Was bietet MIA?

🔹 Digitale Akte – Alle Dokumente und Schriftwechsel sicher und zentral verwalten.
🔹 E-Mail Integration – Kommunikation direkt in MIA archivieren und nachverfolgen.
🔹 Aufgabenverwaltung – Alle Tätigkeiten im Blick behalten und effizient steuern.
🔹 Terminplanung – Beratungstermine einfach organisieren und online buchbar machen.
🔹 Office Integration – Nahtlose Zusammenarbeit mit Microsoft Word, Excel und Outlook.
🔹 Website Integration – Mitgliederportal und Online-Services direkt anbinden.

Eine Beschreibung aller Funktionen von MIA sowie der Zusatzmodule finden Sie in dieser Dokumentation. Auch Hinweise zum Betrieb und dazugehörige Anforderungen und Voraussetzungen sind hier beschrieben.

1 - Aufgabenliste

Im Bereich über der Tabelle stehen die Filter Aufgabenart, Bearbeiter, Gruppenaufgaben anzeigen, Aufgaben anzeigen bis, erledigte Aufgaben ausblenden und nur selbst erfasste Aufgaben anzeigen zur Verfügung.

Die Filter Bearbeiter und Gruppenaufgaben anzeigen sind aktiv, wenn der Rolle des Anwenders das Recht “AUFGLISTVT” zugeordnet ist.

Wenn einer Aufgabe ein Fall zugeordnet ist, wird bei Klick auf den »-Button das Dokument im Register “Fälle” aufgerufen. Wenn einer Aufgabe kein Fall zugeordnet ist, wird der Aufruf über die Einstellungen im Katalog “Aufgabenarten” gesteuert und das dort hinterlegte Register angezeigt.

2 - Onlineberatungen

Hier finden Sie alle Seiten zu Onlineberatungen…

Die Übersicht der Onlineberatungen wird aus dem horizontalen Menü aufgerufen:

Der Menüpunkt wird angezeigt, wenn das Modul freigeschaltet ist und die entsprechenden Rechte der Rolle des angemeldeten Benutzers zugeordnet sind.

Die folgende Seite wird nach Klick auf den Menüpunkt modal aufgerufen:

Mit den Checkboxen können die Onlineberatungen nach ihrem Status und angenommen/nicht angenommen gefiltert werden. Folgende Regeln gelten für die einzelnen Filter:

Checkbox “nur unbeantwortete” -> Status “MG wartet auf Antwort” -> angenommene und nicht angenommene
Checkbox “nur in Bearbeitung” -> nur angenommene, Status MG wartet auf Antwort und beantwortet
Checkbox “nur neue” -> Status “MG wartet auf Antwort” -> nur nicht angenommene
Checkbox “nur abgeschlossene” -> Status “abgeschlossen”

Durch Klick auf den Doppelpfeil in der ersten Spalte der Tabelle kann die Mitgliedschaft aufgerufen werden. Durch diesen Aufruf wird zugleich automatisch die Annahme der Beratung gesetzt. Soll die aufgerufene Beratung doch nicht bearbeitet werden, sollte erneut die Übersicht der Onlineberatungen aufgerufen werden und die Zuständigkeit in der letzten Spalte der Tabelle durch Klick auf “abgeben” wieder zurückgegeben werden.

Einrichtung MIA-Online

Auf der folgenden Seite werden alle Grundvoraussetzungen zur Einrichtung von MIA-Online beschrieben: Einrichtung von MIA-Online

3 - Fall-Nachrichten

Fall-Nachricht

Die erste Ziffer zeigt die Anzahl aller Fall-Nachrichten mit dem Status “Neu” an. Die zweite Ziffer zeigt die Anzahl aller Fall-Nachrichten mit dem Status “in Bearbeitung” an.

Im Bereich über der Tabelle stehen die Filter zust. Mitarbeiter, neue Nachrichten, Nachrichten in Bearbeitung und erledigte Nachrichten zur Verfügung.

Mit dem Doppelpfeil » in der ersten Spalte der Tabelle kann die Mitgliedschaft und der zugeordnete Fall aufgerufen werden.

4 - Suchen

Hier finden Sie alle Seiten zur Suche…

4.1 - Standardsuche

Im oberen Bereich der Maske befinden sich die Felder, in die Sie die Daten eingeben können, nach denen Sie suchen wollen.

Mit den Daten, die Sie in die Felder Mitgliedschaftsnummer, Geburtsdatum, Person ID, Objektnummer, Mandatsreferenz und IBAN eingeben wird eine genaue Suche durchgeführt. Das heißt, dass MIA nach genau dem eingegebenen Wert in der Schreibweise sucht, die Sie verwendet haben.

Bei den Feldern Nachname, Vorname und Firmenname wird eine erweiterte Suche durchgeführt. Dabei werden nicht nur die Begriffe gefunden, die Sie eingegeben haben, sondern auch die, die mit den eingegebenen Werten beginnen. Wenn Sie z. B. im Feld Name ‘Muster’ (ohne die ‘’) eingeben wird nicht nur Frau Muster gefunden, sondern auch Herr Mustermann. Änderung!!! Die Suchfelder Straße, Ort und Telefonnummer prüfen auf ‘Enthaltensein’. Geben Sie beispielsweise „030" in das Recherchefeld Telefonnummer ein, werden alle Ergebnisse angezeigt, in denen diese Zahlenkombination vorhanden ist. Um nach Eingabe Ihrer gewünschten Recherchekriterien die Suche auszuführen, klicken Sie auf den Button “Suchen”.

Hinweis

In diesem Feld dürfen keine Sonderzeichen für die Suche verwendet werden. Wenn z.B. beim Mitglied 030-123456 hinterlegt ist, muss im Suchfeld nach 030123456 gesucht werden.

Unter dem Rechercheteil werden die Suchergebnisse in tabellarischer Form dargestellt. Ergibt Ihre Recherche nur ein Ergebnis, wird der Datensatz automatisch geöffnet. Dabei wird bei einem Mitglied die Info-Maske angezeigt und bei einer Person ohne bestehende Mitgliedschaft die Maske Person Stammdaten. Die Darstellung eines roten Ausrufungszeichens in der zweiten Spalte zeigt an, dass die Mitgliedschaft der Person inaktiv ist. Die Darstellung eines roten A zeigt an, dass die Mitgliedschaft archiviert ist. Die Kürzel H, P und L in der vierten Spalte der Tabelle stehen für H = Hauptmitglied, P = Partnermitglied und L = leistungsempfangsberechtigte Person. Um einen Datensatz aus der Tabelle zu öffnen, klicken Sie in der ersten Spalte auf den “Doppelpfeil”.

Suche mit “Wildcards” (Platzhaltern)

Jeder Verein kann selbst entscheiden, ob für die Standardsuche „Wildcards“ erlaubt sein sollen. Man unterscheidet:

% - Das Prozentzeichen steht für beliebig viele (auch null) Zeichen.
_ - Der Unterstrich repräsentiert genau ein Zeichen.

Hier einige Beispiele:

Eingabe von „Muster%“ findet alle Einträge, die mit „Muster“ beginnen.
Eingabe von „%mann“ findet alle Einträge, die mit „mann“ enden.
Eingabe von „%mann%“ findet alle Einträge, die „mann“ beinhalten.
Eingabe von „M%mann“ findet alle Einträge, die mit „M“ beginnen und mit „mann“ enden.
Eingabe von „%stra_e%“ findet alle Einträge, die „stra e“ beinhalten, wobei zwischen „stra“ und „e“ genau ein variabler Buchstabe stehen darf.

Wird der Systemparameter auf „0“ gesetzt, wird standardmäßig eine beginnt-mit-Suche verwendet.

Systemparameter: SucheWildcards

= 1: Wildcards können in den Felder Name, Vorname, Straße und Ort benutzt werden

= 0: Verwendung der beginnt-mit-Suche in den Feldern Name, Vorname, Straße und Ort

An Ergebnisliste anhängen:

Icon	Funktion
	Dieser Button öffnet ein neues Fenster zur Auswahl der gewünschten Ergebnisliste, der die markierte einzelne Mitgliedschaft/Person angehängt werden soll.
	Dieser Button öffnet ein neues Fenster zur Auswahl der gewünschten Ergebnisliste, der das gesamte Suchergebnis angehängt werden soll.

Hinweis

Hat ein User das Recht archivierte Mitglieder in der Standardsuche zu sehen, werden diese Mitglieder jedoch nicht mit an eine Ergebnisliste übertragen.

4.2 - Letzte Suche

In dieser Maske werden die Recherchefelder mit den zuletzt verwendeten Daten vorausgefüllt.

4.3 - Erweiterte Suche

Bitte beachten Sie bei der Einstellung der Filterkriterien, dass es sich um Und-Verküpfungen handelt. Wenn Sie beispielsweise die Radiobuttons “Ehrung verliehen” und “Datenschutz erw.” auf “Ja” setzen, werden nur Personen und Mitglieder ausgegeben, bei denen BEIDE Checkboxen gesetzt sind.

An Ergebnisliste anhängen

Meine Ergebnisliste

Wird eine der beiden oberen Checkboxen ausgewählt, wird die Liste im Bereich “Meine Ergebnislisten” angezeigt:

Allgemeine Ergebnisliste

Wird die dritte (von oben) Checkbox ausgewählt, wird die Liste im Bereich “Allgemeine Ergebnislisten” angezeigt:

4.4 - Übersicht der Ergebnislisten

In diesem Bereich werden alle Ergebnislisten aufgelistet, die von Ihnen und Ihren Kollegen erstellt und allen Mitarbeitern des Vereins zur Verfügung gestellt wurden.

Drucken

In der Listbox “Schreiben” werden alle Vorlagen aufgelistet, denen als “Verwendung in” Druck aus Infomaske, Stammblatt oder Kündigungsbestätigung Mitgliedschaft zugeordnet wurde.

Die Checkbox “Schreiben archivieren” steuert, ob das Dokument auch zum Mitglied im Register Dokumente hinterlegt werden soll oder nicht.

Es werden durch Klick auf den Button “Drucken” für alle Personen/Mitglieder der ausgewählten Ergebnisliste Dokumente gedruckt/erstellt. Hiermit ist also ein Seriendruck möglich.

Export von Ergebnislisten

Alternativ zum Druck der Ergebnislisten, können diese exportiert, anschließend heruntergeladen und dann ggf. aus Excel heraus gedruckt werden.

Weiterverarbeitung von Ergebnislisten in Excel

Um die Liste korrekt nach Geburtsdatum, Anfangsdatum oder Endedatum zu sortieren, muss das Format der jeweiligen Spalte angepasst werden. Dafür wird die gewünschte Spalte markiert, anschließend wählt am im Menü “Daten” die Funktion “Text in Spalten” aus. Es wird dann der Textkonvertierungs-Assistent geöffnet. Dieser Dialog unterscheidet sich geringfügig in den unterschiedlichen Excel-Versionen. Im Bereich “Trennzeichen” erkennt Excel in der Regel automatisch “Tabstopp”, klicken Sie dann “weiter”. Im Bereich “Datenformat” ist “Standard” ausgewählt und muss auf “Datum” umgestellt werden. Nach Klick auf “Fertigstellen” kann die Datumsspalte korrekt auf- oder absteigend sortiert werden.

4.5 - Mietobjektsuche

In dieser Suche kann nach

Gültig am
Mietobjektart
Objektnummer
PLZ
Ort
Straße
Hausnummer
Hausnummer-Zusatz

gefiltert werden.

Hinweis

Blau hinterlegte Felder sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden!

5 - Termine/Beratungen

Hier finden Sie alle Seiten zu Terminen und Beratungen…

5.1 - Freie Termine

Anzeige freier Beratungstermine

Die/das zuletzt aufgerufene Person/Mitglied wird im Feld “Für” vorausgefüllt.

Anlegen neuer Beratungstermine

Bisher wurden nur Terminbestätigungen an Mitglieder versendet, wenn diese im Online-Portal einen Termin gebucht haben. Diese Funktion wurde mit der MIA-Version 5.4.0-13 auch für in MIA angelegte Termine umgesetzt. Diese Funktion ist erst mit Aktivierung des neuen MIAOnline-Moduls verfügbar, da die Vorlage dann im MIAO-Backend erst entsprechend umgesetzt werden kann.

Die im MIAO-Backend hinterlegte Vorlage muss dann in MIA im Katalog “Beratungsarten” noch der gewünschten Beratungsart zugeordnet werden, erst dann ist die Checkbox “Terminbestätigung versenden” aktiv.

Zudem muss zum Mitglied eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein, damit die Checkbox “Terminbestätigung versenden” aktiv ist.

5.2 - Übersicht Fallnotizen

Im oberen Bereich der Seite stehen Filter zur Einschränkung der Ergebnisse zu Verfügung.

In der Tabelle werden alle den Suchkriterien entsprechenden Fallnotizen aufgelistet.

Unter der Tabelle werden die Notizdetails angezeigt.

5.3 - Beraterkalender

Der Button “Neuer Termin” ist aktiv, wenn der Rolle des Benutzers das Recht “TERMERST” zugeordnet ist.

Der Button “Gesprächsnotiz erstellen” wird erst aktiv, wenn dem Termin ein Mitglied zugeordnet wird.

Der Button “Termin löschen” ist inaktiv, wenn der Rolle des Anwenders das Recht “TERMNILOESCH” zugeordnet wurde.

Um den Beratungskalender nutzen zu können, müssen folgende Schritte zur Vorbereitung durchgeführt werden.

Vorlagen für die Terminblockgenerierung der einzelnen Berater anlegen (im Menü unter Administration-> Beraterkalender-> Vorlagen). Detaillierte Informationen finden Sie hier: Administration Vorlagen für den Beratungskalender
Terminblöcke generieren (im Menü unter Administration-> Beraterkalender-> Vorbereiten). Detaillierte Informationen finden Sie hier: Vorbereiten
Optional: Farben der Beratungsarten für Block und Termin einstellen unter Administration-> Anwendung-> Beratungsarten. Die farbliche Abgrenzung empfiehlt sich, um im Beraterkalender schnell zwischen Blöcken und vergebenen Terminen und deren Arten unterscheiden zu können. Im Beispiel hellgrün = Terminblock persönlich, dunkelgrün = Termin persönlich, hellblau = Terminblock telefonisch, dunkelblau = Termin telefonisch:

5.4 - Meine Termine

Der Button “Termin löschen” ist inaktiv, wenn der Rolle des Anwenders das Recht “TERMNILOESCH” zugeordnet ist.

5.5 - Terminliste

Termine können nach

Datum von/bis
in der Zeit von/bis
Beratungsort
Berater
TerminID

gefiltert werden.

Termin verschieben

Termin Markieren -> Button “Termin verschieben” klicken = öffnet eine neue Maske mit Anzeige aller freien Termine

Drucken

Termine nach Berater drucken

Durch Klick auf den Button wird die angezeigte Liste der Termine mit der Dokumentvorlage “TerminlisteBeraterDruck” erstellt und ein PDF-Dokument zum Download geöffnet.

Termine nach Standort drucken

Durch Klick auf den Button wird die angezeigte Liste der Termine mit der Dokumentvorlage “TerminlisteStandortDruck” erstellt und ein PDF-Dokument zum Download geöffnet.

5.6 - Terminliste Empfang

Der Button “Markierten Termin löschen” ist inaktiv, wenn der Rolle des Anwenders das Recht “TERMNILOESCH” zugeordnet wurde.

5.7 - Laufzettel

Mit dem Button “Drucken” wird der Druckdialog geöffnet. Hier werden alle in der Tabelle aufgelisteten Termine als einzelne Dokumente an den Drucker gesendet.

Mit dem Button “PDF-Export” kann der in der Tabelle markierte Termin einzeln als PDF-Dokument exportiert werden.

5.8 - Versäumte Termine

In diesem Bereich können Mitglieder kontaktiert werden, die Termine versäumt haben. Es werden alle Termine angezeigt, bei denen nicht das Kennzeichen “wahrgenommen” zum Termin gesetzt wurde.

Durch Klick auf den Button “Schreiben erstellen” werden die Benachrichtigungen erstellt. Der Versandweg wird durch den eingestellten bevorzugten Kommunikationsweg im Register “Person” gesteuert. Bei Einstellung “Brief” werden Schreiben generiert und im Serverdruck abgelegt. Bei Einstellung “E-Mail” und vorhandener E-Mailadresse werden die E-Mails sofort versendet.

Die Dokumentvorlage für das Schreiben wird unter Administration -> Anwendung -> Vorlagen erstellt/bearbeitet. Terminversäumnisvorlagen müssen als “Verwendung in” den Wert “Schreiben Versäumnisgebühr Termine” erhalten, damit die Vorlage in dieser Funktion verwendet wird. Als Datenquelle muss “SchreibenTerminVDruck” gewählt werden. Es kann für ein Versäumnisschreiben nur eine Vorlage verwendet werden.

Unter Administration -> Systemeinstellungen können die folgenden Einstellungen zur Versäumnis-E-Mail vorgenommen werden:

Systemparameter	Beschreibung
TerminMailBody	Im Feld “Wert des Parameters” wird der Text des E-Mailinhaltes hinterlegt.
TerminMailBetreff	Im Feld “Wert des Parameters” wird der Text des Betreffs der E-Mail hinterlegt.
TerminMailAdresse	Im Feld “Wert des Parameters” wird die Absenderadresse der E-Mail hinterlegt.

5.9 - Beraterwechsel

Hier kann für Termine der Berater ausgetauscht werden.

Wichtig

Wenn der Beraterwechsel aufgrund von Abwesenheit (z.B. wg. Krankheit) eines Beraters durchgeführt wird, sollten VOR dem Wechsel die generierten Terminblöcke für den betroffenen Zeitraum gelöscht werden! Andernfalls werden durch den Beraterwechsel die Terminblöcke des Beraters wieder frei und stehen zur erneuten Terminvereinbarung in der freien Terminsuche und ggf. auch online wieder zur Verfügung.

6 - Finanzen

Hier finden Sie alle Hilfeseiten zu Finanzen…

6.1 - Schnellbuchung

Mit der dieser Funktion können gleichartige Buchungen, wie z. B. Überweisungsgutschriften von Mitgliedern auf einem Kontoauszug der Bank, schnell verbucht werden.

In den Feldern im Abschnitt ‘Allgemeine Daten’ werden Buchungskonto, Buchungstext und ggf. eine Belegnummer (Nr. des Kontoauszuges) eingetragen.

Beispiel:

In den Feldern unten wird eine Mitgliedsnummer eingtragen. Durch Klick auf Suchen (oder mit der Tastenfolge ‘Tabulator’ - ‘Leertaste’) wird die Mitgliedsnummer gesucht und Daten des Mitglieds angezeigt.

Tragen Sie nun den Betrag ein (bei Forderungen mit vorgestelltem -) und klicken Sie auf Buchen. Wenn Sie lieber mit der Tastatur arbeiten können Sie auch hier wieder mit der Tastenfolge ‘Tabulator’ - ‘Leertaste’ arbeiten.

Danach springt der Cursor wieder in das Eingabefeld für die Mitgliedsnummer und Sie können die nächste Buchung durchführen.

6.2 - Rechnungen

Rechnungslauf

Um einen Rechnungslauf zu starten, tragen Sie ein Rechnungsdatum ein und klicken auf den Button “Rechnungslauf durchführen”. Danach wird ein Hinweis angezeigt, dass der Lauf gestartet wurde und Sie eine Benachrichtigung erhalten, wenn er fertig ist. Sie können den Status des Vorgangs unter “Administration -> Serverjobs” prüfen.

Wenn nur für einen Teil der Mitglieder Rechnungen erstellt werden sollen, können Sie den Mitgliedsnummern- oder PLZ-Bereich in die entsprechenden Felder eintragen:

Mit Klick auf den Button “Suchen” werden die entsprechenden Mitglieder angezeigt. In der Tabelle werden alle Mitglieder angezeigt, die Rechnungszahler sind (Zahlungsart Rechnung ist zum Mitglied hinterlegt) und einen negativen Saldo (bzw. den in den Systemeinstellungen hinterlegten Mindestsaldo) haben.

Weiterhin kann in den Systemeinstellungen hinterlegt werden, ob alle Mitglieder oder nur Mitglieder mit aktiver Mitgliedschaft berücksichtigt werden sollen und ob alle offenen Positionen oder nur alle bisher nicht in Rechnung gestellten Positionen relevant sind.

Übersicht

In der oberen Tabelle sehen Sie eine Übersicht über alle Rechnungsläufe. In den Tabellen darunter sehen Sie die einzelnen Rechnungen und die jeweils in Rechnung gestellten Positionen.

Mit dem Button ‘Export’ können die Daten eines Rechnungslaufs exportiert und in Excel geöffnet werden.

Storno

6.3 - Mahnungen

Mahnlauf

Auswahl der anzumahnenden Mitglieder

Geben Sie in die Felder ‘Mitgliedsnummer von’ und ‘bis’ die Mitgliedsnummern ein, für die Mahnungen erstellt werden sollen. Wenn Sie keine Mitgliedsnummern eintragen wird der Mahnlauf für alle Mitglieder durchgeführt. Angemahnt werden immer alle offenen Posten.

Mahnungen werden nach den folgenden Voraussetzungen erstellt:

Für die erste Mahnung (Mitglied hat aktuell keine Mahnstufe)

Das Datum der frühesten noch offenen Buchung liegt länger zurück liegt als in der Mahnstufe eingestellt ist
Der offene Saldo überschreitet den Mindesbetrag für die Mahnstufe

Für die darauffolgenden Mahnungen

Das Datum der letzten in MIA generierten Mahnung liegt länger zurück als in der Mahnstufe eingestellt ist
Der offene Saldo eines Mitglieds überschreitet den in der Mahnstufe eingestellten Mindestbetrag

Hinweis

In einem Mahnlauf werden immer Mahnungen für alle Mahnstufen erzeugt.

Hinweis

Mit der Einführung von SEPA ist es sinnvoll geworden, auch Mahnungen für Lastschriftzahler zu erstellen. MIA erstellt nur Lastschriften für Mitglieder, für die ein gültiges Mandat vorliegt, oder bei dem ein abweichender Beitragszahler mit gültigem Mandat eingetragen ist. Da ein Mandat ungültig werden kann oder ev. gar keins eingetragen wurde, kann ein Lastschriftzahler in Zahlungsrückstand kommen.

Starten des Mahnlaufs

Tragen Sie das Datum ein, dass auf die Mahnungen gedruckt werden soll und klicken Sie auf ‘Mahnlauf durchführen’. Dadurch wird der Mahnlauf im Hintergrund gestartet. Wenn er fertig ist erhalten Sie eine Meldung.

Die fertigen Mahnungen können über den Serverdruck (unter Administration) ausgedruckt werden.

Vorbereiten des Mahnungssystems von MIA

Die Administration der Mahnstufen ist hier beschrieben.

Übersicht

Storno

Unter “Finanzen -> Mahnungen -> Storno” können Mahnläufe storniert werden.

Achtung

Es wird immer der ganze Mahnlauf storniert! Es können hier nicht einzelne Mahnungen zurückgesetzt werden.

Achtung

Bitte achten Sie ggf. unbedingt auch auf die Reihenfolge in der Mahnläufe storniert werden. Beispiel: Wenn in Lauf 1 komplett oder teilweise die gleichen Mitglieder enthalten sind, wie in Lauf 2, muss erst Lauf 2 und anschließend erst Lauf 1 storniert werden. Wird diese Reihenfolge nicht beachtet, kann Lauf 2 nicht korrekt storniert werden. Die Mahnstufe kann dann nicht von z.B. 2 auf 1 gesetzt werden, weil 1 zu diesem Zeitpunkt nicht mehr vorhanden ist.

6.4 - Gerichtliches Mahnverfahren (Modul)

Das automatisierte gerichtliche Mahnverfahren mit MIA…

Die Grundvoraussetzungen schaffen

Freischaltung des Moduls „Gerichtliches Mahnverfahren“

Um das Modul „Gerichtliches Mahnverfahren“ freischalten zu lassen, wenden Sie sich bitte an die DES - DMB EDV-Service GmbH. Nach Aktivierung des Moduls sind im Menü unter „Finanzen -> Mahnungen“ die Menüpunkte „Mahnverf. beantr.“ und „Mahnverf. bearb.“ verfügbar.

Systemeinstellungen konfigurieren

Im Menü unter „Administration -> Systemeinstellungen“ müssen neben Angaben zum jeweils zuständigen Mahn- und Prozessgericht auch die Kennziffer und die EDA ID eingetragen werden.

Das automatisierte gerichtliche Mahnverfahren ist inzwischen in allen Bundesländern eingeführt worden. Wenn sie noch nicht über eine Kennziffer für den elektronischen Datenaustausch verfügen, können sie diese beim jeweils zuständigen Amtsgericht kostenlos beantragen.

Im Menü unter „Administration -> Systemeinstellungen -> Module -> Ger. Mahnverfahren“ müssen vier Systemparameter eingestellt werden.

gEDAmin - untere Grenze für die Generierung der EDA ID genau dreistellig
gEDAmax - obere Grenze für die Generierung der EDA ID genau dreistellig
GKBetrag - Gerichtskosten, mit welchem das Mitgliedskonto bei einem gerichtlichem Mahnverfahren belastet wird (z.B. -32.00)
GKKonto - Konto, auf welches die Gerichtskosten gebucht werden (z.B. 1000)

gEDAmin und gEDAmax werden bei Erhalt der Kennziffer mitgeteilt. Wenn bereits gerichtliche Mahnverfahren mit Angabe der EDA ID durchgeführt wurden, muss für gEDAmin die nächstgrößere ID in MIA eingetragen werden.

Konten richtig konfigurieren

Im Menü unter „Administration -> Finanzen -> Konten“ müssen den Konten „Forderungstyp“ und „Forderungsart“ korrekt zugeordnet werden.

Dies ist notwendig, damit MIA automatisch Haupt- und Nebenforderungen ermitteln und unterscheiden kann.

Beispiel: Für das Konto „Beitrag“ wird der Forderungstyp „Forderungskonto“ und die Forderungsart „Mitgliedsbeitrag (Hauptforderung)“ zugeordnet. Ist ein Konto „EMA-Gebühren“ vorhanden, wird der Forderungstyp „Forderungskonto“ und die Forderungsart „Auskunftskosten (Nebenforderung)“ zugeordnet. Für das Konto Mahngebühr, wird der Forderungstyp „Forderungskonto“ und die Forderungsart „Mahnkosten (Nebenforderung)“ zugeordnet.

Mahnstufen richtig setzen

Im Menü unter „Administration -> Finanzen -> Mahnstufen“ muss eine Mahnstufe mit der entsprechenden Checkbox als „letzte Mahnstufe“ gekennzeichnet werden.

Die Durchführung

Neues Mahnverfahren beantragen

Im Menü unter „Finanzen -> Mahnungen-> Mahnverf. beantr.“ die Maske „Gerichtlichen Mahnbescheid erstellen“ öffnen. Im ersten Schritt kann hier vorerst nur der Button „Suche relevante Mitgliedschaften“ ausgeführt werden. Die Suche kann je nach Anzahl der Mitgliedschaften mehrere Minuten andauern und während dieser Zeit kann der ausführende Anwender keine anderen Aktionen in MIA durchführen.

Sofern relevante Mitgliedschaften gefunden wurden, werden diese in der oberen Tabelle angezeigt und die weiteren vier Buttons werden aktiv. Nun können die gewünschten Mitgliedschaften einzeln (durch Klick in die Tabellenspalte „Auswahl“) dem Mahnbescheid hinzugefügt werden. Alternativ können durch Klick auf den Button „Alle auswählen“ alle aufgelisteten Mitgliedschaften dem Mahnbescheid zugeordnet werden.

Durch Markieren einer Mitgliedschaft in der Tabelle, werden in der Tabelle links unten alle offenen Positionen aufgelistet. Es ist möglich, durch Klick auf die Pfeilbuttons einzelne oder alle Positionen in die Tabelle „Zu berücksichtigende“ rechts unten zu übertragen. Alternativ können auch alle offenen Positionen aller ausgewählten Mitgliedschaften durch Klick auf den Button „Alle Positionen der Auswahl übernehmen“ übertragen werden.

Nachdem alle gewünschten Mitgliedschaften und Positionen ausgewählt wurden, klicken Sie auf den Button „Mahnbescheid erstellen“. Auch dieser Vorgang kann je nach Datenmenge einige Minuten andauern. Anschließend wird automatisch die Maske „Gerichtlichen Mahnbescheid Nr. xx prüfen“ angezeigt. Der erstellte Mahnbescheid hat nun den Status „Entwurf“ und wird auch im Menü unter „Finanzen -> Mahnungen -> Mahnverf. bearb.“ aufgeführt und kann so jederzeit mit dem letzten Bearbeitungsstand wieder aufgerufen werden.

Mahnverfahren bearbeiten

Im Menü unter „Finanzen -> Mahnungen-> Mahnverf. bearb.“ die Maske „Übersicht der gerichtlichen Mahnbescheide“ öffnen. Gewünschten Mahnbescheid suchen/markieren und mit Klick auf den Button „Mahnbescheid bearbeiten“ öffnen.

So lange sich ein Mahnbescheid im Status „Entwurf“ oder „Fehlerhaft“ befindet, können die Daten der Mitglieder in den unteren Registern bearbeitet werden. Durch Klick auf den Button „Löschen“ können auch jetzt noch die in der Tabelle markierten Mitgliedschaften einzeln aus dem Mahnbescheid entfernt werden. Der komplette ger. Mahnbescheid wird gelöscht, wenn auch die letzte noch vorhandene Mitgliedschaft aus dem Mahnbescheid entfernt wird. Anschließend sind die Mitgliedschaften und alle Positionen für einen neuen Lauf wieder verfügbar.

Ein im Entwurf befindlicher ger. Mahnbescheid kann ohne Durchführung der Prüfung nicht exportiert werden, der Button „Exportieren“ ist so lange inaktiv.

Durch Klick auf den Button „Prüfen“ wird die Prüfung der Daten nach den Richtlinien des austomatisierten gerichtlichen Mahnverfahrens durchgeführt.

Werden bei der Überprüfung der Daten Fehler festgestellt, erhält der ger. Mahnbescheid den Status „Fehlerhaft“. Nun müssen die Fehler bereinigt werden.

Ein sehr häufiger Fehler ist z.B. eine fehlende Anrede des Mitglieds. Die Anrede kann im Register „Antragsgegner“ hinzugefügt werden. (Tipp: Vervollständigen Sie nach Erstellung/Export des ger. Mahnbescheids die Anrede auch im Register Stammdaten. Die im Register „Antragsgegner“ erfassten Daten werden nicht dauerhaft zum Mitglied gespeichert, sondern „nur“ zu diesem Mahnbescheid.)

Nachdem alle aufgelisteten Fehler bearbeitet wurden, wird erneut die Prüfung ausgeführt. Wenn alle Fehler behoben wurden, erhält die jeweilige Mitgliedschaft den Status „Geprüft“. Wenn alle Mitgliedschaften den Status „Geprüft“ erreicht haben, wird der Button „Exportieren“ aktiv.

Durch Klick auf den Button „Exportieren“ wird das Fenster „EDA-Kennziffer prüfen und exportieren“ aufgerufen. Prüfen und korrigieren Sie ggf. die „neue EDA-Kennziffer“, da diese nicht doppelt verwendet werden darf. Stimmt die Kennziffer mit einer zuvor bereits eingereichten Kennziffer überein, wird das zuständige Gericht den neuen Mahnbescheid abweisen.

Nachdem eine Dopplung ausgeschlossen wurde, klicken Sie auf den Button „Weiter“. Anschließend wird ein Windows-Dialog aufgerufen. Speichern Sie die Datei und übertragen Sie diese in gewohnter Weise an Ihr zuständiges Gericht.

Allgemeine Hinweise zum gerichtlichen Mahnverfahren

Haupt- und Nebenforderungen

§ 690 Abs. 1 Nr. 3 ZPO regelt:
Haupt- und Nebenforderungen sind gesondert und einzeln zu bezeichnen und sind daher in der Administration korrekt zu konfigurieren.

Die anderen Nebenforderungen sind nach ihrer Art aufgeschlüsselt. Auskünfte sind z.B. Kosten für die Einwohnermeldeamtsanfrage, Handelsregisterauskunft, Gewerberegisterauskunft u.ä.

Die Gerichts- und Prozessvertreterkosten werden vom Amtsgericht errechnet und in den Mahnbescheid aufgenommen; diese Kosten dürfen vom Antragsteller nicht selbst eingetragen werden.

Nebenforderungen

Hier können insbesondere durch den Verzug des Antragsgegners entstandene vorgerichtliche Kosten angegeben werden.

Auslagen des Antragstellers für dieses Verfahren

Hier sind nur andere Auslagen des Antragstellers anzugeben, und zwar nur solche, die in unmittelbarem Zusammenhang mit der Vorbereitung und Durchführung des Mahnverfahrens stehen und zur zweckentsprechenden Rechtsverfolgung notwendig sind.

(Quelle: https://www.mahngerichte.de/verfahrenshilfen/ausfuellbeispiele/)

6.5 - Lastschriften

Durchführen von SEPA-Lastschriftläufen

Anlegen der neuen Lastschrift

Um einen neuen Lastschriftlauf anzulegen, klicken Sie auf den Button “Neuer Lauf”. Daraufhin öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie nach dem Ausführungsdatum der Lastschrift gefragt werden. Nachdem Sie eines eingegeben haben und auf “Ausführen” klicken, wird der neue Lastschriftlauf angelegt. Dabei werden alle Mitgliedskonten von Lastschriftzahlern überprüft. Liegt der Saldo unter dem in der Systemeinstellung eingestellten Wert (Parameter “LastschriftMin”) wird für das Mitglied, oder den abweichenden Beitragszahler, eine Lastschrift erstellt.

Dabei werden der einzuziehende Betrag und die Positionen vermerkt, die mit der Lastschrift ausgeglichen werden. Eine Buchung im Mitgliedskonto wird noch nicht vorgenommen.

Das Anlegen des neuen Lastschriftlaufes erfolgt im Hintergrund, Sie können in MIA weiter arbeiten. Sobald der Lauf angelegt ist, werden Sie benachrichtigt.

Hinweis

Bei der Festlegung des Ausführungsdatums müssen Fristen beachtet werden. Erst- und Einmallastschriften müssen mindestens 5, Folge- und Letztlastschriften mindestens 2 Bankarbeitstage vor der Ausführung bei der Bank elektronisch eingereicht werden. Die meisten Banken fordern jeweils einen Tag mehr. Details dazu entnehmen Sie bitte der Lastschriftvereinbarung mit Ihrer Bank. Wenn Sie nicht sicher sind, ob im Lastschriftlauf Erst- und/oder Einmallastschriften enthalten sind, empfehlen wir, die jeweils längste Frist zu wählen.

Wenn Sie Vorbenachrichtigungen versenden wollen, müssen Sie die für Druck, Verpackung und Versand erforderlichen Zeiten berücksichtigen und addieren. Manche Banken regeln das ebenfalls in ihren Lastschriftvereinbarungen, prüfen die Vorbenachrichtigungen aber nicht. Wir empfehlen eine Vorlaufzeit von 14 Bankarbeitstagen, wenn Sie Vorbenachrichtigungen versenden wollen.

Lauf bearbeiten

Nach Klick auf den Button “Lauf bearbeiten” wird eine Übersicht über alle Lastschriften des gewählten Laufes angezeigt. Sie können eine Lastschrift suchen und aus dem Lauf entfernen.

Das kann z. B. dann sinnvoll sein, wenn ein Mitglied bekannt gibt, dass sein Konto nicht gedeckt ist oder seine Bankverbindung sich geändert hat. Damit können Kosten für Lastschriftrückläufer vermieden werden.

Ein Lastschriftlauf kann nur solange bearbeitet werden, bis er exportiert wurde. Ist der Status “vollständig exportiert” oder “teilweise exportiert”, kann eine Lastschrift aus einem Lauf nicht mehr zurückgenommen werden. Sollte eine Bearbeitung dennoch nötig sein, kann der LS-Lauf annulliert werden.

SEPA-Vorbenachrichtigungen erstellen

Die Vorbenachrichtigungen werden nach Klick auf den Button “Vorbenachrichtig. erstellen” erstellt. Die Erstellung wird im Hintergrund ausgeführt. Nach Fertigstellung wird die folgende Meldung angezeigt:

Bei Kontoinhabern, für die in der Mandatsverwaltung (Register Zahlungsverkehr) als Kommunikationsweg “Brief” eingetragen ist, wird eine PDF-Datei erstellt und im Serverdruck bereitgestellt. Bei Kontoinhabern, für die als Kommunikationsweg ‘E-Mail’ eingetragen ist, wird je nach Einstellung eine E-Mail erstellt und das Dokument aus der .odt-Vorlage als PDF-Datei als Anhang beigefügt oder eine E-Mail ohne das PDF-Dokument als Anhang.

E-Mail mit SEPA-Vorbenachrichtigung als Anhang wird verschickt wenn es in der Vorlagenverwaltung keine oder keine gültige html-Vorlage für die SEPA-Vorbenachrichtigung gibt. In diesem Fall wird in die E-Mail zur Vorbenachrichtigung der Wert des Systemparameters “SepaMailBody” (Administration-> Systemeinstellungen und Finanzen-> Lastschrift) eingefügt.
E-Mail ohne SEPA-Vorbenachrichtigung als Anhang wird verschickt wenn es in der Vorlagenverwaltung eine gültige html-Vorlage für die SEPA-Vorbenachrichtigung gibt.

Der Versand der E-Mails erfolgt nach dem Start der Funktion ohne weitere Nachfrage. Im Protokoll (Register Person -> Button “Protokoll”) des Mitglieds wird dazu ein Eintrag vorgenommen.

Hinweis

Die E-Mail-Vorbenachrichtigungen werden nur 1x je Mitglied verschickt. Die folgende Grafik zeigt in der Spalte “Status der Vorbenachrichtigung”, dass die E-Mail an zwei Mitglieder erfolgreich verschickt wurde. Der Button “Vorbenachrichtigung versenden” ist weiterhin aktiv, damit Fehlersituationen behoben werden können. Dem Mitglied mit der Nummer 300005 konnte keine Vorbenachrichtigung geschickt werden, weil keine E-Mailadresse hinterlegt wurde. Die E-Mailadresse kann nun nachträglich beim Mitglied eingetragen werden und dann der Versand erneut veranlasst werden. Im vorliegenden Fall erhält dann nur MG-Nummer 300005 eine Vorbenachrichtigung, weil den anderen Mitgliedern die E-Mail bereits zugeschickt wurde.

Lauf löschen

Mit dieser Funktion kann ein Lauf, der noch nicht exportiert wurde, gelöscht werden. Alle zugehörigen Einträge werden damit entfernt.

Lauf exportieren

SEPA-Lastschriften werden unterschieden nach Erst-, Einzel-, Folge- und Letztlastschriften. Für diese Lastschrifttypen gelten unterschiedlich lange Einreichfristen bei der Bank.

Um den Vereinen größtmögliche Flexibilität zu geben, können die Lastschriften der einzelnen Typen getrennt exportiert werden.

Im Auswahlfeld “Lastschrift Typ” wählen Sie den Lastschrifttyp, den Sie exportieren wollen und starten den Export durch Klick auf den gleichnamigen Button.

Beim Export werden die Haben-Buchungen in den Mitgliedskonten vorgenommen.

Sie werden benachrichtigt wenn der Export abgeschlossen wurde. Die Lastschriftdateien werden spätestens ca. zwei Minuten nach der Fertigstellung des Exports im Verzeichnis MIA-Daten/bank bereit gestellt. Alternativ können Sie die Lastschriftdateien auch in MIA im Menü unter “Administration -> Import/Export -> Übersicht Dateien” herunterladen.

Achtung

Bitte achten Sie mit besonderer Sorgfalt darauf, immer die zuletzt exportierte/n Lastschriftdatei/en an die Bank zu übertragen!

Lauf annullieren

Ist der Lastschriftlauf vollständig exportiert und dennoch fehlerbehaftet (z.B. falsches Datum in Konto oder Lastschriftdatum) können die zuletzt vorgenommenen Schritte in „Lastschrift-Läufe verwalten“ durch Klick auf den Button „Export annullieren“ zurückgenommen werden.

Alle Haben-Buchungen in den Mitgliedskonten werden entfernt.

Der dazugehörende Lastschriftlauf kann jetzt wieder bearbeitet oder auch gelöscht werden.

Die Mitgliedskonten stehen wieder im Soll und ein neuer Lastschriftlauf kann angestoßen werden.

Ist der Lastschriftlauf nicht vollständig, also nur teilweise exportiert, finden Sie den Fehler unter „Administration/Import-Export/Übersicht Dateien“. Hier wird beim entsprechenden Lastschriftlauf in der Spalte “Fehler” ein Häkchen gesetzt und der Eintrag ist in rot vorgenommen.

Durch Anklicken dieser Zeile kann ein Fehlerprotokoll durch Klick auf den gleichnamigen Button geöffnet werden.

Sollten Sie dazu Hilfestellung benötigen, melden Sie sich beim MIA-Support.

Achtung

Wurde bereits eine Lastschriftdatei bei der Bank eingereicht, darf der Lastschriftlauf in MIA NICHT annulliert werden!

Prüfen der Mitgliedsdaten

Wenn Sie prüfen wollen, ob die Salden der Mitgliedskonten plausibel sind, können Sie vor der Durchführung eines Lastschriftlaufes die Funktion “Saldenliste” (im Menü unter Finanzen -> Saldenliste) aufrufen.

Nach Zeitpunkten, an denen Sie die Sollstellung von Beiträgen erwarten - z. B. für Jahres-, Quartals- oder Halbjahres-Zahler - können Sie außerdem die Funktion unter Administration -> Finanzen -> Sollstellungsläufe aufrufen. Dort erhalten Sie eine Übersicht über alle Sollstellungsläufe und die dabei vorgenommenen Buchungen.

Weiterhin sollte spätestens vor dem Export der Lastschriften eine Prüfung der Mandate (Finanzen -> Mandatsprüfung) durchgeführt werden. Damit werden die Mitglieder ermittelt, bei denen wegen ungültiger Mandate keine Lastschrift eingezogen werden kann.

Vorbereiten von Lastschriftläufen

Zur Vorbereitung sollten Sie folgende Einstellungen vornehmen bzw. prüfen:

Prüfen ob unter Administration -> Systemeinstellungen die aktuelle IBAN und BIC des Kontos eingetragen sind, über das Sie die Lastschrift abwickeln wollen.
Ebenfalls in Systemeinstellungen sollte im Parameter ‘gKontoBank’ die Nummer des Kontos in MIA stehen, auf das die Lastschriften gebucht werden sollen. Im Parameter ‘LSBuchText’ können Sie den Buchungstext festlegen, der bei der Lastschriftbuchung im Mitgliedskonto verwendet wird.
Auch der Parameter “LastschriftMin” in den Systemeinstellungen sollte gesetzt/geprüft werden.

Die Grundvoraussetzungen sind damit geschaffen.

Zusätzlich ist zu entscheiden, ob Sie eine Vorbenachrichtigung versenden wollen. Dieser Schritt ist in MIA optional. Wenn Sie die Vorbenachrichtigungen versenden wollen, sind weitere Schritte zur Vorbereitung notwendig:

Im Menü unter Administration -> Anwendung -> Vorlagen muss die Vorlage für die SEPA-Vorbenachrichtigung angepasst werden. Das geschieht mit OpenOffice oder einer aktuellen Version von MS-Word. Ein Muster und eine Übersicht der verfügbaren Textmarken finden Sie hier.
In den Systemeinstellungen muss
- im Parameter ‘SepaMailAdresse’ die Adresse eingetragen werden, die als Absenderadresse in der E-Mail stehen soll.
- im Parameter ‘SepaMailBetreff’ wird der Text eingetragen, der in der Betreffzeile der E-Mails stehen soll.
- im Parameter ‘SepaMailBody’ wird der Text eingetragen, der im Textkörper der E-Mails stehen soll. Der Text kann mehrzeilig sein. Beispiel:
  Sehr geehrtes Mitglied,
  in den nächsten Tagen buchen wir vereinbarungsgemäß von Ihrem Konto ab. Details finden Sie im Anhang.
  Ihr Mieterbund
Um die Mails versenden zu können müssen von uns in MIA die Zugangsdaten für einen Postausgangsserver eingetragen werden. MIA unterstützt SMTP-Server, die Verbindung erfolgt über Port 25. In Ihrer Netzwerkkonfiguration bzw. Firewall muss ggf. die Verbindung zu dem Server freigeschaltet werden. Falls Sie keinen Postausgangsserver haben oder der vorhandene nicht genutzt werden kann, stellen wir Ihnen gerne einen zur Verfügung.

Fehlerprotokoll

Wenn der Export eines Lastschriftlaufs nicht erfolgreich war, also unter Administration -> Serverjobs als Ergebnis “Fehler bei der Xml Validierung für Erstlastschrift” und/oder “Fehler bei der Xml Validierung für Folgelastschrift” angezeigt wird, ist das Fehlerprotokoll zu prüfen.

Dazu die Seite unter “Administration -> Import/Export -> Übersicht Dateien” aufrufen.
Hier die fehlerhafte Datei markieren (Typ = Lastschrift, in Spalte “Fehler” ist die Checkbox gesetzt und der Datensatz wird rot dargestellt).
Anschließend den Button “Fehlerprotokoll” klicken und die Datei herunterladen. (meist (je nach Einstellung des Browsers) wird die Datei in den Downloadordner abgelegt)
Fehlerprotokoll im Browser oder einem Texteditor öffnen

Eine Meldung besteht aus je zwei öffnenden und schließenden ERROR-Tags:
\<error>cvc-pattern-valid: Value 'xxxxxxxxxxx' is not facet-valid with respect to pattern '[A-Z]{6,6}[A-Z2-9][A-NP-Z0-9]([A-Z0-9]{3,3}){0,1}' for type 'BICIdentifier'.\</error>

\<error>cvc-type.3.1.3: The value 'xxxxxxxxxxx' of element 'BIC' is not valid.\</error>

“…element BIC ist not valid.” bedeutet, dass die dort angegebene BIC von der Prüfung als falsch erkannt wird.
Um den Export durchführen zu können, kann man nun das oder die Mitglieder aus dem Lastschriftlauf herausnehmen und die Daten später korrigieren.

Um die Mitglieder mit den fehlerhaften BICs oder IBANs zu finden, kann man über die Standardsuche nach IBAN und über die erweiterte Suche nach BIC suchen. Für die so ermittelten Mitglieder ist die Lastschrift aus dem aktuellen Lastschriftlauf zurückzunehmen. Anschließend kann der Export erneut gestartet werden.

Übersicht

Diese Maske listet in der oberen Tabelle alle bisher durchgeführten Lastschriftläufe mit den Ausführungsdetails und der Gesamtsumme auf.

Die Tabelle unten links zeigt alle Vorbenachrichtigungen zum oben ausgewählten Lastschriftlauf, sofern diese erstellt wurden.

Die Tabelle unten rechts listet die Anzahl der einzelnen Lastschrifttypen (Erstlastschrift/Folgelastschrift/Einmallastschrift) des oben ausgewählten Laufes sowie den Status auf.

Mit dem Button “Export nach Excel” kann eine Tabelle mit den Spalten Mitgliedsnummer, Name/Vorname, Betrag, Lastschrifttyp, Status der Lastschrift, Mandatsreferenznummer und dem Status der Vorbenachrichtigung im Format .xlsx exportiert werden.

6.6 - Rücklastschriften

RLS importieren

In dieser Maske können Rücklastschriften, die in camt54-Dateien als Detallierung zum Kontoauszug geliefert werden, auf die jeweiligen Mitgliedskonten verbucht werden.

Das Einlesen der camt54-Dateien ist hier beschrieben.

RLS manuell verbuchen

In dieser Maske können Rücklastschriften manuell verbucht werden.

6.7 - Gutschriften

In dieser Maske können Überweisungsgutschriften, die in camt54-Dateien als Detallierung zum Kontoauszug geliefert werden, auf die jeweiligen Mitgliedskonten verbucht werden.

Vorbereitung

Bevor Dateien eingelesen werden sollten einige Anpassungen in den Systemeinstellungen vorgenommen werden.

Parameter ‘GSRegExp’

Mit diesem Parameter wird ein Suchmuster festgelegt, mit dessen Hilfe MIA versucht die Mitgliedsnummer im Verwendungszweck einer Gutschrift zu finden.

Wenn Ihr Verein z. B. Mitgliedsnummern mit 5 und 6 Stellen vergibt sieht das Muster so aus: [0-9]{5,6}

Bei 5-stelligen Nummern würde das Muster so aussehen: [0-9]{5,5}

Hinweis

MIA versucht eine Gutschrift automatisch zu verbuchen, wenn im Verwendungszweck nur eine Nummer vorkommt, die dem eingegeben Suchmuster entspricht. Wenn es mehrere gibt kann MIA nicht entscheiden, welche davon die Mitgliedsnummer ist und verbucht nichts automatisch.

Parameter ‘GSRegExpMNr’

Wenn Sie ein komplexeres Suchmuster im Parameter GSRegExp angeben, können Sie im Parameter GSRegExpMNr ein Muster angeben, mit dem innerhalb des Ergebisses dessen suchen können, was mit GSRegExp gefunden wurde.

Ist z. B. in GSRegExp das Muster ‘AB[0-9]{6,6}CD angegeben, so findet MIA alle 6-stelligen Nummern, die von AB und CD eingerahmt werden. Also z. B. AB123456CD oder AB654321CD. Mit dem Muster [0-9]{5,5} in Parameter GSRegExpMNr kann im zweiten Schritt die eigentliche Mitgliedsnummer extrahiert werden.

Parameter ‘GSKonto’

Mit diesem Parameter legen Sie das Konto fest, auf das die Gutschriften verbucht werden sollen. Im Normalfall ist das das Bankkonto, auf das die Gutschriften eingegangen sind.

Parameter ‘GSBuchText’

Mit dem Parameter wird der Buchungstext bestimmt, der in den Mitgliedskonten für die Gutschriften eingetragen wird.

Einlesen der Dateien

Das Einlesen der Dateien ist hier beschrieben.

Verarbeiten der Gutschriften

Nach dem Einlesen einer Datei wird die Verarbeitung automatisch gestartet. In der Spalte Status können Sie den Stand der Bearbeitung einer Datei erkennen:

in Bearbeitung – erfolgreich importiertes Dokument wird autom. verarbeitet, eine manuelle Weiterverarbeitung ist momentan nicht möglich
aktiv – Dokument wurde erfolgreich importiert und kann manuell weiterverarbeitet werden
inaktiv – beim Importieren/Verarbeiten des Dokuments ist ein Fehler aufgetreten, eine Weiterverarbeitung ist nicht möglich
abgeschlossen – Verarbeitung abgeschlossen, keine offenen Buchungen mehr

6.8 - Kontenblatt

6.9 - Saldenlisten

Mit den Saldenlisten können die Salden von Mitgliedern aufgelistet werden. Dabei kann nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden:

Mitgliedsnummer: In den Feldern ‘Mitgliedsnr. von’ und ‘bis’ können Sie Mitglieder eines bestimmten Nummernkreises suchen. Wenn Sie die Felder leer lassen werden alle Mitglieder aufgelistet.
In den Feldern ‘Saldo Mitgliedskonto von’ und ‘bis’ können Sie nach den Mitgliedern filtern, die einen bestimmten Saldo haben. Bitte geben Sie den kleineren Wert in das Feld ‘Saldo Mitgliedskonto von’ ein. Wenn Sie also nur Salden zwischen -200€ und -10€ sehen wollen (weil z. B. der Mindestbetrag für die Rechnungsstellung 10€ ist), geben Sie die Werte bitte in dieser Reihenfolge und mit Vorzeichen ein. Wenn Sie die Felder leer lassen werden alle Salden aufgelistet.
Zahlungsart: Wenn Sie nur die Liste der Rechnungszahler haben wollen, wählen Sie bitte im Feld ‘Zahlungsart’ den entsprechenden Eintrag.

6.10 - Buchungsjournal

6.11 - Ausbuchung

Mit der Funktion “Ausbuchung” unter “Finanzen -> Ausbuchung” lassen sich Beiträge eines Forderungskontos oder Restbeträge in Mitgliedskonten über alle Forderungen schnell und übersichtlich ausbuchen.

Durch Angabe des Saldobetrages und des Zeitraums lassen sich Mahnstufen und Mahnbescheid, Auswahl eines Kontos (z.B. Mahnkosten) oder auch aller offenen Forderungen zudem noch der Status der Mitgliedschaft einschränken.

Durch Klick auf SUCHEN wird eine Übersicht erstellt, unter der Tabelle steht die Summe aller auszubuchenden Beträge und die Anzahl der Ausbuchungen.

Eine Entnahme einzelner Einträge ist nicht möglich.

Ggf. müssten im Mitgliedskonto Änderungen vorgenommen werden, um einzelne Einträge nicht zu verarbeiten (z.B. für die Verarbeitungsdauer eine Verarbeitungssperre setzten).

Zeigt die Tabelle die gewünschten Ausbuchungen/Konten an, wird im Bereich “Forderungen ausbuchen” die Beträge, wie in der Tabelle oben angezeigt, in die Konten gebucht und, sofern hinterlegt, ein Kennzeichner im Bereich Info und Mitgliedschaft angezeigt. Die Forderungen werden zum Tagesdatum ausgebucht, eine Auswahl des Buchungsdatum ist nicht möglich.

Sind die Ausbuchungen durchgeführt, lassen sich über Datum und Buchungsdatum pro Konto separat oder auch über alle Konten eine xlsx-Liste erstellen, die dann für die Buchhaltung die erforderliche Grundlage bildet.

Ebenso möglich wäre eine Auswertung des Vorgangs über die Anwendung Finanzen Geldfluss.

6.12 - Ausschlüsse (Modul)

Mit dem Modul ‘Ausschlusslauf’ können Mitglieder selektiert werden, die bestimmte Kriterien erfüllen und dann in einem Lauf ausgeschlossen werden. Die ausgeschlossenen Mitglieder werden mit einem Kennzeichen markiert. Ausschlussschreiben werden nur dann erstellt und automatisch zum Mitglied hinterlegt, wenn eine Vorlage mit “Verwendung in Ausschluss” vorhanden ist und die Dokumentvorlage auf “gültig” gesetzt ist.

Ab MIA-Version 4.0.0-5 kann ein Ausschlusslauf auch mit dem aktuellen Tagesdatum durchgeführt werden. Zuvor war die Durchführung ausschließlich in der Zukunft möglich.

Vorbereitung

Recht zuordnen

Ein Mitarbeiter, der die Funktion nutzen können soll, muss einer Rolle zugewiesen sein, die das Recht ‘Ausschlusslauf’ beinhaltet.

Um dieses Recht einer Rolle zuzuweisen rufen Sie ‘Administration - Mitarbeiter/Nutzer - Rollen’ auf und wählen die entsprechende Rolle. In der Tabelle unten links sehen Sie die noch nicht zugewiesenen Rechte. Markieren Sie das Recht ‘Ausschlusslauf’ und klicken Sie auf den Button ‘->’.

Unter dem Menüpunkt ‘Administration - Mitarbeiter/Nutzer - Nutzer in Rolle’ können Sie die Rolle den Mitarbeitern zuordnen, die die Funktion nutzen sollen.

Systemeinstellung

In der Systemeinstellung (Menüpunkt ‘Administration - Systemeinstellungen’) finden Sie die Parameter, mit denen der Ausschlusslauf gesteuert wird:

Parameter	Wert
ASL_Mahnstufe	Mahnstufe, die ein Mitglied haben muss, damit es im Ausschlusslauf berücksichtigt wird.
ASL_Saldo	Saldo des Mitglieds, ab dem ein Mitglied für den Ausschluss vorgeschlagen wird.
ASL_Datum	In diesem Parameter wird das Datum in der Form TT.MM. eingetragen. Dieses Datum wird von MIA mit der aktuellen Jahreszahl ergänzt und als Enddatum der Mitgliedschaft bei den ausgeschlossenen Mitgliedern eingetragen.
ASL_IDKündigungsgrund	In diesem Parameter wird die ID des Kündigungsgrundes eingetragen, der bei den ausgeschlossenen Mitgliedern eingesetzt werden soll. Bitte ermitteln Sie die gewünschte ID unter dem Menüpunkt ‘Administration - Anwendung - Kündig.-gründe’
ASL_IDKnzMitgliedschaft	Hier wird die ID des Kennzeichens eingetragen, das den ausgeschlossenen Mitgliedern zugewiesen werden soll. Bitte ermitteln Sie die ID unter dem Menüpunkt ‘Administration - Anwendung - Knz.Mitgliedschaft’

Vorlage

Die Druckvorlage für die Schreiben, die für die ausgeschlossenen Mitglieder erstellt werden, wird unter ‘Administration - Anwendung - Vorlagen’ bearbeitet. Ein Muster der Vorlage wurde bei der Installation hinterlegt. Dieses kann an Ihre Anforderungen angepasst werden.

Damit die Dokumentvorlage für den Ausschlusslauf verwendet wird, muss als Verwendung in “Ausschluss” verwendet werden. Als Datenquelle bietet sich “StammdatenDruck” an, da hier sicher alle benötigten Daten enthalten sind.

Der Ausschlusslauf kann auch durchgeführt werden, wenn kein Dokument zum Ausschlusslauf vorhanden ist oder wenn die Dokumentvorlage auf “nicht gültig” gesetzt ist. Diese Vorgehensweise eignet sich für Vereine, die nicht automatisch Ausschlussdokumente erstellen wollen.

Durchführung

Button	Funktion
Vorschau Ausschlusslauf	Ermittlung aller Mitglieder, die den angegebenen Kriterien erntsprechen und Anzeige in der Tabelle links.
Alle auswählen	Alle Mitglieder in der Liste links werden mit einem X in der Spalte ‘Auswahl’ versehen.
Alle aus Auswahl löschen	Bei allen Mitgliedern in der Liste links wird das X in der Spalte ‘Auswahl’ entfernt.
Vorschau Ausschlussschreiben	Für ein ausgewähltes Mitglied wird ein Ausschlussschreiben als Vorschau erstellt.
Ausschlusslauf durchführen	Alle gefundenen und mit einem X gekennzeichneten Mitglieder werden ausgeschlossen, mit dem gewählten Kennzeichen versehen und das Ausschlussschreiben wird erstellt.

6.13 - Prüfroutinen

Mandatsprüfung

Diese Prüfung ermittelt Lastschriftzahler ohne Mandate und Lastschriftzahler mit ungültigem Mandat.

Ist ein abweichender Beitragszahler zugeordnet, wird ausschließlich dieses Mandat geprüft.

Die folgende Tabelle listet alle Returncodes und deren Bedeutung auf:

Returncode	Bedeutung
0100	BLZ durch Instituts-BLZ ersetzt
0101	BLZ durch Folge-BLZ ersetzt
0102	BLZ wird ohne Nachfolge geloescht
0110	Unterkonto zu Kontonummer hinzugefuegt
0111	Pseudokonto durch Buchungskonto ersetzt
0112	Kontonummer aus anderem Grund geaendert
0120	BIC/IBAN in anderem Land
0150	Kontonummer nicht geprueft
0151	Kontonummer nicht eindeutig
0170	IBAN-Berechnung event. nicht erlaubt
0180	Kontonummer eventuell um Unterkontonr. ergaenzt
0181	Kontonummer eventuell aus anderem Grund geaendert
0182	BLZ eventuell ersetzt
0187	Bevorzugt IBAN fuer anderes Land verwenden
0188	IBAN eventuell aus anderem Land ermittelt
0189	Eventuell mehrere Teile bei IBAN-Ermittlung geaendert
0190	BIC-Ermittlung nicht implementiert
0200	Keinen BIC gefunden
0210	IBAN-Berechnung nicht erlaubt
0400	Land unbekannt/in falschem Format

Prüfung RSV und Beitragsklassen

Es lassen sich Mitgliedschaften abfragen, die

der RSV gemeldet wurden, aber keine entsprechende Beitragsklasse zugeordnet haben oder
die eine Beitragsklasse mit RSV haben, im Register RSV aber keine Versicherung eingetragen haben.

Geprüft werden dabei nur zum Tagesdatum aktive Hauptmitgliedschaften. Zur Ermittlung, ob eine RSV-Meldung vorliegt, wird auf eine vorhandene Mietobjekt-RSV geprüft.

Grundlage für die Auswertung ist eine Parametrierung zu den Beitragsklassen, die jeder Verein individuell setzen muss. Dazu wurde in der Administration zu den Beitragsklassen die Checkbox „RSV“ hinzugefügt. Es müssen die Beitragsklassen mit einem Haken versehen werden, die RSV enthalten.

Das Ergebnis der Prüfung kann entweder exportiert werden oder an die Ergebnisliste angehängt werden.

6.14 - OP-Liste

Die “OP-Liste” bietet eine Funktion zur Ermittlung der offenen Posten zu einem bestimmten Stichtag. Mit den Datumsfeldern Buchungsdatum von/bis wird der Zeitraum der relevanten Forderungen angegeben. Mit dem Stichtag wird ermittelt, zu welchem Datum die Auswertung erfolgt. Damit kann beispielsweise geprüft werden, ob eine Forderung, die im Januar fällig war, im Juni noch offen ist.

Die folgenden Daten können nach Excel exportiert werden:

Mitgliedschaftsnummer, Konto, Datum, Buchungstext, Betrag, Guthaben, Forderung

Auswertung Überzahlungen und Darstellung für Übernahme in die Finanzbuchhaltung

Viele Vereine haben mittels der “82.er-Anwendung” eine Zusatzauswertung der Überzahlungen in Mitgliedskonten für die Tagesbuchhaltung vorgenommen. Diese App steht nun nicht mehr zur Verfügung.

Eine Auswertung der Überzahlungen ist über die OP-Liste möglich. Die OP-Liste weist natürlich auch alle Soll- und Haben-Beträge aus, was bei Darstellung eines größeren Zeitraums oder einer Vielzahl von Tagesbuchungen zu einer unübersichtlichen Darstellung führen kann (siehe Bild).

Außerdem fehlt der OP-Liste die für eine schnelle Übersicht notwendige Summenbildung, was ohnehin einer Nachbearbeitung der Tabelle bedarf.

Mit Hilfe einer Pivot-Tabelle können Sie in nur 3 Schritten, wie auf dem folgenden Bild ersichtlich, die für die Tagesbuchhaltung nötige Auswertung darstellen und zu Ihren Unterlagen nehmen.

So erstellen Sie eine Pivot-Tabelle:

So lassen sich aus (fast) jeder MIA-Auswertung eigene Tabellen für individuelle Ergebnisse darstellen.

6.15 - Detailbuchungen

Auf dieser Seite besteht die Möglichkeit, die Summe von Beträgen aufzulisten, die vom ausgewählten Konto auf Forderungen des gewählten Stichtages gebucht wurden und das Ergebnis exportieren zu lassen.

Der Menüpunkt “Geldfluss” unter “Finanzen” wurde in “Detailbuchungen” umbenannt.

Anstelle von „Zeitraum von/bis“ steht nun eine Stichtagsauswertung zur Verfügung.

Ursache: Werden nach Verbuchen von Gutschriften oder Rücklastschriften Änderungen in den Mitgliedskonten, wie z.B. Stornobuchungen oder Gutschriften vorgenommen, welche zu Änderungen der Detailbuchungen führen, ist eine „nicht tageweise“ Auswertung unter Umständen nicht korrekt. Deshalb wurde die Möglichkeit der Auswertung auf das Stichtagsdatum begrenzt. Um eine korrekte Auswertung zu erhalten, ist zu empfehlen, diese unmittelbar nach verbuchter Gutschrift/Rücklastschrift zu er

6.16 - Export Inkasso

Lauf erstellen

Im oberen Bereich der Maske können säumige Mitgliedschaften mit den Filtern

Mahnstufe
Mitgliedsnummer von/bis
Kennzeichen “Mahnverfahren”
Kennzeichen “Mahnsperre”
aktive/inaktive Mitgliedschaft

ermittelt und in einem Lauf zusammengefasst werden.

Lauf bearbeiten

In der unteren Tabelle werden alle Buchungen zum ausgewählten Lauf aufgelistet. Durch Markieren und Verwendung des Buttons “Buchung entfernen” können einzelne Positionen aus dem Lauf genommen werden.

Lauf exportieren

Durch Klick auf den Button “Lauf exportieren” wird ein neues kleines Fenster aufgerufen:

Hier kann aus der Listbox ein individueller Kennzeichner ausgewählt werden, der nach dem Export zur Mitgliedschaft angezeigt wird.

Weiterhin kann durch Setzen der Checkbox “Mahnverfahren” bewirkt werden, dass nach dem Export die Checkbox “Mahnverfahren” im Register “Konto” zu den Mitgliedschaften im Lauf gesetzt ist.

Durch Klick auf den Button “Exportieren” wird der folgende Hinweis angezeigt:

Nach Klick auf “OK” wird die Erstellung der Exportdatei im Hintergrund ausgelöst.

Sobald der Hintergrundprozess abgeschlossen ist, wird die folgende Benachrichtigung angezeigt:

Die erstellten .csv-Exporte werden unter “Administration-> Import/Export-> Übersicht Dateien” zum Download bereitgestellt.

Hinweis

Exportierte Läufe können nicht mehr gelöscht werden.
Läufe mit 0 Mitgliedschaften können nicht exportiert werden.

7 - Statistiken

Hier finden Sie alle Hilfeseiten zu den Seiten unter Statistiken…

7.1 - Beratungsfälle

8 - Mitglieder/Personen

Hier finden Sie alle Hilfeseiten zu den Seiten unter Mitglieder/Person.

8.1 - Mitglied erfassen

Diese Maske dient der Erfassung neuer Mitglieder und prüft zuvor auf doppelte Einträge.

Aufbau und Funktion

Geben Sie in die Eingabefelder Name, Vorname und ggf. Firmenname die Daten des neuen Mitgliedes ein und klicken Sie anschließend auf den Button “Prüfen”. Sollte die Kombination von Name und Vorname oder der Firmenname bereits vorhanden sein, wird eine neue Maske angezeigt, in der Sie entscheiden können, ob die Person bereits vorhanden ist und Sie die Erfassung abbrechen, Sie Ihre Erfassung fortsetzen oder die Stammdaten der gefundenen Person einsehen wollen.

Checkbox Abo MZ

Wird das Häkchen der Checkbox gesetzt, wird in der Registerkarte Abo MZ (Abonnement Mitgliedszeitung) automatisch ein Datensatz angelegt. Im Feld Datum „Abo von" wird das Erfassungsdatum eingesetzt und es wird ein Exemplar der Mitgliedszeitung an die Wohnanschrift versandt. Diese Voreinstellung kann jedoch nachträglich bearbeitet werden.

Checkbox Wohnanschrift als Mietobjekt anlegen

Wird das Häkchen der Checkbox gesetzt, wird das Objekt automatisch in der Registerkarte Mietobjekte als Mietobjekt (private Erstwohnung) zum Mitglied angelegt.

Checkbox RSV zum Mietobjekt anlegen

Wenn das Häkchen der Checkbox gesetzt wird, in der Registerkarte RSV (Rechtschutzversicherung) automatisch ein Datensatz angelegt. Zudem kann das Objekt in der Registerkarte Mietobjekte nicht gelöscht werden. In der Registerkarte Mietobjekte haben Sie jedoch die Möglichkeit, das Datum „gültig bis" anzugeben.

Hinweis für Modul Bauanteile

Wenn eine Mitgliedschaft zu einer bestehenden Person angelegt wird und diese Person bereits eine private Erstwohnung zugeordnet hat, ist die Checkbox inaktiv und nicht gesetzt. Es muss dann geprüft werden, ob die Angaben zum Mietobjekt korrekt und noch aktuell sind.

Checkbox Sofortzahlung

Wird das Häkchen der Checkbox gesetzt, werden zum Mitgliedskonto automatisch zwei Buchungen angelegt. Die erste Buchung für die Fälligkeit des Mitgliedsbeitrags nach ausgewählter Beitragsklassengruppe und die zweite Buchung für die Barzahlung des Mitgliedsbeitrags.

Persönliche Daten Partner

In diesem Bereich haben Sie die Möglichkeit, weitere Mitglieder zur Mitgliedschaft hinzuzufügen. Mit den Radiobuttons legen Sie fest, ob es sich bei der Person um ein Partnermitglied oder eine leistungsberechtigte Person handelt.

Geworben von und Abw. Beitragszahler

Nach Klick auf den Button “…” wird die Maske „Person zuordnen" geöffnet. Geben Sie in das Recherchefeld über der Tabelle den Firmennamen, Vor- und Nachnamen und betätigen Sie anschließend den Button “Suchen”. Um die Person in die Ausgangsmaske zu übertragen, markieren Sie die gesuchte Person in der Ergebnistabelle und betätigen anschließend den Button “Übernehmen”.

Nachdem Sie alle gewünschten Felder gefüllt haben, klicken Sie auf den Button “Übernehmen”. Anschließend wird die Info-Maske des Mitgliedes angezeigt.

BK-Gruppe

Ab MIA-Version 5.4.0 werden Beitragsklassengruppen, denen mind. eine nicht gültige Beitragsklasse zugeordnet ist, nicht mehr in der Mitgliedererfassung zur Auswahl angeboten.

8.2 - Person erfassen

Person erfassen/bearbeiten =================

Die Beschreibung ist derzeit in Erstellung.

8.3 - Ausweise erstellen

Setzen Sie die Daten Mitgliedschaftsbeginn von/bis und klicken anschließend den Button “Suchen”. Der Button “Mitgliedsausweise erstellen” wird aktiv, sobald mindestens ein Datensatz in der Tabelle angezeigt wird. Nach Klick auf den Button “Mitgliedsausweise erstellen” öffnet sich ein Dialog, mit dem die erstellte .pdf-Datei lokal gespeichert werden kann.

