# Zahlungsverkehr - Beschreibung Übersicht über alle Angaben rund um den Zahlungsverkehr \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_ - Rechnungs- und Mahnungsadresse - Weitere Daten - Mandatsverwaltung : - links: Übersicht aller für die Mitgliedschaft vergebener SEPA-Lastschrift-Mandate - rechts: Anzeige Details zum ausgewählten SEPA-Lastschrift-Mandat - Übersicht Funktions-Buttons ::: topic **Info** ::: 1. Hier werden jeweils die Daten des Zahlungsverkehrs angezeigt, die für die Person (H, P, L) vergeben wurden, die über die Info-Maske zuvor ausgewählt wurde ( siehe Arbeitsabläufe Wechsel zwischen MG und zugeordneten Personen, siehe Abkürzungserklärung). 2. Über den -Button kann jederzeit die MIA-Dokumentation zur ZV-Maske aufgerufen werden. Rechnungs- und Mahnungsadresse \*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\*\* (Info) Hier kann eine Adresse hinterlegt/eingesehen werden, an die sämtliche Rechnungen, Zahlungserinnerungen und Mahnschreiben für die Mitgliedschaft gesendet werden sollen. Die Rechnungs- und Mahnungsadresse: kann sich von dem für die Mitgliedschaft hinterlegten Mietobjekt (Mietobjekt-Maske) und/oder der hinterlegten Postanschrift (Person-Maske) unterscheiden wird, wenn für die Mitgliedschaft hinterlegt, automatisch als Adresse verwendet bei: Rechnungs- oder Mahnläufen Ausdruck von Rechnungen Ausdruck von Quittungen. ::: important ::: title Important ::: 1\. Das Häkchen unter Rechnung/Mahnung an Postanschrift ist standardmäßig gesetzt und muss manuell entfernt werden, um die abweichende Rechnungs- und Mahnungsadresse nutzbar zu machen. 2. Die Rechnungs- und Mahnungsadresse kann separat als ungültig markiert werden (z. B. nach Postrückläufer einer Rechnung/Mahnung). siehe Arbeitsablauf Separate Rechnungs- und Mahnungsadresse einfügen ::: ## Weitere Daten Hier können folgende weitere Daten hinterlegt/eingesehen werden: Zahlungsart: Hier kann die aktuelle Zahlungsart für die Mitgliedschaft eingesehen oder aber geändert werden, z. B. von Rechnung auf Lastschrift. Arbeitsablauf Änderung Zahlungsart Virtuelle Kontonr.: Mit der virtuellen Kontonummer, die jedem Mitglied jeweils zugeordnet wird, können sämtliche Zahlungseingänge oder Rücklastschriften für alle Mitgliedskonten vollautomatisch erfasst und zugeordnet werden. Eine manuelle Nachbearbeitung ist nicht mehr nötig. Voraussetzung für die Nutzung der Virtuellen Kontonummer ist allerdings die Bereitstellung einer gesonderten Bankleitzahl für den Verein durch die Bank. Dies erfolgt auf Grund der Endlichkeit vergebbarer Bankleitzahlen jedoch nur ab einem sehr hohen Jahresumsatz und ist daher nur für sehr große Vereine nutzbar. Abw. Beitragszahler: Hier kann bezüglich des Lastschrifteinzuges für die Mitgliedschaft eine Kontoverbindung eingegeben/eingesehen werden, die nicht dem Mitglied gehört. Anwendungsbeispiel: bei Zahlung des Mitgliedsbeitrages durch Eltern des Mitgliedes siehe Arbeitsablauf Abweichenden Beitragszahler erfassen ## Mandatsverwaltung Hier sind alle Informationen zu SEPA-Lastschrift-Mandaten zu finden, die zur Mitgliedschaft hinterlegt sind und waren. Die Erfassung der Kontoverbindung, von der der Lastschrifteinzug bzgl. der Mitgliedschaft erfolgen soll, wird hier vorgenommen. ::: important ::: title Important ::: Um einen Lastschrifteinzug zu legitimieren, muss ein schriftliches SEPA-Lastschrift-Mandat vom Mitglied erteilt werden. ::: links: Übersicht aller SEPA-Lastschrift-Mandate (gültig und ungültig), die für die Mitgliedschaft hinterlegt sind mit folgenden Angaben: - Mandatsreferenz - Mandatstyp (einmalig oder wiederkehrend) - Gültig von - Gültig bis ::: topic **Hinweis Die Anordnung der Liste kann mit der Sortierfunktion variiert werden. Arbeitsablauf Benutzung Sortierfunktion Auf diese Weise können die Mandate, nach Gültigkeit, Mandatsreferenz oder Mandatstyp auf- oder absteigend sortiert werden.