E-Mail-Kontos Achtung Passwörter dürfen keine Umlaute enthalten!
Wiederholung (Eingang)	Erneute Eingabe Passwort des E-Mail-Kontos
Passwort hinterlegt (Eingang)	Zeigt an, ob ein Passwort zum E-Mail-Konto hinterlegt ist. Wenn die Checkbox leer angezeigt wird, wurde noch kein Passwort zum Konto gespeichert. Mit dem Button “Testen” können die gespeicherten Zugangsdaten zum E-Mail-Eingangsserver getestet werden. Sind die Daten korrekt, erscheint die Meldung “Der Test war erfolgreich”:
Servername (Ausgang)	Name des E-Mail-Ausgangsservers
Port (Ausgang)	Port des E-Mail-Ausgangsservers (z.B. 465)
Verschlüsselung (Ausgang)	Die Art der Transportverschlüsselung (keine, SSL, STARTTLS) des E-Mail-Ausgangsservers
Zugangsdaten wie E-Mail-Eingang	Wenn sich Benutzername und Passwort für den Postausgangs-Server nicht vom Posteingangs-Server unterscheiden, kann diese Checkbox gesetzt werden und die Daten müssen nicht erneut eingegeben werden.
Benutzer (Ausgang)	Benutzername des E-Mail-Kontos
Passwort (Ausgang)	Passwort des E-Mail-Kontos Achtung Passwörter dürfen keine Umlaute enthalten!
Wiederholung (Ausgang)	Erneute Eingabe Passwort des E-Mail-Kontos
Passwort hinterlegt (Ausgang)	Zeigt an, ob ein Passwort zum E-Mail-Konto hinterlegt ist. Wenn die Checkbox leer angezeigt wird, wurde noch kein Passwort zum Konto gespeichert oder die Checkbox “Zugangsdaten wie E-Mail-Eingang” wurde gesetzt. Mit dem Button “Testen” können die gespeicherten Zugangsdaten zum E-Mail-Ausgangsserver getestet werden. Sind die Daten korrekt, erscheint die Meldung “Der Test war erfolgreich” und Sie erhalten eine E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse:

Register Ordner

In der Tabelle werden nach Klick auf den Button “Ordner aktualisieren” alle auf dem E-Mail-Server bestehenden Ordner aufgelistet.
Um den allgemeinen Posteingangsordner des Kontos zu synchronisieren, setzen Sie die Checkbox bei “INBOX”.
Eventuell haben Sie einen Unterordner angelegt, in den alle für MIA relevanten E-Mails aus dem Posteingangsordner verschoben werden, dann synchronisieren Sie diesen Ordner.

Register Signatur

In diesem Register kann eine Signatur zum ausgewählten E-Mail-Konto erstellt und bearbeitet werden. Nach Klick auf den Button “Bearbeiten” wird ein xhtml-Editor aufgerufen:

Wenn Sie auch eine persönliche E-Mail-Signatur eingerichtet haben, werden in einer neuen E-Mail sowie beim Antworten und Weiterleiten, beide Signaturen in den Entwurf übertragen. Dabei steht die persönliche Signatur immer über der Signatur des Kontos.

Besonderheit Office 365

Durch die Umsetzung von Sicherheitsrichtlinien in MS-Office 365 kam/kommt es zur Umstellung der Authentifizierungsmethode. Nutzer des MS-Office 365 können unter “Administration -> Mail4MIA -> Administration E-Mail-Konten” im Register “Zugangsdaten” die Authentifizierungsmethode auswählen.

Eine Anleitung zur korrekten Einrichtung/Konfiguration kann hier heruntergeladen werden:

Übersicht System-E-Mails

In der Tabelle werden alle automatisch generierten E-Mails (z.B. Terminerinnerungen, Zugangsdaten bei MIA-Online-Registrierung) mit dem jeweiligen Status des Versands aufgelistet.

Mit dem Button “E-Mail senden” können E-Mails mit Status “abgebrochen” oder “fehlerhaft” erneut versendet werden.

In der Tabelle werden KEINE E-Mails des Moduls “Mail4MIA” aufgelistet.