Die Vorlage für die Mitgliedsausweise kann je Verein individuell gestaltet werden. Im Menü unter “Administration-> Anwendung-> Vorlagen” kann die Vorlage erstellt bzw. bearbeitet werden. Als Datenquelle muss “MitgliedsausweisDruck” und als Verwendung in “Mitgliedsausweis” eingestellt werden.

8.4 - Antragsbearbeitung

Diese Seite listet alle bisher eingegangenen Onlinemitgliedschaftsanträge auf.

Buttons und ihre Funktionen

Der Button “Alle angezeigten exportieren” erstellt eine Ecxel-Liste aller in der Tabelle angezeigten Anträge mit allen vorhandenen Daten und bietet diese zum lokalen Speichern an.

Der Button “Alle angezeigten drucken” öffnet den Druckdialog. In diesem Dialog kann die gewünschte Dokumentvorlage sowie der Drucker ausgewählt werden.

Wird die Checkbox “archivieren” gesetzt, wird das Dokument auch direkt im Register “Dokumente” des jeweiligen Mitglieds gespeichert. Hinweis: Beim Druck mit gleichzeitigem Archivieren wird für Personen deren Antrag noch nicht angenommen wurde, ein Dokument gedruckt, jedoch nicht in MIA gespeichert, da noch keine Mitgliedschaft besteht.

Werden in der Tabelle Datensätze mit einem roten ? in der zweiten Spalte angezeigt, wurde die Person als Dublette identifiziert und es muss dann geprüft werden, ob es sich tatsächlich um die gleiche Person handelt oder nicht.

Regeln zu SEPA-Lastschriftmandaten bei Antragsannahme zu einer bestehenden Person

In den folgenden Fällen werden bei Annahme des Mitgliedsantrags zu einer bereits bestehenden Person neue Lastschriftmandate mit den Daten aus dem Antrag angelegt:

Wenn die best. Person noch kein Mandat hat
Wenn die best. Person ein abgelaufenes Mandat hat
Wenn die Bankverbindung im Antrag von der Bankverbindung des aktuellen Mandats zur best. Person abweicht

In den folgenden Fällen wird kein neues Mandat angelegt - das best. Mandat bleibt gültig:

Wenn im Antrag keine Bankverbindung angegeben wurde
Wenn die Bankverbindung im Antrag mit der vorhandenen Bankverbindung der best. Person übereinstimmt

Ab MIA-Version 5.4.0

Mitgliedschaftsantrag verwerfen:

Wenn “in Bearbeitung durch” gesetzt ist, darf der eingetragene User den Antrag verwerfen. Andere User dürfen das dann nicht (Button ist inaktiv). Wenn kein “in Bearbeitung durch” dürfen alle User verwerfen.

8.5 - Geburtstags- und Jubiläumsliste

Die Geburtstags- und Jubiläumsliste ist zum Erstellen von Schreiben gedacht. Für jeden Geburtstag (70ster, 80ster, 90ster) muss eine eigene Vorlage mit dem entsprechenden Text erstellt werden. Im oberen Bereich der Maske geben Sie den zu berücksichtigenden Zeitraum an und im Bereich "Geburtstag" das gewünschte Alter. Ebenso ist bei der Erstellung von Jubiläumsschreiben zu verfahren. Die generierten Schreiben finden Sie anschließend im Serverdruck.

Die individuell zu gestaltenden Vorlagen für die Geburtstags- und Jubiläumsschreiben basieren auf der Datenquelle "StammdatenDruck".

8.6 - Dokumenteingang

Ab MIA-Version 5.0 werden Dateien mit Sonder- oder Leerzeichen sowie Umlauten im Dateinamen nicht in den MIA-Dokumenteingang übertragen. Die Dateierweiterung muss mit einem Punkt (.) vom Dateinamen getrennt sein (z. B. Nebenkostenabrechnung.pdf). Der Dateiname darf keine weiteren Punkte enthalten. Dokumente, die diesen Konventionen nicht entsprechen oder defekt sind, werden in das Verzeichnis “nicht_zu_verarbeiten” verschoben. Dokumente, die an MIA übergeben werden konnten und somit im Dokumenteingang angezeigt werden, werden im Dateiverzeichnis in den Ordner “archiv” verschoben.

In der Tabelle “eingegangene Dokumente” kann durch Klick in die Spalte “in Bearb.” auf “Dokumenteingang” das eigene Benutzerkürzel eingetragen werden. Diese Funktion zeigt anderen Anwender:innen, dass das Dokument bereits bearbeitet wird. Damit kann ein gleichzeitiger Zugriff und doppelte Bearbeitung vermieden werden. Wenn die Maske Dokumenteingang vor Übernahme einer Bearbeitung nicht neu geöffnet wurde, sollte zuvor der Button geklickt werden, um den aktuellen Bearbeitungsstand abzurufen. Soll das Dokument nach der Annahme doch nicht selbst bearbeitet werden, kann durch erneuten Klick in Spalte “in Bearb.” (jetzt das eigene Benutzerkürzel), wieder auf “Dokumenteingang” zurückgesetzt werden.

Mit der Checkbox “BKA” können Dokumente als Betriebskostenabrechnung gekennzeichnet werden.

Durch Klick auf den Drei-Punkte-Button wird ein neues Fenster zur Suche und Auswahl des Mitgliedes und des zugehörigen Mietobjektes, der Beratung, des Falls und Fallnotiz aufgerufen.

Erst nach Suche und Auswahl eines Mitgliedes (durch Setzen des X in der ersten Spalte der oberen Tabelle) werden die Register im unteren Bereich der Seite aktiv.

Im Register “Fälle” können mehrere Fälle ausgewählt werden.

Ist ein Fall zum Mitglied noch nicht vorhanden, kann ein neuer Fall durch setzen der Checkbox “Neuen Fall anlegen” hier direkt erstellt werden.

Im Register “Fallnotiz” werden alle vorhandenen Fallnotizen aufgelistet und mehrere können ausgewählt werden. Fall-Notizen können unabhängig der Fallauswahl gewählt werden.

Wie wirkt sich die unterschiedliche Zuordnung aus?

Wird ein Dokument nur zum Fall selbst und nicht zu einer Fall-Notiz zugeordnet, wird das Dokument im Tree im Bereich “Dokumente/E-Mails” angezeigt:

Wird ein Dokument nur oder auch zu einer Fall-Notiz zugeordnet, wird das Dokument im Tree UND unter der ausgewählten Fall-Notiz selbst angezeigt:

Folgende Logik greift für die Defaultwerte zust. Berater zu Fall und Aufgabe:

bei bestehendem Fall ohne Fall-Berater wird der Stammberater zur Aufgabe vorgeschlagen bei bestehendem Fall ohne Fall-Berater sowie kein Stammberater wird der angemeldete Benutzer zur Aufgabe vorgeschlagen bei bestehendem Fall und vorhandenem Fall-Berater wird der Fall-Berater zur Aufgabe vorgeschlagen

bei neuem Fall wird der Stammberater zum Fall und auch zur Aufgabe vorgeschlagen bei neuem Fall und Anpassung des Beraters wird dieser auch zur Aufgabe vorgeschlagen bei neuem Fall ohne Stammberater wird der angemeldete Benutzer zum Fall und auch zur Aufgabe vorgeschlagen bei neuem Fall und Auswahl “kein Eintrag” als zust. Berater zum Fall, wird zur Aufgabe der angemeldete Benutzer vorgeschlagen Modul “Bezirke”:

bei bestehendem Fall mit Fall-Berater der Bezirkeberater ist, wied der Fall-Berater wird zur Aufgabe vorgeschlagen bei bestehendem Fall mit Fall-Berater der nicht Bezirkeberater ist = Fall-Berater wird zur Aufgabe vorgeschlagen bei neuem Fall mit priv. Erstwohnung (aktuell gültig), wird der Bezirkeberater vorgeschlagen und zur Aufgabe übernommen bei neuem Fall mit priv. Erstwohnung (alt), wird der Bezirkeberater vorgeschlagen und zur Aufgabe übernommen bei neuem Fall und Mietobjekt ohne Bezirkeberater, wird der zust. Berater auf „kein Eintrag” gesetzt und wenn kein anderer Berater eingetragen wird, wird zur Aufgabe auch „kein Eintrag” vorgeschlagen bei neuem Fall und Mietobjekt ohne Bezirkeberater, wird der zust. Berater wird auf „kein Eintrag” gesetzt und wenn ein anderer Berater eingetragen wird, wird zur Aufgabe auch dieser Berater vorgeschlagen

Aufgaben:

Wird bei der Zuordnung ein Mitglied ausgewählt und ein Mietobjekt oder eine Beratung zugeordnet, wird der Stammberater der Mitgliedschaft default als Bearbeiter der Aufgabe eingetragen. Wird ein Fall zugeordnet, wird der Berater des ausgewählten Falls als Bearbeiter eingetragen.

Mit dem Systemparameter DE_AufgArtID ist es möglich, die Aufgabenart einzustellen, die vorausgewählt sein soll, wenn der Dokumenteingang geöffnet wird. Der Systemparameter befindet sich unter “Administration -> Systemeinstellungen” und “Dokumenteingang”. Zulässig sind die Systemaufgabenart “DE” und alle selbst angelegten gültigen Aufgabenarten (ohne Haken bei Systemaufgabenart).

Einrichtung unterschiedlicher Scanordner

Gültig ab Version 5.2.3

Im mit MIA verbundenen Verzeichnis für den Dokumenteingang können Unterverzeichnisse erstellt werden. Die Bezeichnung dieser Unterverzeichnisse ist frei wählbar (erlaubte Zeichen: Buchstaben, Zahlen und Unterstriche). Unter “Administration -> Import/Export -> Dok.eingang Scanordner” müssen diese Unterverzeichnisse zudem bekannt gemacht werden. Die Bezeichnung in der Verzeichnisstruktur und die in MIA (Feld “Bezeichnung in MIA”) müssen identisch sein. Der Name für die Anzeige im Dokumenteingang (Bezeichnung in MIA) kann dagegen frei gewählt werden.

8.7 - E-Mail-Eingang

Der allgemeine E-Mail-Eingang wird über das folgende Menü aufgerufen:

Die Anzahl in Klammern gibt an, wieviele E-Mails mit dem Status “neu” in den Posteingängen (wird summiert) vorhanden sind. Die erste Ziffer gibt die Anzahl der dem Benutzer zugeordneten E-Mails an, die zweite Ziffer gibt die Anzahl der persönlichen E-Mails und die dritte Ziffer gibt die Anzahl der Gruppen-E-Mails an.

Zugeordnete E-Mails =
MIA hat z.B. den Stammberater des Mitgliedes ermittelt und diesen Berater als Zuständigen eingetragen oder ein Mitarbeiter hat die zuständige Person manuell ins Feld “Zust. Berater” eingetragen. Die Ermittlung durch MIA erfolgt über die E-Mail-Adressen der Mitglieder und die dort eingetragenen Stammberater. Wird mit Rezepten gearbeitet, wird der Berater des aktuell gültigen Mietobjektes als zuständiger Berater ermittelt.

Persönliche E-Mails =
zu diesem Postfach ist in der Administration der E-Mail-Konten “alleinige Zuständigkeit” eingestellt.

Gruppen-E-Mails =
in der Administration der E-Mail-Konten ist “gemeinsame Zuständigkeit” eingestellt. Das können z.B. info@mieterverein-adressen sein, zu denen mehrere Mitarbeiter zugeordnet werden und dadurch die Berechtigung zur Einsicht erhalten. Unter Administration -> Mail4MIA -> Administration E-Mail-Konten werden die Postfächer eingerichtet und konfiguriert.

Mit der Listbox “Konto” kann ggf. die Anzeige der unterschiedlichen E-Mail-Eingänge ausgewählt werden. Im Menü unter dem Benutzernamen des angemeldeten Users und “Mein Zugang” kann im Bereich “Einstellungen für Mail4MIA” das E-Mail-Konten eingestellt werden, welches beim Öffnen des E-Mail-Eingangs standardmäßig ausgewählt sein soll.

Achtung

Wenn in der Administration “zust. Berater automatisch zuordnen” gesetzt ist, werden eingegangene E-Mails nicht im E-Mail-Eingang des Empfängers angezeigt, sondern dem Stammberater des Mitglieds.

Liste der E-Mails (Baumdarstellung links):

Werden Datum, Uhrzeit und Betreff grau dargestellt, wurde die E-Mail noch nicht vollständig vom E-Mail-Server heruntergeladen und die Vorschau bleibt leer.

Die Maske E-Mail-Eingang

Der rot gekennzeichnete Bereich enthält Filter, die die Anzeige der E-Mail-Liste links steuern. Die folgende Tabelle listet alle Filter und deren Aufgabe/Auswirkung auf.

Filter	Beschreibung
Konto	Auswahl des gewünschten E-Mail-Kontos, dessen E-Mails links angezeigt werden sollen. Hinweis: Das E-Mail-Konto, welches beim Öffnen des E-Mail-Eingangs angezeigt werden soll, kann jeder Benutzer individuell einstellen. Hierzu wählt man im Menü unter seinem Benutzernamen den Menüpunkt “Mein Zugang” aus. Dort kann unter “Standard-Konto für den E-Mail-Eingang” das gewünschte Konto ausgewählt werden.
Zust. Mitarbeiter	Beschränkt die Anzeige der E-Mails links auf den dort ausgewählten Mitarbeiter oder zeigt alle an.
Status	Beschränkt die Anzeige der E-Mails links auf den ausgewählten Status (neu, bearbeitet, Entwurf, gelöscht oder versendet) oder zeigt alle an. “Alle” umfasst in dem Fall die Status neu, bearbeitet und gesendet.
Empfang ab	Zeigt die E-Mails rückwirkend bis zum angezeigten Datum an. Die Anzahl der Tage, wie lang standardmäßig rückwirkend angezeigt werden soll, kann in den Systemeinstellungen eingestellt werden.
dem MA zugewiesene E-Mails ausblenden	Beschränkt die Anzeige der E-Mails links auf E-Mails, die noch keinem Mitarbeiter zugewiesen wurden.
Textansicht	Zeigt die E-Mails statt im html-Modus im Text-Modus an. Jede html-Interpretation wird ausgeschaltet und es wird nur noch reiner Text angezeigt.

Die folgende Tabelle listet alle Buttons und deren Funktion auf:

Button	Icon	Beschreibung
Neue E-Mail erstellen		Öffnet eine neue E-Mail ohne Zuordnung zu Mitglied/Person. Der Absender einer neu erstellten E-Mail entspricht dem Standardkonto des Benutzers.
Zuständigen Berater ermitteln und zuordnen		Ermittelt den aktuellen Stammberater des Mitglieds, wenn die Absender-E-Mail-Adresse zum Mitglied hinterlegt und eindeutig (keiner weiteren Person zugeordnet) ist.
Alle Empfänger anzeigen (ab Version 5.0.0)		Dieser Button öffnet ein neues Fenster mit der Liste aller E-Mail-Empfänger mit Anzeige “An”, “Bc” und “Bcc”. Weiterhin wird in der Spalte “Status” der Versandstatus an den/die jeweiligen Empfänger angezeigt. Folgende Status sind möglich:
Betreff bearbeiten (ab Version 5.0.0)		Nach Klick auf den Button “Betreff bearbeiten” wird das Feld “Betreff” aktiv und kann individuell bearbeitet werden. Nach Klick auf den Button “Speichern” wird der individuelle Betreff zur E-Mail hinterlegt und verwendet. Um den ursprünglichen Betreff der E-Mail wiederherzustellen, entfernen Sie den kompletten Betreff der E-Mail und klicken anschließen den Button “Speichern”.
Markierung zuordnen		Durch Klick auf den Button das folgende Fenster zur Auswahl einer Kategorie geöffnet: Durch Klick auf einen der Doppelpfeile wird die jeweilige Kategorie zugeordnet und dann in der Liste der E-Mails angezeigt:
Aufgabe erstellen		Öffnet ein neues Fenster zur Erstellung einer neuen Aufgabe zur ausgewählten E-Mail. Die Aufgabenart “E-Mail” wird vorausgefüllt und kann geändert werden. Dies gilt auch für den Bearbeiter der Aufgabe. Der Button zur E-Mail ist aktiv, wenn der E-Mail eine Person zugeordnet ist. Der Button zur E-Mail-Anlage ist aktiv, wenn die Checkbox “in Dokumente anzeigen” zur Anlage gesetzt ist.
Notiz bearbeiten		Öffnet ein neues Fenster zur Erstellung/Bearbeitung einer Notiz zur ausgewählten E-Mail. Die maximale Zeichenanzahl beträgt ab MIA-Version 5.2.3 1000 Zeichen.
E-Mail Drucken		Öffnet den Druckdialog mit Auswahl des Druckers oder PDF-Erstellung. Ab MIA-Version 5.0.2-3 kann die Schriftgröße und die Schriftart (helvetica, times, courier, freemono, freesans, symbol, pdfacourier, dejavusans, dejavusansmono, freeserif, hysmyeongjostdmedium, zapfdingbats) des Ausdrucks einer E-Mail je Verein individuell eingestellt werden. Standard ist Schriftgröße 8 und Helvetica. Wünschen Sie eine Anpassung, erstellen Sie bitte ein Ticket im Ticketsystem, da die Änderung in einer Konfigurationsdatei vorgenommen werden muss.
E-Mail-Protokoll (ab Version 5.0.3)		Öffnet das Protokoll zur ausgewählten E-Mail. Protokolliert werden Zuweisungen, Statusänderungen und Änderungen der Kategorie.
Person/Mitglied/Beratung/ Mietobjekt zuordnen		Dieser Button öffnet ein Fenster zur Zuordnung von Mitgliedern/Personen und ggf. Beratungen und Mietobjekten oder Fällen zur E-Mail. Durch Auflösung der Zuordnung zu einem Mitglied werden auch ggf. bestehende Bezüge zu Fällen und Fall-Notizen entfernt werden.
E-Mail löschen		Mit diesem Button können E-Mails als gelöscht markiert werden. Hinweis Eine E-Mail kann nur gelöscht werden, wenn weder die Checkbox “E-Mail in Dokumente anzeigen” noch “Anhang in Dokumente anzeigen” gesetzt ist. System-E-Mails und gesendete E-Mails können generell nicht gelöscht werden. Sind mehrere Personen/Mitglieder der E-Mail zugeordnet, erscheint bei allen zugeordneten Personen/Mitgliedern die E-Mail als gelöscht. Um eine gelöschte E-Mail wiederherzustellen, muss der Status der E-Mail auf NEU oder BEARBEITET gesetzt werden.
Keine Anhänge in Dokumente anzeigen		Mit diesem Button kann die Auswahl “Anhang in Dokumente anzeigen” für alle angehängten Dokumente aufgehoben werden.
Alle Anhänge in Dokumente anzeigen		Mit diesem Button kann für alle angehängten Dokumente die Checkbox “Anhang in Dokumente anzeigen” gesetzt werden.
Metadaten des Anhangs anzeigen/bearbeiten		Öffnet ein neues Fenster zum Anzeigen und Bearbeiten der Metadaten eines Anhangs. Der Button wird erst aktiv, nachdem zum ausgewählten Anhang die Checkbox “in Dokumente anzeigen” gesetzt wurde.
Anhang herunterladen		Startet den Download, um den ausgewählten Anhang lokal herunterzuladen.
Anhang anzeigen		Öffnet den ausgewählten Anhang in einem neuen Browser-Tab.

Suche nach E-Mails

Die Suche nach E-Mails wird im Feld über der Liste der E-Mails durchgeführt. In diesem Feld kann nach dem Namen und der E-Mailadresse des Absenders, dem Namen und der E-Mailadresse des Empfängers und nach dem E-Mail-Betreff gesucht werden. Die Suche nach einem Betreff führt die Suche sowohl im Originalbetreff als auch im angepassten Betreff aus.

Für die Suche nach versendeten E-Mails muss der Filter “Status” auf “Alle” oder “versendet” gesetzt werden.

E-Mail beantworten

Empfänger:

Wenn auf eine E-Mail geantwortet wird, wird als Empfänger automatisch die E-Mailadresse gesetzt (Checkbox “An”), wenn die Absenderadresse identisch mit der beim Mitglied hinterlegten E-Mailadresse ist. In allen anderen Fällen wird die Checkbox “An” nicht vorausgefüllt.

Absender:

Der Absender richtet sich nach dem ausgewählten E-Mail-Konto. Wenn auf eine dem Nutzer zugewiesene E-Mail geantwortet wird, wird die Absenderadresse des dem Nutzer zugewiesenen Standardkontos eingesetzt. Wenn kein Standardkonto zugewiesen ist, wird das erste der verfügbaren Konten gewählt.

E-Mail weiterleiten

Empfänger:

Wenn eine E-Mail weitergeleitet wird, wird kein Empfänger automatisch vorausgefüllt und muss immer manuell gesetzt werden.

Absender:

E-Mail Mitgliedern/Mietobjekt/Beratung/Fall zuordnen

Mit dem Button können der E-Mail (weitere) Mitglieder und zugehörige Mietobjekte und Beratungen oder Fälle zugeordnet werden.

Hinweis

Es kann bis 30.06.2024 entweder ein Mietobjekt und eine zugehörige Beratung oder ein Fall zugeordnet werden. Ab 01.07.2024 können keine Beratungen mehr zugeordnet werden.

E-Mail-Anhänge umbenennen

Wenn der Titel der Anhänge einer E-Mail umbenannt werden muss, sollte die folgende Reihenfolge beachtet werden:

Titel der Anhänge im Dialog “Metadaten” anpassen
weitere Personen/Mitglieder zuordnen

Wenn diese Reihenfolge eingehalten wird, werden bei den zugeordneten Personen/Mitgliedern die Anhänge mit dem umbenannten Titel angezeigt. Bei umgedrehter Reihenfolge werden die Originaltitel der Anhänge angezeigt.

8.8 - Verwaltungseinheiten

Im oberen Bereich der Seite werden alle vorhandenen Verwaltungseinheiten aufgelistet.

Der untere Bereich teilt sich in drei Register auf.

Im Register “Allgemeine Daten” können nähere Informationen zur Verwaltungseinheit erfasst bzw. bearbeitet werden.

Im Register “Zugeordnete Adressen” werden die zur oben ausgewählten Verwaltungseinheit vorhandenen Adressen angezeigt und es können weitere Adressen generiert/eingefügt werden.

Im dritten Register “Ermittelte Mitgliedschaften” werden alle in MIA vorhandenen Mitgliedschaften aufgelistet, deren Wohnanschrift (Mietobjekt) zum definierten Zeitraum (gültig von/bis) einer der zur Verwaltungseinheit hinterlegten Adressen entspricht.

In der zweiten Tabellenspalte kann ein " ! " angezeigt werden. Dieses Ausrufezeichen zeigt den heutigen Status der angezeigten Mitgliedschaft. Es ist möglich, dass die Person heute mit einem anderen Mietobjekt eine aktive Mitgliedschaft hat.

9 - Administration

Hier finden Sie alle Hilfeseiten zu den Seiten unter Administration…

9.1 - Mitarbeiter/Nutzer

Mitarbeiter/Nutzer erfassen

In nur wenigen Schritten kann in MIA ein neuer Mitarbeiter/Nutzer (Administration -> Mitarbeiter/Nutzer -> Erfassen) angelegt werden. Technisch gesehen wird in MIA eine Person angelegt, die dann die Eigenschaft “Mitarbeiter” bekommt.

Dublettenprüfung
Nach der Eingabe von Name und Vorname und dem Klick auf “Prüfen” wird eine Dublettenprüfung durchgeführt. Sollte es in MIA bereits eine oder mehrere Personen mit dem identischen Namen/Vornamen geben, werden diese in einer separaten Maske aufgelistet. Hier kann der Anwender dann entscheiden, ob trotz der Dublette(n) eine neue Person mit dem angegebenen Namen/Vornamen angelegt werden soll.
Sollte der neue Mitarbeiter/Nutzer auch Mitglied im Verein sein/werden, sollte eine zweite Person angelegt werden, damit bei Verwendung der Module “Mail4MIA” und “MIAOnline” zwischen privaten und dienstlichen E-Mail-Konten unterschieden (wg. Mitgliedskommunikation, Benachrichtigen über neue Beratungsanfragen usw.) werden kann.
Eingabe der Daten
Hier können alle gewünschten Daten (persönliche Daten, Postanschrift, Kontaktdaten) zum Mitarbeiter/Nutzer erfasst werden. Pflichtfelder sind lediglich Name und Vorname, daher sind diese nach der Dublettenprüfung auch schreibgeschützt. Alle anderen Felder können optional gefüllt werden. Teilweise können diese Daten später als Textmarken in Vorlagen zur Erstellung von Schreiben verwendet werden.
Eingabe weiterer Eigenschaften

Im Bereich “Weitere Daten” muss festgelegt werden, ob es sich bei dem Mitarbeiter um einen Berater handelt und ob der Mitarbeiter bzw. Berater aktiv ist. Dies hat Auswirkung auf die Anzeige des Mitarbeiters/Nutzers in den einzelnen Masken! In der Regel werden nur aktive Mitarbeiter/Nutzer als Bearbeiter zur Auswahl angeboten, manchmal ausschließlich aktive Berater. Außerdem kann ein Mitarbeiterkürzel angegeben werden, welches auch als Textmarke in Vorlagen zur Erstellung von Schreiben verwendet werden kann. Wenn es sich bei dem neu angelegten Mitarbeiter/Nutzer um einen Berater handelt, kann hier noch die Standard-Beratungsdauer und der Beratungsort angegeben werden. Diese Angaben werden u.a. für den Beraterkalender bzw. für die Generierung von Terminblöcken benötigt.
Zugangsdaten anlegen
Um dem neuen Mitarbeiter/Nutzer auch das Anmelden in MIA zu ermöglichen, müssen über den Button “Zugang anlegen” die individuellen Zugangsdaten erfasst werden.

Achtung: Passwörter müssen den Passwortrichtlinien entsprechen, also mindestens 8 Zeichen lang sein, Groß- und Kleinbuchstaben, mindestens ein Sonderzeichen und eine Zahl enthalten. Login-Namen dürfen maximal 20 Zeichen lang sein und keine Umlaute enthalten.
Speichern der Daten

Nach dem Eintragen der Daten kann über den Button “Speichern” die Person als Mitarbeiter/Nutzer in MIA angelegt werden. Ein Klick auf “Abbrechen” verwirft die Daten, es wird keine Person in MIA angelegt.

Nach dem Anlegen des neuen Mitarbeiters/Nutzers muss noch die Zuordnung der Rechte/Rollen erfolgen, da dieser sonst nach der erfolgreichen Anmeldung kein Menü in MIA sehen würde.

Mitarbeiter/Nutzer bearbeiten

Achtung

Login-Namen dürfen maximal 20 Zeichen lang sein, keine Umlaute, Sonderzeichen und Leerzeichen enthalten.
Passwörter müssen den Passwortrichtlinien entsprechen, also mindestens 8 Zeichen lang sein, Groß- und kleinbuchstaben, mindestens ein Sonderzeichen und eine Zahl enthalten. Erlaubte Sonderzeichen sind *+-!§/=_:;

Nutzer in Rolle

In der oberen Tabelle können Sie einen Benutzer auswählen, dem Sie dann in der Tabelle unten rechts die für seine Arbeit benötigten Rollen zuweisen können. Eine verfügbare, das heißt dem Benutzer noch nicht zugewiesene Rolle kann in der Tabelle unten rechts ausgewählt und mit Klick auf den Button -> zugewiesen werden.

Rollen bündeln verschiedene Rechte, die ein Anwender im Rahmen seiner Arbeit benötigt.

Rechte/Rollen

Die Liste der verfügbaren Rechte auf das Anwendungsmenü finden Sie hier.

Eine Liste der Rechte auf einzelne Buttons finden Sie hier.

9.1.1 - Rechte/Rollen

Rechte Anwendungsmenü

Die folgende Tabelle listet alle Menüpunkte (oben waagerecht) mit dem zur Anzeige notwendigen Recht auf:

Menüpunkt	Recht
Suche	PERSSUCH
Mitgliedererfassung	MGLNEU
Meine Termine in der Tagesansicht	MEINTAG
Zuletzt aufgerufene Personen/Mitglieder
Aufgaben
Anträge (wird nur angezeigt, wenn das Modul “MIA-Online” freigeschaltet ist)	ANTBEARB
Onlineberatungen (wird nur angezeigt, wenn das Modul “MIA-Online” freigeschaltet ist)	ONLBER
Fall-Nachricht (wird nur angezeigt, wenn das NEUE Modul “MIA-Online” freigeschaltet ist)	ONLBER
Dokumente	DOKEINGANG
E-Mails	MAIL4MIA
Icon Glühlampe
Icon Achtung

Die folgende Tabelle (nach Ebenen strukturiert) listet alle Menüpunkte mit dem zur Anzeige notwendigen Recht auf:

Ebene 1	Ebene 2	Ebene 3	Recht
Suchen			PERSSUCH
	Standardsuche		PERSSUCH
	Letzte Suche		PERSSUCH
	Erweiterte Suche		MGLSUCH
	Ergebnisliste		MGLSUCH
	Mietobjektsuche		MGLSUCH
Termine / Beratungen			TERM
	Freie Termine		TERM
	Freie Termine mit Rezept		REZEPTBEARB
	Beraterkalender		BERKAL
	Meine Termine		TERM
	Terminliste		TERM
	Terminliste Empfang		TERMEMPFANG
	Laufzettel		TERM
	Versäumte Termine		TERM
	Beraterwechsel		TERMBW
	Onlineberatungen		ONLBER
Finanzen			FINBEARB
	Schnellbuchung		FINBEARB
	Rechnungen		FINBEARB
		Rechnungslauf	FINBEARB
		Übersicht	FINBEARB
		Storno	FINBEARB
	Mahnungen		FINBEARB
		Mahnlauf	FINBEARB
		Übersicht	FINBEARB
		Storno	FINBEARBST
		Mahnverf. beantr.	FINBEARBMV
		Mahnverf. bearb.	FINBEARBMV
	Lastschriften		FINBEARB
		Lastschriftlauf	FINBEARB
		Übersicht	FINBEARB
	Rücklastschriften		FINBEARB
		Importierte RLS	FINBEARB
		RLS verbuchen	FINBEARB
	Gutschriften		FINBEARB
	ViK-Gutschriften		VIK
	Kontenblatt		FINBEARB
	Saldenlisten		FINBEARB
	Buchungsjournal		FINBEARB
	Ausbuchung		FINBEARB
	Ausschlüsse		ASL
		Ausschlusslauf	ASL
		Übersicht	ASL
	Prüfroutinen		FINBEARB
		Mandatsprüfung	FINBEARB
		Beitragsprüfung	FINBEARB
		Prüfung RSV und Beitragsklassen	ADMIERSV
		Prüfung ZA “Rechnung” mit Mandat	FINBEARB
	OP-Liste		FINBEARB
	Detailbuchungen		FINBEARB
	Export Inkasso		FINBEARB
Mitglieder / Personen			MGL
	Mitglied erfassen		MGLNEU
	Person erfassen		PERSNEU
	Ausweise erstellen		MGL
	Antragsbearbeitung		ANTBEARB
	Geburtstags- & Jubiläumsliste		MGLGEBJUB
	Rezepte		REZEPTBEARB
	Dokumenteingang		DOKEINGANG
	E-Mail-Eingang		MAIL4MIA
	Verwaltungseinheiten		MGL
Administration			ADM
	Mitarbeiter/Nutzer		ADMMA
		Erfassen	ADMMANEU
		Bearbeiten	ADMMABEARB
		Nutzer in Rolle	ADMSYS
		Rollen	ADMSYS
	Anwendung		ADMAPPL
		Anreden	ADMAPPL
		Aufgabenarten	ADMAPPL
		Aufnahmegründe	ADMAPPL
		Benachrichtigungsstufen	ONLBER
		Beratungsarten	ADMAPPL
		Beratungsthemen	ADMAPPL
		Dok.-kategorien	ADMAPPL
		Knz. Mitgliedschaft	ADMAPPL
		Knz. Personen	ADMAPPL
		Kostentypen (RSV)	ADMAPPL
		Kündig.-gründe	ADMAPPL
		Mitgliedschaftsarten	ADMAPPL
		Standorte	ADMAPPL
		Termintypen	ADMAPPL
		Textbausteine	ADMAPPL
		Vorlagen	ADMAPPL
		Versicherungen	ADMAPPL
	Beraterkalender		ADMBK
		Vorlagen	ADMBK
		Vorbereiten	ADMBK
		Blöcke löschen	ADMBK
		Termin vergeben	ADMBK
	Import/Export		ADMIE
		Import PR	ADMIEPR
		Export AboDaten	ADMIEABO
		Export RSV	ADMIERSV
		Übersicht Dateien	ADMIEDAT
		Dok.eingang - Scanordner	ADMIE
	Adressdatenkorrektur		ADM
	Stammdaten Verein		ADMSYS
	Systemeinstellungen		ADMSYS
	Systemmeldungen		ADMSYS
	E-Mail		ADMSYS
		Administration E-Mail-Konten	ADMSYS
		Übersicht System-E-Mails	ADMSYS
		Mail4MIA - Formulare	MAIL4MIA_ADM
		Mail4MIA - Zuordnung Formulare zu Vorlagen	MAIL4MIA_ADM
		Mail4MIA - Protokoll	MAIL4MIA_ADM
	Finanzen		ADMFIN
		Konten	ADMFIN
		Beitragsklassen	ADMFIN
		BK-Gruppen	ADMFIN
		Zahlungspläne	ADMFIN
		Sollstellungsläufe	ADMFIN
		Rücklast.-gründe	ADMFIN
		Mahnstufen	ADMFIN
		Zahlungsarten	ADMFIN
	Archivierung		ARCHIV
		Archivlauf	ARCHIV
		Übersicht	ARCHIV
		Archiv bereinigen	ARCHIV
	Serverdruck		ADMSD
		Druckaufträge	ADMSD
		Drucker	ADMSD
	Server-Jobs		ADMSJ
	Online Protokollierung		ANTBEARB
	Zugänge Telefonanlage		ADMSIP
	Zuständigkeitsbereiche		BEZIRKE
		Administration Straßenverzeichnis	BEZIRKE
		Administration PLZ-Bereiche	BEZIRKE
		Zuordnung Berater	BEZIRKE
		Prüfung Zuordnungen	BEZIRKE
	Aufgabe wiederherstellen		ADMSYS
	Zuständigkeitsänderung		ADMZUSTAEND
		Aufgaben	ADMZUSTAEND
		E-Mails	ADMZUSTAEND
	Übersicht Dokumenteingang		ADM
Statistiken			STATI
	Termine		STATI
	Beratungsfälle		STATI
	Beratungen		STATI
	Mitgliederbestand		STATI
	Bezirke		BEZIRKESTAT
	RS-Fälle		STATI
	RSV-Statistik		STATI
Benutzername			START
	Mein Zugang		START
	Dokumentation		START
	Versionsinfo		START
	Schulungen		START
	Logout		START

Rechte auf Buttons in Seiten/Registern

Registerkarte	Button	Recht/Bezeichnung vorhanden
Info
	Drucken	-
	Weiterleiten (Doppelpfeil)	-
Person
	Löschen	PERSLOE
	Speichern	PERSBEARB
	Kennzeichner…	PERSBEARB
	Mitgl. anlegen…	MGLNEU
	Mitgl. vervollständigen	MGLNEU
	Etikett erst.	PERSSCHR
	Protokoll…	PERSBEARB
	… (Memo)	PERSBEARB
	Zuordnungen	-
	Datenauskunft	PERSDATAUS
	… (Vertretungsberechtigte Person)	PERSBEARB
	x	PERSBEARB
	»	-
Termine
	Laufzettel drucken	-
	Rezepte	REZEPTBEARB
	Speichern	-
	Termin wahrgenommen	-
	Termin verschieben	-
	Termin löschen Das Recht “TERMNILOESCH” deaktiviert den Button!	TERMNILOESCH
Zahlungsverkehr
	Speichern	ZVBEARB
	neues Mandat	ZVBEARB
	Verwerfen	-
	Mandat löschen	ZVBEARB
	Dok. anzeigen	-
	Dok. hochladen	-
	Bestätigungen drucken…	-
	» (Abw. Beitragszahler)	-
	… (Abw. Beitragszahler)	PERSBEARB
	x (Abw. Beitragszahler)	PERSBEARB
Mitgliedschaft
	Speichern	PERSBEARB
	Verwerfen	-
	Kennzeichner…	PERSBEARB
	Ausweis drucken	PERSBEARB
	Eintritt ändern	PERSBEARB
	Mitgl. beenden	PERSBEARB
	Kündig. zurückn.	PERSBEARB
	Archiv zurückn.	PERSBEARB & ARCHIV
	RSV anlegen	PERSBEARB
	RSV beenden	PERSBEARB
	P übernimmt H	PERSBEARB
	Person zuordnen	PERSBEARB
	Person entfernen	PERSBEARB
	… (Memo)	PERSBEARB
	» (Geworben von)
	… (Geworben von)	PERSBEARB
	x (Geworben von)	PERSBEARB
Beitragsklassen
	Speichern	PERSBEARB
	>	PERSBEARB
	<	PERSBEARB
	«	PERSBEARB
Konto Register “Konto” ist aktiv, wenn das Recht zugeordnet ist		PERSKONTO
	Speichern	FINBEARB
	Verwerfen	-
	Mahnung stornieren	FINADMIN
	Korrektur der Mahnstufe	FINADMIN
	Kontoauszug	FINBEARB
	Rechnung erstellen	FINBEARB
	Quittung drucken	-
	Salden anzeigen	-
	Soll/Haben	FINBEARBSH
	Buchung stornieren	FINBEARB
	Neue Buchung	FINBEARB
	Speichern	FINBEARB
	Verwerfen	-
	Löschen	FINADMIN
	Detailbuchungen bearbeiten	FINADMIN
Mietobjekte
	Neues Mietobjekt	MOBEARB
	Speichern	MOBEARB
	Verwerfen	MOBEARB
	Löschen	MOBEARB
	Umzug	MOBEARB
	Objekthistorie	-
	… (alle)	MOBEARB
	x (alle)	MOBEARB
RSV
	Einfügen	-
	Speichern	-
	Storno	-
RS-Fälle
	Speichern	PERSBEARB
	Verwerfen	-
	Rechtschutzfall anlegen	PERSBEARB
	Kosten	-
	Löschen	PERSBEARB
	…	PERSBEARB
	x	PERSBEARB
Fälle
	Speichern	-
	Verwerfen	-
	Fall löschen	FALLLOESCH
	Dem Mietobjekt zugeordnete Dokumente	-
	Neuen Kontakt erstellen	-
	Kontakt löschen	-
	Neuen Fall erstellen	-
	Dokument/E-Mail zum Fall zuordnen	-
	Neues Schreiben zu Fall erstellen	PERSBEARB
	Neue E-Mail zum Fall verfassen	MAIL4MIA
	Schreiben zum Fall erstellen/drucken	-
	Neue Aufgabe erstellen	-
	Neue Aufgabe “Rückruf” erstellen	-
	Alle Dokumente/E-Mails als zip-Datei herunterladen	-
	Dokument hochladen	PERSBEARB
	Metadaten des Dokument bearbeiten	PERSBEARB
	Dokument herunterladen	-
	Dokument anzeigen	-
Dokumente
	Filter zurücksetzen	-
	Dokumente Suchen	-
	Dok. an andere Mitgliedschaft anhängen	PERSBEARB
	Dokument verschieben	-
	Dok. herunterladen	PERSDOKDL
	Dok. hochladen	PERSBEARB
	Dok. versenden	PERSBEARB
	Aufgabe zum Dokument erstellen	-
	Dokument Löschen	PERSDOKLOE
	Dokument wiederherstellen (wird nur zu Dokumenten mit Löschkennzeichen im Papierkorb eingeblendet)	PERSDOKLOE
Abo MZ
	Neues Abo	PERSBEARB
	Verwerfen	-
	Speichern	PERSBEARB
	Postanschrift kopieren	PERSBEARB
E-Mails
	Suchfilter leeren	-
	Suche	-
	Speichern	MAIL4MIA
	Antworten	MAIL4MIA
	Weiterleiten	MAIL4MIA
	E-Mail drucken	MAIL4MIA
	Aufgabe zur E-Mail erstellen	MAIL4MIA
	Person/Mitglied zuordnen	MAIL4MIA
	Notiz erstellen/bearbeiten	MAIL4MIA
	Detaildaten zum Anhang öffnen	MAIL4MIA
	Anhang runterladen	MAIL4MIA
	Anhang in separatem Tab anzeigen	MAIL4MIA
Aufgaben
	Einfügen	-
	Speichern	-
	Verwerfen	-
	Löschen	-
	… (Dokument zur Aufgabe hinzufügen)	-
	X (Zuordnung entfernen)	-

9.2 - Anwendung

9.2.1 - Adressdatenkorrektur

Administration Adressdatenkorrektur

Suche

Die Suche mit %-Zeichen ist möglich.

9.2.2 - Benachrichtigungsstufen

Administration Benachrichtigungsstufen Onlineberatungen

Durch Klick auf Button “Einfügen” wird ein neuer Datensatz in der Tabelle “Modell” hinzugefügt. Das Eingabefeld “Modell” ist ein Pflichtfeld und muss mit einer frei wählbaren Modellbezeichnung belegt werden.

Es kann immer nur ein Modell aktiv sein.

Die Checkbox “Benachrichtigungen versenden” steuert sowohl den E-Mail-Versand für neue Beratungen und Nachrichten als auch die Erinnerungen an die Berater nach Annahme einer Beratung.

Konfiguration zur Ermittlung des zuständigen Beraters für neue Beratungen und neue Nachrichten:

Der Zeitraum (in Minuten) nach dem ein Berater/eine Gruppe benachrichtigt wird, kann direkt in den Tabellenspalten “Zuständig nach” beider Tabellen eingetragen werden.

Um Benachrichtigungsstufen auszulassen bzw. zu überspringen kann für die Zeit in Minuten “-1” angegeben werden. Damit wird die jeweilige Stufe abgeschaltet.

9.2.3 - Textbausteine

Im oberen Bereich der Seite werden neue Textbausteine angelegt und bestehende Textbausteine gepflegt.

Im unteren Bereich kann über die Zuordnung eingestellt werden, in welchen Auswahllisten in MIA Textbausteine zur Auswahl angeboten werden sollen.

Die folgende Tabelle beinhaltet die Seiten und Felder, in denen je Zuordnung zum Thema, die Vorschläge angezeigt werden:

Zuordnung zu	Seite/Feld
Dokumente	Register Dokumente-> Metadaten des Dokuments bearbeiten/Feld “Thema/Titel”
	Register Dokumente-> neues Dokument hochladen/Feld “Thema/Titel”
	Dokument mit Office4MIA erstellen und bearbeiten/Feld “Thema/Titel”

Beratung	Register Beratung-> Beratung erfassen und bearbeiten/Feld “Titel”

Termin	Freie Termine-> neuer Termin/Feld “Kurztitel”
	Beraterkalender-> neuer Termin/Feld “Kurztitel”

Anhänge (E-Mail)	Register E-Mails -> Button “Metadaten des Anhangs bearbeiten” -> Feld “Thema/Titel”
	Register Dokumente -> Button “Metadaten des Anhangs bearbeiten” -> Feld “Thema/Titel”

9.2.4 - Beratungsarten

In dieser Maske können neue Beratungsarten erfasst und bestehende Beratungsarten bearbeitet werden.

9.2.5 - Vorlagen

Administration Vorlagen

Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung basiert auf einem Beispiel im odt-Format.

neue Vorlagen erstellen:

Vorbereitung des Dokuments lokal - neues Dokument lokal mit OpenOffice erstellen; Achtung: niemals Inhalte aus Microsoft-Word-Dokumenten in die neue OpenOffice-Vorlage kopieren!
Überlegen, welche Daten im neuen Dokument benötigt werden und auf dieser Grundlage die Datenquelle bestimmen (den Hilfelink in der Seite „Administration-> Anwendung-> Vorlagen“ anklicken, dann den Link mit der gewünschten Datenquelle öffnen) und die dort angegebenen Textmarken verwenden. Hinweis: Es ist nicht möglich Textmarken aus unterschiedlichen Datenquellen in einem Dokument zu mischen!
Fertige Dokumentvorlage in MIA hochladen:

3.1. Im Menü “Administration-> Anwendung-> Vorlagen“ öffnen

3.2. Button „Neue odt-Vorlage“ klicken, Bezeichnung eintragen, Datenquelle (die in Schritt 2 gewählte) auswählen, “Verwendung in“ auswählen (bei einem Dokument, welches im Rechnungslauf verwendet werden soll z.B. „Rechnung“ auswählen), Checkbox „gültig“ setzen, Button „Vorlage importieren“ klicken und Vorlage von lokal suchen/auswählen, Button „Speichern“ klicken -> fertig

Hinweis: In MIA gibt es Vorlagen, die eindeutig sein müssen. Beispielsweise darf es immer nur eine Vorlage für das “Rücklastschriftschreiben” geben. Geprüft wird beim Speichern die Angabe “Verwendung in”. Es darf also immer nur ein Rücklastschriftschreiben mit Verwendung in “RuecklastschriftDruck” geben, andernfalls erscheint eine Fehlermeldung. Wird für solche Vorlagen eine neue Vorlage erstellt, muss für die alte Vorlage “Verwendung in” auf “Kein Eintrag” gesetzt werden, um speichern zu können.

vorhandene Vorlagen bearbeiten:

Im Menü “Administration-> Anwendung-> Vorlagen” öffnen
zu bearbeitende Vorlage in der Tabelle markieren und prüfen/merken, welche Datenquelle dieser Vorlage zugeordnet (Listbox „Datenquelle”) ist
Button „Vorlage exportieren“ klicken und Vorlage lokal speichern, dann mit OpenOffice öffnen
den Hilfelink in der Seite „Administration-> Anwendung-> Vorlagen“ anklicken, dann den Link mit der Datenquelle aus Schritt 2 öffnen
die Vorlage lokal wie gewünscht bearbeiten; alle Textmarken der zugeordneten Datenquelle, also der Liste aus Schritt 4 können verwendet werden
die bearbeitete Vorlage nun wieder in MIA hochladen; also wieder Schritt 1, dann die Vorlage markieren und nun Button „Vorlage importieren“ klicken und die aktualisierte Vorlage von lokal hochladen -> „Speichern“ klicken -> fertig

Zur Sammlung der verfügbaren Datenquellen und deren Textmarken gelangen Sie hier.

Erweiterte Funktionen in Vorlagen

In der anhängenden Datei sind weitere Funktionen beschrieben, die in den Druckvorlagen genutzt werden können.

📄 Dokument als PDF herunterladen

Hinweis: Die Kennzeichner für z.B. Empty, NotEmpty, Repeat, usw. können nicht für die globalen Feldkennzeichner (Textmarken mit ? beginnend) verwendet werden.

9.3 - Beraterkalender

Diese Maske dient der Erstellung und Verwaltung von Vorlagen für die Terminblockgenerierung der Berater im Beratungskalender.

Vorlagen

Aufbau und Funktion

Mit der Listbox “Name, Vorname (Kürzel)” und dem Feld “Vorlagebezeichnung” im oberen Bereich der Seite

kann in der darunter stehenden Tabelle gefiltert werden. Damit können z.B. schnell alle Vorlagen eines Beraters angezeigt oder nach einer bestimmten Vorlagebezeichnung gesucht werden.

Um eine neue Vorlage zu erstellen, klicken Sie im oberen Bereich der Maske auf den Button “Einfügen”. Füllen Sie bitte mindestens die Pflichtfelder Name, Vorname und Vorlagebezeichnung aus. Setzen Sie den Status der Vorlage mit dem Radio-Button auf aktiv, damit sie in der Maske Beratungskalender vorbereiten angezeigt wird. Anschließend klicken Sie auf den Button “Speichern”. Das Setzen der Checkbox “Standard” bewirkt, dass die Vorlage in der Maske “Beraterkalender vorbereiten” zum jeweiligen Berater bereits vorausgewählt wird.

Um dem 14-Tage-Muster einen neuen Zeitblock hinzuzufügen, markieren Sie erst in der oberen Tabelle den gewünschten Berater, dann den Wochentag der linken Tabelle und dann auf den Button “Einfügen”. Tragen Sie die Beratungsuhrzeit von/bis im Format hh:mm in die zugehörigen Eingabefelder ein und klicken Sie anschließend auf den Button “Speichern”. Es ist auch möglich an einem Tag mehrere Zeitblöcke zu erfassen, um z.B. Pausen einzuplanen:

Das Setzen der Checkbox “darf in freie Termine verplant werden” bewirkt, dass die generierten Terminblöcke in der Maske “Freie Beratungstermine” (im Menü unter Termine/Beratungen-> Freie Termine) angezeigt werden.

Durch das Setzen der Checkbox “Online buchbar” werden die generierten Terminblöcke (bei aktivem MIAOnline-Modul) auf der Vereinswebseite den Mitgliedern in der Terminsuche angezeigt/angeboten.

Sollte eine gewünschte Art noch nicht in der Listbox erscheinen, können zusätzliche Beratungsarten unter “Administration -> Anwendung -> Beratungsarten” hinzugefügt werden.

Vorlage duplizieren

Ab MIA-Version 5.1.5 ist es möglich Vorlagen inkl. 14-Tage-Muster zu duplizieren. Dazu wählen Sie die gewünschte Vorlage aus und klicken anschließend den Button “duplizieren”. Die neue Vorlage erhält die Bezeichnung “Kopie von Vorlagenbezeichnung”. Die Kopie wird mit Status Inaktiv und nicht als Standard erstellt. Bevor eine Vorlage als neue Standardvorlage gekennzeichnet werden kann, muss das Häkchen der Checkbox zur bisherigen Standardvorlage entfernt werden, da es immer nur eine Standardvorlage geben darf.

MIAOnline

Achtung

Wenn die Onlineterminvergabe aktiviert ist, müssen unbedingt Beratungsarten (Listbox “Art”) für die online freigegebenen Termine ausgewählt werden. Online freigegebene Termine ohne eine Beratungsart werden online nicht angezeigt.

Vorbereiten

In der Maske “Beratungskalender vorbereiten” können Terminblöcke für einen Zeitraum oder für Einzeltage generiert werden.

Im ersten Schritt muss der/müssen die Berater ausgewählt werden, indem in der Spalte “Auswahl” das X gesetzt wird:

Sollen die Terminblöcke für einen Zeitraum generiert werden, kann in der Tabelle nur jeweils ein Berater ausgewählt werden, da die zum Berater hinterlegte Vorlage (14-Tage-Muster) verwendet wird. Sollen Termine für einzelne Tage generiert werden, können auch mehrere Berater ausgewählt werden.

Terminblöcke für einen Zeitraum generieren:

Markieren des gewünschten Beraters durch Setzen des X in der Spalte “Auswahl”
Datum von/bis des zu generierenden Zeitraumes eintragen
gewünschte Vorlage des Beraters auswählen
Button “Generieren” klicken

Zur sofortigen Überprüfung werden direkt nach dem Generieren die Terminblöcke in der Tabelle im Bereich “Kontrollübersicht” im unteren Teil der Maske angezeigt.

Terminblöcke für Einzeltage generieren:

Den oder die Berater durch Setzen des X in der Spalte “Auswahl” markieren
Datum, Uhrzeit von/bis, Art, Ort, Dauer eintragen/auswählen sowie die Checkboxen “darf in freie Termine verplant werden” und “Online buchbar” beachten
Button “Einfügen” klicken

Zur sofortigen Überprüfung werden direkt nach dem Generieren die Terminblöcke in der Tabelle im Bereich “Kontrollübersicht” im unteren Teil der Maske angezeigt.

Erscheint die Meldung “Mindestens einer der ausgewählten Mitarbeiter hat keine Standard-Dauer eingetragen!” muss dies unter “Administration -> Mitarbeiter/Nutzer -> Bearbeiten” zum betroffenen Mitarbeiter korrigiert werden.

MIAOnline

Achtung

Wenn die Onlineterminvergabe aktiviert ist, müssen unbedingt Beratungsarten für die online freigegebenen Termine ausgewählt werden. Online freigegebene Termine ohne eine Beratungsart werden online nicht angezeigt.

Blöcke löschen

Mit dieser Funktion können Terminblöcke gelöscht werden. Durch Setzen des X in der Spalte “Auswahl” kann ein oder mehrere Berater ausgewählt werden.

Die vorhandenen Terminblöcke können mit den Feldern Datum von/bis, Uhrzeit von bis und Beratungsort gefiltert werden.

Nach Angabe der gewünschten Daten und Klick auf Button “prüfen” werden die relevanten Terminblöcke ermittelt. Die Tabelle im Bereich “Konflikte durch bestehende Termine” zeigt in den jeweiligen Spalten die Anzahl der ermittelten Terminblöcke an sowie die Anzahl der Konflikte.

Konflikte zeigen Terminblöcke im geprüften Zeitraum, zu denen bereits Termine vereinbart wurden. Durch Klick auf den Button “Konflikte anzeigen” wird die Terminliste mit den betroffenen Terminen aufgerufen, die hier nun bearbeitet werden können.

Durch Löschen von Terminblöcken werden KEINE Termine gelöscht! Termine müssen manuell bearbeitet (verschoben oder abgesagt) werden.

Terminblöcke können auch dann gelöscht werden, wenn es Konflikte gibt.

9.4 - Import/Export

9.4.1 - Import PR

Dateien einlesen

Um eine Datei mit Postrückläufern zu verarbeiten legen Sie zuerst einen Datensatz für die Datei an, indem Sie ‘Einfügen’ und dann ‘Datei auswählen’ klicken. Im Dateiauswahlfenster, dass sich automatisch öffnet, wählen Sie die Datei mit den Rückläufern aus und klicken danach auf ‘Speichern’.

Hinweis

Wenn der neue Eintrag mit dem Dateinamen danach nicht angezeigt wird, konnte die Datei nicht gelesen werden. Vermutlich liegt sie nicht im richtigen Format vor. Wenden Sie sich in diesem Fall bitte an uns oder an die Post.

Wenn Sie die Datei im alten Format (erkennbar an der Endung ‘.txt’) von der Post erhalten haben, muss sie mit dem Premiumadresskonverter ins neue Format übertragen werden. Sie finden den Konverter hier und eine geeignete Konfigurationsdatei hier. Die Anleitung zur Bedienung des Konverters entnehmen Sie bitte der Dokumentation der Post.

Mit dem Button ‘Daten in MIA importieren’ werden die Datensätze in der oberen Tabelle Datei ausgewählten Datei zur Verarbeitung übernommen. Nach dem Import erhalten Sie eine Meldung und sehen die Datensätze in der unteren Tabelle.

Daten bearbeiten

In der oberen Tabelle werden die importierten Dateien angezeigt.

In den Tabellen der Register werden ALLE bisher importierten Datensätze ALLER Dateien angezeigt. Standardmäßig werden alle unbearbeiteten Datensätze angezeigt. Durch Setzen der Checkbox “alle anzeigen” werden alle Datensätze angezeigt.

Es wird empfohlen, die importierten Dateien nach der Verarbeitung regelmäßig zu löschen. Dadurch verbessert sich die Performance der Seite und es kann nicht zu Verwechslung mit alten Datensätzen kommen.

E-Mail an Auswahl

Um Personen mit hinterlegter E-Mail-Adresse zu benachrichtigen, klicken Sie auf den Button “E-Mail an Auswahl”. Das folgende Fenster wird angezeigt:

Der Betreff der E-Mail kann frei vergeben werden. Damit ist es möglich, je Rücklaufgrund E-Mails mit unterschiedlichen Inhalten zu versenden. In der Listbox “Vorlage” werden alle E-Mails zur Auswahl angeboten, die in der Vorlagenverwaltung als “Verwendung in” “HTML Mailbody” zugeordnet haben.

Weiterverarbeitung der Postrückläufer

In dieser Maske sehen Sie im oberen Bereich zwei Tabellen. In der Oberen werden die importierten Datensätze angezeigt, in der unteren das dazu passende Mitglied bzw. die Person, die eine Zeitung abonniert hat.

Zwischen den Tabellen wird der in der Datei angegebene Rücklaufgrund angezeigt.

Im Bereich ‘Bestandsdaten der Wohnanschrift’ wird die aktuell in MIA hinterlegte Wohnanschrift des Mitglieds bzw. der Person angezeigt. Wenn eine von der Wohnanschrift abweichende Abo-Adresse eingetragen ist (Reiter ‘Abo-MZ’), wird sie im Abschnitt ‘Bestandsdaten der Abo-Anschrift’ angezeigt. Rechts unten sehen Sie die Adresse des Mietobjekts von Typ ‘private Erstwohnung’.

Wenn eine Nachsendeadresse geliefert wurde, wird sie im Bereich ‘Nachsendedaten’ angezeigt.

Umzug

Wenn es sich bei dem Abonnenten um ein Mitglied handelt und keine abweichende Aboadresse eingetragen ist, muss neben der neuen Wohnanschrift auch ein neues Mietobjekt angelegt werden. Dieser Vorgang wird mit dem Button ‘Umzug’ gestartet. Danach öffnet sich ein Fenster, in dem die Daten des neuen Mietobekts angezeigt werden.

Der RSV-Status des alten Mietobjekts wird als Vorgabe eingetragen, wenn das alte Mietobjekt versichert war, wird das Häkchen auch für das neue gesetzt.

Für jede Person, die der Mitglieschaft zugeordnet ist und die ebenfalls die neue Adresse erhalten soll, muss in der Spalte Übernehmen durch Doppelklick markiert werden.

Durch Klick auf ‘Ausführen’ wird der Umzug abgeschlossen.

Wohnanschrift übernehmen

Wenn eine Nachsendeadresse angezeigt wird, kann sie mit dem Button ‘Wohnanschrift übernehmen’ in die Wohnanschrift der Person bzw. des Mitglieds übernommen werden. Diese Option ist nur dann sinnvoll, wenn es sich bei der Person entweder nicht um ein Mitglied oder um eine der Mitgliedschaft zugeordnete Person handelt (z. B. ein Partnermitglied, dass an einer anderen Adresse wohnt als das Mitglied).

Hinweis

Wenn Sie diese Funktion aufrufen obwohl keine Nachsendeadresse angezeigt wird erhalten Sie eine Fehlermeldung.

Abo-Adresse übernehmen

Dieser Button ist aktiv, wenn bei dem Mitglied im Reiter ‘Abo-MZ’ eine abweichende Lieferadresse eingetragen ist. Wenn eine Nachsendeadresse angegeben wurde kann diese durch Klick auf den Button in die Abo-Adresse übernommen werden.

Abo sperren - Adresse ungültig

Wenn keine Nachsendeadresse angegeben wurde und aus dem Rücklaufgrund ersichtlich ist, dass unter der angegebenen Adresse keine Zustellung möglich ist, kann das Abonnement gesperrt und die Wohnadresse des Mitglieds als ungültig markiert werden.

Manuell bearbeiten

Mit dem Button ‘Manuell bearbeiten’ können die angezeigten Daten manuell bearbeitet und dann in die Mitgliedsdaten übernommen werden. Das kann sinnvoll sein, wenn z. B. die Schreibweise einer Adresse geändert werden sollen.

Hinweis

Bei der manuellen Bearbeitung wird nur die Adresse der jeweiligen Person geändert, es wird kein neues Mietobjekt angelegt und keine Mietobjektadresse geändert.

Diese Funktion wird z. B. dann benötigt, wenn die Person nicht im Mietobjekt wohnt - was z. B. bei Gewerbemitgliedern vorkommen kann.

Status auf “bearbeitet” setzen

Wenn keine Übernahme einer Nachsendeadresse oder eine weitere Berarbeitung der Daten erforderlich ist, z. B. weil das Mitglied schon vorab die neue Adresse gemeldet hat, kann der Status der Rücklaufmeldung mit dem Button ‘Status auf bearbeitet setzen’ auf ‘bearbeitet’ gesetzt werden.

9.4.2 - Export AboDaten

Für den Versand der Verlagsmeldung wird ein Zugangstoken benötigt, welchen Sie einmalig in der Verlagsanwendung (VAN) erzeugen und in MIA eintragen müssen.

Gehen Sie bitte dazu wie folgt vor:

Loggen Sie sich in der Verlagsanwendung (https://verlag.mieterzeitung.de) ein.
Gehen Sie in den Programmpunkt “mein Verein”.
In dieser Maske finden Sie ganz unten ein Feld “WS-Token”.
Mit dem Schlüsselsymbol hinter diesem Feld können Sie eine zufällige Zeichenfolge (Token) generieren.
Kopieren Sie sich dieses Token bevor Sie die Maske speichern!
Speichern Sie die Daten der Eingabemaske.
Tragen Sie das kopierte Token in MIA in dem Systemparameter “VM_DMB_TOKEN” unter “Administration” -> “Systemeinstellungen” -> “Mieterzeitung” ein.
Speichern Sie die Daten (den eingetragenen Token) in den Systemeinstellungen.

Prüfen Sie bitte vor dem Export, ob der Systemparameter “AboEigeneVM” den korrekten Wert enthält. Dieser Parameter steuert die Art des Exportes:

0 = Standardverlagsmeldung (txt):
Altes TXT-Format, wird in der Regel nicht mehr verwendet.

1 = eigenen Verlagsmeldung aus Vorlagentabelle (csv):
Export für Vereine, die nicht mit dem DMB-Verlag zusammenarbeiten. Für den Export wird eine separate Vorlage verwendet, die individuell angepasst werden kann. Die in MIA erzeugte Verlagsmeldung kann über ‘Administration - Import/Export - Übersicht Dateien’ heruntergeladen werden.

2 = DMB-Verlagsmeldung (csv):
Export für Vereine, die mit dem DMB-Verlag zusammenarbeiten. Für den Export wird automatisch eine in MIA hinterlegte Standardvorlage verwendet. Der Versand der Datei erfolgt ebenfalls automatisch am Ende des Exports.

Vorgehen für die DMB-Verlagsmeldung:

Der Export der Daten für die Bestellung der Mieterzeitung beim DMB-Verlag wird mit dem Button ‘Verlagsmeldung exportieren’ gestartet.

Nach dem Start werden die Daten aller Abonnenten in eine Datei geschrieben, verschlüsselt und automatisch über das gesicherte MIA-Verwaltungsnetzwerk zum Verlag übertragen. Sie brauchen nach dem Klick auf den Button nichts weiter zu unternehmen. Bitte prüfen Sie am Ende der Verarbeitung den Status, ob die Meldung korrekt exportiert und verschickt werden konnte.

Export, Übertragung und Verarbeitung:

Die folgenden vier Status werden je nach Ergebnis angezeigt:

Erstellung fehlgeschlagen
Erstellung erfolgreich, Übertragung fehlgeschlagen, Verarbeitung fehlgeschlagen
Erstellung erfolgreich, Übertragung erfolgreich, Verarbeitung unvollständig/korrigiert
Erstellung erfolgreich, Übertragung erfolgreich, Verarbeitung erfolgreich

Die Erstellung betrifft die Erstellung der Meldungsdatei in MIA. Die Übertragung beschreibt die Übergabe der Meldungsdatei von MIA an das Verlagsportal. Der Status für die Verarbeitung ist das Verarbeitungsergebnis im Verlagsportal selbst.

Hinweis

Wenn Status “Erstellung erfolgreich, Übertragung erfolgreich, Verarbeitung unvollständig/korrigiert” sollte im Verlagsportal geprüft werden, welche Personen/Mitglieder betroffen sind und die Fehler in MIA korrigieren.

Häufig auftretende Beispiele aus dem Protokoll in MIA:
“Korrigiert : Zeile 18 (AboID : 437) Keine E-Mail-Adresse angegeben, Person bekommt nur Print-Ausgabe”
“Abgelehnt : Zeile 26 (AboID : 505) Keine E-Mail-Adresse angegeben, keine Print-Ausgabe”

Ergebnis der Verarbeitung:
“Korrigiert” ist ein Hinweis, der Datensatz wird an den Verlag übergeben, die Mieterzeitung wird verschickt (trotzdem sollte die Datenlage geprüft und in MIA bereinigt werden; hier sind beide Checkboxen “Papier” und “Online” gesetzt)
“Abgelehnt” (ungültige Datensätze) ist ein Fehler, der Datensatz kann nicht an den Verlag übergeben werden, es wird keine Mieterzeitung verschickt.

9.4.3 - Export RSV

Vor dem Export der Vollmeldung müssen die Mitgliedsdaten geprüft und die Fehler bereinigt werden. Warnungen müssen für den Export nicht zwingend bereinigt werden.

Um eine Vollmeldung an die DMB-Rechtsschutzversicherung zu schicken, klicken Sie auf den Button “Export der Vollmeldung”.

Änderungsmeldungen werden in einem festen Intervall automatisch erzeugt und zur Versicherung übertragen. Wenn Sie eine Meldung wiederholen wollen, klicken Sie einmal auf den Button “Export der Änderungsmeldung”.

Unter dem Menüpunkt ‘Übersicht Dateien’ können Sie prüfen, ob die Meldungen korrekt erzeugt werden konnten. In diesem Fall ist in der Spalte ‘Fehler’ kein Häkchen zu sehen. Wird ein Fehler angezeigt, sollten die Prüfung der RSV-Daten gestartet und die Fehler beseitigt werden.

Vor allem die Erstellung einer Vollmeldung dauert einige Zeit. Den Status des Vorgangs können Sie unter Administration -> Serverjobs einsehen.

Mit dem “Doppelpfeil” in der ersten Spalte der oberen Tabelle kann das jeweilige Mitglied aufgerufen werden.

In der unteren Tabelle werden ausschließlich erfolgreich exportierte Meldungen angezeigt. Nicht erfolgreich exportierte Meldungen mit Fehlermeldung werden in den Serverjobs unter Administration -> Serverjobs angezeigt.

Gewerbliche Objekte werden von der DMB-RSV nicht versichert und sind aus diesem Grund (ab Version 5.3.1) auch nicht mehr im Export enthalten.

Achtung

Bei Vereinen mit einem eigenen Server (nicht MIA im Rechenzentrum) werden Fehler beim Hochladen der RSV-Meldungen nicht mehr an die DES gesendet, sondern als Admin-Meldung in MIA angezeigt. Es sollte je Verein mindestens einen Anwender mit dem Recht “ADMINFO” geben, der diese Warnungen überwacht:

9.4.4 - Übersicht Dateien

In dieser Maske erhalten Sie eine Übersicht über alle Dateien, die aus MIA exportiert oder in MIA importiert wurden. Diese Dateien werden immer in der Datenbank abgelegt und können mit dem Button “Datei öffnen” heruntergeladen und dann mit einem geeigneten Programm geöffnet werden.

Exportierte Dateien sind z. B. Lastschriftdateien und Verlagsmeldungen, Beispiele für importierte Dateien sind Dateien mit Lastschriftrückläufern oder Gutschriften.

Zu den Lastschriftdateien kann mit dem Button “Fehlerprotokoll” ein Datei mit Fehlermeldungen heruntergeladen werden, wenn bei der Erstellung und Validierung der Datei ein Fehler festgestellt wurde.

Um die Liste der in der Tabelle angezeigten Dateien zu aktualisieren klicken Sie auf den Button “Aktualisieren”

9.4.5 - Dokumenteingang-Scanordner

Link zum Dokumenteingang

9.5 - Stammdaten Verein

CAMT54

Zur CAMT54-Verarbeitung müssen IBAN, BIC und die Gläubiger-ID ausgefüllt werden.

Gerichtliches Mahnverfahren

Zur Nutzung des Moduls “Gerichtliches Mahnverfahren” müssen alle Angaben im rechten Bereich erfasst werden:

Weitere Informationen zu Voraussetzungen für das gerichtliche Mahnverfahren erhalten Sie unter dem folgenden Link: Gerichtliches Mahnverfahren beantragen

9.6 - Systemeinstellungen

9.7 - Systemmeldungen

Neuen Hinweis oder neue Warnung erstellen:

Durch Klick auf den Button mit dem grünen Pluszeichen wird die Maske zur Erstellung einer neuen Meldung aufgerufen:

Wählen Sie die Art (Hinweis/Warnung) der gewünschten Meldung, tragen ein Thema und den Inhalt der eigentlichen Meldung ein und klicken anschließend auf den Button “Speichern”. Neue Meldungen werden den Benutzern sofort angezeigt. Dafür wird dann im Menü entweder das Icon mit der Glühbirne oder das Ausrufezeichen angezeigt.

Mit dem grünen Häkchen neben der oberen Tabelle können ausgewählte Meldungen für alle Benutzer auf gelesen gesetzt werden. In der unteren Tabelle bewirkt der Klick auf das grüne Häkchen, Meldungen einzeln je Benutzer auf gelesen zu setzen.

Mit dem Button , neben der unteren Tabelle, kann die in der oberen Tabelle angezeigte Meldung ebenfalls für alle Benutzer auf gelesen gesetzt werden.

9.8 - E-Mail

Voraussetzung

„Mail4MIA“ ist ein Zusatzmodul und muss für die Nutzung freigeschaltet werden.

Vorbereitung:

Systemeinstellungen (Parameter) konfigurieren:

Parameter	Beschreibung
Mail4MIAWebServiceURL	URL des Mail4MIA-WebServices
Mail4MIAEingAnzTage	E-Mail-Eingang: Anzahl der Tage, die für die Berechnung des Datums “Empfang ab” vom aktuellen Tagesdatum abgezogen werden
EMailsNurZumH	Alle E-Mails eines Partnermitglieds werden zum Hauptmitglied hinterlegt
Mail4MIABetreff	Dynamisch generierter Betreff für zu versendende E-Mails Mögliche Platzhalter: [Mitgliedsnummer], [Name], [PersonID], [Betreff], [Beraterkürzel] Beispiel: [[Mitgliedsnummer]-[Name]-[PersonID]-[Beraterkürzel]] [Betreff]
EMailsInDokumente	Steuert, ob die Checkbox “E-Mail in Dokumente anzeigen” automatisch gesetzt wird (0 = Checkbox wird nicht autom. gesetzt, 1 = Checkbox wird autom. gesetzt)

Rechte zuordnen:

Das Recht „MAIL4MIA“ muss den gewünschten Rollen zur Freischaltung der Funktion Posteingang und E-Mail-Register zur Mitgliedschaft zugeordnet werden.