** ::: rechts: Anzeige folgender Details zum jeweils ausgewählten SEPA-Lastschrift-Mandat (nach Anklicken in Übersicht blau hinterlegt): ---------------------------------------------------------------------------------------- Feldbezeichnung Erklärung ----------------------- ---------------------------------------------------------------- ![image](_static/XXX) Anzahl der für die Mitgliedschaft hinterlegten Mandate (aktuell und abgelaufen) und deren Gültigkeit. Die Zahl vor dem Schrägstrich ist die Nummer des ausgewählten Mandats aktuell gültig: verwendetes Mandat aktuell ungültig: nicht (mehr) nutzbare, zukünftige oder abgelaufene bzw. gekündigte Mandate Mit Hilfe der Pfeil-Buttons kann zwischen den Mandaten gewechselt werden. ---------------------------------------------------------------------------------------- Mandatsref. ; Mandatsreferenz-Nummer: wird beim Anlegen eines Mandates automatisch systemseitig vergeben und ist nicht editierbar : Mandatstyp ;Auswahl: Wiederkehrend, Einmalig : - Wiederkehrende Mandate berechtigen den Verein zum Einzug aller anfallenden Beträge. - Einmalige Mandate berechtigen den Verein zum Einzug eines einzelnen Betrages. Gültig von ; Gültigkeitsbeginn des SEPA-Lastschrift-Mandates, d. h. Datum ab dem das Mandat von MIA benutzt werden kann : Gültig von wird bei Anlegen eines Mandates mit dem Datum belegt, das laut SEPA-Lastschrift-Mandat vom Mitglied festgelegt wurde. bis ; Gültigkeitsablauf des SEPA-Lastschrift-Mandates, d. h. Datum ab dem das Mandat nicht mehr benutzt werden darf : Der Gültigkeitsablauf wird systemseitig bei Abspeichern des neu angelegten SEPA-Lastschrift-Mandates berechnet und in diesem Feld hinterlegt. Wichtig Auch ein wiederkehrend vergebenes Mandat kann seine Gültigkeit verlieren, sofern es nach dem SEPA-Ersteinzug nicht innerhalb von 36 Monaten erneut in Anspruch genommen wird. Unterschrieben am ; Datum der Ausstellung des SEPA-Lastschrift-Mandates Befristet bis ; Datum, zu dem das betreffende SEPA-Lastschrift-Mandat vom Kontoinhaber gekündigt wurde und nicht mehr von MIA genutzt werden kann (Info) Ist das Datum erreicht, wird das Mandat in MIA automatisch als ungültig markiert. Kündigt ein Mitglied seine Mitgliedschaft, das dem Verein ein SEPA-Lastschrift-Mandat erteilt hat, muss nach Erfassen des Mitgliedschaftsendes in MIA das Mandat separat beendet werden. Dies geschieht über das Setzen des Datums unter Befristet bis. Eingesetzt wird hierbei üblicherweise das Enddatum der Mitgliedschaft. (Warnung) Ausnahme: Entzieht das Mitglied dem Verein mit seiner Kündigung ausdrücklich mit sofortiger Wirkung den Lastschrift-Einzug, wird das SEPA-Lastschrift-Mandat zum Datum des Kündigungseingangs beendet. Gekündigt am ; bei Kündigung des Mandates durch Mitglied bzw. abweichenden Kontoinhaber: Datum des Eingangs der Kündigung des SEPA-Lastschrift-Mandates bei Kündigung der Mitgliedschaft ohne/mit separaten Entzug des Lastschrifteinzuges: Datum des Eingangs der Kündigung der Mitgliedschaft IBAN ; Die IBAN wird beim Abspeichern des SEPA-Lastschrift-Mandats systemseitig automatisch auf Richtigkeit des Formates überprüft. (Warnung) Achtung Ein Abgleich mit der Bank auf Prüfung der Existenz der Bankverbindung erfolgt nicht! Unbedingt auf korrekte Eingabe achten, um ungültige SEPA-Lastschrift-Mandate in MIA und Rücklastschriften zu vermeiden! Siehe Hinweise Hinweise Die IBAN hat insgesamt immer 22 Stellen und ein strikt festgelegtes Format: Sie besteht aus der 2-stelligen Länderkennung, der ebenfalls 2-stelligen Prüfziffer, der 8-stelligen Bankleitzahl und der 10-stelligen Kontonummer. Kürzere Kontonummern werden mit sogenannten