Ab Version 5.4.0: Mit dem neuen MIAOnline-Modul werden E-Mails, die nicht versendet werden können mit dem Status “Entwurf” angelegt und können versendet werden, wenn die Ursache behoben wurde.

9 - Serverdruck

Druckaufträge

In dieser Maske werden die Druckaufträge verwaltet. Es können Druckaufträge einzeln oder gesammelt gedruckt werden.

Aufbau und Funktion

Im oberen Bereich der Maske befindet sich der Rechercheteil. Hier haben Sie die Möglichkeit, Druckaufträge nach Namen, Datumsbereichen, Status, Einträgen in der Warteschlange, Rechnungsläufen oder Mahnläufen zu filtern. Durch Klick auf den Button “Suchen” wird der Suchlauf ausgeführt.

Im Bereich Sammeldruck besteht die Möglichkeit, mehrere Druckaufträge gleichzeitig an einen Drucker zu senden.

Druckerauswahl

Mit der Listbox „Druckerauswahl“ wird der Drucker ausgewählt, mit dem die Druckaufträge gedruckt werden sollen.

Parameter

Mit der Angabe von Parametern können Befehle an den Drucker gesendet werden, welche die Druckeinstellungen setzen. Beispielsweise kann mit der Angabe von Parametern gesteuert werden, ob ein Blatt einfach oder beidseitig bedruckt wird oder aus welchem Druckfach (Papiereinzug) das Papier angefordert wird. Die folgende Tabelle listet alle möglichen Parameter und die zugehörigen Werte auf. 

Bei der Angabe mehrerer Parameter werden die einzelnen Parameter durch ein Semikolon getrennt.

Beispiel der Schreibweise mehrerer Parameterangaben:

Sides=ONE_SIDED;MediaTray=TOP;PrintQuality=DRAFT

Anzahl der Kopien

In diesem Feld wird die Anzahl der zu druckenden Exemplare angegeben.

Anzahl der Druckaufträge

Im Feld „Anzahl“ wird die Anzahl der zu druckenden Druckaufträge angegeben. Wird z.B. nach einem bestimmten Mahnlauf gefiltert, der zwanzig Druckaufträge beinhaltet und im Feld „Anzahl“ fünf angegeben, werden die ersten fünf der zwanzig Druckaufträge gedruckt. Durch Klick auf den Button “An Drucker senden” wird der Druckvorgang ausgelöst.

Im Bereich Einzeldruck können Druckaufträge einzeln an den Drucker gesendet werden. Durch Markieren des gewünschten Auftrags, in der Ergebnistabelle der Suche, wird der zu druckende Auftrag ausgewählt. Nach dem Markieren wird der Auftragsname im zugehörigen Feld angezeigt. Alle weiteren Felder verhalten sich gleich denen im Bereich des Sammeldrucks. Durch Klick auf den Button “Drucken” wird der Druckvorgang ausgelöst. Durch Klick auf den Button “Vorschau” wird eine Druckvorschau im HTML-Format im Browser geöffnet.

“Gedruckte löschen” entfernt alle Dokumente, die erfolgreich gedruckt wurden, unabhängig von gesetzten über alle Warteschleifen.

Drucker

Diese Maske dient dem Hinzufügen und Verwalten von Druckern innerhalb der Anwendung.

Aufbau und Funktion

In der Maske „Administration Drucker“ haben Sie die Möglichkeit, die sich im Netzwerk befindlichen Drucker hinzuzufügen und (ab Version 5.2.2) damit Druckerprofile anzulegen. Durch Klick auf den Button “Einfügen” wird ein neuer Datensatz in der Tabelle angelegt. Durch Klick auf die Schaltfläche “Drucker einlesen” werden alle verfügbaren Drucker in der Listbox “Druckeradresse” angezeigt.

Voraussetzung: Die Drucker müssen zuvor vom Administrator dem Server hinzugefügt worden sein, da andernfalls beim Einlesen keine Geräte gefunden werden. Um den Namen des Druckers hinzuzufügen, markieren Sie den gewünschten Datensatz durch Klick in die erste Spalte der Tabelle und geben den gewünschten Namen in das Eingabefeld “Druckername” ein.