Zur Administration von Mail4MIA (E-Mail-Konten, E-Mail-Vorlagen, Formulare) muss das Recht „MAIL4MIA_ADM“ zugeordnet werden.

Administration E-Mail-Konten

Im oberen Bereich der Seite können neue E-Mailkonten erfasst und bestehende bearbeitet werden.

Feldbezeichnung	Beschreibung
Bezeichnung	frei wählbare Bezeichnung des E-Mailkontos (wird z.B. in der Listbox “Konto” im E-Maileingang angezeigt)
E-Mail-Adresse	E-Mailadresse des zu synchronisierenden Kontos
Bezeichnung zus. als Absender verwenden	frei wählbare Bezeichnung, die zusätzlich vor die E-Mailadresse gesetzt wird
Namen des angem. Benutzers zus. als Absender verwenden	setzt den Namen des angemeldeten Benutzers (Ersteller der E-Mail) zusätzlich vor die E-Mailadresse
	Hinweis: Ist das Textfeld leer und die Checkbox nicht aktiviert, wird ausschließlich die E-Mailadresse an den Empfänger übertragen, ohne eine Bezeichnung.
Synchronisation ab	Da E-Mailkonten meist bereits seit Jahren bestehen, kann mit dieser Checkbox angegeben werden, ab welchem Datum E-Mails vom Server abgerufen werden sollen
Zuständigkeit	Hiermit wird eingestellt, ob es sich bei dem jeweiligen E-Mailkonto um ein Gemeinschaftskonto oder ein persönliches Konto handelt. Diese Einstellung wirkt sich auf die zählweise der Anzeige der neuen E-Mails im Menü aus (persönliche oder Gruppen-E-Mails). Nähere Hinweise unter: E-Mail-Eingang
Zust. Stammberater automatisch zuordnen	Ist diese Checkbox gesetzt, wird eine E-Mail vom Mitglied direkt dem zuständigen Stammberater angezeigt. Voraussetzungen: 1. die E-Mailadresse des Mitglieds muss in MIA zum Mitglied gespeichert sein 2. der Stammberater muss zum Mitglied eingetragen sein 3. der Rolle des Stammberaters muss das Recht “Verwendung von Mail4MIA” zugeordnet sein
aktiv	Hiermit kann das E-Mailkonto aktiv/inaktiv gesetzt werden.

Register Mitarbeiter

Feld	Beschreibung
Mitarbeiter	In der Listbox werden alle aktiven Mitarbeiter zur Auswahl angeboten.
aktiv	Mit dieser Checkbox kann die Zuordnung des ausgewählten Mitarbeiters zum ausgewählten Konto deaktiviert werden
Datum von	Zeitpunkt ab dem der ausgewählte Mitarbeiter Zugriff auf das ausgewählte Konto haben darf. Eignet sich zusammen mit “Datum bis” zum Beispiel für Vertretungen während der Abwesenheit eines anderen Mitarbeiters.
Datum bis	Zeitpunkt bis wann der ausgewählte Mitarbeiter Zugriff auf das ausgewählte Konto haben darf.

Register Zugangsdaten

Die folgenden Angaben erhalten Sie von Ihrem E-Mail-Provider. Sie können diese Daten auch aus einem evtl. bereits installierten E-Mail-Client (MS-Outlook, Thunderbird, …) aus den Verbindungseinstellungen zur jeweiligen E-Mail-Adresse (Konto) ablesen.

Feld	Beschreibung
Servername (Eingang)	Name des E-Mail-Eingangsservers
Port (Eingang)	Port des E-Mail-Eingangsservers (z.B. 993)
Verschlüsselung (Eingang)	Die Art der Transportverschlüsselung (keine, SSL, STARTTLS) des E-Mail-Eingangsservers
Benutzer (Eingang)	Benutzername des E-Mail-Kontos
Passwort (Eingang)	Passwort des E-Mail-Kontos Achtung Passwörter dürfen keine Umlaute enthalten!
Wiederholung (Eingang)	Erneute Eingabe Passwort des E-Mail-Kontos
Passwort hinterlegt (Eingang)	Zeigt an, ob ein Passwort zum E-Mail-Konto hinterlegt ist. Wenn die Checkbox leer angezeigt wird, wurde noch kein Passwort zum Konto gespeichert. Mit dem Button “Testen” können die gespeicherten Zugangsdaten zum E-Mail-Eingangsserver getestet werden. Sind die Daten korrekt, erscheint die Meldung “Der Test war erfolgreich”:
Servername (Ausgang)	Name des E-Mail-Ausgangsservers
Port (Ausgang)	Port des E-Mail-Ausgangsservers (z.B. 465)
Verschlüsselung (Ausgang)	Die Art der Transportverschlüsselung (keine, SSL, STARTTLS) des E-Mail-Ausgangsservers
Zugangsdaten wie E-Mail-Eingang	Wenn sich Benutzername und Passwort für den Postausgangs-Server nicht vom Posteingangs-Server unterscheiden, kann diese Checkbox gesetzt werden und die Daten müssen nicht erneut eingegeben werden.
Benutzer (Ausgang)	Benutzername des E-Mail-Kontos
Passwort (Ausgang)	Passwort des E-Mail-Kontos Achtung Passwörter dürfen keine Umlaute enthalten!
Wiederholung (Ausgang)	Erneute Eingabe Passwort des E-Mail-Kontos
Passwort hinterlegt (Ausgang)	Zeigt an, ob ein Passwort zum E-Mail-Konto hinterlegt ist. Wenn die Checkbox leer angezeigt wird, wurde noch kein Passwort zum Konto gespeichert oder die Checkbox “Zugangsdaten wie E-Mail-Eingang” wurde gesetzt. Mit dem Button “Testen” können die gespeicherten Zugangsdaten zum E-Mail-Ausgangsserver getestet werden. Sind die Daten korrekt, erscheint die Meldung “Der Test war erfolgreich” und Sie erhalten eine E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse:

Register Ordner

In der Tabelle werden nach Klick auf den Button “Ordner aktualisieren” alle auf dem E-Mail-Server bestehenden Ordner aufgelistet.
Um den allgemeinen Posteingangsordner des Kontos zu synchronisieren, setzen Sie die Checkbox bei “INBOX”.
Eventuell haben Sie einen Unterordner angelegt, in den alle für MIA relevanten E-Mails aus dem Posteingangsordner verschoben werden, dann synchronisieren Sie diesen Ordner.

Register Signatur

In diesem Register kann eine Signatur zum ausgewählten E-Mail-Konto erstellt und bearbeitet werden. Nach Klick auf den Button “Bearbeiten” wird ein xhtml-Editor aufgerufen:

Hinweis

Nach der Bearbeitung der Signatur müssen die Änderungen durch Klick auf den Button “Speichern” gespeichert werden!

Wenn Sie auch eine persönliche E-Mail-Signatur eingerichtet haben, werden in einer neuen E-Mail sowie beim Antworten und Weiterleiten, beide Signaturen in den Entwurf übertragen. Dabei steht die persönliche Signatur immer über der Signatur des Kontos.

Besonderheit Office 365

Durch die Umsetzung von Sicherheitsrichtlinien in MS-Office 365 kam/kommt es zur Umstellung der Authentifizierungsmethode. Nutzer des MS-Office 365 können unter “Administration -> Mail4MIA -> Administration E-Mail-Konten” im Register “Zugangsdaten” die Authentifizierungsmethode auswählen.

Eine Anleitung zur korrekten Einrichtung/Konfiguration kann hier heruntergeladen werden:

📄 Anleitung als PDF herunterladen

Übersicht System-E-Mails

In der Tabelle werden alle automatisch generierten E-Mails (z.B. Terminerinnerungen, Zugangsdaten bei MIA-Online-Registrierung) mit dem jeweiligen Status des Versands aufgelistet.

Mit dem Button “E-Mail senden” können E-Mails mit Status “abgebrochen” oder “fehlerhaft” erneut versendet werden.

In der Tabelle werden KEINE E-Mails des Moduls “Mail4MIA” aufgelistet.

Ab Version 5.4.0: Mit dem neuen MIAOnline-Modul werden E-Mails, die nicht versendet werden können mit dem Status “Entwurf” angelegt und können versendet werden, wenn die Ursache behoben wurde.

9.9 - Serverdruck

Druckaufträge

In dieser Maske werden die Druckaufträge verwaltet. Es können Druckaufträge einzeln oder gesammelt gedruckt werden.

Aufbau und Funktion

Im oberen Bereich der Maske befindet sich der Rechercheteil. Hier haben Sie die Möglichkeit, Druckaufträge nach Namen, Datumsbereichen, Status, Einträgen in der Warteschlange, Rechnungsläufen oder Mahnläufen zu filtern. Durch Klick auf den Button “Suchen” wird der Suchlauf ausgeführt.

Im Bereich Sammeldruck besteht die Möglichkeit, mehrere Druckaufträge gleichzeitig an einen Drucker zu senden.

Druckerauswahl

Mit der Listbox „Druckerauswahl“ wird der Drucker ausgewählt, mit dem die Druckaufträge gedruckt werden sollen.

Parameter

Mit der Angabe von Parametern können Befehle an den Drucker gesendet werden, welche die Druckeinstellungen setzen. Beispielsweise kann mit der Angabe von Parametern gesteuert werden, ob ein Blatt einfach oder beidseitig bedruckt wird oder aus welchem Druckfach (Papiereinzug) das Papier angefordert wird. Die folgende Tabelle listet alle möglichen Parameter und die zugehörigen Werte auf.

Achtung

Zu beachten ist hierbei, dass nicht jeder Drucker die aufgelisteten Befehle unterstützt. Ungültige Parameter werden ignoriert. Werden Parameter mehrfach angegeben, gilt die erste Belegung des jeweiligen Parameters.


Name des Parameters	Möglicher Wert	Beschreibung
Sides		Gibt an, ob ein Blatt einfach oder doppelseitig bedruckt wird.
	ONE_SIDED	Es wird nur die Vorderseite bedruckt. (Standardeinstellung)
	DUPLEX	Es werden Vorder- und Rückseite bedruckt. Die Ausrichtung der Seiten entspricht der einer Buchbindung über die lange Seite.
	TUMBLE	Es wird Vorder- und Rückseite bedruckt. Die Ausrichtung der Seiten entspricht der einer Buchbindung über die kurze Seite.
MediaTray		Angabe des Faches für den Papiereinzug (Druckfach).
	TOP	Oberes Druckfach
	MIDDLE	Mittleres Druckfach
	BOTTOM	Unteres Druckfach
	ENVELOPE	Druckfach für (Brief-)Umschläge
	MANUAL	Manueller Einzug
	LARGE_CAPACITY	Druckfach für große Mengen
	MAIN	Hauptdruckfach (Standardeinstellung)
	SIDE	Seitendruckfach
MediaTrayFirstPage	Siehe MediaTray	Angabe des Faches für den Papiereinzug der ersten Seite. Für alle folgenden Seiten gilt dann die Angabe ‘MediaTray’ (ist ‘MediaTrayFirstPage’ nicht gesetzt, gilt ‘MediaTray’ auch für die erste Seite). Der Druckauftrag wird dann in zwei Druckaufträge aufgeteilt. Der erste für die erste Seite und der zweite Druckauftrag für die übrigen Seiten. Hinweis Diese Angabe wird nicht beim Druck von Dokumenten des Formats .TXT unterstützt.
Chromaticity		Gibt an, ob in Farbe oder in Graustufen gedruckt wird.
	MONOCHROME	Druck in Graustufen
	COLOR	Druck in Farbe (Standardeinstellung - wenn möglich)
PrintQuality		Gibt an, in welcher Qualität gedruckt wird.
	DRAFT	Entwurfsqualität
	NORMAL	Normale Qualität (Standardeinstellung)
	HIGH	Beste Qualität
NumberUp	Integer Wert	Der Drucker druckt pro Papier-Seite mehrere Dokument-Seiten. Die Anzahl der Dokument-Seiten pro Papier-Seite wird als Zahl angegeben. (Standardeinstellung: 1, also ohne NumberUp)
SheetCollate		Die Sortierung der einzelnen Seiten, wenn mehrere Kopieren eines Dokuments gedruckt werden.
	COLLATED	Gesammelt - jede einzelne Kopie wird nacheinander ausgedruckt. Die Reihenfolge der Seiten ist 1, 2, 3, … 1, 2, 3, … (Standardeinstellung)
	UNCOLLATED	Ungesammelt - die Kopien werden der Seitenzahl entsprechend gemeinsam ausgedruckt. Die Reihenfolge der Seiten ist 1, 1, 1, … 2, 2, 2, … 3, 3, 3, …

Bei der Angabe mehrerer Parameter werden die einzelnen Parameter durch ein Semikolon getrennt.

Beispiel der Schreibweise mehrerer Parameterangaben:

Sides=ONE_SIDED;MediaTray=TOP;PrintQuality=DRAFT

Anzahl der Kopien

In diesem Feld wird die Anzahl der zu druckenden Exemplare angegeben.

Anzahl der Druckaufträge

Im Feld „Anzahl“ wird die Anzahl der zu druckenden Druckaufträge angegeben. Wird z.B. nach einem bestimmten Mahnlauf gefiltert, der zwanzig Druckaufträge beinhaltet und im Feld „Anzahl“ fünf angegeben, werden die ersten fünf der zwanzig Druckaufträge gedruckt. Durch Klick auf den Button “An Drucker senden” wird der Druckvorgang ausgelöst.

Im Bereich Einzeldruck können Druckaufträge einzeln an den Drucker gesendet werden. Durch Markieren des gewünschten Auftrags, in der Ergebnistabelle der Suche, wird der zu druckende Auftrag ausgewählt. Nach dem Markieren wird der Auftragsname im zugehörigen Feld angezeigt. Alle weiteren Felder verhalten sich gleich denen im Bereich des Sammeldrucks. Durch Klick auf den Button “Drucken” wird der Druckvorgang ausgelöst. Durch Klick auf den Button “Vorschau” wird eine Druckvorschau im HTML-Format im Browser geöffnet.

“Gedruckte löschen” entfernt alle Dokumente, die erfolgreich gedruckt wurden, unabhängig von gesetzten über alle Warteschleifen.

Drucker

Diese Maske dient dem Hinzufügen und Verwalten von Druckern innerhalb der Anwendung.

Aufbau und Funktion

In der Maske „Administration Drucker“ haben Sie die Möglichkeit, die sich im Netzwerk befindlichen Drucker hinzuzufügen und (ab Version 5.2.2) damit Druckerprofile anzulegen. Durch Klick auf den Button “Einfügen” wird ein neuer Datensatz in der Tabelle angelegt. Durch Klick auf die Schaltfläche “Drucker einlesen” werden alle verfügbaren Drucker in der Listbox “Druckeradresse” angezeigt.

Voraussetzung: Die Drucker müssen zuvor vom Administrator dem Server hinzugefügt worden sein, da andernfalls beim Einlesen keine Geräte gefunden werden. Um den Namen des Druckers hinzuzufügen, markieren Sie den gewünschten Datensatz durch Klick in die erste Spalte der Tabelle und geben den gewünschten Namen in das Eingabefeld “Druckername” ein.

Die Angabe des Namens ist notwendig, damit der Drucker in der Maske „Verwaltung der Druckaufträge an den Server“ zur Auswahl angeboten wird. Zum Abschließen klicken Sie auf die Schaltfläche “Speichern”. Sollen die Eingaben bzw. Änderungen nicht gespeichert werden, klicken Sie auf die Schaltfläche “Verwerfen”.

Druckerprofile meint, für einen Drucker unterschiedliche Druckoptionen anzulegen, die unterschiedliche Parameter beinhalten wie zum Beispiel aus welchem Fach gedruckt werden soll oder ob Duplex verwendet werden soll usw.

Hinweis

Bitte klären Sie vor der Anschaffung neuer Drucker, ob der Hersteller oder Lieferant Treiber für OpenSuse 15 liefert. Wir können nur Drucker einrichten, für die entsprechende Treiber vorhanden sind.

Druck mit Parametern

Achtung


Name des Parameters	Möglicher Wert	Beschreibung
Sides		Gibt an, ob ein Blatt einfach oder doppelseitig bedruckt wird.
	ONE_SIDED	Es wird nur die Vorderseite bedruckt. (Standardeinstellung)
	DUPLEX	Es werden Vorder- und Rückseite bedruckt. Die Ausrichtung der Seiten entspricht der einer Buchbindung über die lange Seite.
	TUMBLE	Es wird Vorder- und Rückseite bedruckt. Die Ausrichtung der Seiten entspricht der einer Buchbindung über die kurze Seite.
MediaTray		Angabe des Faches für den Papiereinzug (Druckfach).
	TOP	Oberes Druckfach
	MIDDLE	Mittleres Druckfach
	BOTTOM	Unteres Druckfach
	ENVELOPE	Druckfach für (Brief-)Umschläge
	MANUAL	Manueller Einzug
	LARGE_CAPACITY	Druckfach für große Mengen
	MAIN	Hauptdruckfach (Standardeinstellung)
	SIDE	Seitendruckfach
MediaTrayFirstPage	Siehe MediaTray	Angabe des Faches für den Papiereinzug der ersten Seite. Für alle folgenden Seiten gilt dann die Angabe ‘MediaTray’ (ist ‘MediaTrayFirstPage’ nicht gesetzt, gilt ‘MediaTray’ auch für die erste Seite). Der Druckauftrag wird dann in zwei Druckaufträge aufgeteilt. Der erste für die erste Seite und der zweite Druckauftrag für die übrigen Seiten. Hinweis Diese Angabe wird nicht beim Druck von Dokumenten des Formats .TXT unterstützt.
Chromaticity		Gibt an, ob in Farbe oder in Graustufen gedruckt wird.
	MONOCHROME	Druck in Graustufen
	COLOR	Druck in Farbe (Standardeinstellung - wenn möglich)
PrintQuality		Gibt an, in welcher Qualität gedruckt wird.
	DRAFT	Entwurfsqualität
	NORMAL	Normale Qualität (Standardeinstellung)
	HIGH	Beste Qualität
NumberUp	Integer Wert	Der Drucker druckt pro Papier-Seite mehrere Dokument-Seiten. Die Anzahl der Dokument-Seiten pro Papier-Seite wird als Zahl angegeben. (Standardeinstellung: 1, also ohne NumberUp)
SheetCollate		Die Sortierung der einzelnen Seiten, wenn mehrere Kopieren eines Dokuments gedruckt werden.
	COLLATED	Gesammelt - jede einzelne Kopie wird nacheinander ausgedruckt. Die Reihenfolge der Seiten ist 1, 2, 3, … 1, 2, 3, … (Standardeinstellung)
	UNCOLLATED	Ungesammelt - die Kopien werden der Seitenzahl entsprechend gemeinsam ausgedruckt. Die Reihenfolge der Seiten ist 1, 1, 1, … 2, 2, 2, … 3, 3, 3, …

Bei der Angabe mehrerer Parameter werden die einzelnen Parameter durch ein Semikolon getrennt.

Beispiel der Schreibweise mehrerer Parameterangaben:

Sides=ONE_SIDED;MediaTray=TOP;PrintQuality=DRAFT

9.10 - Finanzen

9.10.1 - Beitragsklassen

Der Katalog der Beitragsklassen und der zugehörige Zahlungsplan sind Grundlage für erfolgreiche und richtige Sollstellungsläufe in den Mitgliedskonten.

Für jede Beitragsklasse wird eine

- ID,

- eindeutige Bezeichnung der Beitragsklasse (wichtig für Selektion in der Erweiterten Suche),

- ein Betrag,

- evtl. schon ein Zahlungsplan (wenn überwiegend für diese BKL gültig)

- Gültigkeitsdatum von – bis (frei = ohne Ende Datum),

- ein Ertragskonto, (bitte Kontenverzeichnis beachten!)

- evtl. eine Folgebeitragsklasse

definiert.

Auch wird festgelegt, ob die Beitragsklasse im Register (Mitgliedschaft) angezeigt werden soll und ob die Beitragsklasse einen RSV-Anteil beinhaltet. (Wichtig für die Prüfroutinen).

Beitragserhöhung / neue Beitragsklasse - Was ist in MIA zu tun?

Der Zahlungsplan (unter Administration-> Finanzen-> Zahlungspläne)

Soll mit der Änderung des Sollstellungsbetrages auch der Zahlungsplan geändert werden, empfiehlt es sich, zuerst den neuen Zahlungsplan zu erstellen, der mit der Änderung des Sollstellungsbetrages einher gehen soll.

Die Beitragsklasse (unter Administration-> Finanzen-> Beitragsklassen)

Um zu einem bestimmten Datum von einer in die andere Beitragsklasse wechseln zu können, gehen Sie wie folgt vor:

Durch Einfügen erstellen Sie eine neue Beitragsklasse, gültig ab dem gewünschten Datum, zu dem diese BKL frühestens Verwendung finden soll.
Für den Fall, dass sich mit der Beitragsklasse auch der Zahlungsplan ändert, wählen Sie den neu erstellten Zahlungsplan hier aus oder wählen Sie einen bisherigen, gültigen Zahlungsplan.
Dann wechseln Sie zur bisherigen Beitragsklasse, die ersetzt werden soll und beenden diese im Feld gültig bis mit Eintrag des letztmöglichen Tages der Verwendung.
Im Feld Folgebeitragsklasse tragen Sie die neue Beitragsklasse ein, die Sie zuvor erstellt haben.

Die Umstellung von der alten auf die neue BKL wird automatisch durch MIA am Morgen des letzten Gültigkeitstages der “alten Beitragsklasse” durchgeführt. Dabei wird die “alte” BKL zum Mitglied beendet und die “neue” BKL dem Mitglied zugeordnet.

Ändern sich mehrere Beitragsklassen ist dieser Vorgang für jede BKL auszuführen.

Bei Beitragsklassen, denen der Zahlungsplan „einmalig“ zugeordnet ist, gibt es keine Folgebeitragsklasse.

Beitragsklassengruppe (unter Administration-> Finanzen-> Beitragsklassengruppen)

Da sich die Verwendung der bisherigen BKL-Gruppe mit der Einführung der neuen BKL-Gruppe überschneiden kann, ist es erforderlich, eine oder auch mehrere, neue BKL-Gruppen anzulegen.

Hier können Sie analog bisheriger BKL-Gruppen vorgehen und neue Gruppen anlegen.

Damit haben Sie die Möglichkeit, bei der Erfassung von Mitgliedschaften, die erst im neuen Gültigkeitszeitraum beginnen, die entsprechende neue BKL-Gruppe auszuwählen und die richtige Sollstellung vorzunehmen.

9.10.2 - BK-Gruppen

Über diese Einstellungen lassen sich Beitragsklassen in Gruppen zusammenfassen, um Sollstellungen in einem Schritt ausführen zu lassen.

Für jede BKL-Gruppe ist eine

- ID und

- Bezeichnung der BKL-Gruppe anzulegen,

- die entsprechenden Beitragsklassen aus dem verfügbaren Katalog beizuordnen,

- die Beträge einzusetzen

und zu kennzeichnen, ob

Hinweis

bei Verwendung des Onlinemoduls: Online-Verfügbarkeit muss kompatibel mit den Einstellungen im WEB-Modul sein.

9.10.3 - Konten

Über Administration Konten werden festgelegt:

Kontonummer (nach Möglichkeit in Abstimmung mit einem für den Verein gültigen Kontenrahmen)
Bezeichnung (Eindeutigkeit beachten)
Kontotyp (Forderungs- oder Bestandskonto)
Forderungsart (sh. hinterlegter Katalog) und
Priorität (Wert der Verwendung bei Gutschriften, die im Konto verbucht werden; 1=hoch, aufsteigend geringer, 0= keine Priorisierung)

Systemeinstellungen beachten!

Unter Administration –> Systemeinstellungen –> Finanzen finden sich ebenso Einstellungen zu Konten und deren Verwendung, die identisch zu Kontendaten im Kontenverzeichnis sein müssen.

9.10.4 - Rücklastgründe

In dieser Maske kann für verschiedene Rücklastschriftgründe eingestellt werden, auf welche Zahlungsweise ein Mitglied umgestellt werden soll, wenn eine Lastschrift zurückbelastet wird. Außerdem kann ein Text hinterlegt werden, der in einem automatisch erstellten Schreiben als Textbaustein eingefügt wird.

In der Tabelle sind die heute bekannten Rücklastgründe enthalten. Im Verein muss entschieden werden, welche Zahlungsart eingestellt werden soll, wenn eine Rücklastschrift mit dem jeweiligen Grund verarbeitet wird. Dabei sollte bedacht werden, dass nicht alle Rücklastschriften vom Mitglied zu verantworten sind. Wenn ein technischer Rücklastgrund gemeldet wird (z. B. AG02) ist es ev. sinnvoller noch einmal eine Lastschrift durchzuführen.

Wenn Sie bei der Verarbeitung von Rücklastschriften Rücklastgründe sehen, die nicht in der Tabelle enthalten sind, können Sie selbst neue Einträge erstellen.

Hinweis

Wenn eine Rücklastschrift ohne Rücklastgrund von der Bank geliefert wird erfolgt keine Aktion, die Zahlungsweise des Mitglieds wird nicht umgestellt.

9.10.5 - Sollstellungsläufe

In dieser Maske wird eine Übersicht der von MIA automatisch durchgeführten Sollstellungsläufe dargestellt.

In der Tabelle oben sehen Sie die Liste der Sollstellungsläufe, mit der Anzahl der überprüften Mitgliedschaften und der Anzahl der tatsächlich durchgeführten Sollstellungen. Wenn Sie eine Zeile durch Klick in die schmale Spalte links markieren, sehen Sie in der Tabelle unten die einzelnen Sollstellungen.

Mit dem Button “Sollstellung rückgängig machen” können Sie den markierten Sollstellungslauf rückgängig machen. Alle Buchungen in den Mitgliedskonten werden dadurch wieder entfernt.

Hinweis

Ein Sollstellungslauf kann nur so lange rückgängig gemacht werden, bis ein Rechnungs- oder Lastschriftlauf durchgeführt wurde.

Mit dem Button “Buchungen der Sollstellung exportieren” können Sie die Buchungen der markierten Sollstellung in eine csv-Datei exportieren. Diese Datei können Sie z. B. mit Excel öffnen.

9.10.6 - Mahnstufen

Mahnungsvorlagen

Für jede Mahnstufe kann eine eigene Vorlage verwendet werden. Diese Vorlagen müssen im OpenOffice-Format unter Administration / Anwendung / Vorlagen angelegt werden. Als Datenquelle muss ‘MahnungsDruck’, als Vorlagentyp ‘Mahnung’ eingetragen werden.

Die Platzhalter für die Mahnungsvorlagen finden Sie hier.

Nach dem Anlegen oder Ändern von Mahnvorlagen müssen Sie sich ab- und wieder anmelden, damit die Vorlagen in anderen Funktionen genutzt werden können.

Mahnstufen

Unter Administration / Finanzen / Mahnstufen können die einzelnen Mahnstufen konfiguriert werden. Für jede Mahnstufe, die Mitgliedern zugeordnet ist muss auch in MIA eine Mahnstufe angelegt werden. Sie können über die erweitere Suche prüfen, welche Mahnstufen in den Mitgliedsdaten eingetragen sind.

Letzte Mahnstufe

Wenn ein Mitglied die letzte Mahnstufe erreicht hat, wird keine weitere Mahnung erstellt, das Mitglied bleibt auf dieser Mahnstufe. Anders als bei den niedrigeren Mahnstufen ist die Zuordnung einer Mahnungsvorlage optional - wenn eine Vorlage zugeordnet ist wird ein Schreiben erstellt, wenn nicht erfolgt keine weitere Aktion. Damit kann die letzte Mahnstufe zur Verwaltung der Mitglieder verwendet werden, für die das gerichtliche Mahnverfahren begonnen wird, oder bei denen die Beitreibung der Außenstände auf anderem Weg erfolgen soll. Anstelle einer Mahnung kann die zugeordnete Vorlage auch als Übergabe an ein Inkassobüro oder eine Anwaltskanzlei formuliert werden.

Beispiel:

MahnstufenNr	Zeitraum	Mindestbetrag	Mahngebuehr	Mahntext
1	60	5,00	0,00	Zahlungserinnerung
2	30	5,00	3,00	1. Mahnung
3	20	5,00	5,00	2. Mahnung
4	20	5,00	8,00	3. Mahnung
5	30	5,00	10,00	Gerichtl. Mahnverfahren

Wenn in Ihrem Datenbestand Mahnstufen aus der alten Mitgliederverwaltung (MIS, PMV o. A.) vorhanden sind, müssen entsprechende Mahnstufen in MIA angelegt werden, damit MIA jeweils entscheiden kann, welche Aktionen beim jeweiligen Mitglied durchzuführen sind.

Bitte prüfen Sie vor dem ersten Mahnlauf, ob für alle im Datenbestand eingetragenen Mahnstufen auch Mahnstufen in MIA plus eine zusätzliche für das gerichtliche Mahnverfahren (s. Beispiel) angelegt sind. Sie können das mit der erweiterten Suche selber feststellen.

Wenn Sie mit MIA weniger Mahnstufen nutzen wollen, als in Ihrem Datenbestand vorhanden sind, können wir die Daten entsprechend anpassen.

Sollten Sie sich unsicher sein ob Ihre Konfiguration korrekt ist und zu Ihren Daten passt melden Sie sich bitte bei uns bevor Sie einen Mahnlauf starten.

Für jede Mahnstufe müssen folgende Daten eingetragen werden:

Feld	Beschreibung
Mahnstufe	Nummer der jeweiligen Mahnstufe
gültig	Wenn das Häkchen gesetzt ist wird die Mahnstufe von MIA verwendet.
erste Stufe	Bei der ersten gültigen Mahnstufe muss das Häkchen gesetzt sein, damit MIA die erste anzuwendende Mahnstufe erkennen kann.
letzte Stufe	Bei der letzten gültigen Mahnstufe muss das Häkchen gesetzt sein, damit MIA die letzte anzuwendende Mahnstufe erkennen kann.
Tage	Bei der ersten Mahnstufe Anzahl der Tage ab dem Datum der Forderung (Buchungsdatum). Bei den folgenden Mahnstufen Anzahl der Tage seit der letzten Mahnung. Das Datum der letzten Mahnung finden Sie in den Mitgliedsdaten im Reiter Mitgliedskonto. Wenn ein Mitglied die letzte Mahnstufe erreicht hat, werden keine weiteren Mahnungen erstellt und das Mitglied für das gerichtliche Mahnverfahren vorgeschlagen.
Mind.betrag	Der Mindestbetrag ab dem eine Mahnung erstellt wird. Dabei wird die Gesamtsumme der offenen Forderungen gewertet.
Mahngebühr	Gebühr die dem Mitglied für die Mahnung berechnet wird. Die Mahngebühr wird automatisch in das Mitgliedskonto gebucht und auf der Mahnung mit ausgewiesen. Der Betrag wird als positiver Betrag erfasst z.B. 2,50.
Folgende Mahnstufe	Die Mahnstufe, die das Mitglied als nächstes erhält.
Konto	Konto auf das die Mahngebühren gebucht werden. Ist im Feld Mahngebühr ein Betrag > 0 eingetragen, so muss zugehörige das Konto eingetragen und valide sein. Ist das nicht der Fall, werden keine Mahnungen erzeugt.
Mahntext	Der hier eingegebene Text kann in der Mahnvorlage an die Stelle des entsprechenden Platzhalters eingetragen werden. Die Verwendung des Mahntextes ist sinnvoll, wenn Sie eine Dokumentvorlage für alle Mahnstufen verwenden. Ab MIA 1.1 können aber auch separate Dokumentvorlagen für jede Mahnstufe angelegt werden (Administration / Anwendung / Vorlagen).
Buchungstext	Text für die Buchung der Mahngebühr im Mitgliedskonto
Vorlage	In dem Dropdown-Feld kann eine Vorlage für die Mahnung gewählt werden. Diese Vorlage muss vorher unter Administration / Anwendung / Vorlagen angelegt worden sein.

9.10.7 - Zahlungsarten

Administration Zahlungsarten

Hier kann die Bezeichnung der Zahlungsart und die Bezeichnung der Zahlungsart, die im Online-Modul angezeigt wird, angepasst werden.

9.10.8 - Zahlungspläne

In dieser Maske können verschiedene Zahlungspläne mit unterschiedlichen Regeln erstellt und geändert werden, mit denen die Sollstellung gesteuert wird.

Neben der Bezeichnung des Zahlungsplans kann die Regel gültig oder nicht gültig (leer) gesetzt werden.

Zu jedem Zahlungsplan ist die Fälligkeit im Eintrittsjahr und Folgejahre in unterschiedlichsten Möglichkeiten zu hinterlegen. Das Dropdown-Menü verweist auf die verschiedenen Einstellmöglichkeiten.

Achtung

Die Einstellungen der Zahlungspläne, wie auch der Beitragsklassen und Beitragsklassengruppen haben direkte Auswirkungen auf die Richtigkeit der Sollstellungen.

Ein Zahlungsplan kann auf verschiedene Arten verwendet werden:

Einer Beitragsklasse wird ein Zahlungsplan zugeordnet, nach dem die Sollstellung bei allen Mitgliedern, die diese Beitragsklasse haben, gleich erfolgt.

(Administration / Finanzen / Beitragsklassen)

Einer Beitragsklasse, die einem Mitglied zugeordnet ist, wird ein individueller Zahlungsplan zugeordnet. Damit kann z. B. ein Mitglied auf halbjährliche Zahlung umgestellt werden, auch wenn die anderen Mitglieder die selbe Beitragsklasse bei jährlicher Zahlung haben.
Mitglieder, die von anderen Vereinen zu Ihnen wechseln und z. B. im Beitrittsjahr keinen Beitrag zahlen, können die selbe Beitragsklasse wie die anderen Mitglieder erhalten, aber über einen individuellen Zahlungsplan im ersten Jahr beitragsfrei gestellt werden.

(Reiter ‘Beitragsklassen’)

Achtung

Beachten Sie bei Änderungen vorhandener Zahlungspläne, dass davon die Sollstellung bei allen Mitgliedschaften geändert wird, bei denen dieser Zahlungsplan verwendet wird!

Konfiguration der Regeln

Um einen neuen Zahlungsplan zu erstellen klicken Sie auf den Button “Neue Regel” und tragen in das Feld rechts neben der Tabelle den gewünschten Namen des Zahlungsplans ein. Anschließend wählen Sie aus den Listboxen unter der Tabelle die entsprechenden Zeitpunkte und die Anteile der Jahresbeiträge aus und klicken dann auf den Button “Speichern”.

Im unteren Bereich stellen Sie die Regeln für das Beitrittsjahr, das zweite Jahr und die Jahre ab dem dritten Jahr der Mitgliedschaft ein.

Zahlungspläne (Beispiel einer Regelkonfiguration)

Beispiele

Zahlungspläne (Beispiel für jährliche Zahlungsweise) (Beispiel für eine einmalige Fälligkeit-Aufnahmebeitrag)

Zahlungspläne (Beispiel für Halbjahreszahlung ab Beitritt)

9.11 - Archivierung

Archivierungslauf

Archiviert werden nur Mitglieder die folgende Kriterien erfüllen:

- die keine aktive Mitgliedschaft haben (H/P)

- die als Person keiner anderen aktiven Mitgliedschaft zugeordnet sind (Abw. Kontoinhaber, Vertret. Person, L, Kontakt, usw.)

- kein offener RSV-Fall vorhanden ist (Datum „Abgeschlossen am“)

- kein offener Saldo vorhanden ist

- kein Archiv-Stopp gesetzt

Vorbereitung Archivierung

Festlegung der Routine und Berechtigung, wann Mitgliedschaften nach Beendigung der Mitgliedschaft (Dokumente, Beratungsdaten, Konten und Zahlungsverkehr) archiviert werden können.

Archivlauf bei normalem Schriftwechsel in der Regel nach 5 Jahren möglich. Einstellung in MIA unter Administration-> Systemeinstellung – in unserem Beispiel:

ARCHIV_Frist Systemparameter 60 Monate.

Achtung

Die archivierten Datensätze erkennen Sie in der Suche durch das vorangestellte rote A. Der Zugriff auf die Daten ist weiterhin möglich, für Mitarbeiter deren Rolle das Recht “ARCHIV” zugeordnet ist. Die Registerhintergründe von archivierten Mitgliedschaften ist gelb eingefärbt.

Rücknahme der Archivierung

Im Register “Mitgliedschaft” kann über den Button “Archiv. Zurückn.” die Archivierung zurückgenommen werden. Eine Sammelverarbeitung gibt es dazu nicht, die Archivierung kann also nur einzeln je Mitgliedschaft zurückgenommen werden.

Beendigung der Archivierung durch Löschung der Daten

(Personendaten und alle Mitgliedschaftsdaten)

(1) Festlegung der Routine und Berechtigung.

Beispiel: Sofern keine Rechtstitel gespeichert werden und keine Rechtsdokumente, die der Durchführung eines rechtlichen Verfahrens dienten, kann nach 10 Jahren + dem Zeitraum, der bis zum nächsten Jahresabschluss vergehen kann, also in der Regel 1 Jahr (in seltenen Fällen, wenn nicht jährlich ein Jahresabschluss erstellt wird, auch mehr) die Löschung erfolgen.

In unserem Beispiel 10 Jahre = 120 Monate + 12 Monate = 132 Monate.

(2) Einstellung unter Administration-> Systemeinstellung – in unserem Beispiel:

ARCHIV_Dauer Systemparameter 132 Monate

Achtung

Ggf. ist jährlich darauf zu achten, was im Steuerbescheid zum Jahresabschluss mitgeteilt wird. Behält sich die Finanzbehörde eine Prüfung vor, ist das Jahr des Steuerbescheids für einen Jahresabschluss zu dokumentieren und evtl. in der Systemeinstellung anzupassen.

Beispiel: Zugang des Steuerbescheids für Jahresabschluss von 2020 im Juni 2021. Prüfung ist 10 Jahre möglich, d.h., Löschung der Daten frühestens 31.12.2031. Sollte der Jahresabschluss und Steuerbescheid von einem Steuerberater erstellt werden, kann die Abstimmung mit diesem erfolgen.

Achtung

Die Löschung ist unwiderruflich und darf daher nur von autorisierten Personen erfolgen.

Archivlauf-Übersicht

In diesem Bereich werden alle durchgeführten Archivläufe aufgelistet. In der unteren Tabelle werden alle im oben ausgewählten Lauf archivierten Mitglieder aufgelistet.

Archiv bereinigen

Der “Zeitraum in Monaten” bezieht sich nicht auf das Datum, wann eine Mitgliedschaft archiviert wurde, sondern auf das Enddatum der Mitgliedschaft.

Wenn also z.B. für den “Zeitraum in Monaten” 12 eingestellt wurde, werden alle Mitgliedschaften gelöscht, die archiviert wurden und deren Mitgliedschaftsenddatum 12 Monate und länger zurückliegt.

Beispiel 1:

Eingestellter Parameter = 12 Monate

Endedatum Mitgliedschaft: 31.12.2018

Archivierungsdatum: 01.02.2020

Archivbereinigung am 01.02.2020

==> das Mitglied wird gelöscht, da die Mitgliedschaft seit 31.12.2018 beendet ist, archiviert wurde und der Zeitraum zwischen Mitgliedschaftsende und Bereinigung 13 Monate beträgt.

Beispiel 2:

Eingestellter Parameter = 12 Monate

Endedatum Mitgliedschaft: 31.08.2019

Archivierungsdatum: 01.02.2020

Archivbereinigung am 01.02.2020

==> das Mitglied wird nicht gelöscht, da die Mitgliedschaft zwar beendet ist und archiviert wurde, der Zeitraum zwischen Mitgliedschaftsende und Bereinigung aber nur 5 Monate beträgt.

Der Zeitpunkt der Archivierung selbst ist für die Bereinigung demnach irrelevant.

Der Zeitraum in Monaten wird in den Systemeinstellungen -> Archivlauf mit dem Parameter “ARCHIV_Dauer” eingestellt.

9.12 - Serverjobs

9.13 - Online Protokollierung

9.14 - Zugänge Telefonanlage

9.15 - Aufgabe wiederherstellen

9.16 - Zuständigkeitsänderung

9.17 - Übersicht Dokumenteingang

Mit der Checkbox “BKA” können Dokumente als Betriebskostenabrechnung gekennzeichnet werden.

Durch Klick auf den Drei-Punkte-Button wird ein neues Fenster zur Suche und Auswahl des Mitgliedes und des zugehörigen Mietobjektes, der Beratung, des Falls und Fallnotiz aufgerufen.

Erst nach Suche und Auswahl eines Mitgliedes (durch Setzen des X in der ersten Spalte der oberen Tabelle) werden die Register im unteren Bereich der Seite aktiv.

Im Register “Fälle” können mehrere Fälle ausgewählt werden.

Ist ein Fall zum Mitglied noch nicht vorhanden, kann ein neuer Fall durch setzen der Checkbox “Neuen Fall anlegen” hier direkt erstellt werden.

Im Register “Fallnotiz” werden alle vorhandenen Fallnotizen aufgelistet und mehrere können ausgewählt werden. Fall-Notizen können unabhängig der Fallauswahl gewählt werden.

Wie wirkt sich die unterschiedliche Zuordnung aus?

Wird ein Dokument nur zum Fall selbst und nicht zu einer Fall-Notiz zugeordnet, wird das Dokument im Tree im Bereich “Dokumente/E-Mails” angezeigt:

Wird ein Dokument nur oder auch zu einer Fall-Notiz zugeordnet, wird das Dokument im Tree UND unter der ausgewählten Fall-Notiz selbst angezeigt:

Aufgaben:

Einrichtung unterschiedlicher Scanordner

Gültig ab Version 5.2.3

9.18 - camt54-Dateien einlesen

Die camt54-Dateien werden nicht mehr automatisch eingelesen. Die Dateien müssen nun direkt in MIA unter “Administration-> Import/Export-> Übersicht Dateien” manuell hochgeladen werden.

Die Dateien werden von der Bank im allgemeinen in Form von zip-Dateien bereitgestellt. Um die Dateien zu verarbeiten gehen Sie bitte wie folgt vor:

Entpacken Sie die Datei, die Sie mit Hilfe Ihres Bankprogramms von Ihrer Bank heruntergeladen haben. Die Vorgehensweise hierfür hängt von der Einrichtung Ihres Rechners und dem darauf installierten Komprimierungsprogramm ab.
Bei manchen Bankprogrammen wird beim Speichern der heruntergeladenen Dateien nicht die Endung .zip verwendet. Sie müssen ggf. in .zip umbenannt werden. Die Dateinamen dürfen keine Leerzeichen, Umlaute oder Sonderzeichen enthalten.
Die Namen der ausgepackten Dateien enden mit .xml. Bitte laden Sie diese Dateien in MIA unter “Administration-> Import/Export-> Übersicht Dateien” hoch.

MIA erkennt automatisch, ob es sich um Dateien mit Gutschriften oder mit Lastschriftrückläufern handelt und startet die entsprechenden Verarbeitungsroutinen. Unter dem Menüpunkt Finanzen / Gutschriften bzw. Finanzen / Rücklastschriften können Sie die Dateien nun weiter verarbeiten.

Unter ‘Administration - Finanzen - Rücklastgründe’ können Sie für alle bekannten Rücklastschriftgründe, die von den Banken in den camt.054-Dateien geliefert werden einstellen, auf welche Zahlungsart ein Mitglied nach einer Rücklastschrift umgestellt werden soll. Außerdem können Sie einen Textbaustein hinterlegen, der in ein Benachrichtigungsschreiben an das Mitglied eingesetzt wird. Dieses Benachrichtigungsschreiben wird automatisch erstellt und im Serverdruck abgelegt.

Hinweis

Wenn die Namen der in Schritt 2. ausgepackten Dateien nicht mit .xml enden, wenden Sie sich bitte an Ihre Bank und lassen Sie prüfen, ob Sie wirklich camt54-Dateien geliefert bekommen.

Achtung

MIA verarbeitet nur camt.054-Dateien, die dem Standardformat (Anlage 3 Spezifikation der Datenformate) entsprechen. Derzeit liefern einige Banken, darunter Sparkassen und Volksbanken, Dateien die diesen Standard nicht erfüllen. Wir empfehlen das mit Ihrer Bank zu klären, bevor Sie kostenpflichtige Leistungen oder Software bestellen.

10 - Benutzerkürzel

Hier finden Sie alle Hilfeseiten zu den Seiten unter dem Benutzerkürzel…

10.1 - Mein Zugang

Zugangsdaten

Die AnwenderID dient der eindeutigen Identifizierung Ihres Benutzers und kann nicht geändert werden.

In dieser Maske können Sie Ihr Passwort für MIA ändern. Geben Sie das neue Passwort in die Felder ‘Passwort’ und ‘Passwort Wiederholung’ ein und klicken Sie dann auf ‘Speichern’.

Bei der nächsten Anmeldung müssen Sie das neue Passwort verwenden. Sollten Sie Ihr Passwort einmal vergessen haben, kann Ihnen ein Kollege mit Administrationsrechten ein neues Passwort einstellen. Sie sollten dieses Passwort anschließend ändern, um sicherzustellen, dass nur Sie allein Zugriff auf Ihren MIA-Login haben.

Achtung

Passwortregeln

Passwörter müssen den Passwortrichtlinien entsprechen, also mindestens 8 Zeichen lang sein, Groß- und Kleinbuchstaben, mindestens ein Sonderzeichen und eine Zahl enthalten. Erlaubte Sonderzeichen sind *+-!§/=_:;

Persönliche Systemeinstellungen

In diesem Bereich können individuelle Systemeinstellungen vorgenommen werden. Beispielsweise kann mit dem Systemparameter “DokTreeArt” die Darstellungsart im Register “Dokumente” gesteuert werden. Weitere individuelle Einstellungen werden bald zur Verfügung gestellt.

10.2 - Hinweise

11 - Register Person/Mitglied

Hier finden Sie alle Hilfeseiten zu den Registern einer Person oder eines Mitgliedes.

11.1 - Kopfzeile

Die Kopfzeile beginnt am linken Rand mit der Anzeige der Mitgliedsnummer. Rechts daneben wird in Klammern die Rolle des Mitgliedes in der Mitgliedschaft angezeigt, wobei (H) für Hauptmitglied, (P) für Partnermitglied und (L) für leistungsempfangsberechtigte Person steht. Durch einen Bindestrich getrennt schließen sich Titel, Name, Vorname und die Wohnanschrift an.

Rechts neben den persönlichen Informationen ist das Feld Saldo angeordnet. Dieses Feld zeigt immer den aktuellen Saldo des Mitgliedskontos an. Liegt der Saldo des Mitgliedskontos im negativen Bereich, wird der Hintergrund orange dargestellt. Ist das Konto ausgeglichen oder ein Guthaben vorhanden, wird der Hintergrund grau dargestellt.

An das Saldofeld schließt sich auf der rechten Seite ein Bereich mit unterschiedlichen Icons an. Im Folgenden wird die Bedeutung der Icons erläutert.

-Wird das rote Fähnchen angezeigt, sind Wiedervorlagen zur angezeigten Person vorhanden. Wenn Sie den Mousezeiger auf das rote Fähnchen bewegen, wird Ihnen in einem Tooltip die Anzahl der vorhandenen Wiedervorlagen angezeigt.

- Dieses Icon wird angezeigt, wenn die Wohnanschrift oder die Versandadresse ungültig ist.

- Die Anzeige dieses Icons bedeutet, dass für diese Person eine Aufnahmesperre festgelegt wurde.

- Wird dieses Icon angezeigt, ist der Schutz der Personendaten gewünscht.

- Dieses Icon steht für die bestehende Mitgliedschaft der angezeigten Person.

- Dieses Icon wird angezeigt, wenn eine Rechtschutzversicherung ohne Konflikte vorhanden ist.

- Dieses Icon wird angezeigt, wenn eine Rechtschutzversicherung mit Konflikten vorhanden ist. Ein Konflikt stellt zum Beispiel ein fehlender Name oder Vorname dar.

- Wird dieses Icon angezeigt, bedeutet dies, dass für die angezeigte Person ein aktuelles Abonnement der Mitgliederzeitung vorhanden ist.

Hinweis

Öffnet man einen L (leistungsempfangsberechtigte Person) werden in der Kopfzeile die Informationen des Hauptmitglieds angezeigt.

11.2 - Info

In dieser Maske werden die Informationen zur Hauptmitgliedschaft angezeigt werden.
Ausnahme: Im Bereich “Persönliche Daten” werden immer die Daten der ausgewählten Person angezeigt (Hauptmitglied, Partnermitglied/er oder Leistungsempfangsberechtigte Person/en).

In der Info-Maske können die Daten zur jeweils aufgerufenen Person und Mitgliedschaft nur eingesehen werden. Änderungen können hier nicht vorgenommen werden!

Persönliche Daten

Überblick über die Angaben der ausgewählten Person (H, P, L mit folgenden Angaben:

ggf. Firmenbezeichnung
Anrede
Titel
Name
Vorname
Geburtsdatum
Tel. privat
Tel. dienstl.
Faxnr.
Mobiltelefonnummer
E-Mail-Adresse
Memofeld für besonders wichtige Informationen zur Person
In dem Bereich unterhalb des Feldes “Onlinezugang” werden ggf. die für die ausgewählte Person gesetzten Kennzeichner angezeigt (Kennzeichner aus Register “Person”).
Onlinezugang: Je nach Status, können die folgenden Zustände angezeigt werden:
- aktiv
- kein Zugang vorhanden
- vom Verein gesperrt
- gesperrt, zu viele Fehlversuche (Um den Zugang wieder zu aktivieren, kann das Mitglied auf der Website einfach einen neuen Onlinezugang beantragen. Verraten Sie NIEMALS einem (angeblichen) Mitglied am Telefon der schriftlich, welche persönlichen Daten in MIA hinterlegt sind, um evtl. Missbrauch durch Unbefugte zu verhindern bzw. stellen Sie sicher, dass es sich wirklich um die richtige Person handelt.)
- noch nicht aktiviert

Daten zur Hauptmitgliedschaft

Überblick über folgende Angaben zur Hauptmitgliedschaft:

Datum Eintritt:
wird bei der Mitgliederfassung festgelegt - das Eintrittsdatum kann im Falle einer Fehleingabe nachträglich geändert werden.
Grund für Eintritt:
wird bei der Mitgliederfassung festgelegt
Datum Austritt:
wird nach Eingabe Kündigung angezeigt
Grund für Austritt:
wird bei Erfassung der Kündigung festgelegt
Datum der Archivierung der aufgerufenen Mitgliedsdaten
Art der Mitgliedschaft:
z.B. Ehrenmitgliedschaft, Schnuppermitgliedschaft etc.
_Memo_feld für besonders wichtige Informationen zur Mitgliedschaft
In dem Bereich unterhalb des _Memo_feldes werden ggf. für die Mitgliedschaft gesetzte Kennzeichner angezeigt.

Zugeordnete Personen

Name und Vorname von zugeordneten aktiven Personen (Partnermitglieder, vom Mitglied bevollmächtigte Personen). Ehemalige oder zukünftige Zuordnungen werden nicht angezeigt.

Wechsel zwischen den zugeordneten Personen per Klicken auf den Pfleil-Button möglich

Termine zur Hauptmitgliedschaft

Liste mit Kurzübersicht über die letzten Termine des Mitgliedes (max. die letzten 4)
Termine können hier als wahrgenommen markiert werden, wodurch automatisch eine neue Beratung angelegt wird (Beratungen werden noch automatisch bis 01.07.2024 angelegt)

Mietobjekt (Private Erstwohnung) der Hauptmitgliedschaft

Adresse inkl. Adresszusätze des aktuellen Mietobjektes

Info: Beim Mietobjekt handelt es sich um die Mietsache, die beratungs- oder/und rechtsschutzrelevant ist. Es kann sich hierbei im Einzelfall auch um eine andere Adresse handeln, als die Postanschrift.

Die Postanschrift ist immer in der Kopfzeile von MIA zu finden (ganz oben im Datensatz des jeweiligen Mitgliedes).

Achtung: Im Bereich Mietobjekt (Private Erstwohnung) der Hauptmitgliedschaft werden nur als Private Erstwohnung klassifizierte Mietobjekte angezeigt. Adressdaten von als Gerwerbe, Private Zweitwohnungen o. ä. klassifizierten Mietobjekten werden hier nicht angezeigt.

Beginn/Ende Rechtsschutzversicherung

Achtung
Hier wird stets das Beginndatum des aktuellen Mietobjektes (Private Erstwohnung) angezeigt, nicht der Beginn der RSV zur Person (z. B. nach Umzug)!

Die Icons zeigen an, ob die aktuelle private Erstwohnung mindestens einer bestehenden Verwaltungseinheit zugeordnet ist.

( )

( Info ) Das blaue Icon zeigt an, dass die aktuelle private Erstwohnung mindestens einer bestehenden Verwaltungseinheit zugeordnet ist.

( Info ) Das graue Icon zeigt an, dass die aktuelle private Erstwohnung keiner bestehenden Verwaltungseinheit zugeordnet ist.

Beratungsdaten der Hauptmitgliedschaft

Übersicht über Daten der letzten Beratung der Hauptmitgliedschaft

Letzte Berat.:
Datum der zuletzt für die Hauptmitgliedschaft vergebenen Beratung
Berater:
Name des Beraters, der die zuletzt für die Hauptmitgliedschaft vergebene Beratung durchgeführt hat
_Beratungen:
_Anzahl aller für die Hauptmitgliedschaft vergebenen Beratungen
Schriftsätze:
Anzahl aller (keine Unterscheidung zwischen Verwaltungs- und Beratungsschreiben) in MIA unter der Dokumente-Maske hinterlegten Schriftsätze
Stammberater:
Name des der Hauptmitgliedschaft zugeordneten Stammberaters (Die Zuordnung eines Stammberaters kann entweder bei der Mitgliedererfassung oder später über die Mitgliedschaft-Maske erfolgen.
Stammort:
Bezeichnung des der Hauptmitgliedschaft zugeordneten Stammberatungsortes (bei Vereinen mit mehreren Beratungsstandorten/Geschäftsstellen - Die Zuordnung eines Stammortes kann entweder bei der Mitgliedererfassung oder später über die Mitgliedschaft-Maske erfolgen.
Letzte Papierakte:
Datum der Anlage der letzten Papierakte zur Mitgliedschaft
Aktenzeichen:
Aktenzeichen der letzten Papierakte (Die Vergabe eines Aktenzeichens kann z. B. in größeren Vereinen als Hilfe bei der Orientierung in der Aktenablage verwendet werden.)

Kontodaten der Hauptmitgliedschaft

aktuelle BK:
aktuelle der Hauptmitgliedschaft zugeordnete Beitragsklasse
Zahlungsart:
aktuelle für die Hauptmitgliedschaft gültige Zahlungsart (z. B. Rechnung, Lastschrift, Bar etc.)
Saldo:
aktueller Saldo der Hauptmitgliedschaft

Achtung
Wichtig für Vereine, in denen die zugeordnete Person nicht beitragsfrei ist:
In der Kopfzeile in MIA (ganz oben) wird - anders als unter diesem Punkt - immer das Saldo der ausgewählten Person
Mahnstufe:
aktuelle Mahnstufe in Bezug auf die Hauptmitgliedschaft
Mahnung vom:
Datum der letzten, in Bezug auf die Hauptmitgliedschaft versandten Mahnung (bei Auslösen Mahnlauf in MIA)
Mahnsperre:
Anzeige, ob für die Hauptmitgliedschaft eine Mahnsperre eingerichtet wurde (gesetztes Häkchen = Mahnsperre gesetzt, fehlendes Häkchen = keine Mahnsperre vorhanden)
Mahnverfahren:
Anzeige, ob für die Hauptmitgliedschaft ein gerichtliches Mahnverfahren initiiert wurde
(gesetztes Häkchen = gerichtliches Mahnverfahren initiiert, fehlendes Häkchen = keine gerichtliches Mahnverfahren initiiert )
Verarbeitungssperre:
Anzeige, ob Verarbeitungssperre für Hauptmitgliedschaft besteht

Das Setzen einer Verarbeitungssperre nimmt das Hauptmitglied von allen automatisierten Prozessen, wie z. B. Sollstellung, Mahnlauf etc., aus.

Drucken-Button

Ausdruck bestimmter Schreiben/Unterlagen über den Button “Ducken”

Die Vorlagen müssen zuvor entsprechend über “Administration -> Anwendung -> Vorlagen” und mit “Verwendung in” = “Druck aus Reg. Info” angelegt worden sein.

Arbeitsabläufe Info-Maske

1. Wechsel zwischen Hauptmitglied und zugeordneten Personen

mit dem Pfeil-Button kann zwischen Hauptmitglied und zugeordneten Personen gewechselt werden

das Feld zeigt an, wieviele Personen aktuell zugeordnet sind und um welche Zuordnung es sich handelt

Je nach Auswahl werden die Daten des jeweiligen Mitgliedes in der “Info”-Maske angezeigt.

Abkürzungserklärung:

H – Hauptmitglied
P – Partnermitglied
L – leistungsberechtigte Person

2. Drucken diverser Schreiben bzw. Unterlagen

Drucken-Button betätigen
Zu druckendes Dokument auswählen (Stammblatt, Kündigungsbestätigung, …)
„archivieren“ anklicken, wenn gewünscht (das Dokument wird dann gespeichert und im Register “Dokumente” angezeigt)
Bestätigen mit Drucken-Button (für Druckerauswahl) oder Button “PDF öffnen”

3. Termin als wahrgenommen markieren

Wird ein Termin als wahrgenommen markiert, wird

bis 01.07.2024 eine neue Beratung angelegt und
ein Hinweis an den Berater des Termins gesendet, sofern dies in den Systemeinstellungen (Administration -> Systemeinstellungen und Termin -> InfoAnBerater = 1 und/oder InfoAnBeraterHinweis =1) eingeschaltet wurde.

Beide Funktionen werden auch ausgeführt, wenn im Register “Termin” der Button “wahrgenommen” angeklickt wird.

Voraussetzungen: Die Checkbox “wahrg.” ist nur aktiv, wenn den Beratungsthemen die entsprechenden DMB-Beratungsthemen zugeordnet wurden (Menü: Administration-> Anwendung-> Beratungsthemen) und der Rolle des Benutzers das Recht “PERSINFOBE” zugeordnet ist.

Checkbox bei wahrg. anklicken
Pop-up-Fenster zur Eingabe des Hinweises für den Berater öffnet sich (sofern dies in den Systemeinstellungen eingeschaltet wurde)

- Hier kann eine Information für den Rechtsberater eingegeben werden, die sich wiederum als Pop-up-Fenster auf dessen Bildschirm öffnet.
- Diese Information wird nicht als Notiz zum Termin gespeichert.
Speichern
Termin ist nun als wahrgenommen markiert und Berater erhält den Hinweis (Das Pop-Up-Fenster dem Berater angezeigt, wenn der Termin am Tag des Termins auf wahrgenommen gesetzt wird. Weiterhin erfolgt die Benachrichtigung den Berater frühestens 15 Minuten vor Beginn des Termins.)

11.3 - Person

Beschreibung der Seite

Änderungsmöglichkeiten der Mitgliedsdaten

mögliche Änderungen:

persönliche Daten
Kontaktdaten
Postanschrift
Weitere Daten
Memofeld zur Person
zusätzliche Informationen
sonstige Funktionen

Hier werden immer die Angaben der Person (H, P, L) angezeigt, die über die Info-Maske ausgewählt wurde.

Hinweis

Bei Änderungen, die nach telefonischer Information des Mitgliedes vorgenommen werden sollen, ist aus Datenschutzgründen eine Verifizierung der anrufenden Person anzuraten. Verifizieren kann sich das Mitglied zum einen durch die Nennung der Mitgliedsnummer. Ist dies nicht möglich, kann eine Ersatzdatenabfrage erfolgen, um sicherzustellen, dass es sich beim Anrufer um das Mitglied selbst handelt. Hierbei wird das Mitglied aufgefordert, mindestens drei sensible Daten zu nennen (z. B. vollständiger Name, Geburtsdatum, hinterlegte Adresse). Hilfestellungen durch den Mitarbeiter sollten nicht erfolgen.

persönliche Daten

Hier sind folgende persönliche Daten zum Mitglied hinterlegt, die an dieser Stelle auch geändert werden können:

Name der Firma
Rechtsform (muss angegeben werden, wenn das Modul “Gerichtliches Mahnverfahren” verwendet wird)
Anrede
Name, Vorname

Achtung
Da eine Änderung des Namens (z. B. bei Heirat) Auswirkungen auf mögliche Verwaltungsabläufe (z. B. EMA-Anfragen) hat, kann vor einer entsprechenden Änderung in den Mitgliedsdaten auch ein Nachweis (z. B. Vorlage Ausweis, Zusendung einer Ausweiskopie o. ä.) vom Verein angefordert werden.
Auf Grund der juristischen Auswirkungen einer Namensänderung wird in MIA eine solche stets protokolliert. Das Protokoll zur jeweiligen Mitgliedschaft ist über den Button mit dem Smiley-Icon (im senkrechten Menü rechts) möglich.
Titel
Geburtsdatum
Geschlecht des Mitgliedes
PersonID.

Hinweis
Jeder Person, die in MIA erfasst wird, wird bei Erfassung eine PersonID zugeordnet, die hier einsehbar ist. PersonIDs sind grundsätzlich nicht änderbar.

Kontaktdaten

Hier sind folgende Kontaktdaten des Mitgliedes hinterlegt, die an dieser Stelle auch geändert werden können:

Telefonnummern (privat, mobil, dienstlich)
Faxnummer
E-Mail-Adresse
Auswahl der bevorzugten Kommunikationsart (Brief, E-Mail, Online-Portal etc.)
Eingabemöglichkeit der bevorzugten Anrufzeiten

Postanschrift

Hier ist die Postadresse des Mitgliedes inkl. evtl. erfasster Adresszusätze hinterlegt, an die standardmäßig jegliche Post zugestellt wird. Änderungen sind an dieser Stelle möglich.

Die Postadresse kann von der Adresse des hinterlegten Mietobjektes abweichen. Das Mietobjekt ist die Adresse, die für die Rechtsberatung und ggfs. die Rechtsschutzversicherung relevant ist. Eine vom Mietobjekt abweichende Postadresse kann zum Beispiel bei längeren Auswärtsaufenthalten des Mitgliedes eingetragen werden (z. B. bei einer Kur).

Über den - Button (“Adresse in Google Maps anzeigen…” rechts neben dem Ort) kann die eingetragene Adresse in Google-Maps angezeigt werden.

Hinweis

Bei der Aufnahme von Adressdaten sollte stets beachtet werden, dass:

evtl. existierende Hausnummer-Zusätze abgefragt werden (z. B. 2a)
Ortsteile als Adresszusatz aufgenommen werden
abgefragt wird, ob der eigene Name am Briefkasten/Klingelschild steht
Abweichende Namen können im Feld Adresszusatz mit der Markierung c/o aufgenommen werden (siehe Screenshot).

Achtung

Änderungen der Adresse, die in dieser Maske durchgeführt werden, führen nicht zu Änderungen hinsichtlich der Adresse des Mietobjektes! Daher ist bei einem tatsächlichen Umzug Mitgliedes die neue Adresse ausschließlich in der “Mietobjekt”-Maske über den Button “Umzug” vorzunehmen.

Das gilt unabhängig davon, ob für das Mitglied eine Rechtsschutzversicherung hinterlegt ist, oder nicht.

Weitere Daten

Hier können in Bezug auf das Mitglied vertretungsberechtigte Personen inkl. deren Stellung (z. B. gesetzlicher Vertreter, Mutter, Jugendamt o. ä.) eingegeben werden (z. B. bei Vormundschaft, gesetzlich bestellter Betreuung etc.).

Achtung

Ist eine Vertretungsber. Person an dieser Stelle in MIA angegeben, hat dies Auswirkungen auf die Durchführung des gerichtlichen Mahnverfahrens über MIA.
Wird keine Stellung des Vertreters angegeben, kann ein gerichtliches Mahnverfahren über MIA nicht durchgeführt werden. Es kommt zu einer Fehlermeldung.

Memofeld zur Person

Memofeld für besonders wichtige Informationen zur Person (z. B. Hinweise zur Vermeidung von Verwechslungen hinsichtlich des Verwandtschaftsgrades von Haupt- und Partnermitglied o. ä.).

Achtung

Beim Hinterlegen eines Memotextes sollte darauf geachtet werden, dass dieser wie folgt verfasst wird:

kurz
aussagekräftig
sachlich.

Tipp: Auf wertende Aussagen sollte aus Sachlichkeitsgründen grundsätzlich verzichtet werden.

zusätzliche Informationen (einsehbar/anklickbar)

1. oberer Bereich der “Person”-Maske

Schutz der Personendaten gewünscht:
Häkchen setzen, wenn absoluter Schutz der Personendaten (über den üblichen Datenschutz hinaus) vom Mitglied gewünscht wird
evtl. entsprechende Memo unter Angabe des Grundes verfassen, weshalb der Schutzstatus hinterlegt wurde (z. B. Missbrauch mgl. durch unbefugte Dritte etc.)

Hinweis

Mitgliedschaften, die mit Schutz der Personendaten gewünscht markiert wurden, werden in der Kopfzeile mit
gekennzeichnet. Der Schriftzug Schutz der Personendaten gewünscht wird zusätzlich rot angezeigt.
Aufnahmesperre:
anwendbar z. B. nach Ausschluss wegen offener Beiträge

Hinweis

Mitgliedschaften, die mit Aufnahmesperre markiert wurden, werden in der Kopfzeile mit dem Icon
gekennzeichnet. Der Schriftzug Aufnahmesperre wird zusätzlich rot angezeigt.

Achtung

Beide Felder (Schutz der Personendaten gewünscht und Aufnahmesperre) sind optional durch manuelles Setzen eines Häkchens nutzbar und haben eine reine Markierfunktion. Es ist kein Automatismus hinterlegt und das Setzen des Häkchens hat keine Auswirkungen auf den Programmablauf.

VORTEIL: Über die Erweiterte Suche können alle Mitgliedschaften, die über dieses Feld markiert wurden, aufgerufen und in eine Excel-Liste exportiert werden.

mittlerer Bereich der “Person”-Maske

Adresse ungültig:
manuelle Nutzung:
Häkchen setzen nach Eingang von Postrückläufern

automatisierte Nutzung:
Häkchen wird automatisch gesetzt, wenn bei der Verarbeitung einer in MIA hochgeladenen Postrückläuferdatei der entsprechende Button betätigt wird, dass die betreffende Adresse als ungültig markiert werden soll.

Wenn eine Adresse als ungültig markiert ist, erfolgt für dieses Mitglied:
- keine Erstellung automatisch generierter Schreiben (Mahnung, Rechnung etc.)
- kein Versand der Mieterzeitung.
VORTEILE:
- Durch diese Markiermöglichkeit können zusätzliche Postrückläufer und damit unnötige Portokosten vermieden werden.
- Über die Erweiterte Suche können alle Mitgliedschaften, die über dieses Feld markiert wurden, aufgerufen und in eine Excel-Liste exportiert werden.
Mitgliedschaften, die mit Adresse ungültig markiert wurden (manuell oder automatisch), werden in der Kopfzeile mit gekennzeichnet.
EMA:
Anwendungsmöglichkeit bei Mitgliedern, für die eine EMA-Anfrage versendet wurde oder versendet werden soll

Es ist kein Automatismus hinterlegt und das Setzen des Häkchens hat keine Auswirkungen auf den Programmablauf.

Über die Erweiterte Suche können alle Mitgliedschaften, die über dieses Feld markiert wurden, aufgerufen und in eine Excel-Liste exportiert werden.

rechter Bereich der “Person”-Maske

Zuordnung einer Kontaktart zu einer in MIA erfassten Person/Firma
- Darlehensgeber (nur bei aktiven Modul “Bauanteile”)
- Hausverwaltung
- Vermieter
- Anwalt
- Kontakt (z. B. bevollmächtigte, beauftragte Person)
- Mitarbeiter
- Berater

Hinweis

Bei Anlegen einer Person (z. B. bevollmächtigte Person, Vermieter, etc.) oder einer Firma (z. B. Hausverwaltung, etc.) kann bereits angegeben werden, um welche Art des Kontaktes es sich genau handelt. In diesem Fall ist der Haken in dem zutreffenden Feld auf der rechten Seite der Person-Maske bereits vorhanden.

Es kann hier jedoch auch nachträglich eine entsprechende Zuordnung erfolgen.

VORTEIL: Über die Erweiterte Suche können alle Mitgliedschaften aufgerufen und in eine Excel-Liste exportiert werden, die über die Felder Hausverwaltung, Anwalt oder Kontakt markiert wurden.

Newsletter

Hier kann markiert werden, ob das Mitglied den Bezug eines etwaig vom Verein angebotenen Newsletters gebucht hat.

Es ist kein Automatismus hinterlegt und das Setzen des Häkchens hat keine Auswirkungen auf den Programmablauf.

Über die Erweiterte Suche können alle Mitgliedschaften, die über dieses Feld markiert wurden, aufgerufen und in eine Excel-Liste exportiert werden.

unterer Bereich der “Person”-Maske

Ehrung verliehen (inkl. Datumsangabe)

Es ist kein Automatismus hinterlegt und das Setzen des Häkchens hat keine Auswirkungen auf den Programmablauf.

