Antragsbearbeitung

MIA-Online Antragsbearbeitung

Mit der MIA-Online Antragsbearbeitung können Mitgliedschaftsanträge, die über das Online-Portal des Vereins eingegangen sind, in MIA geprüft und anschließend weiterbearbeitet werden.

Die Anträge werden in einer Übersicht angezeigt. Von dort aus können die Anträge geöffnet, geprüft, angenommen oder abgelehnt bzw. verworfen werden. Zusätzlich unterstützt MIA bei der Erkennung möglicher bereits vorhandener Personen und Mitgliedschaften.

Hinweis:
Die Online-Antragsbearbeitung steht nur zur Verfügung, wenn das MIA-Online-Modul für den Verein eingerichtet und freigeschaltet wurde. Über das MIA-Online-Modul können Vereine unter anderem Mitgliedschaftsanträge über ihre Website entgegennehmen. Weitere Informationen zum Modul MIAOnline finden Sie unter Zusatzmodule -> Online-Funktionen.

Antragsbearbeitung aufrufen

Die Antragsbearbeitung befindet sich unter:

Mitglieder / Personen → Antragsbearbeitung
Beim Aufruf wird eine Liste der bisher eingegangenen Online-Mitgliedschaftsanträge angezeigt.

Antragsliste

Im oberen Bereich können die angezeigten Anträge über verschiedene Suchkriterien eingeschränkt werden.

Filter

Folgende Filter stehen zur Verfügung:

• Antrag – Suche nach einer bestimmten Antragsnummer
• Name – Suche nach dem Nachnamen
• Vorname – Suche nach dem Vornamen
• Antragsdatum von / bis – Einschränkung des Zeitraums, in dem der Antrag eingegangen ist
• Status – Auswahl der zu berücksichtigenden Antragsstatus

Als Status können ausgewählt werden:

• in Bearbeitung
• beantragt
• angenommen
• abgelehnt
• verworfen

Mit Aktualisieren wird die Antragsliste entsprechend der eingestellten Filter neu geladen.

Mit Zurücksetzen werden die Filter auf die Standardwerte zurückgesetzt.

Die Antragsliste

In der Tabelle werden die gefundenen Anträge angezeigt.

Neben den eigentlichen Antragsdaten befinden sich am linken Rand mehrere Symbole. Diese haben eine besondere Bedeutung.

Symbol	Icon	Bedeutung
»		Sprung in den jeweiligen Antrag
Notiz-Symbol		Für den Antrag ist eine Notiz vorhanden
Dubletten-Symbol		Für den Antrag wurden eine oder mehrere mögliche Dubletten gefunden

Antrag öffnen

Mit einem Klick auf den Doppelpfeil » wird der ausgewählte Antrag geöffnet.

Dabei gelangt man in die Antragsprüfung, in der die vom Antragsteller übermittelten Daten und gegebenenfalls gefundene Dubletten detailliert geprüft werden können.

Notiz

Ist beim Antrag eine Notiz hinterlegt, wird dies durch das Notiz-Symbol angezeigt.

Über die Funktion Notiz bearbeiten kann die Notiz des ausgewählten Antrags angezeigt bzw. bearbeitet werden. Die Notiz kann beispielsweise verwendet werden, um interne Informationen zur Bearbeitung des Antrags festzuhalten.

Dublettenprüfung

MIA prüft eingehende Online-Anträge automatisch auf mögliche bereits vorhandene Personen bzw. Mitgliedschaften.

Wird mindestens eine mögliche Dublette gefunden, wird dies in der Antragsliste durch das entsprechende Dubletten-Symbol angezeigt.

Zusätzlich werden die gefundenen möglichen Dubletten in der unteren Tabelle „Dublettenprüfung Mitgliedsanträge“ angezeigt.

Wichtig:
Eine gefundene Dublette bedeutet nicht automatisch, dass es sich tatsächlich um dieselbe Person handelt. Die vorgeschlagenen Datensätze müssen geprüft werden.

