Anwendung

• 1: Adressdatenkorrektur
• 2: Benachrichtigungsstufen
• 3: Textbausteine
• 4: Beratungsarten
• 5: Administration Kennzeichner
• 6: Vorlagen

1 - Adressdatenkorrektur

Administration Adressdatenkorrektur

Suche

Die Suche mit %-Zeichen ist möglich.

2 - Benachrichtigungsstufen

Administration Benachrichtigungsstufen Onlineberatungen

Durch Klick auf Button “Einfügen” wird ein neuer Datensatz in der Tabelle “Modell” hinzugefügt. Das Eingabefeld “Modell” ist ein Pflichtfeld und muss mit einer frei wählbaren Modellbezeichnung belegt werden.

Es kann immer nur ein Modell aktiv sein.

Die Checkbox “Benachrichtigungen versenden” steuert sowohl den E-Mail-Versand für neue Beratungen und Nachrichten als auch die Erinnerungen an die Berater nach Annahme einer Beratung.

Konfiguration zur Ermittlung des zuständigen Beraters für neue Beratungen und neue Nachrichten:

Der Zeitraum (in Minuten) nach dem ein Berater/eine Gruppe benachrichtigt wird, kann direkt in den Tabellenspalten “Zuständig nach” beider Tabellen eingetragen werden.

Um Benachrichtigungsstufen auszulassen bzw. zu überspringen kann für die Zeit in Minuten “-1” angegeben werden. Damit wird die jeweilige Stufe abgeschaltet.

3 - Textbausteine

Im oberen Bereich der Seite werden neue Textbausteine angelegt und bestehende Textbausteine gepflegt.

Im unteren Bereich kann über die Zuordnung eingestellt werden, in welchen Auswahllisten in MIA Textbausteine zur Auswahl angeboten werden sollen.

Die folgende Tabelle beinhaltet die Seiten und Felder, in denen je Zuordnung zum Thema, die Vorschläge angezeigt werden:

Zuordnung zu	Seite/Feld
Dokumente	Register Dokumente-> Metadaten des Dokuments bearbeiten/Feld “Thema/Titel”
	Register Dokumente-> neues Dokument hochladen/Feld “Thema/Titel”
	Dokument mit Office4MIA erstellen und bearbeiten/Feld “Thema/Titel” (gültig bis 31.05.2026)
Beratung	Register Beratung-> Beratung erfassen und bearbeiten/Feld “Titel”
Termin	Freie Termine-> neuer Termin/Feld “Kurztitel”
	Beraterkalender-> neuer Termin/Feld “Kurztitel”
Anhänge (E-Mail)	Register E-Mails -> Button “Metadaten des Anhangs bearbeiten” -> Feld “Thema/Titel”
	Register Dokumente -> Button “Metadaten des Anhangs bearbeiten” -> Feld “Thema/Titel”

4 - Beratungsarten

Administration Beratungsarten

In dieser Maske werden die Beratungsarten verwaltet, die in MIA für Termine verwendet werden. Beratungsarten bestimmen unter anderem:

• wie ein Termin im Beraterkalender dargestellt wird
• ob Termine im Mitgliederportal gebucht werden können
• welche E-Mail-Benachrichtigungen für Termine verwendet werden
• wie Termine im Kalender farblich dargestellt werden

Beratungsarten werden in verschiedenen Bereichen von MIA verwendet, unter anderem in:

• Termine / Beratungen
• Beraterkalender
• Freie Termine
• Online-Terminbuchung (bei aktiviertem Modul MIA-Online)

Standard-Beratungsarten

Die folgenden Beratungsarten sind in jedem Verein standardmäßig vorhanden:

TEL = Telefonische Beratung
PER = Persönliche Beratung
SCH = Schriftliche Beratung
ONL = Online-Beratung

Zusätzlich können bei Bedarf weitere Beratungsarten angelegt werden.

Übersicht der Beratungsarten

In der linken Tabelle werden alle vorhandenen Beratungsarten angezeigt.

Spalte	Bedeutung
Beratungsart	Bezeichnung der Beratungsart
gültig	Gibt an, ob die Beratungsart verwendet werden kann.
online auswählbar	Die Beratungsart kann bei Online-Terminbuchungen gewählt werden.
Vorbel. in Freie Termine u. Rezepte	Beratungsart wird in der freien Terminsuche und bei Erstellung eines neuen Rezeptes vorbelegt.
online buchbar bis	Anzahl der Stunden, bis zu dem ein Termin vor Beginn online gebucht werden kann.