Über die Erweiterte Suche können alle Mitgliedschaften, die über dieses Feld markiert wurden, aufgerufen und in eine Excel-Liste exportiert werden.

sonstige Funktionen

Button	Funktion
Speichern	Abspeichern von Änderungen
Kennzeichner…	Über diesen Button kann die Zuordnung von Symbolen als Kennzeichnung bzgl. einer Person erfolgen. Die Zuordnung mehrerer Kennzeichner für eine Person ist möglich. In der Erweiterten Suche können Mitgliedschaften nach Personen-Kennzeichnern gefiltert werden. Hinweis Die als Personen-Kennzeichner zur Auswahl stehenden Symbole müssen zunächst vom Verein festgelegt und in der Administration unter Anwendung - Knz. Personen hinterlegt werden. Alle Vereine können beliebig viele Kennzeichner hinterlegen. Achtung Die Vorgaben des Datenschutzes sind zu beachten und beim Hochladen von Bildern und Icons muss auf die Urheberrechte geachtet werden!
Mitgl. anlegen…	Mit dieser Funktion kann einer bereits erfassten Person eine neue Mitgliedschaft zugeordnet werden.
Etikett erst.	Über diesen Button kann ein Etikett mit Namens- und Adressdaten des Hauptmitgliedes ausgedruckt werden. Der Ausdruck ist mit oder ohne Mitgliedsnummer möglich. Die Vorlage für das Etikett ist in der Administration unter Anwendung > Vorlagen an die jeweiligen Vereinsanforderungen anpassbar.
Zuordnungen	Über diesen Button kann eine Übersicht aller Zuordnungen, die zur aufgerufenen Person für andere Mitgliedschaften hinterlegt sind (als abweichender Kontoinhaber, gesetzlicher Vertreter, Vermieter usw.), aufgerufen werden.
Löschen	Löschen der ausgewählten Person
Datenauskunft	Mit dieser Funktion kann mit nur einem Klick eine umfassende Datenauskunft für jede erfasste Person erstellt werden. Dokumentiert werden in dieser Übersicht sämtliche Daten, die in MIA zur betreffenden Person gespeichert sind. Ausgenommen sind lediglich die Inhalte von Memo-Feldern. Eine Datenauskunft ist laut DSGVO für anfragende Personen: - in elektronisch lesbarer Form - innerhalb von 4 Wochen zu erstellen und umfasst alle schriftlich oder elektronisch erfassten Daten.

Arbeitsabläufe innerhalb der Seite

Übersicht Arbeitsabläufe

Änderung persönlicher Daten
Zuordnung vertretungsberechtigter Person
Memo verfassen
besonderen Schutz der Personendaten markieren
Aufnahmesperre markieren
Adresse als ungültig markieren
Markierung bei erfolgter bzw. zu erfolgender EMA-Anfrage setzen
Markierung bei Ehrenverleihung
Mitglied/Person/Firma klassifizieren
Empfang Newsletter markieren
Person kennzeichnen/Kennzeichner entfernen
erfasste Person als Mitglied anlegen
Etikett erstellen
Protokoll einsehen/exportieren
Übersicht aller Zuordnungen der Person in anderen Mitgliedschaften
Person löschen
Datenauskunft für Mitglied erstellen

1. Änderung der Daten

Feld mit zu ändernden Daten anklicken
darin befindliche Daten löschen
neue Daten (Personendaten, Kontaktdaten, Postanschrift o. ä.) eingeben
Änderung mit “Speichern” hinterlegen

Achtung

Da eine Änderung des Namens (z. B. bei Heirat) Auswirkungen auf mögliche Verwaltungsabläufe (z. B. EMA-Anfragen) hat, kann vor einer entsprechenden Änderung in den Mitgliedsdaten auch ein Nachweis (z. B. Vorlage Ausweis, Zusendung einer Ausweiskopie o. ä.) vom Verein angefordert werden. Auf Grund der juristischen Auswirkungen einer Namensänderung wird in MIA eine solche stets protokolliert. Das Protokoll zur jeweiligen Mitgliedschaft ist über über den Button
(unterer rechter Bereich) einsehbar.
Änderungen der Adresse, die in dieser Maske durchgeführt werden, führen nicht zu Änderungen hinsichtlich der Adresse des Mietobjektes! Daher ist bei einem tatsächlichen Umzug Mitgliedes die neue Adresse ausschließlich in der Mietobjekt-Maske über den Button “Umzug” vorzunehmen. Das gilt unabhängig davon, ob für das Mitglied eine Rechtsschutzversicherung hinterlegt ist, oder aber nicht.
In der Person-Maske wird die Postadresse des Mitgliedes hinterlegt, an die standardmäßig jegliche Post zugestellt wird. Diese kann jedoch von der Adresse des hinterlegten Mietobjektes abweichen. Das Mietobjekt ist die Adresse, die für die Rechtsberatung und ggfs. die Rechtsschutzversicherung relevant ist. Eine vom Mietobjekt abweichende Postadresse kann zum Beispiel bei längeren Auswärtsaufenthalten des Mitgliedes eingetragen werden (z. B. bei einer Kur).

2. Zuordnung vertretungsberechtigter Person

Schritt: Person zuordnen:
- Dreipunkte - Button neben dem Feld Vertretungsber. Person anklicken
- Namen oder Mitgliedsnummer der vertretungsberechtigten Person in Suchfeld eingeben
- Button “Suchen” drücken
- vertretungsberechtigte Person aus der darunter erscheinenden Liste heraussuchen und anklicken
- Speichern mit Klick auf Button “Übernehmen”
Schritt: Stellung des Vertreters zuordnen:
- Auswahlliste neben dem Feld “Stellung Vertreter” öffnen
- Stellung des Vertreters auswählen
- Eingabe mit “Speichern” bestätigen

Hinweis

1. Zum Nachweis (Dokumentationspflicht laut Datenschutz) sollte stets eine Kopie der entsprechenden Vertretungsvollmacht zur Akte genommen werden.
2. Aufhebung der Zuordnung:

ist jederzeit über den x-Button neben dem Feld Vertretungsber. Person möglich
ACHTUNG: Die Aufhebung erfolgt direkt, d. h. ohne Sicherheitsabfrage und kann jederzeit wiederhergestellt werden.

3. Memo verfassen

… - Button neben dem Memofeld im unteren Bereich betätigen
Memotext einfügen (hinter dem Usernamen)
mit Übernehmen-Button speichern und schließen

4. besonderen Schutz der Personendaten markieren

Haken in Checkbox neben Schutz der Personendaten gewünscht setzen
Eingabe mit Button “Speichern” abschließen

5. Aufnahmesperre markieren

Haken in Checkbox neben Aufnahmesperre setzen
Eingabe mit “Speichern” abschließen

6. Adresse als ungültig markieren

Haken in Checkbox neben Adresse ungültig setzen
Eingabe mit “Speichern” abschließen

7. Markierung bei erfolgter bzw. zu erfolgender EMA-Anfrage setzen

Haken in Checkbox neben Aufnahmesperre setzen
Eingabe mit “Speichern” abschließen

Anwendungsmöglichkeiten:

Nach eingereichten Anfragen beim Einwohnermeldeamt bzgl. der aktuellen Adressdaten zu Mitgliedern kann die entsprechende Mitgliedschaft über diesen Arbeitsschritt gekennzeichnet werden. Auf diese Weise ist stets ersichtlich, dass bereits eine EMA-Anfrage gestellt wurde. Doppelte Anfragen und damit einhergehende unnötige Mehrkosten werden so vermieden.
Nach dem Eingang von mehreren Postrückläufern können die Mitgliedschaften, bei denen eine Einwohnermeldeamtsanfrage gestellt werden soll, mit diesem Arbeitsschritt markiert werden. Auf diese Weise können alle entsprechend markierten Mitgliedschaften über die Erweitere Suche gefiltert und als Tabelle in Excel exportiert werden. Hierdurch wird mehr Übersichtlichkeit erreicht und eine zügige Abarbeitung von vielen EMA-Anfragen möglich.

8. Markierung bei Ehrenverleihung

Haken in Ceckbox neben Ehrung verliehen setzen
Datum der Ehrenverleihung eingeben
Eingabe mit “Speichern” abschließen

9. Mitglied/Person/Firma klassifizieren

Um eine Person oder eine Firma im Reiter Mietobjekte als Hausverwalter, Vermieter usw. zuordnen zu können, muss das Häkchen in die entsprechende Checkbox gesetzt werden.

Haken in zutreffendes Kästchen setzen
Eingabe mit “Speichern” abschließen

Haken in Checkbox Newsletter setzen
Eingabe mit “Speichern” abschließen

11. Person kennzeichnen/Kennzeichner entfernen

Mit dem Kennzeichner kann eine Person individuell markiert werden. Die Zuordnung mehrerer Kennzeichner ist möglich.

Person kennzeichnen:
- Button “Kennzeichner…” klicken (rechts unten in der Maske)
- gewünschtes Symbol aus der Tabelle Verfügbare Kennzeichner zur Person (rechts) auswählen
  (ausgewähltes Objekt ist blau hinterlegt)
- mit dem < - Button Kennzeichner der Person zuordnen
- mit Button “Zurück” in die Personen-Maske zurückkehren
- der gewählte Kennzeichner wird wie folgt angezeigt:
  1. Info-Maske: unterhalb des Memofeldes im Bereich Persönliche Daten (oben links)
  2. Person-Maske: im oberen rechten Bereich
Kennzeichner entfernen:
- Button “Kennzeichner…” klicken (rechts unten in der Maske)
- gewünschtes Symbol aus der Tabelle Zugeordnete Kennzeichner zur Person (links) auswählen
  (ausgewähltes Objekt ist blau hinterlegt)
- mit dem > - Button Kennzeichner für Person entfernen
- mit Button “Zurück” in die Personen-Maske zurückkehren
- der Kennzeichner ist nun gelöscht und wird nicht mehr angezeigt

Die als Personen-Kennzeichner zur Auswahl stehenden Symbole müssen zunächst vom Verein festgelegt und in der Administration unter Anwendung - Knz. Personen hinterlegt werden.
Alle Vereine können beliebig viele Kennzeichner hinterlegen.

Achtung

Die Vorgaben des Datenschutzes sind zu beachten.
Beim Hochladen von Bildern und Icons auf Urheberrechte achten!

12. erfasste Person als Mitglied anlegen

Datensatz der erfassten Person aufrufen
Button “Mitgl. anlegen” anklicken
Maske Mitgliedschaft zu bestehender Person anlegen öffnet sich
Alle bereits in MIA zur Person hinterlegten Daten werden in dieser Maske angezeigt.
alle fehlenden Daten eingeben (z. B. bevorzugte Kommunikation, RSV, Stammberater, etc.)
Zahlungsart und Beitragsklassengruppe auswählen
Checkbox Sofortzahlung ggfs. setzen (wenn Beitrag bei Abschluss der Mitgliedschaft sofort entrichtet wurde)
mit Anklicken des Buttons “Übernehmen” abschließen
erfasster Person wurde nun eine eigene Mitgliedschaft zugeordnet

13. Etikett erstellen

Button “Etikett erst.” drücken
Auswahl treffen, ob Etikett mit oder ohne MG-Nummer ausgedruckt werden soll
(gewünschte Option anklicken)
Button “Ausführen” anklicken
Datei wird im PDF-Format je nach Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden
über die Druckfunktion ausdrucken

14. Protokoll einsehen/exportieren

Button “Protokoll…” drücken
Übersicht wird angezeigt
Über Drücken des Button “Export” kann die Protokollübersicht in Excel geöffnet werden.
Rückkehr zur Person-Maske über Drücken des Button “Zurück”

15. Übersicht aller Zuordnungen der Person in anderen Mitgliedschaften

Button “Zuordnungen” anklicken
tabellarische Auflistung aller Zuordnungen, die zur aufgerufenen Person für andere Mitgliedschaften hinterlegt sind
(als abweichender Kontoinhaber, gesetzlicher Vertreter, Vermieter usw.)
Rückkehr zur Person-Maske über Anklicken des Zurück - Buttons

16. Person löschen

Button “Löschen” anklicken
Abfragefenster öffnet sich
Bestätigung mit Drücken des Ja - Buttons

Die Option Person löschen kann nur genutzt werden, wenn:

die zu löschende Person in MIA nicht als Mitglied geführt wird
alle Zuordnungen der zu löschenden Person (z. B. als Kontakt, abweichender Beitragszahler, Vermieter, Rechtsanwalt o. ä.) vor dem Löschen entfernt wurden
keine Termine für die zu löschende Person hinterlegt sind
betrifft das Modul “Bauanteile”: Personen mit Bauanteilen können nicht gelöscht werden

18. Datenauskunft für Mitglied erstellen

Button “Datenauskunft” anklicken
Datenauskunft wird im PDF-Format je nach Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden
über die Druckfunktion ausdrucken

Kennzeichner zur Person

Kennzeichner sind vom Verein frei definierbare Symbole, um beliebige Eigenschaften zur Mitgliedschaft darzustellen. Zugeordnete Kennzeichen werden rechts oben unter dem Hilfelink untereinander angeordnet.

Um einen neuen Kennzeichner hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche “Kennzeichner…”. Die neu geöffnete Maske enthält zwei Tabellen. Die linke Tabelle listet alle bereits zugeordneten Kennzeichner zur Mitgliedschaft auf. Die rechte Tabelle listet alle verfügbaren Kennzeichner auf. Um einen verfügbaren Kennzeichner zuzuordnen, markieren Sie den gewünschten Kennzeichner durch Klick in die erste Spalte der zweiten Tabelle. Anschließend betätigen Sie die Pfeil-Schaltfläche “<”, welche den Kennzeichner in die linke Tabelle überträgt. Um einen zugeordneten Kennzeichner zu entfernen, markieren Sie den gewünschten Kennzeichner durch Klick in die erste Spalte der linken Tabelle und betätigen dann die Pfeil-Schaltfläche “>”, welche den Kennzeichner aus der Zuordnung entfernt. Mit der Schaltfläche “»” haben Sie die Möglichkeit alle zugeordneten Kennzeichner gleichzeitig zu entfernen. Um zurück in die Maske Mitgliedschaft zu gelangen, betätigen Sie die Schaltfläche “Zurück”.

11.4 - Termine

Arbeitsabläufe und Beschreibung Register “Termine”

Übersicht Arbeitsabläufe

Änderung von Termindetails
Termin als wahrgenommen markieren
Termin verschieben
Termin löschen
Laufzettel drucken
Bestätigung per E-Mail versenden

Die Terminübersicht kann nach allen Spaltenüberschriften (Datum, Zeit, Berater, Beratungsthema etc.) sortiert werden.

Die Sortierung erfolgt bei Datum und Uhrzeit chronologisch, bei allen anderen Spalten alphabetisch je nach Auswahl auf- bzw. absteigend.
Bei der Spalte wahrgen. wird erfolgt die Sortierung nach wahrgenommen bzw. nicht wahrgenommen.

1. Änderung von Termindetails

gewünschten Termin in Übersicht anklicken (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt) - Details zum jeweils ausgewählten Termin werden im unteren Bereich angezeigt
Änderung vornehmen - Editierbar sind nur weiß hinterlegte Felder (Kurztitel, Beratungsart, Beratungsthema und Notiz).
Button “Speichern” anklicken

2. Termin als wahrgenommen markieren

gewünschten Termin in Übersicht anklicken (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt) - Details zum jeweils ausgewählten Termin werden im unteren Bereich angezeigt
Button “Termin wahrgenommen” anklicken
Termin wird als wahrgenommen gekennzeichnet:
- Häkchen in Checkbox in Spalte “wahrgen.” wird gesetzt
- Button “Termin wahrgenommen” wird ausgegraut

3. Termin verschieben

gewünschten Termin in Übersicht anklicken (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt) - Details zum jeweils ausgewählten Termin werden im unteren Bereich angezeigt
Button “Termin verschieben” anklicken
Die folgende Maske wird angezeigt
Filter zum gewünschten Termin je nach Bedarf eingrenzen, z. B.

Button “Suchen” anklicken
- Datumsbereich in dem nach Terminen gesucht werden soll
- Anfangszeit des gewünschten Termins
- Berater bei dem Termin stattfinden soll
- Beratungsart
- Beratungsort
Hinweis

Über die vorkonfigurierten Filter (Tageszeit, Kalenderwochen, Tage) werden freie Termine in dem jeweiligen Zeitfenster angezeigt.
Über Anklicken des Buttons
werden alle genutzten Filter gelöscht.
Liste freier Termine wird angezeigt
gewünschten Termin in Spalte “Auswahl” anklicken (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt und mit X gekennzeichnet)
mit Anklicken des Buttons “Übernehmen” abschließen

Achtung

Wird bei der Verschiebung eines Termins gleichzeitig auch die Beratungsart geändert, z. B. von persönlich auf telefonisch, sollte die Übernahme dieser Änderung bei dem neuen Termin noch einmal überprüft werden. Sollte die geänderte Beratungsart nicht hinterlegt worden sein, kann dies einfach über den Arbeitsablauf Änderung von Termindetails nachgeholt werden.
Die Verschiebung eines Termines ist zusätzlich auch direkt über den Beratungskalender möglich.

4. Termin löschen

gewünschten Termin in Übersicht anklicken (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt) - Details zum jeweils ausgewählten Termin werden im unteren Bereich angezeigt
Button “Termin löschen” anklicken
folgende Maske wird angezeigt
mit Klicken auf “Ja” bestätigen

Der Button “Termin löschen” ist inaktiv, wenn der Rolle des Anwenders das Recht “TERMNILOESCH” zugeordnet wurde.

5. Laufzettel drucken

gewünschten Termin in Übersicht anklicken (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt) - Details zum jeweils ausgewählten Termin werden im unteren Bereich angezeigt
Button “Laufzettel drucken” anklicken
das Dokument wird als PDF heruntergeladen

Hinweis

Je nach verwendetem Browser (Firefox, Chrome, Internet-Explorer etc.) muss das PDF-Dokument nach dem Herunterladen per Doppelklick geöffnet werden oder dieser Vorgang erfolgt automatisch.

Die Vorlage des Laufzettels kann über die Administration-> Anwendung-> Vorlagen individuell an die Bedürfnisse des jeweiligen Vereins angepasst werden.

6. Bestätigung per E-Mail versenden (verfügbar ab MIA-Version 5.4.0 und neuem MIAO-Backend)

Button “Bestätigung per E-Mail versenden” klicken und mit “Ja” Bestätigen

Der Button ist aktiv wenn eine E-Mail-Adresse zum Mitglied hinterlegt ist und die E-Mail-Vorlage im Katalog “Beratungsarten” zugeordnet werden.

Beschreibung Register “Termin”

Übersicht über alle (vergangenen und zukünftigen) Termine der Person

In der Tabelle werden alle Termine der aufgerufenen Person (mitgliedschaftsübergreifend) angezeigt.

Informationen und Änderungsmöglichkeiten zu Terminen:

Listenübersicht: Alle Termine zur Person
Weitere Informationen zu den Terminen mit Änderungsmöglichkeiten
Termine bearbeiten
Laufzettel - Was ist das?

Alle Termine zur Person

Überblick über alle vergangenen und zukünftigen Termine, die zur ausgewählten Person gebucht wurden mit folgenden Angaben:

Datum des Termins
Uhrzeit des Termins
Termin wahrgenommen - Checkbox gesetzt - wahrgenommen, Checkbox nicht gesetzt - nicht wahrgenommen
Name des Beraters
Beratungsort - für Vereine mit mehreren Beratungsstellen
Beratungsart - z. B. persönlich, telefonisch, Email etc.
Beratungsthema - z. B. Wohnungsmängel, Betriebskosten, allgemeine Vertragsangelegenheiten etc.
Termintyp - z. B. Beratungstermin, Vorort-Termin etc.
Kurztitel - Hier kann kurz umrissen werden, worum es im Termin genau gehen soll (z. B. Check BKA-Belege, Prüfung Mietvertrag, Heizungsausfall etc.).
Notiz - nutzbar z. B. für Zusammenfassung der Beratung durch den Rechtsberater oder zum hinterlegen von wichtigen Hinweisen zum Termin

Weitere Informationen zu den Terminen mit Änderungsmöglichkeiten

Unterhalb der Listenübersicht Alle Termine zur Person werden folgende Details zum jeweils ausgewählten Termin (nach Anklicken blau hinterlegt) angezeigt.

Kurztitel - kann hier nachträglich eingetragen/geändert werden
Datum / Uhrzeit - kann hier nachträglich nicht geändert werden (ABER siehe Ausnahme in Infobox unten)
Termintyp - kann hier nachträglich nicht geändert werden
Beratunsort - kann hier nachträglich nicht geändert werden
Berater - kann hier nachträglich nicht geändert werden
Beratungsart - kann hier nachträglich ausgewählt/geändert werden
Beratungsthema - kann hier nachträglich ausgewählt/geändert werden
Notiz - kann hier nachträglich eingetragen/geändert werden

Hinweis

Änderungen müssen durch Klick des Buttons “Speichern” bestätigt werden.
Alle grau hinterlegten Felder sind nicht nachträglich editierbar. Ist in diesen eine Angabe falsch, muss der Termin zunächst gelöscht und dann nochmals neu mit den richtigen Angaben vergeben werden.
AUSNAHME: Datum und Uhrzeit! Diese können geändert werden, indem der Termin einfach verschoben wird. Dies erfolgt über den Button “Termin verschieben”.

Termine bearbeiten

Termin wahrgenommen
Über diesen Button kann ein Termin als wahrgenommen gekennzeichnet werden.
Termin verschieben
Hier kann ein bereits vergebener Termin auf einen anderen Zeitpunkt verschoben werden, ohne eine Löschung des Termins vornehmen zu müssen.
Beim Verschieben eines Termines wird die Beratungsart nicht übernommen! Diese nach Verschieben einfach nachträglich wieder auswählen und speichern.
Termin löschen
Hier kann ein Termin, der entfernt werden soll, gelöscht werden. Der Button “Termin löschen” ist inaktiv, wenn der Rolle des Anwenders das Recht “TERMNILOESCH” zugeordnet wurde.

Laufzettel - Was ist das?

Ein Laufzettel kann als Arbeitsmittel genutzt werden, um die Aktualität der persönlichen Daten der Mitglieder im Rahmen eines persönlichen Beratungstermins überprüfen zu können.
Auf diese Weise kann ein großer Teil des Datenbestandes auf einfache Weise aktuell gehalten werden.

Verwendungsbeispiele:

Der Laufzettel kann beispielsweise bei Erscheinen des Mitgliedes grundsätzlich mit der Bitte ausgehändigt werden, etwaige Änderungen der persönlichen Daten auf dem Laufzettel festzuhalten und das ausgefüllte Dokument an die Sachbearbeiter/innen im Büro zurück zu reichen.
Für Vereine, die keine separaten Bürokräfte am Beratungsstandort beschäftigen, kann der Laufzettel in Vorbereitung des Beratungstages ausgedruckt und jeder Akte beigefügt werden.
Der Rechtsberater kann das Dokument so jedem anwesenden Mitglied vorlegen und die Hinterlegung der Änderungen der persönlichen Daten im System kann im Nachgang erfolgen.

Der Laufzettel kann in der Administration unter Anwendung - Vorlagen an die Bedürfnisse des jeweiligen Vereins angepasst werden.

11.5 - ZV

Beschreibung aller Angaben rund um den Zahlungsverkehr

Rechnungs- und Mahnungsadresse
Weitere Daten
Mandatsverwaltung
- Übersicht aller für die Mitgliedschaft vergebener SEPA-Lastschrift-Mandate
- Anzeige Details zum ausgewählten SEPA-Lastschrift-Mandat
- Übersicht Funktions-Buttons

Hier werden jeweils die Daten des Zahlungsverkehrs angezeigt, die für die Person (H, P, L) vergeben wurden, die über die Info-Maske zuvor ausgewählt wurde

Rechnungs- und Mahnungsadresse

Hier kann eine Adresse hinterlegt/eingesehen werden, an die sämtliche Rechnungen, Zahlungserinnerungen und Mahnschreiben für die Mitgliedschaft gesendet werden sollen.

Die Rechnungs- und Mahnungsadresse:

kann sich von dem für die Mitgliedschaft hinterlegten Mietobjekt (Mietobjekt-Maske) und/oder der hinterlegten Postanschrift (Person-Maske) unterscheiden
wird, wenn für die Mitgliedschaft hinterlegt, automatisch als Adresse verwendet bei:
- Rechnungs- oder Mahnläufen
- Ausdruck von Rechnungen
- Ausdruck von Quittungen.

Achtung

Das Häkchen unter Rechnung/Mahnung an Postanschrift ist standardmäßig gesetzt und muss manuell entfernt werden, um die abweichende Rechnungs- und Mahnungsadresse nutzbar zu machen.
Die Rechnungs- und Mahnungsadresse kann separat als ungültig markiert werden (z. B. nach Postrückläufer einer Rechnung/Mahnung).

Weitere Daten

Hier können folgende weitere Daten hinterlegt/eingesehen werden:

Zahlungsart:
Hier kann die aktuelle Zahlungsart für die Mitgliedschaft eingesehen oder aber geändert werden, z. B. von Rechnung auf Lastschrift.
Virtuelle Kontonr.:
Mit der virtuellen Kontonummer, die jedem Mitglied jeweils zugeordnet wird, können sämtliche Zahlungseingänge oder Rücklastschriften für alle Mitgliedskonten vollautomatisch erfasst und zugeordnet werden. Eine manuelle Nachbearbeitung ist nicht mehr nötig.
Voraussetzung für die Nutzung der Virtuellen Kontonummer ist allerdings die Bereitstellung einer gesonderten Bankleitzahl für den Verein durch die Bank. Dies erfolgt auf Grund der Endlichkeit vergebbarer Bankleitzahlen jedoch nur ab einem sehr hohen Jahresumsatz und ist daher nur für sehr große Vereine nutzbar.
Abw. Beitragszahler:
Hier kann bezüglich des Lastschrifteinzuges für die Mitgliedschaft eine Kontoverbindung eingegeben/eingesehen werden, die nicht dem Mitglied gehört.
Anwendungsbeispiel: bei Zahlung des Mitgliedsbeitrages durch Eltern des Mitgliedes

Mandatsverwaltung

Hier sind alle Informationen zu SEPA-Lastschrift-Mandaten zu finden, die zur Mitgliedschaft hinterlegt sind und waren. Die Erfassung der Kontoverbindung, von der der Lastschrifteinzug bzgl. der Mitgliedschaft erfolgen soll, wird hier vorgenommen.

links: Übersicht aller SEPA-Lastschrift-Mandate (gültig und ungültig), die für die Mitgliedschaft hinterlegt sind mit folgenden Angaben:

Mandatsreferenz
Mandatstyp (einmalig oder wiederkehrend)
Gültig von
Gültig bis

rechts: Anzeige folgender Details zum jeweils ausgewählten SEPA-Lastschrift-Mandat (nach Anklicken in Übersicht blau hinterlegt):

Feldbezeichnung:	Erklärung:
	Anzahl der für die Mitgliedschaft hinterlegten Mandate (aktuell und abgelaufen) und deren Gültigkeit Die Zahl vor dem Schrägstrich ist die Nummer des ausgewählten Mandats; die Zahl hinter dem Schrägstrich ist die Anzahl aller für die Mitgliedschaft hinterlegten Mandate (aktuelle und ungültige). aktuell gültig: verwendetes Mandat aktuell ungültig: nicht (mehr) nutzbare, zukünftige oder abgelaufene bzw. gekündigte Mandate Mit Hilfe der Pfeil-Buttons kann zwischen den Mandaten gewechselt werden.
Mandatsref.	Mandatsreferenz-Nummer: wird beim Anlegen eines Mandates automatisch systemseitig vergeben und ist nicht editierbar
Mandatstyp	Auswahl: Wiederkehrend, Einmalig - Wiederkehrende Mandate berechtigen den Verein zum Einzug aller anfallenden Beträge. - Einmalige Mandate berechtigen den Verein zum Einzug eines einzelnen Betrages.
Gültig von	Gültigkeitsbeginn des SEPA-Lastschrift-Mandates, d. h. Datum ab dem das Mandat von MIA benutzt werden kann Gültig von wird bei Anlegen eines Mandates mit dem Datum belegt, das laut SEPA-Lastschrift-Mandat vom Mitglied festgelegt wurde.
bis	Gültigkeitsablauf des SEPA-Lastschrift-Mandates, d. h. Datum ab dem das Mandat nicht mehr benutzt werden darf Der Gültigkeitsablauf wird systemseitig bei Abspeichern des neu angelegten SEPA-Lastschrift-Mandates berechnet und in diesem Feld hinterlegt. Hinweis Auch ein wiederkehrend vergebenes Mandat kann seine Gültigkeit verlieren, sofern es nach dem SEPA-Ersteinzug nicht innerhalb von 36 Monaten erneut in Anspruch genommen wird.
Unterschrieben am	Datum der Ausstellung des SEPA-Lastschrift-Mandates
Befristet bis	Datum, zu dem das betreffende SEPA-Lastschrift-Mandat vom Kontoinhaber gekündigt wurde und nicht mehr von MIA genutzt werden kann Ist das Datum erreicht, wird das Mandat in MIA automatisch als ungültig markiert. Hinweis Kündigt ein Mitglied seine Mitgliedschaft, das dem Verein ein SEPA-Lastschrift-Mandat erteilt hat, muss nach Erfassen des Mitgliedschaftsendes in MIA das Mandat separat beendet werden. Dies geschieht über das Setzen des Datums unter Befristet bis. Eingesetzt wird hierbei üblicherweise das Enddatum der Mitgliedschaft. Ausnahme: Entzieht das Mitglied dem Verein mit seiner Kündigung ausdrücklich mit sofortiger Wirkung den Lastschrift-Einzug, wird das SEPA-Lastschrift-Mandat zum Datum des Kündigungseingangs beendet.
Gekündigt am	- bei Kündigung des Mandates durch Mitglied bzw. abweichenden Kontoinhaber: Datum des Eingangs der Kündigung des SEPA-Lastschrift-Mandates - bei Kündigung der Mitgliedschaft ohne/mit separaten Entzug des Lastschrifteinzuges: Datum des Eingangs der Kündigung der Mitgliedschaft
IBAN	Die IBAN wird beim Abspeichern des SEPA-Lastschrift-Mandats systemseitig automatisch auf Richtigkeit des Formates überprüft. Achtung Ein Abgleich mit der Bank auf Prüfung der Existenz der Bankverbindung erfolgt nicht! Unbedingt auf korrekte Eingabe achten, um ungültige SEPA-Lastschrift-Mandate in MIA und Rücklastschriften zu vermeiden!
BIC	Nach Eingabe der korrekten IBAN wird die dazugehörige BIC systemseitig automatisch zugeordnet und hinterlegt.
Kommunikation	Auswahl des Informationsweges zur Benachrichtigung des Kontoinhabers über eine bevorstehende Lastschrift Optionen: Brief, E-Mail, Fax

Übersicht Buttons:

Bezeichnung	Beschreibung
Neues Mandat	Anlegen eines neuen SEPA-Lastschrift-Mandats
Speichern	grundsätzlich zum Abschluss von Eingaben bzw. Änderungen zu betätigen
Verwerfen	Abbruch der Eingabe eines neuen SEPA-Lastschrift-Mandats ohne zu speichern
Mandat löschen	Löschen eines SEPA-Lastschrift-Mandats Ein Mandat kann nur gelöscht werden, solange es noch nicht genutzt wurde, d. h. keine Einzüge mit diesem Mandat vorgenommen wurden.
Dok. hochladen	zum Hinterlegen wichtiger Dokumente bzgl. des Zahlungsverkehrs wie beispielsweise: - schriftliche, vom Mitglied erteilte SEPA-Lastschrift-Mandate - Änderungsmitteilungen von Banken Es kann nur 1 Dokument pro Mandat hinterlegt werden.
Dok. anzeigen	zum Aufrufen des, für das jeweilig ausgewählte Mandat, hinterlegten Dokuments (z. B. SEPA-Mandat, Wechselinformation der Bank etc.)
Bestätigungen drucken	Hier können Schreiben rund um den Zahlungsverkehr erzeugt werden, z. B. Bestätigungsschreiben Mandatsreferenz oder Kündigungsbestätigung Mandat etc. Die unter diesem Punkt auswählbaren Schreiben müssen zunächst vom Verein in der Administration in MIA unter Anwendung - Vorlagen hinterlegt worden sein. Jeder Verein kann eigene Vorlagen in beliebiger Zahl hinterlegen. Die entsprechenden Vorlagen können an die Bedürfnisse des jeweiligen Vereins angepasst werden.

Modul MIAOnline - Regeln zu SEPA-Lastschriftmandaten bei Antragsannahme zu einer bestehenden Person

In den folgenden Fällen werden bei Annahme des Mitgliedsantrags zu einer bereits bestehenden Person neue Lastschriftmandate mit den Daten aus dem Antrag angelegt:

Wenn die best. Person noch kein Mandat hat
Wenn die best. Person ein abgelaufenes Mandat hat
Wenn die Bankverbindung im Antrag von der Bankverbindung des aktuellen Mandats zur best. Person abweicht

In den folgenden Fällen wird kein neues Mandat angelegt - das best. Mandat bleibt gültig:

Wenn im Antrag keine Bankverbindung angegeben wurde
Wenn die Bankverbindung im Antrag mit der vorhandenen Bankverbindung der best. Person übereinstimmt

Arbeitsabläufe Zahlungsverkehr

Separate Rechnungs- und Mahnungsadresse einfügen
Rechnungs- und Mahnungsadresse als ungültig markieren
Zahlungsart ändern
abweichenden Kontoinhaber/Beitragszahler erfassen
Daten des abweichenden Beitragszahlers einsehen
abweichenden Beitragszahler löschen
Neues Mandat anlegen
Mandat beenden
Mandat löschen
Dokument hochladen (zum Hinterlegen des dazugehörigen SEPA-Lastschriftmandates)
Dokument anzeigen
Bestätigungen drucken/versenden

1. Separate Rechnungs- und Mahnungsadresse einfügen

Häkchen unter Rechnung/Mahnung an Postanschrift entfernen
Adressdaten aufnehmen
Button “Speichern” drücken

2. Rechnungs- und Mahnungsadresse als ungültig markieren

Häkchen der Checkbox “Adresse ungültig” setzen
Button “Speichern” drücken

3. Zahlungsart ändern

Listbox “Zahlungsart” öffnen
gewünschte Zahlungsart auswählen
Button “Speichern” drücken

Hinweis

Bei Änderung der Zahlungsart auf “Lastschrift” das Anlegen des SEPA-Lastschrift-Mandates in MIA mit der gültigen Bankverbindung des Mitgliedes nicht vergessen.

4. abweichenden Kontoinhaber/Beitragszahler erfassen

auf …-Button neben “Abw. Beitragszahler” klicken
Fenster “Person zuordnen” wird angezeigt
Name oder Mitgliedsnummer der Person eingeben, von deren Konto der Beitrag für die ausgewählte Mitgliedschaft eingezogen werden soll
Button “Suchen” drücken
gewünschte Person aus der darunter erscheinenden Liste heraussuchen und anklicken
(ausgewählte Person ist blau hinterlegt)
Button “Übernehmen” klicken, um Auswahl zu übernehmen
Button “Speichern” drücken

Nachdem der Abw. Beitragszahler der Mitgliedschaft zugeordnet wurde, muss das SEPA-Lastschriftmandat (Bankverbindung) bei dieser Person angelegt werden, falls noch nicht vorhanden

5. Daten des abweichenden Beitragszahlers einsehen

auf Button “»” neben Abw. Beitragszahler klicken
Datensatz der Person, die als abweichender Beitragszahler erfasst ist, wird angezeigt

6. abweichenden Beitragszahler löschen

auf Button “X” neben Abw. Beitragszahler klicken
Sicherheitsabfrage wird angezeigt
Bestätigung mit Ja
Button “Speichern” drücken

7. Neues Mandat anlegen

auf Button “Neues Mandat” klicken
die nun editierbaren Felder ausfüllen:
- Mandatstyp: aus der Listbox gewünschten Mandatstyp auswählen
- Gültig von: Datum Gültigkeitsbeginn des SEPA-Lastschrift-Mandates
- Unterschrieben am: Datum der Ausstellung des SEPA-Lastschrift-Mandates
- IBAN: 22-stellige IBAN (ab Version 5.1.4 kann die IBAN zur besseren Lesbarkeit mit Leerzeichen eingegeben werden)
- BIC: international standardisierter Bank-Code
- Kommunikation: aus der Listbox gewünschten Informationsweg über bevorstehende Lastschrift auswählen
Button “Speichern” drücken

SEPA-Lastschrift-Mandate, deren Gültigkeitsbeginn in der Zukunft liegen, werden bis zum Gültigkeitseintritt zunächst als ungültig angezeigt.

Mit Beginn der Gültigkeit wird das SEPA-Lastschrift-Mandat automatisch als gültig angezeigt.

8. Mandat beenden

Datum der Beendigung des SEPA-Lastschrift-Mandates im Feld Befristet bis eingeben
Datum der Kündigung des SEPA-Lastschrift-Mandates im Feld Gekündigt am eingeben
Button “Speichern” drücken

9. Mandat löschen

Ein Mandat kann nur gelöscht werden, solange es noch nicht genutzt wurde, d. h. keine Einzüge mit diesem Mandat vorgenommen wurden.

auf Button “Mandat löschen” klicken
Sicherheitsabfrage-Fenster wird angezeigt
Bestätigung mit klicken des Buttons “Ja”

10. Dokument hochladen (zum Hinterlegen des dazugehörigen SEPA-Lastschriftmandates)

auf Button “Dok. hochladen” klicken
hochzuladenes Dokument (eingescanntes SEPA-Lastschrift-Mandats des Mitgliedes) im Explorer auswählen
auf Button “Öffnen” klicken
Button “Speichern” drücken

11. Dokument anzeigen

auf Button “Dok. anzeigen” klicken
Datei wird im PDF-Format je nach Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden
Datei wird als PDF angezeigt

12. Bestätigungen drucken/versenden

Alle hier auswählbaren Schreiben müssen zunächst vom Verein erstellt und in der Administration unter Anwendung > Vorlagen hinterlegt werden.

Bestätigung drucken (Versand per Post):

auf Button “Bestätigungen” klicken
folgendes Fenster wird angezeigt:
Auswahl des Felds “Vorlage” öffnen und zu druckendes Schreiben auswählen
auf Button “Ausführen” klicken
Datei wird im PDF-Format je nach Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden.
Das PDF-Dokument kann über die Druckfunktion des Browsers ausgedruckt werden.
Das Dokument wird automatisch in MIA archiviert und ist in der Dokument-Maske jederzeit einseh- und erneut ausdruckbar.

11.6 - Mitgliedschaft

Arbeitsabläufe Register “Mitgliedschaft”

Daten der Mitgliedschaft ändern
Person eingeben, von der Mitglied geworben wurdeAktenzeichen vergeben
- Werber hinterlegen
- Werber entfernen
- Daten des Werbers aufrufen
Stammberatungsort/-berater zuordnen
Angaben zum Vorverein hinterlegen
Memo zur Mitgliedschaft hinterlegen
Personen zur Mitgliedschaft zuordnen
zugeordnete Personen entfernen
Archiv-Stopp setzen/entfernen
Verarbeitungssperre setzen/entfernen
Sperre Online-Termine setzen/entfernen
Sperre Onlinezugang setzen/entfernen
Mitgliedschaft kennzeichnen/Kennzeichner entfernen
Ausweis druckenDatum des Eintritts ändern
- Variante 1: über Drucken-Button
- Variante 2: über PDF öffnen-Button
Mitgliedschaft beenden
Kündigung zurücknehmen
Archivierung rückgängig machen
RSV beenden
RSV anlegen
P zu H

1. Daten der Mitgliedschaft ändern

Weiß hinterlegte Felder sind mit dem folgenden Arbeitsablauf editierbar.

gewünschte Daten eingeben
Speichern - Button betätigen

2. Person, von der das Mitglied geworben wurde

Werber hinterlegen:

‘…’- Button rechts neben “Geworben von” anklicken
Eingabe-Maske öffnet sich
Name oder MG-Nr. der Person eingeben, die Mitglied geworben hat
Button “Suchen” klicken
Suchergebnisse werden angezeigt
gewünschte Person markieren (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt)
Button “Übernehmen” anklicken
Person, die MG geworben hat ist nun in Mitgliedschaft-Maske hinterlegt

Werber entfernen:

‘x’ - Button rechts neben dem Feld Geworben von betätigen
Werber wird direkt entfernt, es erfolgt keine vorherige Rückfrage

Daten des Werbers aufrufen:

‘»’ - Button rechts neben dem Feld Geworben von betätigen
Weiterleitung zum Datensatz des Werbers erfolgt

3. Aktenzeichen vergeben

Aktenzeichen eingeben
Speichern - Button betätigen

4. Stammberatungsort/-berater zuordnen

Angaben in diesen Feldern sind jederzeit auch nachträglich änderbar.

gewünschten Stammberatungsort bzw. Stammberater aus der jeweiligen Listbox auswählen
Speichern - Button betätigen

Achtung
Hier auswählbare Beratungsstandorte bzw. Berater müssen zunächst in der Administration in den entsprechenden Katalogen angelegt werden.
Beratungsstandorte: Administration - Anwendung - Standorte
Berater: Administration - Mitarbeiter/Nutzer - Erfassen

5. Angaben zum Vorverein hinterlegen

Hier wird bei einer Ummeldung vermerkt, von welchem Verein das Mitglied übernommen wurde und bis wann es dort über den Verein ggfs. rechtsschutzversichert ist.

Namen des Vereins eingeben, von dem das Mitglied übernommen wurde
Datum eingeben, bis zu dem das Mitglied über den Vorverein rechtsschutzversichert ist
Speichern - Button betätigen

6. Memo zur Mitgliedschaft hinterlegen

Hier hinterlegte Informationen zur Mitgliedschaft werden in der Info-Maske im dortigen Memofeld des Bereiches Daten zur Hauptmitgliedschaft angezeigt.

‘…’ - Button rechts neben Memofeld anklicken
Eingabe-Maske für Memofeld öffnet sich

Hinweis
Beim Öffnen wird systemseitig automatisch das aktuelle Tagesdatum und der Name des Bearbeiters hinterlegt.
Memotext eingeben
Es sollte darauf geachtet werden, lediglich sachliche Informationen zum Mitglied einzutragen!
mit Anklicken des Buttons “Übernehmen” bestätigen

7. Personen zur Mitgliedschaft zuordnen

Personen können hier einer Mitgliedschaft als Partner-Mitglied oder als zusätzliche Person (z. B. Kontakt, bevollmächtigte Person) zugeordnet werden.

Hinweis: Hauptmitglieder können in anderen Mitgliedschaften nicht als Partnermitglied oder zusätzl. Person zugeordnet werden.

Button “Person zuordnen” anklicken
Eingabe-Maske öffnet sich
Namen der zuzuordnenden Person eingeben
Button “Prüfen” anklicken
Es wird geprüft, ob die Person bereits in MIA bekannt ist.

Ab Arbeitsschritt 5. bitte je nach Variante weiter verfahren!

Variante 1: Person ist noch nicht in MIA erfasst:

5. Name und Vorname werden automatisch in die unten stehenden Felder übernommen

6. Art der Zuordnung per Klick festlegen (Partnermitglied oder zusätzl. Person)

7. restliche Daten einfügen (Anrede, Titel, Geburtsdatum)

8. Datum des Eintritts auswählen

9. Häkchen bei RSV ggfs. entfernen
Das Häkchen darf nur dann gesetzt bleiben, wenn die zugeordnete Person rechtsschutzrelevant ist.

mit Übernehmen bestätigen

Variante 2: Person ist bereits in MIA erfasst:

5. Liste auswählbarer Personen wird angezeigt

6. gewünschte Person auswählen (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt)
Mitgliedschaft

7. Person übernehmen - Button anklicken
Falls die zuzuordnende Person nicht in der Liste aufgeführt wird, kann diese über den Button “Neue Person erfassen” erfasst werden.

8. Art der Zuordnung per Klick festlegen (Partnermitglied oder zusätzl. Person)

9. Datum des Eintritts auswählen

Häkchen bei RSV ggfs. entfernen
Das Häkchen darf nur dann gesetzt bleiben, wenn die zugeordnete Person rechtsschutzrelevant ist.
mit Button “Übernehmen” bestätigen

8. zugeordnete Person entfernen

Person auswählen (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt)
Button “Person entfernen” anklicken
Datum der Beendigung der Zuordnung im Datumsfeld neben Austritt eingeben
mit “Übernehmen” bestätigen

9. Archiv-Stopp setzen/entfernen

Mit Archiv-Stopp markierte Mitgliedschaften sind vom Archivlauf ausgenommen.

Archiv-Stopp setzen:

Häkchen in Checkbox “Archiv-Stopp” über Anklicken setzen
Button “Speichern” betätigen

Archiv-Stopp entfernen:

Häkchen in Checkbox Archiv-Stopp über Anklicken entfernen
Button “Speichern” betätigen

Achtung

Folgende Mitgliedschaften sind auch ohne Setzen des Archiv-Stopps grundsätzlich vom Archivlauf ausgeschlossen:

Verarbeitungssperre ist gesetzt
beendete Mitgliedschaften mit negativem Saldo

10. Verarbeitungssperre setzen/entfernen

Mit Verarbeitungssperre markierte Mitgliedschaften sind von sämtlichen automatisierten Abläufen in MIA (z. B. Sollstellung, Rechnungslauf, Mahnlauf, ger. Mahnverfahren etc.) ausgenommen.

Verarbeitungssperre setzen:

Häkchen in Checkbox “Verarbeitungssperre” über Anklicken setzen
Button “Speichern” betätigen

Verarbeitungssperre entfernen:

Häkchen in Checkbox “Verarbeitungssperre” über Anklicken entfernen
Button “Speichern” betätigen

11. Sperre Online-Termine setzen/entfernen

Sperre Online-Termine setzen:

Häkchen in Checkbox “Sperre Online-Termine” über Anklicken setzen
Button “Speichern” betätigen

Sperre Online-Termine entfernen:

Häkchen in Checkbox “Sperre Online-Termine” über Anklicken entfernen
Button “Speichern” betätigen

12. Sperre Onlinezugang setzen/entfernen

Sperre Onlinezugang setzen:

Häkchen in Checkbox “Sperre Onlinezugang” über Anklicken setzen
Button “Speichern” betätigen

Sperre Onlinezugang entfernen:

Häkchen in Checkbox “Sperre Onlinezugang” über Anklicken entfernen
Button “Speichern” betätigen

13. Mitgliedschaft kennzeichnen/Kennzeichner entfernen

Hinweis

Mit dem Kennzeichner kann eine Mitgliedschaft individuell hinsichtlich ihrer Eigenschaften markiert werden, z. B. in Bezug auf:

das Mietobjekt (Gewerberaummieter, privates Zweitobjekt, etc.)
auf die Art der Ablage (in Ordner, in Archiv, Papier-Akte entliehen etc.)
u. a.

Mitgliedschaft kennzeichnen:
- Button “Kennzeichner…” betätigen
- gewünschtes Symbol aus der Tabelle Verfügbare Kennzeichner zur Mitgliedschaft (rechts) auswählen
- ausgewählten Kennzeichner mit Anklicken des > - Buttons der Mitgliedschaft zuordnen
- mit Anklicken des Buttons “Zurück” in die Mitgliedschaft-Maske zurückkehren
- der gewählte Kennzeichner wird wie folgt angezeigt:
  1. Register “Info”: unterhalb des Memofeldes im Bereich Daten zur Hauptmitgliedschaft
  2. Register “Mitgliedschaft”: im oberen rechten Bereich unter dem Hilfelink
Kennzeichner entfernen:
- Button “Kennzeichner…” betätigen
- gewünschtes Symbol aus der Tabelle Zugeordnete Kennzeichner zur Mitgliedschaft (links) auswählen
- mit Anklicken des > - Buttons ausgewählten Kennzeichner für Mitgliedschaft entfernen
- mit Anklicken des Buttons “Zurück” in die Mitgliedschaft-Maske zurückkehren
- der Kennzeichner wird nicht mehr angezeigt

Hinweis

Mitgliedschaft-Kennzeichner müssen zunächst vom Verein festgelegt und in der Administration über Anwendung - Knz. Mitgliedschaft hochgeladen werden.

Die Vorgaben des Datenschutzes sind zu beachten!
Bei dem Hochladen von Bildern und Icons bitte auf Urheberrechte achten!

14. Ausweis drucken

Variante 1: über Drucken-Button
Variante 2: über PDF öffnen-Button

Variante 1: über Button “Drucken”

Button “Ausweis drucken” anklicken
Auswahl der zu verwendenden Vorlage ggfs. anpassen

Hinweis
gewünschten Drucker durch Anklicken auswählen

- Die Vorlage für den Ausweis muss zunächst vom Verein in der Administration in MIA unter Anwendung > Vorlagen als Vorlage hinterlegt werden.
Die Ausweis-Vorlage kann an die Bedürfnisse des jeweiligen Vereins angepasst werden.

- Der zu verwendende Drucker muss zunächst in MIA eingebunden werden, bevor dieser benutzt werden kann.
über Anklicken des Buttons “Drucken” Druck auslösen

Variante 2: über Button “PDF öffnen”

Button “Ausweis drucken” anklicken
Fenster Ausweis drucken öffnet sich
Auswahl der zu verwendenden Vorlage ggfs. anpassen
Hinweis
- Die Vorlage für den Ausweis muss zunächst vom Verein in der Administration in MIA unter Anwendung > Vorlagen als Vorlage hinterlegt werden.
  Die Ausweis-Vorlage kann an die Bedürfnisse des jeweiligen Vereins angepasst werden.
- Der zu verwendende Drucker muss zunächst in MIA eingebunden werden, bevor dieser benutzt werden kann.
Button “PDF öffnen” anklicken
Datei wird im PDF-Format je nach Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden
über die Druckfunktion des Browsers ausdrucken

15. Datum des Eintritts ändern

Hinweis

Das Eintrittsdatum sollte nur aus Korrekturgründen geändert werden. (ACHTUNG: RSV!)

Mit dieser Funktion wird nur das Eintrittsdatum des Mitgliedes verändert - nicht jedoch die Beginn-Daten von Mietobjekt, RSV, Beitragsklassen etc.

Button “Eintritt ändern” anklicken
Änderungsmaske öffnet sich
korrektes Eintrittsdatum ins Feld “Neues Eintrittsdatum” einfügen
mit Anklicken des Buttons “Ausführen” Änderung übernehmen

16. Mitgliedschaft beenden

Achtung

Vor dem Beenden der Mitgliedschaft überprüfen, ob vom Verein festgelegte Kündigungsfrist und -form eingehalten wurden.

Bitte unbedingt beachten:

Mit der Beendigung der Mitgliedschaft wird auch die RSV für das Mitglied zum selben Datum beendet.
Etwaig bestehende SEPA-Lastschriftmandate werden mit der Beendigung der Mitgliedschaft nicht automatisch mit beendet. Diese müssen separat über die ZV-Maske beendet werden.

Button “Mitgl. beenden” betätigen
Maske Mitgliedschaft beenden öffnet sich
im Feld Kündigungsdatum Datum der Kündigung eingeben (z. B. Posteingangsdatum der Kündigung)

Hinweis
Dieses Feld ist automatisch mit dem aktuellen Tagesdatum vorbelegt und muss ggfs. geändert werden.
im Feld Mitgliedschaftsende Datum eingeben, zu dem die Mitgliedschaft enden soll

Dieses Feld ist automatisch mit dem Datum vorbelegt, dass für MIA laut der administrativen Einstellung als berechnetes Kündigungsdatum in Frage kommt.

In der Administration unter Systemeinstellungen > Person/Mitglied können diese Einstellungen an die Bedürfnisse des Vereins angepasst werden.
Kündigungsgrund auswählen

Die hier auswählbaren Kündigungsgründe müssen zunächst in der Administration unter Anwendung > Kündig.-gründe hinterlegt werden.

Es ist eine statistische Auswertung aller Kündigungen nach Kündigungsgründen über Statistiken > Mitgliederbestand > Abgänge möglich.
im Feld Zahlungsart ggfs. die für die Mitgliedschaft hinterlegte Zahlungsart ändern (z. B. von Lastschrift auf Rechnung)
im Feld Kündigungsbestätigung drucken Liste aller zur Verfügung stehenden Vorlagen öffnen

Hier auswählbare Vorlagen müssen zunächst vom Verein in der Administration in MIA unter Anwendung > Vorlagen als Vorlage erstellt werden.
gewünschte Vorlage durch Anklicken auswählen
mit Anklicken des Buttons “Übernehmen” Mitgliedschaft beenden
Kündigungsbestätigung wird automatisch im PDF-Format erzeugt

Die Datei wird je nach benutztem Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden und kann hiernach über die Druckfunktion des Browsers ausgedruckt werden.

Die Kündigungsbestätigung wird automatisch im Register “Dokumente” in MIA gespeichert.

17. Kündigung zurücknehmen

Button “Kündig. zurückn.” betätigen
Maske zur Kündigungsrücknahme öffnet sich
mit Anklicken des Buttons “Übernehmen” Kündigungsrücknahme abschließen

18. Archivierung rückgängig machen

Button “Archiv. zurückn.” anklicken
Sicherheitsabfrage “Soll die Archivierung wirklich zurückgenommen werden?” wird angezeigt. Anschließend mit Klick auf Button “Ja” bestätigen.

19. RSV beenden

1. Button “RSV beenden” drücken
2. Eingabe-Maske wird geöffnet
3. Datum im Feld “RSV beenden zum” überprüfen und ggf. anpassen
  
  Hinweis
  Das Datum im Feld “RSV beenden zum” wird als Ende-Datum für RSV Person und RSV Mietobjekt übernommen. Daher überprüfen, ab welchem Datum der jeweilige Rechtsschutz tatsächlich beendet werden soll. Vorbelegt ist dieses Datumsfeld automatisch mit dem Tagesdatum.
4. Button “Übernehmen” drücken

20. RSV anlegen

Button “RSV anlegen” drücken
Eingabe-Maske wird geöffnet
Datum im Feld “RSV anlegen zum” überprüfen und ggf. anpassen

Hinweis
Das Datum im Feld “RSV anlegen zum” wird als Beginn-Datum für RSV Person und RSV Mietobjekt übernommen. Daher überprüfen, ab welchem Datum der jeweilige Rechtsschutz tatsächlich beginnen soll. Vorbelegt ist dieses Feld automatisch mit dem Tagesdatum.
Button “Übernehmen” drücken

21. P zu H

Hinweis

Dies ist eine Funktion zur Übertragung der Beitragspflicht einer Mitgliedschaft auf die neu entstehende Mitgliedschaft des bisherigen Partnermitgliedes (unter Beibehaltung der RSV).

Hauptmitgliedschaft aufrufen, deren Beitragspflicht übernommen werden soll
hier folgendes überprüfen und im Datensatz des verstorbenen Hauptmitgliedes ggfs. anpassen:

zur Info-Maske wechseln
- offene Salden vom übernehmenden Mitglied begleichen lassen und diese verbuchen
- hat das aktuelle/verstorbene Hauptmitglied zuletzt an anderer Adresse gewohnt, diese ändern
- SEPA-Lastschriftmandat des aktuellen/verstorbenen Hauptmitgliedes - falls vorhanden - in ZV-Maske beenden
- evtl. Fehler korrigieren (z. B. Schreibfehler in Adresse o. ä.)
Achtung
Alle anderen Änderungen zum übernehmenden Mitglied (z. B. neues SEPA-Mandat, neue Adresse durch Umzug nach Auflösung des gemeinsamen Hausstandes oder Tod des Hauptmitgliedes, Terminvergabe) werden im Datensatz des neuen Hauptmitgliedes durchgeführt!
zur Info-Maske wechseln
das übernehmende Partnermitglied mit Anklicken des » - Buttons aufrufen
Datensatz des Partnermitgliedes wird nun angezeigt
ins Register “Mitgliedschaft” wechseln
Button “P übernimmt H” anklicken
P zu H-Maske öffnet sich
- Daten von aktuellem und neuem Hauptmitglied (HM) werden automatisch angezeigt
- Kündigungsgrund (des aktuellen HM) auswählen, z. B. verstorben
- Austrittsdatum einsetzen
  Als Übernahmedatum wird automatisch der Folgetag eingesetzt.
  
  Achtung
  Welches Datum als Austrittsdatum bei P zu H eingetragen wird, ist vereinsintern zu klären (Todestag - auch rückwirkend - oder Tag der Kenntniserlangung).
  
  Es ist ratsam, die gleiche Regelung anzuwenden, die der jeweilige Verein in Bezug auf die Beendigung von Mitgliedschaften im Todesfall des Mitgliedes (auch bei nachträglichem Bekanntwerden) festgelegt hat.
Button “Übernehmen” betätigen
Prozessfenster öffnet sich
Register “Info” des neuen Hauptmitgliedes wird geöffnet

Hinweis
Das neue Hauptmitglied erhält eine neue Mitgliedsnummer. In den Datensatz des neuen Hauptmitgliedes werden lediglich die Daten aus der “alten” Mitgliedschaft übertragen, die dort dem Partnermitglied (P) zugeordnet waren. Vom Hauptmitglied der “alten” Mitgliedschaft werden nur folgende Daten übertragen:

- Informationen aus Maske Beratungen
erforderliche Änderungen im Datensatz des neuen Hauptmitgliedes vornehmen, z. B.:mit “Speichern” bestätigen
- Zahlungsart auswählen/korrigieren
- ggfs. Adresse ändern, falls übernehmendes Mitglied umgezogen ist (z. B. nach Auflösung des gemeinsamen Hausstandes oder Tod des Hauptmitgliedes)
- ggfs. neues SEPA-Lastschriftmandat anlegen
- ggfs. Termin vergeben
- Ab MIA-Version 5.0.0 Beitragsklassen anlegen

Beschreibung Mitgliedschaft-Maske

Hinweis

Hier werden jeweils die Daten der Mitgliedschaft der Person (H, P, L) angezeigt, die über die Info-Maske zuvor ausgewählt wurde

1. Eckdaten zur Mitgliedschaft

Im oberen Bereich werden folgende Daten zur Mitgliedschaft der ausgewählten Person angezeigt:

Feldbezeichnung	Erklärung
Mitgliedsnummer	- Kennziffer der Mitgliedschaft - wird bei der Mitgliedererfassung automatisch vergeben (nächste freie laufende Nummer) Achtung Nach Abschluss der Mitgliedserfassung ist die Mitgliedsnummer nicht mehr editierbar!
Eintritt	Datum des Beginns der Mitgliedschaft Bei Erfassung der Mitgliedschaft wird automatisch das aktuelle Tagesdatum angezeigt. Während des Erfassungsprozesses ist dieses Datum änderbar. Nach Abschluss der Erfassung ist das Eintrittsdatum über den Button “Eintritt ändern” auch nachträglich editierbar.
Aufnahmegrund	Der Aufnahmegrund kann direkt bei der Erfassung der Mitgliedschaft in der Maske Mitgliedererfassung eingegeben werden und bleibt hiernach an dieser Stelle einsehbar. Der Aufnahmegrund kann hier jedoch auch nachträglich erfasst oder geändert werden. Alle hier zur Auswahl stehenden Aufnahmegründe müssen zunächst vom Verein festgelegt und im Katalog in der Administration unter Anwendung -> Aufnahmegründe hinterlegt werden.
Austritt	Datum zu dem die Mitgliedschaft endet Bei Beendigung der Mitgliedschaft in MIA wird das Austrittsdatum eingegeben, das danach hier hinterlegt wird und einsehbar bleibt. Bei der Eingabe des Austrittdatums muss stets beachtet werden, welche Kündigungsfristen in der jeweiligen Vereinssatzung festgelegt wurden.
Kündigungsgrund	Angabe, weshalb das Mitglied seine Mitgliedschaft beendet hat (z. B. Umzug in Eigenheim, Unzufriedenheit, Vereinswechsel etc.) Der Kündigungsgrund wird bei der Beendigung der Mitgliedschaft in der Mitgl. beenden-Maske eingegeben. Der Kündigungsgrund kann hier jedoch auch nachträglich eingegeben bzw. geändert werden. Alle hier zur Auswahl stehenden Kündigungsgründe müssen zunächst vom Verein festgelegt und im Katalog in der Administration unter Anwendung -> Kündig. -gründe hinterlegt werden.
Gekündigt am	Datum der Kündigung (Kündigungsausspruch bzw. Eingang Kündigungsschreiben) Bei Beendigung der Mitgliedschaft wird das Kündigungsdatum eingegeben, das danach hier hinterlegt wird. In Bezug auf die Kündigung der Mitgliedschaft muss stets beachtet werden, welche Form der Kündigung vom Verein festgelegt wurde und damit akzeptiert wird (mündliche/schriftliche Kündigung, Kündigung per Fax oder E-Mail etc.).
Mitgliedschaftsart	Angabe, um welche Art Mitgliedschaft es sich handelt Dieses Feld wird von Vereinen genutzt, die neben der herkömmlichen Mitgliedschaft auch andere Formen einer Mitgliedschaft anbieten z. B. Schnuppermitgliedschaften, Fördermitgliedschaften etc. Alle hier zur Auswahl stehenden Mitgliedschaftsarten müssen zunächst vom Verein festgelegt und im Katalog in der Administration unter Anwendung > Mitgliedschaftsarten hinterlegt werden.
Archiviert am	Datum der Archivierung Abgeschlossene Mitgliedschaften können (und sollten im Hinblick auf Datenschutzbestimmungen) per Archivlauf aus dem aktiven Zugriffsbereich in MIA entfernt werden. Mit diesem Prozess werden diese Datensätze in ein Archiv verschoben und dort entsprechend der administrativen Einstellungen aufbewahrt. Nach der Archivierung können nur noch Nutzer mit dem entsprechenden Recht archivierte Mitgliedschaften aufrufen. Unter Administration - Systemeinstellungen > Archivlauf muss zunächst vom Verein eingestellt werden: 1. wie lange eine Mitgliedschaft beendet sein muss, bevor diese per Archivlauf in das Archiv verschoben werden kann 2. wie lange eine archivierte Mitgliedschaft aufbewahrt wird, bevor diese gelöscht wird. Hinweis Folgende Mitgliedschaften sind vom Archivlauf grundsätzlich ausgeschlossen - Archiv-Stopp ist gesetzt - Verarbeitungssperre ist gesetzt - beendete Mitgliedschaften mit negativem Saldo
Archiviert von	Angabe, wer den Archivlauf ausgelöst hat, durch den der Datensatz des aufgerufenen Mitgliedes archiviert wurde
Geworben von	Angabe der Person, von der das Mitglied geworben wurde
Aktenzeichen	Feld zur Erfassung eines Aktenzeichens für die Mitgliedsakte zusätzlich zur Mitgliedsnummer Anwendungsbeispiele: - für Vereine mit Ablagesystem der Mitgliedsakten nach Aktenzeichen anstatt nach MG-Nr. - als Orientierungshilfe bei Ablage bestimmter Akten außerhalb der aktiven Mitgliedsakten (z. B. nach Kündigung o. ä.)
Letzte Papierakte angelegt am	Datum der Zuweisung der zuletzt angelegten Akte für die Mitgliedschaft Das Datum wird hier manuell eingegeben und hat keinerlei Auswirkungen auf automatisierte Prozesse.

2. Angaben zur Beratung

Hier sind folgende Informationen zur Beratung einseh- bzw. änderbar, die dem Mitglied zugeordnet sind:

Beratungsstandort
Vereine mit mehreren Beratungsstandorten können ihren Mitgliedern in diesem Feld einen Stammberatungsort zuweisen. Ist ein Stammberatungsort hinterlegt, werden bei der Suche nach freien Terminen für das Mitglied diese dann automatisch entsprechend gefiltert angezeigt.
Berater
In diesem Feld kann dem Mitglied ein Stammberater zugewiesen werden. Ist ein Stammberater hinterlegt, werden bei der Suche nach freien Terminen für das Mitglied diese dann automatisch entsprechend gefiltert angezeigt.

Achtung

Alle hier zur Auswahl stehenden Beratungsstandorte und Berater müssen zunächst vom Verein festgelegt und in der Administration hinterlegt werden.

Beratungsstandorte: Administration -> Anwendung -> Standorte

Berater: Administration -> Mitarbeiter/Nutzer -> Erfassen

3. Angaben zum Vorverein

Hier werden ausschließlich im Falle von Ummeldungen eines Mitgliedes von einem Mieterverein zu einem anderen folgende Daten zu dem Verein hinterlegt, von dem das Mitglied übernommen wurde:

Name des Mietervereins, von dem das Mitglied übernommen wird
End-Datum des Rechtsschutzversicherungsschutzes beim abgebenden Verein

Hinweis:

Vorschlag Verwaltungsablauf Ummeldung:

abgebender Verein meldet aufnehmendem Verein die Ummeldeabsicht des scheidenden Mitgliedes unter Angabe folgender Daten:aufnehmender Verein sucht Kontakt zum aufzunehmenden Mitglied
- Name und aktuelle Anschrift des Mitgliedes (möglichst inkl. Kontaktdaten wie Telefonnummer, Emailadresse etc.)
- Datum bis zu dem der Mitgliedsbeitrag bezahlt wurde
- ob Rechtsschutz über den Verein besteht und wann dieser endet
Beitritt im aufnehmenden Verein wird vollzogen
aufnehmender Verein meldet abgebenden Verein den Vollzug der Übernahme des Mitgliedes unter Angabe:
- zu welchem Datum das Mitglied übernommen wurde
- ab welchem Datum ein etwaiger Rechtsversicherungsschutz über den aufnehmenden Verein einsetzt

Folgendes ist beim aufnehmenden Mieterverein durchzuführen:

prüfen, ob:
- Beitrittserklärung unterschrieben und im Original vorliegt
- Zahlungen etwaig noch zu begleichender Mitgliedsbeiträge für das laufende Jahr mit dem Mitglied geklärt sind
in MIA:
- Mitglied als Neumitglied erfassen
- Daten des Vorvereins in MIA hinterlegen
- etwaiges SEPA-Mandat erfassen
- fehlerhafte Sollstellung korrigieren (z. B. wenn MG im Vorverein alle Beiträge bis 31.12. beglichen hat)
- Zahlungsplan in Beitragsklasse-Maske unter Zahlungsplan (individuell) anpassen, um fehlerhafte Sollstellung im Folgejahr zu vermeiden

Beispiel:

in MIA hinterlegte Berechnungsweise des Beitrages (wird als Zahlungsplan (Default) zur jeweiligen Beitragsklasse unter Administration - Finanzen - Beitragsklassen festgelegt):

1. Jahr: voller Beitrag für 12 Monate (Zeitjahr)
1. Jahr: anteiliger Beitrag für restliche Monate bis Ende des Jahres (ab Beitrittsmonat)
ab 3. Jahr: kalenderjährige Berechnung des Beitrages

Bei einer Ummeldung kommt es bei diesem Zahlungsplan im Folgejahr zu einer anteiligen Berechnung des Beitrages ab Beitrittsmonat.

Soll der Beitrag im Folgejahr jedoch voll berechnet werden (01.01. bis 1.12.), muss nach erfolgter Aufnahme des umgemeldeten MG der individuelle Zahlungsplan für den Beitrag in der Beitragsklassen-Maske angepasst werden.

Hierfür ist unter Administration -> Finanzen -> Zahlungspläne einmalig ein entsprechender Zahlungsplan für Ummeldung (auch benutzbar für PzuH) anzulegen, der die Berechnung des vollen Beitrages ab dem 2. Jahr vorsieht. Danach kann dieser als individueller Zahlungsplan ausgewählt werden.

abgebenden Verein schriftlich informieren:
- zu welchem Datum das Mitglied übernommen wurde
- ab welchem Datum ein etwaiger Rechtsversicherungsschutz über den aufnehmenden Verein einsetzt

Folgendes ist beim abgebenden Mieterverein durchzuführen:

Mitgliedschaft des umgemeldeten Mitgliedes nach positiver Rückmeldung des aufnehmenden Vereins in MIA beenden
- als Beendigungsgrund Ummeldung auswählen
- Bei bestehender Rechtsversicherungsschutz über den Verein, Mitgliedschaft zu dem Zeitpunkt beenden, zu dem der RSV-Schutz beim Verein endet.
etwaige SEPA-Mandate in ZV-Maske beenden

4. Memofeld zur Mitgliedschaft

Hier können wichtige Informationen zur Mitgliedschaft hinterlegt werden.

Hinweis

Die Texte sollten kurz, aussagekräftig und sachlich sein.

5. Zugeordnete Personen

Hier können der Mitgliedschaft Personen als Partnermitglied oder zusätzliche Person zugeordnet werden.

Partnermitglied

muss in der selben Mietsache wohnen, wie das Hauptmitglied
kann die Mitgliedschaft in Bezug auf die Rechtsberatung im selben Umfang wahrnehmen, wie das Hauptmitglied selbst

Hinweis
Die Bedingungen der Beendigung einer Partnermitgliedschaft ist abhängig von den Vorgaben der jeweiligen Vereinssatzung

zusätzliche Person

kann als Kontakt angelegt werden
kann nur bei entsprechender Bevollmächtigung durch das Mitglied (schriftliche Vollmacht) Rechtsberatung bzgl. der mietrechtlichen Belange des Mitgliedes wahrnehmen
z. B. bei Abwesenheit des Mitgliedes durch Urlaub bzw. Verhinderung des Mitgliedes etc.