Tabelle „Dublettenprüfung Mitgliedsanträge“

Unterhalb der Antragsliste befindet sich die Tabelle Dublettenprüfung Mitgliedsanträge.

Hier werden die zu einem ausgewählten Antrag gefundenen möglichen Dubletten angezeigt.

Die ersten beiden Spalten haben folgende Bedeutung:

Symbol	Icon	Bedeutung
Antrag öffnen		Öffnet den jeweiligen Antrag der gefundenen Dublette
Notiz-Symbol		Für den Antrag der Dublette ist eine Notiz vorhanden

Die weiteren Spalten zeigen die wesentlichen Daten des möglichen Dubletten-Datensatzes, beispielsweise:

• Antrag
• Datum
• Name
• Vorname
• Geburtsdatum
• Status
• In Bearbeitung durch
• E-Mail

Markierte Daten

In der Dublettenliste werden gleiche Daten aus dem aktuellen Antrag und dem gefundenen Dubletten-Datensatz gelb markiert.

Die Markierung dient dazu, schnell zu erkennen, aufgrund welcher übereinstimmenden Daten MIA die mögliche Dublette erkannt hat. Beispielsweise können übereinstimmende Daten bei

• Name
• Vorname
• Geburtsdatum
• Anschrift
• E-Mail-Adresse

hervorgehoben werden.

Hinweis:
Die gelbe Markierung stellt die Grundlage der Dublettenprüfung dar. Sie ersetzt nicht die fachliche Prüfung, ob es sich tatsächlich um dieselbe Person handelt.

Dublettenprüfung öffnen

Über den Doppelpfeil » beim entsprechenden Dubletten-Datensatz kann direkt in die Antragsprüfung gesprungen werden.

Dort werden die Daten des aktuellen Antrags und des gefundenen bestehenden Datensatzes gegenübergestellt.

Antragsprüfung

Die Antragsprüfung ist die zentrale Maske für die inhaltliche Prüfung eines Online-Mitgliedschaftsantrags.

Die Maske ist in mehrere Bereiche aufgeteilt. Auf der linken Seite werden die Daten des eingegangenen Antrags angezeigt. Auf der rechten Seite werden – sofern vorhanden – die Daten der gefundenen Dublette dargestellt.

So können die Angaben des Antragstellers direkt mit den bereits in MIA vorhandenen Daten verglichen werden.

Antragsdaten

Im Bereich Antragsdaten werden unter anderem folgende Informationen zum Online-Antrag angezeigt:

• Antragsnr.
• Antragsdatum
• Bearbeiter
• beantragter Beginn
• Beginn RSV
• Mitgliedsnummer
• PersonID
• Verifizierung verschickt am
• Verifiziert am
• Status der Zahlung
• Herkunft

Die Herkunft eines Online-Antrags wird beispielsweise als MIAOnline angezeigt.

Hauptmitglied

Im Bereich Hauptmitglied werden die vom Antragsteller übermittelten persönlichen Daten des Hauptmitglieds angezeigt. Dazu gehören unter anderem:

• Titel
• Anrede
• Vorname
• Name
• Geburtsdatum
• Firmenname
• Bemerkung

Die Bemerkung enthält gegebenenfalls zusätzliche Angaben, die der Antragsteller im Online-Formular eingegeben hat.

Dublette zum Hauptmitglied

Wurde eine mögliche Dublette gefunden, werden deren Daten im Bereich Dublette zum Hauptmitglied angezeigt.

Zusätzlich können Informationen zur bestehenden Person bzw. Mitgliedschaft angezeigt werden, beispielsweise:

• PersonID
• Rolle
• Mitgliedsnummer
• Anfangsdatum
• Enddatum
• Aufnahmesperre

Damit kann geprüft werden, ob der Online-Antrag tatsächlich zu einer bereits vorhandenen Person gehört.