Einstellungen der Beratungsart

Auf der rechten Seite können die Eigenschaften der ausgewählten Beratungsart bearbeitet werden.

Feld	Bedeutung
ID	Technisches Kennzeichen der Beratungsart (kann nicht geändert werden)
Beratungsart	Bezeichnung der Beratungsart
Farbe Termin	Farbe für gebuchte Termine dieser Beratungsart (Anzeige im Beraterkalender und “Meine Termine”)
Farbe Block	Farbe für freie Terminblöcke dieser Beratungsart (Anzeige im Beraterkalender und “Meine Termine”)

💡 Empfehlung:

• Gebuchte Termine sollten dunkler dargestellt werden
• Freie Terminblöcke sollten eine hellere Variante desselben Farbtons verwenden
• Unterschiedliche Beratungsarten sollten unterschiedliche Farben verwenden

Dies erleichtert die Übersicht im Beraterkalender erheblich.

Vorbelegung Beratungsart in „Freie Termine“ und „Rezepte“

Wenn diese Option aktiv ist, wird diese Beratungsart automatisch vorgeschlagen:

• in “Freie Termine”
• bei der Erstellung eines neuen Rezeptes

Wenn das Zusatzmodul MIA-Online aktiviert ist, können Termine über das Mitgliederportal gebucht werden.

Feld	Bedeutung
Termin bis	Legt fest, wie viele Stunden vor Terminbeginn eine Onlinebuchung noch möglich ist. Beispiel: Wert 6 bedeutet, dass ein Termin bis 6 Stunden vor Beginn online gebucht werden kann.
Erinnerung	Vorlage für die Terminerinnerung per E-Mail.
Bestätigung	Vorlage für die Terminbestätigung per E-Mail.
online auswählbar	Die Beratungsart kann bei der Online-Terminbuchung ausgewählt werden.

Ohne Modul „MIA-Online“

Wenn das Modul “MIA-Online” nicht aktiviert ist, können nur Terminerinnerungen versendet werden.
Die Vorlagen werden in der Vorlagenverwaltung von MIA eingerichtet.

Weitere Informationen:

Textmarken für Terminerinnerungen

Mit Modul „MIA-Online“

Wenn das Modul “MIA-Online” aktiviert ist:

• werden Terminerinnerungen und Terminbestätigungen im MIA-Online-Backend konfiguriert
• die verfügbaren Textmarken werden dort direkt zur Auswahl aufgelistet

5 - Administration Kennzeichner

Kennzeichner verwalten

Über diese Seite verwalten Sie die in Ihrem Verein verwendeten Kennzeichner für Personen bzw. Mitgliedschaften.

Kennzeichner dienen dazu, besondere Eigenschaften, Hinweise oder organisatorische Informationen dauerhaft sichtbar zu machen. Sie werden in MIA an verschiedenen Stellen als kleines Symbol (Icon) angezeigt und ermöglichen eine schnelle optische Orientierung.

Je nach aufgerufener Verwaltung gelten die Kennzeichner entweder für:

• Personen
• Mitgliedschaften

Die Zuordnung der Kennzeichner erfolgt anschließend direkt in den jeweiligen Registern “Person” oder “Mitgliedschaft”.

Hinweis
Kennzeichner sind ausschließlich vereinsinterne Merkmale. Sie haben keine fachliche Bedeutung innerhalb von MIA und können individuell an die Bedürfnisse Ihres Vereins angepasst werden.

Vorhandene Kennzeichner

Im linken Bereich werden alle vorhandenen Kennzeichner angezeigt.

Folgende Informationen stehen zur Verfügung:

Spalte	Bedeutung
ID	Eindeutige interne Kennung
Kennzeichner	Bezeichnung des Kennzeichners
gültig	Gibt an, ob der Kennzeichner verwendet werden kann
Priorität	Reihenfolge der Anzeige bei mehreren Kennzeichnern

Durch Anklicken eines Eintrags werden dessen Eigenschaften im rechten Bereich angezeigt und können bearbeitet werden.

Kennzeichner

Bezeichnung des Kennzeichners. Diese Bezeichnung erscheint bei der Auswahl des Kennzeichners innerhalb von MIA.