Die Angabe des Namens ist notwendig, damit der Drucker in der Maske „Verwaltung der Druckaufträge an den Server“ zur Auswahl angeboten wird. Zum Abschließen klicken Sie auf die Schaltfläche “Speichern”. Sollen die Eingaben bzw. Änderungen nicht gespeichert werden, klicken Sie auf die Schaltfläche “Verwerfen”.

Druckerprofile meint, für einen Drucker unterschiedliche Druckoptionen anzulegen, die unterschiedliche Parameter beinhalten wie zum Beispiel aus welchem Fach gedruckt werden soll oder ob Duplex verwendet werden soll usw.

Druck mit Parametern

Mit der Angabe von Parametern können Befehle an den Drucker gesendet werden, welche die Druckeinstellungen setzen. Beispielsweise kann mit der Angabe von Parametern gesteuert werden, ob ein Blatt einfach oder beidseitig bedruckt wird oder aus welchem Druckfach (Papiereinzug) das Papier angefordert wird. Die folgende Tabelle listet alle möglichen Parameter und die zugehörigen Werte auf. 

Bei der Angabe mehrerer Parameter werden die einzelnen Parameter durch ein Semikolon getrennt.

Beispiel der Schreibweise mehrerer Parameterangaben:

Sides=ONE_SIDED;MediaTray=TOP;PrintQuality=DRAFT

10 - Finanzen

10.1 - Beitragsklassen

Der Katalog der Beitragsklassen und der zugehörige Zahlungsplan sind Grundlage für erfolgreiche und richtige Sollstellungsläufe in den Mitgliedskonten. 

Für jede Beitragsklasse wird eine

-      ID,

-      eindeutige Bezeichnung der Beitragsklasse (wichtig für Selektion in der Erweiterten Suche),

-      ein Betrag,

-      evtl. schon ein Zahlungsplan (wenn überwiegend für diese BKL gültig)

-      Gültigkeitsdatum von – bis (frei = ohne Ende Datum),

-      ein Ertragskonto, (bitte Kontenverzeichnis beachten!)

-      evtl. eine Folgebeitragsklasse

definiert.

Auch wird festgelegt, ob die Beitragsklasse im Register (Mitgliedschaft) angezeigt werden soll und ob die Beitragsklasse einen RSV-Anteil beinhaltet. (Wichtig für die Prüfroutinen).

Beitragserhöhung / neue Beitragsklasse - Was ist in MIA zu tun?

• Der Zahlungsplan (unter Administration-> Finanzen-> Zahlungspläne)

Soll mit der Änderung des  Sollstellungsbetrages auch der Zahlungsplan geändert werden, empfiehlt es sich, zuerst den neuen Zahlungsplan zu erstellen, der mit der Änderung des Sollstellungsbetrages einher gehen soll.

• Die Beitragsklasse (unter Administration-> Finanzen-> Beitragsklassen)

Um zu einem bestimmten Datum von einer in die andere Beitragsklasse wechseln zu können, gehen Sie wie folgt vor:

• Durch Einfügen erstellen Sie eine neue Beitragsklasse, gültig ab dem gewünschten Datum, zu dem diese BKL frühestens Verwendung finden soll.
• Für den Fall, dass sich mit der Beitragsklasse auch der Zahlungsplan ändert, wählen Sie den neu erstellten Zahlungsplan hier aus oder wählen Sie einen bisherigen, gültigen Zahlungsplan.
• Dann wechseln Sie zur bisherigen Beitragsklasse, die ersetzt werden soll und beenden diese im Feld gültig bis mit Eintrag des letztmöglichen Tages der Verwendung.
• Im Feld Folgebeitragsklasse tragen Sie die neue Beitragsklasse ein, die Sie zuvor erstellt haben.

Die Umstellung von der alten auf die neue BKL wird automatisch durch MIA am Morgen des letzten Gültigkeitstages der “alten Beitragsklasse” durchgeführt. Dabei wird die “alte” BKL zum Mitglied beendet und die “neue” BKL dem Mitglied zugeordnet.

Ändern sich mehrere Beitragsklassen ist dieser Vorgang für jede BKL auszuführen.