Partnermitglied

Sofern im Online-Antrag ein Partnermitglied angegeben wurde, werden dessen Daten im Bereich Partnermitglied angezeigt. Dazu gehören:

• Titel
• Anrede
• Vorname
• Name
• Geburtsdatum

Wurde auch für das Partnermitglied eine mögliche Dublette gefunden, werden die entsprechenden Daten im Bereich Dublette zum Partnermitglied angezeigt.

Postanschrift

Im Bereich Postanschrift werden die im Online-Antrag angegebenen Adressdaten angezeigt:

• Straße
• Hausnummer
• Hausnummerzusatz
• PLZ
• Ort
• Land
• Adresszusatz

Auf der rechten Seite werden – sofern vorhanden – die entsprechenden Daten der gefundenen Dublette angezeigt. Bei der Dublette kann zusätzlich die Option Adresse ungültig angezeigt werden.

Zahlungsverkehr

Im Bereich Zahlungsverkehr werden die im Antrag übermittelten Zahlungsdaten angezeigt. Dazu gehören:

• Zahlungsart
• IBAN
• BIC
• Kontoinhaber

Daneben werden die Daten des aktuell gültigen Mandats der gefundenen bestehenden Person angezeigt.

So kann insbesondere geprüft werden, ob sich die im Online-Antrag angegebene Bankverbindung von einer bereits vorhandenen Bankverbindung unterscheidet.

Regeln zu SEPA-Lastschriftmandaten bei Antragsannahme zu einer bestehenden Person

In den folgenden Fällen werden bei Annahme des Mitgliedsantrags zu einer bereits bestehenden Person neue Lastschriftmandate mit den Daten aus dem Antrag angelegt:

1. Wenn die best. Person noch kein Mandat hat
2. Wenn die best. Person ein abgelaufenes Mandat hat
3. Wenn die Bankverbindung im Antrag von der Bankverbindung des aktuellen Mandats zur best. Person abweicht

In den folgenden Fällen wird kein neues Mandat angelegt - das best. Mandat bleibt gültig:

1. Wenn im Antrag keine Bankverbindung angegeben wurde
2. Wenn die Bankverbindung im Antrag mit der vorhandenen Bankverbindung der best. Person übereinstimmt

Kontaktdaten

Im Bereich Kontaktdaten werden die vom Antragsteller übermittelten Kontaktdaten angezeigt. Dazu gehören:

• Kommunikationsweg
• E-Mail-Adresse
• Telefonnr. privat
• Telefonnr. mobil

Daneben werden die entsprechenden Kontaktdaten der möglichen Dublette angezeigt.

Antragsstatus bearbeiten

Über die Antragsliste kann der Bearbeitungsstatus eines Antrags gesteuert werden. Je nach Status und Bearbeitungssituation stehen unterschiedliche Funktionen zur Verfügung.

Antrag in Bearbeitung

Wird ein Antrag von einem Benutzer bearbeitet, kann der Antrag diesem Benutzer zugeordnet werden.

Der Benutzer wird anschließend in der Spalte „In Bearbeitung durch“ angezeigt.

Mitgliedschaftsantrag verwerfen

Wenn “in Bearbeitung durch” gesetzt ist, darf der eingetragene User den Antrag verwerfen. Andere User dürfen das dann nicht (Button ist inaktiv). Wenn kein “in Bearbeitung durch” dürfen alle User verwerfen.

Antrag annehmen

Nach erfolgreicher Prüfung kann ein Antrag angenommen werden.

Bei der Annahme wird der Antrag entsprechend den in MIA hinterlegten Regeln weiterverarbeitet und die Mitgliedschaft angelegt bzw. der Antrag einer bereits vorhandenen Person zugeordnet.

Die genaue Verarbeitung kann insbesondere davon abhängen, ob bereits eine Person, Mitgliedschaft oder ein gültiges SEPA-Mandat vorhanden ist.

Antrag ablehnen

Ein Antrag kann abgelehnt werden.