Füllnullen vor der ersten Ziffer verlängert. Beispiel: DE12 8005 3572 0087 6543 21 > (Glühbirne) Tipp: Für eine bessere Lesbarkeit sollte die IBAN im > schriftlichen SEPA-Lastschrift-Mandat in 4er-Blöcke unterteilt > geschrieben werden. In MIA wird die IBAN jedoch ohne Leerzeichen > eingegeben! BIC ; Nach Eingabe der korrekten IBAN wird die > dazugehörige BIC systemseitig automatisch zugeordnet und > hinterlegt. Die BIC (Bank Identifier Code), oder auch SWIFT Adresse genannt, ist ein international standardisierter Bank-Code, der nur für Auslandsüberweisungen als zweites Identifikationsmerkmal neben der IBAN benötigt wird. Kommunikation Auswahl des Informationsweges zur Benachrichtigung des Kontoinhabers über eine bevorstehende Lastschrift Optionen: Brief, Email, Fax Alle Eingaben müssen mit dem Klicken des - Buttons bestätigt werden, um nicht verloren zu gehen. Alle grau hinterlegten Felder sind nicht bearbeitbar. Wurde ein SEPA-Lastschrift-Mandat fehlerhaft eingegeben, so muss dieses gelöscht bzw. beendet und hiernach neu vergeben werden. (Info) Das Feld Kommunikation kann auch nachträglich in bestehenden SEPA-Lastschrift-Mandaten geändert werden. Änderungen sind hierbei ebenfalls durch abzuschließen. (Warnung) Auf Fehlermeldungen beim Abspeichern von Bankverbindungen achten! Kann eine Bankverbindung nicht richtig hinterlegt werden, ist der wichtigste Anhaltspunkt eine nicht hinterlegte BIC. oben Übersicht Funktions-Buttons: Button-Bezeichnung: Benutzung: Anlegen eines neuen SEPA-Lastschrift-Mandats siehe Arbeitsablauf Neues Mandat anlegen grundsätzlich zum Abschluss von Eingaben bzw. Änderungen zu betätigen Abbruch der Eingabe eines neuen SEPA-Lastschrift-Mandats ohne zu speichern (Warnung) Eingegebene Daten gehen verloren. Löschen eines SEPA-Lastschrift-Mandats siehe Arbeitsablauf Mandat löschen (Warnung) Ein Mandat kann nur gelöscht werden, solange es noch nicht genutzt wurde, d. h. keine Einzüge mit diesem Mandat vorgenommen wurden. zum Hinterlegen wichtiger Dokumente bzgl. des Zahlungsverkehrs wie beispielsweise: schriftliche, vom Mitglied erteilte SEPA-Lastschrift-Mandate Änderungsmitteilungen von Banken (Warnung) Es kann nur 1 Dokument pro Mandat hinterlegt werden. siehe Arbeitsablauf Dokument hochladen zum Aufrufen des, für das jeweilig ausgewählte Mandat, hinterlegten Dokuments (z. B. SEPA-Mandat, Wechselinformation der Bank etc.) siehe Arbeitsablauf Dokument anzeigen Hier können Schreiben rund um den Zahlungsverkehr erzeugt werden, z. B. Bestätigungsschreiben Mandatsreferenz oder Kündigungsbestätigung Mandat etc. siehe Arbeitsablauf Bestätigungen drucken (Info) Die unter diesem Punkt auswählbaren Schreiben müssen zunächst vom Verein in der Administration in MIA unter Anwendung - Vorlagen hinterlegt worden sein. Jeder Verein kann eigene Vorlagen in beliebiger Zahl hinterlegen. (Glühbirne) Die entsprechenden Vorlagen können an die Bedürfnisse des jeweiligen Vereins angepasst werden. # Zahlungsverkehr - Arbeitsabläufe Übersicht Arbeitsabläufe : Rot markierte Links sind derzeit noch nicht hinterlegt. Die Verlinkung folgt, sobald der entsprechende Ablauf in der Dokumentation erfasst wurde. Separate Rechnungs- und Mahnungsadresse einfügen Rechnungs- und Mahnungsadresse als ungültig markieren Zahlungsart ändern abweichenden Kontoinhaber/Beitragszahler erfassen Daten des abweichenden Beitragszahlers einsehen abweichenden Beitragszahler löschen Benutzung der Sortierfunktion in der Terminübersicht Neues Mandat anlegen Mandat beenden Mandat löschen Dokument hochladen (zum Hinterlegen des dazugehörigen SEPA-Lastschriftmandates) Dokument anzeigen Bestätigungen drucken/versenden 1\. Separate Rechnungs- und Mahnungsadresse einfügen Häkchen unter Rechnung/Mahnung an Postanschrift entfernen \> Adressdaten aufnehmen > - Button drücken Bei der Aufnahme von Adressdaten sollte stets beachtet werden, dass: evtl. existierende Hausnummern-Zusätze abgefragt werden (z. B. 2a) Ortsteile als Adresszusatz aufgenommen werden abgefragt wird, ob der eigene Name am Briefkasten/Klingelschild steht (Warnung) Abweichende Namen können im Feld Adresszusatz mit der Markierung c/o aufgenommen werden (siehe Beispiel Screenshot). nach oben 2\. Rechnungs- und Mahnungsadresse als ungültig markieren Häkchen setzen bei Adresse ungültig: - Button drücken nach oben 3\. Zahlungsart ändern mit - Button neben der Zahlungsart Auswahl öffnen gewünschte Zahlungsart auswählen - Button drücken Bei Änderung der Zahlungsart auf Lastschrift das Anlegen des SEPA-Lastschrift-Mandates in MIA mit der gültigen Bankverbindung des Mitgliedes nicht vergessen. siehe Arbeitsablauf Neues Mandat anlegen nach oben 4\. abweichenden Kontoinhaber/Beitragszahler erfassen auf - Button neben Abw. Beitragszahler klicken Such-Fenster öffnet sich Name oder Mitgliedsnummer der Person eingeben, von deren Konto der Beitrag für die ausgewählte Mitgliedschaft eingezogen werden soll Personen, die hier auswählbar sind, müssen zunächst in MIA erfasst werden. Soll eine noch nicht in MIA registrierte Person als abweichender Beitragszahler zugeordnet werden, kann diese über den Button in MIA erfasst werden. > - Button drücken gewünschte Person aus der darunter erscheinenden Liste heraussuchen und anklicken (ausgewählte Person ist blau hinterlegt) - Button klicken, um Auswahl zu übernehmen - Button drücken Achtung: Nachdem der Abw. Beitragszahler der Mitgliedschaft zugeordnet wurde, muss in dessen Datensatz folgendes hinterlegt werden, falls noch nicht vorhanden: das vergebene SEPA-Lastschriftmandat (Bankverbindung) siehe Arbeitsablauf Neues Mandat anlegen (Info) Es ist nicht notwendig, beim abweichenden Kontoinhaber/Beitragszahler die Zahlungsart auf Lastschrift zu stellen, da nur dessen Bankverbindung genutzt wird. (Fehler) Das vom Abw. Kontoinhaber/Beitragszahler vergebene Mandat wird nicht bei dem Mitglied als SEPA-Lastschriftmandat hinterlegt! nach oben 5\. Daten des abweichenden Beitragszahlers einsehen auf - Button neben Abw. Beitragszahler klicken Datensatz der Person, die als abweichender Beitragszahler erfasst ist, wird angezeigt nach oben 6\. abweichenden Beitragszahler löschen auf - Button neben Abw. Beitragszahler klicken Sicherheitsabfrage-Fenster öffnet sich Bestätigung mit Ja : - Button drücken Ein Abbruch der Aktion ist über das Klicken des Nein-Buttons möglich. nach oben 7\. Benutzung der Sortierfunktion in der Mandatsübersicht Alle bereits vorhandenen Sortierungen entfernen (markiert mit dem -Symbol) . Hierfür so oft auf die jeweilige Spaltenüberschrift (Mandatsref., Mandatstyp, Gültig von, bis) klicken, bis das -Symbol verschwunden ist. Nun das Feld auswählen, nach dem die Liste auf- oder absteigend sortiert werden soll. Hier so oft auf die Spaltenüberschrift (z. B. Gültig von) klicken, bis hier das gewünschte Symbol erscheint: aufsteigende Sortierung absteigende Sortierung Die Mandatsübersicht kann nach allen Spaltenüberschriften (Mandatsref., Mandatstyp, Gültig von, bis) sortiert werden. Die Sortierung erfolgt bei den Spalten Gültig von und bis chronologisch, bei Mandatstyp alphabetisch und bei Mandatsref. zahlenmäßig je nach Auswahl auf- bzw. absteigend. nach oben 8\. Neues Mandat anlegen auf Button klicken die nun editierbaren Felder ausfüllen: für Hinweise zu Feldbezeichnung und deren Erklärung siehe Übersicht in Beschreibung ZV-Maske Mandatstyp: Auswahl öffnen über klicken des - Buttons, gewünschten Mandatstyp auswählen Gültig von: Datum Gültigkeitsbeginn des SEPA-Lastschrift-Mandates Unterschrieben am: Datum der Ausstellung des