Bei Beitragsklassen, denen der Zahlungsplan „einmalig“ zugeordnet ist, gibt es keine Folgebeitragsklasse.

• Beitragsklassengruppe (unter Administration-> Finanzen-> Beitragsklassengruppen)

Da sich die Verwendung der bisherigen BKL-Gruppe mit der Einführung der neuen BKL-Gruppe überschneiden kann, ist es erforderlich, eine oder auch mehrere, neue BKL-Gruppen anzulegen.

Hier können Sie analog bisheriger BKL-Gruppen vorgehen und neue Gruppen anlegen.

Damit haben Sie die Möglichkeit, bei der Erfassung von Mitgliedschaften, die erst im neuen Gültigkeitszeitraum beginnen, die entsprechende neue BKL-Gruppe auszuwählen und die richtige Sollstellung vorzunehmen.

10.2 - BK-Gruppen

Über diese Einstellungen lassen sich Beitragsklassen in Gruppen zusammenfassen, um Sollstellungen in einem Schritt ausführen zu lassen.

Für jede BKL-Gruppe ist eine

-      ID und

-      Bezeichnung der BKL-Gruppe anzulegen,

-      die entsprechenden Beitragsklassen aus dem verfügbaren Katalog beizuordnen,

-      die Beträge einzusetzen

und zu kennzeichnen, ob

10.3 - Konten

Über Administration Konten werden festgelegt:

• Kontonummer (nach Möglichkeit in Abstimmung mit einem für den Verein gültigen Kontenrahmen)

• Bezeichnung (Eindeutigkeit beachten)

• Kontotyp (Forderungs- oder Bestandskonto)

• Forderungsart (sh. hinterlegter Katalog) und

• Priorität (Wert der Verwendung bei Gutschriften, die im Konto verbucht werden; 1=hoch, aufsteigend geringer, 0= keine Priorisierung)

Systemeinstellungen beachten!

Unter Administration –> Systemeinstellungen –> Finanzen finden sich ebenso Einstellungen zu Konten und deren Verwendung, die identisch zu Kontendaten im Kontenverzeichnis sein müssen.

10.4 - Rücklastgründe

In dieser Maske kann für verschiedene Rücklastschriftgründe eingestellt werden, auf welche Zahlungsweise ein Mitglied umgestellt werden soll, wenn eine Lastschrift zurückbelastet wird. Außerdem kann ein Text hinterlegt werden, der in einem automatisch erstellten Schreiben als Textbaustein eingefügt wird.

In der Tabelle sind die heute bekannten Rücklastgründe enthalten. Im Verein muss entschieden werden, welche Zahlungsart eingestellt werden soll, wenn eine Rücklastschrift mit dem jeweiligen Grund verarbeitet wird. Dabei sollte bedacht werden, dass nicht alle Rücklastschriften vom Mitglied zu verantworten sind. Wenn ein technischer Rücklastgrund gemeldet wird (z. B. AG02) ist es ev. sinnvoller noch einmal eine Lastschrift durchzuführen.

Wenn Sie bei der Verarbeitung von Rücklastschriften Rücklastgründe sehen, die nicht in der Tabelle enthalten sind, können Sie selbst neue Einträge erstellen.

10.5 - Sollstellungsläufe

In dieser Maske wird eine Übersicht der von MIA automatisch durchgeführten Sollstellungsläufe dargestellt.

In der Tabelle oben sehen Sie die Liste der Sollstellungsläufe, mit der Anzahl der überprüften Mitgliedschaften und der Anzahl der tatsächlich durchgeführten Sollstellungen. Wenn Sie eine Zeile durch Klick in die schmale Spalte links markieren, sehen Sie in der Tabelle unten die einzelnen Sollstellungen.

Mit dem Button “Sollstellung rückgängig machen” können Sie den markierten Sollstellungslauf rückgängig machen. Alle Buchungen in den Mitgliedskonten werden dadurch wieder entfernt.

Mit dem Button “Buchungen der Sollstellung exportieren” können Sie die Buchungen der markierten Sollstellung in eine csv-Datei exportieren. Diese Datei können Sie z. B. mit Excel öffnen.