Vorschau

Hier wird das dem Kennzeichner zugeordnete Symbol angezeigt. Kennzeichner werden in MIA grundsätzlich als Icon dargestellt.

Icon hochladen

Über „Icon hochladen“ kann dem Kennzeichner ein eigenes Symbol zugeordnet werden.
Folgende Bildformate werden unterstützt:

• JPEG (*.jpg, *.jpeg)
• PNG (*.png)
• GIF (*.gif)

Erst nachdem ein Icon hochgeladen wurde, kann der Kennzeichner verwendet werden.

Hinweis
Achten Sie bei der Verwendung eigener Symbole auf bestehende Urheber- und Lizenzrechte.

Priorität

Legt die Anzeigereihenfolge der Kennzeichner fest. Zulässige Werte: 1 bis 100 Je kleiner der Wert, desto weiter vorne wird der Kennzeichner angezeigt. Sind mehrere Kennzeichner vorhanden, werden diese entsprechend ihrer Priorität sortiert.

Automatische Zuordnung über Beitragsklassen

(nur bei Kennzeichnern für Mitgliedschaften verfügbar)

Ist diese Option aktiviert, wird der Kennzeichner automatisch anhand der zugeordneten Beitragsklasse vergeben bzw. wieder entfernt. Eine manuelle Vergabe oder Entfernung dieses Kennzeichners ist dann nicht möglich. Diese Funktion eignet sich beispielsweise für Kennzeichnungen wie:

• bestimmte Beitragsmodelle
• Sondertarife

gültig

Legt fest, ob der Kennzeichner verwendet werden kann.
Ist die Option deaktiviert, kann der Kennzeichner neuen Personen oder Mitgliedschaften nicht mehr zugeordnet werden. Bereits vorhandene Zuordnungen bleiben bestehen.

Einfügen

Legt einen neuen Kennzeichner an. Beim Anlegen werden zunächst lediglich folgende Angaben erfasst:

• Bezeichnung
• Priorität
• (bei Mitgliedschaften optional) automatische Zuordnung über Beitragsklassen

Nach dem Anlegen sollte anschließend ein Icon hochgeladen werden.

Speichern

Speichert die vorgenommenen Änderungen.

Verwerfen

Verwirft nicht gespeicherte Änderungen.

Kennzeichner verwenden

Die hier angelegten Kennzeichner können anschließend direkt in den Registern “Person” bzw. “Mitgliedschaft” zugeordnet werden. Nach der Zuordnung werden die Symbole unter anderem:

• im Register Info
• im Register Person
• im Register Mitgliedschaft

angezeigt und erleichtern so die schnelle Identifikation besonderer Sachverhalte.

Empfehlungen

Für eine übersichtliche Darstellung empfiehlt es sich:

• nur aussagekräftige Kennzeichner anzulegen,
• leicht erkennbare Symbole zu verwenden,
• ähnliche Kennzeichner mit einheitlichen Symbolen zu gestalten,
• die Anzahl der Kennzeichner überschaubar zu halten,
• Prioritäten sinnvoll zu vergeben, damit besonders wichtige Kennzeichner zuerst angezeigt werden.

Tipp
Verwenden Sie Kennzeichner sparsam und nur für Informationen, die im Arbeitsalltag regelmäßig benötigt werden. Eine kleine Anzahl eindeutig verständlicher Kennzeichner sorgt für eine deutlich bessere Übersicht als eine große Sammlung selten genutzter Symbole.

Systemkennzeichner

Neben den selbst angelegten Kennzeichnern existieren in MIA auch Systemkennzeichner. Diese werden von MIA automatisch verwaltet und erscheinen nicht in der Administration der Kennzeichner. Sie können weder bearbeitet noch gelöscht oder manuell zugewiesen werden.

Systemkennzeichner werden von verschiedenen Funktionen automatisch gesetzt oder entfernt und kennzeichnen bestimmte Zustände oder Prozesse innerhalb von MIA.

Folgende Systemkennzeichner stehen für Personen zur Verfügung:

• “archiviert” kennzeichnet Personen, die sich im Archiv befinden.
• “Vorläufige Mitgliedschaft” kennzeichnet Personen, deren Mitgliedschaft als vorläufige Mitgliedschaft angelegt wurde.