Bezeichnung	Erklärung
Archiv-Stopp	Ist in dieser Checkbox ein Häkchen gesetzt, wird die Mitgliedschaft von allen Archivläufen grundsätzlich ausgeschlossen.
Archiv. zurückn.	Mit dieser Funktion kann eine bereits erfolgte Archivierung des Datensatzes der Mitgliedschaft rückgängig gemacht werden.
Ausweis drucken	Über diese Funktion kann ein Mitgliedsausweis ausgedruckt werden. Dieser kann nach den Wünschen des jeweiligen Vereins individuell gestaltet werden. Hinweis Die Vorlage für den Ausweis muss zunächst vom Verein entsprechend über die Administration in MIA als Vorlage erstellt werden. 2. Der zu verwendende Drucker muss von den technischen Mitarbeitern zunächst in MIA eingebunden werden, bevor dieser benutzt werden kann.
Eintritt ändern	Über diesen Button kann das Eintrittsdatum für eine Mitgliedschaft nachträglich geändert werden. Hinweis Bei Benutzung dieser Funktion wird nur das Eintrittsdatum des Mitglieds geändert. Die Beginn-Daten von: - Mietobjekten - RSV - Beitragsklassen usw. werden nicht automatisch mit geändert. Diese Angaben sind daher zu prüfen und ggfs. manuell anzupassen!
Kennzeichner…	Über diesen Button kann die Zuordnung von Symbolen als Kennzeichnung bzgl. einer Mitgliedschaft erfolgen. Die Zuordnung mehrerer Kennzeichner für eine Mitgliedschaft ist möglich. In der Erweiterten Suche können Mitgliedschaften nach Mitgliedschaft-Kennzeichnern gefiltert werden. Hinweis Die als Mitgliedschaft-Kennzeichner auswählbaren Symbole müssen zunächst vom Verein festgelegt und in der Administration über Anwendungen > Knz. Mitgliedschaft hochgeladen werden. Achtung Die Vorgaben des Datenschutzes sind zu beachten! - Bei dem Hochladen von Bildern und Icons bitte auf Urheberrechte achten!
Kündig. zurückn.	Mit dieser Funktion kann eine bereits beendete Mitgliedschaft wieder reaktiviert werden. Hinweis Aus Nachweisgründen sollte die Rücknahme einer Kündigung schriftlich erfolgen. Vorschläge 1. Mitglied legt formloses Schreiben mit Rücknahme der Kündigung seiner Mitgliedschaft vor 2. Rücknahmewunsch der Kündigung wird vom Mitglied per Unterschrift auf einem vom Verein erstellten Vordruck bestätigt
Mitgl. beenden	Über diesen Button kann die Mitgliedschaft beendet werden. Bei der Beendigung einer Mitgliedschaft sollte die Einhaltung folgender Vorgaben des jeweiligen Vereins stets überprüft werden: - Form der Kündigung, die vom Verein akzeptiert wird (mündliche/schriftliche Kündigung, Kündigung per Fax oder E-Mail etc.) - satzungsgemäße Kündigungsfrist. Etwaig bestehende SEPA-Lastschriftmandate werden mit der Beendigung der Mitgliedschaft nicht automatisch mit beendet. Diese müssen separat über im Register “ZV” beendet werden. Zuvor ist zu prüfen, ob die Person in einer anderen Mitgliedschaft als abw. Beitragszahler eingetragen ist.
P übernimmt H	Mit dieser Funktion kann die Beitragspflicht der Hauptmitgliedschaft auf das dazugehörige beitragsfreie Partnermitglied übertragen werden, z. B. wenn das Hauptmitglied verstorben ist. Bei Trennung/WG-Partner-Wechsel etc. ist das Einverständnis des bisherigen Hauptmitglieds einzuholen. Vorteil: keine Unterbrechung bei RSV Wurde “P übernimmt H” durchgeführt, sind beide Mitgliedschaften (die beendete und die neue Hauptmitgliedschaft) mit dem - Icon gekennzeichnet. Dieser Kennzeichner wird im Register “Info” unterhalb des Bereiches Daten zur Hauptmitgliedschaft angezeigt. Über Anklicken dieses Kennzeichners kann zwischen beiden Mitgliedschaften gewechselt werden. Hinweis: Die Vorgaben der jeweiligen Vereinssatzung sind beim Durchführen dieser Funktion stets zu beachten, da diese entscheiden, inwiefern “P übernimmt H” angewendet werden kann. Beispiele für Satzungsregelungen: - bei Tod eines Hauptmitgliedes setzt Partnermitglied seine Mitgliedschaft automatisch in eigener Hauptmitgliedschaft fort - bei Tod des Hauptmitgliedes kann Partnermitglied entscheiden, ob es seine Mitgliedschaft als Hauptmitglied fortsetzen möchte - etc. Zudem sollte der Zeitpunkt, zu dem “P übernimmt H” durchgeführt wird, vom Verein festgelegt werden (z. B. Sterbedatum des einstigen Hauptmitgliedes oder Tag der Kenntnis über Versterben des einstigen Hauptmitgliedes). Vorschlag Verwaltungsablauf P zu H: 1. Partnermitglied möchte Mitgliedschaft als Hauptmitgliedschaft fortsetzen 2. evtl. bestehende offene Salden vom übernehmenden Mitglied ausgleichen lassen und in der “alten” Mitgliedschaft verbuchen 3. Übernahmewunsch vorsorglich schriftlich bestätigen lassen und aktuelle Satzung aushändigen 4. Übernahme in MIA mit dem Button “P übernimmt H” durchführen 5. evtl. neuen Mitgliedsausweis erstellen Über “P zu H wird dem übernehmenden Mitglied eine neue Mitgliedsnummer zugeordnet. 6. Änderungen im Datenbestand des neuen Hauptmitgliedes vornehmen: - Beitragsklassen zuordnen - ggf. neue Adresse - SEPA-Lastschrift-Mandat anlegen - Zahlungsart auswählen - Basisdokumente wie z.B. Mietvertrag verteilen - Terminvergabe
RSV anlegen	Mit dieser Funktion kann eine Rechtsschutzversicherung für die Mitgliedschaft in wenigen Schritten angelegt werden. Der RSV-Beginn wird hierbei gleichsam für Mitglied und Mietobjekt übernommen. Hinweis: Hier kann neben der Rechtsschutzversicherung über den Rahmenvertrag des Vereins mit der DMB-RSV auch z. B. die eigene private Mietrechtsschutzversicherung des Mitgliedes hinterlegt werden. Alle hier zur Auswahl stehenden Rechtsschutzversicherungen müssen zunächst vom Verein im Katalog in der Administration unter Anwendung -> Versicherungen hinterlegt werden.
RSV beenden	Mit dieser Funktion kann die für die Mitgliedschaft geltende Rechtsschutzversicherung in wenigen Schritten beendet werden. Das RSV-Ende wird hierbei gleichsam für Mitglied und Mietobjekt übernommen. Hinweis: Tatsächlich beendet werden kann hier lediglich die Rechtsschutzversicherung des DMB-RSV-Rahmenvertrages. Andere für die Mitgliedschaft hinterlegte Rechtsschutzversicherungen, wie beispielsweise eigene private Mietrechtsschutzversicherung des Mitgliedes, können hier lediglich als beendet gekennzeichnet werden. Eine tatsächliche Beendigung einer solchen privaten RSV ist stets durch den Vertragspartner selbst (z. B. Mitglied) vorzunehmen.
Speichern	zum Abspeichern jeglicher Änderungen betätigen
Sperre Online-Termine	Über diese Checkbox kann eine Mitgliedschaft von der Möglichkeit ausgenommen werden, sich über ein persönliches Login auf der Vereins-Website Termine zur Rechtsberatung eigenständig buchen zu können.
Sperre Onlinezugang	Über diese Checkbox kann eine Mitgliedschaft von der Möglichkeit ausgenommen werden: - sich ein persönliches Login auf der Vereins-Website einrichten zu können - sich über ein bereits vergebenes Login auf der Vereins-Website einloggen zu können.
Verarbeitungssperre	Ist in dieser Checkbox ein Häkchen gesetzt, wird die Mitgliedschaft von allen automatisierten Prozessen (z. B. Sollstellung, Rechnungslauf, Mahnlauf, Archivlauf etc.) grundsätzlich ausgeschlossen.
Verwerfen	Über diesen Button können Aktionen jederzeit abgebrochen werden. Eingegebene Daten gehen beim Betätigen dieses Buttons verloren.

11.7 - Beitragsklassen

Arbeitsabläufe und Beschreibung Register Beitragsklassen

Übersicht Arbeitsabläufe

Benutzung der Sortierfunktion in der Übersicht Verfügbare Beitragsklassen
Beitragsklasse zuordnen
Beitragsklasse ändern
Gültigkeit der Beitragsklasse ändern
Zahlungsplan (individuell) ändern
Beitragsklasse beenden
Beitragsklasse entfernen

1. Benutzung der Sortierfunktion in den Übersichten Verfügbare Beitragsklassen und Zugeordnete Beitragsklassen

Alle bereits vorhandenen Sortierungen entfernen (markiert mit dem Pfeil-Symbol) .
Hierfür so oft auf die jeweilige Spaltenüberschrift (Beitragsklasse, ID, Betrag) klicken, bis das Pfeil-Symbol nicht mehr angezeigt wird.
Nun das Feld auswählen, nach dem die Liste auf- oder absteigend sortiert werden soll.
Hier so oft auf die Spaltenüberschrift (z. B. Betrag) klicken, bis hier das gewünschte Symbol erscheint

Die Übersichten Verfügbare Beitragsklassen und Zugeordnete Beitragsklassen können nach allen Spaltenüberschriften (Beitragsklasse, ID, Betrag) sortiert werden.

Die Sortierung erfolgt je nach Auswahl auf- bzw. absteigend:

Beitragsklasse: alphabetisch
ID: nummerisch
Betrag: nummerisch.

2. Beitragsklasse zuordnen

gewünschte Beitragsklasse in Übersicht Verfügbare Beitragsklassen (links) anklicken
Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt.
mit Anklicken des > - Buttons Beitragsklasse zuordnen
zugewiesene Beitragsklasse erscheint im rechten Fenster Zugeordnete Beitragsklassen
in Details zur Beitragsklasse (unterhalb der Übersicht Zugeordnete Beitragsklassen) Gültigkeitsbeginn eingeben.

automatische Vorbelegung mit Tagesdatum
ggfs. im Feld Zahlungsplan (individuell) Anpassung vornehmen (z. B. bei Ummeldung, P zu H etc.)
mit Button “Speichern” abschließen

Achtung

Nach Zuordnung der Beitragsklasse erfolgt die entsprechende Sollstellung zu dem Datum (ab 00:00 Uhr), das als Gültigkeitsbeginn eingegeben wurde.

Im Feld Zahlungsplan wird der Zahlungsplan angezeigt, der der jeweiligen Beitragsklasse in der Administration fest zugewiesen wurde. Diese Information ist hier nicht änderbar.

3. Beitragsklasse ändern

Wird verwendet, wenn für ein Mitglied eine andere Beitragsklasse ab einem bestimmten Zeitpunkt zugeordnet werden soll (z. B. Wechsel von Beitragsklasse ohne RSV auf Beitragsklasse mit RSV).

“alte” Beitragsklasse zum gewünschten Datum beenden
- Als Datum des Gültigkeitsablaufes der “alten” Beitragsklasse kann z. B. das Datum gewählt werden, bis zu dem der Mitgliedsbeitrag entrichtet wurde.
“neue” Beitragsklasse zuordnen mit Button “Speichern” abschließen
- als Gültigkeitsdatum der “neuen” Beitragsklasse Folgetag nach Enddatum “alter” Beitragsklasse wählen

4. Gültigkeit der Beitragsklasse ändern

Anwendung bei Änderung der Beitragsklasse für das Mitglied bzw. zur Korrektur von fehlerhaften Eingaben

gewünschte Beitragsklasse in Übersicht Zugeordnete Beitragsklassen (rechts) anklicken
Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt.
gewünschtes Datum im Feld gültig von bzw. gültig bis eingeben
mit Button “Speichern” abschließen

5. Zahlungsplan (individuell) ändern

Anwendung bei individueller Anpassung des Zahlungsintervalls eines Mitgliedes

gewünschte Beitragsklasse in Übersicht Zugeordnete Beitragsklassen (rechts) anklicken
Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt.
durch Klicken auf Pfeil-Button neben dem Feld Zahlungsplan (individuell) Auswahl öffnen

Alle hier auswählbaren Zahlungspläne müssen zunächst in der Administration unter Finanzen > Zahlungspläne eingerichtet werden. Jeder Verein kann beliebig viele Zahlungspläne hinterlegen.
gewünschten Zahlungsplan durch Anklicken auswählen
mit Button “Speichern” abschließen

Hinweis

Hinweis für Vereine, die im Beitrittsjahr einen vollen Mitgliedsbeitrag erheben, im Folgejahr jedoch nur einen anteiligen bis Jahresende:

Bei folgenden Abläufen muss der individuelle Zahlungsplan so angepasst werden, dass im Folgejahr nach Beitritt nicht nur ein anteiliger Mitgliedsbeitrag ins Soll gestellt wird :

Ummeldung von Mitgliedern zum eigenen Verein
P zu H.

Hierfür ist vom Verein in der Administration unter Finanzen - Zahlungspläne ein spezieller Zahlungsplan anzulegen, der die Sollstellung ab dem 2. Jahr für 12 Monate durchführt.

Dieser Zahlungsplan ist im Rahmen der o. g. Abläufe für das betreffende Mitglied über diesen Ablauf einzurichten.

6. Beitragsklasse beenden

gewünschte Beitragsklasse in Übersicht Zugeordnete Beitragsklassen (rechts) anklicken
Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt.
in den Details zur Beitragsklasse (unterhalb der Übersicht Zugeordnete Beitragsklassen) gewünschtes End-Datum im Feld gültig bis einsetzen
mit Button “Speichern” abschließen

7. Beitragsklasse entfernen

Achtung

Diese Funktion sollte ausschließlich zur Korrektur fehlerhafter Eingaben genutzt werden. Beitragserhöhungen sollten mit Folgebeitragsklassen umgesetzt werden.

gewünschte Beitragsklasse in Übersicht Zugeordnete Beitragsklassen (rechts) anklicken
Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt.
mit Anklicken des < - Buttons zugeordnete Beitragsklasse entfernen
zugewiesene Beitragsklasse erscheint wieder als verfügbar im linken Fenster Verfügbare Beitragsklassen (links)
mit Betätigen des Buttons “Speichern” abschließen

Beschreibung Register “Beitragsklassen”

Hier werden jeweils die Daten zur Beitragsklasse der Person (H, P, L) angezeigt, die über die Info-Maske zuvor ausgewählt wurde.

Verfügbare Beitragsklassen

Im linken Bereich der Beitragsklassen-Maske wird eine tabellarische Auflistung aller verfügbaren (wählbaren) Beitragsklassen angezeigt. Aus dieser Übersicht kann eine Beitragsklasse für ein Mitglied ausgewählt und zugeordnet werden.

Angezeigt werden folgende Angaben zur jeweiligen Beitragsklasse:

Name der Beitragsklasse
der Beitragsklasse zugewiesene ID-Kennziffer
Beitragshöhe in €

Unterhalb der tabellarischen Auflistung aller verfügbaren Beitragsklassen werden folgende Details zur jeweils ausgewählten Beitragsklasse angezeigt (nach Anklicken blau hinterlegt):

gültig von/bis
bebuchtes Bestandskonto
der standardmäßig zugeordnete Zahlungsplan
eine evtl. eingerichtete Folgebeitragsklasse.

Hinweise

Jeder Beitragsklasse kann bei Bedarf eine sog. Folgebeitragsklasse zugeordnet werden. Diese wird dann entsprechend der administrativen Einstellungen zu einem festgelegten Zeitpunkt automatisch anstelle der zunächst eingerichteten Beitragsklasse gültig.
Beispiel: Ein Verein berechnet den Mitgliedsbeitrag im Beitrittsjahr anders als im Folgejahr.

Alle hier zur Auswahl stehenden Beitragsklassen müssen zunächst vom Verein in der Administration unter Finanzen - Beitragsklassen hinterlegt werden.

In der Administration kann eingestellt werden, welche Beitragsklassen als verfügbar angezeigt werden sollen.
Auf diese Weise können “alte” Beitragsklassen ausgeblendet werden. Eine versehentliche Vergabe ist damit nicht möglich.

Zugeordnete Beitragsklassen

Im rechten Bereich der Beitragsklassen-Maske wird angezeigt, welche Beitragsklasse der Mitgliedschaft zugeordnet bzw. bis wann diese gültig ist. Hier können folgende Angaben angepasst werden:

gültig ab / gültig bis:
Eingabe von Gültigkeitsbeginn und -ende der zugeordneten Beitragsklassen, z. B. bei Änderung der Beitragsklasse
Zahlungsplan (individuell):
zur individuellen Umstellung eines einzelnen Mitgliedes, z. B. auf Halbjahreszahler o. ä.

Achtung
Die Felder gültig ab und gültig bis steuern, ab welchem Datum MIA die zugeordnete Beitragsklasse bzw. den zugeordneten Zahlungsplan (individuell) berücksichtigen soll.

gültig ab:
Eine Sollstellung zur jeweiligen Beitragsklasse erfolgt stets ab 00:00 Uhr des Tages, der für diese unter gültig ab eingetragen wurde.

gültig bis:
Nach Erreichung des unter gültig bis eingegebenen Datums erfolgt bzgl. der dazugehörigen Beitragsklasse keine Sollstellung mehr.

Um nicht gewünschte oder ausbleibende Sollstellungen beim Zuordnen von Beitragsklassen zu vermeiden, muss bei der Zuordnung/Änderung von Beitragsklassen immer der in der Administration entsprechend hinterlegte Zahlungsplan beachtet werden.

Hinweis

Bei folgenden Abläufen muss der individuelle Zahlungsplan so angepasst werden, dass im Folgejahr nach Beitritt nicht nur ein anteiliger, sondern der volle Beitrag Mitgliedsbeitrag (12 Monate) ins Soll gestellt wird:

Ummeldung von Mitgliedern zu eigenen Verein
P zu H.

Hierfür ist vom Verein in der Administration unter Finanzen - Zahlungspläne ein spezieller Zahlungsplan anzulegen, der die Sollstellung ab dem 2. Jahr für 12 Monate durchführt.
Dieser Zahlungsplan ist im Rahmen der o. g. Abläufe für das betreffende Mitglied in der Beitragsklassen-Maske als sog. individueller Zahlungsplan einzurichten.

11.8 - Konto

Arbeitsabläufe Register “Konto”

Übersicht Arbeitsabläufe

Benutzung der Sortierfunktion in der Übersicht Mitgliedskonto
Mahnsperre einrichten
Mahnsperre entfernen
Mahnung stornieren
Mahnstufe manuell ändern
Kontoauszug erstellen
Rechnung für Mitglied erstellen
Quittung für Mitglied erstellen
Salden anzeigen
Soll/Haben-Buchung in einem Schritt durchführen
Belegnummer ändern
Buchungstext ändern
neue Buchung vornehmen
Buchung löschen
zusätzliche Informationen zur Buchung aufrufen
Detailbuchungen bearbeiten

1. Benutzung der Sortierfunktion in der Übersicht Mitgliedskonto

Alle bereits vorhandenen Sortierungen entfernen (markiert mit dem Pfeil-Symbol) .
Hierfür so oft auf die jeweilige Spaltenüberschrift (Beitragsklasse, ID, Betrag) klicken, bis das Pfeil-Symbol nicht mehr angezeigt wird.
Nun das Feld auswählen, nach dem die Liste auf- oder absteigend sortiert werden soll.
Hier so oft auf die Spaltenüberschrift (z. B. Betrag) klicken, bis hier das gewünschte Symbol erscheint

Die Übersicht Mitgliedskonto kann nach allen Spaltenüberschriften (Buchungstext, Datum, Soll, Haben, Konto, Belegnummer) sortiert werden.

Die Sortierung erfolgt je nach Auswahl auf- bzw. absteigend:

Buchungstext: alphabetisch
Datum: chronologisch
Soll, Haben, Konto, Belegnummer: nummerisch.

2. Mahnsperre einrichten

durch Anklicken der Checkbox Mahnsperre Häkchen setzen
gewünschtes Datum im Feld Mahnsperre bis einsetzen

Hinweis
Führen Sie Schritt 2 NUR dann durch, wenn die zu setzende Mahnsperre zeitlich begrenzt werden soll.
Wird in diesem Feld kein Datum eingegeben, gilt die Mahnsperre unbefristet.
mit Anklicken des Buttons “Speichern” abschließen

3. Mahnsperre entfernen

durch Anklicken der Checkbox “Mahnsperre” Häkchen entfernen
mit Anklicken des Buttons “Speichern” abschließen

Achtung

Ist im Feld Mahnsperre bis ein Datum für eine zeitlich begrenzte Mahnsperre vorhanden, muss dieses manuell entfernt werden.

Eine automatische Löschung dieses Datumsfelds erfolgt auch nicht nach Ablauf der angegebenen Frist!

4. Mahnung stornieren

Button “Mahnung stornieren” anklicken
Sicherheitsabfrage wird angezeigt
mit Anklicken des Ja-Buttons bestätigen
Bestätigung wird angezeigt
mit OK bestätigen

Mit Abschluss der Stornierung der letzten Mahnung wird automatisch:

die Mahnstufe auf die vor dem Mahnlauf gesetzte Stufe zurückgesetzt (z. B. von Mahnstufe 3 auf 2)
die letzte Mahnung in der Dokumenten-Maske gelöscht und eine im Konto eingebuchte Mahngebühr wird gelöscht

5. Mahnstufe manuell ändern

Nur verwenden, wenn der Ablauf des nachfolgenden Mahnlaufs verändert werden soll.

Für Mahnung zurücknehmen, weil die Mahnung sich evtl. mit einer Zahlung überschnitten hat, oder das Mitglied nicht gemahnt werden sollte, immer Punkt 4 (Stornierung Mahnstufe) verwenden.

Button “Korrektur der Mahnstufe” betätigen
Eingabefenster öffnet sich
gewünschte Mahnstufe auswählen
Mahnungsdatum eingeben
Dieses Datum wird als Datum der letzten Mahnung angezeigt.
mit Button “Übernehmen” bestätigen

6. Kontoauszug erstellen

Button “Kontoauszug” anklicken
Übersicht über alle Soll- und Habenbuchungen wird als Excel-Datei heruntergeladen und je nach Browser im Bearbeitungsprogramm automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden
evtl. Anpassungen der Darstellung und ein Ausdruck der Datei kann nun erfolgen

7. Rechnung für Mitglied erstellen

Eine Rechnung wird immer über den gesamten offenen Betrag der Mitgliedschaft erstellt.

Button “Rechnung erst.” anklicken
Abfragefenster wird angezeigt
Button “Ausführen” anklicken
Datei wird im PDF-Format je nach Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden
über die Druckfunktion ausdrucken

Hinweis

Der zu verwendende Drucker muss von den technischen Mitarbeitern zunächst in MIA eingebunden werden, bevor dieser benutzt werden kann.
Die Vorlage des hier verwendeten Rechnungsschreibens muss zunächst vom Verein entsprechend über die Administration in MIA als Vorlage hinterlegt worden sein.
Jeder Verein kann eigene Vorlagen in beliebiger Zahl hinterlegen.
Nach Erstellung der Rechnung wird diese in der Maske Dokumente hinterlegt und bleibt dort einsehbar.

8. Quittung für Mitglied erstellen

zu quittierenden Guthabenbetrag durch Anklicken auswählen (Auswahl ist blau hinterlegt)
Button “Quittung drucken” anklicken
Druckdialog wird aufgerufen
gewünschte Vorlage und Drucker auswählen
Drucken oder PDF öffnen

Hinweis

Der zu verwendende Drucker muss von den technischen Mitarbeitern zunächst in MIA eingebunden werden, bevor dieser benutzt werden kann.
Die Vorlage der hier verwendeten Quittung muss zunächst vom Verein entsprechend über die Administration in MIA als Vorlage hinterlegt worden sein.
Jeder Verein kann eigene Vorlagen in beliebiger Zahl hinterlegen.

Quittungen werden grundsätzlich nicht in der Maske Dokumente hinterlegt.

9. Salden anzeigen

Button “Salden anzeigen” anklicken
tabellarische Übersicht aller Soll- und Haben-Beträge wird angezeigt
Rückkehr zur Konto-Maske mit Anklicken des Buttons “Schließen”

10. Soll/Haben-Buchung in einem Schritt durchführen

Button “Soll/Haben” anklicken
Buchungsfenster öffnet sich
Buchungsdatum ggfs. anpassen
voreingestellt angezeigt wird immer das Tagesdatum
zu buchenden Betrag eingeben
ohne Minus-Zeichen voran
Unter dem Abschnitt Sollbuchung nun das gewünschte Konto auswählen.
gewünschtes Forderungskonto durch Anklicken auswählen
Buchungstext eingeben, z. B. Schreibgebühr
Unter dem Abschnitt Habenbuchung nun das Konto je nach Einnahmeart (Kasse, Bank) auswählen.
gewünschtes Bestandskonto durch Anklicken auswählen
Buchungstext eingeben, z. B. Schreibgebühr
mit Anklicken des Buttons “Buchen” abschließen

Ein Abbruch des Buchungsprozesses ist jederzeit über Anklicken des Buttons “Abbrechen” möglich.

Achtung

Um die Funktion “Soll/Haben” nutzen zu können, müssen die vom Verein in der Administration unter Finanzen - Konten hinterlegten Konten den richtigen Kontentypen zugewiesen sein:

Einnahmekonten (Kasse, Bank): Bestandskonto
Konten in die das Soll gebucht wird (Schreibgebühr, Mitgliedsbeitrag etc.): Forderungskonto

So werden automatisch die Forderungskonten als Auswahl bei der Soll-Buchung angezeigt und bei der Haben-Buchung entsprechend die Bestandskonten.

11. Belegnummer ändern

Buchung, bei der Belegnummer geändert werden soll, in tabellarischer Übersicht des Mitgliedskontos markieren
gewünschte Nummer ins Feld “Belegnummer” eingeben
Änderung mit Anklicken des Buttons “Speichern” abschließen

12. Buchungstext ändern

Buchung, bei der Buchungstext geändert werden soll, in tabellarischer Übersicht des Mitgliedskontos markieren
gewünschten Text ins Feld “Buchungstext” eingeben/korrigieren
Änderung mit Anklicken des Buttons “Speichern” abschließen

13. neue Buchung vornehmen

Button “Neue Buchung” anklicken
die Eingabefelder unterhalb der tabellarischen Übersicht des Mitgliedskontos werden aktiv
Buchungsdatum ggfs. anpassen
voreingestellt angezeigt wird immer das Tagesdatum
zu bebuchendes Konto auswählen
Belegnummer eingeben
zu buchenden Betrag eingeben

Achtung
Sollbuchungen müssen mit einem Minus voran eingegeben werden (z. B. -5,00).
Habenbuchungen werden ohne zusätzliche Zeichen eingegeben (z. B. 5,00).
Buchungstext eingeben, z. B. Schreibgebühr
mit Anklicken des Buttons “Speichern” Buchung abschließen

Ein Abbruch des Buchungsprozesses ist jederzeit über Anklicken des Buttons “Verwerfen” möglich.

14. Buchung löschen

zu löschende Buchung in tabellarischer Übersicht des Mitgliedskontos markieren
Button “Löschen” anklicken
Sicherheitsabfrage-Fenster wird angezeigt
mit Klick auf “Ja” bestätigen

15. zusätzliche Informationen zur Buchung aufrufen

gewünschte Buchung in tabellarischer Übersicht des Mitgliedskontos markieren
Button “Info” anklicken
Fenster mit Informationen zur ausgewählten Buchung öffnet sich
Zurück zur Konto-Maske mit Klick auf Button “Schließen”

16. Detailbuchungen bearbeiten

gewünschte Haben-Buchung in tabellarischer Übersicht des Mitgliedskontos markieren
die Verteilung der Haben-Buchung auf bestimmte Soll-Buchungen ist im Bereich Details zur Buchung unten links in der Konto-Maske zu finden
um diese Verteilung zu ändern Button “Detailbuchungen bearbeiten” anklicken
Eingabefenster öffnet sich
nun zunächst die aktuelle Verteilung löschen:nachdem die Verteilung gelöscht ist, muss die tabellarische Übersicht der Verteilung (ganz unten im Fenster) leer sein
- zugewiesene Soll-Buchung (tabellarische Übersicht ganz unten im Fenster) anklicken
- dann Button “Löschen” anklicken
- Sicherheitsabfrage-Fenster erscheint
- mit Ja bestätigen
- alle weiteren Verteilungen auf diesem Wege löschen
nun neue Verteilung mit Anklicken des Buttons “Neue Verteilung” beginnen
mögliche Soll-Buchungen, denen die Haben-Buchung zugewiesen werden kann, werden im Feld zu bebuchende Position angezeigt
Auswahl per Klick auf die Listbox “zu bebuchende Position” öffnen und gewünschte Soll-Buchung per Klick auswählen
zum Abschließen der neuen Verteilung auf Button “Speichern” klicken
zurück zur Konto-Maske mit Button “Schließen”

Beschreibung Register “Konto”

Übersicht zu Zahlungen, Sollstellung und mahnungsrelevanten Daten im Mitgliedskonto

Mahnverfahren
Mitgliedskonto
Details zur Buchung

Hier werden jeweils die Konto-Daten der Person (H, P) angezeigt, die über die _Info-_Maske zuvor ausgewählt wurde.

Mahnverfahren

Im oberen Bereich der Konto-Maske können Information zum Mahnstatus bearbeitet werden:

Mahnsperre bis:
Hier kann ein Datum eingegeben werden, bis zu dem eine Mahnsperre für das Mitglied gelten soll.
Das bedeutet, das Mitglied wird bis zum Ablauf dieses Datums vom Mahnlauf ausgeschlossen (z. B. bei Ratenzahlern).

Die Eingabe eines Datums in diesem Feld bewirkt eine zeitlich begrenzte Mahnsperre.

Beachten Sie:
Ist die befristete Mahnsperre abgelaufen, wird das Datum und das Häkchen der Checkbox “Mahnsperre” automatisch gelöscht und die Mitgliedschaft beim nächsten Mahnlauf wieder berücksichtigt.

Das Setzen des Häkchens in der Checkbox “Mahnsperre” schaltet das Datumsfeld für die Eingabe frei.

Das Setzen der Checkbox “Mahnsperre” ohne Angabe eines Datums im Feld “Mahnsperre bis” bewirkt, dass das Mitglied dauerhaft nicht in Mahnläufen berücksichtigt wird.
Mahnungsnr.
Wird ein Mahnlauf in MIA ausgelöst, wird jeder einzelnen Mahnung eine Kennnummer zugewiesen. Das ist die sogenannte Mahnungsnummer, die an dieser Stelle einsehbar ist.
Mahndatum

Hier wird das Datum des Mahnschreibens angezeigt, das im Rahmen des letztes Mahnlaufes für das Mitglied erstellt wurde.

Nach Durchführung eines Mahnlaufes werden für alle Mitglieder, die im Mahnlauf berücksichtigt wurden, Mahnschreiben erstellt. Diese sind über die Administration unter Serverdruck > Druckaufträge als Massendruck ausdruckbar. Die Schreiben werden zudem im Register “Dokumente” angezeigt.

Die Vorlagen für die jeweiligen Mahnschreiben können in der Administration unter Anwendung > Vorlagen vom Verein individuell gestaltet werden.
Mahnstufe

Hier wird die aktuelle Mahnstufe der Mitgliedschaft angezeigt, die durch den letzten Mahnlauf gesetzt wurde.

Die Mahnstufe kann über den Pfeil-Button “Korrektur der Mahnstufe” manuell verändert werden.

In der Administration unter Finanzen > Mahnstufen kann jeder Verein die gewünschten Mahnstufen samt deren Parameter (z. B. Mindestbetrag, Mahngebühr, Folgemahnstufe etc.) individuell festlegen.
Checkboxen:


Mahnsperre	Durch Setzen eines Häkchens in dieser Checkbox wird für das ausgewählte Mitglied eine permanente Mahnsperre eingerichtet, d. h. das Mitglied ist für unbefristete Zeit von jeglichen Mahnläufen ausgenommen. VORTEIL: Über die Erweiterte Suche können alle Mitgliedschaften, die über dieses Feld markiert wurden, aufgerufen und in einer Excel-Liste exportiert werden.
Mahnverfahren	Durch Setzen eines Häkchensin dieser Checkbox können die Mitgliedschaften markiert werden, für die ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet werden soll. Bei dieser Checkbox handelt es sich ausschließlich um eine Markierfunktion. Das Setzen des Häkchens hat keine Auswirkungen auf den Programmablauf. Bei der Verwendung des Moduls ‘Gerichtliches Mahnverfahren’ wird das Häkchen automatisch gesetzt, wenn für das Mitglied ein gerichtlicher Mahnantrag erstellt wurde. VORTEIL: Über die Erweiterte Suche können alle Mitgliedschaften, die über dieses Feld markiert wurden, aufgerufen und in einer Excel-Liste exportiert werden.
Mahnbescheidsperre	Durch Setzen eines Häkchens in dieser Checkbox können die Mitgliedschaften markiert werden, für die ein gerichtlicher Mahnbescheid nicht beantragt werden soll. Bei der Verwendung des Moduls ‘Gerichtliches Mahnverfahren’ wird durch das Setzen dieses Häkchens erreicht, dass das Mitglied bei der Erstellung von gerichtlichen Mahnanträgen ausgenommen wird. VORTEIL: Über die Erweiterte Suche können alle Mitgliedschaften, die über dieses Feld markiert wurden, aufgerufen und in einer Excel-Liste exportiert werden.

Mahnung stornieren

Über diesen Button kann die letzte Mahnung für das ausgewählte Mitglied separat storniert werden.

Wird eine Mahnung über diesen Button storniert, wird automatisch:

a. die Mahnstufe auf die vor dem letzen Mahnlauf gesetzte Stufe zurückgesetzt (z. B. von Mahnstufe 3 auf 2)
b. die letzte Mahnung im Register “Dokumente” gelöscht.

Mitgliedskonto

1. tabellarische Übersicht über alle Sollstellungen und Zahlungseingänge, die zur ausgewählten Mitgliedschaft gebucht wurden, mit folgenden Angaben:

Buchungstext
Der Buchungstext wird bei Eingabe einer neuen Buchung hinterlegt und ist in dieser Spalte einsehbar.
Nachträgliche Änderungen am Buchungstext nach Abspeicherung der Buchung sind möglich.
Datum
Das Buchungsdatum wird bei Eingabe einer neuen Buchung hinterlegt und ist in dieser Spalte einsehbar.
Eine nachträgliche Änderung des Buchungsdatums nach Abspeicherung der Buchung ist nicht möglich.
Soll/Haben
Der jeweilige Betrag, der im Mitgliedskonto ins Soll oder als Guthaben gebucht werden soll, wird bei Eingabe einer neuen Buchung hinterlegt und ist in dieser Spalte einsehbar.
Eine nachträgliche Änderung des Betrages (Soll oder Haben) nach Abspeicherung der Buchung ist nicht möglich.

Die Anzeige von Soll und Haben kann je nach Belieben entweder in einer gemeinsamen Spalte erfolgen oder aber aufgeteilt in zwei Spalten. Die entsprechende Einstellung ist vom Verein in der Administration unter Systemeinstellungen > Finanzen vorzunehmen.
Konto
Das zu bebuchende Konto wird bei Eingabe einer neuen Buchung ausgewählt und ist nach Abschluss der Buchung in dieser Spalte einsehbar.
Eine nachträgliche Änderung des Kontos nach Abspeicherung der Buchung ist nicht möglich.
Belegnummer
Eine Belegnummer kann jeder Buchung, die im Mitgliedskonto vorgenommen wird, zugeordnet werden.
Nachträgliche Änderungen der Belegnummer nach Abspeicherung der Buchung sind möglich.

weitere Informationen zu den Buchungen mit Änderungsmöglichkeiten

Unterhalb der tabellarischen Übersicht zum Mitgliedskonto werden die einzelnen Angaben zur jeweils ausgewählten Buchung angezeigt. Hier können die Angaben in den editierbaren Feldern bei Bedarf geändert werden.

Alle grau hinterlegten Felder sind nicht nachträglich editierbar. Ist in diesen eine Angabe falsch, muss die betreffende Buchung zunächst gelöscht und dann nochmals neu mit den richtigen Angaben vorgenommen werden.
Buchungen können nur von den Mitarbeitern gelöscht werden, die die entsprechenden administrativen Rechte besitzen.

Über den Info-Button, der sich rechts neben dem Feld mit dem Buchungsdatum befindet, können zusätzliche Informationen zur Buchung angezeigt werden (z. B. Buchungszeitpunkt, Buchungsauslöser etc.).

3. Funktions-Buttons (Bereich rechts neben der tabellarischen Übersicht)


Kontoauszug	Über diesen Button ist der Download eines Kontoauszuges für das aufgerufene Mitglied möglich. Der Download erfolgt als Excel-Datei. Angezeigt werden: - Buchungsdatum - Buchungstext - Soll/Haben - Buchungskonto - offener Betrag - Lastschrift ja/nein - Belegnummern. Vorteile des Kontoauszuges: - Aufteilung von Soll und Haben in zwei Spalten Über die Summen-Funktion des Kalkulationsprogramms (Excel, Libre Calculator o. ä.) kann geprüft werden, ob hier Differenzen bestehen. - Darstellung ggfs. offener Beträge bzgl. bestimmter Soll-Buchungen in Spalte “offen” hilfreich bei der Suche nach Buchungsfehlern
Rechnung erst.	Über diese Funktion kann eine Rechnung für das aufgerufene Mitglied erstellt und ausgedruckt werden. Hinweis In der Rechnung wird immer der gesamte offene Betrag ausgewiesen. Rechnungen über einzelne Beträge können nicht erstellt werden. Die Vorlage für die Rechnung ist zunächst vom Verein zu erstellen und in der Administration unter Anwendung > Vorlagen zu hinterlegen.
Quittung drucken	Über diese Funktion kann eine Quittung über die Einzahlung von Beträgen für das aufgerufene Mitglied erstellt und ausgedruckt werden. Hinweis In der Quittung wird immer der zuvor ausgewählte Betrag ausgewiesen. Die Vorlage für die Quittung ist zunächst vom Verein zu erstellen und in der Administration unter Anwendung > Vorlagen zu hinterlegen. Die Quittungsvorlage kann ganz an die Bedürfnissen des jeweiligen Vereins angepasst werden. Quittungen werden grundsätzlich nicht in der Dokumente-Maske hinterlegt.
Salden anzeigen	Mit dieser Funktion wird eine Übersicht über alle Buchungen zum ausgewählten Mitglied angezeigt. Vorteil: Ähnlich wie beim Kontoauszug wird hier in einer Übersicht neben der Angabe von Buchungstext, -datum, -betrag, -datum und -konto zusätzlich zu jeder Buchung angezeigt, in welcher Höhe der entsprechende Betrag ausgeglichen wurde oder noch offen ist. Auch dies ist hilfreich bei der Suche nach Buchungsfehlern. Sind ältere Beträge offen, könnten fehlerhafte Detailbuchungen ursächlich sein.
Soll/Haben	Mit dieser Funktion kann die Sollstellung und Gutschrift von einzelnen Beträgen in nur einem Schritt vorgenommen werden, z. B. bei der Bareinnahme von Schreibgebühren. Hinweise: Um diese Funktion nutzen zu können, müssen die vom Verein in der Administration unter Finanzen - Konten hinterlegten Konten den richtigen Kontentyp zugewiesen bekommen: - Einnahmekonten (Kasse, Bank): Bestandskonto - Konten in die das Soll gebucht wird (Schreibgebühr, Mitgliedsbeitrag etc.): Forderungskonto So werden automatisch die Forderungskonten als Auswahl bei der Soll-Buchung angezeigt und bei der Haben-Buchung entsprechend die Bestandskonten.
Buchung stornieren	Wenn eine Buchung storniert werden soll, verwenden Sie hierzu bitte den Button “Buchung stornieren”. Die ausgewählte Buchung (nach Anklicken blau hinterlegt) wird dann storniert und im Buchungstext mit altem Buchungstext und im Buchungstext mit „Stornobuchung zu „ …. “ vom „Datum“ vermerkt. Lastschriftbuchungen können nicht storniert werden, der Button ist dann inaktiv. Auch Rücklastschriftbuchungen können nicht storniert werden. Sollten RLS-Buchungen fehlerhaft vorgenommen worden sein, muss gegengebucht werden.
Neue Buchung	Über diesen Button kann eine neue Buchung im Mitgliedskonto vorgenommen werden (Soll oder Haben).
Löschen	Mit dem Löschen-Button können ausgewählte Buchungen gelöscht werden. Nur Mitarbeiter mit den entsprechenden Rechten können Buchungen löschen. Eine Soll-Buchung kann nur gelöscht werden, solange: 1. dieser noch keine Einnahme zugeordnet wurde (überprüfbar in Details zur Buchung - unten links in der Konto-Maske) Wurde einer Sollbuchung bereits eine Habenbuchung zugeordnet, muss erst die Haben-Buchung gelöscht werden, bevor die Soll-Buchung gelöscht werden kann. 2. für diese noch keine Rechnung in MIA erstellt wurde 3. diese nicht im Rahmen eines Lastschrift-Laufes erfasst wurde 4. diese nicht im Rahmen eines Mahnlaufes erfasst wurde

Details zur Buchung

In dieser tabellarischen Übersicht unten links in der Konto-Maske wird angezeigt, in welcher Höhe Einnahmen welchen Konten zugewiesen wurden (Verteilung).

Wurde eine Einnahme nicht der gewünschten Soll-Buchung zugewiesen, kann dies manuell über den Button “Detailbuchung bearbeiten” korrigiert werden.

11.9 - Mietobjekte

11.10 - RSV

Arbeitsabläufe Register “RSV”

1. RSV neu anlegen (Einfügen)

über RSV-Maske

Schritt 1: Bereich RSV-Daten Personen

1. Mitglied im Bereich Personen in Liste auswählen (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt)
2. gewünschten Zeitraum in Liste im Bereich RSV-Daten Personen auswählen (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt)
3. Button “Einfügen” im Bereich RSV-Daten Personen drücken
4. Beginn-Datum eingeben
5. Versicherungsunternehmen auswählen
  
  Hinweis
  Andere Versicherungsunternehmen als die DMB-RSV müssen zunächst in der Administration unter Anwendung > Versicherungen hinterlegt werden, um hier auswählbar zu sein.
6. Button “Anlegen” drücken

Schritt 2: Bereich RSV-Daten Mietobjekte

1. Mietobjekt im Bereich Mietobjekte in Liste auswählen (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt)
2. gewünschten Zeitraum in Liste im Bereich RSV-Daten Mietobjekte auswählen (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt)
3. Button “Einfügen” im Bereich RSV-Daten Mietobjekte drücken
4. Beginn-Datum ist bereits automatisch mit dem Beginn-Datum der RSV Person hinterlegt
5. Versicherungsunternehmen auswählen
  
  Hinweis
  Andere Versicherungsunternehmen als die DMB-RSV müssen zunächst in der Administration unter Anwendung > Versicherungen hinterlegt werden, um hier auswählbar zu sein.
6. Button “Anlegen” drücken
über Register “Mitgliedschaft”
1. Button “RSV anlegen” drücken
2. Eingabe-Maske wird geöffnet
3. Datum im Feld “RSV anlegen zum” überprüfen
  
  Info
  Das Datum im Feld “RSV anlegen zum” wird als Beginn-Datum für RSV Person und RSV Mietobjekt übernommen. Daher überprüfen, ab welchem Datum der jeweilige Rechtsschutz tatsächlich beginnen soll. Vorbelegt ist dieses Datumsfeld automatisch mit dem Tagesdatum.
4. Button “Übernehmen” drücken

2. RSV beenden

über RSV-Maske
1. Mitglied im Bereich Personen in Liste auswählen (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt)
2. gewünschten Zeitraum in Liste im Bereich RSV-Daten Personen auswählen (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt)
3. Ende-Datum im Bereich RSV-Daten Personen eingeben
4. Button “Speichern” drücken
5. Hinweis wird angezeigt:
6. Button “OK” drücken
_über Mitgliedschaft-Maske
_
1. Button “RSV beenden” drücken
2. Eingabe-Maske wird geöffnet
3. Datum im Feld “RSV beenden zum” überprüfen
  
  Info
  Das Datum im Feld “RSV anlegen zum” wird als Beginn-Datum für RSV Person und RSV Mietobjekt übernommen. Daher überprüfen, ab welchem Datum der jeweilige Rechtsschutz tatsächlich beginnen soll. Vorbelegt ist dieses Datumsfeld automatisch mit dem Tagesdatum.
4. Button “Übernehmen” drücken

3. RSV löschen (Storno)

Hinweis

RSV Storno wird ausschließlich zur Korrektur bei fehlerhafter Eingabe oder aber bei Ummeldungen von Mitgliedern verwendet.

Schritt 1: Bereich RSV-Daten Mietobjekte

Mietobjekt im Bereich Mietobjekte in Liste auswählen (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt)
gewünschten Zeitraum in Liste im Bereich RSV-Daten Mietobjekte auswählen (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt)
Button “Storno” im Bereich RSV-Daten Mietobjekte betätigen
Hinweis “Soll die Versicherung wirklich storniert werden?”
Bestätigen mit “Ja”

Schritt 2: Bereich RSV-Daten Personen

Mitglied im Bereich Personen in Liste auswählen (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt)
gewünschten Zeitraum in Liste im Bereich RSV-Daten Personen auswählen (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt)
Button “Storno” im Bereich RSV-Daten Personen betätigen
Hinweis “Soll die Versicherung wirklich storniert werden?”
Bestätigen mit “Ja”

Beschreibung Register “RSV”

Die folgende Tabelle listet alle Felder und deren Bedeutung auf:

Bereich	Beschreibung
Personen
	Status der Mitgliedschaft der rechtsschutzversicherten Person/en (H, P, L)
Personen	Name/n der rechtsschutzversicherten Person/en Es werden die zugehörigen Versicherungsdaten zur ausgewählten Person unter RSV-Daten Personen angezeigt.
RSV-Daten Personen
	Alle zu Personen (H und P) erfassten RSV-Versicherungen werden chronologisch angezeigt.
Zeitraum	Beginn und Ende des Rechtsschutzes der ausgewählten versicherten Person
Versicherung	Angabe des versichernden Unternehmens (z. B. DMB-RSV, Allianz etc.) Andere Versicherungsunternehmen als die DMB-RSV müssen zunächst in der Administration unter Anwendung > Versicherungen hinterlegt werden.
gem.	Meldestatus bzgl. Meldung zur DMB-RSV
Angelegt von	Bezeichnung des Mitarbeiters, der die RSV für die Person eingefügt hat
Angelegt am	Zeitpunkt (Datum und Uhrzeit) des Einfügens der RSV für die Person
Bearbeitet	Bezeichnung des Mitarbeiters, der die RSV für die Person zuletzt bearbeitet (verändert) hat
Bearbeitet am	Zeitpunkt (Datum und Uhrzeit) der letzten Bearbeitung der RSV für die Person
Checkbox “alle anzeigen”	Durch Setzen des Häkchens der Checkbox werden alle vorhandenen Datensätze angezeigt. Stornierungen werden ~~durchgestrichen~~ angezeigt.
RSV-Beginn	Beginn-Datum der Rechtsschutzversicherung des Mitgliedes (Zeitpunkt, ab dem RSV für diese Mitgliedschaft eingerichtet wurde) Hier wird bei Mitgliedererfassung (MG inkl. RSV) automatisch das Beginn-Datum der Mitgliedschaft übernommen. Tatsächliches Beginn-Datum der RSV kann jedoch abweichen (z. B. bei Ummeldung).
RSV-Ende	Ende-Datum der Rechtsschutzversicherung der Person (Zeitpunkt, zu dem RSV für diese Mitgliedschaft beendet wurde).
Status	Hinweis, ob RSV stornierbar ist
Meldungsdatum	Datum der letzten Meldung an die RSV Meldungen an die DMB-RSV werden nach der Erstmeldung automatisch vom Programm generiert. Darin werden Änderungen der Personendaten oder Umzüge mitgeteilt.
Mietobjekte
Adresse Mietobjekt	vollständige Adresse des versicherten Mietobjektes
RSV-Daten Mietobjekte
	Alle zur Mitgliedschaft erfassten Mietobjekte werden chronologisch angezeigt.
Zeitraum	Beginn und Ende des Rechtsschutzes des versicherten Mietobjektes
Versicherung	Angabe des versichernden Unternehmens (z. B. DMB-RSV, Allianz etc.) Gewerbliche Objekte werden von der DMB-RSV nicht versichert und sind aus diesem Grund nicht im Export enthalten. Andere Versicherungsunternehmen als die DMB-RSV müssen zunächst in der Administration unter Anwendung -> Versicherungen gespeichert werden, um hier beim Einfügen des Rechtsschutzes ausgewählt werden zu können.
gem.	Meldestatus
Angelegt von	Bezeichnung des Mitarbeiters, der die RSV für das Mietobjekt eingefügt hat
Angelegt am	Zeitpunkt (Datum und Uhrzeit) des Einfügens der RSV für das Mietobjekt
Bearbeitet von	Bezeichnung des Mitarbeiters, der die RSV für das Mietobjekt bearbeitet (verändert) hat
Bearbeitet am	Zeitpunkt (Datum und Uhrzeit) der letzten Bearbeitung der RSV für das Mietobjekt
Checkbox “alle anzeigen”	mit Anklicken der Checkbox werden in der Liste alle Aktionen angezeigt, die durchgeführt wurden
RSV-Beginn	Beginn-Datum der Rechtsschutzversicherung des jeweiligen Mietobjektes ACHTUNG: Hier wird bei Mitgliedererfassung (MG inkl. RSV) automatisch das Beginn-Datum der Mitgliedschaft übernommen. Tatsächliches Beginn-Datum der RSV kann jedoch abweichen (z. B. bei Ummeldung).
RSV-Ende	End-Datum der Rechtsschutzversicherung des jeweiligen Mietobjektes
Status	Hinweis, ob RSV stornierbar ist
Versicherung	Angabe des versichernden Unternehmens (z. B. DMB-RSV, Allianz usw.) Andere Versicherungsunternehmen als die DMB-RSV müssen zunächst in der Administration unter Anwendung -> Versicherungen hinterlegt werden, um beim Einfügen des Rechtsschutzes für eine Person ausgewählt werden zu können.
Meldungsdatum	Datum der letzten Meldung an die DMB-RSV Meldungen an die DMB-RSV werden nach der Erstmeldung automatisch generiert.

Abkürzungserklärung:
- PE - Private Erstwohnung
- PZ - Private Zweitwohnung
- GW - Gewerbe
- GA - Garage
Beginn bzw. Ende des versicherten Mietobjektes sollten nach Möglichkeit immer das Datum des Beginns bzw. des Endes des entsprechenden Mietverhältnisses des Mitglieds sein.

Änderungsmöglichkeiten mit Beispielen

RSV-Daten Personen
Datum “RSV-Ende”	Eingabemöglichkeit des End-Datums der aktuellen Rechtsschutzversicherung Anwendungsbeispiel: MG hat eigene RSV bei Versicherung X, möchte diese zum 31.12.2017 kündigen und hiernach über die DMB-RSV rechtsschutzversichert sein. - “alte” RSV über dieses Feld beenden, indem der 31.12.2017 als Enddatum eingefügt wird - neue RSV über die DMB-RSV für das Mitglied ab 01.01.2018 über “Einfügen” anlegen
Bemerkung	Eingabemöglichkeit von zusätzlichen Informationen, z. B. warum MG eine RSV beendet hat
Einfügen	Anlegen einer neuen Rechtsschutzversicherung für das Mitglied Hiernach muss der RSV für die Person noch ein Mietobjekt zugeordnet werden.
Speichern	Speichern der eingegebenen Daten. Alle Änderungen müssen gespeichert werden, um nicht verloren zu gehen!
Storno	Löschen der Rechtsschutzversicherung bzw. eines Rechtsschutzversicherungszeitraumes für die ausgewählte Person, NUR bei fehlerhafter Eingabe oder Ummeldung. Die RSV bzw. ein bestimmter RSV-Zeitraum zur ausgewählten Person kann nur storniert (gelöscht) werden, solange noch kein RSV-Mietobjekt zugeordnet wurde! Ist ein solches bereits zugeordnet, ist der Storno-Button ausgegraut. Das zugeordnete Mietobjekt muss zuerst storniert werden, bevor die RSV für die Person über diesen Button gelöscht werden kann. Anwendungsbeispiel Ummeldung zum eigenen MV: - Ummeldung zum eigenen MV möglich, sobald Beitrittserklärung und alle Informationen (1) vorliegen - Beiträge inkl. RSV in Mieterverein X bis 31.12.2017 bezahlt - Aufnahme des Mitgliedes zum 12.10.2017 - Beginn RSV: 01.01.2018 (2) - bei der Mitgliedererfassung ist Beginn-Datum Mitgliedschaft automatisch gleich Beginn-Datum der RSV für Person und Mietobjekt, daher manuell wie folgt ändern: 1. RSV für Mietobjekt löschen 2. RSV für Person hier löschen 3. Neueinfügen der RSV für die Person mit richtigem Beginn-Datum 4. Einfügen des Rechtsschutzes für das Mietobjekt mit richtigem Beginn-Datum (1) Eintrittsdatum, mit/ohne RSV, Beitrag bezahlt bis Datum (2) Beginn der RSV ist immer der Folgetag des Tages, bis zu dem der Mitgliedsbeitrag inkl. RSV vom Mitglied im “alten” Verein beglichen wurde.
RSV-Daten Mietobjekte
Datum “RSV-Ende”	Eingabemöglichkeit des End-Datums der aktuellen Rechtsschutzversicherung für das ausgewählte Mietobjekt Anwendungsbeispiel: MG hat eigene RSV bei Versicherung X, möchte diese zum 31.12.2017 kündigen und hiernach über die DMB-RSV rechtsschutzversichert sein. - “alte” RSV für aktuelles Mietobjekt über dieses Feld beenden (Eingabe: 31.12.2017) - neue RSV über die DMB-RSV für aktuelles Mietobjekt ab 01.01.2018 über “Einfügen” anlegen
Bemerkung	Eingabemöglichkeit von zusätzlichen Informationen, z. B. warum RSV für Mietobjekt beendet wurde
Einfügen	Anlegen einer neuen Rechtsschutzversicherung für das ausgewählte Mietobjekt Vorher muss der RSV für eine Person angelegt werden.
Speichern	Speichern der eingegebenen Daten. Alle Änderungen müssen gespeichert werden, um nicht verloren zu gehen!
Storno	Löschen der Rechtsschutzversicherung bzw. eines Rechtsschutzversicherungszeitraumes für das ausgewählte Mietobjekt.

11.11 - RS-Fälle

11.12 - Fälle

Seit dem 01.12.2023 (MIA-Version 5.2.0-6) ist das neue Modul “Fallakte” für alle Vereine aktiv.

Fälle werden im Tree im linken Bereich der Seite aufgelistet (siehe folgende Grafik). Durch Klick auf das Pfeil-Symbol, welches vor der Fallbezeichnung angezeigt wird, wird der Fall geöffnet und die untergeordneten Seiten eingeblendet. In der obersten Ebene wird das Fall-Deckblatt mit allgemeinen Informationen angezeigt.

Fälle mit dem Status “abgeschlossen” werden in der Liste der Fälle standardmäßig nicht angezeigt. Mithilfe der Checkbox “Abgeschlossene Fälle ausblenden” können abgeschlossene Fälle in der Liste angezeigt werden. Abgeschlossene Fälle werden vor und nach der Fallbezeichnung mit " ** " gekennzeichnet. Die Ziffer hinter der Bezeichnung der Checkbox zeigt die Gesamtanzahl der vorhandenen abgeschlossenen Fälle an.

Wird das Beratungsthema ausgewählt, wird es als Defaultwert in das Feld “Bezeichnung” übertragen und kann dann noch bearbeitet werden. Wird das Feld “Bezeichnung” vollständig geleert, werden die je Verein zugeordneten Textbausteine zur Auswahl aufgelistet.

Die folgende Tabelle listet alle Schaltflächen mit Icon/Symbol, Bezeichnung und Beschreibung auf.

Icon	Bezeichnung	Beschreibung
	Neuen Fall erstellen	Dieser Button legt einen neuen Fall an. Die folgenden Daten werden bereits vorbelegt und können anschließend bearbeitet werden. Bezeichnung: Neuer Fall Datum: Tagesdatum Status: neu (wird ab dem ersten Speichern automatisch auf Status “offen” gesetzt) Mietobjekt: aktuelle private Erstwohnung Berater: Stammberater, sofern vorhanden
	Dokument/E-Mail zum Fall hinzufügen	Der Button ist aktiv, wenn die E-Mail oder der Anhang im Register “Dokumente” angezeigt werden (Checkbox “in Dokumente anzeigen”). Öffnet die Liste der Dokumente und E-Mails der jeweiligen Register. Durch Klick auf die Bezeichnung, wird die Vorschau aufgerufen. Durch Klick auf die leere Checkbox wird das Dokument/die E-Mail zur Anzeige im jeweiligen Fall ausgewählt. Durch Klick auf die gesetzte Checkbox wird die Anzeige aufgehoben.
	Neues Dokument erstellen	Öffnet den Dialog zur Erstellung eines neuen Office4MIA-Dokuments. Das Dokument wird automatisch dem ausgewählten Fall zugeordnet.
	Neue E-Mail verfassen	Öffnet den Dialog zur Erstellung einer neuen E-Mail. Der Entwurf bzw. die E-Mail wird automatisch dem ausgewählten Fall zugeordnet.
	Schreiben drucken/archivieren	Öffnet den Druckdialog in dem eine Vorlage zur Erstellung eines neuen Dokuments ausgewählt und gedruckt oder als PDF-Dokument gespeichert werden kann. Durch Setzen der Checkbox “Schreiben archivieren” wird das Dokument automatisch im Register “Dokumente” des Mitglieds gespeichert.
	Neue Aufgabe erstellen	Öffnet den Dialog zur Erstellung einer neuen Aufgabe zum ausgewählten Fall.
	Alle zugeordneten Dokumente/E-Mails als .zip	Mit diesem Button können alle dem ausgewählten Fall zugeordneten Dokumente und E-Mails als .zip-Datei heruntergeladen werden. Hinweis Dem Fall zugeordnete E-Mail-Entwürfe werden nicht berücksichtigt.
	Dokument hochladen	Öffnet den Dialog zur Angabe der Detaildaten zum Dokument sowie die Upload-Funktion. Nach dem Upload ist das Dokument automatisch dem ausgewählten Fall zugeordnet.
	Metadaten zum Dokument/E-Mail anzeigen	Zeigt die Detailangaben zum Dokument oder zur E-Mail an. Zusätzlich kann in diesem Dialog das Dokument durch Upload überschrieben/ersetzt werden.
	Dokument runterladen	Lädt das Dokument im Originalformat herunter.
	Vorschau anzeigen	Öffnet die Vorschau des Dokuments in einem neuen Browsertab in großem Format.
/	Speichern	Speichert den aktuellen Stand des ausgewählten Falls.
/	Verwerfen	Verwirft alle Änderungen bis zum Zeitpunkt des letzten Speicherns.
/	Fall löschen	Löscht den ausgewählten Fall mit vorheriger Sicherheitsrückfrage. Ein gelöschter Fall kann nicht wiederhergestellt werden. Der Button “Fall löschen” ist aktiv, wenn der Rolle des Bearbeiters das Recht “FALLLOESCH” zugeordnet ist.
	Dem Mietobjekt zugeordnete Dokumente…	In der Liste werden alle Dokumente aus dem Register “Dokumente” angezeigt und Dokumente, die dem Mietobjekt des ausgewählten Falls zugeordnet sind, sind mit einem grünen Häkchen markiert und werden gruppiert auf der ersten Seite oben angezeigt. Achtung Die Änderung ist nicht Fallbezogen, sondern bezieht sich auf das Mietobjekt. Wenn also Dokumente zu einem Mietobjekt neu zugeordnet oder entfernt werden, wird das auch die Ansicht weiterer Fälle mit gleichem Mietobjekt betreffen.

Fall-Dokumentation

Um eine Fall-Notiz zu erstellen, klicken Sie auf den Butten “Neue Fall-Notiz”.

Um die Inhalte der bestehenden Beratungen der Fall-Dokumentation zuzuordnen, wechseln Sie in das Register “Beratungen” und ordnen den gewünschten Fall zu:

Die Beratungsinformationen werden dann als Aktennotiz in der Fall-Dokumentation angezeigt:

Mit dem Pfeilsymbol kann die jeweilige Notiz geöffnet oder geschlossen werden.

Bei Verwendung des Moduls “MIAOnline” zu beachten:

Werden einer Nachricht (Entwurf) Dokumente zugeordnet, bei denen die Checkboxen “online abrufbar” und/oder “finalisiert” nicht gesetzt sind, wird ein rotes Achtung-Icon als Hinweis angezeigt.

Durch versenden der Nachricht an das Mitglied, werden die Checkboxen “online abrufbar” und/oder “finalisiert” automatisch gesetzt!

Die folgende Tabelle listet alle Schaltflächen mit Icon/Symbol, Bezeichnung und Beschreibung aus der Fall-Dokumentation auf:

Icon	Bezeichnung	Beschreibung
	Fall-Notiz bearbeiten	Aktiviert bei Gesprächs- und Aktennotizen den Bearbeiten-Modus.
	Daten aus Termin übernehmen	Gibt es zum aktuellen Tagesdatum einen Termin zum ausgewählten Mitglied, können die Daten aus diesem Termin automatisch in die Gesprächsnotiz übernommen werden.
	Fall-Notiz löschen	Mit diesen Button kann bei Gesprächs- und Aktennotizen die Fall-Notiz gelöscht werden, wenn der Rolle des Nutzers das Recht “FALLLOESCH” zugeordnet ist.
	Fallberater eintragen	Mit Hilfe dieses Buttons kann der zum Fall hinterlegte Berater zur Fall-Notiz eingetragen werden.

Mietobjekt

Hier werden ausgewählte Daten des zugeordneten Mietobjektes angezeigt. Eine Bearbeitung ist hier nicht möglich.

Verfügbar ab Version 5.4.0 und dem neuen MIA-Online: In diesem Bereich kann zum ausgewählten Fall mit dem Button “Zugangscode generieren” ein Zugangscode für den Vermieter und/oder die Hausverwaltung erstellt werden. Dieser zum Fall und zur Person eindeutige Code kann dem Vermieter und der Hausverwaltung des zugeordneten Mietobjektes mitgeteilt werden. Mit diesem Code ist es dem Inhaber möglich, über die Online-Postbox Dokumente zum Fall an den Verein zu senden. Der Eingang solcher Dokumente wird in der Fall-Dokumentation als neue Aktennotiz angezeigt und es wird eine Fall-Nachricht erstellt. Die Zuordnung und Benachrichtigung erfolgt gemäß des im MIA-Online eingestellten Benachrichtigungsplan.

Mit dem Button “Zugangscode löschen” kann ein bestehender Code entfernt werden. Anschließend ist die Übertragung von Dokumenten über die Postbox nicht mehr möglich. Der Code kann jederzeit erneut generiert und damit der Zugang wieder freigeschaltet werden.

Beratungen

Listet alle dem Fall zugeordneten Beratungen auf. Die Zuordnung einer Beratung zum Fall erfolgt im Register “Beratungen” und dem Drei-Punkte-Button (siehe Bild):

Eine Beratung kann immer nur einem Fall zugeordnet werden. Fällen können jedoch mehrere unterschiedliche Beratungen zugeordnet werden.

Eine Bearbeitung der “normalen Beratungen” ist hier nicht möglich. Ausschließlich Onlineberatungen können hier bearbeitet werden.

Dokumente/E-Mails

Listet alle dem Fall zugeordneten Dokumente und E-Mails auf. Dokumente, die mit dem Kennzeichen “BKA” (Betriebskostenabrechnung) versehen wurden, werden immer oben angezeigt, alle anderen Dokumente in chronologischer Reihenfolge darunter.

Hinweis

Dokumente die für mehrere Fälle relevant sein können z.B. Mietverträge oder Nachträge zu Mietverträgen sollten dem zugehörigen Mietobjekt zugeordnet werden. Diese Dokumente müssen dann nicht mehr manuell jedem Fall zugeordnet werden, weil sie durch die Zuordnung des Mietobjektes bereits zugeordnet sind.

Deckungsanfrage

Zeigt die dem Fall zugeordneten Deckungsanfragen der Mitgliedschaft im Bearbeitungsmodus an.

Aufgaben

Zeigt alle dem Fall zugeordneten Aufgaben zur Bearbeitung an.

11.13 - Beratungen

11.14 - Dokumente

Arbeitsabläufe Maske Dokumente

Benutzung der Sortierfunktion in der Dokument-Übersicht (links)

In dem Feld oberhalb der Übersicht aller zur Mitgliedschaft erfassten Dokumente, wird angezeigt, nach welchem Parameter geordnet diese aktuell angezeigt werden. Hier können auch andere Filter ausgewählt werden, um die Sortierung der Übersicht zu ändern (z. B. nach Eingangsdatum, nach Mietobjekten o. ä.).

im Auswahlfeld Auswahl mit Klick auf Button öffnen
gewünschten Filter auswählen Auswahl wird farbig hinterlegt und durch Anklicken in das Auswahlfeld übernommen

Übersicht wird entsprechend des gewählten Filters geordnet angezeigt

Hinweis

Sortiermöglichkeiten:

nach Eingangsdatum: chronologisch, das Dokument mit dem aktuellsten Eingangsdatum wird ganz oben angezeigt
nach Dokumentenkategorie: alphabetisch, in der jeweiligen Dokumentenkategorie, darin chronologisch (das aktuellste Dokument wird ganz oben angezeigt)
nach Jahren: chronologisch, das aktuellste Dokument wird ganz oben angezeigt
nach Mietobjekt: chronologisch, das aktuellste Mietobjekt wird ganz oben angezeigt
Papierkorb: chronologisch, das aktuellste Dokument wird ganz oben angezeigt

In den Systemeinstellungen kann unter Dokumente eingestellt werden, nach welchem Filter sortiert die Dokumente beim Öffnen der Dokumente-Maske standardmäßig angezeigt werden sollen.

Dokument suchen

Button “Suchen” (Icon Lupe) anklicken
Fenster Dokumente suchen öffnet sich
gewünschte Suchkriterien eingeben (Dokumentkategorie, Titel, Schlagworte, Beratungskategorie) Die Recherchefelder “Thema/Titel” und “Schlagworte” suchen nach Enthaltensein.
mit Anklicken des Buttons “Übernehmen” Suche starten
gewünschtes Dokument wird wie folgt angezeigt:

Übersicht (links): Dokument-Titel
Vorschaufenster (rechts): Dokument-Ansicht

Hinweis

Gibt es mehrere Dokumente, die mit den Suchkriterien übereinstimmen, werden in der Übersicht (links) alle in Frage kommenden Dokumente angezeigt. Diese sind durch Anklicken auswähl- und anzeigbar. Die Anzeige des ausgewählten Dokuments erfolgt im Vorschaufenster (rechts).

Die Auflistung mehrerer Dateien als Suchergebnis erfolgt automatisch chronologisch nach Eingangsdatum sortiert.

Suchfilter zurücksetzen

Filter zurücksetzen-Button anklicken
Filter wird zurückgesetzt/geleert

Hinweis

In der Übersicht werden wieder alle für das Mitglied hinterlegten Dokumente angezeigt.

Die Sortierung erfolgt automatisch nach dem Parameter, das in den Systemeinstellungen unter Dokumente als Standard eingestellt ist.

Dokument anzeigen/auswählen

gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
ausgewähltes Dokument wird im Vorschaufenster (rechts) angezeigt

Zugeordneten Fall aufrufen

Unter der Liste der E-Mails werden in einem separaten Feld die ggf. zugeordneten Fälle aufgelistet. Durch Klick auf den Doppelpfeil wird das Register “Fälle” aufgerufen und die ausgewählte E-Mail direkt in der Fallstruktur angezeigt.

Dokument verteilen

gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
Button “Verteilen” anklicken
Fenster zum Verteilen des Dokumentes öffnet sich
Mitgliedsnummer des Mitgliedes im Feld “Mitgliedsnr.” eingeben, in dessen Datensatz das Dokument auch hinterlegt werden soll
Suche nach MG mit Anklicken des Buttons “Prüfen” auslösen
Suchergebnis wird in tabellarischer Übersicht angezeigt (im Bereich Zusätzlich an andere Mitgliedschaft anhängen)
gewünschtes MG in Liste anklicken
mit Anklicken des Buttons “Übernehmen” Dokument in ausgewählter Mitgliedschaft hinterlegen

Hinweis

In der tabellarischer Übersicht im Bereich Dokument ist folgenden Mitgliedschaften zugeordnet wird angezeigt, welchen Mitgliedschaften das Dokument zugeordnet ist:

PicDokumente11

Dokument verschieben

Button “Dokument verschieben” anklicken
Fenster Dokument verschieben öffnet sich
Mitgliedsnummer (oder Namen/Firmenbezeichnung) des Mitgliedes eingeben, zu dem das Dokument verschoben werden soll und mit Anklicken des Buttons “Suchen” bestätigen.
Das gewünschte Mitglied wird nun in der tabellarischen Übersicht angezeigt.
Falls gewünscht Mietobjekt durch Anklicken zuordnen. Auswahl muss nach Anklicken mit X gekennzeichnet sein.
Falls gewünscht, Aufgabe bzgl. Bearbeitung des Dokuments für einen einzelnen Mitarbeiter oder eine bestimmte Gruppe hinterlegen.

Vollständig ausgefüllte Maske auf Richtigkeit prüfen und mit Anklicken des Buttons “Übernehmen” Vorgang abschließen

Das Dokument wird nun in der Dokumente-Maske des Mitglieds angezeigt, zu dem dieses verschoben wurde.
Alle Metadaten werden beim Verschieben vollständig übernommen.

Dokument hochladen

Button anklicken
Fenster Dokument hochladen öffnet sich
hier alle erforderlichen Daten eingeben:
- Erstellungs- sowie Eingangdatum eingeben
  
  Hinweis
  Im Feld Erstellungsdatum wird nach dem Öffnen automatisch das aktuelle Tagesdatum angezeigt. Dieses Datum ist jedoch änderbar.
  