10.6 - Mahnstufen

Mahnungsvorlagen

Für jede Mahnstufe kann eine eigene Vorlage verwendet werden. Diese Vorlagen müssen im OpenOffice-Format unter Administration / Anwendung / Vorlagen angelegt werden. Als Datenquelle muss ‘MahnungsDruck’, als Vorlagentyp ‘Mahnung’ eingetragen werden.

Die Platzhalter für die Mahnungsvorlagen finden Sie hier.

Nach dem Anlegen oder Ändern von Mahnvorlagen müssen Sie sich ab- und wieder anmelden, damit die Vorlagen in anderen Funktionen genutzt werden können.

Mahnstufen

Unter Administration / Finanzen / Mahnstufen können die einzelnen Mahnstufen konfiguriert werden. Für jede Mahnstufe, die Mitgliedern zugeordnet ist muss auch in MIA eine Mahnstufe angelegt werden. Sie können über die erweitere Suche prüfen, welche Mahnstufen in den Mitgliedsdaten eingetragen sind.

Letzte Mahnstufe

Wenn ein Mitglied die letzte Mahnstufe erreicht hat, wird keine weitere Mahnung erstellt, das Mitglied bleibt auf dieser Mahnstufe. Anders als bei den niedrigeren Mahnstufen ist die Zuordnung einer Mahnungsvorlage optional - wenn eine Vorlage zugeordnet ist wird ein Schreiben erstellt, wenn nicht erfolgt keine weitere Aktion. Damit kann die letzte Mahnstufe zur Verwaltung der Mitglieder verwendet werden, für die das gerichtliche Mahnverfahren begonnen wird, oder bei denen die Beitreibung der Außenstände auf anderem Weg erfolgen soll. Anstelle einer Mahnung kann die zugeordnete Vorlage auch als Übergabe an ein Inkassobüro oder eine Anwaltskanzlei formuliert werden.

Beispiel:

Wenn in Ihrem Datenbestand Mahnstufen aus der alten Mitgliederverwaltung (MIS, PMV o. A.) vorhanden sind, müssen entsprechende Mahnstufen in MIA angelegt werden, damit MIA jeweils entscheiden kann, welche Aktionen beim jeweiligen Mitglied durchzuführen sind.

Bitte prüfen Sie vor dem ersten Mahnlauf, ob für alle im Datenbestand eingetragenen Mahnstufen auch Mahnstufen in MIA plus eine zusätzliche für das gerichtliche Mahnverfahren (s. Beispiel) angelegt sind. Sie können das mit der erweiterten Suche selber feststellen.

Wenn Sie mit MIA weniger Mahnstufen nutzen wollen, als in Ihrem Datenbestand vorhanden sind, können wir die Daten entsprechend anpassen.

Sollten Sie sich unsicher sein ob Ihre Konfiguration korrekt ist und zu Ihren Daten passt melden Sie sich bitte bei uns bevor Sie einen Mahnlauf starten.

Für jede Mahnstufe müssen folgende Daten eingetragen werden:

10.7 - Zahlungsarten

Administration Zahlungsarten

Hier kann die Bezeichnung der Zahlungsart und die Bezeichnung der Zahlungsart, die im Online-Modul angezeigt wird, angepasst werden.

10.8 - Zahlungspläne

In dieser Maske können verschiedene Zahlungspläne mit unterschiedlichen Regeln erstellt und geändert werden, mit denen die Sollstellung gesteuert wird.

Neben der Bezeichnung des Zahlungsplans kann die Regel gültig oder nicht gültig (leer) gesetzt werden.

Zu jedem Zahlungsplan ist die Fälligkeit im Eintrittsjahr und Folgejahre in unterschiedlichsten Möglichkeiten zu hinterlegen. Das Dropdown-Menü verweist auf die verschiedenen Einstellmöglichkeiten.

Ein Zahlungsplan kann auf verschiedene Arten verwendet werden:

• Einer Beitragsklasse wird ein Zahlungsplan zugeordnet, nach dem die Sollstellung bei allen Mitgliedern, die diese Beitragsklasse haben, gleich erfolgt.

