Benutzerkürzel

• 1: Mein MIA
• 2: Mein Zugang
• 3: Hinweise

1 - Mein MIA

–Gültig ab MIA-Version 5.6.0–

Im Bereich “Mein MIA” verwalten Sie Ihre persönlichen Einstellungen und Zugangsdaten für die Arbeit mit MIA. Die Seite ist in mehrere Register unterteilt, über die Sie gezielt auf unterschiedliche Einstellungsbereiche zugreifen können.

Register im Überblick

• Meine Zugangsdaten
  Verwaltung Ihrer Login-Informationen und Änderung Ihres Passwortes.
  

• Persönliche Einstellungen
  Individuelle Systemeinstellungen, z. B. zur Darstellung von Dokumenten.
  

• Signatur für Office4MIA
  Pflege Ihrer persönlichen Office-Signatur.
  

• Einstellungen für Mail4MIA
  Konfiguration e-mailbezogener Einstellungen.
  

• Einstellungen für Tel4MIA
  (sofern freigeschaltet) Telefonie-Einstellungen.
  

Meine Zugangsdaten

Im Register “Meine Zugangsdaten” finden Sie alle Informationen und Funktionen rund um Ihren MIA-Zugang. Dieser Bereich war früher Bestandteil der Seite “Mein Zugang” und wurde nun in ein eigenes Register ausgelagert.

Anwenderdaten

AnwenderID
Die eindeutige ID Ihres Benutzerkontos. Diese wird systemseitig vergeben und kann nicht geändert werden.

Login-Name
Ihr persönlicher Benutzername für die Anmeldung an MIA. Der Login-Name ist ebenfalls fest vorgegeben und nicht editierbar.

Passwort ändern

In diesem Bereich können Sie Ihr persönliches Passwort ändern.

1. Geben Sie Ihr altes Passwort ein.
2. Erfassen Sie Ihr neues Passwort.
3. Wiederholen Sie das neue Passwort zur Bestätigung.
4. Klicken Sie auf Zugangsdaten ändern, um die Änderung zu speichern.
   

Passwort-Anzeige

In allen Passwortfeldern steht Ihnen ein Auge-Symbol zur Verfügung. Durch einen Klick auf das Symbol können Sie das eingegebene Passwort im Klartext anzeigen oder wieder ausblenden. Dies hilft insbesondere bei der Kontrolle längerer Passwörter.

Passwort vorschlagen

Neben dem Feld Neues Passwort befindet sich ein zusätzlicher Button zur Passworterzeugung. Bei Klick auf diesen Button wird automatisch ein sicheres, zufällig generiertes Passwort erzeugt und direkt in das Feld eingetragen.

Das vorgeschlagene Passwort kann bei Bedarf angepasst oder vollständig überschrieben werden.

Passwort-Richtlinien

Für Passwörter gelten folgende Regeln:

• Das Passwort muss mindestens 8 Zeichen lang sein.
• Es gibt keinen Zwang zur Verwendung von Zahlen, Sonderzeichen oder Groß-/Kleinschreibung.
• Alle Sonderzeichen sind erlaubt.

Empfehlung: Aus Sicherheitsgründen wird die Verwendung längerer Passwörter empfohlen.

Die automatisch vorgeschlagenen Passwörter bestehen aus vier Wörtern mit jeweils 4–8 Zeichen und haben damit eine Gesamtlänge von 16 bis 32 Zeichen. Diese Passwörter sind besonders gut merkbar und bieten gleichzeitig ein hohes Sicherheitsniveau.

Persönliche Systemeinstellungen

Im Register Persönliche Einstellungen können Sie individuelle Systemparameter konfigurieren, die sich auf Ihre persönliche Arbeitsumgebung in MIA auswirken. Die Einstellungen gelten ausschließlich für Ihr Benutzerkonto und beeinflussen nicht die Konfiguration anderer Anwender. Die Seite ist in zwei Bereiche gegliedert:

• Systemparameter
• Dokumenteingang

Systemparameter

Im Bereich Systemparameter werden benutzerspezifische Konfigurationswerte angezeigt und bearbeitet. Die linke Seite zeigt eine Liste der verfügbaren Parameter. Nach Auswahl eines Eintrags werden rechts folgende Informationen angezeigt:

• Systemparameter – Bezeichnung des Parameters
• Wert – aktuell gespeicherter Wert (editierbar, sofern freigegeben)
• Beschreibung – Erläuterung zur Funktion des Parameters
  
  

Je nach Ausprägung kann ein Parameter unterschiedliche Auswirkungen auf Darstellung, Sortierung oder Verhalten einzelner Programmfunktionen haben.
Änderungen werden mit Speichern übernommen. Mit Verwerfen können nicht gespeicherte Änderungen zurückgesetzt werden.