  In der tabellarischen Übersicht (links in der Dokumente-Maske) wird als Datum zum jeweiligen Dokument immer das Erstellungsdatum angezeigt, NICHT das Eingangsdatum.
- Titel des Dokumentes eingeben
  Hinweis
  
  Eine klare und einheitliche Struktur der Namensvergabe an hochgeladene Dateien erleichtert es allen Mitarbeitern, das jeweils gewünschte Dokument bei Bedarf schnell zu finden und aufrufen zu können. So kann noch mehr Zeit gespart werden:
  
  Über Anklicken des Pfeil-Buttons
  können auch fertige Textbausteine einfach per Klick in das Feld eingefügt werden. Diese können hiernach um zusätzliche Angaben vervollständigt werden.
  
  Beispiel:
  - Auswahl Textbaustein: “BKA-Belege”
  - Vervollständigung um Jahreszahl “2018”
  - fertiger Text: “BKA-Belege 2018”
    
    Jeder Verein kann in der Administration unter Anwendungen > Textbausteine beliebig viele Vorlagen hinterlegen.

im Feld Dokumentenkategorie durch Anklicken des Pfeil-Buttons Auswahl aller verfügbaren Dokumentenkategorien öffnen und gewünschte durch Anklicken auswählen
falls erforderlich Kommentar zum Dokument bzw. Schlagworte oder Bearbeitungshinweise eingeben

mit Anklicken der entsprechenden Checkboxen festlegen, ob das Dokument: online vom Mitglied über dessen persönliches Login abrufbar sein soll inhaltlich nicht mehr veränderbar sein soll
auf Button “Dokument” klicken, um Hochladen des gewünschten Dokuments zu initiieren
Dateiauswahl-Fenster öffnet sich, über das die gewünschte Datei gesucht und durch Doppelklick oder durch Markieren und Klick auf “Öffnen” ausgewählt werden kann
grünes Häkchen hinter Button “Dokument” zeigt an, dass Dokument erfolgreich hochgeladen wurde
durch Klick auf Button “Speichern” abschließen
das Dokument ist nun in MIA hinterlegt und der gewünschten Dokumentkategorie zugeordnet

Dokument als PDF in separatem Browser-Tab anzeigen

gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
Button “Auge-Icon” anklicken
Dokument wird als PDF in separatem Browser-Tab angezeigt

Dokument herunterladen

Variante 1: Download der Datei im Ursprungsformat über Button “Dokument herunterladen”

gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
Button “Dokument herunterladen” anklicken, um Download zu starten
Download wird durchgeführt
nach Abschluss wird die Datei im Ursprungsformat je nach Browser und dessen Einstellungen: automatisch geöffnet oder muss durch Anklicken des Dateinamens im Anzeigefenster geöffnet werden
Datei steht nun zur Weiterverarbeitung auf dem lokalen PC zur Verfügung

Dokument bearbeiten

gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
Button “Metadaten des Dokuments bearbeiten” anklicken
Fenster “Dokument bearbeiten” öffnet sich
gewünschte Daten einsehen oder ggfs. eingeben bzw. ändern, z. B.:

Änderung eines Datums
textliche Änderung des Titels
Änderung der Dokumentkategorie
Einfügen/Bearbeiten/Entfernen eines Kommentars
Entfernen/Bearbeiten/Hinzufügen von Schlagworten
Entfernen/Bearbeiten/Hinzufügen von Bearbeitungshinweisen
Setzen/Entfernen der Markierung in Checkbox Online abrufbar
Setzen/Entfernen der Markierung in Checkbox finalisiert
Zuordnen eines anderen Dokuments

Änderungen mit Anklicken des Buttons “Speichern” hinterlegen

Hinweis

Erläuterung Checkboxen:

Mit dem Setzen eines Häkchens in den Checkboxen sind folgende Funktionen verbunden:

“Online abrufbar”

Das ausgewählte Dokument kann durch das Mitglied über dessen persönliches Login auf der Vereins-Website abgerufen werden.

Achtung!

Die technischen Voraussetzungen für die Nutzung von persönlichen Logins durch die Mitglieder auf einer Vereins-Website muss zunächst geschaffen werden. Hierfür muss das Zusatz-Modul MIAOnline freigeschaltet werden.

Wenn Sie hieran Interesse haben, nehmen Sie bitte Kontakt zu den Mitarbeitern der DES auf oder legen ein Ticket im Zendesk mit der Bestellung an.

“finalisiert”

Das ausgewählte Dokument kann nicht mehr nachträglich bearbeitet werden.

Dokument duplizieren

gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
Button “Dokument duplizieren” anklicken, um Duplikat vom gewünschten Dokument zu erstellen
Fenster Vorhandenes Dokument duplizieren öffnet sich
ggfs. Änderungen der Metadaten des Dokuments in der Maske Detailangaben vornehmen
Änderung mit Button “Speichern” abschließen
ggfs. über Maske Aufgabe erstellen Aufgabe für bestimmten Mitarbeiter oder Gruppe hinterlegen
Änderung mit Button “Speichern” abschließen
mit Button “Schließen” beenden
das Duplikat des gewünschten Dokuments inkl. aller Eingaben/Änderungen ist nun erstellt und in der tabellarischen Übersicht aller Dokumente (linke Seite) aufgeführt

Aufgabe zum Dokument erstellen

gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
Button “Aufgabe zum Dokument erstellen” anklicken, um eine neue Aufgabe zum gewählten Dokument zu hinterlegen
Fenster Neue Aufgabe anlegen öffnet sich
Priorität wählen
auswählen, für welchen Mitarbeiter/Gruppe die Aufgabe hinterlegt werden soll
Unter dem Punkt Aufgabe auswählen, zu welcher Kategorie die Aufgabe erstellt wird. Voreinstellung hier: Dokumente (weil Aufgabe zu einem Dokument erstellt wird)
Zeitfenster eingeben, in dem die Aufgabe zu erledigen ist
ggfs. Erinnerungsfunktion aktivieren, indem das Häkchen in die Checkbox Erinnerung gesetzt wird

Hinweis
Die Erinnerungsfunktion kann nur für Aufgaben genutzt werden, die für einen einzelnen Benutzer angelegt werden. Bei Gruppen-Aufgaben ist diese Funktion nicht wählbar.
im Feld Notiz kurze, prägnante Beschreibung der Aufgabe hinterlegen
mit Button “Speichern” Aufgabe erstellen

Dokument löschen

gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
Button “Dokument löschen” anklicken

Hinweis
Dokumente können nur von Mitarbeitern gelöscht werden, deren Rolle das entsprechende Recht zugewiesen wurde.

Dokument-Ansicht drehen

Hinweis

Mit dieser Funktion wird die Ansicht temporär geändert. Die Änderung bleibt bei erneutem Aufrufen des Dokuments nicht erhalten.

gewünschtes Dokument in tabellarischer Übersicht (links in der Dokumente-Maske) durch Anklicken auswählen
den Mauszeiger auf der Dokument-Vorschau bewegen, um die Funktionsbuttons einzublenden
Button “Im Uhrzeigersinn um 90° drehen” so oft anklicken, bis gewünschte Ansicht erreicht ist.

Office4MIA

Mit dem Modul „Office4MIA“ können Textdokumente, Tabellenkalkulationen sowie Präsentationen erstellt und bearbeitet werden. Unterstützt werden alle gängigen Formate wie z.B. docx, xlsx, pptx, odt, ods, txt usw.

Voraussetzung:

„Office4MIA“ ist ein Zusatzmodul und muss für die Nutzung freigeschaltet werden.

Vorbereitung:

Systemeinstellungen konfigurieren:

Parameter SGNeuesDokument

Der Parameter steuert, ob bei der Erstellung eines neuen Dokuments die Checkbox „Schreibgebühr“ aktiv ist. Mit dem Wert 0 ist die Checkbox inaktiv, mit 1 ist sie aktiv.

O4M_AufgabeErstellen

Der Parameter steuert, ob die Checkbox “Aufgabe erstellen” standardmäßig gesetzt sein soll oder nicht.

Briefanrede einpflegen:

Briefanrede im Katalog “Anrede” (unter >Administration > Anwendung > Anreden) einpflegen, wenn diese Textmarke verwendet werden soll.

Dokumentvorlagen vorbereiten:

Unter „Administration-> Anwendung-> Vorlagen“ kann eine beliebige Anzahl von Dokumentvorlagen für Office4MIA vorbereitet werden. Die Datenquelle für Officedokumente ist der „Stammdatendruck“ und der Vorlagentyp „Office Vorlagen“. Zusätzlich zu den Textmarken aus der Datenquelle „Stammdatendruck“ können die folgenden drei Textmarken verwendet werden: Office4MIA-Vorlagen

Achtung

Bei Umstellung von Word4MIA auf Office4MIA!

Vorlagen für Office4MIA müssen im odt-Format neu erstellt werden. Wir empfehlen keine Inhalte aus Word-Vorlagen nach odt-Vorlagen zu kopieren, da hier nicht sichtbare Elemente übertragen werden könnten, die im odt-Format nicht oder fehlerhaft interpretiert werden.

Recht zuordnen:

Das Recht “OFFICE” muss den gewünschten Rollen zur Freischaltung der Funktion zugeordnet werden.

Neues Dokument mit Office4MIA zum Mitglied erstellen/bearbeiten:

Nach dem Öffnen einer Mitgliedschaft kann unabhängig vom angezeigten Register ein neues Officedokument erstellt werden. Mit dem Button „Neues Dokument erstellen“ Dokumente in der rechten Menüleiste lässt sich Office4MIA öffnen.

Direkt nach dem Aufruf der Seite ist vorerst nur das Register „Dokument erstellen“ aktiv.

Hier wird aus der Listbox eine Dokumentvorlage ausgewählt sowie der gewünschte Titel des Dokuments angegeben. Optional können Dokumentkategorie, Aktenstandort und das Datum „letze Papierakte“ angegeben werden. Wenn sich das Anschreiben auf ein zugeordnetes Mietobjekt bezieht, kann dies ausgewählt werden. Es werden alle zugeordneten Mietobjekte zur Auswahl angeboten. Je nach Auswahl des Mietobjekts, werden in der Listbox „Beratung“ alle Beratungen zum gewählten Mietobjekt aufgelistet.

Wird bzw. ist (je nach Systemeinstellung) die Checkbox „Schreibgebühr“ gesetzt, wird bzw. ist das Feld für den Betrag der Schreibgebühr eingeblendet. Als Standardwert wird hier die in den Systemeinstellungen angegebene Gebühr angezeigt und kann bei Bedarf überschrieben werden.

Im Bereich „Personen“ werden die Personen ausgewählt, an die sich das Dokument richtet (Spalte Auswahl) und die Anschrift, an die das Dokument adressiert sein soll (Spalte Anschrift verwenden). In der Spalte „Auswahl“ ist eine Mehrfachauswahl möglich, um mehrere Personen anschreiben zu können. Die Auswahl der vorgeschlagenen Personen setzt sich aus allen der Mitgliedschaft zugeordneten Personen zusammen. Aus der Spalte „Anschrift verwenden“ kann nur eine Andresse gewählt werden.

Die Reihenfolge der Briefanreden kann mit einer Einschränkung beeinflusst werden. Die Briefanrede der Person deren Anschrift ausgewählt wurde, steht immer oben in der Liste. Alle weiteren Briefanreden werden in der Reihenfolge hinzugefügt, in der sie ausgewählt werden.

In allen drei Feldern im Bereich „Textblöcke“ können die Adressen und Anreden bei Bedarf manuell nachbearbeitet werden.

Der Button „Zurücksetzen“ stellt die Standardwerte wieder her, wie sie beim Öffnen der Seite angezeigt werden.

Durch Klick auf den Button „Dokument erstellen“ wird das Dokument generiert und die weiteren Register zur Bearbeitung freigeschaltet.

Zudem wurde das Dokument gleichzeitig zum Mitglied gespeichert und kann über das Register „Dokumente“ angezeigt und bearbeitet werden.

Im Register „Dokument“ kann nun der Inhalt des Dokuments bearbeitet werden.

Der Aufbau und die Werkzeuge sind aus Ihnen bekannten Office-Anwendungen vertraut, sodass man sich schnell zurechtfindet.

Achtung

Bei der Bearbeitung eines Dokumentes ist es wichtig, die Änderungen manuell zu speichern, da ein automatisches Speichern nicht vorgesehen ist. Das Speichersymbol befindet sich ganz links unter dem Drucksymbol.

Im Register „Detailangaben“ können die sogenannten Metainformationen wie z.B. Erstellungsdatum und Dokumenttitel bearbeitet werden.

Im Register „Aufgabe erstellen“ können Aufgaben zum ausgewählten Dokument erfasst werden.

Mit dem Button „Schließen“ wird die Seite ohne vorheriges Speichern geschlossen, wenn Office4MIA in der modalen Ansicht geöffnet wird (nicht bei Ansicht in zweitem Tab).

Das Dokument kann aus dem Register „Dokumente“ erneut mit dem Button „Dokument bearbeiten“ mit Office4MIA geöffnet werden. Die Bearbeitung eines Dokuments ist solange möglich, bis in den Detailangaben die Checkbox „finalisiert“ gesetzt wird. Anschließend ist das Register „Dokument“ nicht mehr aktiv und der Inhalt kann nicht mehr verändert werden. Die Checkbox „finalisiert“ sollte also erst nach Fertigstellung gesetzt werden und sichert den Stand, den ein Adressat erhalten hat.

Hinweis

11.15 - Abo

Allgemeine Informationen Gültigkeitsangaben zum Abo Zustellungsart der Mieterzeitung Versandanschrift Erläuterung Funktionsbuttons

11.16 - E-Mails

Register E-Mails

Auf der linken Seite werden alle dem Mitglied zugeordneten E-Mails nach Eingangsdatum sortiert aufgelistet. Das Pfeil-Icon zeigt an, dass ein Anhang zur E-Mail vorhanden ist und kann darüber aufgeklappt werden.

E-Mails –> E-Mails

Durch Markieren einer E-Mail oder des Anhangs wird die Vorschau angezeigt, wenn ein für MIA lesbares Format vorliegt.

Mit dem Button „Anhang herunterladen“ können E-Mail-Anhänge lokal abgespeichert werden.

Mit dem Button “Alle Anhänge der E-Mail als ZIP herunterladen” können alle Anhänge einer E-Mail in einem Schritt als .zip heruntergeladen werden können. Der Dateiname der .zip-Datei setzt sich zusammen aus der Mitgliedsnummer und der E-Mail-ID getrennt durch einen Unterstrich. In der Datei befindet sich ein Ordner mit gleicher Bezeichnung, wenn mehrere Anhänge vorhanden sind, sonst eine Datei. Sofern eine Vorschau (.pdf) in MIA vorhanden ist, wird diese heruntergeladen, sonst die Datei im Originalformat.

Mit der Checkbox „nur akt. Mitgliedschaft“ besteht die Möglichkeit, auch E-Mails anzuzeigen, die der Person zugeordnet sind, aber aus einer anderen Mitgliedschaft (z.B. frühere Partnermitgliedschaft ) stammen.

Mit der Checkbox „Text-Ansicht“ kann man zwischen der HTML-Ansicht und der reinen Textansicht umschalten.

E-Mail drucken

Mit dem Druckdialog besteht die Möglichkeit des Direktdrucks oder von der E-Mail ein PDF-Dokument zu erstellen. Anlagen sind im Druck zur E-Mail nicht enthalten und müssen separat gedruckt werden.

E-Mail-Vorschau

Für Dateien im Format .eml, .msg und .zip kann keine Vorschau erstellt werden.

Annotationen (PDF4MIA)

Dokumente aus MIA als Anhang zur E-Mail werden grundsätzlich ohne Annotationen versendet. Sollen Annotationen versendet werden, muss das jeweilige Dokument mit Annotationen heruntergeladen und bei der Erstellung einer neuen E-Mail manuell (Dokumente hochladen) als Anhang hinzugefügt werden.

Neue E-Mail erstellen

Register “Empfänger”

Beim Erstellen einer neuen E-Mail mit Mitgliedsbezug (Mitglied zugeordnet) wird das Mitglied immer als Empfänger (An) der E-Mail standardmäßig gesetzt und es wird auch immer direkt der E-Mail zugeordnet. Wird das Mitglied als E-Mail-Empfänger (Checkbox An, Cc oder Bcc) entfernt, bleibt die Zuordnung zum Mitglied bestehen. Ebenso verhält es sich bei weiteren E-Mail-Empfängern. Werden weitere Empfänger als An, Cc oder Bcc hinzugefügt, werden diese Personen/Mitglieder auch automatisch zugeordnet (sofern in MIA bekannt), die Zuordnung wird nicht wieder entfernt, wenn weitere Empfänger als An, Cc oder Bcc entfernt werden. Sollen die Zuordnungen zu weiteren Empfängern aufgehoben werden, kann dies im Register Zuordnungen erfolgen oder durch Löschen aus der Empfängerliste im Register Empfänger. Ebenso verhält es sich auch bei Antworten und Weiterleiten.

Das rote Ausrufezeichen “!” in der ersten Spalte zeigt an, dass es sich um eine inaktive Mitgliedschaft handelt. (ab Version 5.1.0)

Register “E-Mail”

Mit dem Systemparameter “Mail4MIABetreff” kann eingestellt werden, dass der Betreff automatisch durch MIA vorgeschlagen wird. Möglich sind folgende Daten: [Mitgliedsnummer], [Name], [PersonID], [Betreff], [Beraterkürzel], [FallID]

Die FallID wird nur generiert, wenn die Zuordnung eindeutig ist, also nur ein Fall (gleich, ob aus eigener Mitgliedschaft oder abweichender Mitgliedschaft) zugeordnet ist.

E-Mails aus Vorlage:

Der Inhalt einer E-Mail kann individuell geschrieben oder aus einer vordefinierten Vorlage generiert werden. E-Mail-Vorlagen werden im Menü unter “Administration-> Anwendung-> Vorlagen” angelegt und bearbeitet.

Register “Anhänge”

Für Formulare und manuell hochgeladene Dokumente kann aktuell keine Vorschau angezeigt werden. Dies wird in einer der nächsten Versionen möglich gemacht.

Das Kennzeichen in der Tabelle “Bekannte Empfänger” zeigt an, dass das jeweilige Mitglied/ die jeweilige Person der E-Mail zugeordnet ist.

Es besteht die Auswahlmöglichkeit, Dokumente im Original-Dateiformat (.odt, .docx, …) oder als .pdf zu versenden. Soll z.B. ein .odt-Dokument versendet werden, setzt man die Checkbox über der Dokumentvorschau:

Hinweise

Für Original-Dokumente im Format .pdf ist die Checkbox automatisch gesetzt und kann nicht entfernt werden.
Das Kennzeichen “Ausrufungszeichen” zeigt an, dass das ausgewählte Dokument im Originalformat versendet wird.

Hinweise zu Voraussetzungen und Einstellungen für die Verwendung von Mail4MIA finden Sie hier.

11.17 - Aufgaben

Wurde eine oder mehrere Aufgabe/n für eine Person angelegt, ist der Datensatz in der Kopfzeile mit dem - Symbol gekennzeichnet.

Einsehbar sind hier:

Priorität der Aufgabe ( - gering, - normal, ! - hoch)
Art der Aufgabe (Allgemein, Mitgliedschaft, Finanzen, Rückruf etc.)

Hinweis
Die hier auswählbaren Aufgabenarten müssen zunächst über Administration - Anwendung - Aufgabenarten in MIA hinterlegt worden sein. Hier gibt es voreingestellte Aufgabenarten, die von jedem Verein um beliebig viele Aufgabenarten erweitert werden können.
Status der Aufgabe (Neu, Erl.)
Datum und Uhrzeit des Beginns und des Zeitpunktes, bis zu dem die Aufgabe zu erledigen ist
zugeordnete Dokumente (Markierung wenn Dok. hinterlegt: )
Bearbeiter bzw. Gruppe, die diese Aufgabe erledigen soll
Achtung
1. Eine Aufgabe kann nur entweder einem einzelnen Bearbeiter oder einer Gruppe zugewiesen werden.
2. Gruppen sind Rollenprofile mit speziell zugewiesenen Rechten, die bestimmten Mitarbeitern über Administration - Mitarbeiter/Nutzer - Nutzer in Rolle zugeordnet werden können.
3. Die Aufgabe wird beim ausgewählten Mitarbeiter bzw. der ausgewählten Gruppe in der Aufgabenliste aufgeführt.
  - Die Aufgabenliste ist über Button “Aufgaben” (oberster Auswahlbereich von MIA) für jeden Mitarbeiter abrufbar.
  - Angezeigt werden alle Aufgaben, die dem Mitarbeiter selbst oder aber einer Gruppe, zu der der Mitarbeiter gehört, zugewiesen wurden.
  - Die Zahl in Klammern zeigt die Anzahl der offenen Aufgaben an.

Das Anlegen neuer Aufgaben bzgl. der aufgerufenen Person ist an dieser Stelle auch möglich.

Aufgabe erstellen/löschen

Aufgaben erstellen:

Button “Aufgaben…” klicken (rechts unten im Register “Person”)
Button “Einfügen” klicken, um neue Aufgabe zu erstellen
Maske zur Eingabe der neuen Aufgabe öffnet sich (unterer Bereich)
die nun editierbaren Felder ausfüllen:

Feld	Beschreibung
Priorität	Priorität der Aufgabe wählen (Kennzeichnung in Übersicht: - gering, - normal, - hoch)
Bearbeiter bzw. Gruppe	Name des Bearbeiters wählen, für den die Aufgabe angelegt werden soll Name der Gruppe, für die die Aufgabe angelegt werden soll Soll eine Aufgabe einer Gruppe zugewiesen werden, im Feld “Bearbeiter” die Auswahl auf “Kein Eintrag” setzen, weil eine Aufgabe nur entweder einem einzelnen Bearbeiter oder einer Gruppe zugewiesen werden kann - nicht beiden gleichzeitig! Was sind Gruppen?: Gruppen sind Rollenprofile mit speziell zugewiesenen Rechten, die bestimmten Mitarbeitern über “Administration -> Mitarbeiter/Nutzer -> Nutzer in Rolle” zugeordnet werden können. Rollenprofile als Gruppe für den Bereich Aufgaben auswählbar machen: - Administration - Mitarbeiter/Nutzer - Rollen - gewünschte Rolle auswählen (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt - Häkchen bei Aufgabe zuordnen setzen - Speichern
Aufgabe	Thema der Aufgabe auswählen Die Aufgabenarten (z. B. Mitgliedschaft, Rückruf, Finanzen etc.) müssen zunächst über “Administration -> Anwendung -> Aufgabenarten” in MIA hinterlegt worden sein. Jeder Verein kann beliebig viele Aufgabenarten hinterlegen.
Beginn / um	Zeitpunkt, ab dem die Aufgabe erledigt werden soll
Erledigen bis / um	Zeitpunkt, bis zu dem die Erledigung der Aufgabe abgeschlossen sein soll
Zum Dokument	Hier kann der Aufgabe ein bestehendes Dokument zugeordnet werden. Ablauf: 1. … - Button betätigen 2. Dokument aus Übersicht auswählen 3. Button “Übernehmen” betätigen 4. Button “Speichern” betätigen Ein bereits zugeordnetes Dokument kann über das Drücken des x - Buttons wieder entfernt werden.
Notiz	nähere Beschreibung zur Aufgabe

mit Button “Speichern” abschließen
mit Button “Zurück” kehrt man zur Person-Maske zurück

Aufgaben löschen:

Jeder Mitarbeiter kann nur eigene Aufgaben löschen.

zu löschende Aufgabe in Übersicht anklicken
mit Anklicken des Button “Löschen” Aufgabe entfernen

11.18 - BA

11.19 - Vertikales Menü

Neue Aufgabe erstellen

Mit dem Button “Neue Aufgabe erstellen” kann eine Aufgabe zur geöffneten Person/Mitgliedschaft für einen Mitarbeiter oder eine Gruppe erstellt werden.

Neuen Rückruf erstellen

Mit dem Button “Neue Aufgabe Rückruf erstellen” können Aufgaben für geplante Rückrufe für einen Mitarbeiter oder eine Gruppe erstellt werden.

Zudem werden in der Eingabemaske auch folgende Übersichten angezeigt:

Alle Rückrufe zum Mitglied - tabellarische Übersicht über alle anstehenden, in Bearbeitung befindlichen und bereits erledigten Rückruf-Aufgaben

Alle unerledigten Aufgaben zum Bearbeiter/zur Gruppe - tabellarische Übersicht über alle eigenen noch anstehenden Rückruf-Aufgaben bzw. die der Gruppen, denen der MA angehört

Neues Dokument erstellen

Mit dem Button “Neues Dokument erstellen” kann ein neues Dokument mit Office4MIA für das gewählte Mitglied erstellt werden.

Vorlagen zur Erstellung von Dokumenten müssen in der Administration unter Anwendung -> Vorlagen angelegt werden.

Der Button ist aktiv, wenn das Modul “Office4MIA” freigeschaltet ist und ein Mitglied aufgerufen wurde. Zu Personen ohne Mitgliedschaft können keine Dokumente erstellt werden.

Neue E-Mail verfassen

Mit dem Button “Neue E-Mail verfassen” kann eine neue E-Mail erstellt werden.

Der Button ist aktiv, wenn das Modul “Mail4MIA” freigeschaltet ist und der Mitarbeiter einem aktiv E-Mail-Konto zugeordnet wurde.

Neues Rezept erfassen

Der Button “Neues Rezept erfassen” ist aktiv, wenn das Modul “Rezepte” freigeschaltet ist, dem Mitarbeiter das Recht “REZEPTBEARB” zugeordnet ist und eine Mitgliedschaft aufgerufen wurde. Zu Personen ohne Mitgliedschaft können keine Rezepte erstellt werden.

Übersicht ermittelter VE

Der Button “Übersicht ermittelter Verwaltungseinheiten” öffnet eine Liste der vorhandenen Verwaltungseinheiten (VE) zur Mitgliedschaft. In der unteren Tabelle werden zur oben ausgewählten VE alle offenen Fälle ALLER Mitglieder angezeigt.

Der Button ist aktiv, wenn mindestens ein Mietobjekt des Mitglieds einer Verwaltungseinheit zugeordnet ist.

Person/Mitglied einer Ergebnisliste hinzufügen

Mit dem Button “Mitgliedschaft/Person zu einer Ergebnisliste hinzufügen” kann die aufgerufene Person oder das Mitglied einer Ergebnisliste zugeordnet werden.

Archivierte Mitglieder können nicht einer Ergebnisliste zugeordnet werden.

Protokoll Onlineportal

Der Button “Protokoll Onlineportal” ist aktiv, wenn das Modul “MIAOnline” freigeschaltet ist. Es werden alle Aktivitäten des Mitglieds im Onlineportal aufgelistet.

Protokoll Person/Mitgliedschaft

Der Button “Protokoll” ist aktiv, wenn dem Mitarbeiter das Recht “PERSBEARB” zugeordnet ist. Es werden Aktivitäten aller Mitarbeiter und Services zur Person und allen Mitgliedschaften der aufgerufenen Person angezeigt.

12 - Textmarken/Platzhalter für Dokumentvorlagen

12.1 - Adressetikett

Datenquelle “AdressEtikett”

Feldbezeichnung	Bedeutung
[$DV11.F5509.T3649.F5445_1]	Mitgliedsnummer
$[DV1.F5414.T3684.F5913]	Anrede
$[DV1.F5414.T3684.F11531]	Briefanrede
$[DV1.F5409]	Titel
$[DV1.F5432]	Firmenname
$[DV1.F5408]	Vorname
$[DV1.F5407]	Name
$[DV1.F5874]	Straße
$[DV1.F5875]	Hausnummer
$[DV1.F6455]	Hausnummernzusatz
$[DV1.F5876]	PLZ
$[DV1.F5877]	Ort
$[DV1.F5873]	Adresszusatz
$[DV1.F5878.T3689.F5962]	Land

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12.2 - Ausschluss

Datenquelle: Stammdatendruck
Verwendung in: Ausschluss

Feldbezeichnung	Bedeutung
Daten der ausgewählten Mitgliedschaft
$[DV1A.F5509.T3649.F5445]	Mitgliedschaftsnummer
$[DV1.F5432]	Firmenname
$[DV1.F5414.T3684.F5913]	Anrede
$[DV1.F5414.T3684.F11531]	Briefanrede
$[DV1.F5409]	Titel
$[DV1.F5407]	Name
$[DV1.F5408]	Vorname
$[DV1.F5412]	Geburtsdatum
$[DV1.F5874]	Straße
$[DV1.F5875]	Hausnummer
$[DV1.F6455]	Hausnummerzusatz
$[DV1.F5873]	Adresszusatz
$[DV1.F5876]	PLZ
$[DV1.F5877]	Ort
$[DV1.F5878.T3689.F5962]	Staat
$[DV1.F5406_2]	Postanschrift
$[DV1.F5423]	Telefonnummer privat
$[DV1.F6013]	Faxnummer
$[DV1.F6012]	Telefonnummer dienstlich
$[DV1.F6014]	Mobilnummer
$[DV1.F5422]	E-Mail-Adresse
$[DV1.F5434]	Memo
$[DV1A.F5509.T3649.F5842]	Art der Mitgliedschaft
$[DV1A.F5509.T3649.F5446]	Anfangsdatum
$[DV1A.F5509.T3649.F5447]	Enddatum
$[DV1A.F5509.T3649.F5451]	Gekündigt am
$[DV1A.F5886]	Rolle
$[DV1A1.F10785]	Versicherungsbeginn
$[DV1A1.F10786]	Versicherungsende

Zugeordnete Personen
$[DV12.F5510.T3647.F5407]	Name
$[DV12.F5510.T3647.F5408]	Vorname
$[DV12.F5510.T3647.F5409]	Titel
$[DV12.F5510.T3647.F5414.T3684.F5913]	Anrede
$[DV12.F5510.T3647.F5412]	Geburtsdatum
$[DV12.F5886.T3683.F5904]	Rolle
$[DV12.F5484_1]	Personenanzahl

Daten zur Hauptmitgliedschaft
$[DV13.F5445]	Mitgliedschaftsnummer
$[DV13.F5444_1.T3653.F5510.T3647.F5874]	Straße (Postadresse des H)
$[DV13.F5444_1.T3653.F5510.T3647.F5875]	Hausnummer (Postadresse des H)
$[DV13.F5444_1.T3653.F5510.T3647.F6455]	Hausnummerzusatz (Postadresse des H)
$[DV13.F5444_1.T3653.F5510.T3647.F5873]	Adresszusatz (Postadresse des H)
$[DV13.F5444_1.T3653.F5510.T3647.F5876]	PLZ (Postadresse des H)
$[DV13.F5444_1.T3653.F5510.T3647.F5877]	Ort (Postadresse des H)
$[DV13.F5444_1.T3653.F5510.T3647.F5878.T3689.F5962]	Staat
$[DV13.F5446]	Eintrittsdatum
$[DV13.F6640.T3700.F6034]	Eintrittsgrund
$[DV13.F5447]	Austrittsdatum
$[DV1A.F5509.T3649.F5451]	gekündigt am (der ausgew. Person)
$[DV13.F6641.T3732.F6514]	Austrittsgrund
$[DV13.F5452]	Aktenzeichen
$[DV13.F5842.T3686.F5929]	Mitgliedschaftsart
$[DV13.F5464]	Memo

Mietobjekt (Private Erstwohnung) der Hauptmitgliedschaft
$[DV11.F5673.T3648.F5781]	Straße
$[DV11.F5673.T3648.F5780]	Adresszusatz
$[DV11.F5673.T3648.F5872]	Hausnummer
$[DV11.F5673.T3648.F6456]	Hausnummerzusatz
$[DV11.F5673.T3648.F5782]	Postleitzahl
$[DV11.F5673.T3648.F5783]	Ort
$[DV11.F5673.T3648.F11710_1]	Berater zum Mietobjekt
$[DV111.F10804]	Rechtschutzversicherung von
$[DV111.F10805]	Rechtschutzversicherung bis
$[DV111.F10808.T4064.F10793]	Versicherung

Beratungsdaten der Hauptmitgliedschaft
$[DV14.F5949]	Letzte Beratung
$[DV14.F6095.T3647.F6242_1]	Letzter Berater
$[DV17.F5948]	Anzahl Beratungen
$[DV15.F6049]	Letztes Schreiben
$[DV15.F6050]	Schriftsätze
$[DV16.F6017.T3647.F6242_1]	Stammberater
$[DV16.F6018.T3699.F6028]	Stammort

Kontodaten der Hauptmitgliedschaft
$[DV133.F5751_1]	Aktuelle Beitragsklasse
$[DV134.F5723.T3671.F5725]	Zahlungsart
$[DV134.F5444_1.T3651.F5473]	Saldo
$[DV134.F5459.T3702.F6063]	Mahnstufe
$[DV134.F5460]	Mahnsperre
$[DV134.F5458]	Mahnung vom
$[DV13.F5456]	Virtuelle Kontonummer

Termine zur Hauptmitgliedschaft
$[DV19.F6250]	Datum
$[DV19.F6158]	Kurztitel
$[DV19.F6252]	wahrgenommen

Daten zur ausgewählten Person
$[DV1A.F5509.T3649.F5456]	Virtuelle Kontonummer

Daten zum Ausschluss
$[?Datum_Ausschlusslauf]	Datum des Ausschlusslaufes
$[?Datum_Ausschluss]	Datum zu welchem der Ausschluss des Mitglieds erfolgt
$[?Mahnstufe]	Mahnstufe des Mitglieds zum Zeitpunkt des Ausschlusslaufs
$[?Saldo]	Saldo des Mitglieds zum Ausschlusslauf

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12.3 - E-Mail Terminerinnerung (html)

Datenquelle: TerminDruck

Feldbezeichnung	Bedeutung
Daten zum Berater
$[DV1.F6152.T3647.F5407]	Name
$[DV1.F6152.T3647.F5408]	Vorname

Daten zum Mitglied
$[DV1.F6287.T3750.F6766]	Mitgliedsnummer
$[DV1.F6287.T3647.F5414.T3684.F5913]	Anrede
$[DV1.F6287.T3647.F5414.T3684.F11531]	Briefanrede
$[DV1.F6287.T3647.F5407]	Name
$[DV1.F6287.T3647.F5408]	Vorname

Daten zum Termin
$[DV1.F6158]	Kurztitel
$[DV1.F6250]	Datum
$[DV1.F6159]	Anfangszeit
$[DV1.F6160]	Endzeit
$[DV1.F6308]	Benachrichtigt am
$[DV1.F6163]	Notiz
$[DV1.F6164.T3711.F6187]	Beratungsart
$[DV1.F6161.T3699.F6028]	Beratungsort

12.4 - Kündigung Mitgliedschaft

Datenquelle: StammdatenDruck
Verwendung in: Kündigungsbestätigung Mitgliedschaft

Feldbezeichnung	Bedeutung
$[DV1.F5414.T3684.F5913]	Anrede
$[DV1.F5414.T3684.F11531]	Briefanrede
$[DV1.F5432]	Firma
$[DV1.F5408]	Vorname
$[DV1.F5407]	Name
$[DV1.F5874]	Straße
$[DV1.F5875]	Hausnummer
$[DV1.F6455]	Hausnummerzusatz
$[DV1.F5876]	PLZ
$[DV1.F5877]	Ort
$[DV1A.F5509.T3649.F5447]	Ende der Mitgliedschaft (der ausgew. Person)
$[DV1A.F5509.T3649.F5451]	gekündigt am (der ausgew. Person)

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12.5 - Laufzettel

Datenquelle: LaufzettelDruck
Verwndung in: Laufzettel

Feldbezeichnung	Bedeutung
Daten zur ausgewählten Person
$[DV1.F5414.T3684.F5913]	Anrede
$[DV1.F5432]	Firma
$[DV1.F5409]	Titel
$[DV1.F5407]	Name
$[DV1.F5408]	Vorname
$[DV1.F5412]	Geburtsdatum
$[DV1.F5873]	Adresszusatz
$[DV1.F5874]	Straße
$[DV1.F5875]	Hausnummer
$[DV1.F6455]	Hausnummerzusatz
$[DV1.F5876]	PLZ
$[DV1.F5877]	Ort
$[DV1.F5878.T3689.F5962]	Land
$[DV1.F5423]	Telefonnummer privat
$[DV1.F6013]	Faxnummer
$[DV1.F6012]	Telefonnummer dienstlich
$[DV1.F6014]	Mobilnummer
$[DV1.F5422]	E-Mail-Adresse
$[DV1.F5434]	Memo
$[DV1A.F5509.T3649.F10988]	Saldo
$[DV19.F6152.T3647.F5408_1]	Berater
$[DV19.F6250]	Datum des Termins
$[DV19.F6158]	Kurztitel
$[DV19.F6159]	Uhrzeit des Termins
$[DV19.F6162.T3708.F6131]	Termintyp
$[DV19.F7698.T3706.F6114]	Beratungsthema
$[DV19.F6164.T3711.F6187]	Beratungsart
$[DV19.F6161.T3699.F6028]	Beratungsstandort
$[DV1A.F5509.T3649.F5445]	Mitgliedsnummer
$[DV19.F6163]	Notiz
$[DV1A.F5509.T3649.F5446]	Eintritt Mitgliedschaft
$[DV1A.F5509.T3649.F5447]	Austritt Mitgliedschaft
$[DV1B.F7202]	IBAN
$[DV1B.F7203]	BIC
$[DV1A.F7499]	Versicherungsbeginn der Person
$[DV1A.F7500]	Versicherungsende der Person
$[DV1A.F7501]	Prämienrelevant von
$[DV1A.F7503]	Prämienrelevant bis

RSV-Daten zur ausgewählten Person
$[DV1C.F10785]	Versicherungsbeginn
$[DV1C.F10786]	Versicherungsende
$[DV1C.F10796.T4064.F10793]	Versicherung

RSV-Daten der privaten Erstwohnung des Hauptmitglieds
$[DV111.F10804]	Versicherungsbeginn
$[DV111.F10805]	Versicherungsende
$[DV111.F10808.T4064.F10793]	Versicherung

Daten zum Hauptmitglied
$[DV13.F5723.T3671.F5725]	Zahlungsart
$[DV1C.F7499]	RSV-Beginn des Hauptmitglieds
$[DV1C.F7500]	RSV-Ende des Hauptmitglieds
$[DV16.F6017.T3647.F6242_1]	Stammberater
$[DV11.F5673.T3648.F11710_1]	Berater zum Mietobjekt
$[DV16.F6018.T3699.F6028]	Stammberatungsort
$[DV14.F6095.T3647.F6242_1]	Letzter Berater
$[DV17.F5948]	Anzahl Beratungen
$[DV13.F5452]	Aktenzeichen
$[DV14.F5949]	Datum letzte Beratung
$[DV15.F6050]	Datum des zuletzt angelegten Dokuments
$[DV13.F5463]	Letzte Papierakte angelegt am

Daten Zugeordnete Personen (Daten zu L und P)
$[DV12.F5510.T3647.F5873]	Adresszusatz
$[DV12.F5510.T3647.F5874]	Straße
$[DV12.F5510.T3647.F5875]	Hausnr.
$[DV12.F5510.T3647.F6455]	Hausnr.-Zusatz
$[DV12.F5510.T3647.F5876]	PLZ
$[DV12.F5510.T3647.F5877]	Ort
$[DV12.F5510.T3647.F5878.T3689.F5962]	Staat
$[DV12.F5510.T3647.F5407]	Name
$[DV12.F5510.T3647.F5408]	Vorname
$[DV12.F5510.T3647.F5409]	Titel
$[DV12.F5510.T3647.F5414.T3684.F5913]	Anrede
$[DV12.F5510.T3647.F5412]	Geburtsdatum
$[DV12.F5886.T3683.F5904]	Rolle (P oder L)

Private Erstwohnung des Hauptmitglieds
$[DV11.F5673.T3648.F5780]	Adresszusatz
$[DV11.F5673.T3648.F5781]	Straße
$[DV11.F5673.T3648.F5872]	Hausnr.
$[DV11.F5673.T3648.F6456]	Hausnr.-Zusatz
$[DV11.F5673.T3648.F5782]	PLZ
$[DV11.F5673.T3648.F5783]	Ort
$[DV11.F5673.T3648.F10769]	Objektnummer
$[DV112.F5482]	Versicherungsbeginn des Mietobjekts
$[DV112.F5483]	Versicherungsende des Mietobjekts
$[DV111.F10804]	Versicherungsbeginn des Mietobjekts
$[DV111.F10805]	Versicherungsende des Mietobjekts
$[DV111.F10808.T4064.F10793]	Versicherung

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12.6 - Mahnung

Datenquelle: MahnungsDruck
Verwendung in: Mahnung

Feldbezeichnung	Bedeutung
$[DV1.F7034]	Mahnungsnummer
$[DV1.F7034.T3775.F7014.T3649.F5459.T3702.F6067]	Mahntext (Platzhalter ‘Mahntext’ aus Mahnstufe)
$[DV1.F7035.T3651.F5472]	Buchungstext der Mitgliedskontoposition
$[DV1.F7035.T3651.F5473]	Betrag der Mitgliedskontoposition
$[DV1.F7035.T3651.F7282_1]	noch offener Betrag der Mitgliedskontoposition
$[DV1.F7034.T3775.F7014.T3649.F5445]	Mitgliedsnummer
$[DV1.F7034.T3775.F7014.T3649.F5446]	Anfangsdatum Mitgliedschaft
$[DV1.F7034.T3775.F7014.T3649.F5447]	Enddatum Mitgliedschaft
$[DV1.F7033_1]	Summe offener Posten
$[DV1.F7035.T3651.F5471]	Buchungsdatum der Position
$[DV1.F7034.T3775.F7012_1]	Ausgabeadresse (Anrede, Name, Wohnanschrift oder wenn vorhanden abweichende Mahnadresse)
$[DV12.F6310]	Vereinsnummer
$[DV12.F5566]	Vereinsname
$[DV12.F5639]	Straße (Verein)
$[DV12.F6873]	HNr (Verein)
$[DV12.F6874]	HNr Zusatz (Verein)
$[DV12.F5563]	PLZ (Verein)
$[DV12.F5564]	Ort (Verein)
$[DV12.F7273]	IBAN (Verein)
$[DV12.F7274]	BIC (Verein)
$[DV12.F7275]	Gläubiger ID (Verein)
$[DV1.F7034.T3775.F7014.T3649.F5456]	Virtuelle Kontonummer
$[DV1.F7034.T3775.F7015]	Person ID
$[DV1.F7034.T3775.F7017]	Mahnungsdatum
$[DV1.F7034.T3775.F7015.T3647.F5409]	Titel
$[DV1.F7034.T3775.F7015.T3647.F5414.T3684.F5913]	Anrede
$[DV1.F7034.T3775.F7015.T3647.F5414.T3684.F11531]	Briefanrede
$[DV1.F7034.T3775.F7015.T3647.F5432]	Firmenname
$[DV1.F7034.T3775.F7015.T3647.F5408]	Vorname
$[DV1.F7034.T3775.F7015.T3647.F5407]	Name
$[DV1.F7034.T3775.F7015.T3647.F5873]	Adresszusatz (Wohnanschrift)
$[DV1.F7034.T3775.F7015.T3647.F5874]	Straße (Wohnanschrift)
$[DV1.F7034.T3775.F7015.T3647.F5875]	Hausnummer (Wohnanschrift)
$[DV1.F7034.T3775.F7015.T3647.F6455]	Hausnummerzusatz (Wohnanschrift)
$[DV1.F7034.T3775.F7015.T3647.F5876]	PLZ (Wohnanschrift)
$[DV1.F7034.T3775.F7015.T3647.F5877]	Ort (Wohnanschrift)
$[DV1.F7034.T3775.F7015.T3647.F5878.T3689.F5962]	Land (Wohnanschrift)
$[DV13.F5886]	Rolle (H, P, L) des Mahnungsempfängers
$[DV13.F5511]	Anfangsdatum der Zuordnung zur Mitgliedschaft des Mahnungsempfängers
$[DV13.F5512]	Enddatum der Zuordnung zur Mitgliedschaft des Mahnungsempfängers
$[DV15.F6304]	Name (abw. Rechungs-/Mahnungsadresse)
$[DV15.F6305]	Vorname (abw. Rechungs-/Mahnungsadresse)
$[DV15.F5846]	Adresszusatz (abw. Rechungs-/Mahnungsadresse)
$[DV15.F5847]	Straße (abw. Rechungs-/Mahnungsadresse)
$[DV15.F5851]	Hausnummer (abw. Rechungs-/Mahnungsadresse)
$[DV15.F6457]	Hausnummerzusatz (abw. Rechungs-/Mahnungsadresse)
$[DV15.F5848]	Postleitzahl (abw. Rechungs-/Mahnungsadresse)
$[DV15.F5849]	Ort (abw. Rechungs-/Mahnungsadresse)
$[DV15.F5850.T3689.F5962]	Land (abw. Rechungs-/Mahnungsadresse)
$[DV151.F5414.T3684.F5913]	Anrede Hauptmitglied
$[DV151.F5409]	Titel Hauptmitglied
$[DV151.F5408]	Vorname Hauptmitglied
$[DV151.F5407]	Name Hauptmitglied
$[DV151.F5432]	Firmenname
$[DV151.F5873]	Adresszusatz Hauptmitglied
$[DV151.F5874]	Straße Hauptmitglied
$[DV151.F5875]	Hausnummer Hauptmitglied
$[DV151.F6455]	Hausnummerzusatz Hauptmitglied
$[DV151.F5876]	Postleitzahl Hauptmitglied
$[DV151.F5877]	Ort Hauptmitglied
$[DV152.F5414.T3684.F5913]	Anrede Partnermitglied
$[DV152.F5409]	Titel Partnermitglied
$[DV152.F5408]	Vorname Partnermitglied
$[DV152.F5407]	Name Partnermitglied
$[DV152.F5432]	Firmenname Partnermitglied

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Beispiel für einen Textblock mit Angaben zum Hauptmitglied und ggf. zu Partnermitgliedern

(Daten zu Partnermitgliedern werden nur ausgegeben, wenn auch ein oder mehrere Partnermitglieder vorhanden sind)

abw. Rechungs-/Mahnungsadresse wird gefüllt, wenn vorhanden:

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12.7 - Mandat Kündigung

Datenquelle: MandatsDruck
Verwendung in: Druck aus Register “ZV”

Feldbezeichnung	Bedeutung
$[DV1.F6617.T3647.F5414.T3684.F5913]	Anrede
$[DV1.F6617.T3647.F5414.T3684.F11531]	Briefanrede
$[DV1.F6617.T3647.F5432]	Firma
$[DV1.F6617.T3647.F5408]	Vorname
$[DV1.F6617.T3647.F5407]	Name
$[DV1.F6617.T3647.F5874]	Straße
$[DV1.F6617.T3647.F5875]	Hausnummer
$[DV1.F6617.T3647.F6455]	Hausnummernzusatz
$[DV1.F6617.T3647.F5876]	PLZ
$[DV1.F6617.T3647.F5877]	Ort

$[DV1.F6617.T3750.F6766]	Mitgliedschaftsnummer

$[DV1.F7207]	Kontonummer
$[DV1.F7206]	Bankleitzahl
$[DV1.F7202]	IBAN
$[DV1.F7203]	BIC

$[DV1.F6610]	Gültig ab
$[DV1.F6611]	Gültig bis
$[DV1.F7200]	Befristet bis
$[DV1.F7201]	Kündigungsdatum
$[DV1.F6608]	Mandatsreferenz

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12.8 - Mandatsref.-bestätigung

Datenquelle: MandatsDruck

Feldbezeichnung	Bedeutung
$[DV1.F6617.T3647.F5432]	Firma
$[DV1.F6617.T3647.F5414.T3684.F5913]	Anrede
$[DV1.F6617.T3647.F5414.T3684.F11531]	Briefanrede
$[DV1.F6617.T3647.F5408]	Vorname
$[DV1.F6617.T3647.F5407]	Name
$[DV1.F6617.T3647.F5874]	Straße
$[DV1.F6617.T3647.F5875]	Hausnummer
$[DV1.F6617.T3647.F6455]	Hausnummernzusatz
$[DV1.F6617.T3647.F5876]	PLZ
$[DV1.F6617.T3647.F5877]	Ort

$[DV1.F6617.T3750.F6766]	Mitgliedschaftsnummer

$[DV1.F7207]	Kontonummer
$[DV1.F7206]	Bankleitzahl
$[DV1.F7202]	IBAN
$[DV1.F7202_1]	IBAN verfremdet (Beispiel: DExxxxxxxxxxxxxxxx1234)
$[DV1.F7203]	BIC
$[DV1.F6610]	Gültig ab
$[DV1.F7201]	Kündigungsdatum
$[DV1.F6608]	Mandatsreferenz

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12.9 - Mitgliedsausweis

Feldbezeichnung	Bedeutung
Daten des Mietervereins
$[DV11.F5566]	Name Mieterverein
$[DV11.F5639]	Straße
$[DV11.F6873]	Hausnummer
$[DV11.F6874]	Hausnummernzusatz
$[DV11.F5563]	PLZ
$[DV11.F5564]	Ort

Daten des Mitglieds
$[DV1.F5509.T3649.F5445]	Mitgliedsnummer
$[DV1.F5510.T3647.F5406]	PersonID
$[DV1.F5510.T3647.F5432]	Firmenname
$[DV1.F5510.T3647.F5408]	Vorname
$[DV1.F5510.T3647.F5407]	Name
$[DV1.F5510.T3647.F5409]	Titel
$[DV1.F5510.T3647.F5414.T3684.F5913]	Anrede
$[DV1.F5510.T3647.F5414.T3684.F11531]	Briefanrede
$[DV1.F5510.T3647.F5874]	Straße
$[DV1.F5510.T3647.F5875]	Hausnummer
$[DV1.F5510.T3647.F6455]	Hausnummerzusatz
$[DV1.F5510.T3647.F5876]	Postleitzahl
$[DV1.F5510.T3647.F5877]	Ort
$[DV1.F5510.T3647.F5873]	Adresszusatz
$[DV1.F5510.T3647.F5878.T3689.F5962]	Staat
$[DV1.F5484_1]	Postanschrift

$[DV1.F5509.T3649.F5446]	Eintrittsdatum

$[DV12.F6608]	Mandatsreferenznummer
$[DV12.F7202]	IBAN
$[DV12.F7203]	BIC

Daten aktiver Partnermitgliedschaft(en)
$[DV13.F5510.T3647.F5406]	PersonID
$[DV13.F5510.T3647.F5414.T3684.F5913]	Anrede
$[DV13.F5510.T3647.F5414.T3684.F11531]	Briefanrede
$[DV13.F5510.T3647.F5407]	Name
$[DV13.F5510.T3647.F5408]	Vorname

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12.10 - Antrag Mitgliedschaft

Feldbezeichnung	Bedeutung
$[DV1.F10505]	Datum des Antrages
$[DV11.F5509.T3649.F5446]	Beginn der angelegten Mitgliedschaft
$[DV11.F5509.T3649.F5447]	Ende der angelegten Mitgliedschaft

Daten Hauptmitglied
$[DV1.F10464]	Firmenname
$[DV1.F10471.T3684.F5913]	Anrede
$[DV1.F10470]	Titel
$[DV1.F10455]	Name
$[DV1.F10454]	Vorname
$[DV1.F10456]	Geburtsdatum
$[DV1.F10457]	Straße
$[DV1.F10458]	Hausnummer
$[DV1.F10474]	Hausnummerzusatz
$[DV1.F10459]	Postleitzahl
$[DV1.F10460]	Ort
$[DV1.F10475]	Adresszusatz
$[DV1.F10468.T3689.F5962]	Land
$[DV1.F10465]	Tel. privat
$[DV1.F11740]	Tel. mobil
$[DV1.F10483]	Faxnummer
$[DV1.F10466]	E-Mail-Adresse
$[DV1.F10467]	Beginn Mitgliedschaft
$[DV1.F10656]	Beginn RSV
$[DV1.F10477.T3671.F5725]	Zahlungsart
$[DV1.F10478]	IBAN
$[DV1.F10479]	BIC
$[DV1.F10480]	Newsletter
$[DV1.F10481]	RSV-Vorverein
$[DV1.F10482.T3685.F5921]	Kommunikationsweg
$[DV1.F10488]	Bemerkung
$[DV1.F10674]	PersonID nach Aufnahme
$[DV1.F10675]	Mitgliedsnummer nach Aufnahme
$[DV1.F10453]	Antragsnummer des Onlineantrags
Daten Partnermitglied
$[DV1.F10485.T3684.F5913]	Anrede
$[DV1.F10484]	Titel
$[DV1.F10461]	Name
$[DV1.F10462]	Vorname
$[DV1.F10463]	Geburtsdatum

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12.11 - Office4MIA-Vorlagen

Die folgenden Textmarken können im Bereich “Office4MIA” verwendet werden:

Feldbezeichnung	Bedeutung
$[?Anschrift1]	Namen der Anschrift (Anrede, ggf. Firmenname, Titel, Vorname, Name)
$[?Anschrift2]	Empfängeradresse (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort)
$[?Anrede]	Briefanreden (Default aus Katalog Briefanreden, sonst manuell angepasste Briefanrede) der Personen (Briefanrede, Titel, Name)
$[?Fax]	Faxnummer der ausgewählten Person
$[?FaxMitText]	Faxnummer der ausgewählten Person mit vorangestelltem Text “per Fax an:" (der Text wird nur ausgegeben, wenn die Faxnummer vorhanden ist)
$[?Mail]	E-Mailadresse der ausgewählten Person
$[?MO_Strasse]	Straße des ausgewählten Mietobjekts
$[?MO_Hausnr]	Hausnummer des ausgewählten Mietobjekts
$[?MO_HausnrZusatz]	Hausnummerzusatz des ausgewählten Mietobjekts
$[?MO_PLZ]	PLZ des ausgewählten Mietobjekts
$[?MO_Ort]	Ort des ausgewählten Mietobjekts
$[?MO_Zusatz]	Adresszusatz des ausgewählten Mietobjekts
$[?Signatur]	Signatur des angemeldeten Benutzers (Ihre Signatur erfassen/bearbeiten Sie im Menü unter “Loginname-> Mein Zugang”) im Bereich “Signatur für Office”

Zudem können alle Textmarken der Datenquelle “Stammdatendruck” verwendet werden.

Dabei werden die Textmarken mit den Daten der jeweils ausgewählten Person (Mitglied, Vermieter, Hausverwaltung, …) gefüllt, wie die folgende Screenshot verdeutlichen soll.

Achtung: Die speziellen Office4MIA-Textmarken können in der Dokumentvorschau nicht dargestellt werden!

12.12 - Quittung

Feldbezeichnung	Bedeutung
$[DV12.F5445]	Mitgliedsnummer
$[DV121.F5510.T3647.F5414.T3684.F5913]	Anrede
$[DV121.F5510.T3647.F5414.T3684.F11531]	Briefanrede
$[DV121.F5510.T3647.F5432]	Firma
$[DV121.F5510.T3647.F5409]	Titel
$[DV121.F5510.T3647.F5408]	Vorname
$[DV121.F5510.T3647.F5407]	Name
$[DV121.F5510.T3647.F5432]	Firma
$[DV121.F5510.T3647.F5874]	Straße
$[DV121.F5510.T3647.F5875]	Hausnummer
$[DV121.F5510.T3647.F6455]	Hausnummerzusatz
$[DV121.F5510.T3647.F5876]	PLZ
$[DV121.F5510.T3647.F5877]	Ort

$[DV13.F5566]	Name Mieterverein
$[DV13.F5639]	Straße
$[DV13.F6873]	Hausnummer
$[DV13.F6874]	Hausnummerzusatz
$[DV13.F5563]	PLZ
$[DV13.F5564]	Ort

$[DV1.F5471_1]	Aktuelles Datum

$[DV1.F5471]	Datum Betrag erhalten am
$[DV1.F5472]	Verwendung
$[DV1.F5473_1]	Gesamtbetrag

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12.13 - Rechnung

Feldbezeichnung	Bedeutung
$[DV1.F6942.T3770.F6982_1]	Anschrift (Anrede, Name, Postanschrift oder wenn vorhanden abweichende Mahnadresse)
$[DV1.F6942.T3770.F6963]	Rechnungsdatum
$[DV1.F6942]	Rechnungsnummer

$[DV1.F6943.T3651.F5471]	Datum der Buchung
$[DV1.F6943.T3651.F5472]	Buchungstext
$[DV1.F6943.T3651.F5473]	Buchungsbetrag
$[DV1.F6943.T3651.F7282_1]	noch offener Saldo einer Buchung
$[DV1.F6943_1]	Summe der offenen Buchungsbeträge

$[DV1.F6943.T3651.F5490.T3649.F5445]	Mitgliedsnummer
$[DV1.F6942.T3770.F6961.T3647.F5414.T3684.F5913]	Anrede
$[DV1.F6942.T3770.F6961.T3647.F5414.T3684.F11531]	Briefanrede

$[DV11.F6310]	Vereinsnummer
$[DV11.F5566]	Vereinsname
$[DV11.F5639]	Straße (Verein)
$[DV11.F6873]	HNr (Verein)
$[DV11.F6874]	HNr Zusatz (Verein)
$[DV11.F5563]	PLZ (Verein)
$[DV11.F5564]	Ort (Verein)

$[DV11.F7273]	IBAN (Verein)
$[DV11.F7274]	BIC (Verein)
$[DV11.F7275]	Gläubiger ID (Verein)
$[DV1.F6943.T3651.F5490.T3649.F5456]	Virtuelle Kontonummer (Mitglied)
$[DV1.F6942.T3770.F6961]	PersonID (Mitglied)
$[DV1.F6942.T3770.F6961.T3647.F5432]	Firma (Mitglied)
$[DV1.F6942.T3770.F6961.T3647.F5407]	Name (Mitglied)
$[DV1.F6942.T3770.F6961.T3647.F5408]	Vorname (Mitglied)

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12.14 - Rezept-Info - Brief und E-Mail

Datenquelle: RezeptDruck

Feldbezeichnung	Bedeutung
Daten zur Mitgliedschaft
$[DV1.F11623.T3653.F5509.T3649.F5445]	Mitgliedsnummer
$[DV1.F11623.T3653.F5510.T3647.F5432]	Firma
$[DV1.F11623.T3653.F5510.T3647.F5407]	Name
$[DV1.F11623.T3653.F5510.T3647.F5408]	Vorname
$[DV1.F11623.T3653.F5510.T3647.F5414.T3684.F5913]	Anrede
$[DV1.F11623.T3653.F5510.T3647.F5409]	Titel
$[DV1.F11623.T3653.F5510.T3647.F5874]	Straße
$[DV1.F11623.T3653.F5510.T3647.F5875]	Hausnummer
$[DV1.F11623.T3653.F5510.T3647.F6455]	Hausnummerzusatz
$[DV1.F11623.T3653.F5510.T3647.F5876]	Postleitzahl
$[DV1.F11623.T3653.F5510.T3647.F5877]	Ort
$[DV1.F11623.T3653.F5510.T3647.F5878.T3689.F5962]	Land
$[DV1.F11623.T3653.F5510.T3647.F5414.T3684.F11531]	Briefanrede

Daten zum Rezept
$[DV1.F11593]	RezeptID
$[DV1.F11594]	gültig von
$[DV1.F11595]	gültig bis
$[DV1.F11596]	Zeitraster
$[DV1.F11597_1]	Doppeltermin (Ja/Nein)
$[DV1.F11599.T3711.F6187]	Beratungsart
$[DV1.F11600.T3699.F6028]	Beratungsstandort
$[DV1.F11601]	Kommentar

12.15 - RISER-Export

Datenquelle: RISERDruck

Feldbezeichnung	Beschreibung
$[DV1.F7920]	AboID
$[DV1.F10883]	PersonID
$[DV1.F11376]	Mitgliedsnummer
$[DV1.F6341_1]	Name
$[DV1.F6366_1]	Vorname
$[DV11.F5412]	Geburtsdatum
$[DV11.F5410_1]	Geschlecht
$[DV1.F6343]	Kd_PLZ
$[DV1.F6344]	Kd_Ort
$[DV1.F6342]	Kd_Str
$[DV1.F6368_1]	Hausnummer
$[DV1.F6368_2]	Hausnummer-Zusatz

12.16 - Rücklastschrift-Schreiben

Rücklastschrift-Schreiben aus manueller Buchung

Datenquelle: RuecklastschriftManuellDruck

Feldbezeichnung	Bedeutung
Daten zur Person, zur Mitgliedschaft und zur Lastschrift
$[DV1.F7223.T3647.F5414.T3684.F5913]	Anrede
$[DV1.F7223.T3647.F5414.T3684.F11531]	Briefanrede
$[DV1.F7223.T3647.F5409]	Titel
$[DV1.F7223.T3647.F5432]	Firmenname
$[DV1.F7223.T3647.F5408]	Vorname
$[DV1.F7223.T3647.F5407]	Name
$[DV1.F7223.T3647.F5874]	Straße
$[DV1.F7223.T3647.F5875]	Hausnummer
$[DV1.F7223.T3647.F6455]	Hausnummernzusatz
$[DV1.F7223.T3647.F5876]	PLZ
$[DV1.F7223.T3647.F5877]	Ort
$[DV1.F7223.T3647.F5878.T3689.F5962]	Staat
$[DV1.F7223_1]	Ausgabeadresse

$[TODAY]	Aktuelles Datum

$[DV1.F7224.T3649.F5445]	Mitgliedschaftsnummer

$[DV12.F5566]	Name Mieterverein
$[DV12.F5639]	Straße
$[DV12.F6873]	Hausnummer
$[DV12.F6874]	Hausnummernzusatz
$[DV12.F5563]	PLZ
$[DV12.F5564]	Ort

$[DV11.F6971]	Verwendungszweck
$[DV11.F8138_1]	Transaktionbetrag gesamt (inkl. Gebühren) mit Rücklastschriftgebühr Verein
$[DV1.F7225]	Transaktionbetrag (ohne Gebühren)
$[DV11.F11331.T3801.F7363]	Rücklastschriftgrund
$[DV11.F11331.T3801.F7637]	Text für Schreiben
$[DV1.F7224.T3649.F10988]	Gesamtsaldo
$[DV1.F7224.T3649.F5723.T3671.F5725]	Zahlungsart
$[DV1.F7226.T3739.F6608]	Mandatsreferenznummer
$[DV1.F7226.T3739.F7202]	IBAN
$[DV1.F7226.T3739.F7203]	BIC
$[DV1.F7224.T3649.F5456]	Virtuelle Kontonummer

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Rücklastschrift-Schreiben automatische Verarbeitung

Datenquelle: RuecklastschriftDruck

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Feldbezeichnung	Bedeutung
$[DV1111.F5510.T3647.F5414.T3684.F5913]	Anrede
$[DV1111.F5510.T3647.F5414.T3684.F11531]	Briefanrede
$[DV1111.F5510.T3647.F5432]	Firmenname
$[DV1111.F5510.T3647.F5408]	Vorname
$[DV1111.F5510.T3647.F5407]	Name
$[DV1111.F5510.T3647.F5874]	Straße
$[DV1111.F5510.T3647.F5875]	Hausnummer
$[DV1111.F5510.T3647.F6455]	Hausnummerzusatz
$[DV1111.F5510.T3647.F5873]	Adresszusatz
$[DV1111.F5510.T3647.F5876]	PLZ
$[DV1111.F5510.T3647.F5877]	Ort
$[DV1111.F5510.T3647.F5878.T3689.F5962]	Staat
$[DV1111.F5510_1]	Ausgabeadresse

$[DV111.F5445]	Mitgliedschaftsnummer

$[DV12.F5566]	Name Mieterverein
$[DV12.F5639]	Straße
$[DV12.F6873]	Hausnummer
$[DV12.F6874]	Hausnummerzusatz
$[DV12.F5563]	PLZ
$[DV12.F5564]	Ort

$[DV1.F7622_1]	Aktuelles Datum

$[DV1.F7612]	Verwendungszweck
$[DV1.F7610]	Transaktionsbetrag gesamt (inkl. Gebühren) ohne Rücklastschriftgebühr Verein
$[DV1.F7850]	Transaktionsbetrag (ohne Gebühren)
$[DV1.F7634.T3801.F7363]	Rücklastschriftgrund
$[DV1.F7634.T3801.F7637]	Text für Schreiben
$[DV111.F5444_1]	Gesamtsaldo
$[DV111.F5723.T3671.F5725]	Zahlungsart
$[DV1.F7624]	Mandatsreferenznummer
$[DV1.F7615]	IBAN
$[DV1.F7611]	BIC
$[DV1111.F5509.T3649.F5456]	Virtuelle Kontonummer

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12.17 - Terminversäumnis

Datenquelle: SchreibenTerminVDruck

Feldbezeichnung	Bedeutung
$[DV1.F6744.T3710.F6287.T3647.F5414.T3684.F5913]	Anrede
$[DV1.F6744.T3710.F6287.T3647.F5408]	Vorname
$[DV1.F6744.T3710.F6287.T3647.F5407]	Name
$[DV1.F6744.T3710.F6287.T3647.F5874]	Straße
$[DV1.F6744.T3710.F6287.T3647.F5875]	Hausnummer
$[DV1.F6744.T3710.F6287.T3647.F6455]	Hausnummerzusatz
$[DV1.F6744.T3710.F6287.T3647.F5876]	Postleitzahl
$[DV1.F6744.T3710.F6287.T3647.F5877]	Ort
$[DV1.F6744.T3710.F6250]	Datum Termin
$[DV1.F6744.T3710.F6159]	Uhrzeit Termin
$[?GBR]	Versäumnisgebühr

12.18 - SEPA-Vorbenachrichtigung

(gültig für E-Mail- und Druck-Vorlagen mit Datenquelle “SEPAVorbenachrichtigung”)

Feldbezeichnung	Bedeutung
$[DV1.F7224.T3649.F5445]	Mitgliedschaftsnummer
$[DV1.F7226.T3739.F6617.T3647.F5414.T3684.F11531]	Briefandere
$[DV1.F7226.T3739.F6617.T3647.F5409]	Titel
$[DV1.F7226.T3739.F6617.T3647.F5407]	Name
$[DV1.F7226.T3739.F6617.T3647.F5408]	Vorname
$[DV1.F7226.T3739.F6617.T3647.F5414.T3684.F5913]	Anrede
$[DV1.F7226.T3739.F6617.T3647.F6041_1]	zusammengesetzte Anschrift (Mitgliedsnummer - Nachname, Vorname - Straße Nr., PLZ Ort)
$[DV1.F7226.T3739.F6617.T3647.F6674_1]	Wohnanschrift
$[DV1.F7225]	Betrag (ursprüngliche Forderung)
$[DV1.F7228]	Datum der Abbuchung
$[DV1.F7229]	Vorbenachrichtigung ID
$[DV1.F7226.T3739.F7206]	BLZ
$[DV1.F7226.T3739.F7207]	Kontonummer
$[DV1.F7226.T3739.F7202]	IBAN
$[DV1.F7226.T3739.F7202_1]	IBAN verfremdet (Beispiel: DExxxxxxxxxxxxxxxx1234)
$[DV1.F7226.T3739.F7203]	BIC
$[DV1.F7226.T3739.F6608]	SEPA-Mandatsreferenz
$[DV12.F7275]	Gläubiger ID
$[DV1.F7226.T3739.F6617.T3647.F5874]	Straße
$[DV1.F7226.T3739.F6617.T3647.F5875]	Hausnummer
$[DV1.F7226.T3739.F6617.T3647.F6455]	Hausnummerzusatz
$[DV1.F7226.T3739.F6617.T3647.F5876]	PLZ
$[DV1.F7226.T3739.F6617.T3647.F5877]	Ort
$[DV1.F7226.T3739.F6617.T3647.F5873]	Adresszusatz
Positionen:
$[DV13.F7250.T3651.F5469]	Buchungsnummer
$[DV13.F7250.T3651.F5471]	Datum
$[DV13.F7250.T3651.F5472]	Buchungstext
$[DV13.F7250.T3651.F5473]	Betrag
$[DV13.F7250.T3651.F5474.T3753.F6787]	Kontonummer
$[DV13.F7250.T3651.F5474.T3753.F6788]	Bezeichnung
$[DV13.F7250.T3651.F5480]	Belegnummer

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12.19 - Stammdatendruck

(gültig für Infomaske, E-Mail-Vorlagen, Office4MIA und Jubiläums-/Geburtstagsschreiben mit Datenquelle “StammdatenDruck”)