(Administration / Finanzen / Beitragsklassen)

• Einer Beitragsklasse, die einem Mitglied zugeordnet ist, wird ein individueller Zahlungsplan zugeordnet. Damit kann z. B. ein Mitglied auf halbjährliche Zahlung umgestellt werden, auch wenn die  anderen Mitglieder die selbe Beitragsklasse bei jährlicher Zahlung haben. 
• Mitglieder, die von anderen Vereinen zu Ihnen wechseln und z. B. im Beitrittsjahr keinen Beitrag zahlen, können die selbe Beitragsklasse wie die anderen Mitglieder erhalten, aber über einen individuellen Zahlungsplan im ersten Jahr beitragsfrei gestellt werden.

(Reiter ‘Beitragsklassen’)

Konfiguration der Regeln

Um einen neuen Zahlungsplan zu erstellen klicken Sie auf den Button “Neue Regel” und tragen in das Feld rechts neben der Tabelle den gewünschten Namen des Zahlungsplans ein. Anschließend wählen Sie aus den Listboxen unter der Tabelle die entsprechenden Zeitpunkte und die Anteile der Jahresbeiträge aus und klicken dann auf den Button “Speichern”.

Im unteren Bereich stellen Sie die Regeln für das Beitrittsjahr, das zweite Jahr und die Jahre ab dem dritten Jahr der Mitgliedschaft ein.

 (Beispiel einer Regelkonfiguration)  

Beispiele

 (Beispiel für jährliche Zahlungsweise)   (Beispiel für eine einmalige Fälligkeit-Aufnahmebeitrag)

(Beispiel für Halbjahreszahlung ab Beitritt)

11 - Archivierung

Archivierungslauf

Archiviert werden nur Mitglieder die folgende Kriterien erfüllen:

-        die keine aktive Mitgliedschaft haben (H/P)

-        die als Person keiner anderen aktiven Mitgliedschaft zugeordnet sind (Abw. Kontoinhaber, Vertret. Person, L, Kontakt, usw.)

-        kein offener RSV-Fall vorhanden ist (Datum „Abgeschlossen am“)

-        kein offener Saldo vorhanden ist

-        kein Archiv-Stopp gesetzt

Vorbereitung Archivierung

Festlegung der Routine und Berechtigung, wann Mitgliedschaften nach Beendigung der Mitgliedschaft  (Dokumente, Beratungsdaten, Konten und Zahlungsverkehr) archiviert werden können.

Archivlauf bei normalem Schriftwechsel in der Regel nach 5 Jahren möglich. Einstellung in MIA unter Administration-> Systemeinstellung – in unserem Beispiel:

ARCHIV_Frist Systemparameter 60 Monate.

Rücknahme der Archivierung

Im Register “Mitgliedschaft” kann über den Button “Archiv. Zurückn.” die Archivierung zurückgenommen werden. Eine Sammelverarbeitung gibt es dazu nicht, die Archivierung kann also nur einzeln je Mitgliedschaft zurückgenommen werden.

Beendigung der Archivierung durch Löschung der Daten

(Personendaten und alle Mitgliedschaftsdaten)

(1) Festlegung der Routine und Berechtigung.

Beispiel: Sofern keine Rechtstitel gespeichert werden und keine Rechtsdokumente, die der Durchführung eines rechtlichen Verfahrens dienten, kann nach 10 Jahren + dem Zeitraum, der bis zum nächsten Jahresabschluss vergehen kann, also in der Regel 1 Jahr (in seltenen Fällen, wenn nicht jährlich ein Jahresabschluss erstellt wird, auch mehr) die Löschung erfolgen.

In unserem Beispiel 10 Jahre = 120 Monate + 12 Monate = 132 Monate.

(2) Einstellung unter Administration-> Systemeinstellung – in unserem Beispiel:

ARCHIV_Dauer Systemparameter 132 Monate

Archivlauf-Übersicht

In diesem Bereich werden alle durchgeführten Archivläufe aufgelistet. In der unteren Tabelle werden alle im oben ausgewählten Lauf archivierten Mitglieder aufgelistet.

Archiv bereinigen

Der “Zeitraum in Monaten” bezieht sich nicht auf das Datum, wann eine Mitgliedschaft archiviert wurde, sondern auf das Enddatum der Mitgliedschaft.