Hinweis: Die Anzahl und Art der angezeigten Parameter kann je nach Systemkonfiguration variieren.

Dokumenteingang

Mit dieser Einstellung legen Sie Ihren persönlichen Standard-Ordner für den Dokumenteingang fest. Der gewählte Ordner ist automatisch voreingestellt, sobald der Dokumenteingang geöffnet wird. Über die Auswahlliste Standard-Ordner können Sie einen der für Sie verfügbaren Ordner auswählen. Änderungen werden über Speichern übernommen.

Einrichtung der Ordner

Die in der Auswahlliste angebotenen Ordner werden administrativ eingerichtet und verwaltet. Eine Beschreibung zur Anlage und Verwaltung dieser Scan- bzw. Importordner finden Sie im Bereich: 👉 Import/Export – Dokumenteingang (Scanordner) https://mia-doku.des-mia.de/docs/administration/importexport/dokumenteingangscanordner/

Einstellungen für Mail4MIA

Im Register “Einstellungen für Mail4MIA” legen Sie fest, welche E-Mail-Konten standardmäßig für den E-Mail-Eingang und -Ausgang verwendet werden (also beim Aufruf der Seite bereits eingetragen sind). Zusätzlich verwalten Sie hier Ihre persönliche E-Mail-Signatur.

Die vorgenommenen Einstellungen gelten ausschließlich für Ihr Benutzerkonto.

Standard-Konto

Im oberen Bereich definieren Sie die Standardkonten für:

• E-Mail-Eingang
  Das ausgewählte Konto wird beim Abrufen und Anzeigen eingehender E-Mails verwendet.
  

• E-Mail-Ausgang
  Dieses Konto wird standardmäßig beim

  • Erstellen neuer E-Mails
  • Antworten
  • Weiterleiten

verwendet.

Die Auswahl erfolgt jeweils über eine Auswahlliste mit den für Sie freigeschalteten E-Mail-Konten. Änderungen werden über Speichern übernommen.

Hinweis: Welche Konten zur Auswahl stehen, hängt von der administrativen Einrichtung ab.

Hinterlegte Signatur
Hier konfigurieren Sie Ihre persönliche Signatur.

Persönliche Signatur
Die persönliche Signatur gilt für:

• alle Ihre E-Mail-Konten
• jedoch nur für Sie selbst
• und kann von jedem Anwender individuell gepflegt werden
  

Typische Inhalte der persönlichen Signatur sind z. B.:

• Grußformel
• Vor- und Nachname
• Funktion
• direkte Durchwahl
• persönliche E-Mail-Adresse
  

Über Bearbeiten können Sie die Signatur anpassen. Mit Löschen entfernen Sie Ihre persönliche Signatur. Die Verwendung einer Signatur ist nicht verpflichtend.

Allgemeine Signatur
Neben der persönlichen Signatur existiert in Mail4MIA eine allgemeine Signatur. Diese wird:

• direkt am jeweiligen E-Mail-Konto hinterlegt
• administrativ eingerichtet
• von allen Anwendern eines Kontos gemeinsam genutzt

Typische Inhalte der allgemeinen Signatur sind z. B.:

• Name des Vereins / der Organisation
• Anschrift
• zentrale Telefonnummer
• Öffnungszeiten
• rechtliche Hinweise
  Jedes in MIA eingerichtete E-Mail-Konto besitzt eine eigene allgemeine Signatur. Ein Konto kann jedoch auch ohne Signatur verwendet werden.

Zusammenspiel beider Signaturen

Beim Erstellen einer neuen E-Mail werden:

1. die persönliche Signatur des Anwenders und
2. die allgemeine Signatur des verwendeten E-Mail-Kontos automatisch zu einer gemeinsamen Signatur zusammengeführt und in die E-Mail eingefügt.
   

Beispiel Persönliche Signatur (Anwender): Mit freundlichen Grüßen

Max Mustermann
Sachbearbeitung
Tel.: 01234 5678-45
max.mustermann@verein.de

Allgemeine Signatur (E-Mail-Konto):
Mieterbund Musterstadt e. V.
Musterstraße 12
12345 Musterstadt
Tel.: 01234 5678-0
www.mieterbund-musterstadt.de

Signatur für neue E-Mails: Mit freundlichen Grüßen

Max Mustermann
Sachbearbeitung
Tel.: 01234 5678-45
max.mustermann@verein.de


Mieterbund Musterstadt e. V.
Musterstraße 12
12345 Musterstadt
Tel.: 01234 5678-0
www.mieterbund-musterstadt.de
Beide Signaturbestandteile werden automatisch kombiniert.