Feldbezeichnung	Bedeutung
Daten der ausgewählten Person/Mitgliedschaft
$[DV1A.F5510]	Person ID
$[DV1A.F5509.T3649.F5445]	Mitgliedschaftsnummer
$[DV1.F5406_2]	Adressblock
$[DV1.F5432]	Firmenname
$[DV1.F5414.T3684.F5913]	Anrede
$[DV1.F5414.T3684.F11531]	Briefanrede
$[DV1.F5409]	Titel
$[DV1.F5407]	Name
$[DV1.F5408]	Vorname
$[DV1.F5412]	Geburtsdatum
$[DV1.F5412_1]	Geburtstag des aktuellen Jahres (für Geburtstagsschreiben)
$[DV1.F5874]	Straße
$[DV1.F5875]	Hausnummer
$[DV1.F6455]	Hausnummerzusatz
$[DV1.F5873]	Adresszusatz
$[DV1.F5876]	PLZ
$[DV1.F5877]	Ort
$[DV1.F5878.T3689.F5962]	Staat
$[DV1.F5406_2]	Postanschrift
$[DV1.F5423]	Telefonnummer privat
$[DV1.F6013]	Faxnummer
$[DV1.F6012]	Telefonnummer dienstlich
$[DV1.F6014]	Telefonnummer mobil
$[DV1.F5422]	E-Mail-Adresse
$[DV1.F5434]	Memo
$[DV1A.F5509.T3649.F5842]	Art der Mitgliedschaft
$[DV1A.F5509.T3649.F5446]	Anfangsdatum
$[DV1A.F5509.T3649.F5447]	Enddatum
$[DV1A.F5509.T3649.F5451]	Gekündigt am
$[DV1A.F5886]	Rolle
$[DV1A1.F10785]	Versicherungsbeginn
$[DV1A1.F10786]	Versicherungsende
$[DV1A1.F10787]	Letzte Meldung
$[DV1A1.F10795.T4063.F10790]	Versicherungsstatus
$[DV1A1.F10796.T4064.F10793]	Name der Versicherung
$[DV1C.F6608]	Mandatsreferenznummer des aktuellen Mandats
$[DV1C.F7202]	IBAN des aktuellen Mandats
$[DV1C.F7202_1]	Maskierte IBAN des aktuellen Mandats (z.B. DE42 XXXX XXXX XXXX XX08 15)
$[DV1C.F7203]	BIC des aktuellen Mandats
$[DV1A.F5509.T3649.F5456]	Virtuelle Kontonummer
$[DV1A1.F10798]	Bemerkung
$[DV16.F6017.T3647.F5414.T3684.F5913] (gültig ab Version 5.1.4)	Anrede Stammberater der ausgewählten Person
$[DV16.F6017.T3647.F5409]	Titel Stammberater der ausgewählten Person
$[DV16.F6017.T3647.F5407]	Name Stammberater der ausgewählten Person
$[DV16.F6017.T3647.F5408]	Vorname Stammberater der ausgewählten Person
$[DV16.F6017.T3678.F6074]	Kürzel Stammberater der ausgewählten Person
$[DV16.F6017.T3647.F6242_1]	Stammberater (Name, Vorname)
$[DV16.F6018.T3699.F6028]	Stammort
$[DV112.F5414.T3684.F5913]	Anrede Berater zum Mietobjekt
$[DV112.F5409]	Titel Berater des Mietobjekts
$[DV112.F5407]	Name Berater des Mietobjekts
$[DV112.F5408]	Vorname Berater des Mietobjekts
$[DV11.F5673.T3648.F11710_1]	Berater zum Mietobjekt
$[TODAY]	Tagesdatum
$[DV1.F5433]	Schutz der Personendaten gewünscht (es wird 0 nein oder 1 für ja ausgegeben) mit $[DV1.F5433.IsFalse] $[DV.beliebige Textmarke aus Datenquelle Stammdatendruck] $[/DV1.F5433.IsFalse] (ist der Wert 1, wird der Text nicht ausgegeben) oder $[DV1.F5433.IsTrue] $[DV.beliebige Textmarke aus Datenquelle Stammdatendruck] $[/DV1.F5433.IsTrue] (ist der Wert 1, wird der Text ausgegeben) können bedingt beliebige Textmarken ausgegeben werden.
Zugeordnete Personen
$[DV12.F5510.T3647.F5407]	Name
$[DV12.F5510.T3647.F5408]	Vorname
$[DV12.F5510.T3647.F5409]	Titel
$[DV12.F5510.T3647.F5414.T3684.F5913]	Anrede
$[DV12.F5510.T3647.F5414.T3684.F11531]	Briefanrede
$[DV12.F5510.T3647.F5412]	Geburtsdatum
$[DV12.F5886.T3683.F5904]	Rolle
$[DV12.F5484_1]	Personenanzahl
Daten zur Hauptmitgliedschaft
$[DV13.F5445]	Mitgliedschaftsnummer
$[DV13.F5446]	Eintrittsdatum
$[DV13.F6640.T3700.F6034]	Eintrittsgrund
$[DV13.F5447]	Austrittsdatum
$[DV1A.F5509.T3649.F5451]	gekündigt am (der ausgew. Person)
$[DV13.F6641.T3732.F6514]	Austrittsgrund
$[DV13.F5452]	Aktenzeichen
$[DV13.F6017.T3647.F5414.T3684.F5913] (gültig ab Version 5.1.4)	Anrede Stammberater der Hauptmitgliedschaft
$[DV13.F6017.T3647.F5409]	Titel Stammberater der Hauptmitgliedschaft
$[DV13.F6017.T3647.F5407]	Name Stammberater der Hauptmitgliedschaft
$[DV13.F6017.T3647.F5408]	Vorname Stammberater der Hauptmitgliedschaft
$[DV13.F6017.T3678.F6074]	Kürzel Stammberater der Hauptmitgliedschaft
$[DV13.F6017.T3647.F6242]	Stammberater (Titel Name, Vorname)
$[DV13.F5842.T3686.F5929]	Mitgliedschaftsart
$[DV13.F5464]	Memo
$[DV137.F6608]	Mandatsreferenznummer
$[DV137.F7202]	IBAN
$[DV137.F7202_1]	IBAN maskiert
$[DV137.F7203]	BIC
Mietobjekt (Private Erstwohnung) der Hauptmitgliedschaft
$[DV11.F5673.T3648.F5781]	Straße
$[DV11.F5673.T3648.F5780]	Adresszusatz
$[DV11.F5673.T3648.F5872]	Hausnummer
$[DV11.F5673.T3648.F6456]	Hausnummernzusatz
$[DV11.F5673.T3648.F5782]	Postleitzahl
$[DV11.F5673.T3648.F5783]	Ort
$[DV11.F5673.T3648.F10769]	Objektnummer
$[DV111.F10804]	Rechtschutzversicherung von
$[DV111.F10805]	Rechtschutzversicherung bis
$[DV111.F10808.T4064.F10793]	Versicherung
Daten des Vermieters der privaten Erstwohnung
$[DV11.F5673.T3648.F5861.T3647.F5407]	Name
$[DV11.F5673.T3648.F5861.T3647.F5408]	Vorname
$[DV11.F5673.T3648.F5861.T3647.F5432]	Firma
$[DV11.F5673.T3648.F5861.T3647.F6013]	Faxnummer
$[DV11.F5673.T3648.F5861.T3647.F5422]	E-Mail-Adresse
Beratungsdaten der Hauptmitgliedschaft
$[DV14.F5949]	Letzte Beratung
$[DV14.F6095.T3647.F6242_1]	Letzter Berater
$[DV17.F5948]	Anzahl Beratungen
$[DV15.F6050]	Letztes Schreiben
$[DV15.F6049]	Schriftsätze
Kontodaten der Hauptmitgliedschaft
$[DV133.F5751_1]	Aktuelle Beitragsklasse
$[DV134.F5723.T3671.F5725]	Zahlungsart
$[DV134.F5444_1.T3651.F5473]	Saldo
$[DV134.F5459.T3702.F6063]	Mahnstufe
$[DV134.F5460]	Mahnsperre
$[DV134.F5458]	Mahnung vom
$[DV13.F5456]	Virtuelle Kontonummer
Termine zur Hauptmitgliedschaft
$[DV19.F6250]	Datum
$[DV19.F6158]	Kurztitel
$[DV19.F6252]	wahrgenommen
Modul Bauanteile
$[DV1B.F12933]	Anzahl gezeichnete Anteile
$[DV1B.F12934]	Wert gezeichnete Anteile
$[DV1B.F12935]	Summe Soll
$[DV1B.F12936]	Summe Haben
$[DV1B.F12937]	Saldo
$[DV1B.F12943]	nur Bauanteile verzinsen
$[DV1B.F12972]	Zinssatz
$[DV1B.F12974]	Zahlungsziel
$[DV1D.F12886]	Auszahlungsdatum
Fall-Daten gültig ab Version 5.2 und nur in Reg. Fälle und Office4MIA, wenn Fall ausgewählt wurde!
$[DV135.F13046]	Fall-Nummer
$[DV135.F13047]	Datum
$[DV135.F13049]	Bezeichnung
$[DV135.F13121]	Bemerkung
$[DV135.F13135]	Ersparnis
$[DV135.F13050.T4255.F13113]	Status
$[DV135.F13051.T3706.F6114]	Beratungsthema
$[DV135.F13048.T3647.F6242]	Berater
$[DV135.F13053.T3648.F6675]	zugeordnetes Mietobjekt
Daten zum Mitarbeiter (angemeldeter Benutzer)
$[DV1E.F5819.T3647.F5407] ab Version 5.2.1: $[DV1E.F5638.T3647.F5407]	Name
$[DV1E.F5819.T3647.F5408] ab Version 5.2.1: $[DV1E.F5638.T3647.F5408]	Vorname
$[DV1E.F5819.T3647.F5414.T3684.F5913] ab Version 5.2.1: $[DV1E.F5638.T3647.F5414.T3684.F5913]	Anrede
$[DV1E.F5819.T3647.F5409] ab Version 5.2.1: $[DV1E.F5638.T3647.F5409]	Titel
$[DV1E.F6074] ab Version 5.2.1: $[DV1E.F5638_1.T3678.F6074]	Mitarbeiterkürzel

12.20 - Terminlisten

Terminliste nach Berater

Die folgenden Textmarken können verwendet werden, wenn als Datenquelle “TerminlisteBeraterDruck” zur Dokumentvorlage ausgewählt wird:

Feldbezeichnung	Bedeutung
$[DV1.F5825_1]	Datum von (gewählter Filter aus Recherche)
$[DV1.F5825_2]	Datum bis (gewählter Filter aus Recherche)
$[DV11.F6159_1]	Zeit von (gewählter Filter aus Recherche)
$[DV11.F6160_1]	Zeit bis (gewählter Filter aus Recherche)
$[DV11.F6161.T3699.F6028]	Beratungsort
$[DV11.F6164.T3711.F6187]	Beratungsart
$[DV11.F6159]	Anfangszeit
$[DV11.F6160]	Endzeit
$[DV1.F5819.T3647.F5407]	Berater Name
$[DV1.F5819.T3647.F5408]	Berater Vorname
$[DV1.F6074]	Berater Kürzel
$[DV11.F6287.T3750.F6766]	Mitgliedsnummer
$[DV11.F7698.T3706.F6114]	Beratungsthema
$[DV11.F6158]	Kurztitel
$[DV11.F6250]	Datum d. Beratung
$[DV11.F6163]	Notiz
Daten des Mitgliedes
$[DV11.F6287.T3647.F5432]	Firmenname
$[DV11.F6287.T3647.F5407]	Name
$[DV11.F6287.T3647.F5408]	Vorname
$[DV11.F6287.T3647.F5409]	Titel
$[DV11.F6287.T3647.F5414.T3684.F5913]	Anrede
$[DV11.F6287.T3750.F6765]	Rolle
$[DV11.F6287.T3750.F6745.T3649.F6640.T3700.F6034]	Aufnahmegrund
$[DV11.F6287.T3647.F5422]	E-Mail-Adresse
$[DV11.F6287.T3647.F5423]	Telefonnummer privat
$[DV11.F6287.T3647.F6012]	Telefonnummer dienstlich
$[DV11.F6287.T3647.F6014]	Mobilfunknummer
$[DV11.F6287.T3647.F5873]	Adresszusatz
$[DV11.F6287.T3647.F5874]	Straße
$[DV11.F6287.T3647.F5875]	Hausnummer
$[DV11.F6287.T3647.F6455]	Hausnummerzusatz
$[DV11.F6287.T3647.F5876]	PLZ
$[DV11.F6287.T3647.F5877]	Ort
$[DV11.F6287.T3647.F6244]	Adresse ungültig (0/1)
$[DV11.F6287.T3750.F6745.T3649.F5452]	Aktenzeichen
$[DV11.F6287.T3750.F6745_1]	Saldo Mitglied
$[DV11.F6287.T3750.F6745.T3649.F6017.T3678.F5819.T3647.F5407]	Stammberater Name
$[DV11.F6287.T3750.F6745.T3649.F6017.T3678.F6074]	Stammberater Kürzel
$[DV11.F6287.T3647.F6043_1]	AboMZ Ja/Nein

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Terminliste nach Standort

Die folgenden Textmarken können verwendet werden, wenn als Datenquelle “TerminlisteStandortDruck” zur Dokumentvorlage ausgewählt wird:

Feldbezeichnung	Bedeutung
$[DV11.F6250_1]	Datum von (gewählter Filter aus Recherche)
$[DV11.F6250_2]	Datum bis (gewählter Filter aus Recherche)
$[DV11.F6159_1]	Zeit von (gewählter Filter aus Recherche)
$[DV11.F6160_1]	Zeit bis (gewählter Filter aus Recherche)
$[DV1.F6161.T3699.F6028]	Beratungsort
$[DV11.F6164.T3711.F6187]	Beratungsart
$[DV11.F6159]	Anfangszeit
$[DV11.F6160]	Endzeit
$[DV11.F6152.T3647.F5407]	Berater Name
$[DV11.F6152.T3647.F5408]	Berater Vorname
$[DV11.F6152.T3678.F6074]	Berater Kürzel
$[DV11.F6287.T3750.F6766]	Mitgliedsnummer
$[DV11.F7698.T3706.F6114]	Beratungsthema
$[DV11.F6158]	Kurztitel
$[DV11.F6250]	Datum d. Beratung
$[DV11.F6163]	Notiz
Daten des Mitgliedes
$[DV11.F6287.T3647.F5432]	Firmenname
$[DV11.F6287.T3647.F5407]	Name
$[DV11.F6287.T3647.F5408]	Vorname
$[DV11.F6287.T3647.F5409]	Titel
$[DV11.F6287.T3750.F6765]	Rolle
$[DV11.F6287.T3750.F6745.T3649.F6640.T3700.F6034]	Aufnahmegrund
$[DV11.F6287.T3647.F5414.T3684.F5913]	Anrede
$[DV11.F6287.T3647.F5422]	E-Mail-Adresse
$[DV11.F6287.T3647.F5423]	Telefonnummer privat
$[DV11.F6287.T3647.F6012]	Telefonnummer dienstlich
$[DV11.F6287.T3647.F6014]	Mobilfunknummer
$[DV11.F6287.T3647.F5873]	Adresszusatz
$[DV11.F6287.T3647.F5874]	Straße
$[DV11.F6287.T3647.F5875]	Hausnummer
$[DV11.F6287.T3647.F6455]	Hausnummerzusatz
$[DV11.F6287.T3647.F5876]	PLZ
$[DV11.F6287.T3647.F5877]	Ort
$[DV11.F6287.T3647.F6244]	Adresse ungültig (0/1)
$[DV11.F6287.T3750.F6745.T3649.F5452]	Aktenzeichen
$[DV11.F6287.T3750.F6745_1]	Saldo Mitglied
$[DV11.F6287.T3750.F6745.T3649.F6017.T3678.F5819.T3647.F5407]	Stammberater Name
$[DV11.F6287.T3750.F6745.T3649.F6017.T3678.F6074]	Stammberater Kürzel
$[DV11.F6287.T3647.F6043_1]	AboMZ Ja/Nein

📄 Musterschreiben im .odt-Format herunterladen

12.21 - Verlagsmeldung

Feldbezeichnung	Bedeutung
$[DV1.F11103]	Mitgliedsnummer
$[DV1.F11104]	Anrede
$[DV1.F11125]	Titel
$[DV1.F11105]	Firma
$[DV1.F11106]	Name1
$[DV1.F11107]	Name2
$[DV1.F11108]	Straße
$[DV1.F11109]	Hausnummer
$[DV1.F11110]	Hausnummerzusatz
$[DV1.F11111]	PLZ
$[DV1.F11112]	Ort
$[DV1.F11113]	Adresszusatz
$[DV1.F11232]	AboID
$[DV1.F11227]	Anzahl
$[DV1.F11228]	E-Mail
$[DV1.F11229]	Papier
$[DV1.F11230]	Online
$[DV1.F11233]	Selbstabholer

12.22 - Zahlungsjournal - Buchungsjournal

Ab Version 5.0.0 ist die Ausgabe des Buchungsjournals aus einer individuell gestalteten Vorlage nicht mehr möglich. Die Vorlage wurde durch einen einheitlichen Ecxel-Export mit allen vorhandenen Daten ersetzt.

Feldbezeichnung	Bedeutung
~~$[DV1.F7897_1]~~	~~Buchungsdatum von~~
~~$[DV1.F7897_2]~~	~~Buchungsdatum bis~~
~~$[DV1.F7896]~~	~~von Konto~~
~~$[DV1.F7897]~~	~~Buchungsdatum~~
~~$[DV1.F7892]~~	~~Betrag~~
~~$[DV1.F7895]~~	~~gebucht auf Konto~~
~~$[DV1.F7890.T3750.F6765]~~ ~~(gültig bis Version 3.1.0)~~	~~Rolle~~
~~$[DV1.F11574]~~ ~~(gültig ab Version 3.1.1)~~	~~Rolle~~
~~$[DV1.F7891.T3647.F6242_2]~~ ~~(gültig bis Version 3.1.0)~~	~~Name~~
~~$[DV1.F11580]~~ ~~(gültig ab Version 3.1.1)~~	~~Name~~
~~$[DV1.F7890.T3750.F6766]~~ ~~(gültig bis Version 3.1.0)~~	~~Mitgliedschaftsnummer~~
~~$[DV1.F11579]~~ ~~(gültig ab Version 3.1.1)~~	~~Mitgliedschaftsnummer~~
~~$[DV1.F7892_1]~~	~~Summe aller Buchungsbeträge~~
~~$[DV1.F7893]~~	~~Buchungstext~~
~~$[DV1.F7894]~~	~~Belegnummer~~

13 - Fragen & Antworten

Anleitung fehlerfreie Darstellung csv-Dateien Excel

Anleitung zur fehlerfreien Darstellung von csv-Dateien aus MIA mit Excel

Die in MIA erzeugte x.csv Datei Speichern! (nicht Öffnen)
EXCEL öffnen, neues Dokument, unter Register DATEN das ICON ‘Aus text’ klicken
“Getrennt” auswählen
Festlegen, ab welcher Zeile die Datei in die neue Tabelle eingefügt werden soll,

(die Zeile mit den Feldüberschriften miteinbeziehen!)
Häkchen setzen bei “Die Daten haben Überschriften”, “Weiter” klicken
Trennzeichen “Semikolon” Häkchen setzen, “Weiter” klicken
In der Datenvorschau horizontal scrollen auf die Spalte „PLZ“, Spalte auswählen und

“Text” anstelle von “Standard” wählen (für die Anzeige der 0 an der ersten Stelle der PLZ),

die Spalte “Hausnummer” auswählen und „Text“ anstelle von „Standard“ wählen,
“Fertigstellen” klicken

Jetzt ist die Darstellung der Zeichen in der Tabelle korrekt.

Browser-Update - Website blockiert Download

Browser-Update - unsichere Website blockiert Download von Dokumenten

Wenn nach einem Update des Browsers keine Dokumente mehr aus MIA heruntergeladen werden können bzw. der Download blockiert wird, kann MIA in den Einstellungen als vertrauenswürdige Seite eingestellt werden. Im Folgenden eine Anleitung am Beispiel von Google-Chrome:

Warum wird MIA als unsichere Webseite eingestuft?

Die Hersteller der Webbrowser haben in den letzten Monaten Sicherheitshinweise implementiert, um die Nutzer besser vor Gefahren zu schützen. Da MIA aktuell noch nicht mit dem https-Protokoll läuft, werden Downloads blockiert. Da MIA aber in einem nicht öffentlichen Netzwerk läuft, kann MIA als vertrauenswürdige Seite hinterlegt werden. Die Umstellung von MIA von http nach https ist derzeit in der Umsetzung.

Einrichtung des Dokumenteneingangs

Der Dokumenteneingang ist eine Schnittstelle zu Scannern, die eingelesene Dokumente in einem Netzwerkordner ablegen können. Diese Dokumente müssen im PDF-Format abgelegt werden.

Ideal sind lesbare PDF-Dateien, in denen der Text so gespeichert ist, dass man ihn markieren und kopieren kann. Diese Dokumente werden von der geplanten Volltextsuche mit durchsucht.

Der Netzwerkordner, in dem der Scanner die Dateien ablegt, muss so freigegeben werden, dass er in MIA eingebunden werden kann. Also genauso, wie der MIA-Datenordner. die Freigabedaten müssen uns mitgeteilt werden, damit wir sie in MIA entsprechend einbinden können.

Wenn das geschehen ist können die eingescannten Dokumente im Dokumenteingang in MIA den Mitgliedern zugeordnet werden.

Vereine, die MIA im Rechenzentrum der DES betreiben, können sich zur Einrichtung des Dokumenteingangs an die MIA-Hotline wenden.

Einrichtung von MIA-Online

Mit der neuen Online-Schnittstelle von MIA können eine Reihe von Diensten auf der Website des Vereins angeboten werden.
Damit können beispielsweise:

Interessenten:

online Mitgliedschaft beantragen

Mitglieder:

Termine buchen
Termine löschen
Beratungsanfragen stellen und ihre Dokumente hochladen
die Antworten der Berater einsehen
vom Verein bereitgestellte Dokumente herunterladen
Adressänderungen und neue Bankverbindungen melden
Mitgliedskonto einsehen
Kontaktdaten ändern
Zugangsdaten anfordern.

Hinweis

Vorteile
Die online ausgefüllten Mitgliedsanträge können direkt in MIA übernommen und dort bearbeitet werden.
Die über die Website hochgeladenen Dokumente bzw. die vom Mitglied gebuchten Termine werden direkt in MIA gespeichert.

Damit Interessenten und Mitglieder Ihres Vereines diese Funktionen der MIA-Online-Schnittstelle auf Ihrer Website nutzen können, müssen einige Einstellungen und Vorbereitungen vorab vom Verein bzgl. folgender Funktionen in MIA durchgeführt werden:

1. Anträge auf Mitgliedschaft

(Online-Mitgliedschaft)

Um Antragstellern die Kosten für die Mitgliedschaft im Antrag anzeigen zu können, müssen folgende Schritte vorgenommen werden:

in Administration unter Finanzen > BK-Gruppen mindestens eine Beitragsklassengruppe durch Setzen des Häkchens im Feld Online für den Online-Abruf freigeben (siehe Screenshot unten)

Hinweis
Wenn ein Verein Neumitgliedern die RSV optional anbietet, müssen zwei BK-Gruppen für den Online-Antrag freigegeben und die entsprechenden Preise eingetragen werden.

Achtung
Die BK-Gruppe, die den Mitgliedsbeitrag inkl. RSV enthält, muss zusätzlich durch Setzen des Häkchens im Feld RSV gekennzeichnet werden.
einmalige Aufnahmegebühr im Feld einmaliger Betrag in EUR eingeben (siehe Screenshot unten)
jährlich fälliger Beitrag im Feld jährlicher Betrag in EUR eingeben (siehe Screenshot unten)
Änderungen mit ‘speichern’ abschließen

Achtung

Es dürfen max. zwei BK-Gruppen für den Online-Antrag freigegeben werden.
Wenn im Online-Antrag keine Wahlmöglichkeit bzgl. der RSV angeboten wird (z. B. wenn entweder die RSV für alle obligatorisch ist, oder keine RSV angeboten wird) darf nur eine BK-Gruppe freigegeben werden und das Häkchen im Feld RSV muss aus technischen Gründen gesetzt werden.

2. Online-Buchung/Absage von Terminen

(nur für Mitglieder)

Mit der Online-Schnittstelle können Mitglieder auf der Website des Vereins bequem Termine buchen oder absagen. Damit diese Funktion genutzt werden kann, müssen:

Schritt 1: Terminvorschläge online anzeigbar machen

Möglichkeit: Einstellung über die Kalendervorlagen:

Termin per Klick auswählen (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt)
Häkchen im Feld Online buchbar setzen
mit ‘Speichern’ abschließen

FragenAntworten

Möglichkeit: Einstellung beim Einfügen einzelner Terminblöcke (Administration -> Beraterkalender -> Vorbereiten)

Daten des anzulegenden Terminblocks eingeben (Datum, Uhrzeit von/bis, Art, Ort, Dauer)
Häkchen im Feld “Online buchbar” setzen
mit ‘Speichern’ abschließen

FragenAntworten

Hinweis

Wenn die Kalendervorlagen geändert werden, müssen schon generierte Terminblöcke im Beraterkalender zunächst gelöscht und dann neu generiert werden.

Schon vergebene Termine werden damit nicht berührt.

Schritt 2: Beratungsarten freigeben

Hinweis

Da beim Buchen eines Termins über die Website von den Mitgliedern auch die Beratungsart gewählt werden kann (persönlich, telefonisch etc.), müssen die online auswählbaren Beratungsarten zunächst für die Schnittstelle freigegeben werden. Das geschieht in der Administration wie folgt:

Administration > Anwendung > Beratungsarten
gewünschte Beratungsart per Klick auswählen (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt)
Häkchen im Feld online auswählbar setzen
mit ‘Speichern’ abschließen

FragenAntworten

Achtung

Die Beratungsarten müssen auch dann für die Nutzung der Onineberatung freigegeben werden, wenn die Terminvergabe über die Website nicht genutzt werden soll.

Schritt 3: Systemeinstellungen anpassen

Die Anpassung der Systemeinstellungen erfolgt unter Administration > Systemeinstellungen > Module > MIA-Online

Wie viele Termine soll das Mitglied online buchen können?

Parameter OnlineTerminMaximum: Hier kann eingestellt werden, wie viele Termine ein Mitglied online buchen kann.

Hinweis

Vor- bzw. Standardeinstellung: 1 Termin

Ist die Vor- bzw. Standeinstellung hinterlegt, kann der nächste Termin vom Mitglied erst dann gebucht werden, wenn kein offener Termin in der Zukunft mehr vorhanden ist.
Parameter OnlineTerminAbsVorlauf: Hier kann eingestellt werden, wie viele Stunden ein Termin vor dessen Beginn noch abgesagt werden kann.
Parameter OnlineTermineVoraus: Hier kann festgelegt werden, in welchem Zeitraum ein Mitglied Termine buchen kann.

3. Dokumente übermitteln

(nur für Mitglieder)

Mit der Online-Schnittstelle für MIA können Dokumente kostengünstig und rechtssicher über die Website des Vereins an Mitglieder übermittelt werden. Dabei muss jedes Dokument für den Abruf freigegeben werden. Dies ist einzeln oder automatisch möglich.

Möglichkeit: Dokumente einzeln manuell freigeben:

Dokumente-Maske auswählen
gewünschtes Dokument in der Übersicht (links) auswählen (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt)
Button ‘Bearbeiten’ anklicken
Bearbeitungsfenster öffnet sich
Häkchen im Feld Online abrufbar setzen
mit ‘Speichern’ abschließen

FragenAntworten

Möglichkeit: Dokumente automatisch freigeben:

In der Administration kann einer bestimmten Vorlage, mit der ein Dokument erstellt wird, die Onlinefreigabe zugewiesen werden. So wird jedes Dokument, dass mit dieser Vorlage erstellt wird, automatisch online für das jeweilige Mitglied freigegeben.

Administration - Anwendung - Vorlagen
gewünschtes Dokument in der Übersicht (links) auswählen (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt)
auf der rechten Seite werden nun die Details zur ausgewählten Vorlage angezeigt
hier das Häkchen im Feld Online abrufbar setzen
mit ‘Speichern’ abschließen

FragenAntworten

Das passiert, wenn ein Dokument für den Online-Abruf freigegeben wurde:

Das Mitglied erhält automatisch eine Email mit der Information, dass ein neue Dokument bereitgestellt wurde.

Achtung
Die Vorlage für die Informations-Email (MIA-Online Neues Dokument) kann in der Administration unter Anwendung > Vorlagen an die Bedürfnisse jedes Vereines individuell angepasst werden.
Das Mitglied kann sich in seinem persönlichen Bereich einloggen.
Hier kann das Mitglied das bereitgestellte Dokument herunterladen.

Wie erkenne ich in MIA, dass ein Dokument online bereitgestellt wurde oder ob das Mitglied dieses abgerufen hat?

Anhand folgender Icons, die zusätzlich in der Dokumente-Maske angezeigt werden, kann schnell nachvollzogen werden, inwiefern ein Dokument online bereitgestellt bzw. abgerufen wurde:


	Das Dokument ist nicht zum Abruf über die Website freigegeben
	Das Dokument wurde freigegeben
	Das Dokument wurde vom Mitglied abgerufen
	Das Dokument ist als gelöscht markiert und in den Papierkorb verschoben

Mitglieder

Umzug - Änderung welcher Adressen?

Welche Adressen werden beim Umzug geändert?

Es wird die Wohnanschrift (Register Person) geändert und die Anschrift des Mietobjektes, wobei ein neues Mietobjekt angelegt wird.

Archivlauf - wer wird archiviert?

Aktuell werden nur ehemalige Mitglieder archiviert! Personen, die zu keiner Zeit eine Mitgliedschaft begründet hatten, werden nicht im Archivlauf berücksichtigt.

Werden archivierte Personen direkt gelöscht?

Nein, eine Archivierung wird in zwei Schritten durchgeführt. Im ersten Schritt werden alle relevanten Mitglieder mit einem Kennzeichen versehen, so dass diese sich zwar weiterhin in der Datenbank befinden, aber nur noch für Anwender mit einem gesonderten Recht sichtbar sind. Im zweiten Schritt werden die als archiviert gekennzeichneten Mitglieder, nach einem vom Verein festgelegten Zeitraum gelöscht.

Vorlage für Druck aus Infomaske?

Wie kann ich eine Vorlage für den Druck aus der Infomaske anlegen?

Rufen Sie ‘Administration / Anwendung / Vorlagen’ auf
Klicken Sie im Abschnitt odt-Vorlage auf ‘Neue Vorlage’ und füllen Sie die Felder oben aus

Im Feld ‘Bezeichnung’ tragen Sie eine Bezeichnung Ihrer Wahl ein. Der Teil in Klammern in meinem Beispiel dient nur der leichteren Verwaltung der Vorlagen.
Als Datenquelle können Sie LaufzettelDruck, StammdatenDruck oder AdressEtikett verwenden. Wählen Sie die Datenquelle, die die benötigten Platzhalter enthält. Die Liste der Platzhalter finden Sie hier.
Erstellen Sie eine Vorlage mit OpenOffice oder einer aktuellen Version von Microsoft Word, mit der odt-Dateien bearbeitet werden können. Wichtig ist dabei, dass Sie bei der Erstellung der Vorlage die Platzhalter für die gewählte Datenquelle nutzen.
Speichern Sie die Vorlage und laden Sie sie mit ‘Vorlage importieren’ in MIA hoch.
Klicken Sie auf ‘Speichern’

Wenn Sie nun in der Infomaske auf ‘Drucken’ klicken sehen Sie die neue Vorlage in der Auswahl

Wenn Sie eine neue Vorlage nicht gleich in der Auswahl sehen müssen Sie sich ab- (Logout) und wieder anmelden.

Einrichtung Grundkonfiguration MIA?

Wie richte ich die Grundkonfiguration von MIA ein?

Benutzer anlegen
Bei der Konvertierung werden alle Benutzer angelegt, die im Vorprogramm schon eingerichtet waren, die Namen bestehen meist aus Ziffern oder Buchstabenkürzeln. Die Namen können voll ausgeschrieben eingetragen werden, das ist besser lesbar. In einigen Vereinen werden auch Berater als Benutzer angelegt. In diese Fällen muss geklärt werden, ob die Berater die Anwendung selbst nutzen sollen oder ob sie nur angelegt werden, damit in der Verwaltung für sie Termine und Beratungen eingetragen werden können. Noch aktive Berater bekommen ein Häkchen in den Checkboxen Aktiv und Berater und einen Eintrag in Termindauer.
Bitte keine Benutzer löschen - es kann sein, dass sie z. B. Beratungen zugeordnet sind.
Benutzern Rollen zuordnen
Jeder Benutzer braucht mindestens eine Rolle mit ein paar Basisrechten, die in ‘Nutzer in Rolle’ zugeordnet wird. Hat ein Benutzer keine Rolle passiert das was man jetzt in Saarbrücken sehen kann - der Benutzer bekommt kein Menü angezeigt sondern nur eine Fehlermeldung.
Der MIA-Support kann Ihnen eine Liste von vorkonfigurierten Rollen einspielen wenn Sie das wünschen

Nach dem Einspielen der Datei gibt es eine Basisrolle. Sie enthält die minimal nötigen Rechte die ein Benutzer braucht um sich an MIA anmelden und ein paar grundlegende Funktionen nutzen zu können. Diese Rolle sollte jedem Anwender zugeordnet werden. Zusätzlich können dann weitere Rollen für Funktionen zugeordnet werden, die ein Anwender für seine Arbeit im Verein braucht.

Konten einrichten
Unter ‘Administration - Finanzen - Konten’ müssen die Finanzkonten eingerichtet werden, die der Verein braucht. Bei der Konvertierung werden schon diverse Konten angelegt, zusätzliche können in beliebiger Zahl angelegt werden.

Dabei kann man sich an zwei Anforderungen orientieren:

Für jede Umsatzsteuerklasse, die der Verein berücksichtigen muss, sollte ein Konto angelegt sein. Damit können die Zahlen für die USt-Erklärung über die Kontenblätter abgerufen werden.
Für Auswertungen, die die Vereinsleitung braucht sollten entsprechende Konten angelegt werden. Wenn z. B. die Frage beantwortet werden soll, wie viel an Schreibgebühren berechnet wurde, oder wie viel Bankgebühren für Rücklastschriften angefallen sind, kann man das ebenfalls über Buchungen auf entsprechende Konten und Auswertung über Kontenblätter ganz leicht raus bekommen.

Die Kontonummern legt jeder Verein selbst fest - für MIA sind die Nummern gleichgültig. Zu beachten ist aber, dass die Bezeichnung der Konten als Vorgabe in Buchungen im Buchungstext eingetragen wird. Da sollte also was gewählt werden, was nachher auch auf Mahnungen oder Rechnungen stehen soll/darf.

Zahlungspläne
Bei der Konvertierung werden Zahlungspläne angeleget, i. d. R. auch nur die, die in einem Verein wirklich gebraucht werden.
Jeder Verein braucht einen Zahlungsplan für jährliche und einen für eine einmalige (Aufnahmegebühr) Fälligkeit. Viele Vereine haben zusätzlich Mitglieder die halb- oder vierteljährlich zahlen.

Wenn Sie Probleme bei der Konfiguration der Zahlungspläne habt melden Sie sich bitte beim MIA-Support.

Beitragsklassen
Bei der Konvertierung werden die Beitragsklassen angelegt, die im alten Programm da waren oder sich aus Einstellungen im alten Programm ergeben. Zusätzlich muss eine BK für die Aufnahmegebühr und ev. benötigte andere regelmäßige Zahlungen angelegt werden.
Zu jeder BK muss ein existierendes (s. 3.) Finanzkonto (Forderungskonto) und ein Zahlungsplan eingetragen werden!
Ev. müssen Sie sich ab- und wieder anmelden, damit Ihr die neuen oder geänderten Zahlungspläne angezeigt bekommt.
Beitragsklassengruppen (BK-Gruppen)
BK-Gruppen steuern bei der Mitgliedserfassung die Zuordnung von Beitragsklassen für das neue Mitglied und die Sollbuchungen dazu im Mitgliedskonto. Sprecht bitte mit den Vereinen ab, welche BK-Gruppen gebraucht werden und welche davon die Standardgruppe sein soll. Die wird bei der Mitgliedserfassung dann automatisch vorgegeben und sorgt dafür, dass kein Mitglied ohne BK angelegt wird.
Die Namen der BK-Gruppen sollten so gewählt werden, dass die Benutzer sie leicht wieder erkennen und sie aussagen, was sich dahinter verbirgt: Z. B. ‘1 - LS-Zahler mit RSV’
Systemeinstellungen
Folgende Parameter müssen eingestellt bzw. kontrolliert werden:

gRechnungsMin - Erklärung in der Maske (Beschreibung). Wichtig: Vor den Betrag muss ein - gesetzt werden (falls der Betrag nicht 0 ist) und ein Dezimalpunkt statt Komma gesetzt werden
LastschriftMin - Erklärung in der Maske (Beschreibung). Wichtig: Vor den Betrag muss ein - gesetzt werden (falls der Betrag nicht 0 ist) und ein Dezimalpunkt statt Komma gesetzt werden
gMIDmin und gMIDmax steuern die Vergabe der Mitgliedsnummern. Wenn die z. B. zwischen 45321 und 60000 vergeben werden sollen müssen diese beiden Werte eingetragen werden.
gKontoBar - Nummer des Kassenkontos. Wichtig für Sofortzahlung bei der Mitgliedserfassung!
gKontoBank - Nummer des Bankkontos. Wichtig z. B. bei Lastschriften
KontoRLS - Konto auf das Rücklastschriften bei der Verarbeitung über die camt.054-Schnittstelle gebucht werden
RLSBuchText - Da wird i. d. R. ‘Rücklastschrift’ eingetragen
LSBuchText - Da wird i. d. R. ‘Lastschrift’ eingetragen
KontoRLSGebBank - Konto auf das bei der Verarbeitung über die camt.054-Schnittstelle die Gebühren ins Mitgliedskonto gebucht werden
KontoRLSGebVerein - Konto auf das bei der Verarbeitung über die camt.054-Schnittstelle die Gebühren ins Mitgliedskonto gebucht werden , die der Verein zusätzlich für Rücklastschriften berechnet
RLSGebVerein - Rücklastschriftgebühr die der Verein zusätzlich für Rücklastschriften berechnet (nur bei Verarbeitung über die camt-Schnittstelle)
RLSBuchTextGebBank - Buchungstext der bei der Buchung von Rücklastgebühren ins Mitgliedskonto eingetragen wird.
RLSBuchOhneGebTraeger - Steuert, ob bei der Verarbeitung von Rücklastschriften Bankgebühren auch bei fehlenden Kennzeichen in der camt-Datei verbucht werden.

In den Stammdaten des Vereins (Maske Systemeinstellungen unten) müssen mindestens die Vereinsnummer, BIC, IBAN und Gläubiger-ID eingetragen werden.

8 - Fertig
Der Anwender sollte sich nun mal ab- und wieder anmelden und kann nun arbeiten und Mitglieder erfassen.
Um die Einrichtung komplett abzuschließen müssen noch interne und ggf. Word4MIA-Vorlagen angepasst und ev. eingerichtet werden.

14 - Zusatzmodule

Hier finden Sie alle Seiten zu Zusatzmodule…

Anzeige eingehende Telefonate

Mit diesem Modul können die Daten eingehender Anrufer in MIA angezeigt werden, wenn die Nummer des Anrufers in MIA gespeichert ist. Für jeden Mitarbeiter des Vereins können beliebig viele Nebenstellennummern konfiguriert werden, so dass die Funktion auch dann nutzbar ist, wenn der Arbeitsplatz gewechselt wird.

Am rechten oberen Rand des Programmfensters gibt es einen neuen Anzeigebereich mit einem Telefonsymbol.

Wenn das Modul freigeschaltet und mit Ihrer Telefonanlage verbunden ist, wird in diesem Bereich die Rufnummer und die Daten eines Anrufers angezeigt, wenn die Rufnummer des Anrufers in den Mitgliedsdaten vorhanden ist.

Dieses Modul ist mit folgenden Telefonanlagen einsetzbar:

Asterisk / Elastix
OverSIP
Kamailio
OfficeSIP
reSIProcate and repro
Frafos ABC SBC
TekSIP

Hinweis

Entwicklung und Test wurden mit Asterisk / Elastix durchgeführt. Die anderen aufgeführten Anlagen sind lt. Herstellerangaben kompatibel, konnten aber nicht getestet werden. Support bzw. Unterstützung bei der Einrichtung können wir nur für Asterisk / Elastix anbieten.

Die Voraussetzung für den Einsatz ist eine Netzwerktechnische Verbindung zwischen der Telefonanlage und MIA. Wenn wir MIA und die Telefonanlage für Sie im Rechenzentrum betreiben ist dies gewährleistet. Wenn wir nur die Telefonanlage für Sie betreiben und MIA im Vereinsnetz betrieben wird kann die Verbindung ebenfalls hergestellt werden, sofern Firewalls oder besondere Netzwerkkonfiguration dies zulässt. In allen anderen Fällen muss die Installationsmöglichkeit durch unsere Techniker geprüft werden.

Kosten


Gruppe	Mietervereine bis	Installation (einmalig)	monatlich
1	500	150,00 €	3,00 €
2	1.500	200,00 €	9,00 €
3	2.500	250,00 €	12,00 €
4	3.000	250,00 €	15,00 €
5	4.000	250,00 €	16,00 €
6	5.000	300,00 €	18,00 €
7	6.000	350,00 €	20,00 €
8	7.500	350,00 €	22,50 €
9	10.000	400,00 €	28,00 €
10	15.000	400,00 €	30,00 €
11	20.000	450,00 €	40,00 €
12	30.000	500,00 €	60,00 €
13	50.000	600,00 €	100,00 €
14	80.000	650,00 €	130,00 €

Die angegebenen Installationskosten gelten, wenn MIA und die Telefonanlage in einem Rechenzentrum der DES betrieben werden. In allen anderen Installationsvarianten wird die Installation und Einrichtung nach Aufwand berechnet.

Hinweis

Wenn Sie MIA und / oder Ihre Telefonanlage nicht durch die DES betreiben lassen, können Sie bei der DES nur die Einrichtung dieses Moduls beauftragen. In diesen Fällen müssen Sie zusätzlich die für Ihr lokales Netzwerk und die Telefonanlage zuständigen Dienstleister beauftragen.

Alle Preise sind Nettopreise, hinzu kommt die ges. MwSt.

Die Mindestlaufzeit des Vertrages ist 36 Monate.

Ausschluss von Mitgliedern

Dieses Modul unterstützt Sie beim ausschließen von Mitgliedern, die mit ihren Beitragszahlungen im Rückstand sind.

Die Kriterien, nach denen die auszuschließenden Mitglieder selektiert werden, werden einmalig in der Systemeinstellung festgelegt. Im Beispiel sollen alle Mitglieder ausgewählt werden, die mit mindestens 100€ im Rückstand sind und Mahnstufe 2 haben. Die Mitgliedschaften sollen zum 20.12. beendet werden. In den Systemeinstellungen wird außerdem festgelegt, mit welchem Kennzeichen die beendeten Mitgliedschaften versehen werden, um sie über die erweiterte Suche jederzeit selektieren zu können. Weiterhin wird der einzutragende Kündigungsgrund gewählt.

Die Mitglieder werden danach in der Tabelle angezeigt und Sie können die Auswahl bei Bedarf korrigieren

Alle gewählten Mitgliedschaften werden nach dem Start der Funktion beendet und mit den gewählten Kennzeichen und Ausschlussgründen versehen. Außerdem wird für jedes ausgeschlossene Mitglied ein Schreiben erstellt. Die Druckvorlage können Sie wie gewohnt in der Vorlagenverwaltung an Ihre Anforderungen anpassen.

Kosten


Gruppe	Mietervereine bis	monatlich
1	500	3,00 €
2	1.500	9,00 €
3	2.500	12,00 €
4	3.000	15,00 €
5	4.000	16,00 €
6	5.000	18,00 €
7	6.000	20,00 €
8	7.500	22,50 €
9	10.000	28,00 €
10	15.000	30,00 €
11	20.000	40,00 €
12	30.000	60,00 €
13	50.000	100,00 €
14	80.000	130,00 €

Alle Preise sind Nettopreise, hinzu kommt die ges. MwSt.

Die Mindestlaufzeit des Vertrages ist 36 Monate.

Gerichtliches Mahnverfahren

Das Modul ist in das Mahnsystem integriert und schlägt die Mitglieder vor, die die letzte Mahnstufe erreicht haben. Die Forderungen werden entsprechend Ihren Vorgaben (konfigurierbar) zusammengestellt und man kann z. B. noch manuell eingreifen und Forderungen vom Antrag nehmen. Das Ergebnis ist eine Datei, die Sie über das EGVP (Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach) beim zuständigen Mahngericht einreichen können.

Kosten

Gruppe	Mietervereine bis	monatlich
1	500	7,50 €
2	1.500	22,50 €
3	2.500	30,00 €
4	3.000	37,50 €
5	4.000	40,00 €
6	5.000	45,00 €
7	6.000	50,00 €
8	7.500	57,00 €
9	10.000	70,00 €
10	15.000	75,00 €
11	20.000	100,00 €
12	30.000	150,00 €
13	50.000	250,00 €
14	80.000	325,00 €

Die Mindestnutzungsdauer bei monatlicher Zahlung ist 36 Monate, die Zahlung erfolgt per Lastschrifteinzug.

Alle Preise sind Nettopreise, hinzu kommt die ges. MwSt.

Inkasso

Das Modul Inkasso beinhaltet folgende Funktionen

Ermittlung säumiger Mitgliedschaften
verschiedene Filtermöglichkeiten
Export des Ergebnisses im Format .csv
Markierung der exportierten Mitglieder mit individuellem Kennzeichner und/oder der Checkbox “Mahnverfahren”

Kosten

Die monatliche Gebühr beträgt 20,00 Euro Netto.

Mail4MIA

Mit diesem Modul kann die komplette E-Mailkommunikation in MIA integriert werden. Eingehende Mails werden automatisch dem jeweiligen Mitglied zugeordnet, oder können manuell zugeordnet werden. Der zuständige Berater - oder eine Gruppe von Beratern - wird automatisch über eingegangene E-Mails informiert, wenn diese an ein zentrales Postfach geschickt wurden (z. B. rechtsberatung@mieterverein.de). Ausgehende E-Mails können in MIA verfasst werden, und werden ebenfalls automatisch in die elektronische Akte des Mitgliedes eingeordnet.

Ein weiterer Vorteil ist, dass für die Mitgliederkommunikation kein weiteres E-Mail-Programm benötigt wird. In Kombination mit dem Office-Modul muss auf dem Standardarbeitsplatz-PC keine weitere Software (außer ev. Diktiersoftware) installiert werden und es werden keine Dateien außerhalb von MIA gespeichert.

Nähere Informationen zur Einrichtung und Bedienung finden Sie unter den folgenden Links:

E-Mails
E-Mail-Eingang
Einrichtung Mail4MIA

Kosten

Gruppe	Mietervereine bis	monatlich
1	500	5,00 €
2	1.500	15,00 €
3	2.500	25,00 €
4	3.000	30,00 €
5	4.000	40,00 €
6	5.000	50,00 €
7	6.000	60,00 €
8	7.500	75,00 €
9	10.000	100,00 €
10	15.000	150,00 €
11	20.000	200,00 €
12	30.000	300,00 €
13	50.000	500,00 €
14	80.000	650,00 €
15	90.000	700,00 €
16	100.000	750,00 €
17	110.000	800,00 €
18	120.000	850,00 €
19	130.000	900,00 €
20	140.000	950,00 €
21	150.000	1.000,00 €
22	160.000	1.050,00 €

Für die Installation werden einmalig 350€ berechnet.

Preise gültig ab dem 01.01.2025

Die Mindestnutzungsdauer bei monatlicher Zahlung ist 24 Monate, die Zahlung erfolgt per Lastschrifteinzug.

Office-Modul für MIA

Mit diesem Modul können Textdateien direkt in MIA erstellt und bearbeitet werden. Die Dateien werden direkt beim Mitglied abgelegt, können kategorisiert und mit Mietobjekten und/oder Beratungen verknüpft werden. Dazu können eigene Vorlagen in beliebiger Zahl mit OpenOffice (oder LibreOffice) selbst erstellt und angepasst werden.

Zusatzmodule

Durch den Einsatz dieses Moduls entfällt die Notwendigkeit, für jeden Arbeitsplatz Lizenzen, z. B. für MS-Office, zu erwerben. Außerdem werden bei der Bearbeitung der Dokumente keine Daten auf den Arbeitsplatzrechnern abgelegt und auch keine Makros mit ev. enthaltenem Schadcode ausgeführt, was den Aufwand für Datenschutzmaßnahmen vermindert.

Wenn MIA im Rechenzentrum betrieben wird, kann das Modul einfach durch uns freigeschaltet und konfiguriert werden. Es fallen keine weiteren Kosten für eine Lizenz an. Vereine, die MIA auf einem eigenen Server betreiben, können ebenfalls das OnlyOffice im Rechenzentrum nutzen oder bei sich eine eigene Instanz aufsetzen. Dazu muss eine Lizenz für das OnlyOffice beschafft und das Programm in einer virtuellen Maschine oder einem Docker Container installiert werden.

Kosten

Gruppe	Mietervereine bis	monatlich
1	500	10,00 €
2	1.500	15,00 €
3	2.500	25,00 €
4	3.000	30,00 €
5	4.000	35,00 €
6	5.000	40,00 €
7	6.000	45,00 €
8	7.500	50,00 €
9	10.000	70,00 €
10	15.000	100,00 €
11	20.000	150,00 €
12	30.000	175,00 €
13	50.000	200,00 €
14	80.000	400,00 €
15	90.000	450,00 €
16	100.000	500,00 €
17	110.000	550,00 €
18	120.000	600,00 €
19	130.000	650,00 €
20	140.000	700,00 €
21	150.000	750,00 €
22	160.000	800,00 €

Für Vereine, die MIA in unserem Rechenzentrum betreiben lassen, wird die Installation einmalig mit 250 € berechnet. Beim Betrieb auf anderen Servern wird die Installation nach Aufwand mit 100€ pro Stunde berechnet.

Die Mindestnutzungsdauer bei monatlicher Zahlung ist 24 Monate, die Zahlung erfolgt per Lastschrifteinzug.

Online-Funktion

Mit dem MIA-Online-Modul können Sie den Mitgliedern verschiedene Funktionen über die Website Ihres Vereins anbieten. Folgende Funktionen stehen derzeit zur Verfügung:

Mitgliedschaft beantragen

Zugangsdaten beantragen (für bestehende Mitglieder)

Termin vereinbaren (mit Bestätigungs-E-Mail)
Termin absagen (mit Bestätigungs-E-Mail)
Termine anzeigen
Onlineberatungen anlegen, Dokumente hochladen, Antworten der Berater abrufen
Ändern der Wohnanschrift (Umzug)
AboMZ Versandanschrift ändern
Neue Bankverbindung melden und eintragen
Mitgliedskonto anzeigen
Saldo des Mitgliedskontos anzeigen
Freigegebene Dokumente anzeigen und herunterladen
Anzeige persönlicher Daten (zur Kontrolle, damit Änderungen mitgeteilt werden können)
Ändern der Rechnungs- und Mahnungsanschrift
Passwort ändern

Welche dieser Funktionen auf der Website verfügbar sind entscheiden Sie bei der Gestaltung Ihrer Website.

Hinweis

Sie müssen keine weiteren technischen Maßnahmen zur Verbindung von MIA und Ihrer Website und zur Absicherung dieser Verbindung treffen. Der Dtenaustausch zwischen MIA und Ihrer Website erfolgt über einen zentralen Kommunikationssyserver und das gesicherte MIA-Verwaltungsnetz.

Kosten

Für das Modul wird ein einmaliger Preis für die Einrichtung, sowie eine monatliche Nutzungsgebühr abhängig von der Mitgliederanzahl berechnet.

Gruppe	Mietervereine bis	monatlich
1	500	5,00 €
2	1.500	15,00 €
3	2.500	25,00 €
4	3.000	30,00 €
5	4.000	40,00 €
6	5.000	50,00 €
7	6.000	60,00 €
8	7.500	75,00 €
9	10.000	100,00 €
10	15.000	150,00 €
11	20.000	200,00 €
12	30.000	300,00 €
13	50.000	500,00 €
14	80.000	650,00 €
15	90.000	700,00 €
16	100.000	750,00 €
17	110.000	800,00 €
18	120.000	850,00 €
19	130.000	900,00 €
20	140.000	950,00 €
21	150.000	1.000,00 €
22	160.000	1.050,00 €

Die Installation wird einmalig mit 350€ berechnet.

Die Mindestnutzungsdauer bei monatlicher Zahlung ist 24 Monate, die Zahlung erfolgt per Lastschrifteinzug.

Hinweis

Die angegebenen Installationskosten gelten für Vereine, die Ihre Websites von der DES betreiben lassen und die keine individuellen Anpassungen des Online-Moduls wünschen.
Vereinen, die Ihre Websites selbst betreuen, oder sie von anderen Firmen betreuen lassen, stellen wir das Modul zur Einbindung der Online-Funktionen ohne Aufpreis zur Verfügung. Anpassungen dieses Moduls sind möglich und werden nach Aufwand berechnet.
Sie können die Funktionen natürlich auch selbst entwickeln lassen, wir stellen dazu gerne die Spezifikationen zur Verfügung.

Alle Preise sind Nettopreise, hinzu kommt die ges. MwSt.

PDF4MIA

Seitdem die Kommunikation mit den Mitgliedern verstärkt elektronisch stattfindet und die elektronische Akte immer mehr an Bedeutung gewinnt, wächst auch der Aufwand, der in den Vereinen bei der Verarbeitung der empfangenen Dokumente entsteht. In mehrseitigen PDF-Dokumenten stimmt die Reihenfolge der Seiten nicht, Seiten sind verdreht oder die Dokumente sind über mehrere Dateien verteilt usw. Bei einigen Vereinen nimmt die Bearbeitung solcher Dokumente mittlerweile mehrere Stunden pro Tag in Anspruch!

Aus diesem Grund haben wir das Modul “MIA-Vorschauoptimierung” zum neuen Modul “PDF4MIA” weiterentwickelt und dabei die Möglichkeiten der neuen Version der Software (Apryse) genutzt, die Basis des Moduls ist. Wir haben die bewährten Funktionen beibehalten und um die BEARBEITUNG von PDF-DATEIEN ergänzt! Damit kann das Vorschau-PDF der Originaldatei verändert bzw. optimiert und als „Vereinskopie" in MIA abgelegt werden.

Kosten

Die monatliche Gebühr beträgt 30,00 Euro zzgl. einer einmaligen Einrichtungsgebühr von 70,00 Euro.

Strassenverzeichnis

Zur Verbesserung der Datenqualität kann bei der Adresseingabe eine Vorschlagsliste aktiviert werden. Nach der Eingabe der Postleitzahl wird der Ortsname vorgeschlagen und nach Eingabe der ersten drei Zeichen des Straßennamens erscheint eine Auswahlliste, aus der der gesuchte Straßenname gewählt werden kann.

Die Vorschläge werden auf Basis von Straßendaten erzeugt, die monatlich aktualisiert werden. Unsere Straßendatenbank beinhaltet alle Straßen in postalisch korrekter Schreibweise und die Zuordnung zu den jeweiligen Postleitzahlen.

Nach der Aktivierung dieses Moduls kann die Funktion sowohl in MIA, als auch auf Ihrer Homepage bei der Eingabe von Adressen im Beitrittsformular oder der Eingabe von neuen Wohnadressen im Bereich ‘Mein DMB’ aktiviert werden.

Um die Lizenz- und Betriebskosten zu decken, berechnen wir für die Nutzung ein monatliches Entgelt, abhängig von der Mitgliederzahl des Vereins.

Kosten

Gruppe	Mietervereine bis	monatlich
1	500	1,50 €
2	1.500	4,50 €
3	2.500	6,50 €
4	3.000	7,50 €
5	4.000	8,00 €
6	5.000	10,00 €
7	6.000	12,00 €
8	7.500	15,00 €
9	10.000	20,00 €
10	15.000	25,00 €
11	20.000	25,00 €
12	30.000	30,00 €
13	50.000	50,00 €
14	80.000	65,00 €

Word4MIA-4.0

Word4MIA-4.0 ist ein Zusatzprogramm für MIA, das lokal auf jedem Arbeitsplatzrechner installiert wird, dazu gehört ein Modul in MIA. Es bildet die Verbindung zwischen Ihrer Textverarbeitung (Microsoft-Word oder OpenOffice) und der elektronischen Akte in MIA.

Dokumente in der elektronischen Akte von MIA, die mit Word4MIA-4.0 erstellt wurden, können dupliziert und/oder bearbeitet werden.

Eigene Vorlagen können mit Word (oder OpenOffice) erstellt werden, und werden von Word4MIA-4.0 automatisch in MIA abgelegt.

Kosten

Mietervereine bis	monatlich
500	10,00 €
1.500	15,00 €
2.500	25,00 €
3.000	30,00 €
4.000	35,00 €
5.000	40,00 €
6.000	45,00 €
7.500	50,00 €
10.000	70,00 €
15.000	100,00 €
20.000	150,00 €
30.000	175,00 €
50.000	200,00 €
80.000	400,00 €

Die Einrichtung in MIA kostet einmalig 70€. Die Installation der Anwendung auf den Rechnern der Vereine, die Installation von Updates usw. wird nicht von der DES vorgenommen. Bei Bedarf können wir einen Techniker vermitteln, der diese Arbeiten im Auftrag eines Vereins übernimmt.

Schnittstelle zum digitalen Mitglieder- und Beraterassistenzsystem

Informationen über das Assistenzsystem und deren Kosten erhalten Sie direkt bei der Firma CODIAC KNOWLEDGE ENGINEERING GMBH https://codiac.com.

Zusätzlich berechnet die DES für die Einrichtung und Aufrechterhaltung des Betriebs der Schnittstelle einmalig 100€ und monatlich 150€, jeweils zuzüglich 19% MwSt.

15 - Versionsinformation

Hier finden Sie die Versionsinformationen ab Version 1.1.7-1

15.1 - 5.2.0

Änderungen/Neuerungen MIA allgemein

Funktion/Seite	Änderung/Neuerung	Systemparameter/Rechte
Neues Register “Fälle” (MIAVERB-1556)	Es wurde ein neues Register hinzugefügt, in dem Beratungsfälle erstellt und bearbeitet werden können. Das neue Fall-Modul soll die Rechtsberatung durch verbesserte Übersichtlichkeit erleichtern und die Beratungstätigkeiten besser als bisher unterstützen. Zukünftig kann die thematische Zusammengehörigkeit von Beratungen und Dokumenten zu „Fällen“ auch in MIA erfasst und dargestellt werden. So stellt beispielsweise das Anliegen „Betriebskosten prüfen“ einen „Fall“ dar. Zu dessen Lösung kann es (ggf. mehrere) Beratungen, Dokumente und E-Mails geben. Diese können nun sinnvollerweise in einem „MIA-Fall“ zusammengefasst werden. Die den Berater:innen bei der Bearbeitung eines Falls angezeigten Informationen (frühere Beratungsinhalte, Dokumente, E-Mails) werden so auf die fallrelevanten Informationen konzentriert, überflüssige Informationen werden ausgeblendet, die Zusammenstellung der Informationen ist geordneter und ermöglicht eine gezieltere Fallbearbeitung. Eine Beschreibung der Seite und der enthaltenen Funktionen ist in der zugehörigen Hilfeseite enthalten unter dem Link: Beschreibung Register Fälle
Erweiterung Datenquelle “Stammdatendruck” (MIAVERB-1615)	Die Datenquelle “StammdatenDruck” wurde um die folgenden Textmarken erweitert: Daten zum Mitarbeiter: Mitarbeiterkürzel - $[DV1E.F6074] Anrede Mitarbeiter - $[DV1E.F5819.T3647.F5414.T3684.F5913] Titel Mitarbeiter - $[DV1E.F5819.T3647.F5409] Vorname Mitarbeiter - $[DV1E.F5819.T3647.F5408] Name Mitarbeiter - $[DV1E.F5819.T3647.F5407] ab Version 5.2.1 Mitarbeiterkürzel - $[DV1E.F5638_1.T3678.F6074] Anrede Mitarbeiter - $[DV1E.F5638T3647.F5414.T3684.F5913] Titel Mitarbeiter - $[DV1E.F5638.T3647.F5409] Vorname Mitarbeiter - $[DV1E.F5638.T3647.F5408] Name Mitarbeiter - $[DV1E.F5638.T3647.F5407]
Anpassung “Rechtschutzmeldung exportieren” (MIAVERB-1622)	In der Maske “Rechtschutzmeldung exportieren” wurde in der ersten Spalte der Doppelpfeil » hinzugefügt, um die Person von hier aus aufrufen zu können. Weiterhin wurde der Filter der unteren Tabelle angepasst, sodass ausschließlich erfolgreich exportierte Meldungen angezeigt werden.
Dokumenteingang - zusätzliche Vorschau in Zuordnungsmaske (MIAVERB-1623)	Nachdem die Seite “Dokument zum Mitglied/Person zuordnen” um die neuen Fall-Daten erweitert wurde, musste die Größe angepasst werden, wodurch die Vorschau im Hintergrund fast vollständig überdeckt wurde. Die Zuordnungsseite wurde daher um die zusätzliche Vorschau erweitert.
RSV-Prüfung Erweiterung (MIAVERB-1624)	Die Prüfung der Mitgliedsdaten unter “Administration -> Import/Export -> Export RSV” zeigt nun zusätzlich auch die Fehlermeldung “Partnermitglied ohne Eintrag bei RSV, obwohl das Hauptmitglied versichert ist” an.
Postrückläuferverarbeitung - Übernahme Adresszusatz (MIAVERB-1625)	Zusatz1/Zusatz2 werden jetzt beim “Umzug” in Register 4 ins Feld Adresszusatz übernommen.
Administration Drucker - Anpassung Einlesen (MIAVERB-1626)	Die Funktion “Drucker einlesen” unter “Administration-> Serverdruck-> Drucker” überschreibt nun nicht mehr alle vorhandenen Einträge. Der Button “Drucker einlesen” aktualisiert jetzt ausschließlich die Einträge in der Listbox “Druckeradresse”. Damit können nun z.B. Druckprofile erstellt werden, zu denen dann die Drucker aktualisiert/ausgetauscht werden können, wenn ein neues Gerät angeschafft wird.
Neues Recht “Termin löschen” (MIAVERB-1526)	Anwender, deren Rolle das neue Recht “TERMNILOESCH” zugeordnet wird, können im Beraterkalender, in Meine Termine, in der Terminliste Empfang und im Register “Termine” zur Mitgliedschaft keine Termine löschen. Der Button “Termin löschen” wird inaktiv gesetzt.	(R)TERMNILOESCH
Register Dokumente - Erweiterung Zuordnungen (MIAVERB-1627)	Der Button “Zuordnungen bearbeiten” öffnet eine neue Seite, in der bisher das Dokument anderen Mitgliedschaften zugeordnet werden konnte. Zusätzlich wird nun je Mitglied auch das jeweils zugeordnete Mietobjekt angezeigt und kann hier angepasst werden.
Finanzen-> Geldfluss - Umbenennung und Anpassung Stichtag (MIAVERB-1628)	Der Menüpunkt “Geldfluss” unter “Finanzen” wurde in “Detailbuchungen” umbenannt. Anstelle von „Zeitraum von/bis“ steht nun eine Stichtagsauswertung zur Verfügung. Ursache: Werden nach Verbuchen von Gutschriften oder Rücklastschriften Änderungen in den Mitgliedskonten, wie z.B. Stornobuchungen oder Gutschriften vorgenommen, welche zu Änderungen der Detailbuchungen führen, ist eine „nicht tageweise“ Auswertung unter Umständen nicht korrekt. Deshalb wurde die Möglichkeit der Auswertung auf das Stichtagsdatum begrenzt. Um eine korrekte Auswertung zu erhalten, ist zu empfehlen, diese unmittelbar nach verbuchter Gutschrift/Rücklastschrift zu erstellen.
Reg. ZV - SEPA-Mandat erfassen (MIAVERB-1548)	Beim neuen Anlegen eines SEPA-Mandats werden die führenden Buchstaben der IBAN automatisch in Großbuchstaben gespeichert.
Reg. Person - Button “Anrufen” hinzugefügt (MIAVERB-1580)	Im Register “Person” wurde für alle drei Telefonnummern der Button “Anrufen” hinzugefügt, damit auch Personen ohne Mitgliedschaft mit dieser Funktion angerufen werden können.
Beraterkalender - Anzeige Wochentag (MIAVERB-1602)	Im Beraterkalender wird nun auch der Wochentag des ausgewählten Tages angezeigt:
Dokumenteingang - neues Verzeichnis “nicht_zu_verarbeiten”	Können Dokumente aus dem eingebundenen Verzeichnis für den Dokumenteingang nicht nach MIA in den Dokumenteingang übertragen werden, werden sie zukünftig in das neue Verzeichnis “nicht_zu_verarbeiten” verschoben. Dies betrifft beispielsweise Dokumente, die Sonderzeichen im Dateinamen haben, defekt sind oder aus weiteren Gründen als nicht valide eingestuft werden. Das neue Verzeichnis findet sich ggf. im Unterverzeichnis im eingebundenen Verzeichnis für den Dokumenteingang auf gleicher Ebene wie das Verzeichnis “archiv”.
Dokumentkategorie aus Vorlage zu System-E-Mails (MIA-1500)	Auch zu System-E-Mail wie z.B. der Erinnerung zum Beratungstermin wird nun die zur Vorlage hinterlegte Dokumentkategorie zugeordnet und im Register Dokumente angezeigt.
Prüfroutinen -> Prüfung ZA “Rechnung” mit Mandat - Aktualisierung Filter (MIA-1508)	Bei der Anlage neuer Mandate wird eine IBAN-Prüfung durchgeführt und ein Returncode zurückgegeben und gespeichert. Bei der Prüfung ZA “Rechnung” mit Mandat wird historisch bedingt auch die Kontonummer und Bankleitzahl einbezogen, obwohl diese inzwischen im Register “ZA” nicht mehr sichtbar sind. Die im Zusammenhang mit Kontonummer und Bankleitzahl gemeldeten Fehlercodes wurden bisher bei der Prüfroutine noch mit berücksichtigt. Dieses Konzept ist inzwischen veraltet und wurde aktualisiert. Wir empfehlen allen Vereinen, diese Prüfung erneut durchzuführen.
Aufgabenliste - Icons auch für E-Mails und Fälle (MIAVERB-1461)	In der Liste der Aufgaben werden als Kennzeichen für den Bezug nun auch Icons für Aufgaben zu E-Mails und Aufgaben zu Fällen angezeigt.
Fehlerbehebung: Hinweise/Erinnerungen schließen Fenster (MIA-1301)	Die Hinweise (Systemmeldungen), Aufgabenerinnerungen und Meldung “Mitglied eingetroffen” führten zum Schließen einiger Seiten wie zum Beispiel E-Mail erfassen/bearbeiten, Beratung anlegen/bearbeiten oder die Aufgabenliste. Dieses Problem konnte nun durch einen Umbau der Meldungen behoben werden. Die Meldungen werden nun über das Fenster gelegt, sodass im Hintergrund weitergearbeitet werden kann. Die Meldungen bleiben bis zur Bestätigung geöffnet. Aus der Meldung “Mitglied eingetroffen” ist es aktuell noch nicht möglich, dass Mitglied aufzurufen. Diese Funktion ist aktuell in Bearbeitung und wird in einer späteren Version verfügbar sein.

Modul Mail4MIA

Funktion/Seite	Änderung/Neuerung	Systemparameter/Rechte
Automatisierte Löschung von E-Mail-Entwürfen	Aufgrund der übermäßig großen Anzahl von nicht benötigten E-Mail-Entwürfen wurde eine Funktion eingeführt, die regelmäßig automatisiert alle E-Mails löscht, die den Status “Entwurf” haben und seit mindestens 60 Tagen nicht mehr bearbeitet wurden. Die Bereinigung erfolgt wöchentlich am Sonntag.
Neue E-Mail verfassen - Funktion hinzugefügt (MIAVERB-1616)	In die Maske “neue E-Mail verfassen” wurde ins Register “E-Mail” die Checkbox “E-Mail in Dokumente anzeigen” eingefügt.
Aufgaben zu E-Mail- Anhängen (MIAVERB-1612)	Es ist nun auch möglich Aufgaben zu E-Mail-Anhängen zu erstellen. Der Button zur E-Mail-Anlage ist aktiv, wenn die Checkbox “in Dokumente anzeigen” zur Anlage gesetzt ist und eine Person zur E-Mail zugeordnet wurde.
Erweiterung Systemparameter “EMailsInDokumente” (MIAVERB-1611)	System-E-Mails erhalten nicht das Häkchen “EMailsInDokumente”, unabhängig von der Einstellung des Parameters.
Register E-Mails - neue Funktion “alle Anhänge herunterladen” (MIAVERB-1610)	Im Register “E-Mails” wurde ein neuer Button hinzugefügt, mit dem alle Anhänge einer E-Mail in einem Schritt als .zip heruntergeladen werden können. Der Dateiname der .zip-Datei setzt sich zusammen aus der Mitgliedsnummer und der E-Mail-ID getrennt durch einen Unterstrich. In der Datei befindet sich ein Ordner mit gleicher Bezeichnung, wenn mehrere Anhänge vorhanden sind, sonst eine Datei. Sofern eine Vorschau (.pdf) in MIA vorhanden ist, wird diese heruntergeladen, sonst die Datei im Originalformat.
Fehlerbehebung - Weiterleiten/Antworten mit Vorlage	Beim Weiterleiten oder Antworten und Auswahl einer E-Mailvorlage wurde der Inhalt der ursprünglichen E-Mail verworfen. Dieser Fehler konnte nun behoben werden.