SEPA-Lastschrift-Mandates IBAN: 22-stellige IBAN (ab Version 5.1.4 kann die IBAN zur besseren Lesbarkeit mit Leerzeichen eingegeben werden) BIC: international standardisierter Bank-Code Kommunikation: Auswahl per klicken des - Buttons öffnen und gewünschten Informationsweg über bevorstehende Lastschrift auswählen > - Button drücken (Info) Ein Abbruch der Aktion ist jederzeit über das Klicken des - Buttons möglich. SEPA-Lastschrift-Mandate, deren Gültigkeitsbeginn in der Zukunft liegen, werden bis zum Gültigkeitseintritt zunächst als ungültig angezeigt: Mit Beginn der Gültigkeit wird das SEPA-Lastschrift-Mandat automatisch als gültig angezeigt: nach oben 9\. Mandat beenden Datum der Beendigung des SEPA-Lastschrift-Mandates im Feld Befristet bis eingeben Datum der Kündigung des SEPA-Lastschrift-Mandates im Feld Gekündigt am eingeben - Button drücken Die Beendigung des Mandates kann dem Mitglied mit dem Ausdruck der entsprechenden Vorlage bestätigt werden. siehe Arbeitsablauf Ausdruck von Bestätigungen nach oben 10\. Mandat löschen Ein Mandat kann nur gelöscht werden, solange es noch nicht genutzt wurde, d. h. keine Einzüge mit diesem Mandat vorgenommen wurden. auf Button klicken Sicherheitsabfrage-Fenster öffnet sich Bestätigung mit klicken des - Buttons (Info) Ein Abbruch der Aktion ist jederzeit über das Klicken des - Buttons oder des - Buttons möglich. nach oben 11. Dokument hochladen (zum Hinterlegen des dazugehörigen SEPA-Lastschriftmandates) auf Button klicken hochzuladenes Dokument (eingescanntes SEPA-Lastschrift-Mandats des Mitgliedes) im Explorer auswählen auf - Button klicken - Button drücken Folgende Markierungen unten rechts in der in der ZV-Maske zeigen an, ob ein Dokument hinterlegt ist oder nicht: Dokument hinterlegt: kein Dokument hinterlegt: nach oben 12\. Dokument anzeigen auf Button klicken Datei wird im PDF-Format je nach Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden Datei wird als PDF angezeigt Das PDF-Dokument kann über die Druckfunktion des Browsers ausgedruckt werden (Info) Der zu verwendende Drucker muss von den technischen Mitarbeitern zunächst in MIA eingebunden werden, bevor dieser benutzt werden kann. nach oben 13\. Bestätigungen drucken/versenden Information Alle hier auswählbaren Schreiben müssen zunächst vom Verein erstellt und in der Administration unter Anwendung \> Vorlagen hinterlegt werden. Bestätigung drucken (Versand per Post): auf Button klicken folgendes Fenster öffnet sich: Auswahl des Felds Schreiben mit Klicken des - Buttons öffnen und zu druckendes Schreiben per Klick auswählen auf - Button klicken Datei wird im PDF-Format je nach Browser automatisch geöffnet oder muss geöffnet werden. Das PDF-Dokument kann über die Druckfunktion des Browsers ausgedruckt werden. (Info) Das Dokument wird automatisch in MIA archiviert und ist in der Dokument-Maske jederzeit einseh- und erneut ausdruckbar. Der zu verwendende Drucker muss von den technischen Mitarbeitern zunächst in MIA eingebunden werden, bevor dieser benutzt werden kann. Bestätigung versenden (per Email): 1. auf Button \"Bestätigungen\" klicken 2. Fenster \"Bestätigung erstellen\" öffnet sich: 3. Auswahl des Felds Schreiben mit Klicken des - Buttons öffnen und zu druckendes Schreiben per Klick auswählen 4. Häkchen bei anzeigen/öffnen entfernen 5. Häkchen bei per Mail versenden setzen 6. E-Mailadresse auswählen (z. B. Mitglied) Info\*\*\* 1. Bestätigungsschreiben können gleichzeitig an mehrere E-Mailadressen versendet werden. 2\. Auswählbare E-Mailadressen müssen in MIA in der Personen-Maske hinterlegt sein (Mitglied, Partnermitglied, zugeordnete Person). Info\*\*\* 7. Betreff der E-Mail ausfüllen 8. Text der E-Mail einsetzen Beispiel ausgefülltes Formular: 9. auf Ausführen-Button klicken