Administrative Einrichtung
Die Einrichtung von E-Mail-Konten und deren allgemeiner Signaturen erfolgt administrativ. Weitere Informationen zur Konfiguration finden Sie im Bereich:
👉 Administration – E-Mail
https://mia-doku.des-mia.de/docs/administration/email/  

Einstellungen für Tel4MIA

Im Register Einstellungen für Tel4MIA verwalten Sie Ihre persönlichen Rufnummern bzw. Nebenstellen innerhalb von Tel4MIA. Hier können Sie sich – je nach Arbeitsplatz – an einer bestimmten Rufnummer anmelden, ummelden oder abmelden. Diese Einstellung ist erforderlich, damit bei eingehenden Anrufen in MIA die korrekte Rufnummer erkannt und angezeigt wird.

Rufnummern / Nebenstellen
In der Tabelle auf der linken Seite werden ausschließlich die für Sie konfigurierten Rufnummern bzw. Nebenstellen angezeigt. Ein Anwender kann mehrere Rufnummern besitzen, z. B.:

• unterschiedliche Arbeitsplätze
• wechselnde Tätigkeitsbereiche
• Vormittags im Schreibbüro, nachmittags am Empfang
  

Beispiel:

• Vormittags: Durchwahl -20 (Schreibbüro)
• Nachmittags: Durchwahl -40 (Empfang)

An- und Ummelden Je nachdem, an welchem Arbeitsplatz Sie sich befinden, müssen Sie sich in MIA auf die entsprechende Rufnummer an- oder ummelden. An-/Ummelden Mit der Funktion An-/Ummelden aktivieren Sie die ausgewählte Rufnummer. Diese wird anschließend als Ihre aktuell aktive Nebenstelle geführt. Die aktive Rufnummer ist in der Tabelle in der Spalte „aktiv“ gekennzeichnet. Abmelden Mit Abmelden wird die aktuell aktive Rufnummer deaktiviert. Hinweis: Ohne aktive Anmeldung kann keine korrekte Zuordnung eingehender Anrufe in MIA erfolgen.

Wichtiger Hinweis zur Nutzung Die Anmeldung auf die korrekte Nebenstelle ist zwingend erforderlich, damit:

• eingehende Anrufe in MIA angezeigt werden,
• die Rufnummer korrekt erkannt wird,
• eine eindeutige Zuordnung zum angemeldeten Arbeitsplatz erfolgt.
  

Ein Wechsel des Arbeitsplatzes erfordert daher immer eine entsprechende Ummeldung in Tel4MIA.

Administrative Einrichtung
Die Einrichtung und Zuordnung von Rufnummern/Nebenstellen erfolgt administrativ.

Informationen zur Konfiguration finden Sie im Bereich:
👉 Administration – Zugänge Telefonanlage
https://mia-doku.des-mia.de/docs/administration/anbindungtel4mia/

2 - Mein Zugang

Zugangsdaten

Die AnwenderID dient der eindeutigen Identifizierung Ihres Benutzers und kann nicht geändert werden.

In dieser Maske können Sie Ihr Passwort für MIA ändern. Geben Sie das neue Passwort in die Felder ‘Passwort’ und ‘Passwort Wiederholung’ ein und klicken Sie dann auf ‘Speichern’.

Bei der nächsten Anmeldung müssen Sie das neue Passwort verwenden. Sollten Sie Ihr Passwort einmal vergessen haben, kann Ihnen ein Kollege mit Administrationsrechten ein neues Passwort einstellen. Sie sollten dieses Passwort anschließend ändern, um sicherzustellen, dass nur Sie allein Zugriff auf Ihren MIA-Login haben.

Passwortregeln

Passwörter müssen den Passwortrichtlinien entsprechen, also mindestens 8 Zeichen lang sein, Groß- und Kleinbuchstaben, mindestens ein Sonderzeichen und eine Zahl enthalten. Erlaubte Sonderzeichen sind *+-!§/=_:;

Persönliche Systemeinstellungen

In diesem Bereich können individuelle Systemeinstellungen vorgenommen werden. Beispielsweise kann mit dem Systemparameter “DokTreeArt” die Darstellungsart im Register “Dokumente” gesteuert werden. Weitere individuelle Einstellungen werden bald zur Verfügung gestellt.

3 - Hinweise