Wenn also z.B. für den “Zeitraum in Monaten” 12 eingestellt wurde, werden alle Mitgliedschaften gelöscht, die archiviert wurden und deren Mitgliedschaftsenddatum 12 Monate und länger zurückliegt.

Beispiel 1:

Eingestellter Parameter = 12 Monate 

Endedatum Mitgliedschaft: 31.12.2018

Archivierungsdatum: 01.02.2020

Archivbereinigung am 01.02.2020

==> das Mitglied wird gelöscht, da die Mitgliedschaft seit 31.12.2018 beendet ist, archiviert wurde und der Zeitraum zwischen Mitgliedschaftsende und Bereinigung 13 Monate beträgt.

Beispiel 2:

Eingestellter Parameter = 12 Monate 

Endedatum Mitgliedschaft: 31.08.2019

Archivierungsdatum: 01.02.2020

Archivbereinigung am 01.02.2020

==> das Mitglied wird nicht gelöscht, da die Mitgliedschaft zwar beendet ist und archiviert wurde, der Zeitraum zwischen Mitgliedschaftsende und Bereinigung aber nur 5 Monate beträgt.

Der Zeitpunkt der Archivierung selbst ist für die Bereinigung demnach irrelevant.

Der Zeitraum in Monaten wird in den Systemeinstellungen -> Archivlauf mit dem Parameter “ARCHIV_Dauer” eingestellt.

12 - Serverjobs

13 - Online Protokollierung

14 - Zugänge Telefonanlage

15 - Aufgabe wiederherstellen

16 - Zuständigkeitsänderung

17 - Übersicht Dokumenteingang

Ab MIA-Version 5.0 werden Dateien mit Sonder- oder Leerzeichen sowie Umlauten im Dateinamen nicht in den MIA-Dokumenteingang übertragen. Die Dateierweiterung muss mit einem Punkt (.) vom Dateinamen getrennt sein (z. B. Nebenkostenabrechnung.pdf). Der Dateiname darf keine weiteren Punkte enthalten. Dokumente, die diesen Konventionen nicht entsprechen oder defekt sind, werden in das Verzeichnis “nicht_zu_verarbeiten” verschoben. Dokumente, die an MIA übergeben werden konnten und somit im Dokumenteingang angezeigt werden, werden im Dateiverzeichnis in den Ordner “archiv” verschoben.

In der Tabelle “eingegangene Dokumente” kann durch Klick in die Spalte “in Bearb.” auf “Dokumenteingang” das eigene Benutzerkürzel eingetragen werden. Diese Funktion zeigt anderen Anwender:innen, dass das Dokument bereits bearbeitet wird. Damit kann ein gleichzeitiger Zugriff und doppelte Bearbeitung vermieden werden. Wenn die Maske Dokumenteingang vor Übernahme einer Bearbeitung nicht neu geöffnet wurde, sollte zuvor der Button geklickt werden, um den aktuellen Bearbeitungsstand abzurufen. Soll das Dokument nach der Annahme doch nicht selbst bearbeitet werden, kann durch erneuten Klick in Spalte “in Bearb.” (jetzt das eigene Benutzerkürzel), wieder auf “Dokumenteingang” zurückgesetzt werden.

Mit der Checkbox “BKA” können Dokumente als Betriebskostenabrechnung gekennzeichnet werden.

Durch Klick auf den Drei-Punkte-Button wird ein neues Fenster zur Suche und Auswahl des Mitgliedes und des zugehörigen Mietobjektes, der Beratung, des Falls und Fallnotiz aufgerufen.

Erst nach Suche und Auswahl eines Mitgliedes (durch Setzen des X in der ersten Spalte der oberen Tabelle) werden die Register im unteren Bereich der Seite aktiv.

Im Register “Fälle” können mehrere Fälle ausgewählt werden. 

Ist ein Fall zum Mitglied noch nicht vorhanden, kann ein neuer Fall durch setzen der Checkbox “Neuen Fall anlegen” hier direkt erstellt werden.

Im Register “Fallnotiz” werden alle vorhandenen Fallnotizen aufgelistet und mehrere können ausgewählt werden. Fall-Notizen können unabhängig der Fallauswahl gewählt werden.