Hierfür stehen in der Antragsprüfung die entsprechenden Funktionen zum Ablehnen des Antrags zur Verfügung. Je nach Situation kann der Antrag

• ohne E-Mail-Versand oder
• mit E-Mail-Versand

abgelehnt werden.

Antrag verwerfen

Ein Antrag kann auch verworfen werden.

In der Antragsliste stehen hierfür die Funktionen

„Antrag ohne Benachrichtigung verwerfen“ bzw. „Verwerfen zurücknehmen“

zur Verfügung.

Das Verwerfen unterscheidet sich damit vom Ablehnen des Antrags.

Hinweis:
Ist ein Antrag aktuell einer Person zur Bearbeitung zugeordnet, kann nur dieser Benutzer den Antrag verwerfen. Ist kein Bearbeiter eingetragen, kann der Antrag von allen Benutzern verworfen werden.

Notizen zu einem Antrag

Über Notiz bearbeiten kann zu einem Antrag eine interne Notiz hinterlegt werden.

Die Notiz wird nicht an den Antragsteller übermittelt, sondern dient der internen Bearbeitung.

Bereits vorhandene Notizen werden in der Antragsliste durch das entsprechende Symbol angezeigt.

Beim Bearbeiten einer Notiz stehen die Funktionen

• Löschen
• Übernehmen
• Abbrechen

zur Verfügung.

Antrag drucken

Mit Einzelnen Antrag drucken kann der aktuell ausgewählte Antrag gedruckt bzw. als PDF geöffnet werden.

Im Druckdialog können unter anderem die Vorlage und der gewünschte Drucker ausgewählt werden.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, „Schreiben archivieren“ zu aktivieren.

Ist diese Option aktiviert, wird das erzeugte Schreiben – sofern die Voraussetzungen dafür erfüllt sind – im Register Dokumente des jeweiligen Mitglieds archiviert.

Bei angenommenen Anträgen kann das Schreiben damit direkt der elektronischen Akte zugeordnet werden.

Hinweis:
Beim Druck mit gleichzeitigem Archivieren wird für Personen deren Antrag noch nicht angenommen wurde, ein Dokument gedruckt, jedoch nicht in MIA gespeichert, da noch keine Mitgliedschaft besteht.

Verifizierungs-E-Mail erneut senden

Über Verifizierungs-E-Mail erneut senden kann die E-Mail zur Verifizierung der E-Mail-Adresse erneut versendet werden.

Die Funktion steht abhängig vom Zustand des jeweiligen Antrags zur Verfügung.

In der Antragsprüfung werden außerdem die Zeitpunkte „Verifizierung verschickt am“ und „Verifiziert am“ angezeigt.

Antrag bezahlt

In der Antragsliste befindet sich die Spalte „Antrag bezahlt“.

Hier kann gekennzeichnet werden, ob die für den Antrag gegebenenfalls vorgesehene Zahlung erfolgt ist.

Alle angezeigten exportieren

Mit “Alle angezeigten exportieren” können die aktuell angezeigten Anträge exportiert werden.

Dabei wird eine Excel-Liste mit den angezeigten Anträgen und den vorhandenen Daten erstellt.

Tipp:
Vor dem Export können die Filter in der Antragsliste genutzt werden, um beispielsweise nur Anträge eines bestimmten Zeitraums oder eines bestimmten Status zu exportieren.

Dublettenprüfung im Detail

Bei einer möglichen Dublette werden die Daten des Online-Antrags und die Daten des bestehenden Personendatensatzes gegenübergestellt.

Die gelb hinterlegten Felder kennzeichnen dabei zusätzlich die Daten, die in beiden Datensätzen übereinstimmen.

Beispiel:

Online-Antrag Name: Najdzion Vorname: Eliza Geburtsdatum: 05.10.1976

bestehender Datensatz Name: Najdzion Vorname: Eliza Geburtsdatum: 05.10.1976

Die übereinstimmenden Angaben werden farblich hervorgehoben und erleichtern damit die Entscheidung, ob der Antrag einer bereits vorhandenen Person zugeordnet werden soll.