Folgende Systemkennzeichner stehen für Mitgliedschaften zur Verfügung:

• “Ausschluss (Ausschlusslauf)” wird während eines Ausschlussverfahrens automatisch gesetzt.
• “Online” kennzeichnet Mitgliedschaften, die über MIA-Online entstanden sind bzw. verwaltet werden.
• “PzuH” wird von der Funktion Partnermitglied zu Hauptmitglied machen automatisch verwendet.

Unterschied zwischen Benutzer- und Systemkennzeichnern

Benutzerkennzeichner dienen der individuellen Kennzeichnung von Personen und Mitgliedschaften und können frei angelegt sowie verwaltet werden. Systemkennzeichner hingegen werden ausschließlich von MIA für interne Funktionen verwendet und sind deshalb nicht Bestandteil dieser Verwaltungsmaske.

6 - Vorlagen

Administration Vorlagen

Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung basiert auf einem Beispiel im odt-Format.

neue Vorlagen erstellen:

1. Vorbereitung des Dokuments lokal - neues Dokument lokal mit OpenOffice erstellen; Achtung: niemals Inhalte aus Microsoft-Word-Dokumenten in die neue OpenOffice-Vorlage kopieren!

2. Überlegen, welche Daten im neuen Dokument benötigt werden und auf dieser Grundlage die Datenquelle bestimmen (den Hilfelink in der Seite „Administration-> Anwendung-> Vorlagen“ anklicken, dann den Link mit der gewünschten Datenquelle öffnen) und die dort angegebenen Textmarken verwenden. Hinweis: Es ist nicht möglich Textmarken aus unterschiedlichen Datenquellen in einem Dokument zu mischen!

3. Fertige Dokumentvorlage in MIA hochladen:
   
   3.1. Im Menü “Administration-> Anwendung-> Vorlagen“ öffnen
   
   3.2. Button „Neue odt-Vorlage“ klicken, Bezeichnung eintragen, Datenquelle (die in Schritt 2 gewählte) auswählen, “Verwendung in“ auswählen (bei einem Dokument, welches im Rechnungslauf verwendet werden soll z.B. „Rechnung“ auswählen), Checkbox „gültig“ setzen, Button „Vorlage importieren“ klicken und Vorlage von lokal suchen/auswählen, Button „Speichern“ klicken -> fertig

Hinweis: In MIA gibt es Vorlagen, die eindeutig sein müssen. Beispielsweise darf es immer nur eine Vorlage für das “Rücklastschriftschreiben” geben. Geprüft wird beim Speichern die Angabe “Verwendung in”. Es darf also immer nur ein Rücklastschriftschreiben mit Verwendung in “RuecklastschriftDruck” geben, andernfalls erscheint eine Fehlermeldung. Wird für solche Vorlagen eine neue Vorlage erstellt, muss für die alte Vorlage “Verwendung in” auf “Kein Eintrag” gesetzt werden, um speichern zu können.

vorhandene Vorlagen bearbeiten:

1. Im Menü “Administration-> Anwendung-> Vorlagen” öffnen

2. zu bearbeitende Vorlage in der Tabelle markieren und prüfen/merken, welche Datenquelle dieser Vorlage zugeordnet (Listbox „Datenquelle”) ist

3. Button „Vorlage exportieren“ klicken und Vorlage lokal speichern, dann mit OpenOffice öffnen

4. den Hilfelink in der Seite „Administration-> Anwendung-> Vorlagen“ anklicken, dann den Link mit der Datenquelle aus Schritt 2 öffnen

5. die Vorlage lokal wie gewünscht bearbeiten; alle Textmarken der zugeordneten Datenquelle, also der Liste aus Schritt 4 können verwendet werden

6. die bearbeitete Vorlage nun wieder in MIA hochladen; also wieder Schritt 1, dann die Vorlage markieren und nun Button „Vorlage importieren“ klicken und die aktualisierte Vorlage von lokal hochladen -> „Speichern“ klicken -> fertig

Zur Sammlung der verfügbaren Datenquellen und deren Textmarken gelangen Sie hier.

Erweiterte Funktionen in Vorlagen

In der anhängenden Datei sind weitere Funktionen beschrieben, die in den Druckvorlagen genutzt werden können.

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Hinweis: Die Kennzeichner für z.B. Empty, NotEmpty, Repeat, usw. können nicht für die globalen Feldkennzeichner (Textmarken mit ? beginnend) verwendet werden.