Wie wirkt sich die unterschiedliche Zuordnung aus?

Wird ein Dokument nur zum Fall selbst und nicht zu einer Fall-Notiz zugeordnet, wird das Dokument im Tree im Bereich “Dokumente/E-Mails” angezeigt:

Wird ein Dokument nur oder auch zu einer Fall-Notiz zugeordnet, wird das Dokument im Tree UND unter der ausgewählten Fall-Notiz selbst angezeigt:

Aufgaben:

Wird bei der Zuordnung ein Mitglied ausgewählt und ein Mietobjekt oder eine Beratung zugeordnet, wird der Stammberater der Mitgliedschaft default als Bearbeiter der Aufgabe eingetragen. Wird ein Fall zugeordnet, wird der Berater des ausgewählten Falls als Bearbeiter eingetragen.

Mit dem Systemparameter DE_AufgArtID ist es möglich, die Aufgabenart einzustellen, die vorausgewählt sein soll, wenn der Dokumenteingang geöffnet wird. Der Systemparameter befindet sich unter “Administration -> Systemeinstellungen” und “Dokumenteingang”. Zulässig sind die Systemaufgabenart “DE” und alle selbst angelegten gültigen Aufgabenarten (ohne Haken bei Systemaufgabenart).

Einrichtung unterschiedlicher Scanordner

Gültig ab Version 5.2.3

Im mit MIA verbundenen Verzeichnis für den Dokumenteingang können Unterverzeichnisse erstellt werden. Die Bezeichnung dieser Unterverzeichnisse ist frei wählbar (erlaubte Zeichen: Buchstaben, Zahlen und Unterstriche). Unter “Administration -> Import/Export -> Dok.eingang Scanordner” müssen diese Unterverzeichnisse zudem bekannt gemacht werden. Die Bezeichnung in der Verzeichnisstruktur und die in MIA (Feld “Bezeichnung in MIA”) müssen identisch sein. Der Name für die Anzeige im Dokumenteingang (Bezeichnung in MIA) kann dagegen frei gewählt werden.

18 - camt54-Dateien einlesen

Die camt54-Dateien werden nicht mehr automatisch eingelesen. Die Dateien müssen nun direkt in MIA unter “Administration-> Import/Export-> Übersicht Dateien” manuell hochgeladen werden.

Die Dateien werden von der Bank im allgemeinen in Form von zip-Dateien bereitgestellt. Um die Dateien zu verarbeiten gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Entpacken Sie die Datei, die Sie mit Hilfe Ihres Bankprogramms von Ihrer Bank heruntergeladen haben. Die Vorgehensweise hierfür hängt von der Einrichtung Ihres Rechners und dem darauf installierten Komprimierungsprogramm ab.
   Bei manchen Bankprogrammen wird beim Speichern der heruntergeladenen Dateien nicht die Endung .zip verwendet. Sie müssen ggf. in .zip umbenannt werden. Die Dateinamen dürfen keine Leerzeichen, Umlaute oder Sonderzeichen enthalten. 
2. Die Namen der ausgepackten Dateien enden mit .xml. Bitte laden Sie diese Dateien in MIA unter “Administration-> Import/Export-> Übersicht Dateien” hoch.

MIA erkennt automatisch, ob es sich um Dateien mit Gutschriften oder mit Lastschriftrückläufern handelt und startet die entsprechenden Verarbeitungsroutinen. Unter dem Menüpunkt Finanzen / Gutschriften bzw. Finanzen / Rücklastschriften können Sie die Dateien nun weiter verarbeiten.

Unter ‘Administration - Finanzen - Rücklastgründe’ können Sie für alle bekannten Rücklastschriftgründe, die von den Banken in den camt.054-Dateien geliefert werden einstellen, auf welche Zahlungsart ein Mitglied nach einer Rücklastschrift umgestellt werden soll. Außerdem können Sie einen Textbaustein hinterlegen, der in ein Benachrichtigungsschreiben an das Mitglied eingesetzt wird. Dieses Benachrichtigungsschreiben wird automatisch erstellt und im Serverdruck abgelegt.