Modul MIA-Online

Funktion/Seite	Änderung/Neuerung	Systemparameter/Rechte
Anträge - Erweiterung Druck- Dialog (MIAVERB-1557)	Der Druck-Dialog wurde um die Optionen “archivieren” und “PDF erstellen” erweitert. Die Funktion “archivieren” ist sowohl für den Druck einzelner Anträge als auch für den Druck mehrerer Anträge möglich. Die Funktion “archivieren” (Dokumenterstellung und Ablage zum Mitglied im Register Dokumente) wird nur für angenommene Anträge ausgeführt, weil hierfür Personendaten erforderlich sind. Das Öffnen als PDF-Datei ist nur für einen einzelnen Antrag möglich.
Protokollierung Onlineberatung (MIAVERB-1595)	Es wird nun auch ein Protokolleintrag erstellt, wenn eine Onlineberatung den Status “abgeschlossen” erhält.
Anzeige Terminblöcke aller Berater (MIAVERB-1607)	Der Systemparameter “OnlineTermineBerater” wurde um den Wert 3 erweitert, sodass nun auch die Möglichkeit besteht, ALLE Terminblöcke ohne Berücksichtigung des Stammberaters oder des Beraters der letzten Beratung online anzubieten. Achtung Die Anzeige der freien Terminblöcke ist nach wie vor von den Systemparametern OnlineTermineVoraus und OnlineFreieTermine abhängig. Wenn zu viele Terminblöcke einzelner Berater online angezeigt werden, weil der Systemparameter OnlineFreieTermine zu niedrig gewählt wurde, kann es dazu kommen, dass für bestimmte Berater keine Terminblöcke angezeigt werden, obwohl sie welche haben.	(S)OnlineTermineBerater

15.2 - 5.2.1

Änderungen/Neuerungen MIA allgemein

Funktion/Seite	Änderung/Neuerung	Systemparameter/Rechte
Datenquelle Stammdatendruck - Korrektur Daten zum Mitarbeiter	In Version 5.2.0 wurden neue Textmarken zur Ausgabe der Daten zum Mitarbeiter hinzugefügt. Durch einen Fehler konnten die Daten nicht in allen Dokumenten ausgegeben werden. Der Fehler wurde nun korrigiert, wodurch sich die Textmarken geändert haben: Mitarbeiterkürzel - $[DV1E.F5638_1.T3678.F6074] Anrede Mitarbeiter - $[DV1E.F5638T3647.F5414.T3684.F5913] Titel Mitarbeiter - $[DV1E.F5638.T3647.F5409] Vorname Mitarbeiter - $[DV1E.F5638.T3647.F5408] Name Mitarbeiter - $[DV1E.F5638.T3647.F5407]
Erweiterte Suche - Neues Recherchefeld “IBAN”	Im Bereich “Weitere Filter” wurde das Recherchefeld “IBAN” hinzugefügt. Das Feld wurde als “Beginnt-mit-Suche” eingestellt und eignet sich somit sowohl für die Suche nach einer einzelnen IBAN als auch für die Suche nach mehreren IBANs. Gibt man in das Feld beispielsweise “DK” ein, werden alle Mitglieder mit einer dänischen IBAN aufgelistet.
Dokumenteingang - Zuordnung Fall	Es wurden einige Anpassungen im Dokumenteingang für eine erleichterte Fall-Zuordnung vorgenommen.
Register Fälle - Freischaltung (MIAVERB-1556)	Das Register Fälle ist nun für alle Vereine aktiv. Die Verwendung von Textbausteinen für die Fall-Bezeichnung ist nun möglich. Dazu können Textbausteine unter “Administration -> Anwendung -> Textbausteine” angelegt und dann entsprechend der Kategorie “Fälle” zugeordnet werden. Das Bearbeiten und Löschen von Fall-Notizen (außer Notizen aus Onlineberatungen) ist nun möglich. Akten- und Gesprächsnotizen können von jedem gelöscht werden, solange der Status “Neu” ist. Wenn der Status “offen” oder “abgeschlossen” ist, wird das Recht “FALLLOESCH” benötigt. In den Fall-Notizen der Fall-Dokumentation wurde ein Button hinzugefügt, mit dem der Fall-Berater als Berater in die Notiz eingetragen werden kann. In den Fall-Notizen der Fall-Dokumentation wurde ein Button hinzugefügt, mit dem die Daten des Termins (Berater, Beratungsart, Beratungsstandort) eingetragen werden können. Hier ist zu beachten, dass nach einem Termin zum Tagesdatum gesucht wird. Termine < heute werden also nicht berücksichtigt. Anzeige der dem Fall zugeordneten Dokumente/E-Mails unter “Fall-Notiz bearbeiten” Mit dem Schieberegler kann die Anzeige der Dokumente/E-Mails zur Fallnotiz aktiviert/deaktiviert werden. Weitere Informationen zum neuen Register finden Sie in der Hilfeseite unter Register Fälle.	(R)FALLLOESCH
Finanzen -> Detailbuchungen - Fehlerbehebung	In Version 5.2.0 hat sich ein Fehler eingeschlichen, der verhinderte, dass die eingestellten Filter berücksichtigt werden, sodass im Export zu viele Ergebnisse aufgelistet wurden. Dieser Fehler wurde nun behoben.
Finanzen -> Ausschlusslauf - Erweiterung	Die Checkboxen “Verarbeitungssperre” und “Mahnverfahren” wurden als zusätzliche Spalten in die Tabelle der Suchergebnisse hinzugefügt. Bisher wurden Mitglieder mit Verarbeitungssperre im Ausschlusslauf nicht berücksichtigt, dieser Filter wurde nun entfernt, sodass auch Mitglieder mit gesetzter Verarbeitungssperre nun ausgeschlossen werden.

15.3 - 5.2.2

Änderungen/Neuerungen MIA allgemein

Funktion/Seite	Änderung/Neuerung	Systemparameter/Rechte
Finanzen -> Detailbuchungen - Fehlerbehebung	In Version 5.2.1 hat sich ein Fehler eingeschlichen, der verhinderte, dass die eingestellten Filter berücksichtigt werden, sodass im Export zu viele Ergebnisse aufgelistet wurden. Dieser Fehler wurde nun behoben.
Dokumenteingang - neuer Systemparameter Vorschau (MIAVERB-1651)	Es wurde ein neuer Systemparameter hinzugefügt, mit dem die Dokumentvorschau in der Zuordnungsmaske ein- bzw. ausgeschaltet werden kann. Hinweis für Vereine ohne Modul PDF4MIA: Es kommt durch die Einführung der zusätzlichen Vorschau in der Zuordnungsmaske bei größeren Dokumenten zu längeren Ladezeiten. Durch Abschalten der Vorschau kann dieses Problem deutlich verringert werden.	(S)DE_ZuordnungVorschau
Beraterkalender vorbereiten - Prüfung der Dauer (MIAVERB-1644)	In der Maske “Beraterkalender vorbereiten” wurde dem Button “Einfügen” eine neue Prüfung hinzugefügt, sodass ein Hinweis angezeigt wird, wenn für ausgewählte Berater keine Standardberatungsdauer hinterlegt ist.
Allgemeine Ergebnisliste - Anzeige der ID (MIAVERB-1643)	In der Liste der allgemeinen Ergebnislisten wird nun in der ersten Spalte die ID der jeweiligen Liste angezeigt. Zusätzlich wird die ID auch im Serverdruck in der Bezeichnung der Warteschlange angezeigt, damit Druckaufträge eines Tages auseinandergehalten werden können.
Register “Dokumente” - Erweiterung E-Mail- Anhang öffnen/runterladen (MIAVERB-1647)	Es ist nun auch für E-Mail-Anhänge mit den bekannten Buttons möglich, die Dokumente im neuen Tab anzuzeigen oder herunterzuladen. Dazu muss das gewünschte Dokument in der Liste der Anhänge ausgewählt werden.
Fallakte - neue Funktionen (MIAVERB-1641)	Fälle werden nun im Register Fälle nach ihrem Beginndatum sortiert angezeigt, nicht wie bisher nach Fall-ID. Standardsuche: Wenn nach einer Fall-Nummer (Fall-ID) gesucht wird, wird die Person direkt aufgerufen, ohne Anzeige ggf. zugeordneter Personen zur Mitgliedschaft. Im Dokumenteingang wurde beim Anlegen eines neuen Falls das Feld “Beginndatum” hinzugefügt. Dokumenteingang: Bei der Erfassung eines neuen Falls werden nun die für Fälle hinterlegten Textbausteine im Feld “Bezeichnung” zur Auswahl angeboten. Aufgabenliste: Wenn zum Dokument ein Fall zugeordnet ist, wird bei Klick auf den Doppelpfeil in der Aufgabenliste die Dokumentvorschau des Dokuments im zugehörigen Fall im Register Fälle aufgerufen. Hinweis Im Dokumenteingang wird im Moment bei Erstellung einer Aufgabe nicht der Fall zur Aufgabe zugeordnet, daher greift weiter die Logik der zu öffnenden Register aus dem Katalog Aufgabenarten. Ob hier eine Anpassung vorgenommen wird, wird mit der MIA-Planungsgruppe abgestimmt.
Administration Drucker - Verwendung Parameter (MIAVERB-1639)	Analog zum Serverdruck wurde nun das Druckerprofil um das Feld “Parameter” erweitert. Damit können nun zu den unterschiedlichen Druckerprofilen separate Parameter hinterlegt werden, beispielsweise Duplexdruck oder ein bestimmter Papiereinzug. Voraussetzung ist, dass der eingesetzte Drucker die Verarbeitung der Parameter unterstützt.
Ergebnisliste Export - Kündigungsdatum hinzugefügt (MIAVERB-1620)	Im Export der Ergebnisliste wurde die Spalte “Kündigungsdatum” der Mitgliedschaft hinzugefügt.

Modul Mail4MIA

Funktion/Seite	Änderung/Neuerung	Systemparameter/Rechte
Erweiterung Systemparameter für E-Mail-Betreff (MIAVERB-1640)	Der Default-E-Mail-Betreff wurde um die Textmarke der Fall-ID erweitert. Wenn eine neue E-Mail aus dem Fallregister erstellt wird, wird die Fall-ID eingetragen.
keine Vorauswahl wenn keine E-Mail-Adresse (MIAVERB-1645)	Wenn zu Person/Mitglied keine E-Mail-Adresse vorhanden ist, wird Person/Mitglied bei neuer E-Mail, antworten oder weiterleiten nicht mehr als Empfänger vorausgewählt (Checkbox wird nicht mehr gesetzt).
Register Dokumente - Checkbox “Anhang anzeigen” (MIAVERB-1648)	Im Register Dokumente wurde die Checkbox “Anhang in Dokumente anzeigen” hinzugefügt, sodass das Register nicht mehr gewechselt werden muss, um diese Information zu hinterlegen.

Modul Office4MIA

Funktion/Seite	Änderung/Neuerung	Systemparameter/Rechte
Anpassung der Logik bei Fallzuordnung (MIAVERB-1646)	Wenn dem Dokument ein Fall zugeordnet ist, werden die zum Mietobjekt zugeordneten Personen als mögliche Adressaten zur Auswahl aufgelistet.

15.4 - 5.2.3

Änderungen/Neuerungen MIA allgemein

Funktion/Seite	Änderung/Neuerung	Systemparameter/Rechte
Dokumenteingang - Sortierung Fälle nach Beginndatum (MIAVERB-1649)	In der Liste der Fälle bei der Zuordnung zum Mitglied werden die Fälle nun nach Beginndatum absteigend sortiert.
Dokumenteingang - Unterstützung mehrerer Scan- Ordner (MIAVERB-940)	Es ist nun möglich in unterschiedliche Verzeichnisse zu scannen, sofern der Scanner diese Funktion unterstützt. Im mit MIA verbundenen Verzeichnis des Dokumenteingangs können nun Unterverzeichnisse angelegt werden, welche anschließend in MIA unter “Administration -> Import/Export -> Dok.eingang Scanordner” bekannt gemacht werden müssen. Im Dokumenteingang kann man dann zwischen den einzelnen Verzeichnissen wählen. Zudem kann jeder Anwender ein Standardverzeichnis auswählen, welches dann beim Öffnen des Dokumenteingangs als Standard verwendet wird.
Terminblöcke löschen - Integration Beratungsort (MIAVERB-1505)	Die Funktion “Blöcke löschen” wurde um die Auswahl “Beratungsort” erweitert. Damit können nun z.B. Blöcke einer einzelnen Außenstelle gelöscht werden.
Ergebnislisten - Rückbau persönliche Ergebnisliste (MIAVERB-1659)	Wie bereits per E-Mail angekündigt, wurde die persönliche Ergebnisliste ausgebaut, da mittlerweile die allgemeine Ergebnisliste den gleichen Funktionsumfang hat und auch weiter ausgebaut wurde. Um den Support und Entwicklungsaufwand der Masken und Exportfunktionen zu reduzieren, haben wir uns dazu entscheiden, in MIA nur noch die allgemeine Ergebnisliste anzubieten.
Vorlagenverwaltung - Neues Feld für “Titel des Dokuments” (MIAVERB-1654)	Unter Administration -> Anwendung -> Vorlagen wurde das neue Feld “Titel des Dokuments” hinzugefügt. Erlaubt sind Buchstaben (von a bis z, ohne Umlaute oder ß), Zahlen und Unterstriche. Wenn dieses Feld zu Dokumenten mit der Datenquelle “MahnungDruck” gefüllt ist, wird die angegebene Bezeichnung als Dateinamen für die generierten Mahnungen verwendet. Diese Funktionalität wird in Kürze auch für Rechnungen und weitere Dokumente umgesetzt.
Schnellsuche nach Fall-Nummer (MIAVERB-1642)	Im Feld “Schnellsuche” (oben links, unter dem dem DMB-Logo) kann nun zusätzlich zur Mitgliedsnummer auch nach der Fall-Nummer gesucht werden. Für die Suche nach Fall-Nummer wird vor die Ziffern der Fall-Nummer ein “F” oder “f” gesetzt.
Register “Fälle” - neue Funktion Download Dokumente .zip (MIAVERB-1661)	Im Register “Fälle” wurde der Button “Download Dokumente als .zip” hinzugefügt, mit dem alle dem ausgewählten Fall zugeordneten Dokumente und E-Mails im .zip-Format heruntergeladen werden können. Hinweis E-Mail-Entwürfe werden nicht berücksichtigt.
Dokument zum Fall hochladen (MIAVERB-1650)	Mit dem Button “Dokument hochladen” können Dokumente im Fall-Register zum ausgewählten Fall hochgeladen werden. Nach dem Upload werden diese Dokumente auch im Register “Dokumente” angezeigt.
Reg. Dokumente - Ansicht individuell einstellbar (MIAVERB-1587)	Um zukünftig persönliche Systemeinstellungen verwalten bzw. bearbeiten zu können, wird das System der allgemeinen Parameter erweitert. Die Ansicht unter “Mein Zugang” wurde in drei Register aufgeteilt und im Register “Persönliche Systemeinstellungen” können zukünftig Einstellungen, die bisher für alle Mitarbeiter eines Vereins galten, individualisiert werden. Jeder Benutzer kann nun die Standardansicht (z.B. nach Erstellungsdatum oder Dokumentkategorie usw.) der Liste der Dokumente (Tree rechts im Register “Dokumente”) individuell einstellen. Im Menü unter “Benutzerkürzel-> Mein Zugang” im Register “Persönliche Einstellungen” kann der Parameter mit der Bezeichnung “DokTreeArt” angepasst werden.	(S)DokTreeArt
Register Dokumente - Dok. verschieben entfernt Bezüge zu Fall und Notiz (MIA-1520)	Bisher wurde bei “Dokument verschieben” die bestehende Verbindung zu Fall und Fall-Notiz nicht gelöscht. Dieser Fehler wurde nun behoben, sodass durch Auflösung der Zuordnung zum Mitglied auch die bestehenden Bezüge zu Fällen und Fall-Notizen entfernt werden.
Administration Dokumenteingang “…” Button defekt (MIA-1524)	In der Administration Dokumenteingang konnte das Choose für die Zuordnung zu Person/Mitglied über den “…” Button nicht mehr geöffnet werden. Dieser Fehler wurde behoben.

Modul Mail4MIA

Funktion/Seite	Änderung/Neuerung	Systemparameter/Rechte
Reg. E-Mails - E-Mail als PDF in Dokumente (MIAVERB-1657)	Im Register “E-Mails” wurde ein neuer Button hinzugefügt, mit dem eine E-Mail in ein PDF umgewandelt wird und anschließend im Register “Dokumente” angezeigt wird. Zur E-Mail vorhandene Notizen werden auch zum Dokument hinterlegt.
E-Mail-Eingang und Reg. E-Mails - Feld Notiz Zeichenanzahl erhöht (MIAVERB-1665)	Die maximale Zeichenanzahl im Feld Notiz zur E-Mail wurde von 250 auf 1000 mögliche Zeichen erhöht.
Zuordnung Mitglied - Anpassung Zuordnung entfernt auch Bezug zu Fall und Notiz (MIA-1520)	Bisher wurde bei Anpassung der Zuordnung einer E-Mail zu Mitglied die bestehende Verbindung zu Fall und Fall-Notiz nicht gelöscht. Dieser Fehler wurde nun behoben, sodass durch Auflösung der Zuordnung zum Mitglied auch die bestehenden Bezüge zu Fällen und Fall-Notizen entfernt werden.
Aufgabe zur E-Mail mit Aufruf Reg. Dokumente (MIAVERB-1669)	Wenn zu einer E-Mail eine Aufgabe erstellt wird und die ausgewählte Aufgabenart steuert, dass das Reg. Dokumente aufgerufen werden soll, wird nach Klick auf den Doppelpfeil in der Aufgabenliste, die zugehörige E-Mail angezeigt.

Modul MIA-Online

Funktion/Seite	Änderung/Neuerung	Systemparameter/Rechte
Onlineanträge - neues Feld (MIAVERB-1655)	In der Maske “Antragsbearbeitung” der Onlinemitgliedschaftsanträge wurde ein neuer Button “Notiz” hinzugefügt. Der Button öffnet ein Fensterchen, in dem eine Notiz eingegeben bzw. bearbeitet werden kann. Die maximale Zeichenanzahl beträgt 500 Zeichen. Ist eine Notiz zum Antrag vorhanden, wird das entsprechende Icon in der dritten Tabellenspalte angezeigt und eine Vorschau wird angezeigt, wenn man den Mousezeiger über das Icon bewegt.
Antragsbearbeitung SEPA- Lastschriftmandate - Mandatsverwaltung bei vorhandener Person (MIAVERB-1601)	In den folgenden Fällen werden bei Annahme des Mitgliedsantrags zu einer bereits bestehenden Person neue SEPA- Lastschriftmandate mit den Daten aus dem Antrag angelegt: 1. Wenn die best. Person noch kein Mandat hat 2. Wenn die best. Person ein abgelaufenes Mandat hat 3. Wenn die Bankverbindung im Antrag von der Bankverbindung des aktuellen Mandats zur best. Person abweicht In den folgenden Fällen wird kein neues Mandat angelegt - das best. Mandat bleibt gültig: 1. Wenn im Antrag keine Bankverbindung angegeben wurde 2. Wenn die Bankverbindung im Antrag mit der vorhandenen Bankverbindung der best. Person übereinstimmt
Neue Textmarken - MitgliedschaftsantragDruck (MIAVERB-1671)	Für die Datenquellen “MitgliedschaftsantragDruck” und “MitgliedschaftsantragDruck_odt” wurden die folgenden Textmarken hinzugefügt: $[DV1.F10505] -> Datum des Antrages $[DV11.F5509.T3649.F5446] -> Beginn der angelegten Mitgliedschaft $[DV11.F5509.T3649.F5447] -> Ende der angelegten Mitgliedschaft
Neue Textmarke - DokumentDruck (MIAVERB-1673)	Für die Datenquelle “DokumentDruck” wurde die Textmarke zur Ausgabe der Briefanrede des Hauptmitglieds $[DV1.F6079.T3647.F5414.T3684.F11531] hinzugefügt. Die Datenquelle wird verwendet, um Onlinemitglieder über die Bereitstellung eines neuen Dokuments im Onlineportal zu informieren.

Modul Office4MIA

Funktion/Seite	Änderung/Neuerung	Systemparameter/Rechte
Default für Briefanrede (MIAVERB-1664)	Wenn die Anrede zur Person/Mitglied/Firma nicht hinterlegt wurde, wird nun zukünftig mit der Office4MIA-Textmarke $[?Anrede] als Default “Sehr geehrte Damen und Herren” ausgegeben.

15.5 - 5.3.0

Änderungen/Neuerungen MIA allgemein

Funktion/Seite	Änderung/Neuerung	Systemparameter/Rechte
Neue Funktion - Erstellung von Verwaltungseinheiten (MIAVERB-914)	Im Menü unter “Mitglieder/Personen -> Verwaltungseinheiten” steht eine neue Seite zum Anlegen und Bearbeiten von Verwaltungseinheiten zur Verfügung. Im oberen Bereich der Seite werden alle vorhandenen Verwaltungseinheiten aufgelistet. Der untere Bereich teilt sich in drei Register auf. Im Register “Allgemeine Daten” können nähere Informationen zur Verwaltungseinheit erfasst bzw. bearbeitet werden. Im Register “Zugeordnete Adressen” werden die zur oben ausgewählten Verwaltungseinheit vorhandenen Adressen angezeigt und es können weitere Adressen generiert/eingefügt werden. Im dritten Register “Ermittelte Mitgliedschaften” werden alle in MIA vorhandenen Mitgliedschaften aufgelistet, deren Wohnanschrift (Mietobjekt) zum definierten Zeitraum (gültig von/bis) einer der zur Verwaltungseinheit hinterlegten Adressen entspricht. Im Laufe des zweiten Halbjahres werden Funktionen zur Weiterverarbeitung von Verwaltungseinheiten in MIA integriert.
Autom. Löschen befr. Mahnsperren (MIAVERB-1566)	Befristete Mahnsperren, die in der Vergangenheit liegen, werden nun automatisch jede Nacht gelöscht. Der Vorgang erzeugt zur Nachvollziehbarkeit einen Protokolleintrag im Mitgliedsprotokoll.
Register “Fälle” - Anzeige der dem Mietobjekt zugeordneten Dokumente (MIAVERB-1690)	Im Register Fälle wurde (rechts neben dem Feld “Mietobjekt”) ein neuer Button “Dem Mietobjekt zugeordnete Dokumente” hinzugefügt. In der Liste werden alle Dokumente aus dem Register Dokumente angezeigt und Dokumente, die dem Mietobjekt des ausgewählten Falls zugeordnet sind, sind mit einem grünen Häkchen markiert. Achtung: Die Änderung ist nicht Fallbezogen, sondern bezieht sich auf das Mietobjekt. Wenn also Dokumente zu einem Mietobjekt neu zugeordnet oder entfernt werden, wird das auch die Ansicht weiterer Fälle mit gleichem Mietobjekt betreffen.
Reg. Dokumente - Anzeige zugeordneter Fälle (MIAVERB-1691)	Unter der Liste der Dokumente (Tree links) werden nun alle dem ausgewählten Dokument zugeordneten Fälle aufgelistet. Mit dem Button “Dokument/E-Mail zum Fall zuordnen” kann ein Fenster aufgerufen werden, in dem weitere Fälle zugeordnet und/oder neue Fälle angelegt werden können.
Administration Beitragsklassen - Filter “nur gültige” (MIAVERB-1694)	In der Administration der Beitragsklassen unter “Administration -> Finanzen -> Beitragsklassen” wurde eine Checkbox hinzugefügt, die ungültige Beitragsklassen einblendet. Beim Öffnen der Maske sind ungültige Beitragsklassen nun standardmäßig ausgeblendet.
Reg. Fälle - Filter “aktive Berater” im Deckblatt (MIAVERB-1702)	Im Deckblatt im Register “Fälle” werden in der Listbox “Zust. Berater” nur noch alle aktiven Berater zur Auswahl angeboten. Bisher wurden auch inaktive Berater angezeigt.
Reg. Fälle - Beratungsthema als Default für Bezeichnung (MIAVERB-1704)	Die Listbox “Beratungsthema” wurde über das Feld “Bezeichnung” gesetzt. Nachdem das Beratungsthema ausgewählt wurde, wird es als Defaultwert in das Feld “Bezeichnung” übertragen und kann dann noch bearbeitet werden. Wird das Feld “Bezeichnung” vollständig geleert, werden die je Verein zugeordneten Textbausteine zur Auswahl aufgelistet.
Deaktivierung Beratungen ab 01.07.2024 (MIAVERB-1706)	Es wurde eine Funktion implementiert, mit deren Hilfe ab dem 01.07.2024 die Beratungen in MIA deaktiviert werden. Die folgenden Funktionen werden dann nicht mehr aktiv sein: 1. Register “Beratungen” - Deaktivierung der Buttons zur Anlage und Bearbeitung von Beratungen; es können weiterhin Beratungen gedruckt und Aufgaben zu Beratungen angelegt werden 2. Im Beraterkalender wird der Button “Beratung zum Termin anlegen” ausgeblendet 3. In “Meine Termine” wird der Button “Beratung zum Termin anlegen” ausgeblendet 4. Die Beratung im Register “Beratungen” wird inaktiv -> Beratungen können nicht mehr bearbeitet werden 5. Register “Beratungen” - die Notiz zur Beratungen wird inaktiv gesetzt und kann nicht mehr bearbeitet werden 6. Terminliste Empfang - der Button “Termin wahrgenommen” (grünes Häkchen) legt keine neue Beratung mehr an 7. Register “Info” - der Button “Termin wahrgenommen” (grünes Häkchen) legt keine neue Beratung mehr an Onlineberatungen funktionieren bis zur Umstellung auf das neue Onlinemodul weiter wie gewohnt. Der Mieterverein zu Hamburg hat eine sehr ausführliche und anschauliche Anleitung zum Umgang mit der Fallakte in MIA erstellt und stellt diese freundlicherweise allen Mietervereinen zur Verfügung. Außerdem haben wir einen Vorschlag zur Strukturierung der Fallakte erhalten, den wir ebenfalls gerne weitergeben. Wir haben beide Dokumente durchgesehen und sind der Meinung, dass sie eine gute Hilfestellung für die Arbeit mit der Fallakte bieten. Die Dokumente können unter dem folgenden Link heruntergeladen werden: Link
Register Fälle - Kennzeichnung und ausblenden abgeschl. Fälle (MIAVERB-1708)	Fälle mit dem Status “abgeschlossen” werden in der Liste der Fälle nun standardmäßig nicht angezeigt. Mithilfe der neuen Checkbox “Abgeschlossene Fälle ausblenden” können abgeschlossene Fälle in der Liste angezeigt werden. Abgeschlossene Fälle werden vor und nach der Fallbezeichnung mit " ** " gekennzeichnet. Die Ziffer hinter der Bezeichnung der Checkbox zeigt die Gesamtanzahl der vorhandenen abgeschlossenen Fälle an.

Modul Mail4MIA

Funktion/Seite	Änderung/Neuerung	Systemparameter/Rechte
E-Mail-Eingang und Reg. E-Mail - Betreff FallID (MIAVERB-1701)	Im E-Mail-Betreff kann (je nach Einstellung) auch die FallID als Default generiert werden. Die FallID wird nun nur noch generiert, wenn die Zuordnung eindeutig ist, also nur ein Fall (gleich, ob aus eigener Mitgliedschaft oder abweichender Mitgliedschaft) zugeordnet ist.
Zuordnung aller Anhänge zum Mietobjekt (MIAVERB-1703)	Wird einer E-Mail ein Mietobjekt zugeordnet, werden auch alle Anlagen der E-Mail dem Mietobjekt zugeordnet. Wird die Zuordnung zum Mietobjekt wieder aufgehoben, wird auch die Zuordnung der Anlagen zum Mietobjekt entfernt.
Mein Zugang -> Signatur (MIAVERB-1696)	Unter “Mein Zugang” und “Signatur für Mail4MIA” konnte die Signatur nicht bearbeitet werden, wenn es noch einen Datensatz für den User gab. Es musste erst der Button “Löschen” geklickt werden. Dieser Fehler wurde behoben, sodass nun immer mit dem Button “Bearbeiten” die Signatur angelegt und geändert werden kann.

15.6 - 5.3.1

Änderungen/Neuerungen MIA allgemein

Funktion/Seite	Änderung/Neuerung	Systemparameter/Rechte
Register Fälle - Checkbox “Schreiben erstellt” zu Fall- Dokumentation hinzugefügt (MIAVERB-1687)	Im Register “Fälle” wurde in der Fall-Dokumentation in die Gesprächsnotiz die Checkbox “Schreiben erstellt” hinzugefügt. Wird die Checkbox gesetzt, erfolgt automatisch die Buchung der Schreibgebühr (in Höhe des in den Systemeinstellungen eingestellten Wertes) ins Mitgliedskonto.
Fälle - autom. Statusänderung bei Ende Mitgliedschaft (MIAVERB-1693)	Der Status aller Fälle wird beim Beenden einer Mitgliedschaft automatisch auf “geschlossen” gesetzt. Liegt das Endedatum der Mitgliedschaft in der Zukunft, werden auch die Fälle erst zu diesem Datum auf “geschlossen” gesetzt. Dafür wurde ein automatischer Prüflauf implementiert, welcher täglich die Endedaten der Mitgliedschaften prüft.
Fall-Akte - Gesprächsnotiz aus Beraterkalender und Meine Termine (MIAVERB-1699)	Aus dem “Beraterkalender” und aus “Meine Termine” kann mit dem neuen Button “Gesprächsnotiz erstellen” eine Gesprächsnotiz in der Fall-Dokumentation des jeweiligen Mitgliedes angelegt werden, die dann vom Berater für die Dokumentation der Beratung genutzt werden kann (analog zu ehemals “Beratung anlegen”). Der Button öffnet ein neues Fenster, in dem ein oder mehrere bestehende Fälle ausgewählt werden kann/können oder ein neuer Fall angelegt werden kann.
Dokumenteingang - Anpassung der Logik (MIAVERB-1705)	Im Dokumenteingang wurde im Dialog “Dokument/E-Mail zum Mitglied/Person zuordnen” bei “Neuen Fall anlegen” die Funktion für die Auswahl der Textbausteine für die Fall-Bezeichnung hinzugefügt. Nach Auswahl des Beratungsthemas, wird dies in das Feld Bezeichnung eingesetzt und kann bearbeitet werden. Wird das Feld vollständig geleert, wird die Liste der Textbausteine zur Auswahl angeboten. Zusätzlich wird die private Erstwohnung ins Feld “Mietobjekt” eingefügt und kann anschließend ggf. geändert werden. Folgende Logik greift für die Defaultwerte zust. Berater zu Fall und Aufgabe: - bei bestehendem Fall ohne Fall-Berater wird der Stammberater zur Aufgabe vorgeschlagen - bei bestehendem Fall ohne Fall-Berater sowie kein Stammberater wird der angemeldete Benutzer zur Aufgabe vorgeschlagen - bei bestehendem Fall und vorhandenem Fall-Berater wird der Fall-Berater zur Aufgabe vorgeschlagen - bei neuem Fall wird der Stammberater zum Fall und auch zur Aufgabe vorgeschlagen - bei neuem Fall und Anpassung des Beraters wird dieser auch zur Aufgabe vorgeschlagen - bei neuem Fall ohne Stammberater wird der angemeldete Benutzer zum Fall und auch zur Aufgabe vorgeschlagen - bei neuem Fall und Auswahl “kein Eintrag” als zust. Berater zum Fall, wird zur Aufgabe der angemeldete Benutzer vorgeschlagen Modul “Bezirke”: - bei bestehendem Fall mit Fall-Berater der Bezirkeberater ist, wird der Fall-Berater zur Aufgabe vorgeschlagen - bei bestehendem Fall mit Fall-Berater der nicht Bezirkeberater ist = Fall-Berater wird zur Aufgabe vorgeschlagen - bei neuem Fall mit priv. Erstwohnung (aktuell gültig), wird der Bezirkeberater vorgeschlagen und zur Aufgabe übernommen - bei neuem Fall mit priv. Erstwohnung (alt), wird der Bezirkeberater vorgeschlagen und zur Aufgabe übernommen - bei neuem Fall und Mietobjekt ohne Bezirkeberater, wird der zust. Berater auf „kein Eintrag” gesetzt und wenn kein anderer Berater eingetragen wird, wird zur Aufgabe auch „kein Eintrag” vorgeschlagen bei neuem Fall und Mietobjekt ohne Bezirkeberater, wird der zust. Berater wird auf „kein Eintrag” gesetzt und wenn ein anderer Berater eingetragen wird, wird zur Aufgabe auch dieser Berater vorgeschlagen
Register Dokumente - Textbausteine und Default für priv. Erstwohnung (MIAVERB-1709)	Im Register “Dokumente” wurde im Dialog “Dokument/E-Mail zum Fall zuordnen” bei “Neuen Fall anlegen” die Funktion für die Auswahl der Textbausteine für die Fall-Bezeichnung hinzugefügt. Nach Auswahl des Beratungsthemas, wird dies in das Feld Bezeichnung eingesetzt und kann bearbeitet werden. Wird das Feld vollständig geleert, wird die Liste der Textbausteine zur Auswahl angeboten. Zusätzlich wird die private Erstwohnung ins Feld “Mietobjekt” eingefügt und kann anschließend ggf. geändert werden.
Nutzer in Rolle - Checkbox “aktiv” hinzugefügt (MIAVERB-1710)	In der Administration -> Nutzer in Rolle wurde die Checkbox “aktiv” hinzugefügt, sodass beim Aufruf der Maske alle inaktiven Benutzer ausgeblendet werden. Durch Entfernen des Häkchens können auch inaktive Benutzer in der Tabelle angezeigt werden.
Dokumenteingang - Auswahl Fall (MIAVERB-1722)	Wenn im Dialog “Dokument zum Mitglied/Person zuordnen” nach einer Fall-Nummer gesucht und diese gefunden wird, wird die Mitgliedschaft/Person und der Fall automatisch durch Setzen des X vorausgewählt.
Erw. Suche - neue Recherchefelder Fälle (MIAVERB-1724)	In der erw. Suche wurden im Bereich “Mitgliedschaft” die Felder “Fall-Beginn von/ bis”, “Fall-Berater” und “Fall-Beratungsthema” hinzugefügt. Zudem wurde die Tabelle der Suchergebnisse um die Spalte “gefundene Fälle” (gezählt werden alle Fälle inkl. dem Status “geschlossen”) erweitert.
Register Person - Aktualisierung Datenauskunft Falldaten (MIAVERB-1725)	Die Datenauskunft im Register “Person” wurde um die Falldaten und Fallnotizen erweitert. Nur die “allgemeine Bemerkung” im Fall-Deckblatt wird nicht in der Datenauskunft ausgegeben.
Metadaten zum Dokument - Erweiterung Mietobjekt (MIAVERB-1740)	Im Dialog “Metadaten zum Dokument” wurde die Auswahl zur Zuordnung des Mietobjekts hinzugefügt.
RSV-Meldung - Anpassung Filter Gewerbe bei DMB-RSV (MIAVERB-1741)	In der RSV-Meldung werden für die DMB-RSV keine gewerblichen Objekte mehr gemeldet, da diese nicht versichert werden.
Register “Info” - Anzeige Fall-Daten (MIAVERB-1746)	Im Register “Info” wurden die Informationen der Beratungen gegen die Daten zu Fällen ausgetauscht. Die Tabelle listet chronologisch alle nicht geschlossenen Fälle der Mitgliedschaft mit Fallberater-Kürzel auf.
Register “Fälle” - Button “Rückruf” eingefügt (MIAVERB-1736)	Im Register Fälle wurde der Button “Neue Aufgabe “Rückruf erstellen”” hinzugefügt. Der Button öffnet ein neues Fenster in dem der ausgewählte Fall bereits voreingestellt ist. Wenn zum ausgewählten Fall ein Fallberater eingetragen ist, wird dieser zur Aufgabe eingesetzt. Gibt es keinen Fallberater, wird der Stammberater der Mitgliedschaft eingesetzt. Gibt es auch keinen Stammberater zur Mitgliedschaft, wird der angemeldete Benutzer als Bearbeiter eingetragen.
Register Dokumente - Aufruf Fall (MIAVERB-1754)	Im Register “Dokumente” können durch Klick auf den Doppelpfeil » in der Liste unter der Tabelle der Dokumente, zugeordnete Fälle direkt angesprungen werden. Dies ist jedoch nur für Fälle der aufgerufenen Mitgliedschaft möglich. Fälle weiterer zugeordneter Mitgliedschaften werden hier angezeigt, der Doppelpfeil » wird jedoch ausgeblendet.

Modul “Mail4MIA”

Funktion/Seite	Änderung/Neuerung	Systemparameter/Rechte
Neuer Systemparameter - Anhang in Dokumente anzeigen (MIAVERB-1719)	Mit dem neuen Systemparameter “AnhangInDokumente” kann eingestellt werden, ob die Checkbox “Anhang in Dokumente anzeigen” standardmäßig zu allen Anlagen nach dem Eingang neuer E-Mails gesetzt sein soll (1) oder nicht (0).	(S)AnhangInDokumente
Register “E-Mails” - Anzeige MO-Adresse (MIAVERB-1734)	Wurde einer E-Mail ein Mietobjekt zugeordnet, wird nun die Adresse des zugeordneten Mietobjektes im Tooltipp des “Häuschenicons” angezeigt.
Erweiterung Protokollierung - Default- Betreff (MIAVERB-1749)	Bei der Erstellung eines neuen E-Mail-Entwurfes wird der Default- Betreff ins Protokoll zur E-Mail geschrieben.
E-Mail-Eingang - Bedingung auf Buttons hinzugefügt (MIAVERB-1750)	Die Buttons “Aufgabe erstellen” und “Metadaten bearbeiten” sind aktiv, solange der E-Mail nur eine Mitgliedschaft/Person zugeordnet ist. Sobald mehr als eine Person/Mitgliedschaft zugeordnet wurden, werden die Buttons inaktiv.
Register E-Mails - Aufruf Fall (MIAVERB-1754)	Im Register “E-Mails” können durch Klick auf den Doppelpfeil » in der Liste unter der Tabelle der Dokumente, zugeordnete Fälle direkt angesprungen werden. Dies ist jedoch nur für Fälle der aufgerufenen Mitgliedschaft möglich. Fälle weiterer zugeordneter Mitgliedschaften werden hier angezeigt, der Doppelpfeil » wird jedoch ausgeblendet.

Modul “MIA-Online”

Funktion/Seite	Änderung/Neuerung	Systemparameter/Rechte
Antragsbearbeitung - Felder editierbar (MIAVERB-1731)	Die Felder Name und Vorname in der Mitgliedererfassung aus Antragsannahme sind nun nicht mehr schreibgeschützt und können bei Bedarf korrigiert werden.

15.7 - 5.4.0

SV-Meldung: Bei Vereinen mit einem eigenen Server (nicht MIA im Rechenzentrum) werden Fehler beim Hochladen der RSV-Meldungen nicht mehr an die DES gesendet, sondern als Admin-Meldung in MIA angezeigt. Es sollte je Verein mindestens einen Anwender mit dem Recht “ADMINFO” geben, der diese Warnungen überwacht:

Informationen zum Word4MIA-4.0
Die MIA-Version 5.4.0 wurde an alle Vereine verteilt. Mit dieser Version kann nun auch das neue Word4MIA-4.0 eingesetzt werden. Link zur Kurzbeschreibung und Preisliste: http://des-mia.de/confluence/x/KoAqAQ

Einige Vereine haben in der Vergangenheit bereits das Word4MIA-4.0 per Ticket bestellt. Für diese Vereine werden wir in den kommenden Tagen die Aktivierung durchführen und uns mit Ihnen in Verbindung setzen, um Ihnen die Installationsdatei und die Dokumentation zur Verfügung zu stellen.

Vereine, die das neue Word4MIA-4.0 einsetzen wollen und bisher noch keine Bestellung ausgelöst haben, erstellen bitte ein Ticket im Ticketsystem mit dem Betreff „Bestellung Word4MIA-4.0". Wir werden die Anfragen dann chronologisch abarbeiten.

Hinweis

Da die Textmarken der Vorlagen ausgetauscht werden müssen, sollte etwas Bearbeitungszeit eingeplant werden. Die Aktivierung der neuen Version hat KEINE Auswirkungen auf den Betrieb der alten Word4MIA-Version. Beide Anwendungen können parallel betrieben werden.

Achtung

Der Zugriff der alten Word4MIA-Version auf die MIA-Datenbank wird zum 30.04.2025 aus Sicherheitsgründen abgeschaltet.

Funktion/Seite	Änderung/Neuerung	Systemparameter/Rechte
Register Fälle - Anpassung Logik Fall-Berater (MIAVERB-1829)	Bisher wurden bei der Erstellung eines neuen Falls auch inaktive Berater und Anwender, die keine Berater sind zur Auswahl vorgeschlagen. Diese Auswahl wurde korrigiert. Es werden nun nur aktive Stammberater und angemeldete User, wenn sie Berater sind vorgeschlagen.
Register Termine - “Termin wahrgenommen” korrigiert (MIAVERB-1828)	Ab MIA-Version 5.4.0-13 funktioniert der Button “Termin wahrgenommen” wieder fehlerfrei.
Register Fälle - Download von E-Mail-Anhängen (MIAVERB-1827)	Ab MIA-Version 5.4.0-13 können im Register Fälle nun auch wieder E-Mail-Anhänge mit dem Button “Dokument herunterladen” lokal gespeichert werden.
Reg. Info - Anzeige Verwaltungseinheit (MIAVERB-1806)	Im Register “Info” wird mit zwei neuen Icons im Bereich “Mietobjekt” angezeigt, ob die aktuelle private Erstwohnung mindestens einer bestehenden Verwaltungseinheit zugeordnet ist. Das blaue Icon zeigt an, dass die aktuelle private Erstwohnung mindestens einer bestehenden Verwaltungseinheit zugeordnet ist. Das graue Icon zeigt an, dass die aktuelle private Erstwohnung keiner bestehenden Verwaltungseinheit zugeordnet ist.
Mitglieder/Personen -> Verwaltungseinheiten Erweiterung (MIAVERB-1807)	Die Suche nach Verwaltungseinheiten wurde um die Recherchefelder “Straße” und “Hausnummer” ergänzt. Der Button “Einfügen” öffnet nun ein neues Fenster zur Anlage neuer Verwaltungseinheiten mit den Feldern Bezeichnung, gültig, Berater und Bemerkung. Es wurde ein viertes Register hinzugefügt, in dem die ermittelten Mitgliedschaften nach dem Mitgliedschaftsstatus aktiv/inaktiv und E-Mail ja/nein gefiltert und das Ergebnis in eine Ergebnisliste übertragen werden kann.
Finanzen -> Export Inkasso - Eintrag ins Protokoll (MIAVERB-1805)	Wird unter “Finanzen -> Export Inkasso” ein Lauf exportiert, wird nun ein entsprechender Eintrag (z.B. Mitgliedschaft im Inkasso-Lauf (ID16) exportiert) ins Mitgliedsprotokoll geschrieben.
Modul “PDF4MIA” -> Register “Fälle” - Anzeige Vereinsversion (MIAVERB-1804)	Bei der Zuordnung von Dokumenten/E-Mails zum Fall kann in der Vorschau mit dem Modul “PDF4MIA” eine Vereinsversion erstellt werden. Nach dem Speichern der Vereinsversion wurde jedoch die Originalversion wieder geladen -> dieser Fehler wurde behoben.
Mitgliedererfassung - Prüfung BKG mit ungültiger BK ausblenden (MIAVERB-1799)	Beitragsklassengruppen, denen mind. eine nicht gültige Beitragsklasse zugeordnet ist, werden nicht mehr in der Mitgliedererfassung zur Auswahl angeboten.
Register Beitragsklassen - “gültig von” Pflichtfeld (MIAVERB-1798)	Im Register “Beitragsklassen” wurde das Feld “gültig von” zum Pflichtfeld geändert.
Erw. Suche - BKL gültig von/bis hinzugefügt (MIAVERB-1797)	In der erweiterten Suche wurde der Filter “Beitragsklasse von/bis” im Bereich “Mitgliedschaft” hinzugefügt.
Reg. Fälle -> Mietobjekt im Fall - Integration Modul “Postbox4MIA” (MIAVERB-1788)	Im Reg. Fälle -> Mietobjekt kann im ausgewählten Fall ein Zugangscode für Vermieter und Hausverwaltung generiert werden. Dieser zum Fall und zur Person eindeutige Code kann dem Vermieter und der Hausverwaltung des zugeordneten Mietobjektes mitgeteilt werden. Mit diesem Code ist es dem Inhaber möglich, über die Online-Postbox Dokumente zum Fall an den Verein zu senden. Der Eingang solcher Dokumente wird in der Fall-Dokumentation als neue Aktennotiz angezeigt und es wird eine Fall-Nachricht erstellt.
Lastschriftvorbenachrichtigung - neue Textmarke Briefanrede (MIAVERB-1784)	Für die Datenquelle “SEPAVorbenachrichtigung” steht nun die Textmarke $[DV1.F7226.T3739.F6617.T3647.F5414.T3684.F11531] für die Briefanrede zur Verfügung.
Bevorzugte Kommunikation - Erweiterung Katalog (MIAVERB-1781)	Die Auswahl “Bevorzugte Kommunikation” im Register “Person” wurde um den Eintrag “Online-Portal” erweitert. Die Verwendung “Online-Portal” hat aktuell noch keine funktionalen Auswirkungen auf Abläufe in MIA.
Reg. Fälle - Anzeige Aufgaben zum Fall (MIAVERB-1779)	Im Register “Fälle” werden links in der Baumstruktur nun auch dem Fall zugeordnete Aufgaben angezeigt. Gezählt werden alle Aufgaben unabhängig vom Status. Durch Markieren in der Baumstruktur wird die Aufgabenliste zur Bearbeitung der Aufgaben angezeigt.
Fallakte - Zuordnung Dokumente/E-Mails Auswahl “Alle/keinen” (MIAVERB-1775)	Im Choose “Dokumente/E-Mail zum Fall zuordnen” wurden zwei neue Buttons eingefügt, um alle oder kein Dokument dem Fall zuzuordnen.
Checkbox “Schreiben erstellt” - Buchung ja/nein (MIAVERB-1766)	Wenn der in den Systemeinstellungen hinterlegte Betrag (Parameter SGBetrag) < 0.00 ist, wird beim Setzen des Hakens “Schreiben erstellt” abgefragt, ob die Schreibgebühr verbucht werden soll.
Freie Terminsuche - Termin zu Person (MIAVERB-1763)	Wird in der freien Terminsuche ein Termin zu einer Person mit in der Vergangenheit abgeschlossener Mitgliedschaft angelegt, wird beim Aufruf der Person aus den Terminmasken die Person angezeigt und nicht mehr die letzte Mitgliedschaft. Hier kann nun ggf. eine neue Mitgliedschaft angelegt werden.
Termine - Zeichenanzahl Notiz erweitert (MIAVERB-1762)	Im Feld “Notiz” zum Termin können nun 500 Zeichen, statt der bisher 255 Zeichen gespeichert werden.
Fall-Dokumentation - Vorschau vergrößert (MIAVERB-1756)	Die Vorschau der Fall-Notizen wurde vergrößert, sodass nun fünf Zeilen ohne scrollen lesbar sind.
Protokoll Mitgliedschaft - neuer Filter (MIAVERB-1752)	Im Protokoll zur Mitgliedschaft wurde ein neuer Filter für Protokolleinträge nach Benutzer hinzugefügt.
Fallzuordnung zu Beratung (MIAVERB-1698)	Im Register Beratungen können mit dem “…” Button Beratungen Fällen zugeordnet werden. Durch die Zuordnung werden automatisch nun auch an der Beratung hängende Dokumente dem Fall zugeordnet. Wird die Fallzuordnung wieder gelöscht, werden die Zuordnungen der Dokumente NICHT automatisch aufgehoben! Die Dokumentzuordnungen müssen ggf. manuell aufgehoben werden.
P übernimmt H - Integration Fälle (MIAVERB-1688)	In der Funktion “P übernimmt H” werden nun die Fälle berücksichtigt. Im Dialog können die zu übernehmenden Fälle ausgewählt werden. Zu den ausgewählten Fällen werden dann alle Fall-Notizen von der alten in die neue Mitgliedschaft verschoben! Für zum Fall zugeordnete Mietobjekte, Dokumente und E-Mails werden Kopien erstellt. Beitragsklassen, Beratungen und Dokumente ohne Fallbezug werden weder kopiert noch verschoben.
Statistik Fälle (MIAVERB-1676)	Im Menü unter “Statistiken -> Beratungsfälle” ist nun eine Auswertung der Fälle verfügbar. Die Fallstatistik beinhaltet aktive und neue Fälle eines Jahres aufgeteilt nach Monaten. Neue Fälle sind solche, deren Beginndatum im jeweiligen Monat liegen und zu denen mindestens eine Fallnotiz, eine E-Mail oder ein Dokument zugeordnet ist. Aktive Fälle sind solche, denen im jeweiligen Monat mit mindestens eine Fallnotiz, eine E-Mail oder ein Dokument zugeordnet wurden.
Erw. Suche - Filter “Kontakt” hinzugefügt (MIAVERB-1666)	In der erweiterten Suche wurde der Filter für “Kontakt zum Mietobjekt” im Bereich “weitere Filter” (analog Vermieter/ Hausverwaltung) hinzugefügt.
Terminbestätigung für in MIA angelegte Termine (MIAVERB-1637)	Bisher wurden nur Terminbestätigungen an Mitglieder versendet, wenn diese im Online-Portal einen Termin gebucht haben. Diese Funktion wurde nun auch für in MIA angelegte Termine umgesetzt. Diese Funktion ist erst mit Aktivierung des neuen MIAOnline-Moduls verfügbar, da die Vorlage dann erst entsprechend umgesetzt werden kann. Die im MIAO-Backend hinterlegte Vorlage muss dann in MIA im Katalog “Beratungsarten” noch der gewünschten Beratungsart zugeordnet werden.
Meine Termine Tagesansicht - anzeige Beratungsart (MIAVERB-1564)	In der Anzeige “Meine Termine in der Tagesansicht” wurde eine zusätzliche Spalte mit der Anzeige der Beratungsart eingefügt.
Übersicht System-E-Mails (MIAVERB-1711)	In die Übersicht der System-E-Mails wurden die E-Mails integriert, die über das neue MIAOnline-Modul versendet werden. Können diese E-Mails nicht versendet werden, werden diese mit dem Status “Entwurf” angezeigt und können manuell nachträglich versendet werden, sobald die Ursache behoben wurde.

Modul “Mail4MIA”

Funktion/Seite	Änderung/Neuerung	Systemparameter/Rechte
Mein Zugang - inaktive E-Mail- Konten ausblenden (MIAVERB-1790)	Unter “Mein Zugang” im Register “Signatur für Mail4MIA” werden in der Listbox “Standard-Konto” inaktive Konten nun nicht mehr angezeigt.
Automatische Zuordnung nur bei aktiven Mitgliedschaften (MIAVERB-1777)	Eingehende E-Mails werden Mitgliedern nur noch automatisch zugeordnet, wenn am Tag des E-Mail-Eingangs eine gültige Mitgliedschaft besteht.

Modul “MIA-Online”

Funktion/Seite	Änderung/Neuerung	Systemparameter/Rechte
Fallzuordnung zu Onlineberatung (MIAVERB-1698)	Im Register Beratungen können mit dem “…” Button Beratungen Fällen zugeordnet werden. Durch die Zuordnung werden automatisch nun auch an der Beratung hängende Dokumente dem Fall zugeordnet. Wird die Fallzuordnung wieder gelöscht, werden die Zuordnungen der Dokumente NICHT automatisch aufgehoben! Die Dokumentzuordnungen müssen ggf. manuell aufgehoben werden.

Neues Modul “MIA-Online”

Das Modul MIA-Online wurde vollständig erneuert und um einige Funktionen erweitert. Vereine die das MIAOnline-Modul bereits nutzen, werden von der DES benachrichtigt, wenn auf die neue Version umgestellt wird. Für die Konfiguration der Funktionen und die Texte im Onlineportal wird es eine neue Umgebung als Webanwendung (MIA-Online-Backend) geben, die deutlich übersichtlicher und leichter zu bedienen ist, als die alte Typo3-Variante.

Funktion/Seite	Änderung/Neuerung	Systemparameter/Rechte
Integration der Fall-Akte
Dokument-Upload für beratungsunabhängige Dokumente (MIAO-86)	Im Portal besteht für Mitglieder nun die Möglichkeit Dokumente ohne Beratungsbezug wie z.B. Studienbescheinigungen hochzuladen. Für Dokumente, die dem Verein auf diesem Weg zugestellt werden, wird eine neue Aufgabe in der Aufgabenliste angelegt. Die erlaubten Dateiformate und die Dateigröße kann im neuen MIAOnline-Backend je Verein eingestellt werden. Der Upload erlaubt in diesem Bereich nur einzelne Dokumente.
Online-Payment	Das Online-Payment kann vorerst ausschließlich von Mietervereinen genutzt werden, bei denen unabhängig vom Eintrittsdatum immer der vollständige Jahresbeitrag fällig wird. Die Funktion, anteilige Beiträge per Online-Payment zu zahlen, befindet sich aktuell in der Entwicklung und folgt in einer späteren Version. Für die Nutzung benötigt der Verein ein PayPal-Konto, Antragsteller benötigen kein PayPal-Konto.
Black- und Whitelist für IBAN (MIAO-107)	Mit dieser Funktion kann gesteuert werden, welche IBANs erlaubt sind und welche beim Speichern im Online-Portal abgewiesen werden. Es ist durch die Verwendung von Wildcards () auch möglich, IBANs ausgewählter Länder zu erlauben bzw. abzulehnen. Mit DE in der Whitelist können beispielsweise ausschließlich deutsche IBANs zugelassen werden.
Markierung für ungelesene Inhalte im Portal (MIAO-142)	Im Portal werden in den Bereichen “Beratungen” und “Dokumente” neue Inhalte mit einem neu-Icon für das Mitglied hervorgehoben
Steuerung Rechte (MIAVERB-1796)	Die Steuerung der Rechte für die Onlinefunktionen wurde nicht geändert. Die drei Rechte “ANTBEARB”, “ONLBERBEARB” und “ONLBER” wurden aus dem alten Modul übernommen. Vereine mit aktivem MIAOnline-Modul müssen also die Berechtigungen nach der Umstellung auf die neue Version nicht anpassen.	(S)ANTBEARB (S)ONLBERBEARB (S)ONLBER
Umbau der “Online- Benachrichtigungen” im neuen Online-Portal (MIAVERB-1782)	Der Menüpunkt “Onlineberatungen” wurde in “Fall-Nachrichten” umbenannt. Die Übersicht der Onlineberatungen wurde vollständig überarbeitet und auf die Fall-Nachrichten angepasst. Für jede neue Nachricht eines Mitglieds wird nun als Benachrichtigung eine Aufgabe erstellt. Die Benachrichtigungsaufgaben sind nicht in der Aufgabenliste sichtbar. Die Benachrichtigungsaufgaben können in “echte Aufgaben” umgewandelt werden. Die Benachrichtigungsstufen werden nun nicht mehr in MIA, sondern im MIAO-Backend konfiguriert. Die Benachrichtigungen per E-Mail an die als zuständig ermittelten Personen wurden abgeschafft.
Anzeige Anzahl Fall- Notizen im Menü (MIAVERB-1776)	Im Menüpunkt “Fall-Notizen” wird nun in Klammern die Anzahl der zu bearbeitenden Fall-Notizen angezeigt. Die erste Ziffern zeigt die Anzahl der Notizen mit Status neu. Die zweite Ziffer zeigt die Anzahl der Notizen mit Status “in Bearbeitung” an.
Fall-Dokumentation - Hinweis “online abrufbar” und “finalisiert” (MIAVERB-1747)	Werden einer Nachricht (Entwurf) Dokumente zugeordnet, bei denen die Checkboxen “online abrufbar” und/oder “finalisiert” nicht gesetzt sind, wird ein rotes Achtung-Icon als Hinweis angezeigt. Durch versenden der Nachricht an das Mitglied, werden die Checkboxen “online abrufbar” und/oder “finalisiert” automatisch gesetzt!
Administration -> Online- Portal - Anzeige nicht versendeter Entwürfe (MIAVERB-1578)	Unter “Administration -> Online-Portal -> Entwürfe Nachrichten” werden Antworten auf Online-Fall-Nachrichten mit dem Status “Entwurf” aufgelistet.

15.8 - 5.4.1

Modul “Änderungen/Neuerungen MIA allgemein”

Funktion/Seite	Änderung/Neuerung	Systemparameter/ Rechte
Register Fälle - Erstellung neuer E-Mail ohne Haken in Checkbox “in Reg. Dokumente anzeigen” (MIAVERB-1842)	Wird im Register “Fälle” eine E-Mail mit Fall-Bezug erstellt, wird für diese E-Mail das Häkchen “E-Mail in Dokumente anzeigen” gesetzt und kann nicht entfernt werden.
Register Fälle - Notiz verschieben und duplizieren (MIAVERB-1755)	Verschieben: In der Fall-Dokumentation wurde ein neuer Button “Fall-Notizen verschieben” hinzugefügt. Im ersten Schritt werden die zu verschiebenen Notizen durch Setzen des x ausgewählt. Im zweiten Schritt wird in der Listbox der Fall ausgewählt, in welchen die ausgewählten Notizen verschoeben werden sollen. Duplizieren: In Gesprächs-Notizen und Akten-Notizen wurde eine neue Schaltfläche “Notiz duplizieren” eingefügt. Die Schaltfläche öffnet die Auswahl der Fälle in die die Notiz dupliziert werden soll.
Mitarbeiter bearbeiten - Checkbox “aktiv” (MIAVERB-1861)	In der Administration -> Mitarbeiter/Nutzer -> Bearbeiten wurde die Checkbox “Nur aktive Nutzer anzeigen” eingefügt. Zur Anzeige inaktiver Mitarbeiter muss die Checkbox geleert werden.
Register Konto - Notiz zur Mahnsperre (MIAVERB-1833)	Im Register “Konto” wurde ein neues Feld hinzugefügt, in dem eine Notiz zur Mahnsperre gespeichert werden kann. Wird die Checkbox entfernt, wird die Notiz nicht automatisch gelöscht, dies muss ggf. manuell erfolgen.
Verwaltungseinheiten - neue Funktionen (MIAVERB-1836)	Im vertikalen Menü wurde ein neues Icon hinzugefügt, welches anzeigt, dass eines der Mietobjekte des Mitgliedes einer Verwaltungseinheit angehört. Durch Klick auf den Button “Übersicht ermittelter Verwaltungseinheiten” öffnet sich die Liste der Verwaltungseinheiten und der offenen Fälle je Verwaltungseinheit. Weiterhin wurde in der Maske “Verwaltungseinheiten erfassen/bearbeiten” ein neues Register “Ermittelte Fälle” zur ausgewählten Verwaltungseinheit hinzugefügt.
Register Fälle - Vereinsversion (MIAVERB-1804)	Im Register “Fälle” im Dialog “Dokument/E-Mail zum Fall zuordnen” konnte eine Vereinsversion erstellt werden, diese wurde jedoch nach Neuladen nicht angezeigt. Dieser Fehler wurde nun behoben.
Freie Terminsuche - Anzeige Mitgliedsnummer (MIAVERB-1869)	In der freien Terminsuche wird nun im Feld “Termin für” auch die Mitgliedsnummer angezeigt. Es ist nun also auf den ersten Blick erkenntlich, ob ein Termin zu einer Person mit oder ohne Mitgliedschaft vereinbart wird.
Dokument-Eingang - Änderung der Anzeige neuer Dokumente (MIAVERB-1854)	Beim Öffnen des Dokument-Eingangs werden alle Dokumente angezeigt, die zu diesem Zeitpunkt im jeweiligen Ordner liegen. Die Dokumente können nacheinander bearbeitet und zugeordnet werden. Um neue Dokumente anzuzeigen, muss der Button “Aktualisieren” geklickt werden. Die Anzahl in Klammern neben dem Menüpunkt zeigt immer den aktuellen Stand (inkl. neuer Dokumente, die erst nach Aktualisierung angezeigt werden) der Dokumente in den Ordnern an.
Vorläufige Mitgliedschaft (MIAVERB-1879)	Mit dem neuen Systemparameter “VorlMitgliedschaftAnlegen” kann eingestellt werden, ob bei Klick auf “Termin wahrgenommen” in der “Terminliste Empfang” vorläufige Mitgliedschaften angelegt werden oder nicht.	VorlMitgliedschaft Anlegen
Register “Fälle” - Fall-Dokumentation Anzeige “abgeholt am” MIAF-66	In der Fall-Dokumentation im Register Fälle wird nun in einer “Nachricht Berater” das Datum “abgeholt am” angezeigt. Dieses Datum zeigt an, wann das Mitglied die Nachricht im Onlineportal aufgerufen hat.

Modul “MIA-Online inkl. MIAO-Backend”

Funktion/Seite	Änderung/Neuerung	Systemparameter/ Rechte
Dokumente ohne Fall-Bezug	Kommentare zu Dokumenten ohne Fall-Bezug werden den Mitgliedern im Onlineportal angezeigt. Im MIAO-Backend kann eingestellt werden, ob nur Kommentare der Mitglieder angezeigt werden, die beim Upload mit der Bemerkung hinzugefügt werden oder ob zusätzlich auch Kommentare angezeigt werden, die in MIA hinzugefügt wurden.
Mitgiedschaftsantrag - Vorbelegung Zahlungsart (MIAO-270)	Im MIAOnline-Backend im Bereich “Mitgliedschaft beantragen -> Einstellungen” kann nun die im Mitgliedsantrag vorausgewählte Zahlungsart eingestellt werden.
Optimierung Darstellung in Beratungen (MIAO-266)	In den Einstellungen zu “Beratungen” im MIAO-Backend kann nun im Feld “Präfix für die Bezeichnung…in der Liste der Beratungen” die Überschrift der Beratungsfälle individuell angepasst werden.
Antragsprüfung - Uhrzeit Verifiziert hinzugefügt (MIAVERB-1868)	In der Antragsprüfung wurde zum Datum “Verifizierung verschickt am” und “Verifiziert am” die Uhrzeit hinzugefügt.

Modul “Mail4MIA”

Funktion/Seite	Änderung/Neuerung	Systemparameter/ Rechte
Mail4MIA - Hinweis “E-Mail in Dokumente anzeigen” bei Fallzuordnung (MIAVERB-1845)	Wenn bei der Fallzuordnung die Checkbox “E-Mail in Dokumente anzeigen” nicht gesetzt ist, wird nun ein entsprechender Hinweis angezeigt.
E-Mail-Eingang Fallauswahl zur Aufgabe (MIAVERB-1859)	Wenn eine E-Mail zurvor einem oder mehreren Fällen zugeordnet wurde, ist die Fallauswahl möglich. Wurde die E-Mail nur einem Fall zugeodnet, ist dieser Fall zur Aufgabe bereits vorausgewählt sowie der zugehörige Fallberater. Wurde die E-Mail mindestens zwei Fällen zugeordnet, wird als Bearbeiter der Stammberater vorausgewählt, sofern er aktiv ist; andernfalls wird der angemeldete Benutzer als Bearbeiter vorgeschlagen.
Neues Standard-Konto für ausgehende E-Mails (MIAVERB-1850)	Unter “Mein Zugang” gibt es nun ein Standard-Konto für den E-Mail-Ausgang. Dieses Konto wird bei neuen E-Mails, Antworten oder Weiterleitungen als Standard eingetragen.
Synchronisation E-Mail-Eingang	Es werden nun immer alle E-Mail-Konten nacheinander synchronisiert, anschließend startet der Job direkt erneut.

Modul “Postbox4MIA”

Funktion/Seite	Änderung/Neuerung	Systemparameter/ Rechte
Postbox4MIA - Quittung (MIAO-265)	Externe Kontakte können nun eine Quittung als Bestätigung für die Übertragung von Dokumenten herunterladen. Auch im MIAO-Backend ist die Erstellung von Quittungen im Bereich “Postbox-Protokoll” möglich. Die Vorlage für das Dokument “Quittung” kann im MIAO-Backend bearbeitet werden. Existiert die Vorlage nicht oder ist ungültig, werden die Buttons in der Postbox4MIA und im MIAO-Backend im Protokoll nicht angezeigt.
Postbox4MIA - Protokoll (MIAO-239)	Alle Uploads in der Postbox4MIA werden protokolliert und können im MIAO-Backend mit dem Button “Postbox-Protokoll” angezeigt werden.
Modul “Postbox4MIA”- Erweiterung (MIAVERB-1853)	Das Generieren für Upload-Codes für die “Postbox4MIA” ist nun auch für Kontakte zum Mietobjekt möglich. Bisher stand die Funktion nur für Hausverwaltung und Vermieter zur Verfügung.

15.9 - 5.5.0

Modul “Änderungen/Neuerungen MIA allgemein”

Funktion/Seite	Änderung/Neuerung	Systemparameter/ Rechte
Aufgabe “Rückruf” - Anzeige Telefonnummer(n) MIAVERB-1896	Im Feld “Notiz” zur Aufgabe “Rückruf” werden nun die Feldbezeichnungen der möglichen Telefonnummern und wenn vorhanden, auch die hinterlegten Rufnummern angezeigt. In den vorangestellten eckigen Klammern kann bei Aufgabenerstellung die vom Mitglied favorisierte Nummer mit einem X gekennzeichnet werden. Alternativ können die nicht benötigten Zeilen auch aus dem Notizfeld entfernt werden.
Termine anlegen - neuer Filter MIAVERB-1895	In der Maske “Termine für eine Liste von Beratern anlegen” unter Administration -> Beraterkalender -> Termine vergeben wurde eine Checkbox hinzugefügt, mit der inaktive Mitarbeiter ein- bzw. ausgeblendet werden können.
Anzeige Eingänge in Echtzeit

16 - Preisliste für Dienstleistungen

Die DES kann auf Wunsch IT-Dienstleistungen für DMB-Vereine erbringen. Dafür berechnen wir folgende Preise pro Stunde. Die kleinste Abrechnungseinheit sind 15 Minuten.

Bescheibung	Preis
Einstellen von Konfigurationen in MIA, Anlegen/Ändern von Benutzern und Rechten, Erstellen und Ändern von Druckvorlagen, Terminkalender vorbereiten, Arbeiten an Vereinswebsites in der DMB-Plattform usw.	60,00 Euro
Support für IT-Anlagen des Vereins, z. B. Einrichten von Druckern in MIA, Hilfe bei der Konfiguration in Windows, Outlook, Netzwerkeinstellungen, Einrichtung der MIA-VM auf Vereinsservern, Einrichtung von Postfächern in Mail4MIA usw. Erstellen von Auswertungen und Statistiken auf Datenbankebene Individuelle Schulungen, Terminvereinbarungen zur Unterstützung bei Lastschrift-, Rechnungsläufen, Kontenbereinigungen usw.	80,00 Euro
Individuell geplante Entwicklung von Software oder Websites, Änderungen an Daten über die Datenbank wie z. B. Mitgliedskonten korrigieren oder bereinigen usw.	100,00 Euro
Bei Arbeiten in den Räumen von Vereinen werden Reisekosten und Spesen nach Aufwand berechnet

Abgerechnet wird im 15-Minuten-Takt.

Im Einzelfall gelten die mit unseren Mitarbeitern vereinbarten und schriftlich (im Ticket) bestätigen Preise.

Alle Preise sind Nettopreise, hinzu kommt die gesetzliche Mehrwertsteuer.

Hinweis

Durch entsprechende Vereinbarungen mit unseren Dienstleistern können wir für DMB-Vereine Konditionen anbieten, die z.T. deutlich unter den marktüblichen Preisen liegen. Bitte beachten Sie, dass es durch unsere hohe Auslastung zu Wartezeiten kommen kann.

17 - Nutzungsgebühr MIA

Für die Nutzung von MIA wurden vom DMB-Präsidium die folgenden monatlichen Gebühren festgelegt. Die neuen Gebühren (in der rechten Spalte) gelten ab dem 01.04.2019.

Gruppe	bis Mitglieder	MIA
1	500	68,25 €
2	1.500	88,00 €
3	2.500	115,00 €
4	3.000	138,00 €
5	4.000	161,00 €
6	5.000	192,00 €
7	6.000	252,00 €
8	7.500	300,00 €
9	10.000	400,00 €
10	15.000	510,00 €
11	20.000	630,00 €
12	30.000	855,00 €
13	50.000	1.100,00 €
14	80.000	1.365,00 €
15	90.000	1.800,00 €
16	100.000	3.000,00 €
17	110.000	3.300,00 €
18	120.000	3.600,00 €
19	130.000	3.900,00 €
20	140.000	4.200,00 €
21	150.000	4.500,00 €
22	160.000	4.800,00 €

MIA wird in Form einer sogenannten Virtual Appliance ausgeliefert. Die Installation wird vom Verein bzw. dessen IT-Dienstleister durchgeführt, sofern MIA nicht in einem unserer Rechenzentren betrieben wird.

Kosten für die Einrichtung von MIA und die Übernahme der Daten aus MIS oder PMV fallen nicht an. Bei der Übernahme von Daten aus anderen Programmen wird der Aufwand in Rechnung gestellt, sofern er höher ist, als bei PMV oder MIS.

Die Mindestnutzungsdauer bei monatlicher Zahlung ist 24 Monate, die Zahlung erfolgt per Lastschrifteinzug.

Zusatzmodule für MIA

Alle Preise sind Nettopreise, hinzu kommt die ges. MwSt.

18 - Support

Sie haben in unserer Dokumentation keine Antwort auf Ihre Frage erhalten? Dann senden Sie uns Ihr Anliegen über unser Ticketsystem unter https://mieterbund.zendesk.com.

Sie haben noch keinen Zugang zu unserem Ticketsystem? In diesem Fall beantragen Sie einen Zugang unter Angabe Ihres Vor- und Nachnamens sowie der gewünschten E-Mailadresse über unser Kontaktformular unter https://www.dmb-des.de/contact.

19 - Downloads

Virtuelle Server

Unter https://dmms.des-mia.de/des-images/ können die Images der virtuellen Server für MIA heruntergeladen werden. Die dafür erforderlichen Anmeldedaten fordern Sie bitte per E-Mail bei rolf.steinecke@mieterbund.de an.

MIA-Dokumentvorlagen

Word4MIA-4.0

20 - Impressum

DES - DMB EDV-Service GmbH im Deutscher Mieterbund e.V.

Littenstraße 10 10179 Berlin

Telefon: 030 / 2 23 23 - 0 Telefax: 030 / 2 23 23 - 100 E-Mail: impressum@des-dmb.de

Geschäftsführerin: Dr. Melanie Weber-Moritz

Verantwortlich im Sinne des Telemediengesetz: Dr. Melanie Weber-Moritz, DMB-Bundesdirektorin (Anschrift s.o.)

Umsatzsteuer-ID: DE219508656